Retningslinjer for Opfølgning på sygefravær

Retningslinjer for Opfølgning på sygefravær

1. Indledning Et element i Gentofte Kommunes politik for den attraktive arbejdsplads er, at der bliver etableret en kultur for rummelighed på den enkelte arbejdsplads og plads til at sygemeldte kan genoptage tjenesten på en værdig og acceptabel vis, der er til gavn for såvel den sygemeldte som arbejdspladsen. En væsentlig forudsætning herfor er, at der er en dialog med den sygemeldte under fraværet, og at denne iværksættes på et så tidligt tidspunkt som muligt. Det må konstateres, at en social isolering påbegyndes efter ca. 2 ugers fravær medmindre, der har været iværksat en dialog. Kommunen har derfor besluttet, at iværksætte disse retningslinjer, der tager udgangspunkt i en dialogbaseret opfølgning på sygefraværet. Kommunen har allerede i flere år haft særlig fokus på sygefraværet, og dette fokus vil fortsætte i årene fremover. Et stort sygefravær er som udgangspunkt et problem for såvel arbejdspladsen som for den enkelte sygemeldte medarbejder. Et stort sygefravær er imidlertid også udtryk for et velfærdstab for arbejdspladsen og medfører en dårligere udnyttelse af de afsatte ressourcer og derved også en dårligere service overfor borgerne/brugerne. Herudover kan et stort sygefravær på længere sigt udvikle sig til en belastning for de kollegaer, der ikke har det samme omfang af fravær, og som bliver nødt til at påtage sig de arbejdsopgaver, der skulle være løst af den sygemeldte. De initiativer, som tidligere er iværksat, skal der følges op på og det er derfor målet, fortsat at arbejde for: At få nedbragt omfanget af sygefravær At give de personaleansvarlige ledere nogle værktøjer til at kunne følge op på fraværet At undgå at sygemeldte bliver udstødt af arbejdsmarkedet At gøre kommunens arbejdspladser rummelige med henblik på også at kunne give plads til de udstødningstruede 1

Sygefravær kan være begrundet i: Ikke arbejdsbetingede forhold Arbejdsbetingede forhold Manglende trivsel på arbejdspladsen Holdning til sygefravær Især de 3 sidstnævnte årsager i boksen har traditionelt været dem, som kommunen og dens ledere/medarbejdere har forholdt sig til, men såfremt effekten ved en opfølgning på sygefraværet skal optimeres, vil det være nødvendigt, at den førstnævnte fraværsårsag også bliver inddraget. De traditionelle tiltag til at reducere sygefraværet (f.eks. lægeerklæringer, trusler om sanktioner m.v.) har generelt ikke en positiv effekt, og kan opfattes af den enkelte som udtryk for mistillid. Det er derfor vigtigt, at kommunens personalepolitik, værdier og menneskesyn bliver et væsentligt element i indsatsen for at få reduceret sygefraværets omfang og sikre, at der skabes rum for, at kollegaer med særlige behov kan fastholdes i organisationen. Det er derfor væsentligt, at den enkelte medarbejders tilfredshed med at være på arbejdspladsen øges, ved f.eks.: At have oplevelsen af at være en del af organisationen med et særligt værdifuldt formål og kunne se sin egen betydning At have ansvar og medindflydelse At der er sammenhæng mellem krav og kvalifikationer At der er sammenhæng mellem arbejdsliv og familieliv At der er gode relationer mellem lederne og medarbejderne 2

