Det fælleskommunale effektiviserings- og styringsprogram

Programbeskrivelse Det fælleskommunale effektiviserings- og styringsprogram Den 24. august 2015 Sags ID: SAG-2015-04405 Dok.ID: 2070505 1. Formål Dette papir beskriver en række overvejelser i forhold til udvikling af et fælleskommunalt effektiviseringsprogram. Papiret indeholder overvejelser om formål, strategiske målsætninger, forslag til hovedindsatser og organisering. Effektivisering og styring står tårnhøjt på den politiske dagorden både i kommunerne og på nationalt plan. Det skaber et stort fokus på at få mest muligt for pengene, og fortsatte effektiviseringer er en central forudsætning for fastholdelsen og videreudviklingen af velfærdssamfundet. LAR@kl.dk Direkte 3370 3414 Mobil 2559 6690 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Telefon 3370 3414 www.kl.dk Side 1/7 Kommunerne har allerede plukket en lang række af frugterne på effektiviseringstræet og ikke kun de lavt hængende. Denne indsats har været drevet af den økonomiske virkelighed efter finanskrisen samt det behov for tilpasninger, som den demografiske udvikling i al almindelighed skaber. Dette behov vil være der i lang tid fremover, og kommunerne har generelt et stort behov for at gennemføre strukturtilpasninger. Regeringens beslutning om at indføre et omprioriteringsbidrag på 1 pct. af det kommunale udgiftsloft de næste fire år ændrer som sådan ikke på dette, men skaber ekstra stor usikkerhed om kommunernes økonomiske rammer efter 2016. Formålet med at igangsætte et fælleskommunalt effektiviserings- og styringsprogram er at understøtte kommunernes arbejde med give kommunalbestyrelserne det bedst mulige grundlag for beslutninger, der kan sikre et økonomisk råderum til nye politiske initiativer. Samtidig er et vigtigt

formål med programmet, at kommunerne i fællesskab kan sætte en offensiv effektiviseringsdagsorden dels i forhold til at kunne dokumentere kommunernes resultater som sektor dels med henblik på at spille offensivt ind i forhold til staten. Således bør samarbejdet om effektiviseringer med staten i højere grad gå i retning af at understøtte kommunernes styrings- og prioriteringsmuligheder på de store velfærdsområder frem for at være præget af mere eller mindre tilfældigt udvalgte business-case analyser, hvor et konsulentfirma har identificeret et givent effektiviseringspotentiale, som der er krav om realisering af uden skelen til lokale forhold. Overvejelserne om at igangsætte et større fælleskommunalt effektiviseringsprogram blev drøftet på møder i K98 kredsen i foråret, og overvejelserne i dette notat skal ses i lyset heraf. Ideen med det fælleskommunale effektiviserings- og styringsprogram er på den baggrund, at: Kommunerne i fællesskab identificerer og samler nye og eksisterende effektiviseringsaktiviteter Kommunerne i fællesskab udvikler idéer til effektiviseringstiltag, som herefter implementeres i fællesskab Konsolidere og udbrede de identificerede effektiviseringsaktiviteter Identificere og samle regelbarrierer mv. for effektivisering og styring i kommunerne for, at KL kan bringe disse i spil i budgetsamarbejdet Dokumentere omfanget af kommunernes effektiviserings- og styringsindsats Sikre et fælles ejerskab til effektiviserings- og styringsdagsordenen, der samtidig giver KL et stærkt og troværdigt forhandlingsmandat ift. regeringen. 2. Strategiske overvejelser Programmet skal understøtte kommunernes arbejde med effektivisering og styring. Programmet skal derfor tilrettelægges i tæt samarbejde med udgangspunkt i den enkelte kommune og på tværs af kommuner. Programmet skal også i samarbejde med kommunerne identificere mulige regelbarrierer mv. for kommunal effektivisering, som KL kan bringe op over for regeringen. Effektiviserings- og styringsprogrammet skal som nævnt endvidere ses i forlængelse af de drøftelser, som KL havde inden regeringsskiftet med kommunaldirektørerne og økonomidirektørerne om effektivisering. Her var der bred enighed om behovet for en fælleskommunal strategi, som kunne understøtte den enkelte kommunes og kommunernes fælles effektiviseringsarbejde. Der var samtidig opbakning til, at gå offensivt ind i 2

