Beretning 2012/2013 Ejerlejlighedsforeningen Fortbo

Beretning 2012/2013 Ejerlejlighedsforeningen Fortbo Indledning: 19. marts 2013 Ejerforeningen Fortbo afholder i år sin 35. ordinære generalforsamling, idet foreningen blev stiftet d. 31. december 1978. Vi skal igen gøre status over foreningens virke i den forgangne periode, og samtidig prøve at se på de kommende udfordringer og muligheder. Vi afholder igen i år generalforsamlingen på Tinderhøjskolen fordi det er det mest praktiske sted i omegnen, og så længe vi kan være her synes valget af Tinderhøjskolen at være den bedste mulighed. Årets beretning vil indeholde en omtale af nogle af de emner der blev nævnt på forrige års generalforsamling. Dette sker af hensyn til vore nye medlemmer, som på denne måde kan få indsigt i foreningens løbende drift. Økonomien bestemmer i hvilket tempo de mange ønskede forbedringer skal gennemføres. For bestyrelsen handler det stadigvæk om at være motiveret og engageret, men også at demonstrere en kraft og fremdrift der kan mærkes i hele foreningen. Det betyder bl.a. at bestyrelsens initiativer skal være fremadrettet, og der skal udvises rettidig omhu. Ingen bestyrelser kan tillade sig at satse på at uheldet udebliver, eller at opgaver løser sig selv, for det sker stort set aldrig. Bestyrelsen tilstræber fortsat, at beretningerne skal bibringe medlemmerne en opdatering af de mange eller få hændelser, der har påvirket de beslutninger, som har skullet tages, og beretningen i år er i den henseende ingen undtagelse. Der har i årets løb været få, men store aktiviteter, og da vi som sædvanligt har et stort program foran os, skal jeg forsøge at tilpasse årets beretning lidt, så der bliver tid til det hele. Beretningen udsendes i sin fulde ordlyd sammen med referatet af generalforsamlingen, og bringes endvidere på foreningens hjemmeside. Der gives dermed mulighed for, at alle med interesse for et eller flere punkter kan nærlæse teksten, og evt. efterfølgende stille afklarende spørgsmål til bestyrelsen. Oversigten over nødvendige vedligeholdelsesarbejder vil fremgå detaljeret af beretningen. Årets beretning vil således også i år omfatte en grundig gennemgang af de vigtigste aktiviteter indenfor foreningens forskellige hovedområder med en naturlig fremhævelse af særlige forhold. Bestyrelsen fremlagde på generalforsamlingen sidste år planer for den kommende periodes udvikling, og resultatet af de fremlagte planer vil være omfattet af dette års beretning. Gennemgangen heraf er for overskuelighedens skyld opdelt i de hovedområder, hvor foreningens aktiviteter har fundet sted. 1

Disse hovedområder er: Foreningen Tekniske anlæg Kommende opgaver Sammenfatning Afslutning Foreningen: Umiddelbart efter sidste års generalforsamling konstituerede bestyrelsen sig med genvalg af undertegnede som foreningens formand, og som medunderskriver af foreningens udbetalinger valgtes Jakob Sjøl. Jakob har således blandt andet til opgave at vogte foreningens aktiver, og naturligvis passe på formandens og foreningens udbetalinger generelt. Begge valgene var enstemmige, hvilket jeg noterer med tilfredshed. De tidligere omtalte såkaldte tricktyverier er desværre ikke helt afskaffet. Tricktyvene skaffer sig adgang til lejligheder under forskellige påskud, og inden man har set sig om er man blevet lænset for værdier, hvilket ville være undgået hvis alle vore medlemmer ville være agtpågivende og ikke lade sig overtale til at lukke fremmede ind i den tro at alle besøger Fortbo i lovligt ærinde. Jeg skal derfor på det kraftigst bede om alles hjælp til ikke at lukke nogen ind man ikke kender heller ikke pizzabude og avisomdelere. Vi finder desværre stadig blandt vore medlemmer nogle stykker der ikke helt har forstået ordensreglernes bestemmelser vedr. husfred. Flere gange i årets løb har foreningen, medlemmer og varmemester været nødt til at påtale nattestøj, men i flere tilfælde uden resultat. I 