Få overblik over Portalens muligheder og lær at bruge de fleste funktioner http://portalen.kfum-kfuk.dk

Samlet guide til Portalen Få overblik over Portalens muligheder og lær at bruge de fleste funktioner http://portalen.kfum-kfuk.dk 1

Indholdsfortegnelse VELKOMMEN PÅ PORTALEN... 3 Lær at bruge Portalen... 3 Problemer med log-on... 3 Forening = Udvalg og projektgrupper... 3 Synes du denne guide ser alt for lang ud?... 3 HVAD KAN PORTALEN BRUGES TIL?... 4 HVEM HAR ADGANG TIL PORTALEN?... 4 Særligt for udvalg... 5 HVORDAN KOMMER VI I GANG?... 5 PORTALENS OPBYGNING... 6 Portalens forside... 7 FORHOLDET MELLEM PORTALEN OG HJEMMESIDEN... 8 FORENINGENS PORTALSIDE... 9 MENU... 9 Foreningens dokumenter... 10 Kalender... 10 Opgaver... 12 Medlemsoplysninger... 12 Ressourcepersoner i området... 14 Foreningens billeder... 14 Debat om foreningen... 15 Beskeder... 15 FORSIDEN PÅ FORENINGENS PORTALSIDE... 15 Det nyeste indhold... 15 Oprettelse af nyt indhold... 15 Tilpasse forsiden... 16 Indstillinger for webstedet... 17 SØGEFELT OG BRUGERFUNKTIONER... 18 Søgning... 18 Log af mv.... 19 Mit websted... 19 OPRETTELSE AF NYE SIDER/KLUBBER... 20 Procedure for oprettelse af Portalside til en klub... 20 GIV FLERE LEDERE ADGANG TIL PORTALEN... 21 AT GEMME OG REDIGERE DOKUMENTER I DOKUMENTBIBLIOTEKET.... 22 AT GEMME DOKUMENTER I DOKUMENTBIBLIOTEKET PÅ FLERE MÅDER... 22 AT REDIGERE DOKUMENTER... 22 GIV MIG BESKED... 23 FÅ COMPUTEREN TIL AT HUSKE DIN ADGANGSKODE... 23 SÆRLIGT FOR LANDSUDVALG/PROJEKTGRUPPER... 23 SÆRLIGT FOR ANSATTE... 24 Arkivet... 24 BRUG PORTALEN PÅ TVÆRS AF GRUPPERINGER... 24 KONTAKT TIL KFUM OG KFUK VEDRØRENDE PORTALEN... 24 2

Velkommen på Portalen Portalen er KFUM og KFUKs elektroniske værktøj til samarbejde og deling af informationer i foreninger, udvalg, projektgrupper og blandt ansatte. Portalen indeholder en fælles forside samt en række underliggende Portalsider. Det er nøje defineret, hvem der kan se og redigere de forskellige sider. Portalen findes på adressen http://portalen.kfum-kfuk.dk og kan ved log-on med personligt brugernavn og adgangskode ses fra en hvilken som helst computer med internetadgang. Kontakt Landskontoret for at få logon. Portalen er baseret på Microsoft Office SharePoint Server 2007-teknologi og fungerer bedst i Internet Explorer. Lær at bruge Portalen I denne guide kan du læse om de funktioner, Portalen rummer, hvordan de bruges og hvad du gør, hvis du støder ind i problemer. I nogle tilfælde henvises til mere uddybende vejledninger. Disse ekstra vejledninger findes enten som pdffiler, som du kan læse eller printe ud, eller som video, du kan se på skærmen. På Portalen findes en Helpdesk. Her kan du bl.a. se om andre tidligere har spurgt og fået svar på netop det, du er i tvivl om og naturligvis kan du selv stille nye spørgsmål. Det er også på Portalens Helpdesk, du finder alle guides og øvrige tips til brug af Portalens funktioner Problemer med log-on På KFUM og KFUKs hjemmeside på adressen www.kfum-kfuk.dk/portalen kan du altid tjekke Portalens driftstatus og læse mere om, hvad du gør, hvis du har problemer med at logge ind. Forening = Udvalg og projektgrupper Både foreninger, landsudvalg og projektgrupper (og senere også distrikter) bruger Portalen. Denne guides beskrivelser gælder således i de fleste tilfælde både foreninger, udvalg og projektgrupper. Da det vil blive lidt tungt at skrive "foreninger/udvalg/projektgrupper" hele tiden, vil der i guiden konsekvent kun stå "foreninger". Vær således opmærksom på, at det, der skrives om foreninger, også gælder udvalg og projektgrupper (og distrikter). Synes du denne guide ser alt for lang ud? Der er udarbejdet en alternativ "Quick-guide" på blot fire sider, hvis du blot vil have et hurtigt overblik og lære det absolut mest basale. Se "Quick-guide til Portalen" Du kan også se en video-guide, der på fem minutter viser, hvad Portalen kan bruges til. Se "Introduktion til Portalen" 3

