Løn og Personale Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Klassisk Side 1
Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist, hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf. 70 20 02 22 e-mail: kursus@naddon.dk www.naddon.dk Udgivelsesdato 15.02.12 Side 2
Indhold Bog 1... 11 1. Indledning.... 11 Generelt.... 11 Forudsætninger... 11 Skærmbilleder... 11 Opgaver... 11 Om Naddon Løn... 12 2. Proces... 13 3. Generel opsætning... 15 Oprettelse af lønbruger... 15 4. Lønopsætning... 17 Generelt... 17 Faste lønarter... 21 ATP satser... 26 Integration... 27 Logo... 32 e-boks... 32 eindkomst... 34 Ændringer i indberetning til eindkomst.... 35 Indberetning af nettoferiepenge mv. til FerieKonto.... 36 Lønartsopsætning... 37 Opkrævninger fra FerieKonto... 37 Opgave kapitel 4... 38 5. Lønopsætning fortsat... 39 Redigere finanskonti... 39 Redigere eindkomst... 39 Pensionsselskaber... 39 Banker... 41 Rediger kommunekoder... 41 DS/DA Lønoplysninger... 42 DS/DA Fraværsoplysninger... 44 Personaleopsætning... 45 Opgave kapitel 5... 45 6. Lønmodtageropsætning... 46 Side 3
Løngrupper... 46 Lønskala... 47 Procedure i oprettelsen af lønskalaer... 48 Automatiske tillæg... 50 Finansgrupper... 52 Overenskomstkoder... 53 Statuskoder lønmodtager... 53 Opgave kapitel 6... 54 7. eindkomst... 55 eindkomst typekoder... 56 eindkomst lønartsopsætning... 57 eindkomst Barselsordninger... 58 eindkomst Log... 59 Opgave kapitel 7... 60 8. Oprettelse af lønmodtagere.... 61 Generelt... 61 Ansættelse... 66 Beskatning... 70 Integration... 71 Bankkonti... 75 Ferie/Fritvalg... 78 Generelt om orlovsfunktionen... 79 Pension... 82 eindkomst - Lønmodtagerkort... 83 Knappen Medarbejder... 85 Oversigt... 86 Bemærkninger... 86 Medarbejderløngrupper... 87 DS/DA Statistik... 88 Løn- og fraværsstatistik... 89 Ændringer til lønoplysninger... 89 Timesatser... 90 Billede... 90 Skattekort... 91 Opret lønperioder... 92 Lønsedler... 92 Side 4
Udskriv stamkort... 92 Genansættelser... 92 Personaleoplysninger... 93 Gentagelseskladde... 94 Finansopsætning... 94 Dimensioner... 94 Flyt lønseddel... 95 Mødeprofiler... 95 Opgave kapitel 8... 95 9. Lønartskortet... 97 Generelt.... 97 Opsætning lønseddel... 104 Knappen Lønart... 106 Oversigt... 106 Lønartsposter... 106 Udv. Finanskontering... 107 Lønartstekster... 109 Dimensioner... 110 Opgave kapitel 9... 110 10. Lønkladde.... 111 Lønkladdehoved... 111 Lønkladdelinier... 112 Knappen Lønkladde... 114 Udskriv... 114 Opdatér sats... 114 Fordél linier... 114 Simulér lønseddel... 114 Regulering af bogført løn... 115 Lønfinanskladde... 116 Opgaveliste løn... 117 Opgave kapitel 10... 117 Bog 2... 118 11. Løndannelse... 118 Oprettelse af lønperiode... 118 Skattekort... 120 Rekvirer skattekort... 122 Side 5
Indlæsning af skattekort... 123 Rekv/Indlæsning af skattekort... 123 Lønkladde... 124 Lønartscheck... 124 Lønsedler i hovedmenu... 126 Knappen Funktion... 127 Knappen Udskriv... 128 Indtastning på lønseddel, timelønnede... 128 Lønsedler via Lønmodtagerkort... 130 Lønsedler... 131 Knappen Funktion... 131 Knappen Udskriv... 132 Bogførte lønsedler... 134 Knappen Funktion... 135 Knappen Udskriv... 136 Funktionærer - eksempel... 137 Timelønnede - eksempel... 138 Samlet beregning af alle lønsedler... 139 Lønberegning, funktionærer... 141 Bogføring af lønseddel... 142 Bogføring af alle løndsedler på én gang... 144 Bogførte lønsedler via hovedmenu... 145 Knappen Bogførte lønsedler... 147 Knappen Linie... 148 Knappen Funktion... 148 Knappen Udskriv... 149 Opgave kapitel 11... 149 12. Udskrift af lønsedler... 150 Udskrift på papir... 150 Fanebladet Bogførte lønsedler:... 151 Fanebladet Indstillinger:... 152 e-boks dan lønsedler... 153 Dan lønsedler til PDF-filer... 153 Overfør PDF-lønsedler til e-boks... 154 Udskriv kvitteringsfiler til eboks... 155 Opgave kapitel 12... 155 Side 6
13. Overførsel til finans... 156 Overfør til finans... 156 Bogførte lønsedler... 156 Bogførte lønseddellinier... 158 Indstillinger... 158 Bankoverføresel... 160 Bankoverførselsliste/Udb. liste... 162 Lønfinanskladde... 164 Opgave kapitel 13... 165 14. Eksterne indberetninger... 166 Månedlig indberetning... 166 Lønmodtagere... 166 Tilbageførsel... 167 Indstillinger... 167 Ændringer i indberetning til eindkomst.... 168 Indberetning af nettoferiepenge mv. til FerieKonto... 170 Opkrævninger fra FerieKonto... 171 Afstem lønposter med finanskonti... 172 Bogførte lønsedler... 172 Bogførte lønseddellinier... 173 Indberetning på virksomhedsnummer... 173 Overførsel af pensioner via PBS... 175 Indberetning arbejdsmarkedspension... 175 DS/DA Lønstatistik... 175 DS/DA Fraværsstatistik... 176 Lønmodtagere... 177 Indstilllinger... 177 Indberetning af barselsordninger... 177 Indberetning af A-skat m.v... 178 Opgaver kapitel 14... 179 15. Korrektion... 180 Korrektionskørsel... 181 Opgaver kapitel 15... 182 16. Fraværsregistrering... 183 Baggrund... 183 Fraværsregistreringen i Naddon Løn... 183 Side 7
Opgave kapitel 16... 184 17. Fratrædelse... 185 Feriepengeberegning ved fratrædelse... 185 eindkomst afmeld skattekort... 187 Opgave kapitel 17... 188 18. Ferie og Fritvalgsberegninger (Søgnehelligdag)... 189 Feriedage mv.... 189 Fritvalgs(Søgnehelligdag) -skatteberegning... 190 Rette skyldige feriedage... 191 Beregn ferietillæg... 192 Opgave kapitel 18... 193 19.Yderligere funktionalitet... 194 Gentagelseskladde... 194 Lønsedler tilføj standarddimensioner... 196 Åbningssaldi... 196 FerieKonto indberetning... 197 Feriekort... 198 Pensionsoversigt... 199 Bogførte lønsedler... 200 Årsoplysning... 200 S74 opsætning... 203 Ny nomenklatur DS/DA statistik... 204 Overfør lønlinier til sagskladde... 204 Opgave kapitel 19... 205 20.Rapporter... 206 Bankoverførsel/Udb liste... 206 Beregning ferie/fridage... 206 Ferieliste... 206 Fraværsliste... 207 Fødselsdagsliste... 210 Kontoafstemning bogførte lønsedler... 210 Lønarter... 211 Lønkladde... 214 Lønmodtager/Lønartsliste... 215 Lønseddelkladde... 217 Lønseddel - simuleret... 218 Side 8
