Vejledning i brug af hjemmeside og intranet Side 1 Vejledning i brug af hjemmeside og intranet 1 Indledning... 2 2 Hjemmesiden... 3 2.1 Kolonnen i venstre side... 3 2.1.1 Øverst... 3 2.1.2 I midten... 3 2.1.3 Nederst... 3 2.2 Kolonnen i midten... 3 2.2.1 Forsiden... 3 2.3 Kolonnen til højre... 4 2.3.1 Øverst... 4 2.3.2 I midten... 4 2.3.3 Nederst... 4 3 Intranettet... 5 3.1 Adgang til klubbens intranet... 5 3.1.1 Brugernavn... 5 3.1.2 Kodeord... 5 3.2 Foldere... 5 3.2.1 Arkivfoldere... 6 3.2.2 Dette klubår... 6 3.2.3 Dokumenter der gælder over flere år... 6 3.2.4 Indholdet i en folder... 6 3.3 Redigering af indhold i foldere... 6 3.3.1 Redigering af et dokument... 7
Vejledning i brug af hjemmeside og intranet Side 2 1 Indledning Hjemmesiden er et offentligt medium, og kan ses af alle, også ikke medlemmer dog med undtagelse af den del af internettet der omfatter billedgalleriet. Det kan kun ses af klubmedlemmer. Hjemmesidens udseende er baseret på en skabelon, som benyttes af de fleste andre YMC-klubber i såvel Danmark som resten af verden (YMC er en forkortelse af Y s Men s generelt). Det giver visse fordele - dels er det let at redigere hjemmesiden - dels skaber det genkendelighed, for brugerne. Det giver naturligvis også begrænsninger for webmasteren i både udformning og faciliteter. Nyheder, og oplysninger på internettet i øvrigt, offentliggøres i overensstemmelse med Persondataloven og et supplerende regelsæt, der er vedtaget af klubbens medlemmer. Intranettet er et internt medium til brug for opbevaring af klubbens digitale dokumenter. Det er kun klubmedlemmer, der kan komme ind på intranettet. For at komme ind på det, skal man ind på hjemmesiden og benytte et brugernavn og kodeord. Se efterfølgende, hvordan man benytter disse medier, og hvad de indeholder.
Vejledning i brug af hjemmeside og intranet Side 3 2 Hjemmesiden Hjemmesiden giver oplysninger om snart sagt alle facetter af såvel Balle Y s Men s Club s virke som hele Y s Men s bevægelsen. Hjemmesiden er opdelt i tre kolonner. 2.1 Kolonnen i venstre side Kolonnen i venstre side er en menu-kolonne. Det vil sige, at her vælger man det, man vil se i midterkolonnen. Denne kolonnes udseende er uændret, ligegyldigt hvad man ellers vælger at se. 2.1.1 Øverst Her kan man vælge menuer der er knyttet til Balle Y s Men s Club. Det bemærkes, at menupunktet Billedgalleri ganske vidst kan åbnes af alle lige som alle andre menupunkter, men selve billederne i galleriet kan kun ses af klubmedlemmerne. 2.1.2 I midten Her kan man vælge klubbens intranet, som bliver beskrevet senere. Desuden er der menuer til valg af hjemmesider for YMC-organisationer udenfor klubben. 2.1.3 Nederst Nederst kan man vælge Region Danmarks forskellige medier. 2.2 Kolonnen i midten Kolonnen i midten er den bredeste. Det er her der vises, hvad man vælger i menuerne i venstre kolonne. Når man åbner for hjemmesiden, vil forsiden altid blive vist i midterkolonnen. 2.2.1 Forsiden Forsiden er stedet, hvor nyheder vises. Det er dog ikke som i en almindelig avis, hvor der er mange og kun daggamle nyheder. Der vil typisk være 5 8 emner på denne side. Og de ældste kan godt være op til et halvt år afhængigt af hvor mange nyheder der er. Som regel kan man klikke på et emne, og læse meget mere om emnet i et bagved liggende dokument. Nyheder omhandler oftest begivenheder i klubregi eller begivenheder vedrørende Y s Men s bevægelsen. Men der kan også være indlæg om andre begivenheder, som har interesse for hjemmesidens læsere. Det er som udgangspunkt webmasteren der opsøger nyhederne. Men alle klubmedlemmer er velkomne til at komme med emner, de finder interessante for hjemmesidens læsere. Det hører dog desværre til sjældenheder, at
Vejledning i brug af hjemmeside og intranet Side 4 webmasteren får input fra klubmedlemmerne. 2.3 Kolonnen til højre Kolonnen i højre side er også opdelt i tre emner. 2.3.1 Øverst Øverst er der typisk supplerende oplysninger til emnet på midterkolonnen. F.eks. er der for alle udvalg en forklaring på, hvad de laver i det pågældende udvalg. På forsiden kan der også være emner, der er af længerevarende karakter, f.eks. annoncering af en begivenhed der kommer senere i klubåret. Som et fast punkt er der også en kalenderoverskrift. Kalenderen bliver dog normalt ikke forsynet med kalenderbegivenheder, da klubbens program er angivet andet steds på hjemmesiden. 2.3.2 I midten Her er der regionsnyheder. Det er aktiviteter der indsættes regionalt, altså af regionen, og kan ikke ændres af klubbens webmaster. Man kan læse meget mere om disse aktiviteter ved at gå ind på Regionens hjemmeside. 2.3.3 Nederst Her er Distriktets kalender vist som overskrift. Den opdateres ikke altid, og er derfor ikke altid forsynet med kalenderbegivenheder. Den kan heller ikke ændres af klubbens webmaster.
