Introduktion til SurveyXact Gitte Damgaard Erhvervsakademi Aarhus, 2013
Indholdsfortegnelse 1 INTRODUKTION... 1 1.1 Log på SurveyXact og opret din egen måling... 2 2 OPRETTELSE AF SPØRGESKEMA... 4 2.1 Rediger skemahoved... 4 2.2 Rediger/opret skema i Smart Designer... 4 2.2.1 Opret spørgeskema i smartdesigner... 5 2.2.2 Rediger baggrundsskema... 8 2.3 Færdiggør spørgeskemaet i Avanceret Designer... 9 2.4 Test spørgeskemaet... 9 2.5 Ændre skemalayout for spørgeskemaet... 9 3 DATAINDSAMLING... 10 3.1 Oprettelse af respondenter...10 3.1.1 Udvælge respondenter... 11 3.1.2 Distribution... 12 3.1.3 Udsend e-mail... 13 3.1.4 Eksporter baggrundsoplysninger til brevfletning... 13 3.2 Status...13 3.3 Returmails...13 4 ANALYSE AF DATA... 14 4.1 Frekvens...15 4.2 Kryds...15 4.3 Eksporter datasæt...15 5 HJÆLP???... 16
1 Introduktion SurveyXact er et værktøj, der gør det nemt at gennemføre spørgeskemaundersøgelser. SurveyXact kan være med til at effektivisere hele processen, formidle resultaterne, strukturere arbejdet, gøre det lettere at lave gentagne undersøgelser og følge udviklingen. Det kræver stadig viden at gennemføre en god undersøgelse men med brug af skabeloner og SurveyXact portalen formidles denne viden. Der, hvor det er mest fordelagtigt at anvende SurveyXact, er specielt i forbindelse med undersøgelser på nettet, hvor I eksempelvis har emailadresser på respondenter i forvejen. Dette kunne f.eks. være i kundeeller medarbejdertilfredshedsundersøgelser. Der er selvfølgelig også andre undersøgelser, hvor du har kontakt med respondenten direkte på internettet, hvor det helt klart vil være en fordelt at bruge SurveyXact. I de tilfælde hvor I skal ud på gade og opsøge respondenten og står direkte med spørgeskemaet i hånden, så er der ikke så mange fordele at anvende SurveyXact. Der er selvfølgelig fordelen, at I kan få et print af Jeres opbygget spørgeskema og der er større sikkerhed ved indtastning af dataene, at der ikke opstår fejl. 1
1.1 Log på SurveyXact og opret din egen måling Når du skal bruge programmet SurveyXact til din markedsundersøgelse skal du kontakte din vejleder/underviser for at få dig oprettet. Til undervisningen i dag udleverer jeg et login men det skal kun bruges i dag til undervisningen. Indtast denne Internet-adresse i din browser: www.survey-xact.dk/login. Indtast det udleverede brugernavn samt password. Indtast brugernavn: Indtast password: X X Du er nu i organisationens forside. Du starter med at lave din egen måling: Klik på pilen og vælg opret måling. Du kan vælge blandt et antal skabeloner. Vælg Tom skabelon (Til nye målinger), som er en hel blank skabelon. Skriv navnet på din undersøgelse. 2
Du står nu inde i din måling. Foroven ses de tre menupunkter, der afspejler målingens forløb: Spørgeskema Dataindsamling Analyse Kopi fra Survey-Xact: Kontrol panel Til højre ses et sidepanel, som er basisinformationen om målingen. Her er muligheden for at tilføje sprog, hvis det samme spørgeskema skal oprettes på forskellige sprog. 3
2 Oprettelse af spørgeskema Et spørgeskema består af: Selve spørgeskemaet, som respondenten skal udfylde. Et baggrundsskema, som indeholder oplysninger om respondenten, som er kendt på forhånd (f.eks. navn, e-mail og kundetype eller blot respondentnr., hvis respondenten ikke er kendt på forhånd), og som respondenten altså ikke skal svare på. Baggrundsskemaet må IKKE forveksles med evt. baggrundsoplysninger, man ønsker respondenten skal udfylde i spørgeskemaet (evt. alder, køn). Et skemahoved, som kan opfattes som et sidehoved i Word noget som går igen på alle sider. 2.1 Rediger skemahoved Du står i målingens kontrolpanel Klik på pilen Spørgeskemaer. Vælg Rediger skemahoved. Editoren virker ligesom Word (du kan indsætte direkte fra Word, FrontPage mv.). Skriv en tekst eller indsæt et firmalogo. Husk at klikke OK før du lukker browseren. Prøv evt. at åbne en hjemmeside du kender. Find et billede eller logo på hjemmesiden og gem dette på skrivebordet (desktop) på din pc. Indsæt dette billede/logo i dit skemahoved via Editoren. 2.2 Rediger/opret skema i Smart Designer Spørgeskemaet skal nu oprettes. Du starter med at oprette hele spørgeskemaet i Smart Designer (kræver Java Web Start). Det er dog ikke muligt at lave avancerede aktiveringer, valideringer og referencer til tidligere besvarelser, hvorfor det vil være nødvendigt at anvende Avanceret Designer og tilrette spørgeskemaet, hvor det er nødvendigt. Spørgsmålene i dette kursus er primært lavet for at komme igennem de forskellige typer spørgsmål. Spørgeskemaet er derfor ikke nødvendigvis et eksempel på Det gode spørgeskema. For at oprette et spørgeskema skal gøre følgende: Klik på pilen Spørgeskemaer. Vælg Rediger i Smart Designer. 4