Hvad kan Portalen bruges til? Portalen gør det muligt at samle foreningens dokumenter og kommunikation på ét sted. Dermed sikrer man sig, at alle redigerer i det samme dokument, og der vil ikke kunne opstå tvivl om, hvilket dokument der er det nyeste, eller hvem der ligger inde med de relevante dokumenter. Portalen er et stærkt og effektivt værktøj til samling af dokumenter, kalendere og andre informationer, der jævnligt opdateres. Spørgsmål: Er det ikke lidt farligt, at der kun eksisterer ét dokument? Hvad nu, hvis en person kommer til at slette dokumentet eller bare vigtige dele af dokumentet? Vi anbefaler, at foreningsbestyrelser opbevarer dagsordener, referater, bilag og kalenderoplysninger på deres Portalside og i den øvrige kommunikation henviser (linker) til disse dokumenter/lister på Portalen (i stedet for f.eks. at sende dokumenterne med posten eller vedhæfte dem i en e-mail). Det er også en mulighed, at aftale i bestyrelsen, at I skriver alle beskeder til hinanden på Portalen i stedet for at bruge e-mail, hvormed AL kommunikation således er samlet ét sted. Hvis I således vælger at bruge Portalen som jeres eneste kommunikationsmedie (i stedet for e-mail), er det ekstra vigtigt at anvende Giv mig besked (se side 23). Hvem har adgang til Portalen? Svar: Nej, det er ikke problematisk. Alle tidligere versioner af et dokument gemmes automatisk og kan med et enkelt klik findes frem igen og gøres til den gældende version af dokumentet, hvis man ønsker det. (Læs mere om indstilling af versioner side 23). Og fra Papirkurven kan alle slettede dokumenter findes frem igen. Medlemmer af KFUM og KFUK, der enten er bestyrelsesmedlem i en forening, medlemsplejer, klubleder, medlem af et landsudvalg/projektgruppe eller er ansat, har adgang til Portalen. Denne adgang styres via "funktionskoder" i KFUM og KFUKs medlemskartotek. Dette kartotek er generelt meget godt opdateret dog med undtagelse af klubledere. Der vil derfor muligvis være behov for, at klubledere i foreningen tildeles en funktionskode som klubleder, før de får adgang til Portalen. Denne rettighed kan foreningens bestyrelsesmedlemmer selv tildele klublederne via menupunktet "Medlemskartotek" på foreningens Portalside (se side 21). Som bestyrelsesmedlem eller klubleder i X-købing kan du udover Portalens fælles forside se og redigere KFUM og KFUK i X-købings egen interne Portalside. Ingen andre end jer, der er bestyrelsesmedlem eller klubledere i X-købing (samt ansatte på Landskontoret) kan se denne side. Det er altså et lukket forum for jer i X- købing. 4

Særligt for udvalg Er du medlem af et landsudvalg/projektgruppe kan du se og redigere dit eget udvalgs Portalside. Desuden kan du evt. se Portalsider for andre udvalg, der arbejder med det samme område som dit udvalg. Deres Portalsider kan du dog kun se ikke redigere. Hvordan kommer vi i gang? Den bedste måde at blive fortrolig med Portalen er ved at prøve sig frem! Log ind og se dig omkring på Portalen. De fleste funktioner er meget logiske at benytte. Det kan også være en god ide at bede en af de personer i bestyrelsen, der er mest vandt til at bruge internet, sætte sig ekstra godt ind i Portalen - og så undervise på næste bestyrelsesmøde. Husk at aftale hvordan og i hvilket omfang, I vil bruge Portalen, så alle er klar over, hvor de forskellige informationer findes. Afgør om Portalen "kun" skal være jeres fælles dokumentarkiv, hvor alle foreningens dokumenter og lister over ressourcepersoner, arrangementer osv. ligger, eller om I også vil flytte jeres nuværende e-mailkommunikation over på Portalen, så AL KFUM og KFUK-relateret kommunikation fremover foregår der. 5

