OFFENTLIGT - PRIVAT SAMARBEJDE - Partnering på vejområdet inden for drift og vedligeholdelse

OFFENTLIGT - PRIVAT SAMARBEJDE - Partnering på vejområdet inden for drift og vedligeholdelse

2 PARTNERING FOKUS PÅ SAMARBEJDE Partnering er en samarbejdsform, der kan supplere et almindeligt udbud mellem en kommune og en entreprenør. Det er en ny og bedre måde at samarbejde på mellem kommunen/offentlig bygherre og entreprenøren. Partnering er baseret på, at de parter, der indgår i et samarbejde, laver et forpligtende kontraktsamarbejde med den hensigt, at alles kompetencer koncentreres om at løse opgaven optimalt. Det kan dels være ved at skabe bedre arbejdsgange og dels være ved at få en bedre udnyttelse af ressourcerne i fællesskab. Samarbejdet bygger på dialog, gensidig tillid og åbenhed. På en fælles kick-off workshop fastlægger parterne en række fælles målsætninger. De fælles mål kan omhandle alt fra økonomi til kvalitet og organiseringen af samarbejdet. Et fælles mål kan for eksempel være at have en høj trafik- og arbejdssikkerhed for vejarbejderne og trafikanterne, mens arbejdet udføres. Resultatsmålet vil så være, at der ikke sker ulykker, hverken arbejdsulykker eller trafikulykker, mens arbejdet bliver udført. Et andet fælles mål kan være færre klager fra borgerne til kommunen eller overholdelse af de fælles økonomiske rammer. For vores tre entrepriser, der startede i 2003, har de direkte økonomiske effekter været mellem 3-6 procent de første tre år ved vejdrift og mellem 10-25 procent ved beplantningspleje i forhold til kontraktsummen. Driftschef i Vejdirektoratet, Niels Chr. Skov Nielsen

3 OVERVEJ OM OPGAVEN ER EGNET TIL PARTNERING Et partneringsamarbejde etableres typisk i forbindelse med udbud af flerårige og komplicerede opgaver. Det kan for eksempel være ved en fireårig rammeaftale om asfalt, vejservice eller lignende, hvor der kan være en faglig sparring mellem den tekniske forvaltning og det private firma for at finde den bedste løsning. Kommunen kan også overveje at bruge partnering samarbejdsformen ved driftsog vedligeholdelsesopgaver, der i forvejen bliver udført af en entreprenør. Eller når kommunen har en funktionskontrakt og ønsker denne suppleret med en samarbejdsaftale. Partnering er for eksempel velegnet, hvis entreprenøren ønsker at afprøve nye typer asfalt, og kommunen ser en mulighed i et sådan udviklingsarbejde for eventuelt at få en længere holdbarhed for slidlaget og dermed færre gener for trafikanterne. Partnering kunne også være velegnet til større flerårige drifts- og vedligeholdelsesopgaver, hvor der søges efter udvikling, alternativer, ressourceoptimering/ besparelser, øget sikkerhed, sociale hensyn eller erhvervshensyn osv.

4 PARTNERING I PRAKSIS Mest mulig vej for pengene var budskabet fra politikerne i Allerød Kommune, da de tilførte vejområdet en ekstra sum penge helt nøjagtigt 10 mil. kr. hvert år i en femårig periode. Mange af kommunens veje er anlagt i 1960-70 erne og er i dag nedslidte og trænger til at få et ordentligt løft for at genoprette og bevare vejkapitalen. Det var en betydelig forøgelse af budgettet og opprioritering af vejvedligeholdelsen, men beslutningen blev taget på en faglig og veldokumenteret baggrund ud fra vejenes faktiske tilstand. POLITISK OPBAKNING Teknisk udvalg var med på idéen om at afprøve nye måder at udbyde opgaver på for at få den bedste kvalitet til en god pris. Det var også vigtigt, at der i så stor en udbudskontrakt var indbygget en vis fleksibilitet i løsningen af opgaverne, så kommunen fra år til år kan være med til at prioritere hvilke arbejder, der skal laves. Det var nogle af grundene til at kommunen valgte partnering.