Lønposter med finanskonti... 220 Medarbejder... 221 Medarbejder bemærkninger... 222 Medarbejderstamkort... 223 Månedens løntotaler... 223 Satsændring på lønseddellinier... 225 SH Skatteberegning... 226 Slet tomme lønsedler / linier... 227 Oplysningsseddel... 229 Opgaver kapitel 20... 230 Appendix A. Opgaveløsning... 231 Opgave kapitel 4 eksempelvis løsning... 231 Opgave kapitel 5 eksempelvis løsning... 231 Opgave kapitel 6 eksempelvis løsning... 231 Opgave kapitel 7 eksempelvis løsning... 231 Opgave kapitel 8 eksempelvis løsning... 232 Opgave kapitel 9 eksempelvis løsning... 235 Opgave kapitel 10 eksempelvis løsning... 236 Opgave kapitel 11 eksempelvis løsning... 236 Opgave kapitel 12 eksempelvis løsning... 237 Opgave kapitel 13 eksempelvis løsning... 237 Opgave kapitel 14 eksempelvis løsning... 238 Opgave kapitel 15 eksempelvis løsning... 239 Opgave kapitel 16 eksempelvis løsning... 239 Opgave kapitel 17 eksempelvis løsning... 240 Opgave kapitel 18 eksempelvis løsning... 241 Opgave kapitel 19 eksempelvis løsning... 241 Opgave kapitel 20 eksempelvis løsning... 241 Appendix B. Yderligere opsætningsparametre... 242 Side 9
Side 10
Bog 1 1. Indledning. Generelt. Naddon Løn og personale er et integreret lønsystem til Microsoft Dynamics NAV. Med Naddon Løn og Personale kan man: a. Håndtere løn, pensioner, skat, orlovsperioder mv. direkte i Microsoft Dynamics NAV. b. Overføre og afstemme direkte til finanskonti. c. Automatisk styre medarbejder anciennitet og evt. overenskomsttillæg. d. Elektronisk overførsel af løn og pension til pengeinstitutter i ind- og udland samt overførsel via PBS og indberetning til Skat, Feriekonto og PensionsService. e. Udlæse medarbejderes lønsedler til e-boks. f. Få hjælp direkte via veludbygget Webhjælp. g. Danne og udskrive lønsedler og årsoplysningssedler. h. Danne og udskrive rapporter vedr. lønudgifter, timeforbrug, statistikker mm. i. Integrere til Ressourcer og Sager (forudsætter licens hertil). j. Integrere til Naddon Bank (forudsætter Licens hertil) Forudsætninger For at benytte Naddon Løn og Personale forudsættes adgang til Microsoft Dynamics NAV samt at Naddon Løn og Personale-udvidelsesobjekter er installeret. Det forudsættes at kursisten er øvet Microsoft Dytnamics NAV bruger og bekendt med Økonomistyring (Kladder) samt har kendskab til almindeligt lønbogholderi. Skærmbilleder Under hvert skærmbillede er menustien angivet. Dette letter en senere brug af undervisningsmaterialet som opslagsværk. Som opsætning for filstier <server><filsti> er der i materialet brugt C:\NLKursus\ Opgaver Opgaverne er nummereret i relation til kapitelnumre og findes sidst i respektive kapitler. Systemets arbejdsdato skal være 27-01-11. Der skal til ogaverne oprettes følgende foldere: C:\Barsel C:\BETAL C:\PBSPension C:\PDFlønsedler C:\Skat I kursusopsætningen er de alle oprettet under C:\NLKURSUS Side 11
Om Naddon Løn Figur 1.1 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Om Naddon Løn) Dette vindue viser bl.a., hvilken version af Naddon Løn og Microsoft Dytnamics NAV man kører på. Vinduet er vigtigt i forbindelse med opdateringer og supportsituationer. Vinduet lukkes med klik på OK. Side 12
2. Proces Lønmodulet er delt op i en række forretningsgange. Nogle sættes op af leverandøren. Disse skal efterfølgende tilpasses den enkelte kunde. Andre er alene udført af kunden i det daglige arbejde med lønadministrationen. Herunder er vist opdelingen af kursusmaterialet. Naddon Løn leveres med leverandøropsætning Generel lønopsætning (Kapitel 3) Leverandøropsætningen tilrettes virksomhedens data, eks. kontoplan, medarbejdersammensætning Lønopsætning (Kapitel 4 & 5) Virksomheden definerer sammen med leverandøren lønmodtageropsætning herunder eindkomst Lønmodtageropsætning (Kapitel 6) Virksomheden opretter lønmodtagerne Lønmodtageroprettelse (Kapitel 7) Virksomhedens opretter evt. ekstra lønarter samt lønkladde. Lønartskortet og lønkladden (Kapitel 9 & 10) Naddon Løn er klar til beregning og udbetaling af den første løn. Løndannelse (Kapitel 11) Dannelse af lønsedler til medarbejderne Udskrift af lønsedler (Kapitel 12) Overførsel til Finans samt bankoverførsel Overførsel til Finans (Kapitel13) Side 13
Indberetning af skat, AER, AES, Pensioner, barsel, sygdom, statistik mm Eksterne indberetninger (Kapitel 14) Korrektion af lønsedler, Fraværsregistrering, Fratrædelse, Ferie og Fritvalgsberegninger, Yderligere funktionalitet samt ekstra Rapporter. (Kapitel 15-20) Ved gennemgangen af Naddon Løn vil man se, at samme funktion kan opnås flere steder fra eksempelvis direkte fra menuen eller fra knapper på skærmbilleder. Så vidt muligt er disse forskellige indgangsvinkler til funktionen samlet i de respektive kapitler. Side 14
3. Generel opsætning Ved implementering af Naddon Løn leverer leverandøren en række data til tabeller til brug for løndannelse. Eksempelvis afste lønarter. De indlæste værdier kan ses i Opsætning Programopsætning Naddon Løn Løn : - Lønopsætning (faste lønarter) - Kommuner - Typekoder (til brug for e-indkomst opsætning) - Lønarter - delvist Derudover er dansk postnummertabel indlæst. Oprettelse af lønbruger Især i flerbrugerinstallationer kan det være nødvendigt at fastlægge, hvem der har særligt ansvar for lønområdet (Naddon Løn) og som skal modtage Naddon Løns meddelelser, aldersopdateringer mv. Figur 3.1 (Opsætning - Programopsætning - Brugere - Brugeropsætning) Brugen af funktionen forudsætter, at der er oprettet brugere i Microsoft Dynamics NAV. I det følgende bliver kun de felter berørt, som har med oprettelsen af lønbruger at gøre: Felt Bemærkning Bruger-id I dette felt indsættes bruger-id et ved opslag med F6. Side 15
Lønbruger Afmærkning af dette felt sikrer, at kun den eller de pågældende brugere får aldersopdatering, automatiske rapporter mv. første gang dagligt, Microsoft Dynamics NAV startes. Som det fremgår af illustrationen kan dette vindue også bruges til at afgrænse brugeres bogføringsrettigheder, hvilke hovedmenuer, de må se, osv. Side 16
4. Lønopsætning Den lønopsætning, som leverandøren har indlæst, skal tilpasses den enkelte virksomheds sammensætning af medarbejdere, kontoplan mm. I dette kapitel ser vi nærmere på Lønopsætningsskærmbilledet. De øvrige skærmbilleder, der omhandler opsætning, forklares i kapitel 5. Generelt Hvert enkelt faneblad i Lønopsætning gennemgås i det efterfølgende. Side 17