Portalens opbygning Portalens forside Foreninger Udvalg X-købing Din egen forening Y-købing X udvalg Dit udvalg eller projektgruppe Y udvalg Klub A Underudvalg A Klub B Projektgruppe B Ovenstående struktur svarer til den, du ser, når du logger ind på Portalen. Du ser da tre faner: Når du holder musen over fanerne "Foreninger" og "Udvalg" kan du se hvilke foreningers/udvalgs Portalsider, du har adgang til og du kan klikke dig ind på disse sider. Er du ikke medlem af et landsudvalg, ser Problemløsning Enkelte browsere kan ikke vise du naturligvis ingen udvalg under fanen "Udvalg". Portalsiderne som "drop-down" under fanerne. Er det tilfældet, Det skulle gerne passe således, at du ser den skal du blot klikke på fanen og forening, du er medlem af og det eller de udvalg du evt. sidder med i. Er det ikke tilfældet, næste side, hvor de Portalsi- dernæst klikke dig videre på bedes du skrive til portalen@kfum-kfuk.dk der, du har adgang til, vil blive vist i venstre menu. 6

Portalens forside Når du logger ind på Portalen havner du i første omgang på Portalens forside. Her findes en lang række oplysninger, som er relevante for alle, der er aktive i foreninger eller udvalg i KFUM og KFUK. Nedenfor kan du se hvilke oplysninger, der findes på forsiden: Fælles dokumenter o Diverse blanketter, vejledninger, skabeloner osv. Mange af disse har tidligere ligget på hjemmesiden de findes nu i stedet her på Portalen. WIKI'en o Det nye, store KFUM og KFUK-leksikon hvor du kan læse om alt, der har med KFUM og KFUK at gøre og det der ikke er der allerede, kommer med tiden Leksikonet er nemlig brugerdrevet så du er meget velkommen til selv at skrive i WIKI'en, hvis du støder på noget, der mangler. Se guiden "Brug af WIKI'en" under Helpdesk på Portalen Kalender med samtlige landsarrangementer og udvalgsmøder o Du kan klikke dig ind på et landsarrangement og læse mere eller finde direkte link til det sted på KFUM og KFUKs hjemmeside, der omhandler arrangementet. Beskeder til bestyrelse, ledere og udvalg o Informationer målrettet bestyrelsesmedlemmer, ledere og udvalg. Mange af disse informationer kommer ikke længere på hjemmesiden. (Se hvordan du definerer, at du vil have automatisk besked, når der er nyt på denne liste: side 23) Udvalgenes blogs o Alle udvalg kan blogge om deres arbejde. De nyeste indlæg vises her på forsiden. Billedarkiv o Fra dette arkiv kan du hente billeder til diverse pr-materiale. Billederne kan downloades i forskellige formater. Er du fotograf kan du også få adgang til at lægge billeder ind i arkivet. Ideer og historier fra foreningerne o Her vil vi gerne opfordre jer til selv at skrive. RSS-feed med nyheder direkte fra KFUM og KFUKs hjemmeside Debatforum o Ordet er frit! Idebibliotek for ledere o Du må meget gerne selv lægge ideer ind her. Helpdesk o Spørgsmål og svar om brug af Portalen. o Guides til Portalens forskellige funktioner. 7

Forholdet mellem Portalen og hjemmesiden Hjemmesiden er fortsat KFUM og KFUKs primære kommunikationsmedie udadtil. På hjemmesiden kommunikeres med KFUM og KFUKs medlemmer samt offentligheden. Portalen er derimod mediet, der rummer de informationer, der kun har intern interesse, og som kun er nødvendig viden for medlemmer, der er aktive i en bestyrelse, som klubleder eller i et udvalg. Forholdet mellem KFUM og KFUKs medier kan anskues således: Hjemmesiden Informationer der gælder alle også uden for KFUM og KFUK e-nyheder og bladene Informationer målrettet alle medlemmer af KFUM og KFUK (men læses også uden for KFUM og KFUK) Der udsendes også INTERNE e-nyheder, kun til bestyrelser, ledere og udsvalg Portalen Informationer der kun gælder bestyrelser, ledere, udvalg og ansatte Ambitionen er at skabe et godt samspil mellem disse medier. Du vil fx opleve, at hjemmesiden præsenterer en nyhed/begivenhed kort, og samtidig bliver der på Portalen fulgt op med uddybende informationer, ekstra dokumenter med flere oplysninger osv. 8

Foreningens Portalside C A B I det følgende gennemgås funktionerne i de tre hovedområder på foreningens Portalside her opdelt i A, B og C. A Menu I menuen kan du vælge mellem alle foreningens ressourcer, som nedenfor beskrives nærmere. Ønsker du at oprette ekstra lister/biblioteker/sider, klikker du på "Vis alt indholdet på webstedet" og dernæst "Opret". (For nærmere vejledning se guiden "Oprettelse af lister" i Helpdesk guiden er tilgængelig medio oktober). I menuen har du adgang til følgende biblioteker/lister: 9

