Århus Kommune Analyse af håndtering af refusioner Capacent Juni 2010
Indhold 1. Indledning 2 1.1 Baggrund og formål 2 1.2 Metoder og analyse aktiviteter 2 1.3 Kriterier ved udarbejdelse af en ny model 3 2. Nuværende model og opgavevaretagelse 5 2.1 Generel introduktion til refusionsområdet 5 2.2 Erfaringer fra andre kommuner 7 2.3 Nuværende model 9 3. Centralisering eller decentralisering? 16 3.1 Forudsætninger og modeller 16 4. Modellernes indvirkning på kriterierne 24 4.1 Vurdering af kriterier 24 4.2 Sammenfatning 28 5. Forslag til fremtidig model 30 5.1 Forslag til håndtering af sygdomsrefusion 30 5.2 Forslag til håndtering af barselsrefusion 34 5.3 Forslag til håndtering af fleksjobrefusion 37 5.4 Forslag til håndtering af AER-refusion 38 6. Konklusion 41 6.1 Anbefaling til ny model 41 6.2 Effekter ved en ny model 43 7. Bilag 1. Nuværende processer 45 7.1 Sygedagpengerefusion 45 7.2 Barselsrefusion 48 7.3 Fleksjobrefusion 50 7.4 AER-refusion. 52 1
1. Indledning I dette notat præsenteres resultaterne af den gennemførte analyse af Århus Kommunes håndtering af refusioner og den foreslåede fremtidige model for håndtering af refusioner. Omfattede refusioner Håndtering af refusioner omfatter i denne analyse refundering af de udgifter en arbejdsgiver har, hvis en medarbejder er sygemeldt udover 21 dage, sygemeldt på grund af graviditetsgener, er på barsel m.m. Endvidere omfatter det refundering af udgifter til medarbejdere ansat i fleksjob (fleksjobrefusion) og refundering af en del af udgifterne ved at have ansat elever på udvalgte uddannelser (AER-refusion). 1.1 Baggrund og formål Den 1. januar 2008 blev hele lønadministrationen i Århus Kommune samlet i en afdeling (Lønhuset). Herefter blev der indgået en aftale mellem Lønhuset og Bestiller Løn om lønadministration i Århus Kommune. I aftalen er der identificeret en række problemstillinger, som efterfølgende skal afklares. Nærværende analyse vedrører én af disse problemstillinger; hvorledes skal Århus Kommune fremover håndtere refusioner? På denne baggrund er Capacent blevet bedt om at foretage en analyse af Århus Kommunes håndtering af refusioner med henblik på at udarbejde forslag til, hvorledes Århus Kommune fremover håndterer refusioner. 1.2 Metoder og analyse aktiviteter 17 interview Capacent har indledningsvis foretaget interviews med en række interessenter for at afdække den nuværende model for håndtering af refusioner. Således har der være gennemført i alt 17 interview med: 2
Repræsentanter for decentrale budgetansvarlige enheder i hver magistrat Repræsentanter for centrale magistratsafdelinger der arbejder med refusionsopgaven Repræsentanter for Lønhuset der arbejder med refusioner Bestiller Løn Repræsentanter fra projektledelsen vedr. implementering af Ny lønberegner i Århus Kommune Repræsentant fra KMD vedr. Ny lønberegner Leder fra refusionsteam i Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune 9 workshops Dernæst er gennemført 9 workshops med repræsentanter fra ovenstående gruppe. Disse har været organiseret i forhold til den konkrete refusionstype. Sidst er der gennemført et besøg i Region Sjælland med henblik på at høre om erfaringer med den nye lønberegner i relation til refusionshåndtering. Test møder med institutioner Sidst i forløbet er gennemført to testmøder med repræsentanter fra de decentrale budgetansvarlige enheder med henblik på at drøfte synspunkter og holdninger til ændrede fremtidige modeller for håndtering af refusion. 1.3 Kriterier ved udarbejdelse af en ny model Vurderingen af hensigtsmæssigheden ved den fremtidige model for håndtering af refusioner sker i forhold til følgende kriterier: Brugervenlighedsperspektivet Arbejdsgange og it Økonomi og effekt Styringskapabilitet. Vi har nedenfor uddybet indholdet i disse kriterier. Brugervenlighedsperspektivet Brugerne i relation til håndtering af refusioner defineres som de enheder som har budgetansvaret for refusioner samt medarbejderne. Brugervenlighedsperspektivet skal forstås således, at den personaleansvarlige leder og dennes medarbejdere (institutionen/afdelingen) får en forståelig og brugervenlig proces i forbindelse med indberetning af sygdom, fleksjob m.v. Endvidere skal muligheden for højere grad af automatik i processen undersøges, herunder om nye it-funktionaliteter kan gøre det lettere at overholde indberetningskrav og frister, eller om der er behov for at ændre ansvarsfordeling. 3
Arbejdsgange og it I relation til arbejdsgange er det centralt, at der sker en kvalitetsmæssig forbedring af den udførte opgave, f.eks. ved at etablere en model, der sikrer en høj grad af sikkerhed i processen frem mod overlevering af anmodning om sygedagpenge. Samtidig er det centralt, at processerne standardiseres på tværs af kommunen, og at der i denne forbindelse sker en forenkling og rationalisering af processen. Ved evalueringen af modellerne i forhold til it vurderes bl.a., hvorvidt det med fordel er muligt at udnytte ny it-understøttelse. Hvis hele refusionsprocessen kan håndteres elektronisk, vil det kunne resultere i mere effektive arbejdsgange. Endvidere skal de konkrete arbejdsgange tilpasses en eventuel fremtidig udbudssituation, overholde gældende lovgivning og være tilpasset fremtidige it-mæssige krav og muligheder i ny it-understøttelse. Økonomi og effekt Evalueringskriteriet økonomi og effekt indeholder en stillingtagen til følgende elementer: Omstillingsomkostninger ved at foretage ændringen i håndtering af refusioner Eventuelle effektivitetsgevinster i relation til ressourceforbruget Eventuel effekt i relation til kommunens hjemtagelse af refusioner. Styringskapabilitet Ved styringskapabilitet handler det om at sikre de rigtige incitamenter til at indhente refusion samt etablering af bedre muligheder for styring af, at anmeldt refusion hentes hjem og bogføres det rigtige sted. 4
2. Nuværende model og opgavevaretagelse I dette kapitel gives en kort introduktion til refusionsområdet, herunder processer/opgaver på området, erfaringer fra andre kommuner samt en overordnet beskrivelse af den nuværende model for håndtering af refusioner og de udfordringer, der opleves med denne model blandt institutioner, magistratsafdelinger, Lønhus og andre interessenter. 2.1 Generel introduktion til refusionsområdet Refusioner omfatter Refusioner omfatter i denne analyse refundering af de udgifter en arbejdsgiver har, hvis en medarbejder er sygemeldt udover 21 dage, sygemeldt på grund af graviditetsgener, er på barsel m.m. Endvidere omfatter det refundering af udgifter til medarbejdere ansat i fleksjob (fleksjobrefusion) og refundering af en del af udgifterne ved at have ansat elever på udvalgte uddannelser (AER-refusion). Opgaver I denne analyse undersøges de opgaver, Århus Kommune har som arbejdsgiver i forbindelse med ansøgning om refusion af ovenstående typer af udgifter. Ansøgningerne i forbindelse med sygdom og barsel rettes til den kommune hvor medarbejderen bor (bopælskommunen). Det betyder, at langt hovedparten af disse ansøgninger stiles til Århus Kommunes egen sygedagpengeafdeling, hvorfra refusion fra staten håndteres. Arbejdet i Århus Kommunes sygedagpengeafdelingen er ikke omfattet af denne analyse. Oversigt over refusionsopgaver Nedenfor gives en kort oversigt over de overordnede opgaver Århus Kommune har som arbejdsgiver ved indhentning af de fire typer af refusioner; sygdomsrefusion, barselsrefusion, fleksjobrefusion og AER-refusion. 5
Tabel 2.1. Opgaveoversigt Opgave Proces Delprocesser/aktiviteter Refusion Sygdomsrefusion Registrerer data Anmeld sygdom Anmeld refusion Håndter indbetalinger Afslut sygdomsrefusion Barselsrefusion Opret barsel Anmeld refusion Håndter indbetalinger Ansøg barselspulje Fleksjobrefusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger AER-refusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger 6
2.2 Erfaringer fra andre kommuner Notatets anbefalinger bygger som tidligere nævnt på forskellige analyser. Som et led i analyse arbejdet er der gennemført besøg hos Region Sjælland med henblik på, at få belyst hvordan og hvorledes den nye lønberegner, det nye fraværssystem og virk.dk anvendes i relation til håndtering af refusioner. Endvidere er der gennemført interview med lederen af refusionsteamet i Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune Håndtering af refusioner i Region Sjælland. Refusioner i Region Sjælland Brug af virk.dk Region Sjælland har 5 driftscentre (lønenheder) der varetager refusionsanmodning for alle regionens ca. 19.000 medarbejdere. Hovedparten af alle fraværsindberetninger sker elektronisk via decentrale registreringer i vagtplan system. Øvrige fraværsindberetninger registres via en elektronisk fraværs indberetningsmodul i HR Portalen. Den elektroniske registrering foretages af sekretær på baggrund af telefon eller mail indberetning hertil. Efterfølgende godkendelse af leder via elektronisk workflow i Opus. Alle indberetninger sker således elektronisk til fraværssystem i Opus. Mødetidsplan ved decentral indberetning via Portalen (fravær/nærvær) anvendes ikke af alle brugere, det er op til brugeren selv om denne ønsker at anvende mødetidsplaner. De 5 driftscentre anvender virk.dk til anmodning om refusioner. Hver dag printes dagpengeskemaer fra Opus på personniveau som efterfølgende tastes ind i virk.dk 1. I Opus registreres samtidig manuelt, at anmeldelse er foretaget i virk.dk.(dette sker dog ikke i alle driftscentre), ligesom der her automatisk beregnes et forventet refusionsbeløb. Anvendelsen af forventet refusionsbeløb er dog sparsom, da det ikke er det korrekte beløb der beregnes. Den decentrale bruger af Portalen kan ikke se, at der er anmeldt refusion, kun at en medarbejder er sygemeldt. Fra virk.dk modtages kvittering for anmeldelse som for nogle driftscentre gemmes på et fælles drev. Andre driftscentre gemmer kvitteringen i en mappe. Refusionsbeløb fra bopælskommunes sygedagpengeafdeling går ind på hver driftscenters bankkonto og udkonteres via lønsystemet til de relevante budgetansvarlige enheder på baggrund af oplysningsskema fra sygedagpengeafdeling (cpr. nr. opgørelse). 1 Region Sjælland anvender ikke papirblanketter udskrevet fra Opus til anmeldelse af refusion overfor dagpengekontor, da der så er for stor risiko for tab af refusioner fordi fristen for anmeldelse af sygdomsrefusioner typisk er meget kort 7
Hurtigere anmeldelse og indhentning af refusion Udfordringer ved virk.dk Overordnet oplever driftsenhederne, at Region Sjælland med brugen af virk.dk får anmeldt refusionssager tidligere og dermed taber færre penge. Der går således ca. 1 måned fra anmeldelse til refusionsbeløb ankommer ved de glatte sager. Ligeledes opleves det som en stor fordel, at der ikke længere skal sendes breve frem og tilbage mellem arbejdsgiver, den sygemeldte og bopælskommunen. Der er dog også en lang række udfordringer med anvendelse af Virk.dk. Især opleves løsning som meget tung at anvende, da der ikke er forudfyldte felter og der skal anvendes mange klik for at få anmeldt refusionen. Endvidere kan sagsbehandlere ikke gå ind i hinandens sager ved fravær og sygdom ligesom historik på refusionssagen i virk.dk kun gemmes i ca. 3 måneder (i nogle tilfælde 5 måneder). Hvorvidt virk.dk er mere ressourcekrævende at anvende i forhold til den tidligere proces med indsendelse af sygedagpengeskemaer til bopælskommunen er der ikke en ensartet vurdering af blandt driftscentrene. Region Sjælland vurderer endvidere, at den nye lønberegner i Opus endnu ikke har givet en bedre it-understøttelse af arbejdsgangene i relation til håndtering af refusioner end tidligere. Håndtering af refusioner i Beskæftigelses- og Ungdomsforvaltningen, Københavns Kommune. Refusioner i BUF, Københavns Kommune Central Barsels- og Refusionsgruppe Børn og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune oplevede en række dårlige erfaringer med en decentral model med tab af refusioner til følge. På baggrund heraf implementerede BUF i 2009 en meget central model for håndtering af refusioner. Således er den nuværende model kendetegnes ved at være stærkt centraliseret, hvad angår sagsbehandlingen, mens økonomistyringen og ansvaret for at kontrollere indkomne refusioner er decentraliseret. BUF har sammensat en central Barsels- og Refusionsgruppe, som håndterer og rådgiver om alle refusionstyper: Barsel (selve barselsagsbehandlingen, barselsdagpenge og Barselsfond) Sygedagpenge Fleksjob og øvrige refusioner Alle refusioner modtages centralt, hvorefter de lønkøres ved hjælp af forskellige TF-koder via lønsystemet til alle decentrale enheder. Alle barsler håndteres centralt i konceptet Fra vandrejournal til Barselsfond. Det indebærer, at skoler/institutioner indsender vandrejournalen til Barsels- og Refusionsgruppen. Herefter håndteres følgende: 8
