november 2015 Drejebog for Energimesser 1
Drejebog for energimesse Forord Denne drejebog er udarbejdet CLEAN Grøn erhvervsvækst på bestilling af Region Syddanmark. Drejebogen er udarbejdet med baggrund i opdrag fra Region Syddanmark og som led i at styrke EPSD-projektets unikke vinkel med en samtidig indsats for at fremme energiinvesteringer i den private boligmasse Formålet med drejebogen er, at lette arbejdet i forbindelse med afholdelse af en energimesse ved at bygge videre på erfaringer allerede opnået i Grøn erhvervsvækst projektet. Drejebogen er tilgængelig en rediger bar version. Idéen med denne udgave er at en læser skal have mulighed for nemt at tilføje sine egne noter samt klippe indholdet ud, som er relevant for læseren. Drejebogen indeholder tjek- og huskelister, som skal hjælpe læseren med, at gennemføre en energimesse så nemt og smertefri som muligt. Forfatteren på denne drejebog er projektleder Casper Mikkelsen, CLEAN Grøn erhvervsvækst. Kommunikations og presseplanen er udarbejdet af kommunikationskonsulent Rikke Schak Toustrup-Jensen, CLEAN Grøn erhvervsvækst. 2
Indholdsfortegnelse Indhold Forord... 2 Indholdsfortegnelse... 3 Indledning... 5 Drejebog større energimesse... 6 1. RESUMÉ... 6 2. OPLÆG... 6 3. TIDSPLAN... 7 4. MESSE-PÅ-MESSE... 9 5. ARBEJDSGRUPPE... 11 6. KOMMUNIKATIONSPLAN... 11 6a. KOMMUNIKATIONSPLAN SKABELON... 12 7. PRESSEPLAN... 14 7A. KANALER... 15 7B. TIDSFORLØB... 15 7C. BUDSKAB... 16 8. PRESSEPLAN SKABELON... 17 9. MARKEDSFØRING OG MERCHANDISE... 18 10. ARBEJDSLISTE FORDELING, EKSEMPEL... 19 11. PROGRAM FOR ENERGIMESSE, EKSEMPEL... 20 12. TJEKLISTE... 21 Eksempel på tjekliste findes som bilag 6.... 21 13. PRAKTISK... 21 14. BUDGET, EKSEMPEL... 22 15. EVALUERING, SPØRGEGUIDE... 23 16. EFFEKTVURDERING... 23 Bilag 1... 25 Bilag 2... 25 Bilag 3... 26 Bilag 4... 27 Bilag 5... 27 Bilag 6... 28 3
Bilag 7... 30 Bilag 8... 31 4
Indledning I forbindelse med planlægningen af et energievent med henblik på at fremme efterspørgsel på energirenovering af den private bygningsmasse, er der en række strategiske overvejsler omkring eventen, der skal overvejes. Herunder hvor stor et event, er der ønsker om? Hvad er succes kritikerne for eventen? Er det et lokalt event eller skal budskabes spredes større ud? CLEAN Grøn erhvervsvækst har erfaringer med afholdelse af alle typer events lige fra de små lokale events i de lokale forsamlingshuse og hos lokale borgere, der inviterer ind i deres private bolig til store energimesser, hvor CLEAN Grøn erhvervsvækst i perioden 2011-2013 har haft alt ansvaret i samarbejde med den/de kommuner, hvor arrangementet har foregået. 1 Erfaringerne fra større messer afholdt i årerne 2012-1014 er, at tendensen siden 2014 har gået imod de mindre og mere lokale energievents og energievents som en del af en anden messe, altså en form for messe-på-messen. Mindre lokale energievents og messe-på-messer med f.eks. en energizone 2 har den fordel at de ikke er så omkostnings- og ressourcetunge som større energimesser. Ulempen for en messepå-messe er, at arrangøren af eks. en energizone, som del af en større messe ikke altid har fuld kontrol over indholdet på hovedmessen, og det dermed kan give signal forvirring for messedeltagerne. Fordelen ved små lokale energi events 3 og åbent hus arrangementer er, at det kan være nemmere at påvirke tilhørerne i den retning arrangøren ønsker, da denne type event ofte er kendetegnet ved at være arrangeret med oplæg omkring forskellige energifaglige emner. Ulempen ved mindre lokale energievents i forhold til større energievents er, at de ikke når et så bredt publikum, og at budskabets udbredelse begrænser sig til et meget lokalt geografisk område. Denne drejebog indeholder en køreplan til, hvordan forskellige energievents kan arrangeres. Lige fra de mindre lokale energievents som åbent hus arrangementer, hvor kommunen er facilitator eller medarrangør til de større energievents hvor kommunen er driver og hvor arrangørrollen er størst. Herudover indeholder drejebogen også et eksempel på en rolle- og ansvarsfordeling i forbindelse med afholdelse af konferencer. I drejebogen vil læseren også finde et eksempel på en kommunikationsplan med konkrete forslag til hvordan budskabet om et energievent skal kommunikeres ud. 1 I alt har CLEAN Grøn Erhvervsvækst i perioden 2011-2014 erfaring fra afholdelse af 14 energimesser, heraf 3 energydays, 2 minimesser, 9 store energimesser med samlet i alt ca. 18.400 deltagere 2 Et område af en større bolig eller livsstilsmesse kan have en energizone, hvor der er fokus på tilbud til borgere om energibesparende tiltag og energiløsninger til boligen. Messen arrangeres af 3. parts, mens messe-på-messen arrangeres af ansvarlig for energimessen 3 I alt har CLEAN Grøn Erhvervsvækst i perioden 2012-2015 erfaring fra afholdelse af 9 mini events med ca. 1.110 deltagere 5
