Udviklingskontrakt 2016 for Skovby Mosegård Junior- og Ungdomsklub 1. Virkeliggørelse og koordinering af politisk besluttede forandringer Kommunens samlede ledelse arbejder målrettet på, at Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2016 virkeliggøres og koordineres i hele organisationen. Direktionen varetager den overordnede ledelse af organisationen og af kontraktholder. Direktionen delegerer ledelses-, styrings- og udviklingsopgaver i forhold til den daglige drift til kontraktholder. Kontraktholder har dermed fuld kompetence til at træffe faglige, økonomiske og administrative beslutninger inden for eget kontraktområde. Det er dermed kontraktholders ledelsesopgave at sikre, at indsatser og aktiviteter i det lille fællesskab (arbejdspladsen) og i det store fællesskab (Skanderborg Kommune) bidrager til virkeliggørelse af Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2016. I forhold til varetagelse af den nævnte ledelsesopgave refererer kontraktholder Pauli Nordberg Nielsen til direktionen ved direktør Lars Clement. I denne relation gælder det samtidigt, at direktionen delegerer kompetence til at varetage en række af de overordnede og tværgående ledelsesopgaver til fagchefen på børn- og ungeområdet. Det gælder f.eks.: Lederudvikling og ledelsestilsyn, herunder medarbejderudviklingssamtale samt ansættelse og afskedigelse af kontraktholder, koordinering af drifts- og udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, igangsættelse af tværgående udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, facilitering af videndeling og inspiration til gavn for det store fællesskab, dialog med kontraktholder i forbindelse med udarbejdelse af kontraktmål, udkast til kontrakt med direktionen og opfølgning på kontraktmål. I relationen mellem kontraktholder og direktionen gælder videre, at direktionen har delegeret kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende økonomistyring til økonomichefen samt kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende sygefravær og udmøntning af overenskomster til HR/løn- og personalechefen. Kontraktholders budget og budgetforudsætninger fremgår af den administrative budgethåndbog. Fagchefen, økonomichefen og HR/løn- og personalechefen er forpligtede til at koordinere varetagelsen af deres respektive tilsynsopgaver. 2. Udviklingskontraktens mål for 2016 Udviklingskontrakten skal overordnet afspejle Byrådets politikker og de politisk besluttede forandringer. Kontraktholder skal især være opmærksom på, om der er konkrete forandringer, som fordrer formulering af et kontraktmål f.eks. fordi det ikke er omfattet af direktionens Idé- og Arbejdsgrundlag (DIA). Direktionen har i sit Idé- og Arbejdsgrundlag udpeget de indsatsområder, som aftale- og kontraktholdere skal omsætte til udviklingsmål i de relevante faglige fællesskaber. Indsatsområderne sætter retningen for kontraktmålene i forhold til de af Byrådets politikker og politisk besluttede forandringer, hvor direktionen vurderer, at det har strategisk betydning, at der formuleres udviklingsmål i de relevante faglige fællesskaber. Derudover sætter indsatsområderne tilsvarende retning for kontraktmålene i forhold til direktionens egne fokuspunkter i udviklingen af organisationen mv. 1
Ud over disse mål skal kontrakten også synliggøre kontraktholders egne mål på højt prioriterede udviklingsområder. Udviklingskontrakten viser på denne måde kontraktholders samlede udviklingsindsats i 2016. 3. Aktiviteter Det er kontraktholder, der ofte i samspil med de relevante faglige fællesskaber tilrettelægger de aktiviteter, der skal sikre, at udviklingsmålene realiseres. Aktiviteterne tilrettelægges og igangsættes løbende, men i det omfang aktiviteterne tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan disse med fordel synliggøres i kontrakten. 4. Opfølgning Opfølgning på kontraktmål, der omsætter politisk besluttede forandringer, sker via den politikkontrol, som udvalgene varetager på vegne af Byrådet. Opfølgningen på de politisk besluttede forandringer afrapporteres til Byrådet i forbindelse med de tre årlige budgetopfølgninger. Afrapporteringen i forbindelse med budgetopfølgningerne koordineres af det relevante fagsekretariat / den relevante stab. Opfølgning på øvrige udviklingsmål i kontrakten sker løbende, og varetages grundlæggende af de relevante fag- og stabschefer i henhold til den ledelseskompetence, som er delegeret til fag- og stabschefer fra direktionen. Herudover tilrettelægger direktionen i foråret 2017 en dialog med den enkelte kontraktholder om det samlede resultat af indsatsen i forhold til kontraktmålene. Opfølgning på øvrige udviklingsmål formidles til de politiske udvalg i det omfang, hvor det kan understøtte udvalgenes politikkontrollerende arbejde i forhold til politikker og politisk besluttede forandringer. I det omfang opfølgningen tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan denne med fordel synliggøres i kontrakten. Kontrakten er gældende for 2016. 