Indberetning af barslen i VagtPlan Udsendelse af breve omkring barselsafholdelse til medarbejderen Indgåelse af barselsaftale med medarbejderen Orientering om løn til lønfirma Lønkørsel af barselsrefusion til skole/institution fra første måned af barslen (også selvom refusionen ikke er modtaget fra bopælskommunen) Indhentning, udregning og lønkørsel af refusion Barselsfonden Supportteam Med hensyn til sygedagpengerefusioner er det skoler og institutioner, som fuldt ud har ansvaret for disse indberetninger og eventuelle mangler på refusionssiden. Der er hertil (samt til brugen af Vagtplan) oprettet et supportteam i Barsels- og Refusionsgruppen der afholder kurser, tilbyder udgående hjælp, udarbejder elektroniske vejledninger og følger op på manglende refusion. Samtidig håndteres kontakt til bopælskommunen hvis der er uoverensstemmelser/problematiske sager. Det er vurderingen at den centrale model på barselsområdet hvor den centrale Barsels- og Refusionsgruppe i princippet fungere som arbejdsgiver har givet stor tilfredshed blandt hovedparten af institutionerne, især de små enheder har oplevet en større tryghed ved den centrale model. Samtidig har det betydet stor sikkerhed for at forvaltningen får de retmæssige refusioner, hvilket ikke var tilfældet før. Endvidere har det givet en ensretning for både den centrale administration og de decentrale skoler og institutioner. Refusioner i Århus Kommune 2.3 Nuværende model Overordnet set er den nuværende model i Århus Kommune karakteriseret ved store variationer i organisering, arbejdsprocesser og it-understøttelse mellem de forskellige magistratsafdelinger. Nedenfor beskrives en række karakteristika ved den nuværende model for håndtering af refusioner i Århus Kommune. Organisering Organisatoriske forskelle Lønhuset varetager for de fleste magistratsafdelinger opgaven i forbindelse med hjemtagning af sygedagpenge-, barsels- og fleksjobrefusion. Ligeledes varetages udkontering af hjemtaget AER-refusion fra Lønhuset. Der er dog en række undtagelser i forhold til denne organisering ligesom der er forskel i det serviceniveau, der leveres til magistratsafdelinger på området. Nedenfor er nogle af disse overordnede organisatoriske forskelle anskueliggjort. 9
Tabel 2.2. Organisatorisk placering af opgave og ansvar i forbindelse med anmodning om refusion. Sygedagpengerefusion Barselsrefusion Fleksjobrefusion BA BA BA BA MKB Lønhuset Lønhuset MKB MSB Lønhuset Lønhuset Lønhuset MBU Lønhuset Lønhuset Lønhuset MTM MTM MTM Lønhuset MSO Lønhuset Lønhuset Lønhuset Hovedprincip Hovedprincippet er at Lønhuset varetager hjemtagelse af refusioner på alle tre refusionstyper. Borgmesterens Afdeling hjemtager dog selv refusion på sygedagpenge og barselsrefusion ligesom MTM har en central enhed, der hjemtager sygedagpenge- og barselsrefusion for hele magistratsafdelingen. Det økonomiske ansvar for refusioner er for alle magistratsafdelinger undtagen Borgmesterens Afdeling decentraliseret til de decentrale budgetansvarlige enheder. Det er således de decentrale enheder, som står med ansvaret og evt. tab, hvis der ikke anmodes retmæssigt om refusionen, mens det er Lønhuset, der har kompetencen til at ansøge om refusionen. Årsagen til forskellen i organisering af refusionsopgaven samt den service der leveres fra Lønhuset, ligger til dels i historisk betingede forskelle fra tiden før magistratsafdelingernes lønafdelinger blev sammenlagt og dels ønske fra eksempelvis MTM om ikke at overdrage refusionsopgaven til Lønhuset. Ressourcer Centrale ressourcer De ressourcer der anvendes centralt i magistratsafdelinger og i Lønhuset på håndtering af refusioner, er opgjort nedenfor. 10
Tabel 2.3 Centralt ressourceforbrug (årsværk) til håndtering af refusioner. BA MTM MKB MSO MBU MSB Lønhuset 0,1 0,86 0,05 0,5 0,1 0,5 6,0 Kilde: Skønsmæssige opgørelser fra magistratsafdelinger. Bemærkninger: Indeholder ikke ressourceforbrug i forbindelse med håndtering og ansøgning om midler fra barselsfond. Der er udelukkende tale om ressourcer anvendt centralt i magistratsafdelinger, dvs at eksempelvis ressourcer til AERrefusion udelukkende er med i Lønhusets ressourceforbrug. Lønhuset s ressourcer fordeler sig med 4,0 til håndtering af sygdomsrefusion, 0,5 til håndtering af AERrefusion, 1,0 til barselsrefusion og 0,5 til fleksjobrefusion. MTM s ressourcer fordeler sig med ca. 0,65 til sygdomsrefusion og 0,35 til barselsrefusion. Usikkerheder ved ressourceopgørelse Hvorvidt ovenstående ressourceforbrug er retvisende og realistisk kan der dog sættes spørgsmålstegn ved, og som det er væsentligt at være opmærksom på i det videre arbejde med implementering af en ny model. Følgende forhold taler for at ressourceopgørelsen skal tages med forsigtighed: Lønhuset og magistratsafdelingerne har selv oplyst antal årsværk og det er Capacents vurdering, at ikke alle har et detaljeret overblik over deres ressourceforbrug til refusionsopgaven. Capacent har ikke gennemført en vurdering af om de indberettede tal stemmer overens med det faktiske ressourceforbrug. Forskellige forhold kan dog pege på at der er indberettet for få ressourcer: o o o o Der er stor forskel blandt magistratsafdelingerne på hvor mange ressourcer der anvendes set i forhold til omfanget af refusioner i 2008 (jf. nedenfor). Der er stor forskel blandt lønhuset og MTM for så vidt angår ressourceforbrug i forhold til omfanget af sygedagpenge- og barselsrefusioner i 2008 (jf. nedenfor). Ses på incitamentsstrukturen i forhold til en ændret opgavefordeling har lønhus og magistratsafdelinger et økonomisk incitament til at lade tvivlen falde ud til egen side. Ressourceforbruget til håndtering af refusioner i BUF i Københavns Kommune ligger højere set i forhold til antal 11
medarbejdere end i Århus Kommune også når der tages højde for den mere centrale model 2. Det har ikke været muligt at imødgå ovenstående usikkerheder. Det er på den baggrund vurderingen, at det samlede ressourceforbrug fremstår mindre end det rent faktisk er. Decentrale ressourcer Ud over ovenstående ressourcer anvendes en del ressourcer spredt på alle de administrative enheder, som har det budgetmæssige ansvar for refusioner og som har etableret forskellige procedurer og værktøjer for at styre og holde øje med refusionsindtægterne. Det decentrale ressourceforbrug har ikke været opgjort i denne undersøgelse, men det er Capacents vurdering, at der her ligger et ikke uvæsentligt ressourceforbrug til blandt andet opfølgning på manglende refusioner, kommunikation med forskellige aktører i forbindelse især sygdagpenge- barselsregler og refusioner samt styring af refusioner. Effektivitet Nedenfor er opgjort refusionsindtægter i Århus Kommune i 2008. Tabel 2.4. Omfang af refusioner i 2008 (kroner), Århus Kommune Beskrivelse BA MSB MTM MSO MBU MKB I alt Refusioner sygdom 962.194 30.630.742 6.079.569 28.130.300 51.375.925 1.953.925 119.132.655 Refusioner barsel 439.384 6.745.947 97.108 16.204.549 31.356.673 1.307.451 56.151.112 Refusioner 28 0 164.067 47.804 634.796 426.305 0 1.272.972 Refusioner AER 52.892 756.663 796.725 33.564.085 2.321.789 72.299 37.564.453 Øvrige løn refusioner 8.532.415 9.778.792 1.835.932 38.400.354 5.080.934 1.820.725 65.449.152 I alt 9.986.885 48.076.211 8.857.138 116.934.084 90.561.626 5.154.400 279.570.344 Kilde: Opgørelse fra magistratsafdelinger Bemærkninger: Øvrige lønrefusioner indeholder primært fleksjobrefusioner. Det økonomiske omfang af refusionsområdet er stort. Samlet set blev der indhentet refusioner for 276 mio. kr. i 2008, med de personaletunge områder med de største refusionsindtægter (MBU, MSO og MSB). Manglende overblik over refusionssager og tab af refusioner Der eksisterer ikke i dag et samlet overblik over antal anmeldte refusionssager og hvor mange, der gives afslag på ved for sent anmeldt fravær o.l, altså hvor der tabes refusion. Det er dog under interview oplyst, at dette 2 I BUF i Københavns Kommune anvendes ca. 9 årsværk i den centrale supportenhed som håndterer refusioner for ca. 18.000 medarbejdere. Heraf arbejder ca. 4 medarbejdere udelukkende med håndtering af barselsrefusioner og barselsfond. 12
sker og at der sandsynligvis også mistes refusion ved manglende indberetning af fravær. Serviceaftale Samarbejdet mellem Lønhuset og de respektive kunder styres og reguleres via en aftale mellem Lønhuset og Bestiller Løn. Denne beskriver de opgaver Lønhuset skal løse for kunderne, herunder refusionsopgaven. Der er i denne aftale en række uafklarede punkter vedr. opgavefordelingen mellem Lønhuset og magistratsafdelingerne i relation til håndtering af refusionsopgaven. Det nuværende aftalegrundlag indeholder ikke målsætninger for serviceniveau i forbindelse hjemtagning af refusioner. MTM har ligeledes en aftale med de kontraktstyrede områder om refusionsopgaven. It-understøttelse Århus Kommunes fraværssystem Den primære it-understøttelse til håndtering af fravær og refusioner er Århus Kommunes fraværssystem, hvor alt omkring refusionsanmodning styres. Denne løsning erstattes af et nyt fraværsmodul i forbindelse med implementering af den nye lønberegner. Herudover anvendes forskellige it-systemer til registrering af fravær, herunder vagtplan primært i MSO og MSB, HR-system i MTM og flekssystem i BA. Endelig anvendes forskellige ledelsesinformationssystemer til brug for opfølgning på fravær, herunder LIS i MBU og Essentia i MKB. Nedenfor er en oversigt over de støtte- og kernesystemer som anvendes i relation til refusionshåndtering i de forskellige magistratsafdelinger Tabel 2.5 It-understøttelse i magistratsafdelingerne. BA MTM MKB MSO MBU MSB Lønhuset Flekssystem Fravær HR-system Fravær Essentia Vagtplan Webfravær Fravær Essentia Blanket Vagtplan Vagtplan LIS Blanket Vagtplan Fravær Nedenfor gives et eksempel på it understøttelse på aktivitetsniveau for sygedagpenge processen. 13
Tabel 2.6. It-understøttelse på aktivitetsniveau Proces Aktivitet It-understøttelse på aktivitetsniveau Kernesystem Støttesystem Sygdomsrefusion Anmeld sygdom Fraværssystem Vagtplan Papirblanket HR-system Web-fravær Fleksystem Anmeld refusion Ikke systemmæssigt understøttet Håndtere refusionsindbetaling Fraværssystem Opus Økonomi Opfølgning/ Controlling Opus Økonomi Regneark Essentia Oplevelser med den nuværende model og de nuværende processer De nuværende processer i forbindelse med håndtering af de fire refusionstyper er beskrevet i bilag 1. Generelt set opleves en række uhensigtsmæssigheder og udfordringer i den måde de nuværende processer fungere på. Centrale udfordringer ved den nuværende model for decentrale enheder De decentrale udfordringer i forhold til den nuværende model for de budgetansvarlige enheder er uigennemskuelighed i ansvarsfordeling mellem de mange aktører og manglende gennemsigtighed i processen fra fraværsregistrering til hjemtaget refusion. Dette giver sig til udtryk ved, at: Der opleves begrænset eller manglende information, hvis der er problemer med en refusionsanmodning, herunder manglende underskrift fra institutionens egen medarbejder. Således oplever nogle institutioner, at de først får kendskab til problemer i sagen når de modtager afslag på refusionen. Flere har oplyst, at der konstateres tab af refusioner på grund af forsvundne bilag, tab af data på grund af snitflader mellem vagtplan og fraværssystem. Usikkerhed omkring overlevering af information om fravær mellem kunde og Lønhus. Der eksisterer ikke dokumentation og kvittering for anmeldt sygdom og anmeldt refusion. Det opleves som svært for de decentrale enheder at navigere mellem de forskellige aktører i processen, herunder Lønhus, Magistratsafdeling og Sygedagpengeafdeling. Styring af budget vanskeliggøres af manglende og sent ankomne refusionsbeløb. Der anvendes således en del ressourcer på at styre og undersøge refusionsbeløb. 14
