Kontoruddannelse med speciale i Rejseliv Ansøgning om godkendelse som praktiksted 1. Uddannelsesstedet og kontaktoplysninger Virksomhedsnavn og adresse: Telefon: E-mail: CVR-nummer: Evt. lønafregningsnummer: Etablerings-/overtagelsesdato: Uddannelsesansvarlig/kontaktperson: 2. En kort beskrivelse af virksomheden; branche, produkter, m.v. (Vedlæg evt. materiale eller henvis til hjemmeside) Hvor mange ansatte er der i alt i virksomheden: 3. Personaleforhold ekskl. elever Heltidsansatte Deltidsansatte Den uddannelsesansvarlige i virksomheden har det overordnede ansvar for elevens uddannelse i virksomheden, mens den daglige oplæring i virksomheden kan varetages af en eller flere oplæringsansvarlige. De oplæringsansvarlige skal enten være uddannet inden for kontorfaget/administration eller have mindst 3 års anciennitet inden for kontorfaget/administration. Anfør antal beskæftigede, der opfylder disse krav: 4. Arbejdsmiljølovgivningen Virksomheden skal overfor eleven indskærpe nødvendigheden og forståelsen af, at miljøkrav, hygiejnekrav og sikkerhedsregler vedrørende personlig sikkerhed og sikkerhed i forhold til udstyr m.v. jf. arbejdsmiljølovgivningens bestemmelser, efterleves. 5. Oplæring/praktikmål Virksomheden afkrydser på følgende sider inden for hvilke funktioner virksomheden kan oplære elever. 6. Undertegnede erklærer herved, at oplysningerne i dette ansøgningsskema er korrekte Dato: Underskrift og stempel: Ansøgningen sendes til den lokale handelsskole. Hvis den lokale handelsskole ikke umiddelbart kan godkende ansøgningen, sender skolen ansøgningen videre til Det faglige Udvalg for Kontoruddannelser. Maj 2013 Side 1 af 6
Godkendelse som praktiksted V I R K SOMHEDEN Oplysningerne i ansøgningen skal alene omhandle den virksomhed eller den del af virksomheden, hvor eleven skal være beskæftiget. Hvis virksomheden ønsker at blive godkendt til at uddanne elever i flere afdelinger eller filialer på forskellige adresser, skal virksomheden desuden udfylde et skema med adresser mv. for de enkelte afdelinger. Skemaet kan hentes på www.kontor.uddannelsesnaevnet.dk. B E H ANDLING A F A NS Ø G N I NGEN Det lokale uddannelsesudvalg ved handelsskolen eller Det faglige Udvalg kan indhente supplerende oplysninger til brug for behandling af ansøgningen. Det faglige Udvalg kan evt. besigtige virksomheden efter nærmere aftale og fastlagte regler herfor. Når alle oplysninger er indhentet, afgør det lokale uddannelsesudvalg eller det faglige udvalg som udgangspunkt inden for 2 uger, om ansøgningen kan imødekommes. I NDGÅELSE AF UDD A NNEL SESAF T A L E O G P L A NLÆG N I NG AF OP L Æ R I NG Når virksomheden er godkendt, kan den indgå uddannelsesaftale med en elev. Handelsskolen vejleder om, hvordan aftalen indgås. Virksomheden og eleven skal blandt andet underskrive en særlig formular for uddannelsesaftale senest samtidigt med, at aftalen påbegyndes. Til støtte for planlægningen og gennemførelsen af den praktiske oplæring har det faglige udvalg udarbejdet en vejledende praktikplan, der kan hentes på www.kontor.uddannelsesnaevnet.dk. Kravene til oplæringen praktikmålene Praktikmålene afkrydses i skemaet nedenfor, der er opdelt i følgende afsnit A. Introduktionsperiode B. Salg af rejselivsprodukter og service C. Administration af rejseprodukter D. Kalkulation og jura Praktik i specialet Rejseliv er baseret på et fleksibelt point-system, der tager højde for, at rejseudbydere er forskellige. Mens afsnit A om introduktion omfatter bundne mål uden point, indeholder afsnit B D; bundne praktikmål, som alle virksomheder skal oplære elever i, og valgfrie praktikmål, hvor virksomheden selv vælger et yderligere antal praktikmål, som giver mulighed for, at virksomhedens særkende kommer til udtryk i oplæringen af elever. Hver praktikmål i afsnittene B-D er tildelt et antal point, og inden for hvert af afsnittene B D er der anført et minimumskrav for de valgfrie funktioner for at sikre en vis bredde i oplæringen. Virksomheden skal vælge praktikmål svarende til samlet mindst 170 point. N I V E AU OG DY B D E I O P L Æ R I NGE N Der er fastlagt 3 niveauer for oplæring i de enkelte arbejdsfunktioner. De tre niveauer fremgår nedenfor af de 3 kolonner til højre i skemaet og er: at kende opgaver og begreber: Eleven kender opgaverne og løser enkelte dele under instruktion at kunne medvirke til opgaveløsning: Eleven løser opgaverne rutineret sammen med andre. Store dele af opgaven løses selvstændigt at beherske opgaver: Eleven behersker opgaverne selvstændigt fra start til slut og formidler viden til andre Nogle praktikmål kan vælges på alle 3 niveauer, mens andre praktikmål kun kan indgå i oplæringen, hvis eleven mindst når enten Kunne eller i nogle tilfælde Beherske. Praktikmålet skal mindst opnås på et niveau højere end (dvs. til højre for pilen). Forskelle i point er udtryk for kompleksiteten i det enkelte praktikmål. Maj 2013 Side 2 af 6