Drejebog større energimesse 1. RESUMÉ At afholde et energievent har til formål dels at knytte netværk på tværs af faggrupper i værdikæden for energirenovering og energiløsninger dels at komme på tomandshånd med de ønskede målgrupper. Det er et middel til at understøtte håndværkere og leverandører med særlig viden og uddannelse indenfor energirenovering og energiløsninger til at møde deres kunder og herved skabe den ønskede jobvækst, som tilgodeser hele værdikæden for energirenovering lige fra håndværker, leverandør, bankrådgiver, energiselskab og som samtidigt giver god værdi for kommuner og erhvervskontorer i forhold til at fremme grøn vækst og job i kommunen. Drejebogen indeholder en kort og langsigtet tidsplan, der går i detaljer med opgaverne til en energimesse. Drejebogen er ment som et praktisk værktøj og indeholder derfor også eksempler på arbejdsplaner, tjeklister og eksempler på Hvem-gør-hvad fordeling af ressourcer blandt partnere og en driver, som kunne være CLEAN Grøn Erhvervsvækst, ProjectZero en kommune, et erhvervskontor eller lignede. Som guideline til arrangørerne er der opsat en række HVspørgsmål op under punkterne. 2. OPLÆG Større energievents får den stærkeste gennemslagskraft, når den fungerer i samspil med efteruddannelsen for håndværksmestre Bliv Mester i Energi, BedreBolig uddannelsen eller en lignede håndværkeruddannelse, der har til formål at klæde håndværksmesteren på til at løse energifaglige opgaver. Tanken bag energimessen er at skabe fokus på energihåndværkeren og den særlige kunnen vedkommende har tilegnet sig. Energimessen skal være det sted, boligejeren drager til for at få overblik, viden, kontakter og gerne vil i gang med energirenovering energimessen kan fungere, som et one-stop-shop koncept. One-stop-shop har den fordel at boligejerne kan blive præsenteret for den samlede løsning for deres renoveringsprojekt et og samme sted, og at de får tilbudt at få deres energirenoveringsprojekt koordineret af en energi uddannet håndværker eller BedreBolig rådgiver og således ikke selv behøver at skulle koordinere og have kontakt til flere forskellige håndværkere. Hermed lettes boligejerens indsats i forhold til, at igangsætte en energirenovering og der er større sandsynlighed for, at boligejeren gennemfører en energirenovering samt at renoveringen bliver mere dybtgående, når boligejeren bliver præsenteret for alle perspektiver på én gang. Arrangørerne af en energimesse er typisk en myndighed eller uvildig instans, der i samarbejde afholder energimessen, f.eks. en kommune og netværk som CLEAN Grøn erhvervsvækst, et erhvervskontor, en grupper af håndværkere eller lignende. Det er vigtigt signal, at det er en organisation (kommunen), som ikke skal sælge noget, men som bare er formidlere, som står som afsendere af arrangementet. Det er en fordel, at kommunen står som medarrangør af arrangementet, da det signalerer troværdighed og kan skabe tillid blandt boligejere. Målgruppen for de energievents, som omtales her, er business to costumer arrangementer og kunderne er primært private boligejere, der har truffet beslutning om energirenovering eller er på nippet til det. Eksemplerne i drejebogen tager udgangspunkt i energimesserne i Ødis (Kolding 6