Styring af refusioner opleves meget vanskelig. For mange budgetansvarlige områder udgør refusioner en forholdsvis stor post. Hvis der skal styres på om de rigtige refusionsbeløb hentes ind til institutionen opleves beregning som vanskelig, således kan der være nedsat tjenestetid o.l. der skal tages højde for i beregninger af refusionsbeløb. Forskel på synet på udfordringer Der er dog forskel på i hvilket omfang og af hvilke institutioner ovenstående opleves. Til dels på grund af de it systemer der anvendes decentralt, men også i forhold til den betjening og service der ydes fra Lønkontoret. Det er således især institutioner i MSB, MSO og MKB at disse udfordringer er særlig tydelige blandt de institutioner der har deltaget i undersøgelsen. I MBU er budgetansvaret for refusioner først fra 2009 decentraliseret til institutionerne hvorfor erfaringerne med hensyn til styring og opfølgning heraf er begrænset. I MTM oplever de deltagende institutioner ikke samme udfordringer og der udtrykkes større tryghed og tilfredshed med den måde håndteringen af refusioner varetages centralt i MTM. Udfordringer for de centrale enheder De centrale udfordringer for de centrale enheder handler om styring, overblik og manglende standardisering af arbejdsgange. Dette kommer blandt andet til udtryk ved, at: Der mangler et samlet overblik i Århus Kommune over effektiviteten af refusionsindhentningen Der eksisterer forskelligt serviceniveau i forhold til institutioner og kunder fra Lønhuset, eksempelvis i forbindelse med orientering af kunder om manglende modtagelse af underskrifter, udkontering af refusioner m.m. Uhensigtsmæssige arbejdsgange i forbindelse med udkontering af refusioner, herunder rykker for manglede beløb, rettelser fordi beløb går forkerte bankkonti m.m. Mange variationer og forskelle i processerne omkring håndtering af refusioner Forskellig brug af it-understøttelse til indberetningsopgaven og opfølgningsopgaven Lange gennemløbstider fra anmeldelse til hjemhentet refusion 15
3. Centralisering eller decentralisering? I forbindelse med undersøgelse af hvordan Århus Kommune fremover håndterer refusioner, har der igennem en række workshops været arbejdet med ideer til optimering og forbedring af den nuværende model. I dette kapitel redegøres for de overordnede tanker og modeller der er drøftet og diskuteret samt de antagelser og forudsætninger, som ligger til grund for analysen af de forskellige modeller og løsningsforslag. 3.1 Forudsætninger og modeller To overordnede modeller I arbejdet med drøftelse af en fremtidig model for håndtering af refusioner har udgangspunktet været en konkret drøftelse af løsning på de udfordringer der eksistere i den nuværende model koblet med nye it-mæssige understøttelsesmuligheder. Overordnet set kan de forskellige ideer til optimering og udvikling af den nuværende model for håndtering af refusioner opsummeres til valget mellem 1) en mere standardiseret udgave af en central refusionsmodel og på den anden side 2)en decentral model der kombineres med en central supportenhed. Fælles for de to modeller er, at de baserer sig på en tydeliggørelse og forenkling af ansvarsfordelingen mellem de decentrale budgetansvarlige enheder og en central enhed. Samtidig forsøger modellerne at minimere antallet af aktører i de enkelte processer, dvs. at magistratsafdelingerne rolle i processerne minimeres. Endelig bygger begge modeller på en højere grad af it-understøttelse af processerne dels via det nye fraværssystem i Opus og dels via Nemrefusion. Således baseres begge modeller på et krav om at fravær fremover registreres elektronisk så tæt på kilden som muligt. Nedenfor præsenteres kort de to overordnede modeller. Central refusionsmodel Den centrale model betyder, at ansvaret for stort set alle opgaver i forbindelse med anmeldelse og indhentning af refusion varetages af en central 16
enhed. Organisatorisk betyder dette, at der kun bliver én central enhed på tværs af Århus Kommune der fremover får ansvaret for håndtering af refusioner. Således vil de nuværende opgaver omkring anmeldelse af refusion der ligger i Lønhuset, MTM, BA og MKB samles i samme enhed. Samtidig vil de opgaver der ligger omkring håndtering af indbetalinger i magistratsafdelingerne og eventuelle underliggende enheder samles i den centrale enhed. Der vil stadig skulle ske en registrering af sygdom decentralt på ansættelsesstedet. Nedenfor er opgavefordelingen groft skitseret. Proces Delprocesser/aktiviteter Decentral enhed Central enhed Sygdomsrefusion Registrerer data Anmeld sygdom Anmeld refusion Håndter indbetalinger Afslut sygdomsrefusion Barselsrefusion Opret barsel Anmeld refusion Håndter indbetalinger Ansøg barselspulje Fleksjobrefusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger AER-refusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger For håndtering af barseslrefusion vil denne model betyde, at ansvaret for indgåelse af barselsaftale placeres i den centrale enhed. Her placeres lige- 17
ledes ansvaret for at anmelde refusion overfor bopælskommunen på baggrund af decentrale registreringer i fraværssystemet. Endvidere placeres ansvaret for den finansielle controlling centralt. Konkret opgavesplit barselsdagpenge refusion - central model Konkret vil opgavesplittet i forbindelse med håndtering af barselsrefusion se ud som nedenfor: Opret barsel Institution Central enhed Lønleveran dør Medarbejder melder graviditet til leder Forventet fødsel indberettes i Vagtplan eller Opus fravær Central enhed sender barselsbrev og skema til medarbejderen Fødsel Medarbejder sender endelig barselsaftale til central enhed. (senest 8 uger efter fødsel) Justere forventet fødsel til faktisk fødsel i Vagtplan eller Opus fravær. Sender kopi af endelig barselsaftale til Lønhuset. Lønsagsbehandling. Anmeld barselsrefusion Institution Central enhed Løn leverandør Anmeldelse af barsel (Elektronisk overførsel af data til Nemrefusions venteregister) Automatisk underretningsbrev til borgeren På baggrund af advis fra Nemrefusion behandles og signeres indberetning løbende. Modtager løbende kvittering og behandler evt. fejlliste Ændring af barsel indberettes i Vagtplan eller Opus Fravær. Orientering til Lønhus. Lønsagsbehandling Overvågning af status/advis er via Nemrefusion Support og vejledning i forbindelse med barselsrefuions Decentral refusionsmodel Den decentrale model vil betyde, at ansvaret for en række opgaver i forbindelse med håndtering af refusioner fremover placeres decentralt på den enkelte institution eksempelvis anmeldelse og indhentning af sygdoms- og barselsrefusion. Dog vil anmodning om fleksjobrefusion forblive centralt. Endvidere vil udvalgte opgaver, der går på tværs af kommunen (eksempelvis controlling, vejledning omkring refusionsregler m.v.), placeres i en central enhed. Organisatorisk betyder dette en spredning af opgaven vedr. anmeldelse af refusion men en samling af supportopgaven på tværs af Århus Kommune. Nedenfor er opgavefordelingen groft skitseret. 18
Proces Delprocesser/aktiviteter Decentral enhed Central enhed Sygdomsrefusion Registrerer data Anmeld sygdom Anmeld refusion Håndter indbetalinger Afslut sygdomsrefusion Barselsrefusion Opret barsel Anmeld refusion Håndter indbetalinger Ansøg barselspulje Fleksjobrefusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger AER-refusion Anmeld refusion Håndter indbetalinger For håndtering af sygedagpengerefusion vil dette betyde, at ansvaret for anmeldelse af refusion fremover placeres på den budgetansvarlige institution. Denne model indebærer, at alle workflow; overholdelse af tidsfrister, anmeldelse og udkontering er digitaliserede og automatisk kører mellem den lønbærende enhed (institutionen) og udbetalingsenheden (sygedagpengeafdeling i bopælskommunen). For at støtte op om denne decentrale model placeres ansvaret for support i relation til anmeldelse af refusioner, udarbejdelse af vejledninger, opsamling af erfaringer, uddannelse samt overordnet controlling i en central enhed. Endvidere placeres opgaverne omkring den finansielle controlling 19
centralt, dvs. at den centrale enhed får ansvaret for kontrol af om de anmeldte refusioner kommer hjem, samt afstemning i denne forbindelse. Konkret opgavesplit sygedagpenge refusion- decentral model Konkret vil opgavesplittet i forbindelse med håndtering af sygdomsrefusion se ud som nedenfor: Anmeld sygdom Institution Central enhed Løn leverandør Medarbejder melder sig syg Indberettes i Vagtplan eller Opus fravær Anmeldelse af sygdom (Elektronisk overførsel af data til Nemrefusions venteregister) På baggrund af advis fra Nemrefusion behandles og signeres indberetning Modtager kvittering og behandler evt. fejlliste Underretningsbrev til borgeren Overvågning af status/advis er via Nemrefusion Afslut refusion og support Institution Central enhed Løn leverandør Raskmelding via vagtplan eller Opus Fravær Automatisk udkontering (herunder håndtering af finansiel indbetaling til Nemkonto) Kontrol med udkonterede refusioner Central controlling i forhold til Århus Kommunes samlede refusionsområde Support i forbindelse med sygedagpengerefusioner Kontakt til sygedagpengeafd. ved komplicerede sager Udarbejdelse af vejledninger m.v. Begge modeller baseres på ny itunderstøttelse NemRefusion efter sommerferien 2010 Begge ovenstående modeller baserer sig endvidere på ny it-understøttelse. Således er ovenstående modeller drøftet ud fra en fremtidig situation hvor den Ny lønberegner og det nye fraværssystem er taget i anvendelse. Det forudsættes at begge dele er i drift i Århus Kommune fra sommeren 2010. Samtidig forudsættes det, at NemRefusion også er i drift fra samme tidspunkt. Der er under workshops udtrykt forbehold overfor om NemRefusion kommer i drift i Århus Kommune fra sommeren 2010, da denne på nuværende tidspunkt er under udvikling samtidig med, at der i forbindelse med ibrugtagning af NemRefusion vil skulle varetages implementeringsmæssige opgaver inden idriftsættelse. Kombit, som er ansvarlig for løsningen, melder ud at NemRefusion er klar til idriftsættelse efter sommerferien 2010. Der er Capacents vurdering, at der herefter vil være en række opsætnings- 20
og implementeringsmæssige opgaver i forbindelse med ibrugtagning af Virksomhedsservice delen i Århus Kommune. En midlertidig ny refusionsmodel Anbefalinger baseres på forventet anvendelse af NemRefusion Af denne grund bør der arbejdes med en midlertidig model for håndtering af refusioner, hvor Opus løn er implementeret men hvor NemRefusion endnu ikke er idriftsat. I en sådan overgangsperiode kan en mulig løsning være, at anvende virk.dk til indberetning. Der er dog en række tekniske udfordringer i forbindelse med brug af denne model som bør opvejes i forhold til hvor længe den midlertidige løsning skal fungere. Under alle omstændigheder er det Capacents vurdering, at en virk.dk løsningen ikke bør kobles med den decentrale model, men holdes centralt i overgangsperioden. Da NemRefusion stadig er under udvikling har det været nødvendigt at basere forslagene til en fremtidig model på en række forudsætninger og forventninger til den kommende løsning. Dette har været nødvendig for at kunne vurdere systemets indvirkning på mulighederne for at ændre de eksisterende arbejdsgange og potentialerne herved. Dette begrænser naturligt forslagenes direkte implementerbarhed. Nedenfor er kort beskrevet hvad NemRefusion er og hvilke forudsætninger og forventninger der er til løsningens indhold på baggrund af materiale fra www.nemrefusion.dk og spørgsmål rejst overfor NemRefusion Support. De to centrale dokumenter der har været anvendt hertil er NemRefusion, Virsomhedsservice, snitfladebeskrivelser, Version 0.9.2 samt materiale fra systemleverandørmøder herunder NemRefusion, Informationsmøder oktober 2009. Orientering om Virksomhedsservice. NemRefusion NemRefusion en ny syge- og barselsdagpengeløsning. NemRefusion er en ny syge- og barseldagpengeløsning som lanceres af KOMBIT A/S i samarbejde med KL og Beskæftigelsesministeriet. Den nye løsning er en moderniseret udgave af indberetningsløsningen Virk.dk. Via NemRefusion vil virksomheder kunne anmelde og anmode om refusion af syge- og barseldagpenge, samt indberette sygesamtaler. Endvidere vil virksomheder også have adgang til et venteregister, som automatisk via e- mail og sms kan varsle virksomheden om frister på syge- og barselsdagpengeområdet. Endelig får virksomheder adgang til at se status på kommunens sagsbehandling og specifikation af eventuelle udbetalinger (Adgang til resultat). NemRefusion bliver obligatorisk at anvende NemRefusion er gratis at anvende og på sigt vil det blive obligatorisk at benytte løsningen når der skal indberettes syge- og barselsdagpenge. Adgang til løsning kan ske direkte via virksomhedens løn, HR- og fraværssystemer. Denne del af løsningen betegnes Virksomhedsservice (VS), som er en system-til-system integration til løn, personale og fraværssystemer. Derudover indeholder løsningen en forbedret taste løsning; Virksomhedsdialog. 21