dialogen med regeringen med henblik på at gøre op med de senere års tendens til stadig tættere statslig detailstyring af kommunernes effektiviseringsindsats. Det er derfor et selvstændigt mål i programmet, at KL og kommunerne i fællesskab udvikler en strategi, udpeger indsatsområder og i fælleskab er proaktive på effektiviseringsdagsorden, herunder i den offentlige debat. Forhandlingsresultatet for 2016 giver et afsæt for et opgør med de senere års detailtilgang i effektiviseringsindsatsen, og indebærer en bredere effektiviseringstilgang med større metodefrihed for den enkelte kommune. Denne metodefrihed har været stærkt efterspurgt i kommunerne. Muligheden for at bevare denne metodefrihed afhænger dog af, hvorvidt kommunerne som sektor kan dokumentere, at effektiviseringerne rent faktisk finder sted. Dokumentationsindsatsen er derfor en grundsten i programmet. 3. Indsatsområder For at understøtte programmets formål er der identificeret en række indsatsområder: 1. Fælleskommunale udviklings- og implementeringsprojekter 2. Afbureaukratisering og kommunernes styringsmuligheder 3. Tværgående effektiviseringspolitisk forum 4. Inspiration og videndeling 5. Nøgletalskoncept 6. Dokumentation For at sikre den bedst mulige kvalitet og understøtte et fælles ejerskab til programmet, vil der blive nedsat en styregruppe med repræsentanter fra 8-10 kommuner samt KL. Derudover vil der blive nedsat en række kommunegrupper, som skal forholde sig til indsatsområderne løbende. Der vil løbende blive gjort brug af eksisterende netværk fx på indkøbs- og digitaliseringsområdet i mere specifikke sager. Det er herudover tanken, at fremdriften i programmet løbende drøftes i K98 og Ø98. Endelig vil programmet være politisk forankret i KL s formandskab og bestyrelse, ligesom det kan drøftes på borgmestermøderne. Tilsvarende vil KL s politiske udvalg på fagområderne blive inddraget fx i forbindelse med igangsættelse og afslutning af de enkelte udviklings- og implementeringsprojekter mv. samt øvrige væsentlige indsatser. Aktiviteterne i de forskellige indsatsområder er beskrevet i nedenfor. 3

3.1 Fælleskommunale udviklings- og implementeringsprojekter For at fastlægge en flerårig strategi for en fælleskommunal styrings- og effektiviseringsindsats er der lagt op til, at der skal igangsættes en række fælleskommunale udviklings- og implementeringsprojekter. Projekterne skal medvirke til at identificere anbefalinger til nye effektiviserings-, styrings- og prioriteringsmuligheder i kommunerne samt understøtte udbredelsen og implementeringen af disse. Hvis kommunerne skal kunne frigøre de fornødne ressourcer, er det afgørende, at der er fokus på alle sektorområder. Mange kommuner peger på, at de største potentialer ligger på serviceområderne. Der er også potentiale på det administrative område, men administrative effektiviseringer er en velbetrådt sti. Det skal sikres, at der er aktiviteter på alle de store serviceområder og på tværs af sektorerne. Projekterne bør derudover tænkes bredt, så programmet ud over klassiske effektiviseringer også rummer omstillings- og omprioriteringsinitiativer, som i de senere år har været gennemført på bl.a. skole (strukturændringer og inklusion) og ældreområdet (rehabilitering). Udvikling af styringsanbefalinger, som kan sikre effektive, helhedsorienterede løsninger for borgeren på tværs af sektorer samt forslag til regelændringer, der kan sikre kommunerne mere fleksible rammer og bedre styringsmuligheder, skal også tænkes med. Indholdet i de konkrete projekter fastlægges i tæt samarbejde med kommunerne. I det tidlige efterår 2015 skal der derfor etableres en række kommunegrupper, som skal dække alle relevante sektor- og tværsektorielle områder. Det er tanken, at der i hver gruppe sidder både økonomi- og fagchefer fra 5-7 kommuner samt repræsentanter fra KL. Kommunegrupperne skal identificere og konkretisere relevante initiativer, som kan understøtte effektivisering, afbureaukratisering og bedre styringsmuligheder i kommunerne, og som der i fælleskommunalt regi bør arbejdes videre med. Fx som et afbureaukratiseringsforslag til regeringen eller som et udviklings- eller implementeringsprojekt. På den korte bane er det målsætningen, at første del af kommunegruppernes arbejde skal være afsluttet inden udgangen af 2015, så styregruppen efterfølgende kan foretage en prioritering af de initiativer, der skal arbejdes videre med. Initiativerne vil blive omsat til projektbeskrivelser, hvorefter kommunerne melder sig til at deltage i projekterne i tæt samspil med de øvrige kommuner samt KL. 4

På Kommunaløkonomisk Forum (KØF) i januar 2016 skal der være en præsentation og drøftelse af de kommunegruppernes arbejde og styregruppens overvejelser. Projekternes resultater vil fremadrettet være naturlige omdrejningspunkter på KØF i de kommende år. 3.2 Afbureaukratisering og kommunernes styringsmuligheder Det er afgørende, at staten bidrager væsentligt og synligt til kommunernes effektiviserings- og styringsindsats gennem fx regelændringer, analyser, signaler og standarder. Et hovedindsatsområde bliver i den forbindelse at fastholde regeringen på ansvaret for at bidrage til at skabe rammerne for kommunernes indsats, og at udarbejde oplæg til de konkrete analyser og regelændringer mv., som staten skal understøtte kommunernes indsats med. Erfaringen fra tidligere afbureaukratiseringsøvelser (Gensidighedsaftalen og Moderniseringsaftalen) er, at der har kunnet genereres enkelte afbureaukratiseringsforslag med volumen, men der har også været en række ubetydelige forslag af begrænset reel værdi for kommunerne. Det er på den baggrund tanken, at vægten især skal lægges på, at samarbejdet resulterer i større samlede forenklingsforslag med betydeligt volumen og høj synlighed på centrale områder. Det er også helt centralt, at samarbejdet ikke begrænses til administrativ belastning og procesregler i snæver forstand, men også omfatter kommunernes styringsmuligheder i bredere forstand (borgernes materielle rettigheder). Som led i effektiviserings- og styringsprogrammet er det ideen, at kommunerne og KL skal tilrettelægge en indsats, som kan understøtte, at KL kan aflevere kvalificerede bud på regelforenklinger til regeringen. Der vil være et stort behov for, at kommunerne involverer sig i arbejdet, som over de kommende år vil bestå af en grundig gennemgang af de relevante udgiftsmæssigt væsentligste/administrativt tunge love på de forskellige sektorområder med henblik på afskaffelse af besværlige arbejdsgange, forbedre digitaliserbarheden og fjerne åbenlyst urimelige borgerrettigheder mv. I forlængelse af gennemførelsen af regelforenklingen vil det være en kerneopgave for programmet at understøtte, at implementeringen omsættes i konkrete effektiviseringer i kommunerne. 3.3 Tværgående effektiviseringssamarbejde Udviklingen og implementeringen af nye idéer foregår i de enkelte kommune- og projektgrupper, mens de tværgående drøftelser tages i den fælles styregruppe. Der må derudover forventes at være behov for at organisere nogle møder eller workshops på tværs af arbejdsgrupperne med henblik på videndeling og drøftelse af temaer af mere generel interesse. Det 5