Figur 4.1 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) Felt Bemærkning Feriedage pr. år Feriefridage pr. år Ferie % timelønnede Ferietillægsprocent Ansattes årlige antal feriedage. Feltet bruges bl.a. i forbindelse med beregning af feriedage ved lønkørsel og ved feriepengeberegning ved fratrædelse samt ved det løbende regnskab med forbruget af feriedage. Ansattes årlige antal feriefridage. Feltet bruges i forbindelse med beregning af feriefridage ved lønkørsel samt ved det løbende regnskab med forbruget af feriefridage. Feriepengeprocent for timelønnede medarbejdere. Ferietillægsprocenten for funktionæransatte, som har ferie med løn. Timer pr. feriedag Her angives det antal arbejdstimer, der skal til for at udløse 1 feriedag. Beregningen er 52 uger x 37 timer = 1924 timer / 25 feriedage. Resultatet 76,96 svarer til 2,08 feriedag pr. måned. AM-bidragsprocent Den procentsats, der er gældende for arbejdsmarkedsbidraget. Side 18
Trækprocent AM-bidrag Arbejdsgiver DA barsel pr. måned Her angives den bruttotrækprocent, som Skat har fastlagt ved manglende skattekort (60 %). Procenten for arbejdsgivers arbejdsmarkedsbidrag. Pr. 1. januar 2000 sættes den til 0 (nul). Pr. 1. juli 2005 skal visse virksomheder (DA-medlemmer med medarbejdere, der er LO-medlemmer) indbetale til den fælles barselsfond. I dette felt indtastes beløbet for månedslønnede. DA barsel pr. 14 dage DA barsel pr. time Her angives indbetalingen for 14 dags lønnede. Indbetaling til barselsfond pr. time. DA barsel, max. bidrag Det maximale årlige bidrag til barselsfonden, p.t. kr. 786. Naddon Løn standser selv trækket af bidrag, når grænsen nås. Timer pr. måned Timer pr. uge Timer pr. dag ATP og barsel timer pr. måned ATP og barsel timer / 14 dage Grænse / kørselsgodtgørelse Her angives det gennemsnitlige månedlige timetal for månedslønnede, p. t. 160,33 timer. Værdien findes ved at gange ugentlig arbejdstid (37 timer) med 52 uger (= 1924 timer) og dividere resultatet med 12 (måneder). Her angives den ugentlige arbejdstid. Den gennemsnitlige daglige arbejdstid, f. eks. 7,4 (timer). Her indtastes det antal timer pr. måned, som vil udløse maksimalt ATP- og barselsbidrag. Her angives antallet af timer pr. 14 dage. Her angives den skattemæssige grænse mellem henholdsvis høj og lav kørselsgodtgørelse. Naddon Løn giver en advarsel om skift til lav sats ved indtastning af kørselsgodtgørelse, hvis den angivne grænse overskrides. Barsel.dk pr. måned Her indsættes det beløb, virksomheden skal betale pr. måned for månedslønnede fuldtidsansatte. Som hovedregel er alle private virksomheder omfattet af ordningen, medmindre virksomheden fx bidrager til DAbarsel. Barsel.dk pr. 14 dage Barsel.dk pr. time Barsel.dk, max. Bidrag Her angives indbetalingen for 14 dages lønnede til barsel.dk Indbetalingen til barsel.dk for løsarbejdere. Her angives det maksimale bidrag til barsel. dk pr. år pr. Side 19
pr. år Opret lønperioder DS arbejdssted DA arbejdssted Tillad neg. fritvalgssaldo TimeBeskedLønart Timer før besked Lønseddelbemærkning 1 & 2 medarbejder. Naddon Løn standser selv trækket, når grænsen nås. I dette felt kan man vælge, om Naddon Løn skal oprette næste lønperiode Ved postering eller Manuelt for hver ny periode. Naddon Løn er indrettet således, at lønperioderne oprettes automatisk med differentiering mellem medarbejdernes forskellige lønterminer (månedsløn, 14 dages løn osv.). Det giver den letteste administration. Dog skal første lønperiode oprettes manuelt, dels når Naddon Løn tages i brug første gang, dels når der oprettes en ny medarbejder. Her angives virksomhedens generelle arbejdsstedskode ifølge Danmarks Statistik. Denne kode vil blive anvendt på den enkelte medarbejder, medmindre dennes tilsvarende, individuelle kode er angivet på lønmodtagerkortet. En eventuel kode på Lønmodtagerkortet vil med andre ord overstyre den generelle. Samme som ovenfor, men beregnet til Dansk Arbejdsgiverforening. Et i dette felt gør, at Naddon Løn tillader en medarbejders Fritvalgssaldo (Søgnehelligdagssaldo) at blive negativ, f.eks. i forbindelse med søgnehelligdage i foråret, hvor medarbejderen ofte ikke har kunnet nå at optjene tilstrækkeligt med fritvalgstimer. Dette felt bruges i sammenhæng med næste felt, Timer før besked. Hvis man har brug for at få en besked, når der er brugt et bestemt antal timer på en lønart, indtastes lønarten her og det antal timer, der skal til for at udløse beskeden, i Timer før besked. Se ovenfor. Hvis man ønsker at sætte en bemærkning på lønsedlerne, f.eks. en påmindelse om at aflevere nyt skattekort, skrives den her og vil blive indsat på lønsedlen. Denne bemærkning kan også indsættes ved anfordring af udskrift af lønseddel på fanebladet Indstillinger. Regulering af ferieb. Løn funktionærer %fradrag af månedsløn v/ferie funktionærer Afmærkning af dette felt vil regulere feriepenge- og ferietillægsberegningen for funktionærer i lønperioder, hvor der har været afholdt ferie. I dette felt angives den procent pr. afholdt feriedag som feriepengeberegningen skal reduceres med (jf. Ferielovens kapitel 2, stk. 8 er det 4,8 %). Side 20
Forudsætningen for korrekt virkemåde er, at der indsættes en linie på lønsedlen med antal afholdte feriedage i perioden. Der skal anvendes lønarten, angivet i feltet Feriedage i Lønopsætning, Faste lønarter og antallet skal angives som negativt tal i feltet Antal på lønsedlen. Faste lønarter Figur 4.2 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) På dette kort sættes de faste lønarter ind, som Naddon Løn skal bruge i forbindelse med lønkørsler og beregninger. Naddon Løn leveres med disse lønarter installeret og opsat, og det vil være en klar fordel ikke at ændre på disse koder, da det vil kunne vanskeliggøre support fra Leverandøren. Lønarter mindre end (<) 205 er forbeholdt virksomhedens egne behov ud over de arter, der er fastlagt af Leverandøren. Felt Bemærkning Ferieberettiget løn Al ferieberettiget løn samles på den angivne lønart. Lønarten er en såkaldt beregningslønart, idet beregningen af feriepenge sker fra summen her. Lønarten indsættes automatisk på lønsedlen ved Side 21