Tidsplanen er at virksomheder medio 2010 vil kunne tilslutte sig Virksomhedsservice. Hovedproces ved NemRefusion Nedenfor er hovedprocessen for refusionsindberetning anskueliggjort Kilde: NemRefusion, informationsmøder oktober 2009. Fastlagte forudsætninger i analysen Da NemRefusion ikke er fuldt udviklet eller i drift har det været nødvendigt at opstille en række forudsætninger for funktionaliteten. Følgende forudsætninger har været lagt til grund for vurderinger og anbefalinger under analysen: Mulighed for at flere forskellige personer på ansættelsesstedet og i Århus Kommune kan indberette, signere anmeldelse, behandle adviser og se resultat via Virksomhedsservice for den samme organisatoriske enhed Mulighed for at behandle hele refusionssagen via Virksomhedsservice uden at skulle tilgå sagen via Virksomhedsdialog. Ellers vil dette sandsynligvis øge arbejdet og kompleksitet af opgaven. Brugergrænseflade i forhold til virksomhedsservice sker via portal i Opus. Der skal ikke udfyldes en lang række oplysninger i forbindelse med anmodning om refusion At funktionaliteten er nem og enkel at anvende for eventuelle decentrale enheder. NemRefusion testes funktionalitets- og brugervenlighedsmæssigt inden en evt. udrulning til decentrale enheder. 22
Ny Lønberegner Ny Lønberegner i Århus Kommune fra sommeren 2010 Fastlagte forudsætninger i analysen Århus Kommune sætter som tidligere nævnt en ny lønberegner og et nyt fraværsmodul i drift fra sommeren 2010. Som med NemRefusion er der også ved den nye lønberegner (Opus Løn) usikkerhed ved en række funktionaliteter. Derfor beskrives kort nedenfor nogle centrale forudsætninger i funktionaliteten ved Opus Løn, som har været lagt til grund for vurdering og anbefalinger i analysen: Mulighed for at medarbejdere med adgang til pc kan indberette sygefravær og barsel i Opus på enkel og nem vis. Elektronisk work-flow til personaleleder eller anden relevant administrativ medarbejder ved registrering af sygefravær og barsel. Mulighed for automatisk beregning af refusionsbeløb på baggrund af indberetning i Opus samt mulighed for budgetdisponering på relevant omkostningssted. Mulighed for automatisk match mellem refusionsanmodning og indbetaling på Nemkonto fra bopælskommune (hænger sammen med funktionalitet i NemRefusion jf. ovenfor) Mulighed for nem udsøgning af barselsregistreringer i Opus. Bedre rapportmuligheder hvad angår personer på fleksjob. 23
4. Modellernes indvirkning på kriterierne I dette afsnit vurderes, hvilken betydning ovenstående modeller og itunderstøttelse vil have for de forskellige kriterier der er nævnt i afsnit 1.3 Hvor intet andet er nævnt forventes konsekvenserne at være de samme på tværs af de to overordnede modeller. Endvidere er udgangspunktet for vurderingen en sammenligning i forhold til den nuværende model for håndtering af refusioner (jf. kapitel 2). Øget brugervenlighed ved en decentral model i relation til sygedagpengerefusion. Brugervenlighedsperspektivet 4.1 Vurdering af kriterier Brugervenlighedsperspektivet En central udfordring i den nuværende model er den manglende gennemsigtighed i processen for de decentrale institutioner. En central model vil ikke ændre væsentligt ved de decentrale enheders mulighed for at følge refusionsprocessen, således vurderes det ikke, at denne model i forhold til gennemsigtighed medfører en mere brugervenlig proces. Omvendt vil den decentrale model medfører en styrkelse af brugervenlighedsperspektivet i og med, at der bliver mulighed for, at de decentrale institutioner kan følge refusionssagen via virksomhedsservice. Det vurderes, at dette vil medføre en langt større gennemsigtighed for de decentrale enheder i forhold til den enkelte refusionssag. Institutionerne får større vished for, hvor langt deres sag er. Samtidig bliver det muligt at følge refusionssagen tæt og dermed sikre en bedre styring decentralt. Endvidere vil en kvittering på indberetning give de decentrale enheder en dokumentation for anmeldt refusion, som med den nuværende model giver udfordringer. De institutioner der har været involveret i analysen peger alle på de positive effekter ved en decentral model, hvor de selv har mulighed for at følge 24
processen og vide hvad der er anmeldt refusion for og hvornår. Denne oplevelse er dog mindre udtalt blandt institutioner i MTM, hvor institutioner er godt tilfredse med den centrale løsning, hvor personaleafdelingen i MTM varetager anmodning og overordnet styring af refusionsområdet. Der kan ligeledes være budgetansvarlige enheder hvor den administrative kapacitet er så lille og hvor der ikke er daglig adgang til et it-system, som vil opleve en decentral model som mindre brugervenlig. Manglende brugervenlighed ved decentral model i relation til barselsrefusion I forhold til håndtering af barselsrefusioner vurderes det, at en decentral model for en større andel af institutioner i Århus Kommune vil opleves som uhensigtsmæssig. Barselsområdet er kendetegnet ved komplekse regler samt en mindre frekvens i antallet af refusionsanmeldelser per enhed. Således vil der være en større andel institutioner, der vil mangle rutine og sikkerhed i håndtering af barselsrefusion på trods af en mere brugervenlig it-understøttelse. I forhold til barselsrefusioner vurderes det således, at en central model vil give en større brugervenlighed for personaleledere og medarbejdere. Dette understøttes endvidere af erfaringer fra Børne- og Ungdomsforvaltningen i Københavns Kommune. Arbejdsgange og it Dobbeltregistrering forsvinder For begge modeller gælder at et krav om elektronisk registrering i Opus fravær vil fjerne dobbeltregistrering og dermed frigive ressourcer i de centrale enheder som indberetter manuelt i det nuværende fraværssystem. De samme data indtastes flere gange i forløbet i dag samtidig med, at der er risiko for at fraværsmeldinger forsvinder og der efterfølgende savnes dokumentation for fraværsindberetninger. Når alle administrative enheder med adgang til en pc fremover foretager digital indberetning sikres større kvalitet i inddata, samtidig med at ressourcer forbundet med manuel indtastning forsvinder. Dette vil sandsynligvis betyde, at sagerne vil få en hurtigere gennemløbstid, som man eksempelvís har oplevet med brugen af Virk.dk i Region Sjælland. Udfordring hvor der i dag anvendes støttesystemer uden integration til Århus Fravær Anvendelse af Nemrefusion hænger godt sammen med en decentral model Der kan dog ved krav om registrering af fravær i Opus fravær enten direkte eller via vagtplan opstå udfordringer for de områder hvor den elektroniske registrering af fravær sker i systemer uden elektronisk snitflade til Opus. Her tænkes specielt på HR-systemet i MTM og flekssystemet i Borgmesterens Afdeling. Således bør den nuværende it-understøttelse overvejes, herunder evt. behov for snitflader, så der ikke på disse områder fremover skal registreres i to systemer. Anvendelse af NemRefusion lægger op til en højere grad af itunderstøttelse af processen for anmeldelse af refusion. Anmeldelse af refuson er tæt koblet til selve fraværsregistreringen som naturligt ligger decentralt, hvor viden om den enkeltes fravær ligger. Den tættere kobling af fraværsregistrering med automatisk anmodning om refusion, og muligheden for at håndtere dette i et allerede kendt it-værktøj, betyder at den decentrale model vurderes at sikre den mest effektive arbejdsgang. En cen- 25
tral model vil medføre større koordination og kommunikation med den decentrale enhed ved fejl i fraværsoplysningerne. Højere grad af standardisering ved en central model Ved centralisering øges mulighederne for specialisering og standardisering. Således vil der ved en central model kunne opnås en højere grad af standardisering af blanketter og politiker i forhold til Århus Kommunes medarbejdere særligt i forhold til håndtering af barselsrefusion. I dag anvendes der på tværs af magistratsafdelinger en lang række forskellige blanketter, breve og vejledninger til eksempelvis indberetning af barsel, barselsbreve, (politik for træk i løn ved forkerte barselsoplysninger)m.m. Brugen af NemRefusion samt etablering af en central enhed, der kan rådgive om regler og sikre ensartede barselsbreve vil medvirke til en højere grad af standardisering og effektivisering af arbejdsgang. Samtidig vil det betyde en ensartet behandling af medarbejdere på tværs af Århus Kommune. En central model kan i forbindelse med håndtering af barselsrefusion være uhensigtsmæssig i forhold til at sikre planlægning af hensigtsmæssige barselsaftaler for både medarbejder og arbejdsgiver. Dette kan dog til en vis grad løses ved at ferie og afspadsering i forbindelse med barsel aftales med den enkelte leder på ansættelsesstedet. Som udgangspunkt indebærer både den decentrale og den central model, at der samles/oprettes en central enhed for hele kommunen, hvor de nødvendige kompetencer placeres i forhold til enhedens opgaver. Hvorvidt denne centrale enhed skal være en del af Lønhuset eller en del af en central personale enhed afhænger af hvorvidt En sådan opgave vil kunne konkurrenceudsættes i forbindelse med den kommende konkurrenceudsættelse af lønopgaven, herunder om opgaven anses for så central i forhold til hele den personalemæssige og styringsmæssig del at det anses som uhensigtsmæssigt at placere disse hos en ekstern leverandør. De nødvendige kompetencer er til stede i forhold til både at sikre rådgivning om refusionsregler og at foretage finansiel controlling på modtagelse af refusioner. Under workshops har der været peget på at de refusionsopgaver der potentielt kan komme til at ligge i en central enhed ikke bør konkurrenceudsættes. Argumentet herfor er at indhentning af refusioner i høj grad er kendetegnet ved styring af midler kommunen har til gode og dette kan potentiel skabe tvister. Endvidere kan der argumenteres for at indgåelse af barselsaftale er en central ledelsesmæssig opgave der ikke ønskes udliciteret. I princippet kan en række delopgaver indenfor refusionshåndtering der placeres i den centrale enhed udbydes; eksempelvis skrivning af barselsbrev, beregning af fleksjobrefusion m.m. Således får Københavns Kommune eksempelvis varetaget fleksjobberegning af deres lønleverandør. Dette kræver dog at de nødvendige oplysninger kan videregives til en ekstern leverandør på en hensigtsmæssig måde. 26