2.2.1 Opret spørgeskema i smartdesigner Smart Designer er meget nemt at arbejde med. Hvis du klikker på Indsæt i den øverste bar, giver det dig følgende muligheder: Indsæt tekst/billlede: eksempelvis introduktionsteksten eller overskrifter i spørgeskemaet Indsæt spørgsmål: Herunder findes forskellige spørgsmålstyper (enkelt spørgsmål, spørgsmål i batteri samt spørgsmål i dobbeltbatteri) Indsæt sideskift: For at dine spørgsmål fremkommer på forskellige sider, skal der indsættes sideskift. Indsæt spring: Et spring indsættes, hvis der er spørgsmål, den enkelte respondent skal springe over, hvis de eksempelvis har svaret nej. Du skal nu oprette nedenstående spørgeskema i Smart Designer. Det er vigtigt, at du følger guiden, idet du derved kommer igennem de forskellige relevante spørgsmålstyper, oprettelse af spring, sideskift etc. HUSK at læse teksten mellem spørgsmålene det er små opgaver! Velkommen til undersøgelsen! Vi er glade for, at du vil tage dig tid til at deltage i denne kundeundersøgelse. Det vil tage ca. 10 minutter at besvare spørgsmålene. Indsæt sideskift Din virksomhed O 1. Hvad er din stillingsbetegnelse? Adm. direktør Økonomichef Indkøbschef Marketingchef Andet 2. Hvor mange medarbejdere er der i virksomheden? 0-9 10-19 20-49 50-99 100-199 200 og derover 3. Har virksomheden eksport? Ja Nej 5
Indsæt sideskift 4. Hvor stor en del af omsætningen stammer fra eksport? (%) Før respondenten kan fortsætte til næste side, skal du tjekke, at de angivne tal i spørgsmål 4 er realistiske. Dvs. at du skal validere, at der er angivet et tal mellem 0 og 100. Indsæt sideskift Vær opmærksom på, at dette spørgsmål skal oprettes som et spørgsmålbatteri. 5. Hvorledes fordeler virksomhedens omsætning sig på følgende varegrupper? (%) Hardware Software DVDere CDere Ligesom i spørgsmål 4 skal du sikre, at spørgsmål 5 besvares validt, før respondenten kan fortsætte til næste side. De individuelle tal skal ligge mellem 0 og 100, og summen af alle tal skal være 100. Som fejltekst skal du skrive Summen skal være præcis 100. Indsætte spring (aktivering) Når du har oprettet spørgsmål 5, skal du markere spørgsmål 3. Du skal nu indsætte et spring fra spørgsmål 3 til spørgsmål 5, hvis spørgsmål 3 besvares med et Nej (Indsæt => opret spring) At indsætte et spring fra spørgsmål 3 til spørgsmål 5 er det samme som at indsætte en aktivering på spørgsmål, som siger, at man kun skal se det, hvis man har svaret Ja i spørgsmål 3. HUSK at det kun er muligt at indsætte et spring fra et spørgsmål til et andet, hvis de to spørgsmål er på forskellige sider. Og man kan kun aktivere et element på baggrund af svar/information fra forrige sider. 6
Indsæt sideskift 6. Hvilke produkttyper fra Hård Konkurrence A/S anvender virksomheden? Sæt gerne flere kryds Stationære Bærbare Printere Skærme Anden produkttype, angiv: border Indsæt sideskift For at lave nedenstående spørgsmål skal du oprette et spørgsmålsbatteri. 7. Hvor tilfreds er virksomheden med kvaliteten af følgende produkttyper? Meget tilfreds Tilfreds Hverken eller Utilfreds Meget utilfreds Stationære Bærbare Printere Skærme Anden produkttype Indsæt sideskift 8. Læser du vores nyhedsbrev Hård Konkurrence på farten? Ja Nej 7