kommune) d. 13. august 2011, i Middelfart d. 7. januar 2012, Odense d. 24-25. marts 2012 og energimesse i Middelfart d. 23-24. Marts 2013. Den generelle oplevelse er, at besøgende er, foruden familier, primært 50+, som har overskud i økonomien til at gennemføre energirenovering eller som vil værdisikre deres ejendom og sikre, at de har mulighed for at sidde i ejendommen også ved stigende energipriser. Fokus for en energimesse kan være følgende: Udbrede budskabet Energirenovering betaler sig Skabe teams af energihåndværkere på tværs af faggrupper Præsentere et bredt udvalg af energirigtige løsninger primært fra energihåndværkernes leverandører i en one-stop-shop Skabe et træk i markedet, f.eks. ved brug af gratis energitjek med tilmelding på energimessen Have en lokal forankring, f.eks. ved at foregå i parcelhuskvarterer med ældre boligmasse samt engagere lokale borgergrupper, idrætsforeninger og lokale energihåndværkere Skabe mulighed for direkte ordrer og tilbud i mødet mellem energihåndværker og potentiel kunde Skabe omtale og branding for kommune og erhvervsliv Skabe et mødefelt mellem offentlige instanser som kommune, skat, energiselskaber, spildevandsselskaber og den direkte målgruppe, der viser hvad kommunen selv gør som klima/energi/miljøindsats. Informere om energirigtige løsninger og tilbyde kvalificeret vejledning til boligejere, f.eks. gennem gratis uvildig energirådgivning ved en uvildig energikonsulent på selve energimessen. Danne rammerne for afrunding af energihåndværkernes efteruddannelse, f.eks. med involvering af borgmester eller udvalgspolitiker til at overrække diplomer og give håndvtryk. Arbejde aktivt med at bruge nøgleordene energirenovering og energihåndværker på alle kommunikationsplatforme og for at underbygge søgemaskineoptimering (SEO) Bruger kampagnesitet www.energimesse.nu som fælles platform for branding af arrangører og udstillere, inspiration fra tidligere energimesser og events samt som online tilmeldingsformular for udstillere og håndværkere. Tilmeldinger fra sitet registreres af Grøn erhvervsvækst. 3. TIDSPLAN Først og fremmest må der vælges en dato, der ligger mindst 6-9 måneder frem i tiden. Dato og en egnet lokation kan tage flere måneder at finde frem til, da der f.eks. er brandmyndigheder, som der skal ansøges osv. Vær derfor i god tid og medtag tid til dette i tidsplanen. Desuden skal juli og december ikke regnes med som særlig aktiv planlægningstid, da folk er for svære at kontakte i den 7
periode. Generelt er det også mest hensigtsmæssigt at placere en energimesse i fyringssæsonen fra oktober-marts. Eksempel på tidsplan. Eksemplet følger energimesse i Middelfart (7. januar 2013) Maj Juni Juli August September Oktober November December Januar Dato fastlægges x Sted reserveres x Arbejdsgruppe x nedsættes Tilsagn fra x x x x x oplægsholdere og politikere til Speakers Corner Engagement og x x x x tilsagn af håndværkere Invitation til x x udstillere Udarbejdelse af x x x energimesseavis / messeavis som indlæg i lokalavis Indsamling af cases x x x x x til avis, web og PR Udarbejdelse af x x x program til selve dagen Konkurrencer x x Sociale medier og x x budskaber på energimesse.nu Online tilmelding af udstillere x x x x x Baseret på de seneste erfaringer med energimesser kan følgende anbefales: Påbegynd planlægningen af messen i god tid det tager altid længere end planlangt Undersøg grundigt om der afholdes lignende messer i samme tidsrum og i nogenlunde sammen geografiske område. Overvej om messen skal holdes med en samarbejdspartner som messe-på-messe (se næste afsnit) Engager så mange af de lokale håndværkere som muligt det er vigtigt at de bakker op og de kan hjælpe med at brede budskabet ud ved fx at uddele flyers til deres kundekreds 8
4. MESSE-PÅ-MESSE En alternativ tilgang er at afholde messen som en messe-på-messe. En messe-på-messe er kendetegnet ved, at kommunen eller erhvervsorganisationen ikke har ansvaret for hele messen, men derimod en mindre del af messen hvor teamaet er energirenovering af private boliger. Den overordnede messe kan fx være en forbrugsmesse eller lignende og kommunen eller erhvervsorganisationen slipper hermed for en del af arbejdet ved at arrangere messen. Herudover er der større sandsynlighed for, at messen bliver velbesøgt og dermed en større succes. En anden fordel er at energimessen ikke kommer til at konkurrere med allerede planlagte messer og der dermed er risiko for, at messen bliver knap så godt besøgt. Herudover medfører en messe-påmesse en mindre arbejdsbyrde for arrangøren da de ikke skal planlægge hele messen selv. Afholdelse af energimesser med messe-på-messe tilgangen kan illustreres ved hjælp af nedenstående figur som også viser fordele og ulemper ved de forskellige afholdelses former. Arbejdsopgaverne er langt hen ad vejen de samme for de to typer af messer, men som beskrevet i afsnittet messe-på-messe er der en række fordele ved at afholde en energimesse i forbindelse med en allerede planlagt messe. 9