5. Kontraktholders mål A. Understøttelse af det nye ledelsesgrundlag Udvikling af kernefagligheden Medarbejder Udviklings Samtale for alle Medarbejderne forstår kommune 3.0-tænkningen og omsætter tænkningen i det daglige arbejde. Der skal via en lokal plan nedskrevet i årshjulet etableres struktur og klarhed omkring den årlige afholdelse af MUS og LUS, herunder mulighederne for afholdelse af individuelle og /eller team-samtaler (TUS) Det faste pædagogiske personale deltager i kommunens egne workshop vedr. Kommune 3.0 tænkning herunder praktikeren, som udbydes ultimo 2015 samt i kalenderåret 2016 Personalet arbejder på personalemøderne konkret med de teknologier som Kommunens medarbejderside tilbyder herunder: a dilemmaspil b. få endnu mere gang i snakken om kommune 3.0 c. Gode cases d. Rejsekufferten at pædagogisk praksis medtænker overvejelsen om Kommune 3.0 egner sig i den konkrete aktivitet TS-møder afklaring hvilke opgaver tager de enkelte sig af? hvad kan forældrene gøre i forhold til centrale arbejdspunkter? særlige indsatser at teamsne på personalemøderne og udvalgte MED møder giver feedback på de tiltag som er forsøgt afprøvet Nedskrevet plan for afholdelse af MUS, TUS og LUS Nedskrevet plan for opfølgning af MUS, TUS og LUS Udsending af MUS materiale 14 dage før afholdelse På de udvalgte lokal MED møder herunder d. 25.8. 2016 og 16.3.2017 følges op på ovennævnte aktiviteter. Der vil behovsmæssig om foråret 2016 og 2017 afsættes tid på personalemødet, hvor der gruppevis arbejdes med feedback af de aktiviteter som nævnt tidligere. 2
B. Nedbringelse af Sygefravær Der skal fortsat ledelsesmæssigt være opmærksomhed på sygefraværet på Skovbymosegaard. Vi har sidste år haft et højt sygefravær grundet enkelte medarbejders længere fravær. Årsagen grundet nye arbejdsrutiner i forbindelse med mindre klubtid og flere skoletimer. Dermed rettes opmærksomheden på dialog og videndeling i det lillefællesskab såvel det store fællesskab. Anvendelse af teknologier som Targit og 3 i 1 undersøgelse skal indarbejdes som et fast ledelsesværktøj med henblik på at identificere de nødvendige indsatser for at nedbringe sygefraværet og højne trivslen på arbejdspladsen På kontraktholdernes LUS vil faste temaer som sygefravær og trivsel bliver drøftet. Herunder anvendelsen af de konkrete værktøjer som 3-7-14 modellen. Targit som redskab til analyse, så indsatser målrettes Medarbejderne inddrages i forhold til ideer til nedbringelse af sygefraværet og styrke trivslen Lokale MED møder hvor sundhedsfremmende aktiviteter konkretiseres og italesættes fra perspektivet fra tanke til handling Arbejdsmiljørepræsentanten bringes i spil som første led i forhold til sygefravær. Det vil ske efter 14 dage hvor samtalen handler om hvordan vi får medarbejderen tilbage på sporet igen. Hvis der ud fra Targit viser at der er mønster i sygefraværet vil AMR bringes i spil så hurtig som mulig. 3-7-14 modellen synliggøres blandt medarbejderne- skal indarbejdes som rutine som italesættes i forhold til medarbejderne som et trivsels- og fastholdelsesværktøj 3i1 målingen anvendes som status på trivslen og giver evt. anledning til handleplan Fastholdelseskonsulent deltager en gang i kvartalet til ledermøder På udvalgte Lokale MED d.28.4. 2016 og 8.12.2016 samt 16.3.2017 og 15.6.2017. På de udvalgte lokale MED møder vil dagsordens punkter have fokus på: hvad er status, hvilke tiltag giver det anledning til, evt. fejre succeserne. Formen vil være en vekselvirkning ml. fælles team drøftelse og miks ml. mindre teams. Personalemøder vil blive inddraget alt efter relevans. C. Effektivisering i fællesskab Effektiviseringsarbejdet sker på baggrund af en analyse af organisationen, hvor relevante effektiviseringspakker/indsatsområder udpeges Der udarbejdes på baggrund af de udvalgte effektiviseringspakker/indsatsområder et strategisk grundlag og en lokal plan for effektiviseringerne Strategisk arena: Effektiviseringskulturen på Skovbymosegård skal blomster ud fra mindsættet omkring LEAN. For at effektiviseringskulturen skal give mening hos den enkelte medarbejder er det væsentlig at medarbejderne oplever, at det er en forbedring og ikke en besparelse. Det betyder at processerne omkring det at arbejde med løbende forbedringer kan faciliteters ud fra bottom-up tanken. De forskellige aktiviteter vil understøttes af en værdistrømsanalyse, samt en SWAT analyse. Værdistrømsanalysen skal understøtte organisationen i at forbedre tilrettelæggelsen af arbejdet hos den enkelte medarbejder og team. SWAT analysen skal bruges til at tilpasse