Foreningens dokumenter Dette dokumentbibliotek kan rumme alle typer af dokumenter (Word, Excel, PDF osv.). Du kan oprette mapper og undermapper. Mapperne kan omdøbes (hold musen over mappen, klik på den lille sorte pil og vælg "Rediger egenskaber"). Dokumentbiblioteket er i virkeligheden et netværksdrev, hvilket betyder, at du kan åbne det og placere dokumenter i det på flere forskellige måder. Læs mere på side 22 om at gemme og redigere dokumenter. Post fra Landskontoret I alle dokumentbiblioteker er der en mappe, der hedder "Fra Landskontoret". I denne mappe lægges økonomiske oversigter, fakturaer mv. fra Landskontoret. Mappen bør derfor ikke slettes eller omdøbes. Et tip Én af mapperne under Foreningens dokumenter kan kun ses af bestyrelsen. Brug denne mappe, hvis bestyrelsen har fortrolige dokumenter f.eks. vedrørende personsager, som alle foreningens klubledere ikke bør se. En lille ændring Det vil være hensigtsmæssigt, at hver forening/udvalg på et tidspunkt får lavet en lille ændring i dokumentbibliotekets opsætning. Se "Alle bør lave en ændring i dokumentbiblioteket" under "Spørgsmål og svar" Helpdesk. Kalender I kalenderen oprettes nye arrangementer ved at klikke på "Ny". Minimum tre felter (markeret med rød stjerne) skal udfyldes. Bemærk, at det er muligt at angive start og sluttidspunkt eller sætte flueben ved "Hele dagen". Er arrangementet en tilbagevendende begivenhed på et fast tidspunkt, kan du sætte flueben ved gentagelse og dernæst angive på hvilken måde arrangementet gentager sig. Det vil da blive oprettet kontinuerligt i kalenderen. Mødearbejdsområder Det er muligt at tilknytte et såkaldt mødearbejdsområde til arrangementet. Og det er en vældig smart funktion! Har man tilknyttet et mødearbejdsområde til et arrangement, vil man - når man klikker på 10

arrangementet i kalenderen - blive henvist til dette område. Det kan fx være nyttigt i forbindelse med der. Så kan alle dokumenter til dette møde (dagsorden, bilag og senere referatet) placeres samlet på mødearbejdsområdet. Disse mødearbejdsområder bevares også efter mødet og da man altid kan bladre tilbage i kalenderen og finde tidligere arrangementer, vil de også fungere fint som arkiv. Sådan oprettes et mødearbejdsområde: 1. I kalenderen oprettes nye arrangementer ved at klikke på "Ny". 2. Minimum tre felter (markeret med rød stjerne) skal udfyldes. 3. Sæt flueben ved "Arbejdsområde". 4. På næste side giver du mødearbejdsområdet en titel (fx mødets navn og dato). 5. Under "Brugertilladelser" er det nemmest, hvis du vælger "Benyt de samme tilladelser som det overordnede websted". Dette er imidlertid ikke muligt (men vi arbejder på sagen). Derfor er du foreløbig nødt til at tildele rettigheder på en af de følgende sider. Det foregår på samme måde som ved oprettelse af nye klubber se side 20, punkt 6. 6. Du skal vælge en skabelon for mødearbejdsområdet. Vælg "KFUM og KFUK-møde". 7. Du kan evt. ændre lidt på indstillingerne, så det blive lettere at klikke sig tilbage til foreningens Portalside. Hvis du følger nedenstående procedure, tilføjes der en navigationsbjælke øverst på mødearbejdsområdet. a. Klik "Webstedshandlinger" > "Indstillinger for websted". b. Vælg "Navigation" (står under "Brugergrænseflade"). c. Under "Global navigation" flyttes prikken, så "Vis de samme navigationselementer som det overordnede websted" er markeret. Synkronisering med Outlook Kalenderen kan synkroniseres med Outlook, hvormed den vises som en almindelig kalender ved siden af din egen kalender i Outlook. Du kan oprette poster i kalenderen direkte i Outlook, som straks vil blive vist i kalenderen på foreningens Portalside. Klik "Handlinger" > "Opret forbindelse til Outlook". Forskellige visninger Et tip Du kan også hente KFUM og KFUKs kalender med Landsarrangementer ind i Outlook. Så kan du let undgå, at foreningen kommer til at lægge egne arrangementer samtidig med landsarrangementer for samme målgruppe. Du kan vælge, om du vil se kalenderens indhold dag for dag, uge for uge eller måned for måned. 11