2. Synliggørelse af sygefraværet i organisationen Sygefravær har traditionelt ikke været noget, der blev talt åbent om på den enkelte arbejdsplads. En væsentlig faktor for at kunne få nedbragt sygefraværet og samtidig imødegå risikoen for, at en kollega bliver udstødt, er en holdningsbearbejdelse af såvel ledelse som medarbejdere. Det skal være legalt at drøfte sygefravær og få sat fokus på de konsekvenser et stort sygefravær har for såvel den enkelte medarbejder som for arbejdspladsen. Det er også vigtigt at have en åben dialog om, hvad vi gør hvis en af vores kollegaer på grund af sygdom ikke længere kan fylde sin stilling fuldt ud for derved at undgå, at der skabes rygter og myter om fraværet. Det skal dog i den forbindelse understreges, at det er vigtigt at finde en balance, således at medarbejdere, der er syge, kan sygemelde sig uden dårlig samvittighed. Når det er blevet accepteret at kunne drøfte sygefravær åbent, vil det også være muligt at opstille måltal for en reduktion i omfanget og åbent få en dialog om, hvordan målene kan blive opfyldt i forbindelse med arbejdspladsvurderingen (APV) og trivselsmålingerne. Oversigt over sygefraværet omfang findes i ledelsesinformationssystemet (LIS), der løbende opdateres månedligt. Den 1. februar 2010 er der også etableres adgang for medarbejdere til systemet. 3

For at synliggøre sygefraværets omfang og for at sikre åben dialog om emnet skal sygefravær jævnligt drøftes på afdelingsmøder på baggrund af sygefraværsstatistikkerne, ligesom det er obligatorisk, at emnet indgår på alle ordinære møder i MED-organisationen. På møderne kan det også drøftes, hvordan fraværet reduceres gennem fokus på nærvær og attraktiv arbejdsplads. Som et led i styrkelsen af indsatsen for nedbringelse af sygefraværet i kommunen, er det vigtigt, at alle niveauer i organisationen gør en fælles indsats. Indsatsen er en vigtig ledelsesopgave men fordrer samtidig, at lederne sikrer en aktiv og positiv medvirken fra såvel medarbejdere som tillidsrepræsentanter. I løbet af 1. halvår 2010 blev der udbudt uddannelse til ledere i forebyggelse og håndtering af fravær. Et indsatsområde kan være at sikre at trivsel og arbejdsmiljø er i fokus på arbejdspladser. Lederen på den enkelte arbejdsplads bør have fokus på udøvelsen af ledelsesopgaven, for at understøtte processen, der skal sikre trivslen og arbejdsmiljøet på den gode arbejdsplads. 4

3. Opfølgning på sygefraværet overfor den enkelte medarbejder Erfaringer viser, at jo hurtigere der følges op overfor medarbejderen, jo større er chancerne for at medarbejderen kan vende hurtigere tilbage på arbejde, enten som delvis eller hel tilbagevenden. Såfremt medarbejderen ikke sygemelder sig direkte til lederen, og hvis sygefraværet forventes at blive af mere end en uges varighed, skal lederen hurtigst muligt og senest inden der er gået en uge efter sygemeldingen have den første telefoniske kontakt til medarbejderen. 5

4. Langtidssygefravær Hvis sygefraværet varer udover en uge er det lederens ansvar, at der er kontakt mellem lederen og medarbejderen mindst en gang om ugen. Det aftales i det enkelte tilfælde, om det er lederen, der skal ringe til medarbejderen eller omvendt. Hvis medarbejderen er syg i mere end 2 uger, skal lederen indkalde til omsorgssamtale. Den første omsorgssamtale afholdes normalt kort efter 2 ugers fravær og herefter afholdes omsorgssamtaler hver 3-4 uge afhængig af den konkrete situation. Hvis sygdommen forhindrer medarbejderen i personligt fremmøde, kan samtalen eventuelt afholdes telefonisk. Hvis medarbejderen er syg i mere end 4 uger, og fraværet forventes at strække sig udover 8 uger, skal der udarbejdes en skriftlig fastholdelsesplan mellem lederen og den sygemeldte medarbejder. Fastholdelsesplanen skal bl.a. indeholde en vurdering af mulighederne for tilpasning af den sygemeldtes jobfunktioner, omplacering eller andre skånehensyn. Det skal fremgå af fastholdelsesplanen, hvem der har initiativpligt og ansvaret for de aftaler, som indgås. Bopælskommunen har en forpligtigelse til inden 8 uger efter sygemeldingen at have en samtale med den sygemeldte, og det er vigtigt at være opmærksom på, om bopælskommunen opfylder denne forpligtelse. 6

