Bilag 1 Kravspecifikation
Indholdsfortegnelse 1. Indledning 1 2. Den nuværende organisering af <ÆLDREOMRÅDET> 2 2.1 Kundens overordnede organisering 2 2.2 <ÆLDREOMRÅDET> 2 2.3 Kvalitetsstandarder 3 2.4 Beskrivelse af det eller de omfattede plejecenter 3 2.5 Brugerinddragelse 3 2.6 Værdigrundlag, idégrundlag og tilsvarende principper 3 3. Den omfattede opgave 4 4. Krav til leverandøren 5 4.1 Krav til IT-anvendelse 5 4.2 Krav til leverandørens kompetencer 5 4.3 Krav til leverandørens overholdelse af omfattet lovgivning 5 4.4 Krav til driftsplaner 6 4.5 Krav til øvrige forhold 6 5. Krav til de omfattede opgaver 7 5.1 Formål 7 5.2 Målgruppen 7 5.3 Ydelserne 7 5.4 Krav til <YDELSE 1>. 7 5.5 Krav til <YDELSE 2>. 7 5.6 Krav til <YDELSE 3>. 7 5.7 Krav til <YDELSE 4>. 7 6. Kvalitetsopfølgning, tilsyn og bod 8 6.1 Opfølgning, generelt 8 6.2 Tilsyn 8 6.3 Redskaber til samt opfølgning på succeskriterier og kvalitetsmål 8 6.4 Opfølgning på øvrige kvalitetsmål 9
1. Indledning I dette bilag beskrives de ydelser, som leverandøren skal levere til <NAVN> Kommune, og kravene til opgaveløsningen. I afsnit 2 beskrives <NAVN> Kommunes og <ÆLDREOMRÅDETS> nuværende organisering samt en række nøgletal og øvrige relevante informationer om dette. I afsnit 3 gives en oversigtsbeskrivelse af de omfattede ydelser. I afsnit 4 og 5 beskrives generelle krav til leverandørens opgavevaretagelse og specifikationen af de opgaver, som leverandøren ktør skal levere til <NAVN> Kommune. I afsnit 6 beskrives kvalitetsopfølgning på kvalitetsmål og indikatorer samt den planlagte tilsynsprocedure. Følgende krav er at betragte som mindstekrav: <Indsæt kravene> Bilag 1 Kravspecifikation <NAVN> Kommune 1
2. Den nuværende organisering af <ÆLDREOMRÅ- DET> I dette afsnit følger en kort beskrivelse af <NAVN> Kommunes organisering, hovedtræk i den nuværende organisering af plejecenteropgaverne i kommunen samt en række nøgletal fra 201X vedrørende <DEN UDBUDTE OPGA- VE>. Nøgletallene for <DEN UDBUDTE OPGAVE> er retningsgivende for omfanget af de ydelser, leverandøren skal levere til <NAVN> Kommune. Det må understreges, at beskrivelsen tjener et informativt formål og ikke er bindende for leverandøren i forhold til dennes tilgang til og organisering af den fremtidige opgaveløsning. 2.1 Kundens overordnede organisering Den overordnede organisering af <NAVN> Kommune 1 fremgår af Figur 2-1. Figur 2-1: <NAVN> Kommunes overordnede organisering <INDSÆT ET ORGANISATIONSDIAGRAM FOR KOMMUNENS OVERORDNEDE ORGANISERING> <INDSÆT EN BESKRIVELSE AF KOMMUNENS OVERORDNEDE ORGANISE- RING> 2.2 <ÆLDREOMRÅDET> <ÆLDREOMRÅDET)> er organiseret <INDSÆT EN BESKRIVELSE>. Organiseringen fremgår af Figur 2-2. Figur 2-2: Organisering af <ÆLDREOMRÅDET> <INDSÆT ET ORGANISATIONSDIAGRAM EL. LIGN. FOR ORGANISERING AF ÆLDREOMRÅDET>. 1 Der henvises i øvrigt til kommunens hjemmeside http://www.<navn>.dk Bilag 1 Kravspecifikation <NAVN> Kommune 2
2.3 Kvalitetsstandarder <NAVN> Kommunes kvalitetsstandarder er følgende. Leverandøren skal i sin opgaveløsning efterleve disse i tillæg til øvrige krav i dette bilag. 2.4 Beskrivelse af det eller de omfattede plejecenter I det følgende afsnit gives en række kvantitative oplysninger om <DEN UD- BUDTE OPGAVE> med afsæt i det /de udbudte plejecentre. <INDSÆT EN KVANTITATIV BESKRIVELSE AF <DEN UDBUDTE OPGAVE>, dvs. antal ansatte, antal beboere, mængder af ydelser, alder, særlig profil osv.> Udbuddet tager udgangspunkt i ovenstående opgørelse over <DEN UDBUD- TE OPGAVE>. 2.5 Brugerinddragelse <NAVN> Kommunes lægger følgende principper til grund for arbejdet i relation til brugerinddragelse: <Indsæt principper> 2.6 Værdigrundlag, idégrundlag og tilsvarende principper <NAVN> Kommunes værdi- og idégrundlag for indsatsen på ældreområdet er følgende <Indsæt principper> Bilag 1 Kravspecifikation <NAVN> Kommune 3
