Organisatorisk forberedelse på Advis om Sygehusophold Dette er et oplæg omkring den organisatoriske forberedelse af ny advisstandard Advis om sygehusophold, som vi vil opfordre til, at I afklarer/drøfter i fællesskab i hver region forud for hjemmepleje-sygehusgruppens møde den 15. september 2020. De regionale projektledere er tovholdere på processen. Tilbagemeldinger sendes senest 1. september til jej@medcom.dk. Da det planlagte møde den 26. maj blev aflyst, er der afholdt møde med regionale projektledere og EOJ brugerrepræsentanter om forventede VANS udgifter og koordinering af tidsplan for idriftsættelse. Derfor er dette notat opdateret og forberedelse vedr. VANS udgifter er taget ud. Nedenfor gives information om den nye advisstandard, herunder indhold og forretningsregler for anvendelse. Dernæst følger spørgsmål til drøftelse og afklaring. Advis om sygehusophold - kort fortalt Det nye sygehusadvis Advis om sygehusophold betyder en udvidelse af indhold i adviseringen, så der, udover advisering ved indlæggelse og udskrivning, også adviseres om akut ambulant sygehusophold samt orlov, og der sendes også advis, hvis patienten er død ved ankomst til hospitalet1. Derudover er der fælles forretningsregler for anvendelse af sygehusadviser. Nedenstående beskrivelse af forretningsregler er en del af standarddokumentationen, som er tilgængelig på https://simplifier.net/medcom-fhir-messaging. Som forberedelse til drøftelserne anbefales det at læse nedenstående forretningsregler grundigt. Forretningsregler for anvendelse af Advis om sygehusophold Formålet med formulerede forretningsregler for anvendelse er, at parterne, som anvender advis, understøtter meddelelserne i overensstemmelse med behovet. Forretningsregler er et tillæg til den givne standard for Advis for sygehusophold, som kan opdateres i takt med, at behovene ændrer sig. 1. Adviser genereres på basis af tidstro registrering i EPJ/PAS-systemet. Hvis der i PAS/EPJ anvendes fremtidige registreringer af planlagte kontakter, skal disse først udløse advis, når tidspunktet indtræffer, dvs. ved patientens fysiske fremmøde. 2. Slut sygehusophold (indlagt og akut ambulant) anvendes kun, når patientens indlæggelse/sygehusophold? afsluttes (til hjemmet/primær sektor) 1 Det understøttes pt. kun i nogle regioner, at der sendes advis ved patientens død ved ankomst. 1
Advis om SLUT sygehusophold må ikke anvendes ved overflytninger 2. 3. Hvis en akut ambulant kontakt ændres til indlagt, sendes et nyt START sygehusophold - indlagt -advis. Der skal ikke sendes advis om Slut sygehusophold, når den akut ambulante kontakt ændres til indlagt. Advis om SLUT sygehusophold sendes først, når patienten derefter afsluttes (til hjem/primær sektor). 4. Hvis en indlagt kontakt ændres til akut ambulant, sendes et nyt advis START sygehusophold akut ambulant -advis. Der skal ikke sendes advis om Slut sygehusophold, når indlæggelsen ændres til at være akut ambulant. Advis om SLUT sygehusophold sendes først, når patienten derefter afsluttes (til hjem/primær sektor). Denne hændelse anses som sjælden. 5. Hvis patienten enten er erklæret død ved ankomst, erklæres død efter ankomst eller dør under sygehusopholdet sendes et advis af typen DØD. Advistypen DØD skal således anvendes i alle scenarier, hvor patienten er død eller dør. 6. Hvis patienten registreres på orlov i EPJ, sendes advis, når patienten starter ( START orlov ) og slutter ( SLUT orlov ) sin orlov (til hjemmet). Orlovsadviser sendes udelukkende, når patienten registreres på orlov til hjemmet. Orlov ved dobbeltindlæggelser 3 skal således ikke udløse orlovsadviser. Orlovsadviser skal ikke aktivere ydelser i kommunen uden anden aftale herom. 7. Hvis der er sket en fejlregistrering, som har udløst et fejlagtigt advis, skal der sendes en rettelse eller en annullering efter følgende principper: 1. Hvis der er sendt advis pga. forkert indtastet cpr.nr. eller forkert valg af sygehusophold sendes en annullering. 2. Hvis der er sendt et advis med forkert angivelse af sygehusafdeling eller forkert tidspunkt for opholdet sendes en rettelse, dvs. et nyt korrekt advis, som erstatter tidligere advis. Der skal her ikke sendes en annullering. 