Indkaldelse til møde 2012-04 i Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Tlf. 9940 9940 Fax 9815 2201 www.aau.dk Sagsbehandler Bettina Thomsen Tlf. 9940 9728 bt@adm.aau.dk 19. november 2012 Ref: bt Sagsnr.: 2012-021-00179 Der indkaldes hermed til møde i Administrationens Fællesudvalg Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Torsdag den 22. november 2012 kl. 8.30 10.00 i lokale 2-109, Fredrik Bajers Vej 7B 2. Godkendelse af referat af seneste møde Bilag: A. Foreløbigt referat af mødet den 21. september 2012 3. Meddelelser Eventuelt nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora Eventuelt nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering Eventuelle øvrige meddelelser 4. Information om arbejdsmiljø og samarbejde i Fællesadministrationen - Hvordan sikres passende og rettidig information til administrationens medarbejdere? 5. Planlægning af APV 2012/13 Bilag: A. Pixivejledning af APV-processen 2012-2015 Ingrid Lindenborg, HR-afdelingen, deltager i punktet. 6. Emner til kommende møder Bilag: A. Årshjul 7. Eventuelt 1
Bilag 2 A Foreløbigt referat af møde 2012-03 i Administrationens Fællesudvalg Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Tlf. 9940 9940 Fax 9815 2201 www.aau.dk Sagsbehandler Bettina Thomsen Tlf. 9940 9728 bt@adm.aau.dk 21. september 2012 Ref:bt Sagsnr.: 2012-021-00179 Administrationens Fællesudvalg Til stede Fravær Afbud Peter Plenge (formand) X Afdelingsledere: HR: Kjeld Lanng X IT: Klaus Kristian Kilt X LS: Lene Krogh-Jørgensen X SF: Preben Sørensen X TF: Ane Lyngø X ØA: Erik Grave Kristensen X Arbejdsmiljørepræsentanter: HR: Morten Sand Henriksen X IT: Helle Høilund X LS: Niels Dahl Thellufsen X SF: Kirsten Birk Wogensen X TF: Kaj Zacho Nedergaard X ØA: Lisa Thordal Lavrsen X Tillidsrepræsentanter: DM: Ole Garsdal Hansen X FFT: Gert Thomsen X HK: Heidi Sørensen X Metal: Palle Mørch X PROSA: Birthe Riis Kennedy X Sekretariat mv. Til stede Fravær Afbud Arne Nielsen (sikkerhedschef) X Bettina Thomsen (referent), LS X Kjeld Lanng var mødeleder. Ann-Pia Valentin Sørensen deltog isf. Preben Sørensen. Ronni Danielsen deltog isf. Kirsten Birk Wogensen. Punkt 6 flyttes til kommende møde den 22. november. 1
Bilag 2 A 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af seneste møde Referatet blev godkendt. 3. Meddelelser Nyt fra HSU, Forretningsudvalg og øvrige relevante fora KL orienterede om HSU s drøftelse af den fremtidige samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation. Det blev besluttet, at udvalgene på nuværende tidspunkt ikke skal sammenlægges overalt på universitetet. I stedet fokuseres på en bedre arbejdsmiljøorganisation. AAU s adfærdskodeks blev vedtaget med få sproglige ændringer. Det blev foreslået, at Fællesudvalget på et kommende møde drøfter, hvorledes man omsætter det overordnede adfærdskodeks i forhold til Fællesadministrationen. Arne Nielsen orienterede om, at AAU har tegnet en kollektiv ulykkesforsikring for studerende, der arbejder i laboratorier. Nyt vedr. forandring, organisation og effektivisering KK og KL orienterede om udviklingen på it-området. Beslutningen om, at fælles it skal samles er nu ved at blive effektueret. Der er ansat en it-direktør pr. 1. september, ligesom der er dannet et projektsekretariat, hvor forskellige dele af universitetet bidrager til den store omorganisering. Relevante tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter er inddraget i alle led i