OUTLOOK 2010 LÆR DET SELV KIM KRARUP ANDERSEN OUTLOOK 2010 LÆR DET SELV De nye muligheder i Outlook 2010 E-mail det grundlæggende og det smarte Hold styr på kontakter, aftaler og opgaver
KIM KRARUP ANDERSEN OUTLOOK 2010 LÆR DET SELV
Outlook 2010 lær det selv 1. udgave, 1. oplag 2010 Copyright 2010 Forlaget Libris Forfatter: Kim Krarup Andersen Forlagsredaktion: Kirsten Bæk Omslag: Per-Ole Lind DTP: Kim Krarup Andersen Korrektur: Jens Lyng Tryk: AKA-PRINT a/s ISBN: 978-87-7843-928-4 Om Libris Libris er sat i verden for at gøre vanskeligt stof tilgængeligt og anvendeligt for både professionelle og almindelige brugere. Siden 1994 har vi gjort det inden for Computer og it Digitalfoto Job, karriere og erhverv Sundhed og sygdom Alene i Danmark er hæfterne solgt i over otte millioner eksemplarer, og vores titler udgives i 14 europæiske lande. Besøg Libris.dk Besøg os på libris.dk, hvor du finder alle vores udgivelser. Her kan du også give os kommentarer og tilmelde dig vores gratis nyhedsservice. På www.libris.dk/bilag kan du hente eventuelle øvelsesfiler, smagsprøver og opdateringer. Fås overalt Vores udgivelser kan købes i alle boghandler. It-hæfterne fås tillige i større computerforretninger, og flere større kiosker fører et udvalg af vores hæfter. Er der et hæfte, du ikke kan finde, så kan boghandleren normalt skaffe det hjem på et par dage. Hæfterne kan også købes på Libris.dk, men vær klar over, at der tillægges et ekspeditionsgebyr.
Indholdsfortegnelse Indledning... 4 1. Nyheder i Outlook 2010... 5 2. Rundvisning i Outlook 2010... 8 Brugerfladen... 8 3. E-mails det grundlæggende... 14 Hvad er en e-mail-konto?... 14 Forskellige typer e-mail-konti... 14 Tilføj e-mail-konti... 15 Opret, send og modtag e-mails... 18 Læs og besvar e-mails... 23 Mere indhold i dine e-mails... 24 4. E-mails det smarte... 30 Mapper i Outlook 2010... 30 Slet e-mails... 32 Kvittering for modtagelse og læsning af e-mails... 33 Prioritering af e-mails... 33 Opfølgningsflag... 34 Kategorifarver... 35 Forsinket afsendelse af e-mails... 36 Visning af postmapper mv.... 36 Gruppering og sortering... 37 Samtaler... 38 Uønskede e-mails... 39 6. Kalenderen... 50 Kalenderaktiviteter... 50 Visning af kalendere... 50 Opret kalenderaftaler... 51 Opret begivenheder... 55 Opret møder... 55 Tilbagevendende aktiviteter... 59 7. Opgaver... 61 Visning af opgaver... 61 Opret opgaver... 62 Redigér opgaver... 64 8. Andre værktøjer... 65 Hurtigsøgning... 65 Udskrivning... 66 Guiden Regler... 67 Hurtige trin... 70 Sikkerhedskopiering... 71 Genindlæs sikkerhedskopi... 74 Arkivering af e-mails... 76 Social med Facebook... 77 Stikordsregister... 79 5. Kontaktpersoner... 42 Opret kontaktpersoner... 42 Redigér kontaktpersoner... 45 Kontaktpersongrupper... 46 Visning af kontaktpersoner... 47 Nem adgang til kontaktoplysninger... 48 Ruden Personer... 49 3 FORLAGET LIBRIS
Indledning Er du ny Outlook-bruger, kan du få den helt rigtige hjælp til at komme hurtigt og nemt i gang med programmet. Hæftet indeholder farveillustrationer og klare trinvise instruktioner både om det grundlæggende og om de mere smarte og avancerede muligheder. Du kan blandt andet lære at styre din almindelige e-mail-konto fra Outlook 2010 og har du også en Gmail- eller en Hotmail-konto, kan Outlook også håndtere dem. Du kan endvidere lære at holde styr på alle oplysninger om dine kontaktpersoner og opgaver samt at oprette møder og kalenderaftaler. I den nye personrude kan du nemt se, hvilke e-mails, aftaler og opgaver du har udvekslet med dine kontaktpersoner, og hvilke møder I har deltaget