8. Der anvendes ikke specifikke overflytningsadviser. Der er krav om, at der sendes nyt advis med Start sygehusophold, fra det sygehus, patienten er flyttet til, hvad enten det er i samme region eller i en anden region. Der sendes ikke advis fra det sygehus, patienten overflyttes fra. 9. Udskrivning til hospice. 2 Hvis patienten selv varetager/er ansvarlig for transporten fra sygehus A til sygehus B, er det tilladt at sende advis af typen SLUT sygehusophold. Den planlagte overflytning bør fremgå/være kommunikeret til modtageren i plejeforløbsplanen og/eller i en korrespondancemeddelelse. 3 Samtidig indlæggelse på psykiatrisk og somatisk afdeling. 2
Flowet håndteres som overflytning til andet sygehus i samme eller anden region. Hospice afsender Start sygehusophold - indlagt - advis ved patientens ankomst. Spørgsmål til drøftelse og afklaring 1. Forventninger vedr. nyt indhold i Advis om sygehusophold 1. 1 Hvilke forventninger har I til nye arbejdsgange ved udveksling af akut ambulant sygehusadvis? Der vil blive afsendt en automatisk indlæggelsesrapport fra omsorgssystemet (selvom patienten ikke er indlagt). Ved MedComs feltstudie-besøg på akutmodtagelser gav nogle personaler udtryk for, at det ville være mærkeligt at skulle modtage en indlæggelsesrapport, hvis patienten ikke er indlagt. De gav også udtryk for, at det var meget vigtigt, at kontaktoplysninger i indlæggelsesrapporten er anvendelige. I praksis oplevede de at få mange uklare oplysninger om patientens kontakter i kommunen og uden rigtige telefonnumre osv. Ved feltbesøgene så vi, at der i nogle tilfælde blev sendt en korrespondancemeddelelse fra akutmodtagelsen til hjemmeplejen ved afslutning af besøget. Ved behov for hurtig indsats samme dag blev der ringet. 1.2. Er der behov for en særlig informationsindsats ift., hvordan advis om patientens orlov skal håndteres? Ved orlov har sygehuset stadig ansvar for behandling og pleje, og hvis kommunen skal yde indsatser under orlov, skal det kommunikeres særskilt. 3
Emnet kan fx indgå i en national MedCom pamplet/pjece målrettet frontpersonalet i regioner og kommuner. 2. Teknisk og organisatorisk forberedelse i Regioner/EPJ Nedenstående spørgsmål er især målrettet regioner/epj, men også relevant for kommunerepræsentanter at overveje: 2.1. Tidstro registreringspraksis - afslutning akut ambulant ophold Tidligere dataudtræk (link) har vist, at der kan være forsinkelse på registreringen af afslutning af akut ambulant sygehusophold. Ved MedComs feltstudie besøg på akutmodtagelserne fortalte nogle personaler, at de akutte vilkår med modtagelse af nye akutte patienter, indimellem er årsag til, at der ikke kan afsluttes tidstro. Der var også nogle, som gav udtryk for, at der er forskellige rutiner i aften og nattevagt, så afslutning først sker, når sekretæren møder i dagvagt. Hvad er jeres erfaringer? Er der behov for tilpasning af arbejdsgange, så det i videst muligt omfang sikres, at advisering kan ske tidstro? 2.2. Tidstro registreringspraksis: Fremtidig registrering af planlagte indlæggelser I nogle regioner afsendes sygehusadvis forud ved planlagte indlæggelser. De nye forretningsregler sikrer, at 4
der ikke må afsendes advis før tidspunktet for indlæggelsen = patientens fremmøde. Drøft/overvej om det giver anledning til nye arbejdsgange, eller om det kan indgå som krav til den tekniske understøttelse af sygehusadvis. 2.3. Udskrivning til hospice skal håndteres som en overflytning, så der ikke sendes afslutning af sygehusophold. Hospice afsender et advis om start sygehusophold, så kommunen får information om, hvor patienten er. Betyder afslutning til hospice nye arbejdsgange på sygehuset? Er der behov for at sikre at hospice i egen region afsender sygehusadviser? 2.4. Overflytninger Ved overflytninger sendes IKKE SLUT sygehusophold, medmindre patienten selv er ansvarlig for transport. Hvordan passer det med de nuværende arbejdsgange og registreringspraksis ved overflytning? Andet: Ser I behov for at drøfte andre emner i forhold til den organisatoriske forberedelse af advis om sygehusophold? 5