omorganiseringen, og der er tilknyttet arbejdspsykologer og en kommunikationsmedarbejder til projektet. Fællesadministrationens it-afdeling nedlægges, og medarbejderne flyttes over i den nye itorganisation. De it-medarbejdere, der er placeret decentralt i forskellige administrative afdelinger, er dog ikke med i den nye omorganisering. IT-området vil efter omorganiseringen blive et selvstændigt budgetteknisk og ledelsesmæssigt område under rektor på niveau med direktionen. KL orienterede om, at der er ved at blive ansat en vicecampusleder med henblik på at styrke ledelsesorganisationen i København. Der skal den kommende tid fokuseres på, hvordan AAU København kan supporteres samt på nye arbejdsmåder for medarbejderne i København. Medarbejderne i København hører under institutternes samarbejdsudvalg. Campussekretariatet og arbejdsmiljøområdet er tværgående, og de har officielle fora, hvor de kan håndtere samarbejds- og arbejdsmiljøspørgsmål. Det skal drøftes, hvorvidt sekretariatet i København skal have en separat arbejdsmiljøgruppe dette spørgsmål er bl.a. væsentligt i forhold til den kommende APV. LKJ orienterede om, at der arbejdes på en ny proces i forhold til behandling og videreekspedition af høringer. 4. Drøftelse af udkast til overordnede rammer for flextid i Fællesadministrationen Forretningsudvalget har udarbejdet udkast til principper for en rammeaftale om flextid i Fællesadministrationen. PPU har ligeledes drøftet emnet, og der er i den forbindelse ved at blive udarbejdet overordnede rammer for hele universitetet. Det blev aftalt, at PPU s rammer efter godkendelse i HSU sendes til skriftlig kommentering ved Fællesudvalget, hvorefter Forretningsudvalget drøfter, hvorvidt der skal udarbejdes en rammeaftale gældende for ADM. Såfremt det besluttes at udarbejde overordnede rammer for ADM, fandt Fællesudvalget det centralt, at ADM s rammer tager stilling til samtlige punkter i universitetets overordnede rammer. Se bilag i det udsendte materiale. 2
Bilag 2 A 5. Nyt vedr. APV Ingrid Lindenborg fra HR-afdelingen orienterede om APV-processen. APV en skal ses som et forebyggende værktøj, som ledere og medarbejdere kan bruge til at styrke arbejdsmiljøarbejdet. Der blev desuden orienteret om tidsplanen for projektet, herunder at besvarelse af spørgeskemaer og interviewrunder vil ske i december, at der vil være opfølgning på undersøgelsen i slutningen af 2013 og i 2014, samt at der skal ske en løbende monitorering evt. ved gennemførsel af mellemmålinger. Fællesudvalget er tovholder i forhold til de forskellige faser i ADM s arbejde med APV en. ILJ orienterede om APV-workshoppen, og det blev aftalt, at ADM s afdelinger hver deltager med mindst én medarbejder i workshoppen den 3. oktober om formiddagen. Invitationen udsendes straks til Fællesudvalgets medlemmer. Bettina Thomsen blev udpeget som Fællesudvalgets APV-kontaktperson. Det drøftes i Forretningsudvalget, om der skal indkaldes til et ekstraordinært møde til drøftelse af APV en. 6. Information om arbejdsmiljø og samarbejde i Fællesadministrationen Det blev aftalt at flytte punktet til næste møde den 22. november. Der udsendes et link til udvalgets nye hjemmeside. 7. Fastlæggelse af mødeplan 2013 Mødeplanen blev godkendt. Der udsendes elektronisk indkaldelse til møderne. 8. Emner til kommende møder Ingen bemærkninger. 9. Eventuelt Ingen bemærkninger. 3
Pixivejledning i APV-processen 2012-2015