2 tilfælde har det igen været nødvendigt at udsende advarsel gennem DEAS. Det burde være ganske overflødigt at bruge så megen tid på at påtale støjgener. Når en påtale fremsættes forventes det at man retter sig efter de gældende regler, men da det oftest er de samme husstande det drejer sig om, vil bestyrelsen om nødvendigt gribe til det sidste middel der er til rådighed, nemlig krav om fraflytning. Dette kan retligt gennemføres, når de nødvendige betingelser er opfyldt. Løsgående hunde er fortsat til gene for vore medlemmer, og bestyrelsen har igen i år modtaget flere klager over utrygge forhold. Det er lykkedes at identificere de fleste hundeejere, og bestyrelsen har efterfølgende tilskrevet de pågældende. Resultatet er stadig ikke tilfredsstillende, idet påbuddet om at holde hunde i snor på foreningens område ikke følges konsekvent af såvel medlemmer som hundeejere udefra. Der er altså ikke sket nogen mærkbar ændring af forholdene siden sidste og forrige generalforsamlinger. 2

Ud over de nævnte gener fra løsgående hunde har også støjplager fra hunde været et problem i den forgangne periode. Med forståelse fra de berørte hundeejere har problemet kunne løses i mindelighed, hvilket selvfølgelig er den bedste løsning for alle parter. Generalforsamlingen har i øvrigt tidligere - på baggrund af disse konstateringer - vedtaget en tilføjelse til ordensreglementet vedr. husdyrhold. Dette indebærer, at alle beboere er blevet bedt om at aflevere et spørgeskema til registrering af husdyrhold. Desværre har ikke alle efterkommet beslutningen om at aflevere skemaet en enkelt har ligefrem nægtet at aflevere skemaet. Som bekendt er samtlige medlemmer forpligtet til at følge generalforsamlingens flertalsbeslutninger, og jeg skal herfra kraftigt opfordre de sidste til at aflevere det udsendte skema uanset om man har husdyr eller ej. I alt er ca 70 skemaer modtaget retur, hvilket giver anledning til at rykke de ejere, som ikke har returneret skemaet. Parkeringssituationen skal også i år finde sin plads i beretningen, men kort: - der parkeres fortsat ulovligt udenfor de afmærkede felter - der hensættes fortsat erhvervskøretøjer i strid med ordensreglementet - bestyrelsens henstillinger ignoreres fortsat Det kan som følge af ovennævnte forhold blive nødvendigt at bringe Ordensreglementets sanktioner i anvendelse, hvis overtrædelserne fortsætter. Vi oplever, at der i forbindelse med ejerskifter sker en tilgang af biler der skal parkere på områdets parkeringspladser, og en udvidelse af parkeringsområdet vil blive vurderet i den kommende tid. Inden der tages en beslutning, skal der afholdes et møde med kommunens vejafdeling med henblik på at opnå den bedste løsning for ejerforeningen. Det vil muligvis blive nødvendigt i denne forbindelse at sikre vore få parkeringspladser imod fremmed og uvedkommende benyttelse, og der er på opfordring fra nogle af vore medlemmer - senere på dagsordenen bragt en forslag til debat vedr. etablering af parkeringskontrol. Indhegningen af det grønne område har givet mulighed for at beboerne kan nyde det gode vejr i behagelige omgivelser og samtidig åbnet mulighed for at legepladsen kan holde flyttedag og måske udvides med nye aktiviteter. Disse muligheder skal vi drøfte under indkomne forslag, og jeg vil derfor gemme dette emne til punktet på dagsorden. En ting behøver vi dog ikke gemme til senere: opfordringen til vore medlemmer om at undlade at lufte hunde på området, og specielt en opfordring til ikke at lufte hunde og efterlade diverse efterladenskabet til børn og andre der bruger området til rekreative formål. Perioden siden sidste generalforsamling har været præget af de nødvendige besparelser, der er en følge af den for tiden lidt stramme økonomi. Det betyder dog ikke at bestyrelsen så har taget på ferie og ladet alt forfalde, men det er naturligvis foreningens likviditet der styrer aktivitetsniveauet. Der er desværre en del af vore medlemmer, der næsten konstant er i restance til foreningen. Det er både dyrt og tidskrævende at skulle rykke disse medlemmer, og ofte udebliver de efterfølgende aftalte betalinger, og vi må derfor begynde forfra. Restancerne betyder en manglende likviditet for foreningen og risikoen for at foreningen lider tab er naturligvis til stede især hvis restancen overskrider ejerpantet. 3