5 Et andet mål med partneringaftalen var at få en faglig sparringspartner til teknisk forvaltning især i forbindelse med en kompliceret opgave. Ved en almindelig licitationsopgave er det typisk, at kommunen definerer den præcise opgave, og leverandøren kun er interesseret i at løse opgaven billigst muligt. Denne arbejdsform giver ingen dialog og faglig sparring mellem kommunen og entreprenøren. Miljøudvalget (teknisk udvalg) mente også, at det var en god idé at lave en femårig kontrakt, hvilket sikrer en langsigtet og økonomisk optimal vedligeholdelse af vejene. VANSKELIGE OPGAVER EGNER SIG TIL PARTNERING Kommunen havde et større problem med en vej, der er anlagt oven på en gammel mose uden fast bund. På grund af tung trafik til to nye virksomheder i området havde vejen fået store sætningsskader. Kommunen ønskede derfor i udbudsmaterialet, at tilbudsgivere skulle komme med en løsningsforslag på, hvordan en sådan vej kunne laves. Dette er en typisk opgave, der egner sig godt til partnering, da kommunen kan stille krav i udbudsmaterialet til, at tilbudsgivere kommer med et løsningsforslag, og dermed indgå en dialog omkring løsningen til fælles bedste. Dermed er det ikke kommunen, der præcis beskriver, hvordan opgaven skal løses, men kommunen får i stedet forslag til løsninger på opgaven. I Allerød Kommune har vi en femårig partneringkontrakt, hvor der er budgetteret med en sum penge hvert år. Man kan godt sige at kommunen binder pengene i et fast budget, så de ikke bliver brugt til andre formål, men til gengæld får vi en god pris og kvalitet ved at lave en langsigtet vedligeholdelse af vejene. Kommunen sparer yderligere penge på lang sigt ved at vedligeholde i tide. John Køhler, formand for Miljøudvalget i Allerød Kommune

6

7 HVAD KAN KOMMUNEN OPNÅ? Kommunen kan opnå at skabe mere valuta for pengene gennem optimeringer, forbedringer og udnyttelse af alles kompetencer. En eventuel økonomisk gevinst kan deles mellem kommune og entreprenør, hvis dette er aftalt. Kommunen bevarer en bred indflydelse på det faktiske drifts- og vedligeholdelsesarbejde i forhold til at udlicitere på traditionel vis. Et bedre samarbejdsklima da bestiller ikke i samme grad er modspiller/ kontrollant men mere en samarbejdspartner. Flerårige aftaler giver god mulighed for en langsigtet økonomisk planlægning på vedligeholdelsesområdet. Kompetencer fastholdes og udvikles hos begge parter. Partnering giver større indsigt, og parterne opnår gensidig forståelse. Åbne regnskaber og en vis gevinst- og risikodeling giver øget økonomisk ansvarlighed. Begge dele ser ud til at give en bedre optimering af såvel økonomi som kvalitet og har medført en bedre udnyttelse af de knappe ressourcer. Og så er det absolut ikke uvæsentligt, at det har været med til at skabe et rigtigt rart arbejdsklima mellem bygherre og entreprenør. Vejchef Hardy Pedersen, Bornholms Regionskommune

LÆS MERE PÅ WWW.SAMKOM.DK UNDER PARTNERING Du kan læse mere om, hvordan man kan bruge partnering ved forskellige udbudsformer i vejledningen Partnering på vejområdet - ved drift og vedligeholdelse. En vejledning til kommuner. På hjemmesiden kan du også finde eksempler på partneringaftaler, workshopprogrammer, arbejdsskemaer mv. YDERLIGERE OPLYSNINGER Kontakt SAMKOM-sekretariatet ved Mette Dam Mikkelsen, mdm@vd.dk, tlf. 7244 3198 eller Anette Jensen, ane@vd.dk, tlf. 7244 3459. SAMKOM er et samarbejde mellem Vejdirektoratet og Kommunal Teknisk Chefforening om kommuneveje. SAMKOM-sekretariatet i Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 postboks 9018 1022 København K www.samkom.dk