ET FOREBYGGENDE VÆRKTØJ Arbejdspladsvurderingen (APV en) er et forebyggende værktøj, som ledere og medarbejdere kan bruge til at styrke arbejdsmiljøarbejdet og dermed bidrage til et godt arbejdsmiljø. Et godt arbejdsmiljø betyder: øget produktivitet øget arbejdsglæde og motivation mindre sygefravær mindre udskiftning blandt medarbejderne færre omkostninger som følge af ulykker og erhvervsbetingede lidelser Tænk strategisk i arbejdet med APV'en: enhver beslutning om forandring bør efterfølges af spørgsmålet " og hvad betyder det så for arbejdsmiljøet?" eller endnu mere proaktivt: start med at lægge en plan for forbedringer i arbejdsmiljøet, og spørg derefter hvilke forandringer, økonomiske, organisatoriske og praktiske, det kræver at nå dertil. 2
FACTS & MYTER OM APV APV'en er ikke kun et spørgeskema. APV'en er - en længerevarende, fortløbende proces, - en lokal proces, hvor den lokale samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation arbejder for forbedring af det lokale arbejdsmiljø, - både en tilstandsmåling og etablering af nye, forbedrede mål for arbejdsmiljøet, - et middel til at opnå noget og ikke et mål i sig selv, - et middel til fokuseret at tale sammen om arbejdsmiljøet og skabe løsninger i fællesskab. 3
APV'ens FEM FASER APV'en består af fem faser, der sikrer fyldestgørende indhold og resultat. Den lokale samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation har ansvaret for at gennemføre APV-processen. APV-gruppen bidrager med støtte, om det måtte ønskes, se s. 15. 4
APV-processens 3-årshjul 0: afklare og forberede 1: kortlægge 2: beskrive og vurdere 3: prioritere, handlingsplan og handle 4: følge op og konkludere 5
FASE 0 AFKLARE OG FORBEREDE Aftale lokal, fælles forståelse, mål og spilleregler for APV-arbejdet. Hvad er formålet med APV en (hvorfor gør vi det her)? Er der behov for flere nøglepersoner i processen ud over arbejdsmiljøorganisationens medlemmer? Hvilke metoder og redskaber skal bruges i hver af de følgende fire faser? Har vi styr på vores organisation i forhold til geografi og adresser? Hvordan og af hvem bliver problemer og udfordringer registreret, prioriteret og løst? Hvem har ansvaret for at fastholde aktiviteten i de enkelte sektioner, afdelinger og grupper? Er der behov for møder, kurser, et indledende seminar, uddannelse el.? Er der behov for bistand, fx fra HR-afdelingen eller fra en arbejdsmiljørådgiver? Hvordan opsamles erfaringer, og hvordan bruges de i forbindelse med revision af APV en? 6
FASE 1 KORTLÆGGE Kortlægge arbejdsmiljøet tilstand og identificere eventuelle problemer. Der er metodefrihed til kortlægningen. Der er ingen krav til, hvordan kortlægningen skal foregå, men det kan fx ske ved: sygefraværsstatistik interviews med medarbejderne rundbordssamtaler trivselsundersøgelser spørgeskemaer tjeklister fra Arbejdstilsynet materiale fra branchearbejdsmiljørådene For AAU er disse metoder relevante, men føj gerne selv flere til: spørgeskema (det centrale AAU-spørgeskema) målrettede, lokale ad-hoc-undersøgelser sygefraværsstatistik arbejdsmiljøgruppernes "huskelister mv." den årlige arbejdsmiljødrøftelse GRUS LUS MUS (generelle mønstre i MUS'ene, og ikke personrelateret!) mv. 7
FASE 1 KORTLÆGGE (fortsat) Indholdet i kortlægningen, det der skal kortlægges: sociale faktorer i arbejdsmiljølet psykiske fysiske ergonomiske ulykker tekniske organisatoriske ledelsesmæssige påvirkninger kemiske biologiske Hvis man savner information om, hvad indholdet i arbejdsmiljøarbejdet egentlig er, kan man læse meget mere om emnet her www.arbejdsmiljøviden.dk 8
