Inspirations- og undervisningsmateriale til AMU-uddannelsen 40402 Planlægning og administration af uddannelse

Inspirations- og undervisningsmateriale til AMU-uddannelsen 40402 Planlægning og administration af uddannelse Birger Brandt, Tietgen KompetenceCenter og Steen Møller Christensen, Niels Brock Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation & Ledelse Ministeriet for Børn og Undervisning. 6. september 2012. Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Birger Brandt, Tietgen KompetenceCenter og Steen Møller Christensen, Niels BrocMaterialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af Inspirations- og undervisningsmateriale til uddannelsen 40402 Planlægning og administration af uddannelse, 6. september 2012 udviklet for Ministeriet for Børn og Undervisning af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Birger Brandt, Tietgen KompetenceCenter og Steen Møller Christensen, Niels Broc.

Planlægning og administration af uddannelse Kursus skitse

Introduktion På TietgenSkolen har vi endnu ikke afholdt kurset Planlægning og administration af uddannelse derfor er udgangspunktet til dette oplæg hvordan vi vil gribe det an når vi skal afholde kurset. Vi har lavet en kursus skitse. Som blot er at vi har struktureret målet i 4 hovedemner. Hvert emne er kort beskrevet med det mål der er med emnet. Der er fundet noget materiale der kan understøtte disse emner, samt lidt henvisninger.

Relaterede Amu mål 40399: Administration af MUS 1 dag 40402: Planlægning og administration af uddannelse 40403: Anvendelse af personaledatabaser 1 dag 40404: Valg af kompetenceafklaringsværktøjer 1 dag 40405: Kompetenceafklaring af medarbejdere 1 dag

Målformuleringen Deltageren kan planlægge og administrere intern og ekstern uddannelse af medarbejdere, herunder varetage kontakten mellem medarbejderne og de afdelinger eller uddannelsesleverandør, der skal forestå uddannelsen. Deltageren kan udføre nødvendig ressourceplanlægning i forbindelse med uddannelser. Deltageren kan registrere uddannelsesønsker med henblik på at opbygge en oversigt over medarbejdernes uddannelsesbehov samt tilrettelægge gennemførelsen af uddannelsen. Endvidere kan deltageren overfor leverandøren følge op på kvaliteten af de leverede uddannelser. Deltageren kan varetage uddannelsesopfølgning overfor såvel medarbejdere som leverandører.

Spørgsmål på www.viskvalitet.dk I hvilken grad kan du efter kurset registrere uddannelsesønsker med henblik på beslutning om intern eller ekstern afholdelse? I hvilken grad kan du efter kurset koordinere og samarbejde med uddannelsesdeltagere og afdelinger, der afholder intern uddannelse?

Kursus skitse 1. Registrering af uddannelsesønsker og behov 2. Opbygning af uddannelsesdatabase 3. Ressourceplanlægning 4. Evaluering

Kursus skitse 1. Registrering af uddannelsesønsker og behov Der skal udarbejdes en systematik i registreringen af uddannelses ønsker og behov. Fx i forbindelse med MUS, omkring jobfunktioner, indførelse af ny teknologi, nye maskiner mm.

Kursus skitse 2. Opbygning af uddannelsesdatabase Der skal overvejes hvilke elementer databasen skal indeholde og hvilket udgangspunkt: kompetence eller jobfunktion.

Kursus skitse 4. Evaluering Der beskrives rutiner og systematikker til kursusopfølgning ved afdeling/medarbejderen og hos leverandøren. Den opfølgning der gennemføres hos medarbejderen er grundlaget for den evaluering der efterfølgende gennemføres på leverandøren.

Kursus skitse 3. Ressourceplanlægning Nu er indholdet af kursusønsker og behov klarlagt. Der skal laves plan for kommunikation både den interne og eksterne. Detaljerne i planlægning skal på plads, hvem skal af sted, hvornår samt en backup plan. I forbindelse med brug af AMU kurser vil det være nødvendigt at bruge efterudannelse.dk, det vil formentlig også være nødvendigt at kunne vejlede medarbejdere og afdelinger i forbindelse med løntabsgodtgørelse.