i sammen. Er du en erfaren Outlook-bruger, får du i hæftet en grundig introduktion til de spændende nyheder i Outlook 2010. Du kan f.eks. læse om den opdaterede båndbaserede brugergrænseflade, om den smarte samtalevisning og om værktøjer til at håndtere dine e- mails, kalenderaftaler og opgaver endnu mere effektivt. Sådan bruger du hæftet Hæftet er primært møntet på den private bruger, men benytter du Outlook 2010 på din arbejdsplads, er der også masser af nyttig viden i hæftet. Illustrationerne er fra en pc med Windows 7, men du kan også bruge hæftet, hvis din Outlook 2010 er installeret på en computer med Windows Vista eller XP. Du behøver ikke læse hæftets kapitler i en bestemt rækkefølge. Du kan uden videre springe til de emner, som interesserer dig. Navne på menuer, knapper, taster og links, du skal vælge, markere eller klikke på, viser jeg med denne skrifttype. Ved tastaturgenveje som f.eks. Ctrl+d skal du holde Ctrl-tasten nede, imens du trykker på d. Valg af menupunkter vises som f.eks. Send e- mail med Mere brevpapir, hvor du først vælger menuen Send e-mail med og derefter Mere brevpapir (i undermenuen). T IP Hæftet er desuden fyldt med nyttige tips, advarsler og supplerende oplysninger om det aktuelle emne. Kom så i gang! Hæftet er ikke en komplet vejledning til det omfattende Office-program, men når du har afprøvet de trinvise vejledninger, er du godt på vej til at mestre Outlook 2010. Jeg håber, du får glæde af hæftet! Kim Krarup Andersen FORLAGET LIBRIS 4
1. Nyheder i Outlook 2010 Outlook 2010 indeholder mange små og store nyheder og ændringer, som kan gøre dig endnu mere effektiv i hverdagen med e-mail, kontaktpersoner, aftaler, møder og opgaver. Knappen Filer skifter til den nye Backstagevisning, hvor du blandt andet kan administrere dine e-mail-konti, oprette regler, importere filer og ændre indstillinger i Outlook 2010. Dette kapitel er blot en appetitvækker til de mest spændende nyheder. I resten af hæftet kan du lære at udnytte de vigtigste. N OTE Jeg vil ikke omtale nyheder i Outlook 2010, som kræver Microsoft Exchange. Du kan i stedet læse om de nyheder, som primært den private bruger har glæde af. Båndet i hele Outlook 2010 I Outlook 2010 har båndet erstattet de tidligere menuer i hovedvinduet i Outlook, så brugerfladen nu er ens i alle programmer i Office 2010. Du kan læse om den båndbaserede brugergrænseflade på side 9. Figur 1.2 Et udsnit af visningen Backstage, som du får at se, når du klikker på knappen Filer. Du forlader Backstage-visningen ved endnu en gang at klikke på knappen Filer. Backstage er i øvrigt omtalt flere steder i hæftet. Fanebladet Udskrivning Alt med hensyn til udskrivning, udskriftsvisning og printerindstilling er omstruktureret og samlet på fanebladet Udskrivning i Backstage-visningen. Læs meget mere på side 66. Figur 1.1 Båndet, der i Outlook 2007 kun blev brugt i nogle af undervinduerne. Visningen Backstage Den orange knap Filer erstatter Office-knappen i Outlook 2007, og menuen Filer i tidligere versioner af Outlook. Figur 1.3 Fanebladet Udskrivning, hvor alt om udskrivning i Outlook 2010 er samlet. 5 FORLAGET LIBRIS