FASE 2 BESKRIVE OG VURDERE Beskrive arbejdsmiljøproblemer og vurdere, hvordan de kan løses. Fase 1, kortlægningen, er en beskrivelse af den nuværende tilstand hvordan har arbejdsmiljøet det lige nu. Et er årsagerne til den nuværende tilstand, som arbejdsmiljøgrupperne ofte kender meget til. Noget andet er planerne for en ny, forbedret tilstand, det strategisk, politiske indhold i arbejdet, hvilket udføres af SU og AMiU. løsningen skal fjerne problemer og forebygge, at problemer opstår igen, løsningen rettes mod årsagen til problemer, symptombehandling virker ikke, arbejdet tilpasses til medarbejderne på en mere hensigtsmæssig måde, det belastende og farlige erstattes af ikke-belastende og ufarligt eller af mindre farligt/mindre belastende, løsningen beskytter så mange medarbejdere som muligt, medarbejderne skal uddannes og instrueres, som de skal. 9
FASE 3 PRIORITERE, HANDLINGSPLAN OG HANDLE Beskrive processen fra den nuværende tilstand til en ny, forbedret tilstand. umiddelbare løsninger længerevarende handlinger hvem gør hvad og hvornår? aktivitets- og tidsplan 10
FASE 4 FØLGE OP OG KONKLUDERE Virkede det? hvad gik godt og hvordan? hvad gik ikke godt og hvorfor? hvad kan vi gøre bedre næste gang? konsekvenser som skal inddrages i næste APV-proces? Herefter er man klar til en ny APV-cyklus, en ny APV-proces. 11
APV-PROCESSENS AKTØRER (1) Hovedsamarbejdsudvalget og hovedarbejdsmiljøudvalget har nedsat et APVudvalg, som varetager visse fælles, overordnede aspekter i AAU's APV-proces. HR-afdelingen udvikler værktøjer til brug i institutter og hovedområder i deres respektive APV-processer. APV-gruppen bistår i fornødent omfang, se s. 15. 12
APV-PROCESSENS AKTØRER (2) Institutter og hovedområder har ansvaret for egen APV-proces. institutter og hovedområder har ansvaret for egen APV-proces, samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen udfører de primære opgaver i APV'en, APV-gruppen bistår i fornødent omfang, se s. 15. 13
YDERLIGERE INFORMATION OM APV mv. Arbejdstilsynets beskrivelse af og vejledning i arbejdspladsvurdering Hvad er "arbejdsmiljø" egentlig for en størrelse? Arbejdstilsynets bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner 14
KONTAKTINFO TIL APV-GRUPPEN Psykisk arbejdsmiljø samt organisering og APV-proces generelt: Ingrid Lindenborg ilj@adm.aau.dk Lars Brodersen lbr@adm.aau.dk Hanne Dauer Keller hdk@adm.aau.dk Jeanet Klindoch jkl@adm.aau.dk Kemisk-biologisk arbejdsmiljø: Barbara Samuelsen bs@bio.aau.dk Fysisk arbejdsmiljø: Arne Nielsen arn@adm.aau.dk 15
Bilag 7 A Årshjul ADM Fællesudvalg ADM Forretningsudvalg Møde 1 Drøftelse af årsrapport Orientering om fordeling af midler fra Kompetencefonden Drøftelse af ADM-strategi - tilrettelægges ift. LG-årshjul Drøftelse af principper for 2. kvartals lønforhandlinger Møde 1 Fordeling af midler fra Kompetencefonden Drøftelse af resultater fra APV (resultater fra mini-apv i 2014+15) Møde 2 Drøftelse af arbejdsmiljøet i ADM - herunder oversigt over arbejdsskader i ADM Drøftelse af sygefraværsstatistik (opdelt på afdeling og personalegruppe) Møde 2 Drøftelse af sygefraværsstatistik (opdelt på afdeling og personalegruppe) Møde 3 Drøftelse af budget (ekstraordinært møde) Fastlæggelse af mødeplan Møde 3 Fastlæggelse af mødeplan Møde 4 Evaluering af udvalgets arbejde Årlig arbejdsmiljødrøftelse Mini-APV (2013+14) Møde 4