lønberegning. Optjente feriepenge Alle beregnede feriepenge samles på denne lønart. Lønarten indsættes automatisk på lønsedlen ved beregning. Grundfradrag feriepenge Optjente sygeferiepenge Afregnede feriepenge Det fradrag, som man har ved afregning af feriepenge. Lønarten angives her, men fradraget beregnes ud fra medarbejderens personfradrag og de regler, som er udstukket af ToldSkat. Hvis feriepengene beregnes for en hel måned, anvendes 3,25 dagsfradrag, for 14-dage 1,5 dagsfradrag og for en uge eller mindre 0,75 dagsfradrag. Når en medarbejder har fået sygedagpenge, skal der beregnes syge-feriepenge. Dette skal ske på en separat lønart. Lønperiodens afregnede feriepenge samles på denne lønart. Beskatning mv. af feriepenge sker fra denne lønart, som indsættes automatisk på lønsedlen. A-skat af feriepenge AMBI af feriepenge SP-bidrag af feriepenge Nettoferiepenge Sygedagpenge Optjent fritvalg Fritvalg forskud Fritvalg netto Fritvalg overskud Da beskatningen af feriepengene sker i forbindelse med lønkørslen, vil denne beskatning indgå som en del af den samlede skat. Man kan derfor se på denne lønart, hvor meget beskatningen af feriepengene udgør. Dette felt og denne lønart tjener det samme formål som angivet ovenfor, blot for arbejdsmarkedsbidragets vedkommende. Det samme her. SP er dog suspenderet for tiden, så lønarten vil ikke optræde på lønsedlen. Her samles de beskattede nettoferiepenge, klar til udbetaling. Lønart til udbetaling af sygedagpenge. Sygedagpenge skal angives på sin egen lønart, da der skal beregnes syge-atp og syge-feriepenge. Optjente fritvalgspenge samles på denne lønart (fritvalg er afløseren for Søgnehelligdag. Hvis der udbetales forskud på fritvalgspengene (Naddon Løn kan håndtere negativ fritvalgssaldo, hvis det afmærkes i feltet Tillad negativ Fritvalgssaldo på fanebladet Generelt) Den angivne lønart vil indeholde netto fritvalgspenge (Optjent fritvalg minus forskud) pr medarbejder. Et eventuelt overskud af fritvalgspenge samles her pr. medarbejder og udbetales herfra ved årsskifte eller Side 22
fratræden. Gruppeliv Orlovslønart Dette felt bruges i integration med Løngrupper og Medarbejderløngrupper. Det viser lønarten for gruppelivspræmien. I dette felt indsættes koden på den lønart, der bruges ved udligning af pensioner udbetalt under f.eks. forældreorlov, hvor der ikke udbetales løn. Lønarten træder i stedet for eksempelvis lønart 249, Ovf. til konto, da der netop ikke udbetales nettoløn i disse tilfælde. Arbejdsmarkedspension, Firma Her er angivet den lønart, der bruges til arbejdsgiverandelen af arbejdsmarkedspensionen (214). Når denne og de efterfølgende pensionslønarter skal angives her, skyldes det dels, at der er knyttet bestemte kodestykker i Naddon Løn til behandling af pensioner, dels at lønarterne også kan bruges i Medarbejderløngrupper og anvende den automatik, der ligger der. Bemærk også, at det er bestemte lønarter, der bruges i standardopsætningen: Arbejdsmarkedspension: 214 og 215 Alm. pension: 216 og 218 Ekstra pension: 223 og 224 Kapitalpension: 217 og 219 Arbejdsmarkedspension, medarb. Pension, firma Pension 2, firma Det er ligeledes vigtigt, at man i opsætningen på den enkelte medarbejder bruger de relevante felter til den specifikke pension, da f.eks. arbejdsmarkedspension også indeholder overenskomstkode, hvad almindelig pension ikke gør. Lønarten til medarbejderens andel af arbejdsmarkedspensionen. Lønarten til firmaandelen af ordinær pension. Dette felt er beregnet til de tilfælde, hvor der er en aftale om et kontant pensionsbeløb udover den procentuelle, der er angivet i Pension, firma. Man opretter i så tilfælde en lønart til formålet og indsætter den i dette felt. Pension, medarbejder Ekstra Pension, firma Medarbejderens andel af pension. Dette felt bruges i de tilfælde, hvor firmaet har en aftale med medarbejderen om en pension udover den ordinære pension. Side 23
Ekstra pension, medarbejder Kapitalpension, firma Kapitalpension, medarbejder Medarbejderens andel af ekstra pension. Lønarten til firmaets andel af en aftalt kapitalpension. Medarbejderens andel af kapitalpension. ATP medarbejderbidrag Lønarten for medarbejderens andel af ATP (1/3). Syge ATP ATP samlet bidrag Afregning af ferietillæg Feriedage ATP af sygedagpenge. Indgår i det samlede ATP-bidrag. Lønarten for det samlede ATP-bidrag. Lønarten bruges til den årlige afregning af ferietillæg for funktionærer. Se Periodiske aktiviteter. Administration af medarbejdernes feriedage. Rapporten Beregning af ferie-/feriefridage, der køres i starten af hvert ferieår, indsætter medarbejdernes saldo på denne lønart. Ved afvikling af ferie noteres forbruget af feriedage på denne lønart på lønsedlen med negativt fortegn, hvorved saldoen altid vil være medarbejderens tilgodehavende ferie. Feriefridage Spec. Pension Arbejdsmarkedsindkomst Arbejdsmarkeds-bidrag Særligt Pensionsbidrag Syge SP-bidrag Arbejdsgiverbidrag Trækpl. indkomst Grundfradrag Reduktion grundfradrag Det samme gælder her for feriefridagenes vedkommende som ovenstående. Angiv lønart for ekstra pension (medarbejder lngrupper). I forbindelse med lønberegning angives medarbejderens arbejdsmarkedsindkomst på denne lønart. Lønarten for AM-bidraget. Lønarten for det særlige pensionsbidrag (SP). Gælder ikke mere og vil blive fjernet i fremtidige version. Lønarten for den SP, der er beregnet på baggrund af sygedagpenge. Arbejdsgiverens AM-bidrag. Dette bidrag er nulstillet for tiden. Trækpligtig indkomst (efter AMBI) = den A-skattepligtige indkomst. Den her angivne lønart indsættes automatisk på lønsedlen ved beregning med lønmodtagerens periodefradrag. I forbindelse med afholdelse af ferie skal der ske reduktion i grundfradraget, da fradraget allerede er anvendt ved Side 24
afregning af feriepengene. Dagsfradrag A-skat Afholdt ferie, funktionærer Skyldige feriepenge DA barselsordning Barsel.dk ordning Udbetalt kontant I de tilfælde ved f.eks. ansættelse eller fratræden, hvor grundfradraget bliver for stort i forhold til perioden, kan man med fordel bruge lønart 9231. Denne lønart indsætter medarbejderens dagsfradrag på lønsedlen, hvorefter man angiver antallet af dage. Samtidig sættes grundfradraget ud af kraft. Lønarten for A-skat. Hos funktionærer, som afholder ferie med løn, skal der reduceres for den afholdte ferie i de optjente feriepenge ved at indtaste antal feriedage på denne lønart. Gør m,an det ikek, vil medarbejderen optjene feriepenge af den afholdte ferie,hvilket er i strid med ferieloven. Lønarten bruges i forbindelse med funktionen Ret skyldige feriedage og anvendes af de virksomheder, der selv administrerer medarbejdernes feriepenge (modsat Feriekonto). Lønarten opsamler de skyldige bidrag til barselsordningen DA-barsel. Bidragene hertil afregnes sammen med ATP. Lønarten opsamler de skyldige bidrag til barselsordningen barsel.dk. Bidragene hertil afregnes sammen med ATP. Lønarten for kontant udbetaling af løn. Hvis der på medarbejderen er valgt Kontant/check i feltet Afregningsform, vil denne lønart komme i anvendelse. Udbetalt kontooverførsel Lønarten for udbetalt løn overført til medarbejderens konto. Hvis der på medarbejderen er valgt Ovf. TilKonto i feltet Afregningsform, vil denne lønart blive brugt. I forbindelse med overførsel til bank checkes medarbejderne for bankregistrerings- og kontonummer. Side 25