1. Nyheder i Outlook 2010 Smart samtalevisning I samtalevisning grupperer Outlook alle e- mails med samme emne, så du kan bevare overblikket, når folk svarer på e-mails og på hinandens e-mail-svar også selvom de enkelte meddelelser måske befinder sig i forskellige postmapper. Du kan folde samtalen ud, hvis du vil have overblik, eller folde den sammen for at spare plads. Du kan håndtere hele samtaler som var de en enkelt meddelelse. Samtaler omtaler jeg på side 38. Hurtige trin Outlook 2010-nyheden Hurtige trin kan gøre din mailhåndtering mere effektiv. Med et enkelt klik på en knap i galleriet Hurtige trin kan du på én gang udføre flere handlinger på en eller flere markerede meddelelser. Figur 1.6 Galleriet Hurtige trin midt på fanebladet Startside. Du kan bruge de prædefinerede knapper eller lave dine egne hurtige trin fra grunden. Hurtige trin er beskrevet på side 70f. Hurtige kontakter Du har nem adgang til kontaktoplysninger og kan starte chat med dine kontaktpersoner via Windows Live Messenger direkte fra dine e-mails. Læs mere på side 48. Figur 1.4 Udfoldet samtale med en samtaletråd, der forbinder de enkelte e-mails. Forbedret Hurtigsøgning Værktøjet Hurtigsøgning er forbedret siden introduktionen i Outlook 2007. I 2010-versionen er det blevet nemmere at indskrænke søgeresultaterne ved hjælp af kriterier som afsender, farvekategori og flagmarkering. Du kan studere værktøjet på side 65. Figur 1.7 Se Messenger-status og start chat direkte fra e-mails. Mødesvar Med udgangspunkt i en e-mail, du er ved at læse, kan du hurtigt planlægge et møde. Med et enkelt klik føjer den nye kommando Mødesvar alle modtagerne af meddelelsen til en ny mødeindkaldelse. Figur 1.5 Filtre til at indskrænke dine søgeresultater. Figur 1.8 Den nye kommando Mødesvar. FORLAGET LIBRIS 6
1. Nyheder i Outlook 2010 Hurtig visning af aftaler Når du modtager en mødeindkaldelse, viser Outlook 2010 et udsnit af din kalender med det foreslåede møde indsat, så du straks kan se, om der er plads til mødet. Se mere på side 57. med den nye kommando Indsæt Skærmbillede. Du kan indsætte hele eller udsnit af dine åbne vinduer. Figur 1.9 Udsnit af din kalender i en mødeindkaldelse. Forbedret zoom Med den nye zoomskyder til højre i statuslinjen kan du trinløst zoome ind og ud af dine e- mail-, kalender- og kontaktpersonvisninger. Figur 1.10 Zoomskyderen i statuslinjen. Intelligent hjælp Outlook har fået tilført intelligente hjælpefunktioner, som advarer dig, hvis du f.eks. klikker på Svar til alle med en stor modtagerliste, eller hvis du sender en e-mail uden emne. Se advarslen i figur 1.11. Figur 1.11 Vil du sende meddelelsen uden emne? Indsæt skærmbilleder i e-mails Du kan hurtigt og nemt dele det, du ser på skærmen, med venner og kolleger i en e-mail Figur 1.12 Hvilke skærmbilleder vil du indsætte i den aktuelle e-mail? Mere stavekontrol Stavekontrollen fungerer endnu flere steder i Outlook 2010. Nu er der f.eks. stavekontrol på emnefelter i meddelelser, opgaver og mødeindkaldelser. IMAP-forbedringer Når du sletter e-mails fra traditionelle POP3- e-mail-konti, har Outlook altid flyttet meddelelserne til mappen Slettet post. I Outlook 2010 fungerer sletninger på samme måde for Windows Live Hotmail-konti og for IMAP-e-mail-konti som Googles Gmail. Outlook-datafiler Outlook 2010 opbevarer alle data i Outlookdatafiler med filtypen.pst. I alle tidligere versioner gemte Outlook dine datafiler i skjulte mapper på computeren. I Outlook 2010 bliver de som standard placeret i den ikke-skjulte mappe Dokumenter/Outlook-filer. Det gør det lettere for dig at sikkerhedskopiere dine Outlook-data og at finde og kopiere datafilen til en ny computer. Læs mere på side 71. 7 FORLAGET LIBRIS