Bestyrelsen har på baggrund af den negative udvikling af restancer anmodet administrator om at skærpe kursen, og at indlede inkassoforretning ved restancer over 2 mdr. Der har i årets løb været 15 medlemmer i restance, men heraf er 6 fraflyttet. Foreningens forsikringsordning gennem DEAS har medført et forsikringsskift primo januar 2013. Dette skift har ikke medført en reduktion af dækningsomfanget, men der imod en væsentlig reduktion af forsikringspræmien. Tryg forsikring havde varslet en præmieforhøjelse på ikke mindre end 75%, og efter et udbud på forsikringerne valgtes Alm. Brand som vores nye forsikringsselskab. Der er i forbindelse med det nævnte skift indført en selvrisiko på kr. 5000,- og der skal som noget nyt betales stempelafgift til staten, hvilket er en følge af den nye stempelafgiftslov. Afgiften er på 1,1 %. I 2011 afholdt foreningen som bekendt en ekstraordinær generalforsamling alene med det formål at behandle et forslag fra medlemskredsen vedr. etablering af et nyt antenneanlæg. Alle har nok læst referatet, så jeg skal blot oplyse, at spørgsmålet om den ekstra byrde lagt på medlemmerne i denne anledning blev behandlet efter reglerne for kvalificeret flertal, og her vedtaget med et overbevisende flertal af stemmer for forslaget. En status på projektet vil blive gennemgået under tekniske anlæg. Og det er vi så nået til nu. Tekniske anlæg: Antenneprojektet har været et mønsterprojekt for bestyrelsen, men helt uden problemer er etableringen af antenneanlægget ikke gennemført. Selve entreprisen blev udført til den aftalte tid, men da YouSee senere skulle opkoble signaltilførslen viste det sig, at det monterede udstyr ikke levede op til kravene fra YouSee. Der skulle i den forbindelse tilrettes for et beløb på kr. 55.000,-+ moms, hvilket bestyrelsen naturligvis ikke var indstillet på at skulle betale. Efter nogen forhandlinger indvilgede YouSee og Dansk KabelTV i at betale omkostningen, men det skulle vise sig at arbejdets udførelse først kunne færdiggøres umiddelbart inden årsskiftet. Anlægget blev således først sat i drift i december sidste år, og i perioden fra ca. 1. marts til idriftsætningen i december 2012 oparbejdede vi en gæld til TDC, som sammenlagt med tidligere restbetalinger pr. 1. januar udgjorde hvad der svarer til kr. 3056,- pr lejlighed. Denne restance opkræves for tiden med kr. 191,- pr. måned eller som nogen har valgt: at betale beløbet som et engangsbeløb. Aftale om betaling af restbeløb kan ske ved kontakt til DEAS. Når denne sidstnævnte udgift er fuldt betalt vil der ikke længere optræde udgifter til antenneanlæg eller programleveringer på opkrævningerne af fællesudgifter. 4

Rengøringen af Fortbo s ejendomme har i 2011og 2012 været udført af en ny entreprenør, og arbejdet har været nøje overvåget af varmemester, bestyrelse og af mange medlemmer. Vi har med skiftet primært opnået en besparelse med den samme kvalitet. Vi følger fortsat denne nye leverandør nøje, og er selvfølgelig indstillet på endnu en udskiftning hvis vore forventninger ikke bliver indfriet. Årets varmeregnskab forelå igen rimeligt tidligt i år. Varmeregnskabet har i perioden ikke givet anledning til bemærkninger, bortset fra at det har vist sig nødvendigt med et kontrolbesøg som følge af sjusk. Spørgsmålet om fjernaflæsning af forbrugsmålere blev debatteret på sidste generalforsamling, og jeg kan meddele, at opsætningen af de nye målere som nok alle ved blev gennemført umiddelbart inden denne generalforsamling. Foreningens medlemmer skal