ATP satser Figur 4.3 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) På dette faneblad indsættes de 4 forskellige ATP-satser, nemlig A, B, C, D og E-bidrag samt øvrige faktorer, der er bestemmende for ATP-bidragets størrelse. Om en medarbejder skal betale ATP efter A-, B-, C- D eller E-sats afhænger af, om virksomheden er privat eller offentlig arbejdsgiver samt af den pågældende overenskomst. Vær ligeledes opmærksom på, at pr. 1. januar 2006 flyttedes en stor del af de funktionærer, der hidtil har betalt ATP-bidrag efter B-satsen, over til C, D eller E-sats. Felt Bemærkning ATP pr. måned (Abidrag) Arbejdsgiver ATPfaktor ATP udregnes af beskæft. grad I dette og i de næste 2 felter angives, hvor meget der brutto skal indeholdes i A-bidrag i ATP, henholdsvis pr. måned, pr. 14 dage og pr. time. Her angives arbejdsgiverens andel af det samlede ATPbidrag (2/3). Ved afmærkning af dette felt vil ATP en blive udregnet efter medarbejdernes beskæftigelsesgrad, som angivet i felt Side 26
Beskæft. (%) på faneblad Generelt på Lønmodtagerkortet. Samtidig kan feltet ATP-beregning stilles til 1/1 på medarbejderen, idet beskæftigelsesgraden vil styre ATP. OBS! Dette gælder kun månedslønnede funktionæransatte! ATP pr. md. B-sats ATP pr. md. C-sats ATP pr. md. D-sats ATP pr. md. E-sats I dette og i de næste 2 B-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter B-satsen. I dette og i de næste 2 C-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter C-satsen. I dette og i de næste 2 D-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter D-satsen. I dette og i de næste 2 E-sats-felter angives hvor meget der skal betales i ATP efter E-satsen. Integration Figur 4.4 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) Felt Bemærkning SE-nr. Hvis en virksomhed udover sit CVR-nummer har et eller flere Side 27
SE-numre, angives SE-nummeret for løn mv. her. Nummeret medtages på lønsedler, årsoplysning mv. Er feltet tomt (= at virksomheden kun har ét CVR/SE-nr.), bruges CVR-nr. fra Finans, Virksomhedsoplysninger. Benyt ressourcepriser Bruges til at indsætte kostprisen på ressourcen (= medarbejderen) i stedet for satsen på lønarten. Hvis man eksempelvis på en timelønnet medarbejders kort angiver et ressourcenummer (feltet Ressourcenr på fanen Statistik) med en tilhørende Enhedskode, og hvor der på ressourcekortet i modulet Ressourcer er beregnet kostpris for medarbejderen, så vil denne kostpris blive anvendt i stedet for satsen på den valgte lønart. Denne funktion gør, at medarbejderens løn kun skal vedligeholdes et sted. Automatisk opret af ressource Tillæg ved mgl.kostpris Udvidet finanspostering Konto skyldig løn Streg i CPR-nr. Genansættelse på samme nr. Ved afmærkning af dette felt vil Naddon Løn automatisk ved oprettelse af medarbejdere oprette ressourcer med samme nummer og navn. Hvis man bruger Benyt ressourcepriser, anvendes dette felt til at angive omkostningstillægsprocenten på ressourcen, hvis der på denne kun er angivet købspris. Udvidet finanskontering. På hver enkelt lønart er angivet hvilken finanskonto, der skal overføres til ved Overførsel til finans som standard. Der kan imidlertid være brug for, at der overføres til andre konti for de enkelte medarbejderes vedkommende, f. eks. ved kontering af forskellige personalegrupper (timelønnede, funktionærer etc.) og her bruges udvidet finanskontering. Se eventuelt mere om dette i Kapitlet Lønartskort. Her indtastes nummeret på den statuskonto i finanskontoplanen, hvor skyldig løn skal bogføres. Feltet har betydning ved periodisering, hvor der er forskel på Bogføringsdato og Afregningsdato ved Overførsel til finans f.eks. ved forudlønnede medarbejdere. For indsættelse af stregen i CPR-nummeret automatisk. Man kan altså indtaste CPR i én køre, hvorefter Naddon Løn indsætter bindestregen. Normalt finder genansættelse i Naddon Løn sted på nyt nummer, men ved markering af dette felt kan genansættelse ske på medarbejderens tidligere nummer. Dette har særlig betydning ved virksomheder med meget sæsonbetonet og skiftende arbejde, f.eks. fiskeindustri og gartnerier. Hvis man bruger Genansættelse på samme nummer, angives en genansat medarbejders start- og slutdato i vinduet Genansættelse under knappen Medarbejder på Side 28
Lønmodtagerkortet. Bank reg.nr. Bank kontonr. Bankoverførsel via Registreringsnummeret på den bank, hvorfra lønudbetalingen skal finde sted. Virksomhedens bankkontonummer, hvorfra lønudbetaling skal ske. Kontonummeret angives med 10 cifre uden eventuelle bindestreger. Hvis selve kontonummeret er på mindre end 10 cifre, foranstilles det nødvendige antal nuller. Naddon Løn kan overføre løn mv. elektronisk til medarbejdernes konti. I dette felt vælges den overførselsprotokol, som virksomhedens pengeinstitut bruger. Der kan vælges mellem Sparekasse (KASeL), UniTel (Nordea), DBTS (Danske Bank), Bank Data (som bruges af bl. a. Sydbank m. fl.), PC Giro (BGBank), Arb. Landsbank, Jyske Bank, BGOffice og Bankernes EDB Central. For yderligere vejledning se Naddon Bank webhjælp og kursusmateriale. Version af bankoverførsel Bankoverførselsmappe Bankoverførselsfilnavn Aktivere Webhjælp Dette felt bruges i forbindelse med bankoverførselsarten Bank Data der har to forskellige versioner. Tilladte værdier i feltet er 3.20 og 4.00. Her angives stien til den mappe i bankoverførselsprogrammet, hvortil lønoverførselsfilerne skal sendes. Her indtastes det ønskede navn på overførselsfilen. Dette felt skal vinges af for at aktivere Webhjælp. Når den aktiveres, fremkommer følgende meddelelse: Registreringen sker som et led i Leverandørens fortsatte bestræbelser på forbedring af webhjælpen og af Naddon Løn, Side 29