2. Rundvisning i Outlook 2010 Hvis du kun kender Outlook som et e-mailprogram, vil jeg lige nævne nogle af de mange andre ting, som programmet også er i dag: En adressebog eller et adressekartotek med oplysninger om dine kontaktpersoner. Et kalenderprogram, der kan holde styr på dine møder og aftaler. En opgaveliste med private og arbejdsrelaterede opgaver. Et samlingspunkt, der sammenkæder og udnytter de forskellige typer informationer. I modsætning til de webbaserede e-mail-tjenester som Gmail og Hotmail Live, hvor du bare skal bruge en vilkårlig pc med netadgang, kræver Outlook, at programmet er installeret på den computer, du bruger. Heldigvis kan du udnytte det bedste fra begge verdner og lade Outlook håndtere både traditionelle og webbaserede e-mail-konti. Læs mere om dette emne på side 15. Uanset om du er ny Outlook-bruger eller blot skal opdateres til 2010-versionen, bør du først og fremmest kende brugergrænsefladen. Brugerfladen Outlook er meget mere end blot et e-mailprogram, og det kan ved første øjekast se en smule forvirrende ud. Efter en rundvisning vil du formentlig føle dig godt hjemme og kende de forskellige dele af Outlook, så du er godt rustet til at dykke ned i de mange muligheder, som Outlook tilbyder. I figur 2.1 kan du se et eksempel på hovedvinduet i Outlook 2010. I hovedvinduet er menuer og værktøjslinjer i forhold til Outlook 2007 erstattet af båndet foroven med Figur 2.1 Åbningsvinduet med fokus på meddelelser i indbakken og med båndet (1), navigationsrude (2), meddelelsesliste (3), læserude (4) og opgavepanel (5). FORLAGET LIBRIS 8
2. Rundvisning i Outlook 2010 kommandoer fordelt på faneblade. Den eneste værktøjslinje, som stadig findes i Outlook 2010, er værktøjslinjen Hurtig adgang med de små ikoner allerøverst til venstre. I Outlook 2007 blev båndet kun brugt i undervinduer til oprettelse af e-mail, møder og aftaler. Nu bliver det brugt overalt, så brugerfladen er ens i hele Office 2010-familien. I figur 2.1 kan du se fanebladet Startside. Du kan læse om opbygningen af båndet i næste afsnit. N OTE Den orange knap Filer til venstre for fanerne skifter til visningen Backstage, der fylder hele vinduet og primært erstatter den gamle menu Filer. Visningen, der er ny i Office 2010, kan du læse om på side 11. De fire kolonner midt i hovedvinduet er fra venstre mod højre: navigationsruden, meddelelseslisten, læseruden og opgavepanelet: Den åbne navigationsrude yderst til venstre i figur 2.1 viser foroven dine postmapper. Du kan se indholdet af en mappe ved at klikke på den. Der er knapper nederst til at skifte mellem Post, Kalender, Kontaktpersoner og andre dele af Outlook 2010. Du kan læse om navigationsruden på side 12. Meddelelseslisten viser indholdet i indbakken, fordi netop denne postmappe er markeret i navigationsruden. Meddelelserne i meddelelseslisten bliver som standard vist i kronologisk orden med de nyeste øverst. I den store læserude kan du se indholdet af den meddelelse, du har markeret i meddelelseslisten. Helt til højre i figur 2.1 finder du opgavepanelet, som var nyt i Outlook 2007. Panelet består af datosøgningen øverst med den aktuelle måneds kalender samt aftaler og opgavelisten. Du kan i øvrigt minimere både navigationsrude og opgavepanel ved at klikke på pileknapperne øverst til højre. Den ændrede statuslinje nederst i hovedvinduet kan du læse om på side 13. Båndet I den båndbaserede brugergrænseflade, som erstatter den gamle menustruktur, er funktionerne arrangeret efter, hvor tit du typisk bruger dem, og efter hvilke opgaver du er i gang med at løse. På båndet er kommandoerne fordelt logisk på faneblade, som angår hver sin aktivitetstype. Der er f.eks. et faneblad med kommandoer til at sende og modtage e-mails, og et faneblad du bruger, når du skriver e-mails. Se eksemplet i figur 2.2. Figur 2.2 Fanebladet Meddelelse, som bliver vist, når du redigerer en e-mail. Øverst til venstre ser du værktøjslinjen Hurtig adgang, som er en smule anderledes end i hovedvinduet. Outlook 2010 skifter løbende til den fane, programmet finder mest sandsynligt, du vil bruge i forhold til det, du foretager dig. Du kan naturligvis altid skifte fane, som det passer dig, hvis programmet ikke gætter rigtigt. Kommandoerne på det enkelte faneblad er inddelt i logiske navngivne grupper. Grup- 9 FORLAGET LIBRIS