Samlet set er det vurderingen at begge modeller kan være forenelig med et udbud af refusionsopgaven, men at volumen sandsynligvis ved eksempelvis controlling opgaven vil være for lille til at udbyde ligesom der er tale om opgaver der sandsynligvis ikke er stor erfaring med at håndtere hos private leverandører 3. Sparede ressource ved den decentrale model Økonomi og effekt Som ovenfor nævnt vil den decentrale model spare ressourcer for de enheder der varetager indberetning i fraværssystem og styring af kommunikation til medarbejder og sygedagpengeafdeling (Lønhus, MTM, BA). Samtidig vil færre manuelle blanketter mellem arbejdsgiver, medarbejder og sygedagpengekontor betyde færre portoudgifter og færre ressourcer til opfølgning på manglende underskrifter i Lønhus og MTM. Endvidere vil de decentrale institutioner opleve lettelser i forbindelse med styring og opfølgning på manglende refusionsbeløb. På den anden side får institutionerne ansvar for refusions anmeldelse. De adspurgte institutioner vurderer det ressourcemæssige omfang, forbundet med ansvaret for refusionsanmeldelse, meget forskelligt. Nogle institutioner forventer, at det vil blive ressourcebesparende mens andre institutioner forventer at det samlet set vil kræve en ekstra ressourceindsats. Det er Capacents vurdering, at den decentrale model på sygdomsrefusionsområdet ikke vil give øgede administrative opgaver, da der gennem interviewene er givet udtryk for, at der anvendes uforholdsmæssig mange ressourcer på at styre og kontrollere refusioner. Sparede ressourcer ved den centrale enhed Med hensyn til samling af kontering og bogføring er det vurderingen, at løsningen vil være en effektivisering for de enkelte magistratsafdelinger, da de ikke længere skal lave bogføring af refusionerne. Afhængig af funktionaliteten i den automatiske udkontering kan dette omvendt medføre en større ressourceforbrug i den centrale enhed. En central enhed i kommunen, hvor man skal holde sig opdateret på barselregler vurderes, at kunne spare ressourcer ved mindre koordination mellem medarbejder, leder og personaleområdet. I dag kan medarbejdere der skal på barsel ifølge det oplyste blive henvist til rådgivning af regler hos Lønhuset, sygedagpengeafdeling eller magistratsafdelingen personalekontor, hvilket giver uhensigtsmæssige arbejdsgange, større koordinationsarbejde og dobbeltarbejde. Omvendt vil der skulle overføres ressourcer til en central enhed, hvor kompetencen vil ligge i den centrale model. 3 De rent juridiske forhold i forhold til evt. udlicitering af refusionsopgaven har ikke været analyseret. 27
Begge modeller vil medfører en række implementeringsmæssige omkostninger ved at designe, teste og undervise medarbejdere i de nye arbejdsgange. Styringskapabilitet. Bedre mulighed for decentral controlling En decentral model med mulighed for at se status på refusionssag, disponeringsmuligheder i Opus og automatisk beregning af refusionsbeløb vil give institutionerne bedre styringsredskaber til egen controlling af om refusionsanmodningen behandles samt at anmodet refusion konteres på institutionens konto. Bedre styringsmuligheder vil ligeledes give institutionerne større sikkerhed for deres budget og dermed en bedre udnyttelse af de tilgængelige ressourcer til gavn for brugere og borgere. Bedre mulighed for central controlling En anden vigtig faktor i forhold til placering af opgaven er spørgsmålet om de nødvendige kompetencer. I en central enhed vil de nødvendige kompetencer i forbindelse med håndtering af refusion omfatte; ekspertviden om de forskellige regler på refusionsområdet herunder barsels- og sygedagpengeregler, lønkompetencer og regnskabsmæssige kompetencer, herunder controlling. Således vil der i den centrale enhed være fokus på en samlet opfølgning/controlling i forhold til at Århus Kommune samlet set får de refusioner der er ret til, herunder om der mistes refusioner evt. på baggrund af for sent indberettede refusionsanmodninger mv. 4.2 Sammenfatning Både den centrale model og den decentrale model med en central support enhed giver en række fordele i kraft af ny it-understøttese, herunder primært elektronisk registrering af fravær samt automatisk anmodning om refusion via NemRefusion. Begge modeller vil således kunne forbedre arbejdsgange og it samt sikre mere effektive arbejdsgange og en bedre styring, men på forskellig vis. En central model, hvor hovedparten af opgaverne placeres i en central enhed vil efter vores vurdering ikke være hensigtsmæssig i forhold til håndtering af sygdomsrefusion. Da kendskabet til fraværet ligger decentralt i forvejen og der automatisk kan ske en anmodning af refusion på baggrund af fraværsregistrering (via NemRefusion) ligger opgaven mest hensigtsmæssigt decentralt. Den decentrale model vil således give de mest optimale og mest effektive arbejdsgange. 28
På den anden side vil en central model være mere hensigtsmæssig i forhold til håndtering af barselsrefusion primært fordi dette område er mere komplekst for institutionerne at håndtere og fordi opgaven her typisk forekommer sjældnere end sygdomsrefusion. Det er Capacents vurderingen at en kombination af en central model og en decentral model suppleret med en central supportenhed vil medfører en reduktion af ressourceforbruget til at løse opgaven. Således vil de ressource der ligger i magistratsafdelingerne forsvinde. Herudover vil der i Lønhuset og MTM kunne reduceres betydeligt som følge af bortfald af manuelle registreringer og rutiner herunder registrering i fraværssystem, udsendelse af breve samt opfølgning på refusionsanmeldelser. Endvidere vil det betyde højere kvalitet i indberetning og dermed færre fejl og mindre kommunikation med institutioner. Den konkrete besparelse er svær at opgøre på det foreliggende grundlag. Erhvervs- og selskabsstyrelse forventer en tidsbesparelse på ca. 25 minutter per blanket for virksomheder der anvender NemRefusion hertil kommer porto besparelser (Erhvervs- og selskabsstyrelse, Gengivet i Kombit materiale fra Digitaliseringmesse 2009). På den anden side vil den centrale supportenhed samt den centrale model med håndtering af barselsrefusioner betyde at der skal afsættes ressourcer til denne opgave centralt. Det vurderes, at dette arbejde til gengæld vil medfører et mindre ressourceforbrug til opgaven decentralt. 29
5. Forslag til fremtidig model I dette kapitel gennemgås den foreslåede fremtidige model og det underliggende opgavesplit indenfor de fire refusionstyper med henblik på at sikre en mere standardiseret og ensartet model for håndtering af refusioner i Århus Kommune. På baggrund af analysen ovenfor anbefales det, at kombinere elementer fra de to modeller ovenfor. I forhold til håndtering af sygdomsrefusion anbefales det at anvende den decentrale model, mens det for håndtering af barselsrefusion anbefales at anvende en mere central model. For begge modeller gælder dog en anbefaling om at styrke en central enhed i forhold til rådgivning, support og overordnet styring af refusioner i Århus Kommune. Decentral model i forhold til sygedagpengerefusioner Central enhed til varetagelse af support og controlling 5.1 Forslag til håndtering af sygdomsrefusion I forhold til håndtering af sygedagpengeområdet anbefales det, at implementere en decentral model, hvor ansvaret for anmeldelse af refusion fremover placeres på den budgetansvarlige institution. Denne model understøttes af NemRefusion som gør at alle workflow; overholdelse af tidsfrister, anmeldelse og udkontering er digitaliserede og automatisk kører mellem den lønbærende enhed (institutionen) og udbetalingsenheden (sygedagpengeafdeling i bopælskommunen). For at støtte op om denne decentrale model foreslås det endvidere, at ansvaret for support i relation til anmeldelse af refusioner, udarbejdelse af vejledninger, opsamling af erfaringer, uddannelse samt overordnet controlling på området placeres i en central enhed. Modellen indebærer endvidere, at alt data fremover fødes ved kilden, dvs. at alt fravær fremover indberettes elektronisk i enten vagtplan eller Opus fravær. 30
Nedenfor er beskrevet det overordnede opgavesplit og opgavefordeling i denne model. I beskrivelser sondres der ikke mellem anmeldelse af sygdom og anmeldelse af refusion. Opgavesplit Anmeld sygdom Institution Central enhed Løn leverandør Medarbejder melder sig syg Indberettes i Vagtplan eller Opus fravær Anmeldelse af sygdom (Elektronisk overførsel af data til Nemrefusions venteregister) På baggrund af advis fra Nemrefusion behandles og signeres indberetning Modtager kvittering og behandler evt. fejlliste Underretningsbrev til borgeren Overvågning af status/advis er via Nemrefusion Alle fraværsdata skal registreres elektronisk Anmeldelse af refusion placeres decentralt Eventuelt behandling af fejlliste En vigtig ændring i den foreslåede fremtidige model bliver kravet om, at alle fraværsdata skal registreres elektronisk. Det nye fraværsmodul i Opus giver mulighed for at indberette via et faneblad i den allerede anvendte personaleportal decentralt. De institutioner der således indsender papirblanketter vil fremover skulle registrere fravær elektronisk. På denne måde vil anmeldelse af sygdom til bopælskommunen ske automatisk via snitflade fra fraværssystemet til Nemrefusion. På sigt vil indberetning af fravær også kunne ske fra den enkelte medarbejder med godkendelsesworkflow til lederen. Fremover vil ansvaret for anmeldelse af refusion også placeres decentralt. Hvis NemRefusion anvendes som forudsat beskrevet i afsnit 3.1 vil institutionens opgave bestå i at signere refusionsanmeldelsen overfor bopælskommunen på baggrund af advis fra NemRefusion. Herefter vil der automatisk udsendes et underretningsbrev fra bopælskommunen om at medarbejderen skal rette henvendelse, hvis medarbejderen er uenige i de oplysninger der står i brevet. Der kan være tale om at institutionen skal behandle evt. fejlliste fra Nem- Refusion, hvis der er fejl i de indberettede data. Hvorvidt dette kan ske via Virksomhedsservice eller om institutionen skal gå ind via Virksomhedsdialog er ikke fuldt afklaret og vil sandsynligvis afhænge af den snitflademodel der bliver tilgængelig. Det er dog forudsat i denne model, at dette kan ske via den nuværende kendte brugergrænseflade (Portalen). Dette bør dog afklares og testes inden evt. udrulning. Mulighed for at se status på refusionssag Institutionen får via Virksomhedsservice mulighed for løbende at status refusionssag per cpr. nr. 31
Afslut refusion og support Institution Central enhed Løn leverandør Raskmelding via vagtplan eller Opus Fravær Automatisk udkontering (herunder håndtering af finansiel indbetaling til Nemkonto) Kontrol med udkonterede refusioner Central controlling i forhold til Århus Kommunes samlede refusionsområde Support i forbindelse med sygedagpengerefusioner Kontakt til sygedagpengeafd. ved komplicerede sager Udarbejdelse af vejledninger m.v. Automatisk udkontering af refusion Adskillelse af finansiel controlling og øvrige opgaver i forbindelse med refusion Eet uafklaret spørgsmål i forhold til NemRefusion er hvorvidt der kan ske automatisk udkontering af anmeldte refusionsbeløb. I denne ideelle situtation vil der via NemRefusion ske en genkendelse af den organisatoriske enhed i Århus Kommune som har anmodet om refusionen. Når refusionsbeløbet indbetales på Århus Kommunes NemKonto sker der automatisk en kobling af det anmodede refusionsbeløb med det indbetalte beløb i Opus. Ved match mellem de to beløb vil der kunne ske en automatisk udligning og udkontering til den pågældende institution. Ved manglende match vil indbetalingen skulle behandles manuelt. Eet centralt spørgsmål i denne forbindelse er hvorvidt den finansielle controlling med fordel alene kan foretages i den centrale enhed og således adskilles fra de øvrige opgaver forbundet med refusionindhentning. Det vil sige, at de rent finansielle transaktioner mellem Århus Kommune og de relevante bopælskommuner, vil være uvedkommende for de budgetansvarlige institutioner. I denne situation vil institutionerne, når de har anmeldt refusion rettidigt og korrekt, få de forventede refusionsindtægter til disposition i Opus. Herved vil institutionerne med det samme få refusionsmidler til rådighed. Efterfølgende vil den centrale enhed foretage controlling på om pengene kommer retur. Ved eventuelle tabte refusionsbeløb/fejl sager vil dette skulle dækkes centralt. Én sådan model anvendes i forbindelse med barselsrefusioner og puljer i BUF i Københavns Kommune i dag. Det er Capacents vurdering, at en sådan model vil indebærer en række fordele både decentralt og centralt. Decentralt vil det betyde større viden og sikkerhed for refusionsbeløb, centralt vil det betyde enklere afstemning af de finansielle transaktioner. Forudsætningerne herfor er dog dels, at de nødvendige it-mæssige funktionaliteter er tilstede og fungerer i Opus Løn og dels at omfanget af fejlsager ikke er stort, herunder at institutioner ikke kan få refusionsbeløb stillet til rådighed på baggrund af refusionsanmeldelser på raskmeldte medarbejdere. 32
