Kontraktstyring og IT understøttelse sådan kombineres det i Region Hovedstaden SKI's årsdage 7. og 9. marts 2016 INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 1
Troels Hjelm Hirshals Kontrakt- og Analysechef dk.linkedin.com/in/troelshjelmhirshals Udbudsforretninger og Contract Management Cross-border-udbud og nationale udbud Udbudskoncepter, evalueringsmodeller og kontraktkoncepter Analyse af indkøbs- og forretningsprocesser Processejer på kontraktstyring, varekatalog, stamdata og integrationer ved SAP implementering Forretnings- og organisationsudvikling af indkøb Kontraktportefølje management INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 2
Kerneforretning og organisering - Hvilken forretning og organisering skal vi understøtte med vores kontrakter? INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 3
Region Hovedstaden Kerneforretningen Aktivitetsnøgletal for Somatik og Psykiatri (2014) 3.700.000 ambulante besøg 451.000 indlæggelser 250.000 operationer 21.000 fødsler 860.000 unikke patienter 24/7/365 INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 4
Region Hovedstaden 6 - somatiske hospitalsenheder på 11 hovedadresser. 1 Psykiatrisk hospitalsenhed fordelt på flere hovedadresser 1 Central apotek (Nordens største) 2 Tværgående virksomheder 6 administrative centre Ca. 40.000 ansatte INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 5
Vores rejse: - centrale beslutninger og milepæle 2007 - Region Hovestaden fødes med beslutning om en central indkøbsenhed med ansvar for udbud og indkøb.. 2009 - Beslutning om anskaffelse af et integreret Økonomi, indkøbsog logistiksystem og etablering af centralt regionslager og logistiksetup.. 2011 - Beslutning om centralisering af ansvar for kontraktstyring, varekatalog samt rekvirent- og ordresupport 2012 - Idriftsætning af 1. etape af SAP Økonomi-, indkøbs- og logistiksystem. 2014 - Beslutning om reorganisering af Indkøb i selvstændige funktionelle sektioner for Udbud og Contract Management INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 6
Indkøb i tal (februar 2016) Ca. 100 udbudsforretninger årligt Kontraktportefølje på ca. 1.700 kontrakter Årlig kontraktomsætning på ca. 3.8 mia. Varekatalog på ca. 100.000 unikke varenumre Ca. 60 medarbejdere fordelt på 4 sektioner: UDBUD Anskaffelser Tjenesteydelser UDBUD Varer IT CONTRACT MANAGEMENT ANALYSE REKVIRENT- OG ORDRESUPPORT INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 7
Målsætninger og Strategi Attraktive vilkår der afspejler Region Hovedstadens position som en af Nordens største indkøbere af bl.a. healthcareartikler.. Reducere transaktionsomkostninger i alle step af udbuds-, indkøbs og logistikprocesserne.. Høj udbuds- og aftaledækning.. Fællesregionale 2020 mål Koordinerede indsatser, bl.a.: Øge indkøb igennem SAP Tilbud på hylderne.. Standardisering gennem effektive rekvirerings- og logistikprocesser Øge anvendelse af standardprocesser Høj grad af systemunder-støttelse også af støtte-processer og workflow Datadrevet beslutningsgrundlag INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 8
Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning.. INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 9
Hvordan? Systemunderstøttelse Udbud Contract Management Indkøbsprocesser procure-to-pay Logistik INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 10
Systemunderstøttelse af udbud, kontraktstyring, indkøbs- og støtteprocesser Udbudsplanlægning i SharePoint Indkøbsanalyse vha. SAP BI/BW og SAS Udbudskoncepter (DocTools) Elektroniske udbud via CTM Kontraktkoncepter (DocTools) Kontraktstyring og varekatalog i SAP Procure-to-pay og logistik gennem SAP Integrationer Workflow Processtøtte INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 11
Procure-To-Pay 3.000 rekvirenter 5.000 leveringssteder 1.8 mio. ordrelinjer 800.000 faktura 1. Aftaleindgåel se 2. Rekvisition 3. Ordreafsendelse 4. Leverancemodtag else 5. Faktur amodta gelse 6. Bogføring 7. Betaling 8. Kreditnota - Kan vi bidrage til at reducere transaktionsomkostningerne, så er der gevinster at hente. INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 12
Hovedprocesser og -komponenter i Region Hovedstadens SAP løsning Katalog Kontraktstyring Master Data Indkøbsportal ECC/ERP Finans / Lager Rekvirent Godkend indkøbskurv Leverandør INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 13
Systemunderstøttelse af kontraktstyring - udvalgte elementer.. INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 14
Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre KONTRAKT - TOP N E D A R V N I N G Terms Datostyring Forsyningsprofil Organisatorisk adgang KONTRAKT - POSITION Datostyring af tilgængelighed Styring af organisatorisk adgang Forsyningsprofil Prissæt / Matrix Datostyring af priser Prisskalaer UNSPSC => artskontering Stamdata INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 15
Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre KONTRAKT - TOP Direkte afkaldsværdi Notifikationer på kontraktudløb og afkaldsværdi Kontrakten lever i SAP! KONTRAKT - POSITION Mål- og afkaldsmængde Mål- og afkaldsværdi Notifikationer CM aktion! INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 16
Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre KONTRAKT - TOP Konditionel prisstyring Prisændringer pr. dato Minimumsordre-gebyr Hasteordre-gebyr og hasteordre-leveringstid Hjemmeleverings-gebyr Leveringsgebyr Systemunderstøttelse af den kommercielle virkelighed! Reduktion af transaktionsomkostninger: Pengene passer! INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 17
Systemunderstøttelse af væsentlige kontraktstyringsparametre KONTRAKT - POSITION Datostyring af priser Pris-skalaer UNSPSC => artskontering Styring af priser på logistik-setup Skift af Forsyningsprofil PRIS-MATRIX Lager Cross- Direkte Konsignation Dock Palle - - - Kasse Kasse Kasse - Æske Æske Æske Æske Kontrakten kan forhandles og gøres driftsklar i god tid..også på parametre der ikke nødvendigvis er i spil fra kontraktstart.. Kontrakten kan bære prissæt som understøtter Regionens logistik-setup.. Optimering af forsynings-setup kan afvejes og foretages løbende INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 18
Hvem skal kunne se varerne? Jubii! Nordsjællands Hospital Øv! Bornholms Hospital Varekatalog Jubii! Rigshospitalet Afd. X Partnerroller i kontrakten kan styre, hvem der har adgang til varerne helt ned på afdelingsniveau! Rigshospitalet Afd. Y og Z Øv! INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 19
Datostyring: Hvornår skal varen kunne ses og købes? Åben - købbar Åben Ikke købbar Indgående Lukket Startdato Vare A Slutdato Vare A Lukkedato Vare A INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 20
Datostyring: Kontraktskift og Erstatningsvarer Åben - købbar Åben Ikke købbar Indgående / Lukket Startdato Vare A Startdato Slutdato Vare B & Vare A Lukkedato Vare A INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 21
Rekvirering INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 22
Rekvirering af varer og tjenester SAP varekatalog Forskellige alternativer er effektive til forskellige formål og under forskellige scenarier.. Indkøbs-skabelon Kontraktunderstøttelse.. Brik-rekvisition (scanning) Punch-Out til leverandørkatalog Rekvisition Tekst-rekvisition, limit ordre INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 23
Rekvireringsprocessen Rekvisition Godkendelse Lager varer Indkøbsordre (I/O) crossdock crossdock Regionslager Ekstern leverandør Direkte Betaling Faktura Varemodtagelse Fakturamatch INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 24
Rekvirent og ordresupport - af procure-to-pay processer INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 25
Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning.. INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 26
Fritekstbestillinger - Hvorfor? INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 27
Fritekst: Månedlig matchanalyse Proces ark, Matchanalyse SAP BW: Data på indkøbsordrer Periodisk udtræk pr. måned Kriterie: 2 eller flere gange Rekvirent og Ordresupport (ROS) Vare Vare Vare Varekatalog Optettes som NoContract vare KATKOM: Screening af varer Varer indlæses Varestamdata gennemgår varerne Afvisning Varen afvises Erstatning Vare A => Vare B Aftaleindgåelse Varen oprettes i SAP på kontrakt INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 28
Fritekst: Er vi på rette vej? - Løbende månedlig opfølgning.. INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 29
Logistikstrategi - effektivitet og standardisering INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 30
Logistik-setup Leverandør af ikke lager varer Regionslager Hospital Afdeling Lagervare CrossDocking Direkte Konsignation Levering kan ske både til rampe og direkte til afdelingen afhængigt af leverandøren INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 31
INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 32
Depotstyring Brik/kanban bestilling INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 33
* Brikvarestatistik INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 34
Datakilder: Spend-, indkøbs- og complianceanalyse INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 35
Datakilder til spend-, indkøbs- og complianceanalyse REFLE REFLEX X indkøbssystem indkøbs -system IO data Logistik data Hovedbeløb Linjedata IO fakturaer MDM MDM stamdata a Ikke implementeret SAP BW FI/IO fakturaer SRM kontrakt stamdata Snitflader SAS GLN / Organisation Kontrakter og varer UNSPSC Udbudskategorier Kategorisering: + UNSPSC + Branche INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 36
Opsummering Mange koordinerede indsatser Systemunderstøttelse, Data, Centralisering af ansvar Organisatorisk setup Tværgående understøttelse af forretningen: indkøb, logistik og økonomiprocesser INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 37
INDKØB Kontrakter & Analyse SKI årsdage 7. og 9. marts 2016 38