ØDF kredsmøde 25. maj 2011 Deloitte oplæg Del 2, Ejendomsadministration Mikkel Munk, Manager PSS
Agenda Hvad er status på området Forankring og organisering Opgaver og kompetencer Incitamenter og effektiviseringer arealer, drift, køb/salg/leje, husleje Hvor er mulighederne? 2
Hvad er status på området? Deloitte markedsanalyse ultimo 2010 viste: Mange kommuner arbejder i dag med området eller overvejer hvilke modeller der kan sættes i verden for at effektivisere området Fortsat fokus på at finde økonomiske gevinster ved arealoptimering og dermed reducere vedligehold og medarbejderes kørsel og anden befordring Meget ringe kendskab til den faktiske kvadratmeterudgift og anvendelsesgrad af bygningerne Tilkendegiver at der er store politiske og økonomiske barrierer for at effektivisere området
Har kommunen en centraliseret Facilities Management-funktion, der dækker en eller flere af følgende opgaver? Nej, vi har ingen central Facilities Management-funktion 25% 13% 40% Ejendomsadministration (leje af ejendomme, opkrævning af husleje fra udlejningsboliger, forbrugsafregning, ejendomsskatter/afgifter, forsikring, økonomistyring mv.) 25% 44% Ejendomsdrift (vedligehold, energibesparende tiltag, rengøring, pedel mv.) Intern service (post, vagt, reception, kantine, vognpark, kopimaskiner mv.) 54% IT/tele support mv. Andet - Af de 40% forventer 28% at etablere en central funktion - 52% af alle enheder er forankret på det tekniske område
Har kommunen i budget 2011 indregnet effektiviserings- eller besparelsespotentialer på ejendomsområdet? Ja: 58% Nej: 40% 26% 7% På drift (rengøring mv.) 44% På salg af ejendomme 48% På mere effektivt indkøb af facilities management ydelser På vedligehold 63% Ved arealeffektivisering og bedre udnyttelse 56% 22% Besparelserne er vedtaget men endnu ikke specificeret Andet Ca. 70% har svaret at kommunen har tomme bygninger
Opgør I udnyttelsesgraden på jeres bygninger (på fx skoler, børnehaver, ældrecentre, udlejningsboliger mv.)? 2% 4% Nej, vi opgør det ikke 9% 6% Ja, vi opgør det på 'udnyttelse over timer i døgnet' Ja, vi opgør det på 'brugere per kvadratmeter' Ja, vi opgør det som - andet 79% Ved ikke
Har kommunen opgjort sine samlede udgifter til ejendomme? - Beløb inklusiv udgifter til - ejendomsadministration (leje af ejendomme, opkrævning af husleje fra udlejningsboliger, forbrugsafregning, ejendomsskatter/afgifter, forsikring, økonomistyring)- ejendomsdrift (vedligehold, energibesparende tiltag, rengøring, pedel)- intern service (post, vagt, reception, kantine, vognpark, kopimaskiner)- IT/tele-support 12% 21% Ja Nej Ved ikke 67%
Hvad er de største barrierer i din kommune for at arbejde med strategisk arealeffektivisering (fortætning af brugere på færre kvm, udnyttelse af bygningsarealer på tværs af forvaltninger etc.)? Oplever ingen barrierer 38% 9% 17% Politiske barrierer 36% Økonomiske barrierer 23% 23% Administrative eller organisatoriske barrierer Praktiske barrierer 66% Personale-ressourcemæssige barrierer Andet
Deloittes tilgange! Fokus på organisering og styring Fokus på incitamenter Fokus på bygningsmassen
Forankring og Organisering Det er centralt at vurdere, hvordan en ejendomsenhed bedst opbygges og udformes, så den tilpasses kommunens arbejdsgange og behov. Overvejelser: - Hvad skal være enhedens formål også på den lange bane! - Hvordan gøres enhedens rolle og mål kendte og accepterede i organisationen politisk og forvaltningsmæssigt? Risiko for ikke at kunne agerer når det bliver svært! - Hvilken model skal vi gå efter Central model med de konsekvenser det har - Slagkraftig eller..? - Hvem(ledelse) tegner enheden i organisationen brug for løbende tydeliggørelse af strategier og mål. Kræver analysekraft, drift og udviklingskapacitet 10
Valg af ejendomsmodel = valg af styringsmodel Selvstændig ejendomsenhed Forvaltermodellen - Forretningsfører Forvaltermodellen - Udvalgsstyre Decentral ejendomsenhed Effektiv opgaveløsning Mulighed for koordination Mulighed for prioritering Politisk forankring Forankring hos brugerne Relevante kompetencer TAG udgangspunkt i at serviceområder skal afgive ejerskab til ejd. enhed 11