Disponering af forventede refusioner I forhold til institutionernes styringsmæssige muligheder bør der under alle omstændigheder etableres mulighed for, at disponere forventede refusionsindtægter i Opus på baggrund af automatisk beregning af forventet refusionsbeløb i Opus Løn. Eet andet vigtigt spørgsmål i denne forbindelse er den hensigtsmæssige placering af controlling opgaven i den centrale enhed. Controlling opgaven fordre typisk nogle andre kompetencer end eksempelvis håndtering af barsels- og andre refusionsregler i forhold til lønområdet. Der kan således blive behov for at adskille de to opgavetyper. Midlertidig løsning Indtil den digitaliserede løsning er på plads anbefales det at effektivisere den nuværende proces ved at samle konterings- og bogføringsopgaven i den centrale enhed. Udgangspunktet er således, at pengene fra bopælskommunen går ind på Århus Kommunes Nemkonto 4. Den centrale enhed foretager herefter på baggrund af oplysninger fra NemRefusion de nødvendige konteringsmæssige, bogføringsmæssige og afstemningsmæssige opgaver. Det vurderes således, at kontering, bogføring og afstemning af dagpengerefusionsindtægterne mest hensigtsmæssigt laves i én arbejdsgang. På den korte bane indtil den automatiske udkontering er på plads kan forskellige løsningsmodeller overvejes. Hvorvidt refusioner i denne situation mest hensigtsmæssig skal udkonteres via lønsystemet eller via økonomisystemet afhænger dels af muligheder i den nye lønberegner og de styringsmæssige retningslinjer i Århus Kommune. Af hensyn til en ensartet praksis er det dog vigtigt at der etableres en konteringspraksis som er standardiseret på tværs af de forskellige magistratsafdelinger og de forskellige refusionstyper. Dog kan det være nødvendig med andre løsninger i forhold til fleksjobrefusion jf. nedenfor. Den centrale enheds opgaver Institutionerne har med den nuværende decentralisering af budgetansvaret naturlige incitamenter til at varetage opgaven omkring anmeldelse af refusioner. Der er dog stadig behov for en central enhed der dels får ansvar for at vejlede og rådgive omkring indhentning af refusion, herunder at håndtere de tunge sager overfor bopælskommunen. Dels får til opgave at overvåge og udføre controlling på om Århus Kommune får indhentet de nødvendige refusioner. Igennem analysen er der blevet peget på den tætte sammenhæng mellem fraværsregistrering/refusionsanmodning og sygefraværsopfølgning og gældende HR-politikker på området. Eksempelvis eksisterer i MTM et tæt samarbejde mellem refusionsmedarbejder og personalekonsulenter, hvis der på baggrund af de indkomne data ses et usædvanligt sygefravær som lederen ikke har reageret på. Derfor er det vigtigt i forbindelse med en fremtidig model, at være opmærksom på, at ledelsesinformationen om- 4 Det forudsættes således, at der fremover kun opereres med én Nemkonto i Århus Kommune, hvilket vil gøre den nuværende afstemnningsopgave enklere. 33
kring sygefravær fungere optimalt i forhold til at sikre opfølgning på og afholdelse af sygefraværssamtaler. Fremtidig proces for sygdomsrefusion Forenklet set kan den fremtidig proces for håndtering af sygdagpengerefusion se ud som illustreret nedenfor: Sygdomsrefusion Fremtidig model (Ved registrering i Opus fravær) NemRefusion Central enhed Institution Medarbejder Sygemelding registreres i Opus Godkendelse af sygemelding via workflow Medarbejder fortsat syg Ja Sygefravær sdata venter nej Raskmelding registreres i Opus Modtager advis om anmodning om refusion Anmodning om refusion (signering) Validering Behandling af fejlliste Ja Fejl Nej Kontrollere modtaget refusion Automatisk disponering af refusionsbeløb i Opus Aflevering af data til bopælskom mune Modtager og kontrollere indbetalinger (automatisk match) Modtager data fra bopælskom mune Central model i forhold til barselsrefusioner 5.2 Forslag til håndtering af barselsrefusion På grund af barselsprocessen og barselsreglernes kompleksitet og den forholdsvis lave frekvens af barselssager per decentrale enhed er implementeringen af en mere decentral model mere risikobetonet end ved sygedagpengerefusion. Derfor anbefales det at anmeldelse af refusion sikres og styres af en central enhed indtil der kan laves en mere konkret og detaljeret vurdering af hvor enkel og godt denne proces understøttes af NemRefusion. Erfaringer fra BUF i Københavns Kommune på dette område samt nogle institutionernes egen bekymring for at håndtere dette område taler for en mere central model når det handler om håndtering af barselsrefusion. Behov for centralt kompetenccenter Endvidere peges der fra flere af de involverede i undersøgelse på et behov for et centralt kompetencecenter som kan rådgive om barselsregler og sikre en standardisering af de regler der anvendes i Århus Kommune, herunder politik for træk i løn ved opgivelse af urigtige oplysninger. 34
Opgavesplit I den anbefalede model fastholdes oprettelse og registrering af barsel decentralt på ansættelsesstedet med et par justeringer. Opret barsel Institution Central enhed Lønleveran dør Medarbejder melder graviditet til leder Forventet fødsel indberettes i Vagtplan eller Opus fravær Central enhed sender barselsbrev og skema til medarbejderen Fødsel Medarbejder sender endelig barselsaftale til central enhed. (senest 8 uger efter fødsel) Justere forventet fødsel til faktisk fødsel i Vagtplan eller Opus fravær. Sender kopi af endelig barselsaftale til Lønhuset. Lønsagsbehandling. Elektronisk registrering af barsel Barselsaftale indgås med central enhed Som ved sygedagpengerefusion anbefales også i denne model en decentral elektronisk registrering af barsel,. Vandrejournal som i dag anvendes som blanket for oprettelse af barsel i Lønhuset erstattes således af elektroniske registrering i enten Vagtplan eller Opus Fravær. Det forudsættes i denne model, at det nemt kan udsøges i det nye fraværssystem eller via virksomhedsservice, hvilke barsler der indberettes, så den centrale enhed kan følge op herpå. På baggrund af de elektroniske registreringer af barslen udsender den centrale enhed barselsbrev til medarbejderen og rådgive denne omkring barselsregler. Det er således med den centrale enhed at barselsaftalen indgås. Der kan være situationer, hvor den decentrale enhed skal ind over barselsaftalen, da der kan være aftalemæssige forhold som har stor betydning for tilrettelæggelse og planlægningen af arbejde og ressourcer på ansættelsesstedet. Dette kan eksempelvis omhandle; afholdelse af restferie, omsorgsdage og drypvis forældreorlov m.m. Endvidere vil der være mulighed for, at trække på ekspertise fra en central enhed, så det sikres at barsel bliver registreret rigtigt i vagtplan eller Opus fravær. 35
Anmeld barselsrefusion Institution Central enhed Lønleverandør 1. Anmeldelse af barsel (Elektronisk overførsel af data til Nemrefusions venteregister) 2. Automatisk underretningsbrev til borgeren 3. På baggrund af advis fra Nemrefusion behandles og signeres indberetning løbende. 3. Modtager løbende kvittering og behandler evt. fejlliste 4. Ændring af barsel indberettes i Vagtplan eller Opus Fravær. Orientering til Lønhus. 5. Lønsagsbehandling 6. Overvågning af status/advis er via Nemrefusion Anmeldelse af refusion sikres centralt I modsætning til sygdomsrefusion men i overensstemmelse med den nuværende arbejdsdeling sikre den centrale enhed opfølgning på at barselsrefusion anmeldes og sikre at oplysningerne er korrekte. På sigt vil denne opgave muligvis kunne decentraliseres som ved sygdomsrefusion, hvis det vurderes at opgaven ligeså nemt kan håndteres af den decentrale institution via NemRefusion. Håndtering af indbetalinger og den finansielle controlling foreslås foretages som beskrevet under håndtering af sygedagpengerefusion. Fremtidig proces for barselsrefusion Forenklet set kan den fremtidige model illustereres som nedenfor: Håndtering af barselsrefusion Fremtidig model NemRefusion Central enhed Institution Medarbejder Barsel registreres i Opus Godkendelse af barselmelding via workflow Sender barsels/ bekræfteslesbrev til medarbejderen Indsender barselsskema senest 8 uger efter fødsel Opdatere oplysninger i Opus/Vagtplan Barsels data venter Orienterer lønleverandør Validering Behandling af fejlliste Ja Fejl Nej Kontrollere modtaget refusion Automatisk disponering af refusionsbeløb i Opus Aflevering af data til bopælskom mune Modtager og kontrollere indbetalinger (automatisk match) Modtager data fra bopælskom mune 36
5.3 Forslag til håndtering af fleksjobrefusion Fleksjobrefusion berøres ikke som de to ovennævnte refusionstyper af NemRefusion. De tre store udfordringer i processen er beregning af refusionsbeløb, udkontering af refusionsbeløb samt sen modtagelse af refusionsbeløb for de decentrale enheder. Central model i forhold til fleksjobrefusion I forhold til en fremtidig model for håndtering af fleksjobrefusion anbefales at den centrale model fastholdes jf. opgavesplit nedenfor. Institution Magistratsafd. Løn leverandør Ansættelse af person i fleksjob Personsag oprettes med nødvendige oplysninger om refusionsbærende elementer Udtræk af oplysninger fra Lønsystem kvartalsvis (lønrapport) Lønrapport sendes elektronisk til bopælskommune/indberettes i refusionsanmodningsregneark sammen med elektronisk posteringsbilag (FV 50) Udkontering af refusioner Finansiel controlling Vejledning/support Det er vurderingen at der foretages forholdsvis små justeringer i forhold til at optimere den nuværende model. Nye muligheder i den Nye Lønberegner Den Nye lønberegner giver sandsynligvis bedre muligheder for at designe rapporter som kan forenkle beregning af refusionsopgaven i Lønhuset. Således viste besøg i Region Sjælland, at der kan defineres rapporter i den nye lønberegner som kan anvendes til beregning af fleksjobrefusion uden at dette dog gør beregningen automatisk. Optimalt set burde der designes en elektronisk rapport, der indeholder de lønelementer der er omfattet af refusion og antallet af sygedage på personniveau. Rapporten (resultaterne) burde herefter kunne flettes ind i standardardblanketter, der kunne anvendes til anmodning og fleksjobrefusion. Dette scenarie er dog ikke muligt pt. Det er vurderingen at den nye lønberegner kan spare tid for Lønhuset ved beregning af refusioner. Grundlaget for fleksjobrefusion beregnes manuelt i dag, da lønoplysninger ligger adskilt fra fraværsoplysninger. Den manuelle beregning og koblingen af løn- og fraværsoplysninger er ressourcekrævende samtidig med at der er risiko for fejl i processen. Med den nye lønberegner vil lønoplysninger integreres med fravær, hvilket betyder at det fremover vil være muligt trække oplysninger nemmere i systemet. 37
Brug af elektronisk internt bilag hvor bopælskommune er Århus Kommune I kommunikationen mellem Jobcenter og Lønhus kræves i dag udskrift af lønsedler som dokumentation for fleksjobrefusionsanmodning. Pt. ligger der ikke en digitalt understøttet løsning på denne udfordring. I samarbejde med Jobcenteret bør der dog afklares muligheder for en mere elektronisk understøttet dokumentation. Samtidig foreslås det at erstatte det interne papirbårne mellemregningsbilag mellem Århus Kommunes Jobcenter og Lønhus med elektroniske bilag i Opus (FV50). Som tidligere nævnt er det vurderingen at kontering og bogføring bør foretages i en og samme proces, hvorfor det anbefales at samle denne opgave i Lønhuset. Endelig anbefales det at der udarbejdes bedre vejledninger samt at vejledningspligten centraliseres, således at det er entydigt hvem der skal kontaktes ved spørgsmål om lovfortolkning og afklaring af fleksjobløn og refusion herfor (eksempelvis hvilke lønelementer der kan søges refusion på). 5.4 Forslag til håndtering af AER-refusion AER berøres som fleksjobrefusion ikke af NemRefusion. De store udfordringer i processen omhandler dels håndtering og kontering af indbetalinger fra ATP samt central sikring af, at Århus Kommune får de refusionsbeløb kommunen er berettiget til. Undervejs i analyseprocessen har ATP ændret procedure for hvordan AER-refusion udbetales. I det følgende beskrives forlag til Århus Kommunes fremtidige håndtering af Arbejdsgivernes Elevrefusion (AER), lønrefusion. Forslaget dækker ikke lønrefusion af kommunens voksenelever. Institution Central enhed Udenfor kommunen Uddannelsesaftale (påføres SE-nummer) Magistratsafdelingen/institutionen udfærdiger elevens uddannelsesaftale og påføre korrekt SE-nummer i feltet SE-nr. til afregning af lønrefusion. Indberetning af elevers skoleophold Skoler indberetter hver 10.uge. Beregning af refusion AER beregner lønrefusion og fremsender brev til kommunen. Godkendelse og kontrol af refusion Person med kendskab til magistratsafdelingen/institutionen logger på AER hjemmeside og kontrollere at elevlister og beløb er korrekt. Udbetaling AER udbetaler lønrefusion NemKonto Refusion er tilgængelig på NemKonto tilhørende korrekt SE-nummer i Århus Kommune. Kontering 38
Generelt udbetaltes AER lønrefusion automatisk på baggrund af skolers indberetning af kommunes elevers skoleophold til AER. Skolen skal indberette skoleophold til AER, når eleven er færdig med skoleopholdet eller efter 10 uger, hvis skoleopholdet er mere end 10 uger. AER fremsender orienteringsbreve til kommunen, når de har modtaget indberetninger fra skoler om, at elver har været i skole. Herefter bliver lønrefusionen automatisk udbetalt efter 10 dage. Behov for at udfordre ATP's system Stikprøvekontrol af udbetalinger fra ATP Behov for at forankre viden om AERrefusion centralt Refusionen udbetales automatisk til Århus kkommunes NemKonto eller det på uddannelsesaftalen angivne SE-nummers (Skats regnskabsmæssig opdeling af kommunen) konto. Da Århus Kommune fremover arbejder mod at reducere antallet af NemKonti til én, er der således ikke umiddelbar mulighed for at får dirigeret refusionsbeløbet direkte til den korrekte afdeling. Hvis arbejdsprocesser skal gøres enklere i forbindelse med modtagelse af refusioner fra ATP er der således behov for at udfordre ATP s systemer så de på samme måde som NemRefusion kan være med til at sikre en mere automatiske udkontering af beløb. I den forslåede opgavefordeling foretages en stikprøvekontrol af kommunen for at sikre korrekt udbetaling af refusionen. Stikprøven skal dels sikre at skolerne indberetter rigtige data om elevers tilstedeværelses eller fravær dels at selve AER udbetalingen er korrekt. Stikprøven fortages online på AERs hjemmeside. Udover den ændrede arbejdsprocedure vurderes det endvidere, at der er behov for at forankre AER-refusion i Århus Kommune, således at ansvaret for at vejlede og beskrive procedure for hjemtagning af refusion og controlling herpå placeres ét sted i kommunen. I den nuværende AER refusionsproces går alle beløb ind over Lønhusets Nemkonto, idet det er herfra lønnen udbetales. Der er således i den nye model ikke tale om en væsentlig forenkling af den nuværende proces, da dette i høj grad afhænger af muligheden for automatisk at få beløb dirigeret til det rette budgetansvarlige sted. Århus Kommune skal dog som tidligere ikke involveres efter udfærdigelse af uddannelsesaftale. I stedet er der tale om at sikre viden og ansvar et sted i kommunen. Udbetalingen sker uden online godkendelse automatisk efter 10 dage. I den foreslåede proces er der indført en stikprøvekontrol idet Århus Kommunens erfaring er at der uhyre sjældent er fejl i beregningerne Omstillingsomkostninger vurderes at være minimale i det de grundlæggende arbejdsgange er kendt. Dog må påregnes omkostninger til informationsmateriale eller uddannelse af personale der skal gennemføre stikprøvekontroller. 39
Refusionen og styringen af refusionen sker decentralt da kun hver magistrat/institution har det fulde overblik over elever og udfærdiget uddannelsesaftaler. 40
6. Konklusion Dette kapitel indeholder en konklusion i relation til hvordan Århus Kommune fremover kan håndtere refusioner. 6.1 Anbefaling til ny model Refusionsområdet i Århus Kommune er kendetegnet ved at være baseret på meget forskellige organisatoriske og proceduremæssige løsninger. Det overordnede princip er, at selve sagsbehandlingen er centraliseret i en række forskellige enheder (Lønhuset, MTM eller Borgmesterens Afdeling), mens økonomistyringen og ansvaret for at kontrollere indkomne refusioner er decentraliseret til de budgetansvarlige enheder. Afhængig af magistratsafdeling og refusionstype modtages refusioner enten centralt i magistratsafdelingens økonomifunktion eller mere decentralt i fællesadministrationer (typisk i MTM). Herefter konteres og bogføres de i økonomisystemet på forskellig vis afhængig af det gældende samarbejde mellem den pågældende magistratsafdeling og Lønhuset. Der er således ikke i den nuværende model én central enhed der håndtere og rådgiver om alle typer af refusioner i Århus Kommune. Det er Capacents vurdering på baggrund af analysen, at den fremtidige model for håndtering af refusioner bør udformes så den i højere grad baseres på en decentralisering af håndtering af sygedagpengerefusioner og en centralisering af håndtering af barselsrefusioner kombineret med etablering/styrkelse af en fælles central enhed for hele kommunen, som kan sikre standardiserede vejledninger, regler og support til de decentrale enheder. En sådan model vil give en langt større gennemsigtighed i processen og dermed spare ressourcer samtidig med at der kan opnås større sikkerhed og kvalitet i hjemtagning af refusioner. En vigtig forudsætning for disse anbefalinger er dog, at NemRefusions løsningen kan anvendes som antaget i dette notat. 41
En af konsekvenserne ved denne model er at magistratsafdelingernes økonomiafdelingers rolle i refusionsprocessen nedtones til fordel for styrkelsen af den centrale enhed. Nedenfor beskrives kort og overordnet hvordan de tre vigtigste refusionstyper håndteres i modellen. Sygedagpenge Hjemtagelse af sygedagpenge er i dag afhængig af en korrekt decentral indberetning af fravær i en række forskellige it-baserede og manuelle systemer. Det er de decentrale institutioner, der fuldt ud har ansvaret for disse indberetninger og de deraf følgende mangler på refusionssiden. Dette vil også være gældende i den nye model, mens der bør ske en indsnævring af de systemer, der anvendes til registrering af fravær til vagtplan og Opus fravær. Endvidere foreslås, at institutionerne fremover også får ansvaret for anmodning af refusion overfor bopælskommunen, da denne del ved brugen af NemRefusion bliver digitalt understøttet på baggrund af det registrerede fravær. Med hensyn til håndtering af indbetalinger anbefales det at adskille den finansielle kontrol med indbetalinger fra øvrige opgaver i forbindelse med refusionsopgaven. Således vil en central enhed få ansvaret for at sikre kontrol og afstemning af indbetalinger fra sygedagpengekontorer med refusionsanmodninger, mens institutioner får disponerede refusionsbeløb ved anmeldelse af refusion. Barselsdagpenge Fremadrettet anbefales det i højere grad at centralisere en række opgaver i forbindelse med håndtering af barselsrefusion. Således anbefales det at barselsaftale fremadrettet indgås med den centrale enhed og anmodning om refusion styres herfra. Fleksjob Hele håndteringen af flexjob, herunder rådgivning og kontrol af de indkomne refusioner håndteres centralt i Lønhuset, som i dag. Derved bevares viden om området ét sted i Århus Kommune, ligesom det giver det nødvendige overblik over antallet af fleksjob og mængden af den samlede refusion. Ved udbud af lønopgaven kan der være behov for at den centrale enhed løbende sikrer denne rådgivning og kontrol, mens selve beregning og anmeldelse af kravet håndteres af lønleverandøren. Central enhed Som nævnt ovenfor anbefales det at sammensætte en central barsels- og refusionsenhed, som håndterer og rådgiver om alle refusionstyper: 42
Barsel (selve barselsagsbehandlingen, barselsdagpenge og evt. barselsordningen i Århus Kommune) Sygedagpenge Flexjob og øvrige refusioner Hvorvidt denne enhed skal placeres som en enhed i Lønhuset eller en enhed eksempelvis i Borgmesterens Afdeling afhænger primært af om de opgaver der besluttes at placeres i en sådan enhed fremadrettet hensigtsmæssigt vil kunne udbydes. 6.2 Effekter ved en ny model Den nye model vil indebære en række forbedringer på en række områder. Det vurderes således, at der vil være følgende positive effekter ved at anvende NemRefusion og den nye model, herunder: Bedre gennemskuelighed i processen Bedre dokumentation af anmeldt refusion Færre manuelle blanketter mellem arbejdsgiver, medarbejder og sygedagpengekontor med dermed færre portoudgifter og færre ressourcer til opfølgning på manglende underskrifter Færre ressourcer i forbindelse med videresendelse af blanketter og registreringer i fraværssystem i Lønhus, MTM og Borgmesterens Afdeling Ressourcebesparelse ved mindre koordination mellem medarbejder, leder og personaleområdet. Kun et sted i kommunen, hvor man skal holde sig opdateret på barselsregler. Ressourcebesparelse ved enklere bogføring af refusioner Højere grad af standardisering af blanketter og politiker i forhold til Århus Kommunes medarbejdere. I dag anvendes der på tværs af magistratsafdelinger en lang række forskellige blanketter, breve og vejledninger til eksempelvis indberetning af barsel, barselsbreve (regler og advisering om træk i løn)m.m. Brugen af NemRefusion samt etablering af en central enhed der kan rådgive om regler og sikre ensartede barselsbreve vil medvirke til en højere grad af standardisering og effektivisering af arbejdsgang samtidig med at det vil betyde en ensartet behandling af medarbejdere på tværs af Århus Kommune En decentral model med mulighed for at se status på refusionssag, disponeringsmuligheder i Opus og automatisk beregning af refusionsbeløb vil give institutionerne en bedre styringsredskaber til opfølgningen. 43
Bedre styringsmuligheder vil ligeledes give institutionerne større sikkerhed for deres budget og dermed en bedre udnyttelse af de tilgængelige ressourcer til gavn for brugere og borgere. Omvendt vil den nye model betyde en række udgifter og risici ved implementering af den nye model, herunder: Implementeringsmæssige omkostninger i forbindelse med præcis definition af opgaver, projektplanlægning og implementering, uddannelse af medarbejdere, it-mæssige ændringer m.m. Kan give mindre nærhed for nogle institutioner (især MTM) til den centrale support, hvilket kan føre til opbygning af dobbeltfunktioner lokalt. Afledte konsekvenser i forhold til nuværende it-understøttelse eksempelvis brug af HR-system i MTM og flekssystem i BA. Kan medføre produktivitetsfald og tab af refusioner i en overgangsperiode Kan føre til manglende organisatorisk opbakning For at imødegå en række af disse risici er det Capacents vurdering, at den nye model implementeres pilotvis, således at der kan høstes de nødvendige erfaringer inden modellen udrulles til hele Århus Kommune. Endvidere kan det blive nødvendigt at afsætte ekstra ressourcer i en overgangsperiode for at sikre tilstrækkelig support og kontrol på korrekt indhentning af refusioner. 44
7. Bilag 1. Nuværende processer Det skal bemærkes at de nuværende processer er beskrevet som en typisk proces og de forskellige variationer mellem magistratsafdelinger ikke er medtaget. 7.1 Sygedagpengerefusion Sygedagpengerefusion indeholder registrering af langtidssygdom og indhentning af refusion. Der er fokus på de dele, der er i forhold til sygdomsrefusion, og delt op i tre processer: 1. Anmeldelse af sygdom, 2. Anmodning om refusion, 3. Håndtering af refusionsindbetalinger. Nedenfor gennemgås kort de tre delprocesser. Indberetning og anmeldelse af fravær Sygdomsrefusion Anmeld sygdom Lønhuset, TM eller Bopælskommune Medarbejder Institution BA Sygemelding 1. Registrering af fravær (vagtplan, blanket, HR system, fravær, flekssystem) 3. Ajourføring fraværssystem/ indberetning af fravær Efter 21 dage ved sygdom, Eller første dag ved Nedsat tjeneste, 56, GG, Fleksjob og 8 ugers regel 2. Registrering af refusionsberettig et i regneark 4. Advisliste samt DP 201 modtages 6. Registrering i fravær 7. 5. Data DP201 sendes til korrekt? medarbejder (MTM og BA) Sag afsluttes 8. Underskriver og returnere 7. Scannes 8. og sendes Original DP til DPkontor 201 sendes (lønhus) (MTM og BA) Dagpengeskema 9. Modtager 10. BA & DP201 Medarbejder MTM: retur fortsat syg Registrer underskr i fravær evet Refusion modtages MTM og BA 8. Modtag og behandl dagpenge-skema 45