idet vi gennem denne opsamling af oplysninger kan se, hvilke funktioner der spørges mest på. PensionService kundenr. PensionService Filnavn Her angives virksomhedens kundenummer ved PensionService. Ved dannelsen af indberetningsfilen indsættes virksomhedens CVR-nummer samt lønmodtagernes CPR-numre mv., så identifikationen er entydig. Navnet på indberetningsfilen til PensionService skal bestå af PSS + kundenummer hos PensionService + efternavnet.txt, f. eks. c:\pss00500.txt Indberetning og betaling af A-skat mv. Naddon Løn kan håndtere elektronisk indberetning og betaling af A-skat, AM-bidrag mv. Før disse faciliteter kan tages i brug, skal virksomheden tilmeldes ordningen hos Skat. Denne tilmelding kan ske på Skats hjemmeside, hvor indberetningen også finder sted. Udlæsning af indberetning af A-skat mv. sker ved hjælp af rapporten Indberetning af A-skat m.v. (nr. 6015319). Betalingstype til afregning af A-skat Der kan her vælges mellem PBS eller HomeBanking. Ved PBS oprettes en PBS-betalingsaftale med Skat hvorefter Skat hæver det indberettede beløb på virksomhedens bankkonto. Ved valget HomeBanking skal man fortsat indberette A-skat, AM-bidrag etc.; men man skal selv sende beløbet via sit bankprogram. Filnavn til afregn. af A-skat Navnet på indberetningsfilen er valgfrit, men skal altid have efternavnet.xml, f. eks. c:\a-skat.xml Dette filnavn indsættes automatisk i rapport 6015319, Indberetning af A-skat mv., som udskrives hver måned som fil og indlæses på ToldSkats hjemmeside. Kundenummer FerieKonto Nummerserie Lønmodtagere Afvent aut. Sagsbogføring Her indtastes virksomhedens kundenummer hos FerieKonto. Dette kundenummer bruges til dannelse af filnavnet ved udskrift af rapporten FerieKonto indberetn. Naddon Løn er indrettet til automatisk at give fortløbende medarbejdernumre. Denne nummerrække oprettes i Microsoft Dynamics NAV tabellen Nummerserie på sædvanlig måde. Naddon Løn er forberedt til, at en medarbejders timer ved bogføring af lønseddel noteres på en sag, forudsat at sagens nummer er angivet på lønsedlen og lønkladden. Det kan imidlertid være praktisk at vente med sagsbogføringen, Side 30
og et i dette felt vil medføre at sagsposterne afleveres i en sagskladde med henblik på senere bogføring på sagen. Sagskladdetype Sagskladdenavn Pension PBSoverførsel Her angives, evt. ved opslag med F6, hvilken sagskladdetype, man vil bruge. Her vælges, evt. ved opslag med F6, hvilken sagskladde, man vil bruge som standard, når der er valgt Afvent aut. sagsbogføring. Alle overførsler til pensionskonti kan i Naddon Løn ske enten ved overførsel til lønmodtagerens pensionskonto ved angivelse af registreringsnummer og kontonummer på lønmodtageren, eller ved angivelse af pensionsselskab og pensionspolicenummer på lønmodtageren. Hvis dette er markeret og en lønmodtagers felter for pensionsselskab og policenummer er udfyldt, vil pensionen blive overført hertil via PBS. Hvis en lønmodtagers felter for pensionsregistreringsnummer og pensionskontonummer er udfyldt og PBS-felterne er blanke, vil pensionen blive overført via banken. Man kan med andre ord håndtere pensioner både på PBS og via banksystemet. Pension PBSoverf.mappe Pension PBS-overf. filnavn DA-Barsels mappe Her angives stien til den mappe, hvor PBS-pensionsfiler skal anbringes, f. eks. C:\PBSPENSION\ Navnet på PBS-pensionsfilen. Hvis virksomheden skal indbetale til DA s barselsfond, skal der sendes en indberetning hvert kvartal. Denne indberetning genereres af rapporten Indberetning af barselsordninger og afleveres via internettet. Barsel.dk mappe Hvis virksomheden skal indbetale til den generelle barselsfond barsel.dk, skal der sendes en indberetning hvert kvartal. Denne indberetning genereres af rapporten Indberetning af barselsordninger og afleveres via internettet. Flere oplysninger kan indhentes på www.barsel.dk Produktionsenhedsnr. En virksomhed kan have flere geografiske lokationer. I daglig tale også kaldet et P-nummer. Side 31
Logo Figur 4.5 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) På dette faneblad kan man se det logo, man har valgt til indsættelse på lønsedlen. Logoet, der skal være i.bmp format, hentes ind ved hjælp af knappen Billede, Indlæs logo. Det vil herefter blive indsat øverst på lønsedlen. e-boks Der er udviklet en integration mellem Naddon Løn og Post Danmark, e-boks Decentral Løn, så lønsedler kan overføres til medarbejdernes e-bokse. Denne integration forudsætter, udover en aftale med Post Danmark, følgende: En PDF-printer, installeret på den maskine, hvorfra afsendelsen af lønsedlerne foregår programmet WinZip 10 Pro i registreret version med command line support, som pakker lønsedlerne til én fil ved fremsendelsen til Post Danmark, samt programmet WinScp, som tilvejebringer sikker transport over Internettet. Herudover skal der foretages opsætninger, dels i Lønopsætning, dels på den enkelte lønmodtager. Disse opsætninger behandles detaljeret i Webhjælpen til de respektive faneblade. Side 32
Lønbehandlingen foregår som den altid har gjort, dog med den tilføjelse, at udskrift af lønsedler nu foregår i to tempi, hvis ikke alle virksomhedens lønmodtagere skal modtage lønsedler i e-boks: Dels skal der udskrives lønsedler på papir til de medarbejdere, som ikke modtager i e-boks, dels skal de elektroniske lønsedler afsendes til e-boks. Afsendelse af de elektroniske lønsedler beskrives i detaljer under kapitlet Løndannelse. På dette faneblad er de grundlæggende opsætninger af integrationen til e-boks samlet. NB! Vær opmærksom på, at kortets felter først kommer til syne, når modulet e-boks sat i gang af Leverandøren. Figur 4.6 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) Felt Bemærkning Materialenr. Mappe til PDFlønsedler Mappe til samlede filer Materialenummeret tildeles af Post Danmark og angives her. I denne mappe placeres de enkelte PDF-lønsedler med henblik på afsendelse til e-boks. Hvis dette felt er udfyldt (og mappen er oprettet), vil der blive dannet én PDF-fil med alle lønsedlerne fra den pågældende kørsel. De enkelte filer vil hedde lønseddel+dato+tid. Dette er med henblik på, at man på et senere tidspunkt kan finde en lønseddel frem, hvis denne f.eks. er gået tabt. Mappe til kvitteringsfiler Sti og navn på den mappe, hvori kvitteringsfilerne fra Post Danmark skal placeres. Side 33