2. Rundvisning i Outlook 2010 penavnene kan du se nederst i grupperne. Gruppen Udklipsholder indeholder f.eks. kommandoer som Klip og Kopier (se figur 2.2). Nogle af grupperne er udstyret med en såkaldt dialogboksvælger (en lille pil) til højre for gruppenavnet. Outlook viser en dialogboks med flere valgmuligheder, når du klikker på vælgeren. Klikker du f.eks. på dialogboksvælgeren i gruppen Grundlæggende tekst i figur 2.2, vil Outlook vise den gammelkendte dialogboks Skrifttype, hvor du f.eks. kan vælge skrifttype og skriftstørrelse. Med knapperne nederst til højre kan du f.eks. tilføje din egen fane, lave nye grupper eller omdøbe faner. Du kan altid vende tilbage til standardindstillingen ved hjælp af knappen Nulstil. Du kan slette en fane helt fra båndet ved at fjerne markeringen af fanens afkrydsningsfelt i den højre rulleliste i figur 2.4. Du kan se, at jeg har fjernet fanen Udvikler fra min opsætning (se nederst i listen). Nogle af funktionerne består af såkaldte gallerier. I figur 2.3 kan du f.eks. se et galleri med typografier, du kan bruge i dine mails. Figur 2.3 Typografigalleri. Med Mere-knappen nederst til højre kan du få vist hele galleriet. Når du fører musemarkøren hen over en af valgmulighederne i galleriet, vil du løbende få vist din indtastede tekst, som den vil se ud med de pågældende typografier. Du behøver med andre ord ikke vælge typografi, før du har set, hvordan din mail vil tage sig ud. Du kan tilrette båndet på mange måder, så du kan bruge Outlook allermest effektivt: Højreklik på en vilkårlig fane, og vælg Tilpas båndet i genvejsmenuen. Outlook viser dialogboksen i figur 2.4, hvor du f.eks. kan flytte rundt på grupperne på de enkelte faner med pileknapperne yderst til højre. Du kan tilføje kommandoer ved at markere dem i den venstre rulleliste og klikke på knappen Tilføj. Figur 2.4 Udsnit af dialogboksen Indstillinger for Outlook. Du kan få mere plads på skærmen ved midlertidigt at minimere båndet. Du skal blot dobbeltklikke på en af fanerne eller trykke på Ctrl+F1. Kun fanenavnene forbliver synlige, som du kan se i figur 2.5. Klikker du på en af fanerne, bliver fanebladet vist, indtil du eventuelt klikker på en af dets knapper. Du maksimerer båndet igen på samme måde med dobbeltklik eller med Ctrl+F1. Figur 2.5 Minimeret bånd i Outlook 2010. FORLAGET LIBRIS 10
2. Rundvisning i Outlook 2010 Hvis du foretrækker tastaturet frem for musen, kan du trykke på Alt-knappen og få vist genveje til kommandoer i det aktuelle Outlook-vindue. Se figur 2.6. Så længe genvejene er vist på skærmen, kan du nøjes med at trykke på det viste bogstav eller tal for at kalde kommandoen. I figur 2.6 kan du f.eks. trykke på s-tasten for at skifte til fanen Startside. Resultatet er det samme, som hvis du trykker på Alt+s. side og vælge Flere kommandoer i menuen. I dialogboksen i figur 2.8 kan du tilføje og fjerne genveje, og du kan gruppere kommandoerne ved at indsætte adskillelseslinjer, som jeg har gjort i figur 2.7. Figur 2.6 Genvejstaster, der fungerer med Alt-tasten. Værktøjslinjen Hurtig adgang Værktøjslinjen Hurtig adgang finder du øverst til venstre i alle