3. Den omfattede opgave <NAVN> Kommune har i skemaet nedenfor lavet en oversigt over den samlede mængde ydelser og delydelser. Ydelse Delydelser Hovedformål med ydelsen <UDFYLDES> <UDFYLDES> <UDFYLDES> De mere konkrete krav følger i afsnit 5 nedenfor. Skemaet tjener derfor alene det formål at skabe overblik. Bilag 1 Kravspecifikation <NAVN> Kommune 4
4. Krav til leverandøren <NAVN> Kommune har en række forventninger til leverandøren. 4.1 Krav til IT-anvendelse <NAVN> Kommune stiller følgende krav til leverandørens it-anvendelse: Leverandøren skal løbende indberette <INDSÆT BESKRIVELSE> til <IND- SÆT NAVN PÅ IT-SYSTEM>, så kunden har mulighed for at få relevant dokumentation for leverandørens arbejde. Leverandørens it-systemer skal kunne fungere sammen med den til enhver tid gældende it-infrastruktur og it-sikkerhed i <NAVN> Kommune, således at kommunikation og dataudveksling kan foregå hensigtsmæssigt ift. opgavevaretagelsen. De it-relaterede forhold vedr. <ÆLDREOMRÅDET> er beskrevet i underbilag x til bilaget. Kundens it-sikkerhedspolitik og it-strategi er vedlagt udbudsmaterialet i underbilag x. 4.2 Krav til leverandørens kompetencer <NAVN> Kommune forventer, at leverandøren har et solidt kendskab til pleje- og omsorgsområdet, samt drift af facility management delen af et plejecenter. Der henvises i øvrigt til det øvrige udbudsmateriale, herunder til opgavebeskrivelserne i afsnit 4. <NAVN> Kommune stiller følgende krav til leverandørens kompetencer: <INDSÆT KRAV>. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for sit kendskab til pleje- og omsorgsområdet og for sit kendskab til facility management. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for medarbejdernes kvalifikationer. 4.3 Krav til leverandørens overholdelse af omfattet lovgivning <NAVN> Kommune skal særligt henlede leverandørens opmærksomhed på følgende krav i medfør af lovgivningen. <INDSÆT TEKST MED ANGIVELSE AF DE SPECIFIKKE KRAV>. Bilag 1 Kravspecifikation <NAVN> Kommune 5
Det er i hele kontraktperioden leverandørens ansvar at sikre sig et stadigt kendskab til al for kontrakten relevant lovgivning samt at opgaveløsningen udføres i overensstemmelse hermed. 4.4 Krav til driftsplaner Leverandøren skal udarbejde driftsplaner på baggrund af ydelsesbeskrivelserne i afsnit 5 og leverandørens løsningsbeskrivelse i bilag 2. Det er et krav til indholdet, at driftsplanerne beskriver rutiner og er egnede som styringsværktøj for den daglige drift. Driftsplanen kan udgøre en detaljering af leverandørens løsningsbeskrivelse. Driftsplanerne skal sikre, at der sker en vidensoverførelse og forventningsafklaring parterne imellem, og at der identificeres præcise målepunkter og opfølgningsinstrumenter for de enkelte opgaver. Endelig skal driftsplanerne indeholde en beskrivelse af procedurer, kontaktnumre mv. i forbindelse med den daglige opgavevaretagelse. Indholdet af driftsplanerne drøftes og fastlægges endeligt efter kontraktindgåelse. Leverandøren skal i bilag 2 udarbejde udkast til driftsplaner. 4.5 Krav til øvrige forhold <INDSÆT TEKST MED ANGIVELSE AF DE SPECIFIKKE KRAV>. <INDSÆT KRAV>. Tilbud 1. Leverandøren skal i bilag 2 redegøre for <INDSÆT EVT. KRAV OM REDEGØRELSE FOR ANDRE KRAV>. Bilag 1 Kravspecifikation <NAVN> Kommune 6
