Udbud med mange varenumre Advokat Henrik Holtse hho@bechbruun.com eller 72273482
Kan man lave udbud med mange varenumre? lovligt kommercielt praktisk
Nej!
Ignorer spørgsmålet
Yes we can
Udbud, der omfatter mange varenumre, giver nogle særlige udfordringer: Hvilke krav gælder til beskrivelsen af de udbudte varer (tilbudslisten) Kan der stilles krav om, at leverandøren kan levere det fulde sortiment eller størstedelen Evaluering af pris (kan der anvendes et udsnit) Øvrigt sortiment og nye varenumre, der opstår efter udbuddet
Beskrivelsen af de udbudte varer i tilbudslisten Formålet med beskrivelsen er at sætte tilbudsgiver i stand til at afgive tilbud hvilke varer er omfattet af udbuddet hvilket omfang forventes indkøbt Detaljeringsgrad det afgøres konkret, hvor meget tekst der skal knyttes til overskrift, prosa, tekniske krav, varenummer
Beskrivelsen af de udbudte varer i tilbudslisten Udbud af madvarer Kategori 1: Frugt Underkategori: Æbler Underkategori: Golden delicius
Beskrivelsen af de udbudte varer i tilbudslisten Udbud af computere Kategori 1: Stationære computere Tekniske funktionskrav
Sortiment Krav om at hele eller størstedelen af sortimentet kan tilbydes Kendelse af 29. september 2009 (krav om mindst 90%) Kan føre til udelukkelse af nogle tilbudsgivere Løsning kan være anvendelse af delaftaler, og lade krav til sortimentsbredde gælde indenfor hver delaftale Kan anvendes som underkriterium
Hvordan evalueres prisen Nettopriser Hver vare skal ledsages af et estimeret forbrug, så den totale evalueringspris bliver retvisende Hvis der ikke er krav om 100% sortiment Kan man nøjes med at evaluere på de varer, som alle afgiver tilbud på? (kendelse af 16. juni 2009) Kan man udfylde hullerne (svarende til et forbehold)
Øvrigt sortiment Hvorfor anvende øvrigt sortiment ikke praktisk at opliste alle varenumre man kender ikke alle varenumre der opstår nye varenumre efter udbuddet
Model forslag A-sortiment (alle de i tilbudslisten oplistede varer) B-sortiment (øvrigt sortiment) Der udbydes parallelle rammeaftaler Der findes én vinder (eller en prioriteret rækkefølge ved flere vindere) for A-sortiment Der findes X antal vindere for B-sortiment (mindst 3)
Model forslag Mulige underkriterier for A-sortiment Pris Kvalitet Sortimentsbredde (indenfor A-sortiment) Andre
Model forslag Mulige underkriterier for B-sortiment Pris - nej Kvalitet - nej Sortimentsbredde (inden for B-sortiment) Service Leveringstid Andre
Model forslag Efterfølgende indkøb A-sortiment Købes af vinder (eller den bedst prioritet) (artikel 32, stk. 4, 1. pind) B-sortiment Miniudbud (artikel 32, stk. 4, 2. pind) Direkte indkøb (delkøbsreglen i artikel 9, stk. 5)
Model forslag Direkte indkøb max kr. 596.248 (for hvert enkelt indkøb) max 20 % af det samlede indkøb Indkøb foretages hos en af de leverandører der har vundet en rammeaftale for B-sortiment Andre leverandører er det smart? Leverandørerne kan opdatere deres produktkatalog og priser
Model forslag Efterfølgende indkøb Mini-udbud ved B-sortiment Underkriterier skal være oplistet i det oprindelige udbud Pris Kvalitet Andre Alle leverandører der har vundet en rammeaftale for B-sortiment indbydes til at afgive tilbud Hurtigt og nemt
Model forslag Opgørelse af 20%-grænsen A-sortiment Mini-udbud Mini-udbud Mini-udbud Øvrigt
Model forslag Er mini-udbud altid praktisk muligt Nej, f.eks. ved indkøb af varer der enkeltvis ikke koster særligt meget Hvad gør man hvis 20%-grænsen overskrides og mini-udbud ikke er praktisk Genudbud Ikke en fejl ved modellen men gælder uanset om man anvender A- og B-sortiment eller ej Modellen giver muligheder man ellers ikke har (og en række fordele sålænge 20%-grænsen ikke er overskredet)
Eksempel Udbud af computere Der udbydes en 4-årig rammeaftale af et forventet indkøbsbehov på 500 stk. computere årligt Udviklingen går stærkt, så om et år er de nu kendte modeller udgået (eller uforholdsmæssigt dyre) A-delen omfatter de 500 computere vi vil købe i 2011 Underkriterierne er 1) pris og 2) kvalitet Der findes én vinder B-delen omfatter indkøb af øvrige computere Underkriterier er 1) Leveringstid, 2) Service og 3) Sortiment Der findes 3 vindere (kan være højere) Indkøb vil ske ved mini-udbud (f.eks. i slutningen af året) Underkriterier ved mini-udbud er 1) Pris og 2) Kvalitet
Eksempel Udbud af madvarer Der udbydes en 4-årig rammeaftale af indkøb af madvarer Der kan komme nye varenumre til og der kan være madvarer vi ikke har med på tilbudslisten A-delen omfatter alle de varenumre vi kender i dag Underkriterierne er 1) Pris og 2) Kvalitet Der findes én vinder B-delen omfatter alle øvrige varenumre Underkriterierne er 1) Leveringstid og 2) Service Der findes 3 vindere (kan være flere) Det er upraktisk at lave mini-udbud, hvorfor indkøb af B-sortiment vil ske ved direkte indkøb på grundlag af de valgte leverandørers produktkatalog og aktuelle nettopriser
Eksempel Udbud af skolemøbler A-delen omfatter alle de varenumre vi kender i dag Underkriterierne er 1) Pris og 2) Kvalitet Der findes én vinder B-delen omfatter alle øvrige varenumre Underkriterierne er 1) Leveringstid og 2) Service Der findes 3 vindere (kan være flere) Indkøb vil ske ved enten mini-udbud eller direkte indkøb Mini-udbud anvendes ved enkeltstående større indkøb (f.eks. ved en ny skole) Ellers anvendes direkte indkøb på grundlag af de valgte leverandørers produktkatalog og aktuelle nettopriser
Hvorfor anvende modellen Hvorfor ikke bare nøjes med at købe A-sortiment? Fordi der er et behov for at købe øvrigt sortiment Hvorfor ikke ignorere problemet og købe øvrigt sortiment hos vinderen af A-delen? Fordi det kommer til at koste penge, da leverandøren kan tage en hvilken som helst pris for øvrigt sortiment, da der ikke er nogen konkurrence Hvorfor ikke bare ignorere problemet og købe øvrigt sortiment hos hvem man nu finder bedst/billigst Fordi det kræver tilbudsindhentning hver gang (upraktisk) Fordi kontrakten ikke ligger klar (kommercielt uhensigtsmæssigt)
Hvorfor anvende modellen Hvad opnår man ved at medtage en B-del Alle varenumre medtages i udbuddet Et genudbud kan udsættes til om 4 år En reel konkurrence på øvrigt sortiment, der medfører lave priser/god kvalitet løbende henover kontraktperioden Kontrakten ligger klar Praktisk at kende de mulige leverandører på forhånd og vide hvor man kan finde deres opdaterede produktkatalog med aktuelle priser
Derfor. Udbud med mange varenumre er mere kompliceret end udbud af en enkelt vare Men det kan lade sig gøre at foretage et udbud der er lovligt, kommercielt og praktisk (som det nu er muligt) God fornøjelse