Vejledning i brug af hjemmeside og intranet Side 5 3 Intranettet Intranettet benyttes som lager for klubbens digitale dokumenter. Det har også været benyttet som lager for fotos, men der blev efterhånden indsat så mange fotos, at det begrænsede lager hurtigt blev fyldt op. Derfor er fotos flyttet til et andet lager i skyen, betegnet Dropbox. Det er måske kun en teknisk detalje, men der er det praktiske i dette, at hvert medlem særskilt skal have permanent adgang til dette lager i Dropbox. Det sker ved at webmasteren tildeler adgang for hvert klubmedlem til Dropbox. 3.1 Adgang til klubbens intranet For at komme ind på intranettet, skal man først logge sig ind ved hjælp af et brugernavn og et kodeord. 3.1.1 Brugernavn Brugernavnet er det medlemsnummer, man fik tildelt, da man blev medlem af Y s Men s bevægelsen. Det kan oplyses af klubbens sekretær, hvis man har glemt det. 3.1.2 Kodeord Kodeordet er selvvalgt, og er unik for det enkelte medlem. Ingen andre kender kodeordet. Har man glemt det, kan man få et nyt efter en nærmere fastlagt procedure ved at klikke på nederste linie, se sidefiguren. 3.2 Foldere Når man har logget på, kan man se en lang række foldere som vist på sidebilledet. Der er én folder for hvert udvalg. Herudover er der en folder for præsidiet og en folder for By- Distrikt- Region. I disse foldere ligger de forskellige digitale dokumenter. Hver folder indeholder alle underfoldere, som kommer frem, når man klikker på en folder. På sidebilledet ses, hvilke underfoldere der kommer frem, når der klikkes på f.eks. Programudvalg.
Vejledning i brug af hjemmeside og intranet Side 6 Det ses, at der er en række arkivfoldere, et for hvert klubår. Det ses også, at der er en folder der hedder Dette klubår og Dokumenter der gælder over flere år. Indhold og egenskaber for disse foldere er forklaret i det følgende. 3.2.1 Arkivfoldere Arkivfolderne indeholder dokumenter for det pågældende klubår. Det er ikke muligt at redigere i disse foldere. Indholdet er at betragte som et arkiv. 3.2.2 Dette klubår Dette klubår indeholder dokumenter, som omfatter det klubår vi befinder os i i dag. Her kan ethvert klubmedlem redigere i som nærmere beskrevet i afsnittet Redigering af foldere. 3.2.3 Dokumenter der gælder over flere år Det giver sig selv, at dokumenter her gælder generelt. Det kan f.eks. være skabeloner. 3.2.4 Indholdet i en folder På sidebilledet ses resultatet, når man klikker på f.eks. folderen Arkiv 12-13. Der ses en række dokumenter. Hvis man vil åbne et dokument, skal man klikke på det. herefter kommer et skilt frem, som ses på billedet herunder. Det ses på ikonet på midten af skiltet, at der er blevet klikket på dokumentet Beretning ved generalforsamling 13. Klik på dette ikon, og dokumentet åbnes. Når dokumentet er åbnet, betyder det, at det er downloadet til din PC. Herfra kan det redigeres, hvis det er et dokument i redigérbar form, og PCén i øvrigt har et program, der kan redigere dokumentet, f.eks. Word. Downloadet betyder nedlæst fra skyen til din PC. Skyen betyder i denne sammenhæng et lager på nettet. 3.3 Redigering af indhold i foldere Klubmedlemmerne kan redigere i dokumenter i nogle foldere, mens de kun kan læse i andre. Klubmedlemmer kan ikke læse dokumenter i folderen for præsidiet. Det er alene præsidiemedlemmer der har mulighed for det. Det skyldes, at der kan være personfølsomme dokumenter i denne folder. Se hvem der kan læse og redigere i de forskellige foldere i efterfølgende skema.
Vejledning i brug af hjemmeside og intranet Side 7 Folder Alle klubmedlemmer Præsidiemedlemmer Arkivfoldere Udvalg og By-Distrikt-Region Kan læse Kan læse Præsidium Kan læse Foldere betegnet Dette klubår Udvalg og By-Distrikt-Region Kan læse og redigere Kan læse og redigere Præsidium Kan læse og redigere Dokumenter der gælder over flere år Udvalg og By-Distrikt-Region Kan læse Kan læse og redigere Præsidium Kan læse og redigere 3.3.1 Redigering af et dokument Hvis man vil hente et dokument fra intranettet og redigere i det, og gemme det på egen PC, er fremgangsmåden nøjagtig den samme, som hvis dokumentet hentes fra egen PC. Men hvis der ligger et dokument på intranettet, og det skal redigeres, og gemmes igen på intranettet, skal man benytte en anden fremgangsmåde som følger: 1. Man går ind på intranettet og klikker på det dokument der skal redigeres. 2. Der er nu downloadet et kopi til PCén, og man kan redigere i dokumentet på normal vis. 3. Herefter gemmes det et sted på PCén som man selv vælger. 4. Så går man ind på intranettet, på det sted man hentede kopi af dokumentet. 5. Man sletter originaldokument. Ellers vil der komme to dokumenter med samme titel, men med nummerbetegnelse (1)- (2) osv. (hvis man ønsker at bevare originaldokumentet, skal man naturligvis undlade at slette det). 6. Herefter klikker man på ny fil (via HTML) der ses øverst, og vælger det redigerede dokument, som man gemte på sin PC.