Indsæt sideskift 9. Din mening: Indsæt sideskift Tak for din deltagelse! Du har nu udfyldt spørgeskemaet. Du kan udskrive din besvarelse ved at klikke på printer-ikonet herunder. Spørgeskemaet er gemt, og du kan lukke din browser. 2.2.2 Rediger baggrundsskema I Smart Designer vælges Vis og derefter Baggrundsskema. Baggrundsskemaet skal KUN anvendes i de tilfælde, hvor I har e-mail adresser på Jeres respondenter samt eventuelle andre oplysninger (se side 4). To bokse er vist med spørgsmålene Distributionsform og E-mail. Disse to spørgsmål skal altid være der og kan IKKE slettes. Du bestemmer, hvordan respondenten skal modtage spørgeskemaet. Det betyder derfor, at du ikke nødvendigvis skal have en email på respondenten. Du skal nu indsætte to spørgsmål på en ny side. I Smart Designer indsættes et sideskift efter Email, og herefter vælges Indsæt > Indsæt spørgsmål : Navn: Region: Jylland Fyn Sjælland Gem spørgeskemaet i Smart Designer og luk den. 8
2.3 Færdiggør spørgeskemaet i Avanceret Designer Avanceret Designer er en smule anderledes end Smart Designer. Spørgsmål er grupperet i tabeller, som er grupperet på sider. Åben Avanceret Designer ( Rediger spørgeskema i Avanceret Designer ). I skal stort set aldrig anvende Avanceret Designer, kun til at indsætte et link til udskrift af spørgeskemaet, hvis det er ønskeligt. Avanceret Designer anvendes kun til meget store og kompliceret spørgeskemaer med mange spring. Side 9 Vælg Indsæt > Link til udskrift i menuen. Du skal ikke inkludere baggrundsskemaet. Gem det i Avanceret Designer og luk den. 2.4 Test spørgeskemaet Du er nu færdig med at oprette spørgeskemaet. Du kan nu se dit oprettede spørgeskema i Spørgeskema vinduet. Prøv at testindtaste. Husk at vælge Testindtastning med baggrundsskema, hvis du har oprettet spørgsmål i baggrundsskemaet. Når du tester spørgeskemaet og finder en fejl, går du blot ind og retter fejlen i smart designer og gemmer skemaet. Derefter går man i testskemaet først en side tilbage og dernæst en side frem. Ændringerne kan nu ses på siden. 2.5 Ændre skemalayout for spørgeskemaet For at ændre overordnede layout og udseende for dit spørgeskema skal du gøre følgende: Klik på pilen Spørgeskemaer. Vælg Layout og udseende. Eksempler på valg: Nuværende tema: Box Visuel præsentation af navigationsknapper: Knapper Statuslinje: Farvet statuslinie Statustekst: Sidenummer Placering af statuslinje: Forneden Sprogvalg: Flag Test nu spørgeskemaet igen for at se ændringerne. Lav et skemalayout du synes passer til din undersøgelse. 9
3 Dataindsamling Dataindsamling er der hvor respondenter oprettes og der vælges, hvorledes dataindsamlingen skal foregå. Det er naturligvis ikke i alle undersøgelser, hvor I kender respondenterne på forhånd, og hvor oprettelsen af respondenter ikke er relevant. Dette gennemgås nærmere under distribution af spørgeskemaet. 3.1 Oprettelse af respondenter Opret respondenter én af gangen: Klik på pilen ved opret og vælg opret ny respondent Udfyld respondentens baggrundsskema. Importer flere respondenter på én gang: Klik på pilen ved opret og vælg importer Først skal der oprettes en excel fil med respondenterne. Klik på hent skabelon for CSV-fil. Denne excel fil viser hvilke kolonner filen skal indeholde. Dette kan også ses på strukturbeskrivelsen 10
Gå ind i Excel. I dette tilfælde skal der være 6 kolonner med følgende overskrifter: distr_1, distr_2, distr_3, email, b_1 og b_2. Overskrifterne SKAL være som ovenstående (Navn). Du kan nu oprette dine respondenter. Under strukturbeskrivelse kan I se, hvad der skal stå i den enkelte kolonne ud for den enkelte respondent. Eksempelvis email : Hvis respondenten har en email skal der stå 1, ellers 0. Gem filen som: CSV (Comma delimited) Gå tilbage til SurveyXact: Klik Importer Klik Browse... og find filen, du netop har gemt. Klik Importer. Hvis du får en importfejl, kan der være flere forskellige årsager. Du har evt. oprettet din respondentliste forkert med forkerte overskrifter, eller der er fejl i evt. e-mail adresser. Hvis der er fejl i e-mail adresser, så vil du få besked på, hvilken række der er tale om. 3.1.1 Udvælge respondenter I fanebladet Vælg kan du vælge respondenter på baggrund af informationer i baggrundsskemaet. Dette kan bruges til at vælge respondenter, der skal slettes, eller til at distribuere e-mails til en bestemt gruppe. 11