Program til e-boks overførsel Program til e-boks kvitteringsfiler Slette kvitteringsfiler efter udskrift Nr. foran Zip-fil Her angives navnet på det program, der overfører PDFlønsedlerne til Post Danmark. Her angives navnet på det program, der henter kvitteringsfilerne fra Post Danmark. Hvis dette felt markeres, vil kvitteringsfilerne blive slettet efter udskrift. Heltalsfelt. Feltet bruges i de tilfælde, hvor virksomheden har flere regnskaber, hvorfra der udbetales løn, til at skelne mellem de zip-filer, der sendes til e-boks. eindkomst Figur 4.7 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Lønopsætning) Felt Bemærkning Indberettertype eindkomst filplacering 1 = Virksomhed, 2 = Befuldmægtiget/Lønservicebureau Hvor filen placeres på eget system eindkomst Nummerserie opsat under Opsætnig Programopsætning Side 34
nummmerserie eindkomst Hovednummer Lovbaserede barselsfond Generelt Nummerserie. Nummerserie opsat under Opsætnig Programopsætning Generelt Nummerserie. Skal være sat op til automatisk, da samme nummer ikke må indsendes to gange. Koder defineret af SKAT. Se Kapitlet Lønmodtageropsætning e-ndkomst barselsordninger. Ændringer i indberetning til eindkomst. Når der sker lovændringer, kan det være nødvendig at ændre i eiindkomstopsætningen. Her følger et eksempel: Som følge af ændringer i Ligningsloven og forskellige andre love, jf. lovforslag L31 (Version 1.2.). Se evt. http://www.skat.dk/getfile.aspx?id=90610 skal nedenstående ændringer foretages i eindkomst opsætningen. Typekoder - Teksten i typekode 95000 ændres til; værdi af fri telefon. - Teksten i typekode 251000 og 252000 oprettes og ændres som vist nedenfor. Figur 4.8 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn eindkomst - Typekoder) Lønartsopsætning Lønarten for multimediebeskatning ændres i beskrivelsen og satsen ændres til 2500/12 = 208,33. Værdi af personalegoder; Her oprettes de nødvendige lønarter til brug herfor og angives ved hhv. typekode 0055 og 0056. Side 35
Figur 4.9 Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn eindkomst - Lønartsopsætning) Mht. indberetning af arbejdsgiverbetalt sundhedsforsikring til ansatte kommer der mere herom, når der åbnes for indberetningen pr. 1. marts 2012. Indberetning af nettoferiepenge mv. til FerieKonto. Oplysninger om feriepenge, der hidtil er indberettet direkte til FerieKonto, skal fra 2012 og frem indberettes til eindkomst. Naddon Løn er indberetter oplysninger til SKAT på følgende måde: Løbende opsparing for timelønnede medarbejdere skal indberettes sammen med lønoplysninger hver gang, der indberettes til eindkomst. Afregnede feriepenge for funktionærer indberettes derimod kun, når funktionæren er fratrådt (udfyldt fratrædelsesdato). Dog skal der stadig under periodiske aktiviteter, fratrådte funktionærer dannes ferieafregninger for hhv. indeværende år, sidste år og evt. forrrige år. Bemærk: Det er meget vigtigt, at afregningsdatoen sættes til det samme som fratrædelsesdatoen. Det er et krav, at ferieafregningerne bliver indberettet den samme måned, som funktionæren får udbetalt sin sidste løn. For at danne den korrekte fil, skal der oprettes følgende typekoder, som vist nedenfor: Typekoder Vælg Opsætning, Programopsætning, Naddon løn, Løn, eindkomst, Typekoder. Her indsættes de linier, der er markeret med gult. Bemærk: Løbenr. 450000 og 460000 har ikke noget typenr. Side 36
Figur 4.10 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn eindkomst - Typekoder) Lønartsopsætning Vælg Opsætning, Programopsætning, Naddon løn, Løn, eindkomst, Lønartsopsætning. Her indsættes de linier, der er markeret med gult. Bemærk: Løbenr. 450000 og 460000 har ingen typenr. Bemærk: Nettoferiepenge timelønnede og nettoferiepenge funktionærer lønart 253, feltet vend fortegn markeres. Figur 4.11 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn eindkomst - Lønartsopsætning) SKAT er på nuværende tidspunkt ikke klar med et færdigudviklet testmiljø, der kan håndtere indberetning af feriepenge for fratrådte funktionærer. Hvis der mod forventning skulle være ændringer til indberetningen, vil der blive udsendt et hotfix. Opkrævninger fra FerieKonto Når FerieKonto i 2012 overgår til at modtage indberetninger via eindkomst, vil alle arbejdsgivere som udgangspunkt blive opkrævet via PBS. Arbejdsgiverne kan vælge at tilmelde betalingen til Betalingsservice eller at få et indbetalingskort (fysisk eller elektronisk). Side 37
Opgave kapitel 4 4.a Find lønarten til feriedage. 4.b Hvor indsættes det genmesnitlige antal timer for henholdsvis måneds- og ugelønnede? 4.c Hvor findes de satser for ATP, der skal indsættes i Naddon Løn? Side 38
5. Lønopsætning fortsat Redigere finanskonti Finansopsætningen skal tilpasses virksomhedens egen kontoplan. Dette gennemgås i detaljer under kapitlet Lønartskort. Redigere eindkomst Se forklaring under Lønopsætning faneblad eindkomst. Pensionsselskaber Figur 5.1 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Pensionsselskaber) Side 39
I denne tabel indsættes oplysninger om de pensionsselskaber hvortil pensioner overføres ved PBS-overførsel: Felt Bemærkning Pensionsselskab Navn PBS-nummer Afdeling Her indtastes en selvvalgt kode for det pågældende pensionsselskab. Pensionsselskabets navn. Pensionsselskabets PBS-nummer Betegnelsen på denne kolonne er hentet direkte fra PenSams terminologi og betyder faggruppekode. PenSam forlanger oplysning om medarbejderens faggruppekode ved pensionsindbetalingen. Har man flere medarbejdere i virksomheden, som har pension i PenSam og med hver sin faggruppekode, oprettes de på hver sin linje. Format Pensionsfil Aftalenummer Hvis pensionsselskabet er PenSam, vælges her PenSam, ellers lades feltet blankt. Aftalenummeret identificerer afsenders aftale med modtageren. Nummeret er aftalt mellem afsender og modtager. Den individuelle PBS-opsætning af medarbejderen sker på Lønmodtagerkortets faneblad Bankkonti, hvor medarbejderens pensionsselskab vælges fra denne tabel. Vær også opmærksom på at felterne vedrørende overførsel af pension via PBS er udfyldt i Lønopsætning. Side 40