En sygdomsmelding starter ved, at en medarbejder melder sig syg. Herefter registreres sygemeldingen i forskellige systemer og på forskellige vis afhængig af den pågældende afdeling. Er indberetningen elektronisk som eksempelvis ved registrering i vagtplan i MSO sker der automatisk opdatering af Århus Kommunes fraværssystem. Hvis ikke der sker elektronisk indberetning af fravær sendes en papirblanket (eksempelvis i MBU) med fravær til Lønhuset som foretager indberetning i fraværssystemet. Advislister og dagpengeskemaer udskrives typisk efter 21 dages fravær (samt ved 56, nynsat og fleksjob fra dag 1) hos KMD og sendes til Århus Kommune. Her har Lønhuset, BA og MTM en uge til fraværet skal være anmeldt. Af denne grund faxes eller sendes kopi af dagpengeskema (dp201) til bopælskommune uden underskrift fra medarbejderen. Denne indhentes efterfølgende. Dagpenge skemaet videresendes til medarbejderen. Hvis dagpenge kontoret ikke modtager dagpengeskema underskrevet fra medarbejderen modtager Lønhuset og BA/MTM en skrivelse. Institutionen informeres i nogle tilfældes om denne skrivelse. Hvis lederne underrettes om manglende medarbejderunderskrift, indeholder underretningen endvidere spørgsmål om lederen ønsker løntræk i medarbejderens løn. I så fald skal brevet returneres. Som sagt er det forskelligt i hvilket omfang denne orientering finder sted og om muligheden for løntræk anvendes. Refusionsanmodning 46
Refusionsanmodningsblanket (dp 202) modtages fra KMD og udsendes til Lønmodtageren med frankeret svarkurvert og standardbrev fra Lønhuset, MTM eller Borgmesterens Afdeling. Dette registreres i fraværssystemet. Hvis det udsendte skema ikke modtages inden 15 dage sendes rykkerbrev til lønmodtageren. Når refusionsanmodningsskemaet er kommet retur med underskrift fra lønmodtager registreres anmodningen i fraværssystemet. Fraværssystemet beregner ikke det ansøgte refusionsbeløb. Herefter videresendes skemaet til bopælskommunens sygedagepengeafdeling. Institutionen informeres i nogle tilfældes hvis medarbejderen ikke returnerer dagpengeskemaet. Håndtering af indbetalinger Refusionsindbetalinger Håndter indbetalinger Instituion Borgmesterens afd. Magistratsafdeling Lønhuset Indbetalings bilag fra Godkendt bopælskom refusion mune Udbetali ngsbilag DP133 2. Indberetning i fraværssystem (dp periode) 1. Modtager indbetaling og omkonterer refusionsbeløb (bank til mr) 1. Modtager indbetaling og omkonterer refusionsbeløb til magistratsafd. 3. Kontrollere at ansøgt refusion er modtaget og registrerer i fravær 4. Udarbejdelse af konteringsspecifik ation (indtægtsbilag, versurbilag) (ikke MTM) 5. Bilag klar? Indbetalings bilag 6. Konteringsbilag modtages 7. Bilag bogføres i Opus 10. Refusionsbeløb modtages 8. Er alle beløb på mr bogført? Regneark 11. Kontrollere at ansøgt refusion er modtaget 13. Rykker modtages og behandles Sag Afsluttes i fravær 9. Lønhus rykkes 12. Lønhus og magistratsafdelin g rykkes På et tidspunkt udmønter refusionsudbetaleren den ansøgte refusion, som indbetales på magistratafdelingens eller forvaltningens Nemkonto. For kunder i Lønhuset omkonterer magistratsafdelingerne beløbene på en mellemregningskonto. Lønhuset og MTM/BA modtager udbetalingsspecifikation fra bopælskommunen der indeholder hvilke lønmodtagere der er modtaget refusion for, samt hvor meget og for hvilken periode. Lønhuset og MTM/BA registrerer i fraværssystemet dato er og refusionsbeløb. Dette fungerer som afstemning af anmodet refusionsperiode i forhold hjemtaget refusionsperiode. Der afstemmes således ikke på beløb. Lønhuset foretager på forskellige vis afhængig af magistratsafdeling konteringsspecifikation manuelt på udbetalingsspecifikationerne fra bopælskommunen, dvs. at der for hver person undersøges hvilket omkostningssted i kommunen der skal have pengene. Udbetalingsspecifikationerne cir- 47
kulerer blandt de forskellige lønkonsulenter som foretager kontering på baggrund af opslag i en liste. Konteringsspecifikationen sendes til magistratsafdelingen som foretager bogføring af de indkomne refusioner. Her foretages endvidere afstemning af indbetalte beløb fra refusionsudbetaler og specifikationsliste fra Lønhuset. Ved uoverensstemmelse rykkes Lønhuset, endvidere rykkes også fra de budgetansvarlige enheder. Til at understøtte registrering af sygdom og indhentning af refusion benyttes en række systemer. Borgmesterens afdeling anvender et flekssystem, Lønhuset benytter fraværssystemet ligesom et antal decentrale enheder, MSO benytter vagtplan og MTM benytter HR-systemet. Fælles er dog at alle fraværsregistreringer på den ene eller anden måde samles i Århus Kommunes Fraværssystem. 7.2 Barselsrefusion Barselsrefusion er en kompleks proces der varetages på forskellig vis afhængig af magistratsafdeling og it-understøttelse. Den er endvidere kendtegnet ved at have en lavere frekvens end sygdomsrefusion. Processen er opdelt i to delprocesser 1) opret barsel og 2) anmeld refusion. Indbetalinger i forhold til barsel håndteres som ovenfor ved sygdomsrefusion hvorfor denne ikke er beskrevet her. Opret barsel Barselsrefusion Opret barsel Før barsel Afholdelse af barsel Institution Anmelder graviditet 1. Modtager vandrejournal 2. Registrere fravær i vagtplan og regneark 6. Indgår barselsaftale Brev om Lønhuset, MTM eller BA 2. Kopi af vandrejournal modtages og journaliseres 3. Ajourføring/ registrerer forventet fødsel i fraværssystem 3. Automatisk ajourføring/ i fraværssystem ønsker 7. Modtager barselsaftale (PA 120/skema) 8. Reg. I fravær samt lønsagsbehandlin g Bopælskommune Institution 4. Modtager barselsbrev samt skema til underskrift. (PA 120 eget skema, MTM) 1 Går på barsel 4. Modtager barselsbrev samt skema til underskrift. 5 Fødsel 48
Et barselsforløb starter med, at medarbejderen informerer sin leder om sin graviditet eller et ønske om at afholde orlov i forbindelse med barsel. Medarbejderens vandrejournal modtages af ansættelsesstedet som videresender kopi til Lønhuset, MTM eller BA, som registrerer forventet barsel i fraværssystem. Samtidig udsendes barselsbrev til medarbejderen. Når barselsaftalen er i orden får Lønhuset, MTM/BAen kopi som anvendes til registrering af kommende fravær og til lønsagsbehandling (hvornår medarbejderen skal ind og ud af løn) Anmeld og anmod om refusion Barselsrefusion anmeld refusion Lønhuset, MTM Bopælskommune Medarbejder Institution eller BA 1.. Modtager DP 401 (4 uger før fødsel) 2. Underskriver DP 401 3. Registrering i fravær 4. Behandling af DP 401 5. Modtagelse af accept/afslag 6. Afholdelse/ ændring af barsel 7 Ajourføring fravær samt Lønsagsbehandli ng 8. Løbende udfyldelse af DP 402 9. Behandling af DP 402 10. Løbende modtagelse og behandling af Advislister Refusion 11. Evt. rykkerprocedure. Advis til institutionen. På baggrund af registrering i fraværssystemet kommer anmeldelses skema (dp401) til Lønhuset, MTM/BA. Dette sendes til underskrift hos medarbejderen som returnerer hvorefter den kommende barselsorlov anmeldes hos kommunen for at gøre opmærksom på, at der vil komme en ansøgning om refusion. Dette sker ved at Lønhuset sender dagpengeblanketten kaldet en dp 401 (dagpenge). De nuværende barselsregler giver mulighed for at udarbejde meget forskellige barselsaftaler samt mulighed for at der løbende sker ændringer i aftalen. Der er på baggrund af de mange løbende ændringer behov for tæt 49
opfølgning. Det vil sige, at lønhuset skal registrere ændringer i forhold til barselsorloven, på baggrund af den barsels aftale/barselskontrakt der er lavet imellem institutionen og medarbejderen. Hver måned skal lønhuset lave en opfølgning af om orloven stadig afholdes og om der derfor stadig skal ansøges om refusion fra kommunen. Dette gør lønhuset ved at udfylde en blanket (dp 402), som sendes til lønmodtageren som skal returnere den til bopælskommunen i underskrevet stand. Når bopælskommunen modtager underskrevet blanket frigives refusionen fra kommunen. Dette sker ved at kommunen overfører refusionsbeløbet til magistratsafdelingens Nemkonto. Generelt set er den nuværende model forholdsvis decentral hvor det enkelte ansættelsessted laver barselsaftale med medarbejderen og hvor den typiske procedure er at områdets personaleafdeling ikke er inde over barselssagen (dette gælder dog ikke MTM). Der er forskellige procedure for rådgivning om barseslregler fra institution til institution nogle rådgiver medarbejderen selv, andre henviser til personaleafdelingen mens andre igen henviser til kommunens sygedagpengekontor. For konto 6 personale er procedure ved barsel anderledes i det medarbejdere på barsel omregistreres lønmæssigt, således at de lønmæssigt i barselsperioden ikke belaster afdelingens konto, men i stedet lønføres på en central konto. 7.3 Fleksjobrefusion Fleksjobrefusion omhandler anmodning om refusion og håndtering af indbetaling, jf. nedenfor. 50
Fleksjob refusion anmodning og indbetaling Instituion Myndighed Magistratsafdeling Lønhuset 3. Lønsags Behandling registrering 2. Fremsender dokumentation på medarbejder i Indgår aftale om fleksjob fleksjob 1. Registrering i regneark Indgår aftale om fleksjob 3. Er data korrekte? Kvalitetskontrol 4. Personsag oprettes og lønkørsel 5. Kontrol af lønudbetaling 6. Udtræk af oplysninger fra lønsystem (årligt) 8. 7. Oplysninger Refusionsberegni tastes ind i ng (Regneark m. refusionsanmodni oversigt) ngsregneark (personniveau) 9. Dok., 11. lønsedler + Bilag til intern fraværsoversigt MR 10. Refusionsanmod ning behandles 12. Kontrol: 13. Væsentlige afvig- omk.sted Påfører inst./ elser? 14. 15. Modtager MRbilag refusionsbeløb Udkonterer 17. 16. Kontrollere at Modtager ansøgt refusion refusionsbeløb er modtaget 1.12. Når aftalen er indgået med den ansvarlige myndighed og fleksjob ansættelse, sender institutionen oplysninger til lønhuset om, at den pågældende medarbejder er ansat og hvilken ordning personen er ansat under. Lønhuset sagsbehandler de indkommende bilag som enhver anden løn oprettelsessag. En gang årligt laves opfølgning og refusionsanmodning. Opfølgning starter med, at der på baggrund af lønkørsel bliver udskrevet uddata med informationer om de medarbejdere der er ansat i fleksjob. Det vil sige, hvilke medarbejdere, antal timer, udbetalt løn og sygefravær og lignende informationer. På baggrund heraf udarbejdes refusionsberegning som per medarbejdere tastes i refusionsanmodnings ark (for de medarbejdere der er bosiddende i Århus Kommune). Refusionsanmodning sendes til den pågældende refusionsgiver, Jobcenteret i den pågældende bopælskommune. Refusionsgiverne (Jobcentre) modtager og behandler refusionsskrivelsen/blanketter. Refusionen udmøntes på baggrund af refusionsanmodning. Når refusionsanmodningen er behandlet overføres pengene til Århus Kommunes Nemkonto. Med hensyn til refusion fra Århus Kommunes Jobcenter er der tale om at der udarbejdes et internt mellemregningsbilag (da kommunens Jobcenter løbende har modtaget betaling fra staten) som kontrolleres af Lønhuset. Herefter påføres omkostningssted og bilaget sendes til magistratsafdelinger som bogfører refusionsbeløb. 51
Beløbene modtages typisk på institutionernes konti i februar måned for det foregående år. 7.4 AER-refusion. I dag er ansvaret for hjemtagelse af AER refusion placeret decentralt hos den enkelte personaleansvarlige leder. Dog er det centraliseret i MSO for sosu- og soa-elever. AER Refusion Instituion Borgmesterens afd. Magistratsafdeling Lønhuset Refusion anmeldt Og godkendt 1. Modtager indbetaling fra ATP 2. 3. Fordeler Udarbejder indbetalinger på omposteringsbilag mr udfra cpr. Nr. 4. Modtager penge, SMO MR-konto. Indtægtskonto. Afdelingsnr. afgør udbetalingssted 4. Hvem skal kontere? Sender bilag 5. Bilag konteres 5. B&U: Refusionsbeløb modtages 5. Indtægtsfører på lønkonto 6. SMO: Refusionsbeløb modtages. Stikprøvekontrol 7. Afstemning af mr konto 8. Udarbejder månedlig opgørelse 9. Opgørelse sendes ud 10. Modtager opgørelse I dag fungerer lønhuset som et bogholder kontor der bogfører AERrefusion på vegne af magistratsafdelinger. Her konteres refusionsbeløb for nogle magistratsafdelinger, for andre bogføres også refusionsbeløb. Typisk omkonteres pengene først til en mellemregningskonti i Lønhuset, hvorfra lønkonsulenter skal omkontere eller bogfører beløb. Hver måned afstemmer Lønhuset mellemregningskonto. 52
53