CLEAN Grøn erhvervsvækst har gode erfaringer med denne form for messe afholdelse og holdte bl.a. i efteråret 2014 en kombineret messe med Byggecentrum i forbindelse med Byggecentrums byg om og forny messe. 10
5. ARBEJDSGRUPPE Så snart datoen er valgt kan der med fordel nedsættes en arbejdsgruppe, der inkluderer en repræsentant for: Kommunen Energiselskabet Håndværkerne Arbejdsgruppen mødes indledningsvist for at gennemgå kommunikationsplan og opgavefordeling, og eventuelt igen inden messen. 6. KOMMUNIKATIONSPLAN Kommunikationsplanen skal ses som en hjælp til at holde strømmen af budskaber i forbindelse med messen på sporet. Meningen med en stramt styret kommunikation op til energimesse er at ramme de ønskede målgrupper og skabe den bedste grobund for eksponering af messens budskab. Kommunikationsplanen sørger for at stille Hv-spørgmål, så signalværdien af arrangementet er gennemtænkt fra ende til anden. I planen angives kommunikationens formål/mål, hvilket ikke må forveksles med projektets formål/mål, hvis eventet udspringer af et projekt. Det er vigtigt at kommunikationsindsatsen skiller sig ud, og er gennemtænkt både fra det overordnede budskaber til helt ud i de praktiske detaljer, der tilslut kan specificeres i en aktionsliste. Hermed sikres det rette og samlede budskab kommer ud omkring energimessen. Kommunikationsplanen er vigtigst i eventets indledende og afsluttende fase. I den indledende fase fungerer planen som et dynamisk dokument, der løbende skal diskuteres i arbejdsgruppen og tilrettes. Lige optil og under eventet bør kommunikationsplanen suppleres af en mere minutiøst aktionsliste. I eventets afsluttende fase og for eksempel ved evaluering og opsamling af data og feedback træder kommunikationsplanen i kraft igen. Som en udspringer af kommunikationsplanens budskaber oprettes der ved større events tillige en presseplan. I halen på kommunikationsplanen kommer aktionslisten, der udmønter planens intentioner. Her beskrives tidsplan, handling, og aktion (hvem-gør-hvad). Skemaet skal bruges til løbende tjekliste på projektet, som arbejdsplan mellem møder og vil desuden blive brugt i senere afrapportering. Aktionslisten skal tage højde for de kommunikationsmæssige aspekter af dagen f.eks. fotograf på dagen, interview op til eller på dagen, modtagelse på dagen, op følgende presse efter eventet etc. 11
Aktionslisten angiver ansvarshavende, udførende og deadline. Denne er især nyttig, når der er tale om et event med flere arrangører. Hvis der er tale om modtagelse af oplægsholdere, presse, politikere, royale eller andre vil aktionslisten også kunne bruges til mere minutiøs planlægning med tidsforløb. Eksempel på en aktionsliste findes som bilag 1. 6a. KOMMUNIKATIONSPLAN SKABELON 12
13
7. PRESSEPLAN I kommunikationsplanen er angivet budskaber, og evt. delbudskaber. Presseplanen følger op på og udmønter disse budskaber, som en naturlig udløber af kommunikationsplanen. Planen giver et mere detaljeret overblik over de relevante medier og skal tage højde for den mediebevågenhed, som eventet kan medføre, og som både kan være ønsket og uønsket. Denne drejebog dykker ikke ned i emnet krisekommunikation, som kan komme i spil ved uønsket omtale, men ved events, hvor der er meget på spil, 14
hvor der er politiske diskussioner inkluderet eller lignende, bør arrangementsgruppen overveje om det er nødvendigt at have styr på krisekommunikationen. Presseplanen giver til dels en metode at styre budskaber på, og til at agere hensigtsmæssigt i tilfælde af uønsket omtale. Til events skal pressen ses som en medspiller frem for en modspiller. Alt efter eventets karakter kan pressen være med til at understøtte eventets budskab. Presseplanen angiver også hvem, der skal udtale sig blandt arrangørerne, hvis pressen henvender sig. Vedkommende skal naturligvis være adviceret og til stede efter udsendelse af pressemeddelelsen. Presseplanen er med til at inddele medier og budskaber, således at medierne ikke fyldes med irrelevant materiale, men i stedet får målrettede henvendelser og gerne af eksklusiv art. Presseplanen er desuden med til at koordinere udsendelsen af pressemeddelelser og disses budskaber for at undgå overlap. Dette er især vigtigt ved events med flere arrangører. 7A. KANALER I kommunikationsplanen er der en uddybende liste over kommunikationskanaler, presseplanen skal sikre, at de relevante kanaler tilgodeses og evt. prioriteres. Ofte bliver events mødt med en forventning om presseomtale i større, toneagivende medier. Det er dog ikke sikkert at det er de rette medier, at henvende sig til. Derfor skal presseplanen inddele medier i de rette kategorier, f.eks. landsdækkende, regionale, lokale, web eller fagmedier. Det er dog vigtig at selektere, da eventets budskab ikke er relevant for alle medier. Eventets arbejdsgruppe bør afdække relevante medier i fællesskab. Hvis en af arrangørerne har adgang til et presseudsendelsessystem vil dette være den mest opdaterede og arbejdsmæssigt hurtigste vej til udsendelse. 7B. TIDSFORLØB Presseplanen inddeler eventet i et før-under-efter tidsforløb, og budskaberne er versioneret herefter. Før: Hvis det er relevant for eventet og mediet kan der i nogle tilfælde indgås et artikelsamarbejde i ugerne op til eventet. Dette skal ikke stå i stedet for annoncering, som er en vigtig bestanddel for især mindre lokale og regionale medier. Mediet styrer selv artikeltillægget, men arrangørerne er en vigtig medspiller for indholdet og evt. casehistorier. Dette skal tilrettelægges i god tid, ikke mindst af hensyn til redaktionens planlægning. Artiklerne kan eksponere både eventets overordnede budskab, evt. udstillere og arrangører ved at omhandle lokale, nærværende og inspirerende cases. 15
Under: Her angiver presseplanen, hvem der er pressekontakt, hvis pressen henvender sig under eventet. Det kan sagtens ske, at pressen blot dukker op uden advicering. Pressekontaktens rolle under eventet er, at assistere f.eks. med at kontakte cases tilstede eller andre nøglepersoner for citat, hvis den udsendte ønsker det. Fotomulighed skal indtænkes - evt. nøglepersoner skal være tilgængelige og have tid til fotografering. Efter: Hvis der skal udsendes en opfølgende pressemeddelelse efter eventet, sørger presseplanen for rette timing og at der er indtænkt fotos at medsende. 7C. BUDSKAB Ét budskab til én pressemeddelelse. Til gengæld kan det være relevant at versionere budskabet, så det passer til mediet. Det betyder også, at det kan være en udfordring at give pressehistorien nok kant. Derfor skal det altid overvejes nøje, hvor mange pressemeddelelser, det er nødvendigt at sende ud i forhold til et event. Ofte vil en målrettet pressemeddelelse være nok, hvor udsendelsen er korrekt timet i forhold til mediets deadline. Lokale og regionale aviser har tit en deadline på 5-8 dage. Hvis programmet er på plads i god tid, er det nemmere at være skarp på eventets budskab. Hvis eventet har en bred målgruppe, vil arrangørerne også ønske at sprede budskabet bredt ud i så mange medier, som muligt. Hvis man vil være sikker på omtale af dato, tid, sted og emne er den sikre vej en annonce frem for en pressemeddelelse. Medierne kan ikke styres til at omtale arrangementet. Hvis budskabet står klart og har almen interesse for mediets målgruppe samt overholder de almindeligste nyhedskriterier, er der højere succesrate for gennemslagskraft. Denne drejebog går ikke dybden med nyhedskriterier. Tit har medierne dog et ønske om eksklusivitet, og dette skal arrangementsgruppen have drøftet relevansen af i forhold til eventet. Det kan sagtens være, at det tjener eventets interesse bedst, hvis ét nøglemedie omtaler eventets budskab i dybden, fremfor en skare, der går lettere hen over emnet. Hvis eventet har en smal målgruppe, bør budskabet holdes til en smal relevant (evt. fagrelevant) skare af medier. 16
8. PRESSEPLAN SKABELON 17
9. MARKEDSFØRING OG MERCHANDISE Energimessen markedsføres typisk via annoncer i traditionelle trykte medier, bannerreklamer på onlinemedier og radiospot i relevante medier. Herudover er den god ide at bruge A5 flyers til uddeling og A2 plakater til ophængning lokalt. Følgende kan bruges som rettesnor: Hvor stort er budgettet for markedsføring? Hvad er det interne formål med markedsføringen? (her: eksponering af energihåndværker og QR kode med link til film om energihåndværker samt videre link til liste over energihåndværkere) Hvordan bakker traditionel markedsføring op om PR? Hvilke annoncesamarbejder eksisterer for at vi får mest mulig rabat? Hvilket tidsforløb er der på markedsføringen? Hvem kan distribuere? Frivillige fra lokal idrætsforening, som f.eks. får 1 kr. af kommunen pr. uddelt flyer? Merchandise har i nogen tilfælde bestået af t-shirts med energihåndværkerlogo til samtlige deltagende håndværkere på messen, balloner og tasker til uddeling og til konkurrencer, bannere og beach flags mv. Det skal altid overvejes i hvor vidt omfang merchandise er nødvendig, men til konkurrencer og som blikfang og signalværdi (håndværkerne arbejder sammen som team) har det betydning. 18