Outlook-vinduer. I hovedvinduet indeholder den som standard genvejene Send og modtag alle mapper samt Fortryd, men du kan selv vælge, hvilke genveje den skal bestå af. Kommandoer, som du bruger tit, kan du med fordel placere på værktøjslinjen, så de er lige ved hånden, uanset hvad du er i gang med. Du tilføjer en kommando fra et faneblad ved at højreklikke på den og vælge Føj til værktøjslinjen Hurtig adgang. Du kan fjerne den igen ved at højreklikke på den i værktøjslinjen og vælge Fjern fra værktøjslinjen Hurtig adgang. Figur 2.7 viser en tilpasset værktøjslinje. Figur 2.7 Min udgave af værktøjslinjen Hurtig adgang. Du kan også føje genveje til værktøjslinjen ved at klikke på pilen i værktøjslinjens højre Figur 2.8 Udsnit af dialogboksen, hvor du tilpasser værktøjslinjen Hurtig adgang fra figur 2.7. Du kan vælge at flytte værktøjslinjen Hurtig adgang ned under båndet, hvis du markerer afkrydsningsfeltet nederst i venstre side af figuren. Når du opretter nye e-mails, kontaktpersoner og aftaler, åbner Outlook 2010 nye vinduer for dig. Disse undervinduer indeholder hver sin udgave af værktøjslinjen Hurtig adgang. Knappen Filer I alle vinduer i Outlook 2010 finder du den orange knap Filer til venstre for fanerne på båndet. Med knappen skifter du til visningen Backstage, der ikke har fået en dansk oversættelse. Visningen erstatter Office-knappen og menuen Filer i ældre udgaver af Outlook. Se visningen i figur 2.9 på næste side. Læg mærke til, at knappen Filer, i modsætning til fanerne på båndet, er farvet.for alle Office-programmerne gælder, at den nye knap er vist med programmets officielle farve. Derfor er knappen orange i Outlook 2010! Backstage-visningen indeholder i den venstre rude en blanding af faner og knapper, som 11 FORLAGET LIBRIS
2. Rundvisning i Outlook 2010 Når du vil arbejde med andre dele af Outlook end meddelelser, f.eks. kalenderen, skal du skifte visning ved hjælp af visningsknapperne og ikonerne i den nederste del af navigationsruden. Ruden ændrer dynamisk opbygning og udseende afhængigt af, hvilke data den viser. Til venstre i figur 2.10 har jeg f.eks. valgt visningen Kalender for at arbejde med mine kalenderaftaler. Figur 2.9 Visningen Backstage. giver dig adgang til værktøjer og til at redigere en række indstillinger. Du kan f.eks. tilføje nye e-mail-konti, redigere kontoindstillinger, udskrive adresselister og e-mails eller få hjælp til arbejdet i Outlook 2010. På relevante steder i hæftet vil jeg vende tilbage til Backstage-visningen, men jeg vil anbefale dig at gå på opdagelse i visningen, så du kan få en idé om mulighederne. N OTE Bemærk, at Backstage viser forskelligt indhold afhængigt af, hvilket Outlook-vindue du kalder den fra. Du kan f.eks. ændre indstilling for en aktuel meddelelse, når du kalder Backstage-visningen fra et vindue med meddelelsen. Du forlader Backstage-visningen ved endnu en gang at klikke på den orange knap Filer. Navigationsruden Outlook opbevarer meddelelser og alle andre oplysninger om f.eks. kontaktpersoner, aftaler og opgaver i mapper. Som standard viser navigationsruden dine postmapper, som du kan se øverst i kolonnen til venstre i figur 2.1 på side 8. Figur 2.10 Eksempel på en åben (til venstre) og en lukket navigationsrude i Outlooks kalenderfunktion. Du bestemmer selv, hvor meget af navigationsruden du vil afsætte til visningsknapper. Du skal blot trække i den vandrette skillelinje oven over knapperne. De visningsknapper, der ikke er plads til, bliver i stedet vist som ikoner nederst; de fungerer stadig på samme måde. FORLAGET LIBRIS 12