organisationen i forhold til medarbejderressourcer og tildeling af midler for indmeldte børn. Organisatorisk tilpasning Fast punkt i MED skal bidrage til fælles sprog Bedre tilrettelæggelse af arbejde igennem LEAN værktøjer (værdistrømsanalyse) Modtagelse af nye medarbejdere nedskrevet procedure for hvem der gør hvad og hvornår På udvalgte MED-møder arbejdes der med at lave en personalehåndbog. Lokaleplan gældende fra 2016: På Vores lokale MED møder skal de forskellige teams planlægge og udfører en løbende forbedring via LEAN værktøjer. Den løbende forbedring vil have sit fokus på en af de udvalgte effektiviseringspakker. Tidshorisonten vil være: 28. januar, 28. april, d. 24. november 2016, februar 2017, maj 2017, november 2017 Lokal MED. SWAT analysen skal sættes i gang i medio januar 2016 og med udgangspunkt på i organisatorisk tilpasning. Analysen skal belyse et af husets område i forhold til medlemmer/aktiviteter/bemanding. I april 2016/2017 skal SWAT analysen med fokus på ressourcer i forhold til understøttende undervisning 3
I forhold til den forstående organisatoriske tilpasning med Skovbyskolen vil analysen skulle afdække en ledelsesmæssig struktur. Ved de datofastlagte lokal MED møder vil der være opfølgninger via dagorden på bedre tilrettelæggelse af arbejdet. I forhold til organisatorisk tilpasning vil der 14 dage efter SWAT analysen på personalemødet blive fulgt op på målet D. Robusthed og Livsmestring Det professionelle miljø omkring børnene og de unge skal have fælles viden om og kompetencer i forhold til, hvordan robusthed og livsmestring bedst muligt understøttes og udvikles. Det professionelle miljø skal understøtte og udvikle dialogen og samarbejdet med forældrene omkring hvordan vi sammen støtter børnene og de unge i at blive robuste mestre livet. Dialog på personalemødet omkring hvordan vores pædagogik understøtter børn og unge evne til at mestre livet og evne til at være robust Understøttende undervisning hvor (NUZO) begrebet nærmeste udviklingszone synliggøres Drøftelse og inddragelse af Skanderborg Kommune inklusion strategiplan for børn og unge 0-17 år Arbejde sammen med bestyrelsen om at udvikle samarbejdet med forældre omkring hvordan vi sammen støtter børnene og de unge i at blive robuste og mestre livet. At deltage i de foredrag omkring selvregulering med Poul Lundgaard Bak Medlemsinddragelse og børneudvalgsarbejde samt husmøder På udvalgte personalemøder henover forår og efterår. Dernæst opfølgning på interview og forældremøder Bruge trivsel målingerne børneinterview og forældre konsultation til at fremme den enkelte såvel fællesskabet omkring livsmestring og robusthed. E. Skovbymosegård opsøgende arbejde At områdets børn og unge bliver gjort opmærksom på klubbens betydning og muligheder for deltagelse i inkluderende fællesskaber. Med udgangspunkt i Skanderborg Kommunes børn og ungdomspolitik arbejder vi bevidst med relationen til de unge. Vi deltager i tværfagligt samarbejdsmøde (TS-møder) omkring barnets handlekompetencer. Personalet deltager behovsmæssigt sammen med læreteamet i blokmøde omkring understøttende undervisning og trivsel fremmende processer. På møderne aftales der konkrete tiltag. Vi planlægger, udfører og evaluerer den understøttende undervisning for 3. til 9. årgang. Fokus er rettet mod principperne omkring visible learning. Vi deltager endvidere i det opsøgende arbejde bl.a. til Vild med Galten/Skovby., Galten Byfest Vi er bindeleddet mellem skole og klub, når barnet har fri, er vi synlige på skolen og på strækningen mellem skole og klub. Vi har et samarbejde med de lokale butikker i forhold til at være i dialog med den unge og butikspersonalet. Snakke med lærer, forældre og den unge om, hvad der sker blandt de unge lige nu. Den opsøgende og inkluderende indsats understøttes igennem SSP netværksmøder, klubledermøder, forældremøder. Synliggør vores aktiviteter. Medinddrager de unge igennem klubbens husmøder ved at udnævne særlige ressourcestærke unge der videreformidler klubbens fyrtårnsaktiviteter. Vi vil igennem tabulex medlemsregistrering følger op på vores mål. På vores personalemøder vil vi 4 gange årligt gennemgå besøgende børn og unge med henblik på justeringer. Opfølgningerne varierer i forhold til de forskellige samarbejdspartnere, vi interagerer med. Eksempelvis til TS-møderne aftales der til hvert møde, hvad det konkrete mål er, og hvordan det kan vurderes, om det er opnået. 4
Desuden gennemgår vi kontraktmålene ud fra en opstartsfase, midtvejsfase og en slutfase. Denne gennemgang vil ske på personalemøderne, og vi vil på den baggrund eventuelt finjustere tiltagene. 6. Underskrifter Skanderborg, den 14. december 2015. Lars Clement Direktør Pauli Nordberg Nielsen (kst.) Leder af Skovby Mosegård Junior- og Ungdomsklub 5