.1 Til alle fagudvalg og høringsberettigede bestyrelser i Holstebro Kommune Dato: 14-12-2012 Sagsnr.: 041801-2007 Henv. til: Poul Munk-Poulsen Tlf.: 9611 7660 Høring om ændrede principper for ejendomsadministration i Holstebro Kommune. I Byrådets kvalitetskontrakt for 2012 fremgår det af mål 8: Der skal arbejdes på at samle bygningsvedligeholdelsen i en central ejendomsadministration, med henblik på at sikre optimal prioritering af de afsatte ressourcer. Økonomiudvalget har på sit møde den 28. november 2012 besluttet at forslaget om etablering af en central ejendomsadministrationsenhed fra budgetår 2014, i overensstemmelse med de vedlagte principper, sendes i høring i institutionsbestyrelser og fagudvalg. Holstebro Kommune står med en udfordring om at de økonomiske ressourcer skal prioriteres og række længere, og vi skal samtidig forsøge at sikre de værdier, som kommunens ejendomme udgør. Værdien af kommunens bygninger udgør mere end 1/3 af kommunens samlede aktiver og repræsenterer en værdi på ca. 1,4 mia. kr. Der er i årene 2007 til 2010 anvendt gennemsnitligt 96,5 mio. årligt til ejendomsdrift (gruppering 700.705 til 700.715) i Holstebro Kommune, hvoraf ca. 27 mio. vedrører forbrugsafgifter for el, vand og varme. Det svarer til et gennemsnitligt årligt merforbrug i forhold til budgettet på 5½ mio. kr., hvoraf merforbrug på forbrugsafgifter udgør ca. 2 mio. kr. Det vurderes at en samlet central ejendomsadministration efter ejer/lejer modellen, med de nuværende udfordringer vil være mest hensigtsmæssig i forhold til fremadrettet at sikre en høj faglighed omkring prioriteringen af midler til bygningsvedligeholdelse. Der er derfor udarbejdet et udkast til nye retningslinier for administration af kommunale ejendomme. Forslaget indebærer at der sker en samling af væsentlige dele af vedligeholdelsesaktiviteterne i en ny fælles ejendomsadministration, forankret i Teknik og Miljø. Såfremt en samling af ejendomsadministrationen gennemføres vil det ske forvaltningsvis, således at der laves en opgørelse for hver enkelt ejendom baseret på det faktiske forbrug, som grundlag for overførsel af budgetansvar fra institutionen/fagforvaltningen til den centrale ejendomsadministrationsenhed. TEKNIK OG MILJØ Information og Service Rådhuset, lokale 260-7500 Holstebro - Tlf: 9711 7551 - Fax: 9611 7602 Hjemmeside: www.holstebro.dk - E-post: teknik.miljoe@holstebro.dk CVR: 29189927
Forslaget til retningslinier for central ejendomsadministration udsendes hermed i høring bland alle fagforvaltninger, og jeres bemærkninger til forslaget bedes fremsendt til Teknik og Miljø inden den 8. februar 2013 for institutionsbestyrelsernes vedkommende og inden den 5. marts for fagudvalgenes vedkommende. Institutionsbestyrelserne anmodes om at indsende høringssvar pr. mail til: informationogservice@holstebro.dk og skrive ejendomshøring i emnefeltet. TEKNIK OG MILJØ Information og Service Rådhuset, lokale 260-7500 Holstebro - Tlf: 9711 7551 - Fax: 9611 7602 Hjemmeside: www.holstebro.dk - E-post: teknik.miljoe@holstebro.dk CVR: 29189927