2. Rundvisning i Outlook 2010 Minimér navigationsruden Hvis du har brug for ekstra plads i Outlookvinduet, kan du minimere navigationsruden ved at klikke på pilen øverst til højre i ruden, så mappelisten bliver skjult og erstattet af den lodrette knap Mapper. Til højre i figur 2.10 kan du se den minimerede navigationsrude. Klik på Mapper for at få vist mappelisten i navigationsruden igen. Statuslinjen Statuslinjen nederst i hovedvinduet ændrer udseende afhængigt af den aktuelle visning. I visningen Post giver linjen f.eks. oplysninger om det totale antal meddelelser og antallet af ulæste mails i den aktuelle mappe, eventuelle påmindelser samt genveje til at skifte visning af den aktuelle mappe, knappen Zoomniveau og endelig en zoomskyder længst til højre. I figur 2.11 kan du se et eksempel på en statuslinje. Den aktive visningsgenvej i den højre del statuslinjen, Normal (med gul baggrund) viser standardvisningen, som du kan se i figur 2.1 på side 8. Visningen Læsning ved siden af minimerer navigationsruden, opgavepanelet og båndet, så der bliver ekstra god plads på skærmen til læseruden med den aktuelle meddelelse. Se eksemplet i figur 2.12. Hvis du højreklikker på statuslinjen, får du adgang til menuen Tilpas statuslinje, hvor du kan markere, hvilke oplysninger linjen skal vise. Du kan zoome ind eller ud på meddelelsesteksten i læseruden ved at klikke på knappen Zoomniveau (står til 100% i figur 2.11) og vælge et nyt niveau i en dialogboks. Du kan også trække i zoomskyderen, indtil teksten har den ønskede størrelse. Figur 2.11 Statuslinje fra visningen Post. Figur 2.12 Hovedsiden med visningen Læsning. Bemærk, at jeg har zoomet meddelelsesteksten ind til 196%. 13 FORLAGET LIBRIS
3. E-mails det grundlæggende I dette kapitel skal du lære alt det grundlæggende om at skrive, sende og modtage meddelelser, som for de fleste vil være de vigtigste funktioner i Outlook 2010. Før du kan bruge Outlook 2010 til at håndtere dine e-mails, skal du først og fremmest eje en e-mail-konto, og dernæst skal du føje den til programmet. Jeg vil dog først forklare, hvordan en e-mail-konto fungerer. Hvad er en e-mail-konto? Der bliver i dag sendt mere post end nogensinde før. Det kommer dog ikke Post Danmark til gode, da elektronisk post eller e-mail næsten har udkonkurreret det gammeldags brev. Når du sender og modtager e-mails, bruger du internettet til på få sekunder at transportere meddelelserne uanset hvor langt afsender og modtager befinder sig fra hinanden. Og i modsætning til Post Danmark holder internettet ikke fri om søndagen! For at kunne modtage brevpost skal du først og fremmest have en adresse, så postbuddet ved, hvor han skal aflevere brevet. Sådan er det også med e-mails, hvor du først skal oprette en e-mail-konto med din personlige og entydige e-mail-adresse. Forskellige typer e-mail-konti For hjemmebrugere findes der primært to typer af e-mail-konti. De hedder noget så kryptisk som POP3 og IMAP. Hvis du benytter en e-mail-konto, som din internetudbyder stiller til rådighed som en del af dit abonnement, er din e-mail-konto af den traditionelle type POP3. Hvis du tillige bruger Googles webbaserede e-mail-tjeneste Gmail, er din e-mail-konto af typen IMAP. Min beskrivelse af IMAP på næste side gælder også Windows Live Hotmail, som dog yderligere kan synkronisere kalenderaftaler. V IGTIG INFO Hvis du bruger Outlook på din arbejdsplads, er din e-mail-konto formentlig i stedet af typen Microsoft Exchange, som jeg ikke omtaler i dette hæfte. Du må i stedet søge hjælp til opsætningen i firmaets it- eller supportafdeling. Selvom