Opgaver og kompetencer Med udgangspunkt i enhedens formål beskrives enhedens opgaver evt. SLA: Anlæg, vedligehold og drift af bygninger Administration, køb/salg af ejendomme FM opgaver: Energi, forbrugsopgørelser, rengøring, vagt etc. Rådgivning og dialog vedrørende kvalificering af brugerbehov Økonomiske analyser arealeffektiviseringer, ejendomsporteføljepleje Beskriv konkrete arbejdsgange/procedure som tydeliggør kompetencer/rettigheder på følgende områder: - Procedure for: renoveringer, til- og ombygninger, nybygning, køb, salg leje - Budgetproces for vedligeholdelsesbudgetter, indvendigt/udvendigt ansvar! - Forpagtninger - Vedligehold og opdateringer af ejendomsregister - Boligadministrationen Resultat: Tydeliggørelse af rolle og ansvar Hvilke opgaver kan jeg forvente at få løst af enheden tid til kerneopgaven! 12
FM støttefunktioner til serviceområderne Kantine Vognpark Vand og VVS Post Teknisk installation IT/Tele Reception Rengøring Kerneopgaver Støttefunktioner Betjente Vagt Gartner EL Varme Central forvaltning Fag forvaltning Teknisk forvaltning
Incitamenter og effektivisering De lavt hængende frugter - ikke så lave længere hvor skal vi kigge hen? - Strategisk ejendomsporteføljepleje - langsigtede effekter, investeringskalkuler - Tæt samspil med byudvikling lav evt. analyse af bygningsplaceringer og urbaniseringsforhold medarbejderanalyser, sølvbryllupskvarterer, Catchment areas - Ejendomsregister ikke nok med et vedligeholdelsesprogram IT system med fokus på arealanvendelsen, omkostningsanalyser, Green Economy og energistyring - Bygningseffektiviseringer kan bygninger ombygges så de gøres mere fleksible klassestørrelser og gangarealer samlokalisering af enheder, årsværksanalyser færre medarbejdere - Effektivisering af byggesager hvordan kan et ejd.regiser anvendes således rådgiverhonoraret reduceres digitale bygningstegninger - Areal og anvendelsesgrader 8.00 15.00! 14
Personer i året Personer sammenlagt Pensioner og kompetencer 45 40 35 30 Forventet omfang af tilbagetrækning 2007-2017 350 300 250 25 20 15 10 5 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 År 200 150 100 50 0 Omfanget af tilbagetrækning: Den forventede tilbagetrækning vil særligt sætte ind omkring 2011. Tilbagetrækningen vil forblive på et relativt højt niveau over de næste ti år. Der vil derfor komme et behov for øget rekruttering 15
Pensioner og kompetencer - vurdering 12 lokationer 1 lokation Pensioner Kompetencer Medarbejderstabens aldring er upåvirket af placering, men på en række områder kan organiseringen af administrationen have betydning for kommunens evne til at håndtere tilbagetrækningen Bibeholdes den nuværende organisering, vil kommunens grundvilkår for rekruttering ikke ændre sig markant Arbejdsmarkedssituationen og udnyttelse af ny teknologi kan på sigt medfører en slankning af administrative funktioner. En samlet bygning vil øge fleksibiliteten over for dette. En samlet lokation vil kunne fungere som et ekstra rekrutteringsparameter for kommunen. Dels i forhold til medarbejdere generelt, og særligt i forhold til at tiltrække de kompetencer kommunen fremover vil få behov for. 16
Indtænkning af genudlejelige enheder Genudlejelig enhed Rådhus Indgang Borgerservice Borgerservice Indgang Rådhus Genudlejelig enhed Indgang Borgerservice & Rådhus Rådhus Borgerservice Indgang Andre 17
Fordeling af arealer Arealfordeling i dag 55% af arealerne er i dag beliggende i Slagelse. 20% i Korsør. Adresse By em2 % fordeling Gørtlergade 4 Slagelse 1.244 4,6% Jernbanegade 10 Slagelse 695 2,6% Kalundborgvej 59 Slagelse 4.239 15,8% Rådhuspladsen 11 Slagelse 3.715 13,8% Rådhuspladsen 7-9 Slagelse 955 3,6% Smedegade 36 Slagelse 165 0,6% Torvegade 22-26 Slagelse 1.527 5,7% Valbyvej 69G Slagelse 2.144 8,0% Subtotal Slagelse 14.684 54,6% Caspar Brands Plads 6 Korsør 1.638 6,1% Caspar Brands Plads 8 Korsør 415 1,5% Dahlsvej 3 Korsør 3.216 12,0% Subtotal Korsør 5.269 19,6% Gammeltorv 13 Skælskør 993 3,7% Industrivej 43 Skælskør 996 3,7% Næstvedvej 15 Skælskør 2.832 10,5% Subtotal Skælskør 4.821 17,9% Vemmeløsevej 40 Dalmose 2.118 7,9% Total 26.892 100,0% 18