Eksempel på A5 flyer: Følgende kan bruges som rettesnor: Hvor stort er budgettet til merchandise? Skal vi have en konkurrence og hvad skal det interne formål være? (f.eks. flere tilmeldinger til nyhedsbrev) Hvis det skal signalere familieoplevelse, hvad er der så for børnene? 10. ARBEJDSLISTE FORDELING, EKSEMPEL Erfaringerne fra den første energimesse viste et behov for en mere detaljeret arbejdsfordeling på selve messedagen. Hvem gør hvad? I hvilket tidsrum? Hvordan er kontaktnr.? 19
Eksempel på arbejdsliste findes som bilag 2. 11. PROGRAM FOR ENERGIMESSE, EKSEMPEL Erfaringerne fra afholdelse af energimesser i Kolding (meget lokal i Ødis), 3 store messer over 2 dage i Odense samt messe dels i Middelfarthallen dels i samarbejde med Byggecentrum, har vist at interessen for viden om energiløsninger er høj blandt de besøgende på en energimesse. Der er generelt god interesse for et programpunkt som Speakers Corner, der slår ned på udvalgte emner, f.eks. solceller, hulmursisolering eller lignende. Dog skal der ikke være for meget på programmet og man skal være opmærksom på lydforhold. Det anbefales, at der er et lokalt lydanlæg til Speakers Corner, således at oplæggene ikke kan høres ud over hele hallen og forstyrre de gode snakke mellem boligejere og håndværkere/leverandører. Modsat er der også behov for på et centralt lydanlæg at kunne annoncere oplæg i Speakers Corner. Generelt kan det nævnes at oplæg omkring en teknologi der er i oppe i tiden er det mest poplære. Eksempelvis var oplæg omkring solceller meget populære da solcelle puljen netop var blevet lanceret. Det kan derfor anbefales, at oplæggene omhandler nyeste viden omkring populært teknologi. Et andet oplæg der er poplært er ofte et oplæg hvor der tages udgangspunkt i hvad der kan gøres for netop de boligtyper der findes i området således, at oplægget er meget tilrettet og relevant for tilhørerne. Neden for vises et eksempel på et program om oplæg om energi til messe i Marienlyst centret i marts 2014. Messen blev afholdt i et samarbejde mellem Odense og Faaborg-Midtfyn kommuner og CLEAN Grøn erhvervsvækst. Set up et var et messe-på-messe hvor energimessen havde sin egen energizone på forbrugsmessen afholdt af Marienlystcentret. Eksempel på program findes som bilag 3 Neden for vises et andet eksempel på en invitation til messe afholdt som messe-på-messe i samarbejde mellem Middelfart kommune, HUSET og CLEAN Grøn erhvervsvækst afholdt i oktober 2014. Invitationen gjorde også reklame for muligheden for, at spise frokost og kage buffet i HUSET s restaurant som viste sig, at være et stort tiltrækningsplaster til messen. Eksemepl på invitation findes som bilag 4. CLEAN Grøn Erhvervsvækst har flg. erfaring med, hvilke oplæg der tiltrækker boligejere på en energimesse. Generelt er det en god ide at tage et emne op som er oppe i tiden, f.eks. et indlæg om solceller, da det i 2012 var meget attraktivt at investere i solceller. Generelt er der også stor interesse for hands on råd til hvordan man kommer i gang med energirenovering samt hand on råd til hvorfor energirenovering er en god investering set med økonomens rolle. Vigtigt er det at få en oplægsholder ind, som forstår at formidle et budskab og kan gøre det letforståeligt for boligejere, men samtidigt også levere et fagligt velfunderet indlæg. Et anden populært 20