5. Omsorgssamtaler Omsorgssamtale er udtryk for at arbejdspladsen vil vise omsorg for den sygemeldte medarbejder. Hvis samtalen har et andet formål, skal dette tydeligt fremgå af indkaldelsen til samtalen. Generelt skal der afholdes en omsorgssamtale med en medarbejder, såfremt der inden for de sidste 12 måneder har været et sygefravær på enten: 5 sygeperioder eller 25 sygedage Derudover holdes den samtale, der holdes ved længerevarende fravær (se under langtidsfravær). Disse perioder er alene vejledende, og der vil i LIS-systemet komme et advis, når en medarbejder har været syge i 5 perioder eller 25 dage. Den enkelte leder afgør ud fra en konkret vurdering, om der skal afholdes en samtale på et tidligere tidspunkt, eller om et længerevarende sygefravær med en kendt diagnose gør en samtale overflødig. Ved indkaldelsen til omsorgssamtale skal det indgå i overvejelserne, om pågældende skal have en bisidder med til samtalen, eksempelvis tillidsrepræsentanten. 7

6. Elementer der kan indgå i omsorgssamtalen Genoptagelse af tjenesten på nedsat tid efter et længerevarende sygefravær: Denne mulighed anvendes i stor udstrækning i dag og kan medvirke til, at en sygemeldt medarbejder efter et længerevarende sygefravær langsomt kan vende tilbage til arbejdet på deltid. Under den delvise sygemelding yder bopælskommunen dagpenge, der dog reduceres forholdsmæssigt i forhold den genoptagne arbejdstid. Indgåelse af en 56-aftale: Ved en kronisk lidelse eller længerevarende sygefravær kan der med bopælskommunen indgås en 56-aftale, hvorefter arbejdspladsen får sygedagpenge fra første sygedag, såfremt sygemeldingen er begrundet i den konkrete sygdom. Dagpengene tilfalder vikarkontoen og kan anvendes til delvis vikardækning. Delvis sygemelding: Der er mulighed for, at en medarbejder kan sygemeldes delvist, hvor der ydes delvise dagpenge fra bopælskommunen. Denne mulighed anvendes typisk i situationer, hvor et konkret sygeforløb betyder, at en medarbejder i et tidsrum ikke har mulighed for at arbejde fuldt ud og giver samtidig muligheden for at fastholde den sociale kontakt mellem den sygemeldte og arbejdspladsen. Delvis sygemelding kan også anvendes i forbindelse med f.eks. vurderingen af, hvorvidt der skal etableres et fleksjob. Ændringer i arbejdsopgaver, arbejdsindhold eller arbejdstid: I en omsorgssamtale bør det være naturligt at drøfte, hvorvidt ændringer i opgaver, indhold og arbejdstid kan medvirke til at fastholde den pågældende og samtidig få reduceret sygefraværet. Der kunne være særligt belastede arbejdssituationer, der skal ændres på, eventuelle skånehensyn, der skal etableres eller ændringer i arbejdspladsens indretning, hvor eventuelt Arbejdsmiljø Gentofte kunne komme med gode råd. 8