Principper for central administration af ejendomme, ejet af Holstebro Kommune. Formål: De kommunale ejendomme udgør mere end 1/3 af kommunens samlede aktiver, og skal derfor vedligeholdes med henblik på at sikre disse værdier. Etablering af en central bygningsvedligeholdelsesenhed forventes samlet set at kunne frigøre og/eller omprioritere nogle at de til rådighed værende ressourcer, med henblik på begyndende indhentning af det vedligeholdelsesefterslæb, der samlet set er på kommunens bygningsmasse. Det vurderes at der vil være rationaliseringsgevinster ved at samle styring og udbud af vedligeholdelsesopgaver, bl.a. i forhold til IT-installationer og låsesystemer, energioptimeringer, serviceaftaler for tekniske installationer og renoveringsopgaver. Der oprettes en central ejendomsadministration, som et særligt bevillingsområde, hvor fagudvalget ikke kan foretage budgetomlægninger til og fra uden forudgående godkendelse i Byrådet, med henblik på at sikre at ressourcerne anvendes til prioriteret vedligeholdelse for at sikre ejendommenes aktivværdi. De kommunale ejendomme fungerer i vid udstrækning som ramme for udførelse af de kommunale kernefunktioner i forhold til servicering af borgere og erhvervsliv. En central ejendomsadministration skal medvirke til at frigøre decentrale ressourcer til kernefunktionerne. En central ejendomsadministration skal sikre fokus på energioptimeringer og investeringer i energisparetiltag, udarbejde CO 2 -regnskab og sikre udnyttelse af adgang til lånefinansiering og eventuelle tilskudsordninger. Organisering: Den centrale ejendomsadministration oprettes i Teknik og Miljø hvor der i forvejen er at fagligt miljø vedrørende byggeri og ejendomsvedligeholdelse. De decentrale servicemedarbejdere/pedeller bevarer deres nuværende tilhørsforhold i fagforvaltningerne, men modellen indebærer at der bliver indgået faste aftaler med de decentrale enheder om tilsyns- og vedligeholdelsesopgaver, som fremadrettet udføres for den centrale ejendomsadministration. Opgavefordelingen opbygges efter ejer/lejer princippet, som er uddybet i vedhæftede bilag, men i hovedtræk går ud på at ejer tager sig af: bygningens udvendige vedligeholdelse og tekniske installationer, herunder, låsesystemer og bygningens forsikring. Afregning af forbrug til El, vand, varme, spildevand og afholdelse af investeringer i energisparetiltag.
Og lejer tager sig af: Bygningens indvendige vedligeholdelse, rengøring og vinduespudsning (både ud- og indvendigt), samt løsøreforsikring. Vedligeholdelse af ydre arealer, herunder snerydning og glatførebekæmpelse, inkl. grundejerforpligtigelse efter vejloven. Der kan indgås frivillige aftaler mellem ejer og lejer om at ejer varetager alle, eller dele af, lejers forpligtigelser. Det foreslåede administrationsgrundlag vil medføre at begrebet særlig bygningsvedligeholdelse bortfalder, og at de forvaltninger, som efterfølgende selv administrerer visse ejendomme, har det fulde faglige og budgetmæssige ansvar for ejendommen.
Forslag til: Retningslinier for ejendomsadministration i Holstebro Kommune. (gældende fra 1. januar 2014) Generelt: Kommunale ejendomme, for hvilke der er indgået særskilte administrationsaftaler med boligselskaber eller lignende, samt selvejende institutioner, er ikke omfattet af disse retningslinier. Formålet med disse retningslinier er, med udgangspunkt i de afsatte økonomiske rammer, at sikre vedligeholdelsen af kommunens ejendomme under hensyn til opfyldelse af deres primære funktioner. Ejendomsadministrationen indrettes efter ejer-lejer model, hvor Teknik og Miljø varetager funktionen som bygningsejer for hele kommunen og de decentrale enheder indgår lejeaftale med Teknik og Miljø. Ved ejendomsadministration forstås i denne sammenhæng vedligeholdelsesog driftsopgaver på kommunalt ejede anlægsaktiver, i form af bygninger og tilhørende arealer. Disse retningslinier vedrører aktiviteter, som skal henføres til følgende autoriserede grupperinger i kontoplanen. 