indlæg har været indlæg fra en boligejeren om, hvordan man selv kommer i gang og hvad vedkommende har gjort. Det er noget som enhver boligejer kan relatere sig til. Eksempel på materiale sendt til udstillerne findes som bilag 5. Det er CLEAN Grøn erhvervsvæksts erfaring, at afholdes en messe i samarbejde med en professionel messearrangør i dette tilfælde Byggecentrum i Middelfart så kan messen bringes op på et endnu højere niveau. Dette skyldes at den professionelle messearrangør har store erfaringer med at planlægge og afholde en messe, mens en organisation som fx CLEAN Grøn erhvervsvækst, et lokalt erhvervskontor eller en gruppe af håndværkere ofte har en bedre kontakt med de lokale virksomheder. Hermed sikres at messen bliver planlagt og afholdt professionelt samt at de helt rette messedeltagere inviteres og udstiller på messen. Afholdes en messe i samarbejde med en professionel messearrangør er dog meget vigtigt, at erhvervsorganisationen/kommunen får mulighed for, at påvirke indholdet på messen og dreje det i mod energi og energirenovering af den private boligmasse så messen ikke blot ender med at blive som den plejer og med en kommunal stand eller lignende på messen. Det er meget vigtigt at have helt klare aftale fra start omkring holdholdet på messen og hvad budskabet skal være for messen, da de professionelle messe arrangører ofte har planlagt og afholdt messer mange gange og derfor er tilbøjelige til, at holde messen som de plejer. Er et sådant samarbejde muligt anbefales det kraftigt, at holde messen i samarbejde med en professionel messearrangør. 12. TJEKLISTE Eksempel på tjekliste findes som bilag 6. 13. PRAKTISK Valg af hal Trafikregulering Skiltning Centralt beliggende, læsseramper og gode tilkørselsforhold Gode gratis parkeringsforhold Gerne en stor hal-bygning så man kan være samlet Godkendt af brandmyndighederne til messer. Evt. cafeteria Evt. hjemmeværn kontaktes såfremt det vurderes relevant Skiltning/flag aftales med kommunen Eksempel på en invitation til udstillere til messe afholdt i samarbejde mellem Middelfart kommune, HUSET og CLEAN Grøn erhvervsvækst i oktober 2014 findes som bilag 7. 21
14. BUDGET, EKSEMPEL Budget messer 2012/13 Kolding Middelfart Odense Indtægter/puljer antal antal antal Salg af enkeltstande 4000 10 43500 13 52000 15 60000 Salg af dobbeltstande 6000 6 6 36000 8 48000 Salg af udestande 3000 5 5 15000 6 18000 Annonceringspulje 171000 40000 25000 30000 Refusion fra kommune annoncering 0 10000 Refusion fra kommune halleje, udstyr og forplejning 8000 10000 38000 I alt 83500 128000 156000 Udgifter Leje af hal 7500 10000 30000 Leje af udstyr i hal 0 0 5000 Forplejning til intern personale 500 3000 3000 Opstilling af messestande 45000 40000 40000 Leje af højtaleranlæg 0 0 0 Tryk af program og plakat, udgift varetages af Kolding kommune 0 ca 0 4000 Hoppeborg/børnehjø rne 0 0 4000 I alt udstyr 53000 53000 86000 Annoncer: Middelfartmesse: 43500 Helside Melfar, program, udstillerliste (printbudget rammeaftale) 10000 Topbanner Melfarposten (printbudget rammeaftale) 15000 Radio Klubben, reklamespot Online Megaboard fyens.dk Radio Energy (150 ud af 225 spots jf. rammeaftale) 0 Odensemesse: 22
1/1 Helside Odense Ugeavis, program 22000 1/1 Helside Odense Ugeavis, udstillerliste Ramme aftale Topbanner Odense ugeavis Ramme aftale Radio Klubben, reklamespot Ramme aftale Online Megaboard fyens.dk Ramme aftale A5 flyer (Odense afholder udgift) 1318 Beachflag, genbrug 7 0 Storbanner, genbrug 1 0 I alt annonceudgift 0 40000 45000 65000 I ALT +30500 +30000 +5000 Det skal bemærkes at budgettet for de tre afholdte messer går i overskud grundet tilskud fra kommunerne som messerne blev arrangeret i samarbejde med på hhv. 48.000, 45.000 og 68.000 kr. Uden disse tilskud ville det ikke have været muligt at afholde messerne blot på salg af messestande. Det er derfor den helt klare anbefaling at undersøge og planlægge sit budget grundigt inden planlægning af en energimesse. Det er en bekostelig affære at leje hallerne samt annoncere op til messerne. Messeafholderen skal gøre sig helt klart at messen ikke skal forventes at kunne løbe rundt i sig selv og, at et form for tilskud er nødvendigt for at messen balancerer økonomisk. 15. EVALUERING, SPØRGEGUIDE Det er vigtigt at have mailadresser på alle involverede, så der er mulighed for efterfølgende at anvende web-baserede evalueringsskemaer. Eksempel fra relationwise findes som bilag 8. 16. EFFEKTVURDERING Der er en bevist effekt af at afholde synlige, lokale energievents i forhold til jobvækst. Det er vigtigt, at kommunen som evt. tovholder har tæt kontakt til de involverede, og at de involverede er informerede om, at der vil være en effektvurdering efter afholdelse af energieventet uanset størrelse og type. Det er af afgørende betydning at dokumentere effekten løbende, også ved f.eks. opsamling hos håndværkere et halvt år efter eventet. Det kan være en udfordring at få indsamlet erfaringer på effekten fra f.eks. håndværkere og andre involverede, på f.eks. antal (gratis energitjek)/antal tilbud/antal ordrer/antal huse energirenoveret/meromsætning/nye job. Baseret på spørgeskemanet som ses i forrige afsnit omkring evaluering er det muligt, at fortage en vurdering af hvor mange jobs en messe har skabt for de deltagende håndværkere. 23