Point fra de følgende afsnit B D for at opnå godkendelse til Rejseliv Hvis virksomheden opnår flere point end minimumskravet 170, giver det mulighed for at udarbejde forskellige praktikplaner til eleverne i virksomheden. Hver praktikplan skal alene opfylde minimumskravene. Hermed kan én elev f.eks. have en praktikplan, der vægter personligt salg, mens en anden elev har en praktikplan, der vægter administration af rejseprodukter. B Salg af rejseprodukter og kundeservice B. 1. bundne (min. 26 point): B. 2. valgfrie (min. 30 point): C. Administration af rejseprodukter C. 1. bundne (min. 43 point): C. 2. valgfrie (min. 30 point): D. Kalkulation og jura D. 1. bundne (min. 21 point): D. 2. valgfrie (min. 20 point): I alt (Der skal minimum afkrydses funktioner svarende til i alt 170 point): A. Introduktion Eleven skal have en grundig introduktion til virksomheden og afprøve forskellige arbejdsområder, så elev og virksomhed inden prøvetidens udløb får mulighed for at bedømme, om uddannelsesaftalen skal fortsætte: (Der opnås ikke point for de bundne mål i afsnit A) Kende 1. Virksomhedens idégrundlag og målsætning 2. Virksomhedens ledelsesforhold og organisationsopbygning 3. Virksomhedens personale- og uddannelsespolitik 4. Virksomhedens produkter, leverandører, kundekreds og afsætningsvilkår 5. Evt. særlige arbejdsmiljømæssige forhold for virksomheden 6. Virksomhedens evt. særlig miljømæssig ansvar B. Salg af rejseprodukter og kundeservice B.1 Elever skal oplæres i funktionerne 7-14, og virksomheden bedes i kolonnerne til højre afkrydse, hvilket niveau virksomheden kan oplære eleven på. (Der kan ikke afkrydses i felter med ) 7. Virksomhedens rejseprodukter, serviceydelser samt grundlag for afsætning 8. Virksomhedens markedsføringsprofil 1 3 7 9. Virksomhedens service- og kvalitetspolitik, herunder evt. kundeloyalitetskoncept 1 3 7 10. Virksomhedens evt. kriseberedskab 1 3 7 11. Afdække kundens behov i forhold til rejseprodukter 12. Sammensætte og tilrettelægge rejseprodukter i forhold til kundens behov 13. 14. Gennemføre salg og kundeservice ud fra virksomhedens koncepter/rutiner for service og kvalitetssikring Udføre mundtlig og skriftlig kommunikation korrekt og professionelt ud fra virksomhedens koncept/politik Minimum 26 point og i alt 7 7 Maj 2013 Side 3 af 6
B.2 Valgfrie mål Virksomheden vælger de funktioner, som elever kan oplæres i, og afkrydser i kolonnerne til højre, hvilket niveau virksomheden kan oplære elever på. Den enkelte elev skal minimum oplæres i et antal funktioner, der tilsammen giver minimum 30 point. (Der kan ikke afkrydses i felter med ) 15. Indsamle information om rejseprodukt, herunder via elektroniske medier 16. 17. Udforme præsentation af rejseprodukter med integration af tekst, tal, grafiske elementer mv. (til nyhedsbreve, informationsmøder, kataloger, web) Udvikle og vedligeholde kunderelationer, Customer Relationship Management (CRM) 18. Håndtere vanskelige kundesituationer/konflikter 19. 20. Arbejde systematisk med informationsindsamling om kunder og kundegrupper til brug for virksomhedens segmentering af kunder Opdatere kundedatabaser og behandle kundedata i overensstemmelse med persondataloven 21. Foretage segmentering af kunder og kundetyper 22. Gennemføre markedsundersøgelser, afdække udbud hos andre rejseudbydere mv. 23. Udvikle rejseprodukter 24. Deltage i virksomhedens marketingsopgaver, herunder f.eks. kampagner, kundeevents, informationsmøder mv. 25. Opdatere og vedligeholde sociale medier i forbindelse med marketingsopgaver 26. Deltage i virksomhedens udarbejdelse af marketingsmateriale 27. Deltage i virksomhedens opfølgning på marketingsopgaver 28. Gennemføre salg af individuelle rejser i forhold til turistrejsende 29. Gennemføre