Udfordring: Hvis vi på et kursus skal prøve nogen indstillinger, tilmelde / framelde deltagere, så vil det være i det rigtige system med de risici det giver. Det vil være muligt at oprette et test hold på efteruddannelse.dk, hvor deltagerne tilmelder sig selv. Men mht. VEU og administration af virksomhedensside, vil der være en række problemstillinger ved at bruge det rigtige system der skal bruges et nøglekort på kurset ved en fejl kan et VEU skema sendes til A kassen. der kan laves utilsigtede ændringer på Virksomhedens side

Ressourceplanlægning På www.efteruddannelse.dk har vi følgende muligheder : Søge efter kurser Tilmelde deltagere Virksomhedens sider Arbejde med VEU ansøgninger Men inden man kan gå i gang skal Digital signatur og rettigheder være på plads

Ressourceplanlægning Digital signatur medarbejdersignatur og efteruddannelse.dk Overvej hvilket id der skal bruges Find lokaladministratoren Evt. Installere signaturen Hvordan bruges signaturen Tjek dine rettigheder på efteruddannelse.dk rettigheder på efteruddannelse.dk

Ressourceplanlægning Søg efter kurser på efteruddannelse.dk Kursussøgning og tilmelding Adgang og rettigheder på portalen Åbne del Lukket del virksomhedens side Fremsøgning af kurser indsnævring af søgeresultater kviknr. Øvelse hvor og hvornår kan du få en medarbejder på: Amu mål: 44346, Design og automatisering af regneark + flere øvelser

Ressourceplanlægning Søg efter kurser på efteruddannelse.dk Kursussøgning og tilmelding log på som kursusadministrator tilmelding af deltagere reservere pladser (unavngiven) Navngiv enkelt deltagere Navngiv flere deltager (masseoprettelse) ( Eksempel regneark ) Overblik over kursusaktiviteter kommende kurser afholdte kurser kursister

Ressourceplanlægning VEU ansøgning Digital VEU ansøgning Log på som kursusadministrator opret ansøgning til enkelt medarbejder tjek ansøgning, signer, send opret ansøgninger for flere medarbejdere masseredigering status: ikke udfyldt, udfyldt, afsendt returneret modtaget, under behandling Afsluttede ansøgninger Det er vigtigt at virksomhedens administratorer har en systematik omkring behandling af VEU skemaer

Ressourceplanlægning Virksomhedens sider Indstillinger Skal dine medarbejdere kunne angive virksomheden som betaler, når de selv tilmelder sig kurser på EfterUddannelse.dk? Faktureringsoplysninger Faktureringsadresser og EAN Kontaktform

Spørgsmål

Undervisningsmateriale til kurset 40402 Planlægning og administration af uddannelse Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation & Ledelse Undervisningsministeriet. 15. december 2010 Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Steen Møller Christensen, Niels Brock. Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af undervisningsmateriale til 40402 Planlægning og administration af uddannelse` 15. december 2010 udviklet for Undervisningsministeriet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Steen Møller Christensen, Niels Brock.

Indholdsfortegnelse dias præsentation: Dias 1: Forside Dias 2: Opbygning af materialet Dias 3: Kursets opbygning Dias 4-8: Inden vi går i gang Dias 4: Opgave: Hvordan skal vi uddanne? Dias 5: Målet med uddannelsen Dias 6: Adfærd Dias 7: Inden du går i gang Dias 8: Dialog Dias 9-23: Kompetencebehov Dias 9: Nuværende kompetencer Dias 10: Den grafiske opstilling Dias 11: Jobbeskrivelse Dias 12: Case M.I.R. Dias 13: Fremtidige behov Dias 14: Kompetenceønsker Dias 15: Eksisterende kompetenceniveau Dias 16: Kompetencebehov Dias 17: Motivation og holdninger Dias 18: Spildt undervisning! Dias 19: Kompetenceafklaring Dias 20: Uddannelsesbehov Dias 21: Uddannelsesbehovet Dias 22: Uddannelseskontrakt Dias 23: Case: Kompetencebehov Dias 24-38: Planlægning og administration Dias 24: Planlægning og administration Dias 25: Opgave: Planlægning og administration Dias 26: Læringstyper Dias 27: Hvem skal uddanne? Dias 28: Eksternt Dias 29: Valg af leverandør Dias 30: Interne muligheder Dias 31: Opgave valg af uddannelsestype Dias 32: Overvejelser Dias 33: Opgave: Intern/ekstern uddannelse Dias 34: Ved intern undervisning Dias 35: Ved ekstern løsning Dias 36: Briefing af underviser Dias 37: Overblikket Dias 38: Eksempel på overblik Dias 39-42: Evaluering Dias 39: Evaluering Dias 40: Erfaringsindsamling Dias 41: Mere uddannelse Dias 42: Opsummering