det bliver en smule teknisk, vil jeg alligevel anbefale dig at læse om de to typer e- mail-konti POP3 og IMAP nedenfor. Sådan fungerer POP3 I hovedtræk fungerer POP3 lidt forenklet på denne måde: Når en e-mail bliver sendt til en e-mailadresse, bliver den først sendt til en computer (en e-mail-server) på internettet. Du kan betragte denne server som et posthus hos din internetudbyder. Modtageren kan herefter få sit e-mail-program, som f.eks. Outlook, til at gå på posthuset og hente sin e-mail, så han eller hun kan læse den på sin computer. For at Outlook kan hente din post, skal programmet blandt andet kende navnet på posthuset (e-mail-serveren.) Det fortæller du, når du føjer din e-mail-konto til Outlook 2010. Se afsnittet Tilføj e-mail-konti på side 15. FORLAGET LIBRIS 14
3. E-mails det grundlæggende De fleste internetudbydere tilbyder en browseradgang til dine e-mails (såkaldt webmail), så du kan læse dine meddelelser fra en vilkårlig internetopkoblet pc. Du skal blot være opmærksom på, at du kun kan se de e-mails, som dit Outlook-program endnu ikke har hentet ned til din computer fra e-mail-serveren (posthuset). Sådan fungerer IMAP E-mail-konti som Gmail (af typen IMAP) og Live Hotmail fungerer, som jeg beskrev i forrige afsnit, bortset fra disse forskelle: Du kan foretage al e-mail-håndtering fra en webbrowser, da IMAP fuldt ud kan baseres på webmail. Outlook flytter ikke e-mails fra en IMAPkonto, når du læser dem; programmet henter i stedet blot en kopi ned til din pc. Dine meddelelser bliver altså liggende på e-mail-serveren, så du altid kan læse dem via webmail ud over muligheden for at have en kopi af de hentede meddelelser på din pc. Som du kan læse om på side 30, kan du i Outlook 2010 oprette postmapper til at organisere de e-mails, du har hentet ned til din pc. Med IMAP kan du desuden oprette postmapper direkte på e-mail-serveren, så du kan organisere dine meddelelser. T IP Du behøver faktisk ikke Outlook for at administrere en IMAP-konto, men programmet giver dig en sikkerhedskopi på din pc af de hentede e-mails og en mulighed for at arbejde med disse e-mails, selv når din pc ikke er koblet på internettet. Tilføj e-mail-konti Hvis du allerede har tilføjet en e-mail-konto i Outlook 2010, kan du roligt gå direkte til side 18. Det samme gælder, hvis du har opgraderet fra en tidligere version af Outlook eller fra et andet e-mail-program som f.eks. Outlook Express eller Windows Mail. I de tilfælde har Outlook 2010 under installationen automatisk importeret din e-mail-konto, så du straks kan bruge den. Automatisk kontoopsætning Med funktionen Automatisk kontoopsætning er det nemt at føje e-mail-konti til Outlook 2010. I de fleste tilfælde behøver du ikke bekymre dig om e-mail-kontotyper (protokoller med et fint ord) og navne på e-mail-servere; du skal kun bruge dit navn, din e-mail-adresse og din adgangskode. Så sørger funktionen for på få minutter at tilføje og opsætte kontoen for dig. Hvis du installerer Outlook 2010 på en ny pc, bliver funktionen Automatisk kontoopsætning startet automatisk, første gang Outlook starter. Fremgangsmåden er den samme, når du senere vil føje en e-mail-konto til Outlook: 1 I Outlook klikker du på knappen Filer og derefter på knappen Tilføj konto på fanebladet Oplysninger. Se figur 2.9 på side 12. 2 I dialogboksen Tilføj ny konto, som du kan se et udsnit af i figur 3.1 på næste side, skriver du dit navn, din e-mail-adresse og din adgangskode (to gange) for den e- mail-konto, du vil føje til Outlook 2010. Derefter klikker du på knappen Næste. 15 FORLAGET LIBRIS