Jobrotation: Specielt i situationer hvor det er det psykiske arbejdsmiljø, der er en medvirkende årsag til et øget sygefravær, kan jobrotation komme på tale. Der er konkrete eksempler på, at hvor klimaet mellem den sygemeldte og leder/kolleger ikke fungerer hensigtsmæssigt, har en jobrotation til en anden arbejdsplads medført, at den sygemeldte er "blomstret op" og sygefraværet faldet betydeligt. Dette kræver dog, at ledelse i Gentofte Kommune skabes på tværs. Jobrotation kan også komme på tale, hvor en medarbejder har et meget belastende arbejde, som vedkommende ikke længere magter at udføre. Det rummelige arbejdsmarked: Specielt ved varige erhvervsevnetab vil muligheden for at etablere fleksjob kunne anvendes. Ved et fleksjob kan arbejdsstedet få refusion af lønudgiften med 1/2 eller 2/3 af grundlønnen afhængig af erhvervsevnetabet. I den forbindelse vil dialogmetoden være en god mulighed for ude på den enkelte arbejdsplads at få drøftet: Hvad gør vi, hvis vi kommer ud for situationen? Hvad gør vi, når vi er kommet i den? Hvordan får vi skabt den nødvendige accept af, at alle ikke kan yde lige meget? Seniorordninger: For medarbejdere, der har alderen til det, kunne seniorordninger være en mulighed, hvor f.eks. deltid kombineret med den fleksible efterløn/delpension kunne medvirke til, at den pågældende f.eks. får mulighed for en mindre belastet tilværelse og derved et reduceret sygefravær. Endelig kan etablering af egentlige seniorstillinger medføre, at en medarbejder flyttes fra en meget belastende stilling til mindre belastende stilling f.eks. et mindre stressende arbejdsområde. 9

De foranstående elementer, er ikke en udtømmende beskrivelse, og der vil også være mulighed for kombinationer af de enkelte elementer. Personale står til rådighed for hjælp og vejledning i de konkrete situationer. Der skal udarbejdes et referat af omsorgssamtalen, dette underskrives af både lederen og medarbejderen. Der udleveres en kopi til medarbejderen og referatet opbevares på personalesagen. Såfremt det efter samtalen skønnes nødvendigt at afkræve en lægeerklæring, herunder den nye mulighedserklæring, skal dette aftales med Personale. Mulighedserklæring En mulighedserklæring er en erklæring, som træder i stedet for lægeerklæringen og belyser bl.a. medarbejderens muligheder for at genoptage arbejdet og tidspunktet for, hvornår medarbejderen kan vende tilbage, herunder muligheder for gradvis tilbagevenden til egne eller tilpassede arbejdsopgaver. Erklæringens første del udfyldes af lederen og medarbejderen i fællesskab og er en vurdering af sygdommens betydning for medarbejderens arbejde. Erklæringens anden del udfyldes af medarbejderens læge og indeholder lægens vurdering af mulighederne, skånebehov mv. 10

7. Bistand fra Personale Kommunens ledere kan altid kontakte Personale med henblik på hjælp og bistand i forbindelse med sygdom og sygefravær jf. foranstående herunder også hvordan det frie sygehusvalg kan bruges til at få den syge hurtigere gennem ventelisterne. Personale vil af egen drift kontakte lederen, når en medarbejder har været sygemeldt i 50 dage inden for 1 år med henblik på at yde rådgivning og sparring om mulighederne for medarbejderens tilbagevenden til arbejdet. Personale tilbyder også at deltage i samtaler med medarbejderen, herunder rundbordssamtaler, hvor vedkommendes bopælskommune og den forhandlingsberettigede organisation også deltager. Endvidere tilbyder Personale den sygemeldte medarbejder en uformel og uforpligtende samtale med henblik på at yde bistand til f.eks. at udnytte mulighederne i forbindelse med ventetidsgarantierne i det offentlige sygehusvæsen. Personale vil herudover understøtte lederens opgaver ved eksempelvis: At afholde temadage At afholde kurser At udarbejde blanket til brug for omsorgssamtalen At udarbejde blanket til brug for fastholdelsesplanen Løbende at opdatere intranettet med relevante informationer om emnet. 11

Gentofte Kommune Bernstorffsvej 161 2920 Charlottenlund Tlf. 3998 0000 Retningslinjer for opfølgning på sygefravær i Gentofte Kommune er formuleret af Hovedudvalget. Pjecen er udgivet i august 2010.