Arealforbrug pr. medarbejder 60 50 Volumenudnyttelse 84% af arbejdspladskapaciteten m2/faktisk antal medarbejdere udnyttes, svarende til 165 arbejdspladser. I gennemsnit 31 m 2 /medarbejder 40 30 20 10 - Gørtlergade 4 Jernbanegade 10 Kalundborgvej 59 Rådhuspladsen 11 Rådhuspladsen 7-9 Smedegade 36 Torvegade 22-26 Valbyvej 69G Caspar Br. Plads 6 Caspar Br. Plads 8 Dahlsvej 3 Gammeltorv 13 Industrivej 43 Næstvedvej 15 Vemmeløsevej 40 19
Illustration: et stærkt redskab til at skabe arealbevidsthed 20 Billeder af alle ledige kontorarbejdspladser en tirsdag formiddag uden for feriesæsonen som havde forventning om behov for MERE kontorareal i.f.m. kommunesammenlægning. Dette er et simpelt og effektivt redskab, der efterfølgende kan bruges som argumentation for en egentlig undersøgelse, støttet på data fra IT-system.
Hvor er der muligheder? - Vedligeholdelsesbudget flyttes fra TMU til ØK - Klassificering af bygningers vedligehold - kategoriseringer - Nødvendigt med alle pengene til ejendomme er samlet et sted sikring af strategisk udvikling og ikke hugst på midler på fagområder - Rammeaftaler på vedligehold udbud, indkøb etc. - Beslutning om, at ejendomsenheden er en budgetramme/investeringsenhed Deloittes vurdering er, at den enkelte kommune gennem øget fokus på organisering og drift kan optimere de samlede bygningsdriftsomkostninger mellem 5 og 10% af det samlede udgiftsniveau. Hertil kommer effekter ved arealoptimering. 21
Analysetilgang kommuner Grundlag Analysespor output Temaer Forankring og organisation Opgaver og kompetencer Incitamenter og implementering Effektivitet i drift Grundlag Kommunens egne bygningsoplysninger og data for personel, forsyning, serviceforhold Data fra Deloittes kommunale databaser og nationale nøgletal Interviews med nøglepersoner Etablering af central ejendomsfunktion - Facllitering af afklaringsforløb vedrørende formål, visioner for kommunens organisering, særligt med fokus på ejendomsdrift - Vurdering af modenhed - Afklaring af muligheder og udfordringer ved etablering af central ejendomsenhed Effektiv arealanvendelse - Afdækning og analyse af nuværende og fremtidige pladsbehov med udgangspunkt i den demografiske udvikling - Afdækning og analyse af faglige og administrative kompetencer Salg og nybyggeri - Potentialet i kommunes bygningsmasse kortlægges og ejendommene vurderes, både som de er i dag, og hvis de blev udviklet. - Afdækning af økonomiske og kontraktuelle konsekvenser såsom momsreguleringsforpligtigelse, lejekontrakter mv. - Undersøgelse og afklaring af markedet for egnede ejendomme og planmæssige forhold Facility Management - Udgifter til Facility Management holdes op mod DFM-nøgletal for sammenlignelige ejendomme - Vurdering af kommunens organisering af Facility Management-funktion, fx udgifter til rengøring, reception, kantine mv. - Sammenligning af den nuværende ejendomsportefølje med en optimeret ejendomsportefølje Borgerperspektiv - Undersøgelse af optimal placering af borgerbetjeningsfunktioner - Undersøgelse af, hvordan fysisk placering og eventuelle sammenlægninger af borgerbetjenende enheder understøtter den bedst mulige samlede borgerbetjening i forhold til geografi, infrastruktur og målgrupper Eksempler: Udvikling af strategi for kommunens ejendsomsadministration Beregning af potentialer, fx med fokus på arealanvendelse Opstilling af tiltag og indsatsområder for ejendomsadministration 22
Ønskes yderligere oplysninger om emnet kan følgende kontaktes: Mikkel Munk, Manager Mobil 30 93 57 65 miknielsen@deloitte.dk Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. Statsautoriseret Revisionsaktieselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited