VIA politik for arbejdsmiljø, sundhed og sygdom Mål for politikken Målet for politikken er at VIA er en arbejdsplads med et fysisk og psykisk arbejdsmiljø, som udvikler og fremmer medarbejdernes trivsel, velvære og sundhed og ikke blot overholder gældende lovgivning, Formålet med politikken Formålet med denne politik er at sikre, at VIA er en arbejdsplads, hvor der arbejdes med trivsel, sundhed og forebyggelse af arbejdsbetinget sygdom. Desuden stræbes efter balance for den enkelte medarbejder mellem krav i jobbet og den enkeltes ressourcer. I denne positive opmærksomhed omkring sundhed og arbejdsmiljø er dialogen mellem ledelse og medarbejdere samt mellem kollegaer et vigtigt omdrejningspunkt. I VIA er der stor opmærksomhed på at fremme medarbejdernes sundhed, men også forebyggelse af stress og andre negative påvirkninger fra arbejdsmiljøet er i fokus. Ligeledes er der positiv opmærksomhed på indsatsen og problematikker omkring fravær og tilbagevenden til arbejdet efter fravær, hvad enten fraværet kan tilskrives forhold i arbejdet, misbrugsproblemer, personlige kriser, sygdom eller andet. Politikkens opbygning Ud over mål og formål indeholder indledningen til denne politik et afsnit om de krav og forventninger, som ledere og medarbejdere i VIA forventes at honorere i forbindelse med efterlevelse af denne politik. Selve politikken indeholder tre hovedafsnit med en række underafsnit: A. Sundhed og sundhedsfremme I. Indledning II. Motion og Fitness III. Rygning IV. Alkohol V. Kost B. Arbejdsmiljø I. Arbejdsmiljøarbejdet II. Arbejdspladsvurdering III. Vejledning mv. IV. Stress C. Sygdom, misbrug og personlige kriser I. Sygefravær II. Tilskud til behandling III. Personlige kriser IV. Misbrugsproblemer Ovenstående afsnitsinddeling, som er valgt for overskuelighedens skyld, er ikke udtryk for en prioriteret rækkefølge. Alle områder og faktorer anses for lige vigtige og skal ses i et indbyrdes og kompliceret dynamisk samspil. Krav til VIA og den enkelte medarbejder: VIA ønsker at yde en aktiv indsats for at fremme sundheden hos medarbejderne og forebygge arbejdsrelateret sygdom og vil gerne igangsætte og støtte initiativer, der kan fremme sundhed og forebygge arbejdsrelateret sygdom. 1
Dialogen ses som en forudsætning for et positivt, udviklende miljø, hvor alle trives. Såvel ledelse som medarbejdere, er ansvarlige for at indgå åbent og positivt i dialogen en sund og sikker arbejdsplads med høj grad af trivsel er et fælles ansvar. Sundhed og sundhedsfremme i VIA I. Indledning Det er holdningen i VIA, at det er en privat sag at sikre et sundt liv, men VIA ønsker at give mulighed for og opbakning til de medarbejdere, som ønsker at tage sundhedsfremmende initiativer. II. Motion og Fitness VIA ønsker at bakke op omkring sundhedstiltag i organisationen, hvorfor der kan søges mindre økonomiske tilskud til arrangementer, som fremmer sundheden i hele VIA eller evt. i enkelte enheder. Motiveret ansøgning fremsendes i god tid før arrangementet til sikkerhedslederen. Beslutning om evt. tilskud træffes i Hovedsikkerhedsudvalget. Af hensyn til de medarbejdere, der vælger en fysisk krævende transportform til arbejde, skal der tilstræbes mulighed for bad og omklædning på arbejdspladsen. III. Rygning VIA er som udgangspunkt røgfrit område. Der må kun ryges i særligt indrettede rygelokaler og udendørs, hvis røgen ikke generer andre. Overtrædelse af ovenstående rygepolitik medfører indkaldelse til en samtale med nærmeste leder. VIA bakker op omkring og giver tilskud til individuelle eller arbejdspladsbaserede rygestopkurser. Henvendelse omkring dette til sikkerhedslederen. IV. Alkohol Den grundlæggende holdning i VIA er, at alkohol og arbejde ikke hører sammen, hvorfor alkohol som udgangspunkt ikke må nydes i arbejdstiden. Dog gælder det, at ved særlige lejligheder som fx jubilæer, receptioner og lignende kan der nydes alkohol i begrænset omfang. V. Kost VIA opfordrer til og bakker op omkring, at der altid tilbydes sund og nærende mad og drikke. Der vil blive udarbejdet en kostpolitik for VIA. Arbejdsmiljø I. Arbejdsmiljøarbejdet I VIA er arbejdsmiljøarbejdet organiseret således, at der minimum er en sikkerhedsgruppe på hver adresse. På nogle adresser er der flere sikkerhedsgrupper og sikkerhedsudvalg. Enkelte steder er der en daglig sikkerhedsleder. Denne del af sikkerhedsorganisationen har til opgave at udføre det daglige lokale arbejde omkring arbejdsmiljø mv. VIA bakker op omkring dette arbejde ved at give medlemmerne af sikkerhedsorganisationen tid og uddannelse, så de kan løfte opgaven. Sikkerhedsorganisationen i VIA består desuden af et Hovedsikkerhedsudvalg valgt blandt medlemmerne af sikkerhedsorganisationen. Hovedsikkerhedsudvalget har til opgave at arbejde med arbejdsmiljøet på det strategiske plan, bl.a. gennem fastlæggelse af indsatsområder. 2
Endelig er der i VIA en sikkerhedsleder, som har det overordnede ansvar, og som er koordinerende og rådgivende omkring arbejdsmiljøforhold med mv. i hele VIA. Det er en grundholdning i VIA, at arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøarbejdet er vigtigt, hvorfor sikkerhedsorganisationen inddrages i forbindelse med overvejelser og beslutninger, som har indflydelse på eller vedrører arbejdsmiljø og trivsel. Det er de involverede lederes ansvar, at denne inddragelse sker. II. Arbejdspladsvurdering I VIA ses arbejdspladsvurdering som et vigtigt redskab i det fortsatte arbejde med arbejdsmiljø, trivsel og sundhed i organisationen. Der foretages en arbejdspladsvurdering i hele VIA minimum hvert tredje år. Sikkerhedslederen og hovedsikkerhedsudvalget er ansvarlige for denne proces. Den fælles arbejdspladsvurderingen for hele VIA resulterer i en handlingsplan på et overordnet niveau fx omkring fælles indsatsområder i den næste 3 års periode. Arbejdspladsvurderingen og afrapporteringen af denne danner desuden grundlag for mere specifikke kortlægningsindsatser og opfølgende initiativer i de enkelte enheder. Denne indsats kan evt. planlægges i samarbejde med sikkerhedslederen. Sikkerhedslederen skal som minimum have tilsendt de lokale handlingsplaner. III. Vejledning omkring arbejdsmiljø mv. Der er i VIA mulighed for vejledning omkring arbejdsmiljøforhold og trivsel for såvel de enkelte medarbejdere som afdelinger eller enheder. Henvendelse omkring vejledning mv. rettes til sikkerhedslederen, som så formidler kontakt til studerende, interne eksperter (fx HR-afdelingen) eller eksterne eksperter. IV. Stress Stress er et udbredt problem i nutidens arbejdsliv et problem som kan have store konsekvenser for den enkelte, hvorfor der i VIA er megen opmærksomhed på emnet. Holdningen i VIA er, at stress ikke er en sygdom i sig selv, men personer kan blive syge af stress. Stress opfattes i VIA som en ubalance mellem de krav, der stilles til den enkelte, og de ressourcer den enkelte har til rådighed på et givent tidspunkt. Stress, der har indflydelse på arbejdet og arbejdspladsen, opfattes i VIA ikke som en privat sag. I forbindelse med forebyggelse af stress er politikken i VIA følgende: Arbejdsopgaver bør som udgangspunkt stemme overens med ressourcerne hos den enkelte medarbejder. I kortere spidsbelastningsperioder eller ekstraordinære situationer kan den enkelte medarbejder belastes mere end normalt. Dette foregår altid efter aftale og kræver ekstra opmærksomhed på medarbejderens trivsel. Det er nærmeste leder, som er ansvarlig for overensstemmelsen mellem krav og ressourcer. Det er legalt at sige fra, hvis en medarbejder oplever en arbejdsbelastning, der overstiger de ressourcer, som medarbejderen har til rådighed på et givet tidspunkt. Alle medarbejdere er moralsk forpligtigede til at gøre opmærksom på, hvis en kollega er udsat for en arbejdsbelastning, som ser ud til at påvirke vedkommendes sundhed og trivsel i negativ retning. Henvendelse bør i første omgang ske til kollegaen selv. Hvis situationen fortsat er uændret, bør tillidsrepræsentanten og /eller sikkerhedsrepræsentanten og nærmeste ledelse kontaktes. Den enkelte medarbejder bør være opmærksom på kroppens signaler og reagere, hvis der viser sig tegn, der kan være stressrelaterede såsom manglende arbejdsglæde gennem længere tid, træthed i relation til udførelse af arbejdet mv. Som medarbejder skal man informere sin leder og/eller kollegaer om situationen. 3
I forbindelse med håndtering af situationer hvor medarbejdere er stressramte, er politikken i VIA: Når en medarbejder udviser tegn og/eller symptomer på stress tilbyder lederen medarbejderen en samtale. Tillidsrepræsentanten, sikkerhedsrepræsentanten eller anden bisidder, kan deltage i samtalen hvis medarbejderen ønsker det. Samtalen omhandler flg: Hvad er årsagen til tegnene på stress? Hvad kan lederen gøre for at afhjælpe situationen? Hvad kan kollegaerne gøre for at afhjælpe situationen? Hvad kan medarbejderen selv gøre for at afhjælpe situationen? Aftale af tid for ny samtale, hvor der følges op på situationen. Hvis en medarbejder er sygemeldt pga. af stress, er lederen forpligtiget til at holde løbende kontakt med medarbejderen. Når medarbejderen igen føler sig i stand til at genoptage arbejdet, afholdes minimum 2 uger før tilbagevenden til arbejdet, et møde mellem ledelse og medarbejder. Tillidsrepræsentanten og /eller sikkerhedsrepræsentanten kan deltage i dette møde, hvis medarbejderen ønsker det. På mødet aftales eventuelle ændringer af arbejdsopgaver samt andre forholdsregler for at undgå stress i fremtiden. Der kan evt. aftales: Deltidsraskmelding. Mentorordning (en kollega har som opgave at drage omsorg for den stressramtes situation). Supervision Interval for efterfølgende møder mellem ledelse og medarbejder Sygdom, misbrug og personlige kriser I. Sygefravær VIA ønsker i størst muligt omfang at støtte medarbejdere, der bliver ramt af sygdom, og derfor er der i VIA fokus på sygefraværet og hurtig tilbagevenden til jobbet. Fra 2009 vil der jævnligt blive lavet rapporteringer af fraværet. Det er løn- og personaleafdelingens ansvar, at disse rapporteringer udarbejdes, mens det er sikkerhedslederens ansvar, at der sker opfølgning i det omfang, det skønnes nødvendigt. I forbindelse med håndtering af sygefravær hos den enkelte medarbejder er nøgleordene tryghed, tillid og åbenhed. Hvis en medarbejder er sygemeldt i længere tid, er ledelsen ansvarlig for, at der løbende holdes kontakt med medarbejderen. Når medarbejderen igen føler sig i stand til at genoptage arbejdet, afholdes minimum 2 uger før tilbagevenden til arbejdet, et møde mellem ledelse og medarbejder. Tillidsrepræsentanten og /eller sikkerhedsrepræsentanten kan deltage i dette møde, hvis medarbej- 4
deren ønsker det. På mødet aftales eventuelle ændringer af arbejdsopgaver samt andre forholdsregler som måtte være nødvendig i forhold til medarbejderens helbredsproblemer. Der kan evt. aftales: Deltidsraskmelding. Mentorordning (en kollega har som opgave at drage omsorg for den stressramtes situation). Supervision Interval for efterfølgende møder mellem ledelse og medarbejder II. Tilskud til behandling Der ydes efter ansøgning til nærmeste leder hel eller delvis dækning af honorarudgifter i forbindelse med behandling, der skønnes at have en helbredende eller forebyggende virkning i forhold til reduktion af sygefravær. Der kan fx ydes tilskud til lægelig behandling, kiropraktik, fysioterapi, psykolog, massage mv. Ved lægelig dokumenteret og anbefalet behandling ydes 100 % støtte, som hovedregel dog max. 8.000 kr. pr medarbejder i et kalenderår. Ved øvrig behandling dækker VIA de første 2000 kr. samt 50 % af de øvrige udgifter, som hovedregel dog samlet max. 5000 kr. pr. medarbejder i et kalenderår. III. Personlige kriser Hvis en medarbejder ansat i VIA kommer ud for en personlig krise fx i form af skilsmisse, dødsfald i nærmeste familie, alvorlig sygdom i nærmeste familie eller livs- og identitetskrise, ønsker VIA at yde så høj grad af støtte som muligt. Der bør i sådanne tilfælde udvises høj grad af individuelle hensyn, forståelse og fleksibilitet fra ledelse og kolleger. IV. Misbrug af alkohol eller euforiserende stoffer Hvis en medarbejder ansat i VIA har problemer med misbrug af alkohol eller euforiserende stoffer, ønsker VIA at støtte og hjælpe i størst muligt omfang. Såvel ledelse som kollegaer er forpligtigede til at reagere ved mistanke om misbrug. Ledelsen bør tage kontakt til medarbejderen, mens kollegaer bør kontakte tillidsrepræsentanten og/eller sikkerhedsrepræsentanten. Hvis et misbrugsproblem er konstateret, skal ledelsen og den berørte medarbejder, evt. i samarbejde med tillidsrepræsentanten og/eller sikerhedsrepræsentanten, diskutere problemet og hvis det skønnes nødvendigt, skabes en fleksibilitet i arbejdstid og arbejdsvilkår, som giver mulighed for evt. samtidig behandling af misbrugsproblemet. Der er opnået enighed om denne politik på HSU-mødet den 29. august 2008 med ikrafttrædelse den 1. september 2008. 5