e-faktura til SuperGros Indholdsfortegnelse Indledning... 1 Identifikation af modtager... 1 Regningsmodtager... 1 Købers identifikation... 2 Leveringsstedets identifikation... 3 Identifikation af sælger... 4 Købsordrenummer... 4 Fragt og andre afgifter/tillæg... 5 Varelinier... 6 Identifikation... 6 Enheder... 6 Følgeseddelnummer... 7 Indledning I dette dokument beskrives de særlige forhold man skal være opmærksom på, hvis man ønsker at sende elektroniske fakturaer til enheder i SuperGros/Dagrofa (STRU formatet). Man skal benytte NemHandel modulet i Stellar til at sende e-fakturaerne. Nærværende dokument beskriver ikke anvendelsen af NemHandel modulet. Denne er beskrevet i en særskilt vejledning på Stellar Serviceportalen. I nærværende dokument beskrives udelukkende de særlige forhold man skal være opmærksom på i forbindelse med SuperGros. Identifikation af modtager Modtager skal identificeres på 3 niveauer: Regningsmodtager, købers identifikation (faktureringsadresse) og leveringsstedets identifikation. Regningsmodtager Regningsmodtageridentifikationen angiver den elektroniske adresse for modtageren, og skal altid sættes til 579000000852 når modtageren er SuperGros. Regningsmodtager fremgår i Stellar ved ordreindtastningen på fanen e-faktura som NemHandelID: 1
For at undgå at taste dette ind for hver faktura, kan du på indtaste det på de debitorer for hvem e-fakturaer skal sendes til SuperGros: Købers identifikation Købers identifikation er identifikationen af faktureringsadressen og for SuperGros gælder det, at for lagerfakturering er identifikationen GLN 5790000000500 mens for gennemfakturering er identifikationen GLN 5790000004072 Købers identifikation angives under faktureringsadressen på fakturaen i Stellar: Standardværdi for debitoren kan angives ved at oprette en faktureringsadresse: 2
Leveringsstedets identifikation Identifikationen af leveringsstedet, specificerer hvor varerne er leveret, altså butikken eller lagerets lokationsnummer. Liste over numre fås hos SuperGros. Nummeret indtastes på fakturaens leveringsadresse: Standardværdi kan oprettes ved at oprette en leveringsadresse på debitoren: 3
Identifikation af sælger Som sælger/fakturaafsender skal du identificere dig entydigt, og da SuperGros kun understøtter at sælger identificerer sig ved GLN, skal du anskaffe et sådant og indtaste det i Stellar under Funktioner Systemopsætning Firmaoplysninger: Købsordrenummer SuperGros kræver at man altid angiver et købsordrenummer i fakturaen. I Stellar angives dette nummer på fakturaen i feltet Ordre reference på e-faktura fanen: Hvis det skulle ske at du glemmer købsfakturanummeret før du bogfører, er det muligt at indtaste det efter at fakturaen er bogført: 4
Fragt og andre afgifter/tillæg SuperGros understøtter fragttillæg på fakturaen. Ingen andre tillæg eller afgifter understøttes. Du angiver fragtgebyret på ordrens total-vindue, og du må ikke angive nogle andre rabatter eller gebyrer her: Endvidere understøttes afgifter og rabatter ikke på linieniveau, hvilket betyder at du ikke må have afgifter på dine varer: 5
Du må heller ikke have rabatter angivet på de enkelte fakturalinier (rabatterne skal indregnes direkte i prisen): Varelinier Varelinierne på dine fakturaer skal opfylde to krav. Alle varer skal identificeres ved GTIN (stregkode/ean varenummer) og der skal altid angives enheder. Identifikation For at dine varer kan identificeres korrekt hos SuperGros, skal du på samtlige varer angive GTIN-varenummeret som specificeret af SuperGros i stregkodefeltet: Enheder SuperGros kræver at der er enhedsangivelse på samtlige varelinier på fakturaen: For at sikre dig at du husker dette, anbefales det at du i NemHandel modulet under Opsætning Nemhandel specificerer, at der altid skal indtastes enhedsbetegnelse. På den måde får du en fejlmeddelelse under indtastning, hvis du glemmer enheden: 6
I ovenstående opsætningsvindue kan du evt. også vælge Tillad ikke enheder, der ikke er oprettet i Stellar for at sikre dig at du benytter dine enhedsbetegnelser konsekvent. Endvidere anbefales det at du angiver enhedsbetegnelser på samtlige dine varer, for at disse automatisk sættes på, og du derved slipper for at taste enhedsbetegnelserne hver gang: Følgeseddelnummer Det felt SuperGros benævner følgeseddelnummer (og som ikke kræves udfyldt), udfyldes af Stellar altid med ordrenummeret fra Stellar. Dette blot til information, hvis SuperGros henviser til et følgeseddelnummer fra dine fakturaer. 7