5. Krav til de omfattede opgaver 5.1 Formål Varetagelsen af <DEN UDBUDTE OPGAVE> har samlet set til formål at sikre: <INDSÆT EN BESKRIVELSE>. 5.2 Målgruppen Målgruppen for den udbudte opgave er karakteriseret som følger: <INDSÆT EN BESKRIVELSE> Leverandøren skal i bilag 2 redegøre <INDSÆT EVT. KRAV OM REDEGØREL- SE FOR MÅLGRUPPESPECIFIKKE FORHOLD>. 5.3 Ydelserne Opgaven og de tilhørende krav er nedenfor beskrevet ud fra følgende disposition. a. <INDSÆT EN LISTE MED DE OMFATTEDE YDELSER>. 5.4 Krav til <YDELSE 1>. 5.5 Krav til <YDELSE 2>. 5.6 Krav til <YDELSE 3>. 5.7 Krav til <YDELSE 4>. Bilag 1 Kravspecifikation <NAVN> Kommune 7
6. Kvalitetsopfølgning, tilsyn og bod I dette bilag beskrives <NAVN> Kommunes kvalitetsopfølgning og tilsyn. 6.1 Opfølgning, generelt Kunden er til enhver tid berettiget til, uden beregning, at foretage stikprøver på opgaveløsningens kvalitet til sikring af opfyldelsen af de stillede kvalitetsog produktionskrav. En sådan stikprøve vil blive udført af 3. person med relevant faglig baggrund. Stikprøver vil kunne omfatte alle de i kravspecifikationen nævnte ydelser. Der vil ved afslutning blive udarbejdet en skriftlig rapport med tilhørende kvalitetsbedømmelse (dokumentation for afvigelser fra den aftalte kvalitet), som vil blive forelagt leverandøren. Konstaterede mangler i kvaliteten skal straks rettes op efter påtale i henhold til aftale med <NAVN> Kommunes kontaktperson. På baggrund af kravspecifikationerne skal leverandøren iværksætte de fornødne instruktioner og procedurer til sikring og kontrol af levering af de aftalte ydelser. <NAVN> Kommune forbeholder sig ret til at gennemføre evalueringer af leverandørens opgaveløsning, herunder brug af ekstern evaluator. <NAVN> Kommune betaler honorar for dette. Leverandøren er pligtig til <INDSÆT EN BESKRIVELSE > Den ansvarlige leder af indsatsen skal sikre sig, at arbejdet udføres korrekt, og skal endvidere forestå leverandørens egen kvalitetssikring med den udførte opgave. Leverandøren skal til enhver tid kunne dokumentere den udførte kvalitetssikring. Leverandøren skal i bilag 2 beskrive sin tilgang til kvalitetssikring. <INDSÆT EN BESKRIVELSE AF HVORDAN OPFØLGNINGEN VIL INDGÅ I RE- LATION TIL DEN VALGTE SAMARBEJDSMODEL > 6.2 Tilsyn <INDSÆT EN BESKRIVELSE AF DET KONKRETE TILSYN > Leverandøren har pligt til at medvirke til dette. 6.3 Redskaber til samt opfølgning på succeskriterier og kvalitetsmål Bilag 1 Kravspecifikation <NAVN> Kommune 8
<NAVN> Kommune følger op på de i afsnit 4 beskrevne succeskriterier og kvalitetsmål for de enkelte ydelser. Opfølgning foretages <INDSÆT EN BESKRIVELSE AF OPFØLGNING, HERUN- DER HVORNÅR, AF HVEM OG HVORDAN > 6.4 Opfølgning på øvrige kvalitetsmål <NAVN> Kommune lægger i forbindelse med kvalitetsmålene vægt på, at der opnås helhed og sammenhæng i løsning af <DEN UDBUDTE OPGAVE>, og at løsning af opgaven hviler på en samarbejdsfilosofi, jf. også bilag 3. <NAVN> Kommune lægger i øvrigt vægt på følgende kvalitetsmål: At brugerne er tilfredse med ydelserne fra leverandøren. At samarbejdet mellem leverandøren og <NAVN> Kommune fungerer smidigt og gnidningsfrit. At leverandøren leverer fagligt gode løsninger. <INDSÆT ANDRE> Brugertilfredshed Det er væsentligt, at brugerne er tilfredse med den service, der leveres. Brugerne skal derfor spørges om deres generelle tilfredshed med opgaveløsningen, herunder med omgangstonen, imødekommenhed, forståelighed i skriftlig og mundtlig kommunikation osv. Leverandøren skal <ANGIV INTERVAL> foretage en undersøgelse af brugernes vurderinger af opgavevaretagelsen ved forløbsafslutning. Leverandøren er forpligtet til på kundens begæring uden ugrundet ophold at afhjælpe forhold, som brugerundersøgelserne måtte give anledning til. Bilag 1 Kravspecifikation <NAVN> Kommune 9