kan være temaer, hvor forudsætningen for at ideerne kan realiseres er et samspil med andre områder. Men det kan også være emner som gevinstrealisering, anvendelse af dokumentation, forandringsledelse mv. Behovet for et sådant forum må vurderes konkret, når arbejdet i projekterne er gået i gang og drøftes i projektgrupperne og styregruppen. 3.4 Inspiration og videndeling Videndelingen mellem kommunerne om effektiviserings- og styringstiltag på enkeltkommuneniveau er en central aktivitet for programmet. Det skal bl.a. ske via en videnportal, udsendelse af nyhedsbreve, afvikling af temamøder mv. For at understøtte kommunernes arbejde skal de mange omprioriterings- og effektiviseringsaktiviteter i kommunerne samles og synliggøres. Det er tanken, at der skal oprettes et særskilt område en videnportal på KL s hjemmeside med anbefalinger, inspirationskataloger, cases, vejledninger og redskaber, som kommunerne kan bruge i videreudviklingen af styringen og arbejdet med effektiviseringer. Udviklingen af indhold på videnportalen vil ske gradvist og i tæt samarbejde med kommunerne. 3.5 Nøgletalskoncept Som et element i understøttelsen af implementeringen af initiativerne skal der udvikles et nøgletalskoncept. Formålet er, at alle kommuner gennem en synliggørelse af nøgletal for effektiviseringsinitiativerne på forskellige områder, får et yderligere redskab i overvejelserne omkring effektiviseringer. Der vil i vid udstrækning blive gjort brug af eksisterende nøgletal fx fra FLIS. Og konceptet vil blive udarbejdet i samarbejde med kommunerne. Arbejdet vil tage udgangspunkt i det koncept, der kendes fra KL-publikationen Kend din kommune, som har været anvendt på KØF i nogle år. Det kan også overvejes at udvikle en form for standardrapport til den enkelte kommune, som hvis muligt kan integreres i FLIS. Fordelen ved at koble det til FLIS er, at så vil kommunen kunne udnytte de dybdegående analysemuligheder, der er i systemet. 3.6 Dokumentation Diskussioner af udviklingen i serviceniveauet på de kommunale hovedområder vil være tilbagevendende og nødvendiggør dokumentation, der sandsynliggør, at der er tale om rationelle effektiviseringer og omprioriteringer og ikke rå besparelser. En hovedaktivitet er derfor at tilvejebringe bedre dokumentation både i forhold til kommunernes effektiviserings- og styringsindsats, men også i al almindelighed i forhold til den kommunale opgaveløsning. Det er tanken, at 6

dokumentationen skal tage udgangspunkt i eksisterende nøgletal samt kommunale indberetninger, der indhentes i forbindelse med budgetvedtagelsen og regnskabsopfølgningen, samt i det omfang, det er muligt, via FLIS. Dokumentationen skal bl.a. give kommunerne og KL et overblik over status for effektiviseringsarbejdet og de igangsatte initiativer. Det vil kunne nuancere diskussionen om den kommunale opgaveløsning og benyttes som grundlag for diskussioner om effektivisering og prioritering i kommunegrupperne, i kommunalbestyrelserne, i KL s politiske udvalg, på borgmestermøder samt i regi af K98, Ø98 mv. Dokumentationen vil også kunne anvendes som grundlag for en opfølgning ved de årlige økonomiforhandlinger. 4. Organisering I KL er programmet administrativt forankret i KL s direktion, og til udvikling og gennemførelse af selve programmet etableres der en styregruppe. Styregruppen skal være med til at drøfte den strategiske retning for programmet og tage stilling til de overordnede og principielle spørgsmål fx i forhold til at vurdere initiativer ud fra tværgående betragtninger samt i forhold til at sikre at projekterne også forholder sig til, hvordan staten kan bidrage til at forbedre kommunernes styrings- og prioriteringsmuligheder. Styregruppen skal desuden være med til at prioritere de områder, der skal sættes fokus på i de fælleskommunale udviklings- og implementeringsprojekter og følge disse i mål. Det er tanken, at styregruppen kommer til at bestå af 8-10 kommunaldirektører/økonomidirektører samt repræsentanter fra KL. Morten Mandøe vil være formand for styregruppen. De kommunale medlemmer af styregruppen udpeges af KL i dialog med chefforeningerne. Herudover er det tanken, at der skal være et tæt samarbejde mellem de forskellige sektorarbejdsgrupper og de relevante chefforeninger. Internt i KL vil stort set hele huset blive involveret i projektet, og der vil blive etableret et mindre programsekretariat. 7