fremover ikke længere give adgang for aflæsning af varmemålere, idet denne foretages ved fjernaflæsning. Udskiftningen til de nye målere har medført en årlig besparelse for foreningen på kr. ca. 17.000,- uden nogen investering. På VVS siden har vi som det fremgår af oversigten af kommende projekter stadigvæk en tikkende bombe under os med hensyn til tærede faldstammer og skjulte rør. Faldstemmerne har vi talt om tidligere, men de skjulte rør bag badekarrene har i årets løb givet vandskader, og fra forsikringen kan vi kun hente ca. 40 % til dækning som følge af tæringer, manglende vedligeholdelse og bygningens alder. Bestyrelsen arbejder sammen med varmemesteren på en løsning på disse problemer. Som det fremgår af budget 2012 og 2013 skal Juelsmindevej nyasfalteres i meget nær fremtid. Vore naboer er allerede klar, men da en væsentlig del af udgiften til asfaltering påhviler Fortbo, er der ikke truffet endelig beslutning om arbejdets udførelse. Fremtidens affaldssystem er lanceret af Rødovre kommune, og en pjece er omdelt til samtlige husstande. Jeg vil derfor ikke bruge megen tid på dette emne, men blot nævne et par af de vigtigste konsekvenser for foreningen: Først og fremmest skal der etableres egnede pladser til de nye opsamlingsbeholdere, som indebærer krav om sortering af affald. Dernæst skal det oplyses, at de eksisterende affaldsskakter vil blive afblændet. Endelig kan det oplyses, at udgiften til dagrenovation stiger betydeligt, og at denne stigning er indarbejdet i de fremlagte budgetter. Jeg må bede alle om at tage godt imod denne nye ordning, som er os påtvunget af myndighederne, og derfor ikke kan komme til afstemning i foreningen. En godkendelse af denne beretning vil bestyrelsen tage som udtryk for, at vore medlemmer accepterer at affaldsskakterne afblændes, da alternativet desværre vil være at der skal afsættes en person til sortering af køkkenaffaldet. 5

Som mange af vore medlemmer nok har bemærket, har John fået nyt legetøj. Udskiftning af foreningens udslidte traktor var bydende nødvendig, men ikke budgetteret særskilt. Beløbet kan findes under rengøring og vicevært i note 5 til regnskabet Det er således lykkedes at finde de knapt kr. 200.000,- til en ny traktor inden for budgetrammerne, og en plagsom forhandling med egnede leverandører udmundede heldigvis i en betydelig besparelse. Kommende opgaver: Det vil af beretningen fremgå hvilke vedligeholdelsesplaner der er indarbejdet i budgettet, men alt kan som tidligere ikke ske på én gang. Jeg vil gå lidt let hen over de planlagte tiltag, og således blot nævne de vigtigste elementer. Nødvendige større vedligeholdelsesarbejder: Blok A Udskiftning af stige strenge varm v. kold v. til 3 sal 815.000 Renovering af Varmeanlæg / for bedre afkøling 115.000 Fliser + Chikane 159.000 Udskiftning af gulvafløb og nye fliser i kælder nedgange 75.000 Rep af murkroner 25.000 Nye gelændere ved kældernedgange i gavle 32.000 Udskiftning af opgangs vinduer til termoruder 60.000 Vandmåler i lejligheder 81.000 Elevatortårn gulvbelægning 11.000 udskiftning af ventilatore til lydsvage/lavenergi 66.000 Maling af vinduer og facade 80.000 sidst malet 1995 Blok B Udskiftning af VV rør i kældergang og til 3 sal 1.080.000 Renovering af Varmeanlæg 175.000 Fliser + Chikane 370.000 Udskiftning af gulvafløb og nye fliser i kælder nedgange 150.000 Rep af murkroner 25.000 Nye gelændere ved kældernedgange i gavle 38.000 Udskiftning af opgangs vinduer til termoruder 86.000 Ingeniør bistand vedr. varmeanlæg 20.000 Ingeniør bistand vedr. brugsvand 20.000 Renovering af vaskeri 250.000 Vandmåler i lejligheder 135.000 Elevatortårn gulvbelægning 11.000 udskiftning af ventilatore til lydsvage/lavenergi 110.000 Maling af vinduer og facade 125.000 sidst malet 1995 6