40402 Planlægning og administration af uddannelse AMU mål: Deltageren kan planlægge og administrere intern og ekstern uddannelse af medarbejdere, herunder varetage kontakten mellem medarbejderne og de afdelinger eller den uddannelsesleverandør, der skal forestå uddannelsen. Deltageren kan udføre nødvendig ressourceplanlægning i forbindelse med uddannelser. Deltageren kan registrere uddannelsesønsker med henblik på at opbygge en oversigt over medarbejdernes uddannelsesbehov samt tilrettelægge gennemførelsen af uddannelsen. Endvidere kan deltageren overfor leverandøren følge op på kvaliteten af de leverede uddannelser. Deltageren kan varetage uddannelsesopfølgning overfor såvel medarbejdere som leverandører. Den røde tråd: Kurset 40405 Kompetenceafklaring af medarbejder vil være et naturligt valg at tage inden eller som supplement til dette kursus. 40405 går mere i dybden med kompetenceafklaringen, som også er en del af 40402. Uddannelse skal anspore en adfærdsændring hos medarbejderen, typisk baseret på at der skal tilføres viden og færdigheder. Det er vigtigt at adressere motivation og holdninger hos medarbejderen, da det kan begrænse det en medarbejder får ud af at deltage i et kursus. Virksomheden finder ud af, hvilke kompetencer en medarbejder skal bruge nu og i fremtiden. Det konstateres hvilke kompetencer medarbejderen allerede har og hermed hvilke kompetencer, der skal udvikles og hvor meget. Det besluttes, om virksomheden selv vil står for uddannelsen internt, eller om en ekstern partner skal anvendes. Uddannelsen planlægges, gennemføres og evalueres. Inspiration er hentet i: Strategisk kompetenceudvikling en praktisk værktøjsbog, ISBN 87-990526-0-1 Brugen af materialet: Materialer er lavet med henblik på, at det er en dialogbaseret undervisning, hvor en stor del af dias bygges op som en del af en diskussion med kursisterne. De er ikke meningen med materialet, at underviseren alene gennemgår materialet. Der er løbende indlagt små opgaver og små summegrupper, hvor emner kort diskuteres med sidemanden inden det diskuteres i plenum. En del af opsummeringerne kan med fordel gøres på flipover, white board eller tavle, hvor underviser noterer kursisternes svar og selv supplerer med informationer fra materialet.

40402 Planlægning og administration af uddannelse Side1

Opbygning Til de fleste dias er der tilknyttet uddybende kommentarer til brug for underviseren. De fleste dias har tilsvarende et mål, som skal forstås, som den konklusion underviseren kan drage inden man går videre til næste dias. Tilsvarende er der eksempler på spørgsmål, der kan fremme dialogen og bygge op til konklusionen på de fleste dias. Side2

INDEN VI GÅR I GANG Kursets opbygning 1. Inden vi går i gang lidt om adfærd 2. Kompetencebehov 3. Planlægning og administration 4. Evaluering Side3

INDEN VI GÅR I GANG Opgave: Hvorfor skal vi uddanne? Sammen med sidemand i 2-3 minutter Find gode grunde til at bruge ressourcer på uddannelse i virksomheder. Opsamling på tavle Side4

INDEN VI GÅR I GANG Målet med uddannelse Målet med uddannelse er gennem en adfærdsændring hos den uddannede at opnå et bedre resultat i virksomheden. Side5

INDEN VI GÅR I GANG Adfærd Adfærd styres af: Viden det du ved Færdigheder det du kan Motivation det du vil Holdninger det du tror på Personlige egenskaber den du er Side6

INDEN VI GÅR I GANG Inden du går i gang 1. Hvad er virksomhedens forventninger? 2. Hvem er målgruppen for uddannelse? 3. Virksomhedens erfaringer med uddannelse? Side7

INDEN VI GÅR I GANG Dialog Hvem bestemmer hvad medarbejdere skal uddannes i? Hvorfor det? Hvilket forum bliver medarbejderens uddannelsesbehov diskuteret i? Hvem prioriterer uddannelsesbudgettet? Side8

KOMPETENCE BEHOV Nuværende kompetence behov De nuværende uddannelsesbehov tager udgangspunkt i: 1. Hvad er virksomhedens nuværende mål? 2. Hvilke indsatser skal udføres for at nå disse mål? 3. Hvilke ressourcer, herunder kompetencer skal medarbejderne have for at udføre disse indsatser? Side9

KOMPETENCE BEHOV Den grafiske opstilling Mål Indsatser Ressourcer inkl. kompetencer Side10

KOMPETENCE BEHOV Jobbeskrivelse En medarbejders mål, indsatser og kompetencer (MIR) indgår direkte i medarbejderens jobbeskrivelse, så der sikres en 100% relevant beskrivelse, der afspejler medarbejderens hverdag. Side11