salg af individuelle rejser i forhold til erhvervsrejsende 30. Gennemføre salg af grupperejser 31. Rådgive og servicere i forbindelse med personligt salg 32. Rådgive og servicere i forbindelse med elektronisk salg 33. Gennemføre salg og rådgivning på fremmedsprog, mundtlig 34. Gennemføre salg og rådgivning på fremmedsprog, skriftlig 35. Vejlede om rejseprodukter ud fra virksomhedens politik for Corporate Social Responsibility (CSR) C. Administration af rejseprodukter C.1 Minimum 30 point og i alt Elever skal oplæres i funktionerne 36-41, og virksomheden bedes i kolonnerne til højre afkrydse, hvilket niveau virksomheden kan oplære eleven på. (Der kan ikke afkrydses i felter med ) 36. Udføre administration ud fra fastlagte koncepter/rutiner for kvalitetssikring 37. Udarbejde tilbud om standard rejseprodukter 7 38. Udføre navnerapportering til flyselskaber, hoteller, agenter m.fl. 7 Maj 2013 Side 4 af 6
39. Foretage reservationer og bookinger i reservations- og bookingsystemer (standard og/eller specialsystemer) 7 40. Fremskaffe og formidle kundens rejsedokumenter 7 41. Planlægge og prioritere egne arbejdsopgaver 10 C.2 Minimum 43 point og i alt Valgfrie mål Virksomheden vælger de funktioner, som elever kan oplæres i, og afkrydser i kolonnerne til højre, hvilket niveau virksomheden kan oplære elever på. Den enkelte elev skal minimum oplæres i et antal funktioner, der til sammen giver minimum 30 point. (Der kan ikke afkrydses i felter med ) 42. Udarbejde notat/referat på baggrund af møde, samtale mv. 43. Registrere/arkivere og sagsbehandle i it-baserede systemer 44. Vurdere og effektivisere/optimere administrative arbejdsprocesser 45. Udveksle data via elektroniske systemer og kvalitetssikre udvekslingen af data 46. Afgive standardtilbud på rejseprodukter 47. Udarbejde tilbud på individuelt tilrettelagte rejseprodukter 48. Udarbejde rejseplan (itinerary) til kunden på baggrund af leverandørers rejseoplysninger 49. Ajourføre og vedligeholde aftaler/kontrakter med erhvervskunder 50. Modtage reklamationer 51. Udarbejde leverandørkontrakter 52. Ajourføre og vedligeholde leverandøraftaler, -rabatter mv. 53. Udvikle og opretholde leverandørkontakt 54. Håndtere leverandørkontakt på fremmedsprog, mundtligt 55. Håndtere leverandørkontakt på fremmedsprog, skriftligt 56. Håndtere kontakt til virksomhedens egne rejseledere, rejseguide m.fl. 57. 58. 59. Opdatere priser og informationer om rejseprodukter i virksomhedens interne systemer Vedligeholde og opdatere information om rejseprodukter og priser på websites og/eller i e-handelsløsninger (f.eks. Content Management System, CMS) Varetage intern information og koordinering, herunder f.eks. mødeplanlægning, nyhedsbreve/-mails, teammøder, mv. D. Kalkulation og jura D.1 60. Minimum 30 point og i alt Elever skal oplæres i funktionerne 60-64, og virksomheden bedes i kolonnerne til højre afkrydse, hvilket niveau virksomheden kan oplære eleven på. (Der kan ikke afkrydses i felter med ) De grundlæggende økonomiske sammenhænge i virksomheden. (Hvad påvirker virksomhedens indtjening, og hvad påvirker indtægter/omkostninger set i forhold til de arbejdsområder, som eleven indgår i) 1 3 7 61. Kalkulere tilbud på standard rejseprodukter Maj 2013 Side 5 af 6
62. Virksomhedens betalingsformer og betalingsbetingelser i forhold til kunder og leverancesystem 63. Vejlede kunder om priser på virksomhedens rejseprodukter 7 64. Vejlede kunder om virksomhedens rejsebestemmelser og almindelige betingelser D.2 Minimum 21 point og i alt Valgfrie mål Virksomheden vælger de funktioner, som elever kan oplæres i, og afkrydser i kolonnerne til højre, hvilket niveau virksomheden kan oplære elever på. Den enkelte elev skal minimum oplæres i et antal funktioner, der til sammen giver minimum 20 point. (Der kan ikke afkrydses i felter med ) 65. Kalkulere tilbud på individuelt tilrettelagte rejseprodukter 66. Aftale priser med leverandører 67. Anvende nationale regler for salg af rejseprodukter 68. Anvende internationale regler for salg af rejseprodukter 69. Vejlede kunden om forsikringsafdækning 70. Udarbejde faktura 71. Kontrollere faktura fra leverandører 72. Håndtere fakturering i virksomhedens elektroniske systemer 73. Udarbejde rapporteringer, analyser mv. til ledelsesinformation Minimum 20 point og i alt Maj 2013 Side 6 af 6