Blok C Udskiftning af VV rør i kældergang og til 3sal 945.000 Fliser + Chikane 247.912 Udskiftning af gulvafløb og nye fliser i kælder nedgange 120.000 Rep af murkroner 30.000 Nye gelændere ved kældernedgange i gavle 35.000 Udskiftning af opgangs vinduer til termoruder 78.000 Vandmåler i lejligheder 108.000 Elevatortårn gulvbelægning 11.000 Udskiftning af ventilatorer til lydsvage/lavenergi 87.500 Maling af vinduer og facade 100.000 sidst malet 1995 Øvrige Lys p.plads 130.000 Ny Parkerings Plads 373.455 Asfalt Juelsmindevej 144.000 Nye affaldsøer 127.000 udføres 2013 Efterisolering af træfacade 1.112.000 Udskiftning af lejligheds hoveddøre 3punkt sikkerheds 1.200.000 8.962.867 Sammenfatning: Som det ses af regnskaberne, er der god overensstemmelse mellem de budgetterede og de afholdte udgifter for driftsforholdene, men det ses også, at den generelle vedligeholdelse har været lidt mere behersket end tidligere år. Der er dog tilført den generelle vedligeholdelseskonto midler, som senere skal komme til anvendelse. Som det fremgår af indkaldelsen til dette års generalforsamling, er der i 2014 lagt op til uændrede fællesudgifter i forhold til 2012. Betalingen for antenneanlægget er ophørt, og afviklingen af underskuddet på programkontoen bortfalder så snart kontoen er i 0. Dette betyder en reel reduktion af udgifterne pr. medlem på ca. kr. 750,- pr.md. Budgetforslaget betyder også, at mange af de tiltrængte forbedringer og renoveringer vil kunne udføres inden for en rimelig tidshorisont, men det vil stadig være nødvendigt at prioritere opgaverne efter bedste skøn, og bestyrelsen håber naturligvis på medlemmernes forståelse herfor. Afslutning: Det grundlag for foreningens drift, der blev udarbejdet i 2012, er blevet fulgt, idet der dog har været løbende justeringer. Det sker som bekendt ikke så sjældent, at forholdene ændrer sig fra en beslutning er truffet og til det tidspunkt, hvor tingene skal føres ud i livet. 7

Bestyrelsen oplever med glæde, at der stadig fra mange medlemmer udtrykkes stor tilfredshed med den måde, foreningen drives på, men der er naturligvis også eksempler på, at noget kunne ønskes anderledes. Det er vigtigt, at sådanne ønsker når bestyrelsen, og ikke kun drøftes på parkeringspladsen om lørdagen. Det handler derfor stadig om at være fælles om at opbygge et positivt miljø, hvor vi finder nye og bedre måder at arbejde sammen med medlemmerne på, mens vi samtidig bevarer en sund omgangstone. Og lad mig gentage en vigtig ting fra indledningen: Ingen bestyrelser kan tillade sig at sidde stille og håbe på at uheldet udebliver, eller at opgaver løser sig selv, for det sker stort set aldrig. Vi skal i dag som sædvanligt vælge bestyrelse. Lad mig i den anledning udtrykke et stort og velment ønske om, at de fremmødte til årets generalforsamling vil lade fornuften råde, og vælge eller genvælge de bestyrelsesmedlemmer, som et flertal anser for kvalificeret til at løfte den kommende tids opgaver, men som også kan fungere som aktivt medlem af foreningens bestyrelse. Jeg vil slutte min beretning med at rette en stor tak til mine kolleger i bestyrelsen for den smidighed, mødedisciplin og indlevelse, der er udvist i året der gik. Ligeledes vil jeg rette en varm tak for en god indsats til foreningens varmemester, som altid er parat til at tage nye initiativer, når det drejer sig om ejendommens vedligeholdelse. Samarbejdet med administrator forløber perfekt, og Helle er en særdeles dygtig, behagelig og kompetent partner, som jeg håber vi må fortsætte samarbejdet med i mange år. Jeg har rekvireret en kopi af hendes dåbsattest, så muligheden er bestemt til stede. Jeg vil på bestyrelsens vegne også rette en stor tak til vore forretningsforbindelser samt sende en venlig tanke til Fortbos lejere, som ikke er til stede i dag. Antallet af lejere er med det seneste salg reduceret til 19, og endnu en lejlighed er til salg. En særlig varm velkomst skal rettes til vore nye medlemmer, som jeg håber hurtigt må komme til at føle sig godt til rette i Fortbo. På bestyrelsens vegne Allan Kirkestrup 8