KOMPETENCE BEHOV Case M.I.R. Lav en MIR for en salgsafdeling med udkørende sælgere i hele landet, der sælger herre- og damebælter til tøjforretninger. Virksomhedens salgspris er kr. 500. Målet er en omsætning på kr. 10 mio. om året. Hver sælger kan typisk besøge 5 kunder om dagen. Kunderne køber normalt 10 bælter hver. Hvilke ressourcer skal bruges og hvilke kompetencer skal de have? Side12

KOMPETENCE BEHOV Fremtidige behov Fremtidige behov konkretiseres efter samme model, hvor det er fremtidige mål, indsatser og kompetencer, der afklares. Side13

KOMPETENCE BEHOV Kompetenceønsker De samlede kompetencer virksomheden ønsker er summen af de nuværende og fremtidige ønsker: K (ønsker) = K (nutid) + K (fremtid) Side14

KOMPETENCE BEHOV Eksisterende kompetenceniveau Det eksisterende kompetenceniveau afdækkes i forhold til de ønskede kompetencer. Afhængig af de ønskede kompetencer kan det gøres ved hjælp af samtale, ledervurdering, egen vurdering, test eller en kombination af disse. Afdækning af motivation og holdninger sker gennem samtale. Side15

KOMPETENCE BEHOV Kompetencebehov Kompetencebehovet er differencen mellem de ønskede/nødvendige kompetencer for at lave de nødvendige indsatser og de kompetencer virksomheden/afdelingen/individet har. K (behov) = K (ønsket) K (nuværende) - også kaldet kompetencegabet. Side16

KOMPETENCE BEHOV Motivation og holdninger Hvis du konstaterer, at I har den ønskede viden og færdigheder, men ikke den ønskede adfærd. Så nytter det ikke at uddanne med mere viden og færdigheder! Så skal motivation og holdninger bearbejdes! Side17

KOMPETENCE BEHOV Spildt undervisning! Hvis du ikke har styr på viden, færdigheder, motivation og holdninger hos dem, der skal ændre adfærd, risikerer du at du ikke opnår de ønskede resultater! Side18

KOMPETENCE BEHOV Kompetenceafklaring Det ønskede kompetenceniveau måles op imod det nuværende niveau Eks. på næste side, hvor X er ønskede niveau og O er nuværende behov. Det nuværende fastsættes af medarbejderen selv eller i samarbejde med en leder eller kollega. Side19

KOMPETENCE BEHOV Uddannelsesbehov Kompetence Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5 Udd. Beh. Regneark x o behovsafdækning o x produktkendskab Kundetilpasning o x produktpræsentation o x o x Grøn markerer uddannelsesbehovet. Rød er på ønsket niveau eller over. Side20

KOMPETENCE BEHOV Uddannelsesbehovet Uddannelsesbehovet findes for kompetencerne. Det afgøres, om der skal bearbejdes motivation og holdninger inden en eventuel uddannelse. Uddannelsesbehovet er lig kompetencebehovet indenfor viden og færdigheder, når holdninger og motivation er bearbejdet. Side21

KOMPETENCE BEHOV Uddannelseskontrakt Der laves en aftale med medarbejderen om at følgende kompetencer skal udvikles: Behovsafdækning fra niveau 2 til 5 Kundetilpasning fra niveau 3 til 4 Produktpræsentation fra niveau 3 til 5 Så det er klart for både virksomheden og medarbejderen hvad succeskriteriet er. Side22

KOMPETENCE BEHOV Case: Kompetencebehov 1. I grupper af 4 personer skal I først afdække, hvad de vigtigste kompetencer er for en receptionist i en virksomhed. Arbejdsopgaverne er: svare telefonen, fordele post, frankere post og forefaldende kontoropgaver 2. En fra gruppen spiller en potentiel receptionist og I afdækker personens kompetencer i forhold til ovenstående 3. Hvor ligger behovet for kompetenceudvikling? 4. Lav en grafisk fremstilling af udviklingsbehovet. Side23

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Planlægning og administration Her taler vi om: valg af læringsform valg af leverandør uddannelsesplanlægning på tværs Side24

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Opgave: Planlægning og administration Sammen med sidemand i 2-3 minutter Hvilke opgaver er der i forhold til planlægning og administration af uddannelse? Opsummering på tavle Side25

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Læringstyper I forhold til forskellige læringsmetoder, hvad passer så bedst til medarbejderen. Skal de: Se - visuelt Høre - auditivt Føle - taktilt Prøve kinæstetisk Eller en blanding af flere Side26