705 Indvendig vedligeholdelse 706 Udvendig vedligeholdelse, bygninger 707 Vedligeholdelse af udenomsarealer 708 Bygningsforsikring 710 Forbrugsafgifter EL 711 Forbrugsafgifter VAND 712 Forbrugsafgifter VARME 713 Renovation 715 Ressourcebesparende foranstaltninger Aktiviteterne opdeles endvidere i lejers ansvar og vedligeholdelsesopgaver og ejers ansvar og opgaver jf. vedhæftede bilag 1. Alle omkostninger vedrørende huslejeudgift og lejers vedligeholdelsesopgaver budgetteres under de fagudvalg/forvaltninger, hvorunder ejendommens primære funktion henhører. Under Teknisk Udvalg/Teknik og Miljø budgetteres på den enkelte ejendom en huslejeindtægt og ejers omkostninger til vedligeholdelse For vedligeholdelsesopgaver, som Byrådet har besluttet at udbyde, vil de enkelte ejendomme være forpligtet i henhold til de indgåede kontrakter. Der er
pt. Indgået kontrakter vedrørende rengøring, renovation og vedligeholdelse af ydre arealer. Model for indgåelse af kontrakt om drifts- og vedligeholdelsesopgaver: Der kan mellem den enkelte fagforvaltning og Teknik og Miljø indgås aftale om at Teknik og Miljø også varetager lejers vedligeholdelsesopgaver. Aftalen indgås forvaltningsvis for minimum et helt regnskabsår ad gangen, og omfatter gennemførelse af vedligeholdelsesaktiviteter inden for den økonomiske ramme, som er afsat på fagforvaltningens område. Det er fagforvaltningen, som - i forbindelse med budgetlægningsproceduren - er ansvarlig for at fremføre evt. ønsker om rammeændringer. Serviceassistenter: For de ejendomme hvortil der er tilknyttet serviceassistenter fastlægges det i forbindelse med indgåelse af huslejeaftalen hvilke opgaver disse fortsat skal løse, ligesom der indgås aftale om serviceassistenternes kompetence til at handle på ejers vegne. Serviceassistenterne forbliver organisatorisk tilknyttet lejer.
700 Grunde og bygninger Lejers ansvar Ejers ansvar 705 Indvendig vedligeholdelse Alle arbejder vedrørende indvendige gulve, vægge, lofter, døre og vinduer Vaske, kummer og armaturer. Lyskilder, hårde hvidevarer. Fastmonterede lysarmaturer Termostatventiler på radiatorer. Låsesystemer 071 Rengøring Al rengøring, også udvendig vinduesvask og renholdelse af murventiler o.l. 072 Tekniske installationer. Stikledninger og afløbssystem i jorden. Tilslutning til automatisk fjernaflæsning energiforbrug Vedligeholdelse af ventilationsanlæg/genindvindingsanlæg, serviceabonnement, udskiftning af filtre o.l. Vedligeholdelse af varmeinstallation inkl. radiatorer og varmestyringsautomatik/ctsanlæg. Vandinstallation for så vidt angår skjulte rør og varmtvandsbeholdere. Faste elinstallationer inkl. hoved- og gruppetavler, og lys- og stikkontakter
Lejers ansvar Ejers ansvar 706 Udvendig vedligeholdelse Tagrender, tagbrønde og nedløbsrør. Udvendige maling af vinduer, døre, skure o.l. Udvendige trapper og fritstående mure. Tag og tagbelægning. Ydervægge, yderdøre og vinduer inkl. fugning. Fundamenter. 707 Vedligeholdelse af udenomsarealer Grønne områder, legeplads o.l. Belægninger inkl. snerydning og glatførebekæmpelse. Udvendige belysningsanlæg Hegn og låger. Snerydning og glatførebekæmpelse på fortov og sti mod offentlig vej og privat fællesvej. Institutionerne i Holstebro er fortsat omfattet af kontrakten med Kaj Bech. 708 Forsikring Indboforsikring Bygningsforsikring 710 Forbrugsafgifter el, vand og varme Betales via husleje Afregner med forsyningsselskaberne og - og renovation Institutioner uden automatisk forestår energibesparende tiltag. 714 forbrugsregistrering skal én gang pr. måned indrapportere forbrugstal til Teknik og Miljøs energistyreprogram.