Banker Figur 5.2 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Banker) Denne tabel indeholder registreringsnumre og navne på medarbejdernes banker og bruges ved opslag (F6) til indsættelse på Lønmodtagerkortene af registreringsnummer og navn på banken. OBS. Tabellen leveres tom og man opretter bankerne efterhånden, som man får brug for dem. De kan derpå hentes på Lønmodtagerkortet Bakkkonti Bank reg.nr. Rediger kommunekoder Denne tabel indeholder alle landets kommuner (både nye og gamle) med nummer samt deres tilknytning til amter/regioner. Kommunetabellen bruges til angivele af medarbejderes kommunale tilhørsforhold (fanebladet Statistik, feltet Kommunenummer på Lønmodtagerkortet). Side 41
Figur 5.3 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn - Kommuner) DS/DA Lønoplysninger Der findes 2 dokumenter fra Danmarks Statistik, som er nødvendige for at kunne oprette DS/DA statistikken i Naddon Løn. Disse bør udskrives og gennemlæses, inden oprettelsen starter. Hvis der er spørgsmål til koder og fortolkninger skal de rettes til Dansk Arbejdsgiverforening eller Danmarks Statistik Lønsektion. Dokumenterne er: - Klassifikation over arbejdskoder (DISCO) mm http://dst.dk/da/statistik/emner/loen-og-arbejdsomkostninger.aspx?tab=indb -Ip og IL koder kan ses på dette link. http://dst.dk/da/statistik/emner/loen-og-arbejdsomkostninger.aspx?tab=indb Herunder ses et eksempel på opsætning af DA/DA Lønoplysninger. Side 42
Figur 5.4 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn DS/DA DS/DA Lønoplysninger) Felt Bemærkning Indholdstype Indholdstypen gælder for Lønartsformel antal Lønartsformel beløb Lønartsformel til reduktion Indholdstypen er angivet i vejledningen fra Danmarks Statistik. Kun tallet skal angives (f.eks. IL0010 angives som 0010). I dette felt vælges den type ansat, indholdstypen gælder for. Der kan vælges mellem Alle, Funktionærer og Timelønnede. Her angives de lønarter, hvis ANTAL skal tælles med, f.eks. de timetællende lønarter. Her angives de lønarter, hvis BELØB skal tælles med. Denne kolonne bruges ved oplysninger, som er resultatet af en subtraktion mellem to eller flere lønarter, f.eks. ATP, hvor medarbejderens indbetaling angives på lønart 220 og det samlede ATP-bidrag angives på lønart 9220. For derfor at kunne angive arbejdsgiverens andel af ATP reduceres angivelsen på lønart 9220 med lønart 220 (sidste linie på illustration) Beskrivelse BEMÆRK! En valgfri tekst, som beskriver det angivne (teksten medsendes ikke ved udlæsning). Lønartsformel antal og Lønartsformel beløb kan/skal være forskellige, f.eks. ved overarbejde, hvor betalingen deles på timeløn og overtidstillæg. Antal på overtidstillæg skal ikke tælles med, da timerne er talt med som almindelig timeløn. Side 43
DS/DA Fraværsoplysninger I dette vindue indsættes koder til brug ved indberetning af fravær til Danmarks Statistik. Figur 5.5 (Opsætning - Programopsætning - Naddon Løn - Løn DS/DA DS/DA Fraværsoplysninger) Felt Bemærkning Indholdstype Indholdstypen gælder for Lønartsformel antal Beskrivelse Her indtastes liniens indholdstype i overensstemmelse med retningslinierne fra Danmarks Statistik. Her kan der vælges mellem Alle, Funktionærer og Timelønnede. Her indsættes de relevante lønarter for det pågældende fravær. Dette felt er til eget brug, og her indtastes en sigende beskrivelse af linien. Feltets indhold medtages ikke ved udlæsning til DS. Den tilhørende rapport, 6015343 DS/DA Fraværsstatistik, henter sine oplysninger dels fra ovenstående vindue, dels fra forekomsten på medarbejdernes lønsedler. Se iøvrigt kapitlet Fraværsregistrering. Side 44
Personaleopsætning Figur 5.5 (Personale - Opsætning Personaleopsætning) I feltet Lønmodtager integration kan der vælges imellem Ingen integration, Medarbejdernr. samt Sidste medarbejdernummer. Der skabes link mellem Medarbejderkort og Lønmodtagerkort. Opgave kapitel 5 5.a Hvad bruges DISCO til? Side 45
6. Lønmodtageropsætning Løngrupper Figur 6.1 (Opsætning - Programopsætning Naddon Løn Lønmodtageropsætning - Løngrupper) Løngrupper bruges til at opsætte medarbejdernes forskellige pensionsordninger og gruppeliv i grupper. Den enkelte medarbejder tilknyttes så den eller de løngrupper via vinduet Medarbejderløngrupper, der befinder sig under knappen Medarbejder på Lønmodtagerkortet. Side 46
Sker der så en ændring af pensionsbidragene eller af gruppelivspræmierne, rettes satserne her, hvorefter det automatisk rettes på de tilknyttede medarbejdere. Felt Bemærkning Løngruppe Navn Her angives en kode af tal, bogstaver eller en kombination heraf. Her indtastes en kort og udtømmende beskrivelse af løngruppen. NB. Denne beskrivelse medtages til lønsedlen. Sats Er løngruppen udtrykt som et beløb, angives dette her. NB. Man kan ikke på samme linie indtaste beløb i dette felt og en procentsats i næste felt! % sats Er løngruppen en procentsats, indsættes procenten i dette felt. Lønskala Vinduet Lønskala bruges til at opsætte medarbejdernes overenskomstmæssige lønforløb incl. stedtillæg (stedtillæg skal angives separat, da det normalt ikke er pensionsberettiget): Figur 6.2 (Opsætning - Programopsætning Naddon Løn Lønmodtageropsætning - Lønskala) Side 47
Felt Bemærkning Løntrin Lønart løn Beskrivelse Lønart stedtillæg Lønart overenskomsttillæg 1-5 Datoformel Her angives lønskalaens trin. Det angives normalt med et ciffer. Her angives den lønart, som knyttes til løntrinet. Som standard indsættes lønartens beskrivelse; denne kan overskrives med anden betegnelse. Her angives stedtillægslønarten i henhold til virksomhedens placering i stedtillægszonerne. Her kan angives lønartenfor et overenskomstbestemt tillæg. Der er mulighed for at angive op til 5 forskellige overenskomsttilllæg. Her angives lønskalaens stigningstakt pr. løntrin, normalt udtrykt i år. Dette felt arbejder sammen med feltet Dato næste løntrin på Lønmodtagerkortet og vil overstyre en eventuel angivelse i feltet Datoformel næste trin på lønartskortet. Næste løntrin Dette felt skal indeholde det næste løntrin, medarbejderen skal rykke til, og feltet skal naturligvis være blankt ud for sluttrinet. - OBS. De lønarter, der bruges i Lønskala, skal alle have indstillingen Overfør ikke i feltet Ved bogføring på lønartskortet. Lønarterne indsættes automatisk ved simulering af lønsedlen (i lighed med Medarbejderløngrupper). Procedure i oprettelsen af lønskalaer Der begyndes med at klikke på knappen Lønskala (eller trykke F5) for at åbne vinduet Lønskala oversigt: Side 48