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Hvem skal uddanne? Basalt set to muligheder: Internt Eksternt Herunder flere forskellige muligheder Side27

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Eksternt Hvilke muligheder er der for ekstern udvikling? Eks: Privat kursusudbyder konsulentfirma Skole, herunder fagskoler E-learning Coaching Bøger og tidsskrifter Side28

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Valg af leverandør Kursus- og konsulentjunglen er stor, På internettet finder du dem alle Vælg en du har tillid til Det er ofte en god ide at søge hjælp i ens eget netværk. Hvem har de brugt? Hvem har de hørt godt om? Hvad er deres erfaringer? Præsenter dine behov for udbyderen for at sikre, at de kan leverer det du ønsker. Jo mere præcist jo bedre. Side29

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Interne muligheder Hvilke muligheder er der for intern udvikling? Eks: Coaching Kursus Møder Jobrotation 1-til-1 oplæring E-learning Beskrivelser af interne processer Deltagelse projekter eller udviklingsprocesser Sidemandsoplæring Tildeling af nye opgaver Side30

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Opgave: Valg af uddannelsestype Sammen med sidemand i 2-3 minutter Hvad skal man overveje inden valg af uddannelsestype? Hvorfor? Opsummering på tavle Side31

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Overvejelser Skræddersyet kursus fast kursusindhold Uddannelsens niveau i.f.t. forventninger Niveau i forhold til medarbejder og medarbejdere fra andre virksomheder ved eksternt kursus Indhold kontra de præcise forventninger fra uddannelseskontrakten Økonomi: deltagelse, materialer, transport etc. Tidsforbrug for deltager Hvis ikke alle uddannelsesbehov dækkes et sted, hvordan kan resten tilføres medarbejderen Side32

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Opgave: Intern/ekstern uddannelse Sammen med sidemanden i 2-3 minutter Hvad er fordelene og ulemperne ved henholdsvis intern og ekstern uddannelse? Hvad er de 3 vigtigste beslutningskriterier (i prioriteret rækkefølge) for valg af ekstern leverandør - og hvorfor? Opsamling på tavle Side33

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Ved intern undervisning Hvis I har valgt en intern uddannelsesløsning skal I sørge for følgende: Afstemning af forventninger mellem deltager, underviser og leder/hr Uddannelsesform (se interne muligheder) Koordinering af uddannelsestidspunkt Løbende opfølgning Efterfølgende evaluering Side34

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Ved ekstern løsning Her skal I planlægge følgende: Tidspunkt for kursus Økonomi, betalingsbetingelser, etc Tilmelding, udfyldelse af formularer etc. Evt. ansøgning om tilskud Side35

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Briefing af underviser Når undervisningsformen er fastlagt, briefes underviseren om forventningerne til kompetenceudviklingen. Hvad er fordelen ved en dialog med underviseren? Side36

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Overblikket Hvis du har flere medarbejdere, der skal have uddannelse bør en person have overblikket over alle. Ofte er der flere i en virksomhed, der skal have tilført samme kompetencer og her kan opnås en synergieffekt, hvis de er på samme kursus Side37

PLANLÆGNING OG ADMINISTRATION Eksempel på overblik AA Excel- Pivotabeller Sidemandsoplæring BB Opsalg Salg 2 (Niels Brock) CC Kundeservice Coaching (AB Consult) Navn Kompetencer Uddannelse Dato Ansvar Økonomi Status Side38

EVALUERING Evaluering Efter endt uddannelsesforløb, dvs. efter selve uddannelsen og tid til at øve de nye færdigheder, laves kompetenceafklaring, som før uddannelsen, for at vurdere effekten Er den ønskede effekt opnået? Side39

EVALUERING Erfaringsindsamling Efter afsluttet uddannelse tages en samtale med medarbejderen for at indsamle erfaringen Hvad gik godt? Hvad gik mindre godt? Hvad skal gøres anderledes næste gang? Erfaringen bruges næste gang en lignende uddannelse skal finde sted Side40

EVALUERING Mere uddannelse Hvis det ønskede kvalifikationsniveau ikke er helt opfyldt, dvs. at der stadig er forskel på de ønskede kvalifikationer og det nye niveau af kvalifikationer, startes uddannelsesprocessen forfra. Side41

Opsummering Hvilken adfærdsændring skal der ske? Hvad er de ønskede kompetencer? Hvad er de nuværende? Er der holdninger eller motivation, der skal bearbejdes? Skal uddannelsen ske internt eller eksternt? Hvem skal udføre den? Hvad skal planlægges? Hvordan evalueres uddannelsen? Side42