Det anbefales, at spørgeskemaet printes og messearrangørerne går rundt med det til håndværkerne fysisk lige efter messen er afsluttet, for at få håndværkerne til at udfylde det. CLEAN Grøn erhvervsvækst har ikke gode erfaringer med, at eftersende det på e-mail hvor svarprocenten alle gange har været meget lav. Fortages effektvurderingen telefonisk efter messen er det erfaringen at håndværkerne har svært ved, at huske hvilke ordre de fik på messen samt hvilke de har fået på anden vis. I forbindelse med effektvurderingen anbefales det, at der også spørges til, hvor mange tilbud håndværkerne har givet, samt hvor mange aftaler der er, og om de kommer ud efter messen og giver tilbud. Spørg derudover ind til, hvor stor en sandsynlighed håndværkerne mener der er, for at tilbuddene bliver til konkrete ordrer. Herunder målt effekt af energimesser/energievents 2010-2013: 24
Bilag 1 Aktion Udførende Ansvarlig Deadline (Tidspunkt) Fotograf Hans Hansen Anna Andersen På eventdagen af hensyn til udsendelse af opfølgende pressemeddelelse. billeder overleveret og klar inden kl. 18. Evaluering Hans Hansen Anne Andersen To dage før event. Udsendes senest to e-skema Kvalitetssikring af spørgsmål timer efter event + klargørelse til elektronisk afslutning. udsendelse. Bilag 2 Fredag den 6.1 Lørdag den 7.1 AKTION/KLOKKESLÆT 12-15 15-18 18-22 8-10 10-11' 11-12' 12-13' 13-14' 14-15' 15-16 16-17 Opstilling af stande Opstilling børnehjørne opstilling Speakers Corner kontakt udstillere-tlf. kontakt indlægsholdere optælling af besøgende / time Uddeling af programmer, balloner og goodiebags ved indgang Kaffe og brød Velkomst udstillere og bespisning ved arrangørstand Speakers Corner og introduktion indlægsholdere, lydtjek Officiel Velkomst Konkurrencer og præmieuddeling 25
(voksen/børne) Udendørsområde (f.eks. el biler/naturgasbil/vind mølle) Fotos / video / citater og interview / pressekontakt Løbende opdatering sociale medier Bemanding stand Bod idrætsforening teknik/allround/stande Oprydning -alle Bilag 3 26
Bilag 4 Bilag 5 27
Bilag 6 Kontakter: Kommunen: Kontakt person Håndværkere: Forsyningsselskab: Erhvervsnetværk: 28
Andre vigtige kontakt personer: Praktisk: Tjek om der er trådløs internetadgang i hallen kode udleveres af XX på dagen Man skal selv medbringe forlængerledninger Tjek om det er muligt at leje borde og stole i hallen eller om disse skal lejes ind udefra. Tjek ligeledes om, der skal lejes standpladser eller disse kan stilles til rådighed af hallen. Neden for følger et eksempel på en to do liste med vigtige arbejdsopgaver, ansvarlig samt tidsrist for at udføre opgaven. To do: Ansvarlig Tidsfrist Udført 1. Termografikamera og projektor/skærm 2. Leje af skillevægge (Compass Messer) 3. Leverandør Grønne tage 4. Leverandør Vinduer (Horn og Outrup) 5. Aftaler Økolariet 6. Fragtmand Odense Fjernvarme-Økoloratiet 7. Afspærring af P-plads til udendørs udstilling fredag morgen 8. Oversigtsplan for udstilling udenfor 9. El-udtag til udstilling udenfor 220V og 400V 10. Elbiler 11. Program, velkomst og aftaler for åbning af messen (Borgmester). Aktivitet Sportsklun? 12. Oversigt over egen udstilling/leverandører 13. Aktiviteter og præmier på egen messestand 14. Materiale og reklame for gratis håndværker energitjek 15. Cases til erhvervsorganisations stand 16. Uddeling af flyers, løbesedler - spejder 17. Plakater 18. Tryk af program messe brochure 19. Banner (inden jul) 20. Radiospot 21. Presse 22. T-shirts, muleposer og balloner 23. Tegnehjørnet 24. Reklame ved købmand 25. A- skilt og beachflag 26. Program og aftaler for speakers corner 27. Talerstol og microfon til speakerscorner 28. Projektor, computer og powerpoint med program 29. Salg af kage spejder- stand ved børnehjørne 30. Optælling af besøgstal 31. Stand til energitjenesten 32. Goodiebag til de første 30 gæster 33. Kameramand TV 34. Bestilling af sandwich til udstillere 29
Bilag 7 30
Bilag 8 31
32
33