3.1.2 Distribution Næste skridt er at distribuere spørgeskemaet, hvilket kan gøres på forskellige måder Udsende e-mail (skal først have oprettet e-mail skabeloner). Se næste afsnit. E-mail skabeloner (skal udfyldes FØR spørgeskemaet udsendes via e-mail) Eksporter baggrundsoplysninger (respondentkode skal bruges til eksempelvis brevfletning) Pop-in på hjemmeside (brug selvoprettelse via link) Selvoprettelse via link: Her får du et link, som alle respondenterne skal bruge, således de opretter sig selv. Bruges i de tilfælde hvor den målingsansvarlige muligvis ikke kender sine respondenter. Indtastning (denne mulighed bruges hvis I har indsamlet data via papir spørgeskema og dernæst skal indtaste det endelige spørgeskema) 12
3.1.3 Udsend e-mail For at udsende en e-mail skal du som nævnt først have oprettet din e-mail skabelon. Vælg E-mail-skabeloner. Herunder kan du vælge: Distributionsmail: Den første e-mail respondenterne modtager. Rykkermail: E-mail der sendes til respondenter, som mangler at svare. Informationsmail: E-mail der kan bruges til at sende besked om, hvor resultaterne fra undersøgelsen kan findes. Det er altid en god idé at oprette dig selv som respondent og først sende e-mailen kun til dig. Husk dog at slette dig selv igen før du laver analyserne på undersøgelsen. Når e-mail skabelonen er oprettet kan du vælge send e-mail Vælg den første svarmulighed og send e-mails. 3.1.4 Eksporter baggrundsoplysninger til brevfletning Hvis du kun har den enkelte respondents fysiske adresse og ikke en e-mail skal du udsende et brev til respondenten og dermed anvende brevfletning i word. Hvis du vælger at anvende brevfletning får du en unik kode ud for den enkelte respondent, som naturligvis skal flettes ind i den enkeltes individuelle brev. For at vedkommende kan komme ind i spørgeskemaet skal han/hun gå ind på webadressen: www.datafabrikken.dk hvilket naturligvis skal oplyses om i brevet. 3.2 Status Her kan du se status for din undersøgelse. Det er muligt at opdele statusoplysningerne på variable i baggrundsskemaet. Det er også muligt, at få vist en detaljeret status. 3.3 Returmails Her finder du eventuelle mails, der ikke er kommet frem til respondenten eller svar fra dine respondenter. 13
4 Analyse af data I top bjælken skal du nu vælge Analyse. Analysen kører altid på det nyeste datasæt, hvis ikke man vælger at gemme et datasæt og anvende det. Eksperimenter med de forskellige typer analysemuligheder: Frekvens. Kryds. Indeks. Gennemsnit. Observationsanalyse. Rapporter Derudover har du mulighed for at (til højre): Indsætte filter. Opdele resultater. Eksport af datasæt til Excel. 14
4.1 Frekvens Hvis du ikke er god til excel har du gode analyse muligheder I SurveyXact. Vælg frekvens for at skabe et overblik over dine data. Vælg alle spørgsmålene. Vælg Vis>> En rapport med frekvenser samt procenter er nu produceret. 4.2 Kryds Der er også mulighed for at lave en krydstabel, hvor du kan splitte dine data i en række og kolonne variable. Den variable, du gerne lave en split på i forhold til dine spørgsmål, skal du vælge som kolonne variable. Vælg kolonne variable (kunne eksempelvis være køn). Vælg række variable (du kan vælge alle spørgsmålene, hvis du ønsker at se, om der overordnet er forskel mellem kvinder og mænd). Vælg Vis>>. En rapport med krydstabeller er nu produceret. 4.3 Eksporter datasæt Under Analyse har du mulighed for at eksportere dit datasæt til Excel. Vælg eksporter datasæt Vælg Excel XML og tryk Næste. Vælg de ark du vil have eksporteret til Excel (vælg evt. alle mulighederne). Tryk på Eksporter datasæt og gem filen. 15
5 Hjælp??? Hvad gør du, hvis du har problemer med SurveyXact? Slå op i denne introduktionsfolder Nederst på alle sider i SurveyXact er der et link til SurveyXact Brugerhåndbog : Der er også en online service samt hotline. Dette er dog ikke for Jer studerende - men underviserne. Derfor skal I IKKE anvende dette telefonnummer. Kontakt derfor din underviser/vejleder, hvis du ikke via egen hjælp finder en løsning på dit problem. Når I skal lave Jeres egen undersøgelse, skal I have Jeres underviser/vejleder til at oprette Jer i Survey Xact, således I får Jeres eget personlige login. I må ikke bruge det, I har brugt i dag, idet det kun er til test. Held og lykke med jeres undersøgelse! 16
17