I kalenderens øverste højre hjørne kan du også skifte visning. Det er fx muligt at få alle arrangementer vist på en liste i stedet for i en kalender. De først kommende arrangementer vises altid på forsiden. Opgaver Her kan man notere opgaver, som skal udføres af nogle af de personer, der har adgang til Portalsiden. Klik "Tilføj nyt element" på forsiden eller gå ind på selve listen og klik "Ny". Det er muligt at "tildele" opgaven til en bestemt person. Denne persons navn skal enten skrives helt korrekt i feltet eller søges frem via det lille bog-ikon. Bemærk, at de personer, der tildeles en opgave ikke automatisk får besked om det. Det vil de kun få, hvis de har indstillet "Giv mig besked" på denne liste (se side 23). De nyeste opgaver vises altid forsiden. Det er muligt at synkronisere opgaverne med opgavelisten i Outlook. Når der oprettes en opgave, kan den knyttes til en gruppe. Det er ikke nødvendigt, men en mulighed. I kan ændre valgmulighederne på følgende måde: 1. Gå ind på listen (klik "Opgaver" enten webdelens overskrift eller i venstre-menuen). 2. Klik "Indstillinger" > "Indstillinger for liste". 3. Klik "Gruppe" under Kolonne. 4. Her kan valgmulighederne skrives i den store tekstboks. 5. Klik "OK". 6. (Alternativt kan funktionen med valg af gruppe helt slettes ved at klikke "Slet"). Medlemsoplysninger Dette punkt dækker over både medlemsoplysninger og foreningsoplysninger. Medlemsoplysninger Medlemskartoteket, som du har adgang til fra dette menupunkt, er det centrale medlemskartotek på KFUM og KFUKs Landskontor. Dette medlemskartotek har du mulighed for at rette direkte i (er du ikke bestyrelsesmedlem, men leder, kan du dog kun se ikke rette). Udover at rette i eksisterende medlemmers adresseoplysninger, kan du også oprette nye medlemmer, slette medlemmer og ændre på medlemmers funktion (fx gøre et medlem til leder (se side 21). 12

Nogle ændringer (adresse, telefon, e-mail mv.) slår igennem med det samme. Andre ændringer (nyt medlem, ændring i funktion mv.) skal først godkendes af en medarbejder på Landskontoret før de slår igennem og kan ses i medlemskartoteket. Bemærk, at du også kan trække medlemskartotekets oplysninger over i Excel, hvilket kan være praktisk til udarbejdelse af deltagerlister, brevfletning mv. En udførlig guide til brug af medlemskartoteket findes på Portalen under Helpdesk se "Guide til medlemskartoteket" Foreningsoplysninger Ved klik på "Medlemsoplysninger" i venstre-menuen får du på den følgende side valget mellem "Medlemsoplysninger" og "Foreningsoplysninger". Under "Foreningsoplysninger" ser du bl.a. statistik over foreningens medlemmer samt oplysninger om foreningens mødelokale. Disse oplysninger kan også redigeres direkte. Mindre post til Landskontoret En af de store fordele ved den direkte adgang til medlemskartoteket er, at man i foreningerne nu selv kan håndtere mange af de opgaver, som det indtil nu har været nødvendigt at inddrage Landskontoret i. Således er det ikke længere nødvendigt at sende følgende til Landskontoret: Indmeldelser o Det klares i medlemskartoteket ved at vælge "Tilføj medlem". Bemærk: Indmeldelsesblanketten skal gemmes hos én i foreningen, fx kassereren. Det er vigtigt, at den kan findes, hvis en revisor ønsker at se den. (Underskrift er ikke længere nødvendig). Overflytning af medlem til/fra anden forening o Det klares i medlemskartoteket med funktionen "Flyt". Ændring i bestyrelsens sammensætning o Det klares i medlemskartoteket ved at fratage og tildele medlemmer de pågældende funktionskoder - Næstformand, Kasserer, Bestyrelsesmedlem. (Ændringen træder dog først i kraft efter godkendelse på Landskontoret). Formandsskifte o Det klares i medlemskartoteket ved at fratage den nuværende formand funktionskoden for formand og dernæst tildele et nyt medlem denne funktionskode. (Ændringen træder dog først i kraft efter "godkendelse" på Landskontoret og kræver også en godkendelse i HB, hvorfor der kan gå lidt ekstra tid). Årlig opgørelse over medlemmer o Hidtil har alle foreninger i december måned modtaget oversigt over medlemmer fra Landskontoret, som er blevet sendt retur til Landskontoret medio januar. Dette undlades nu. ret forventer i stedet at kartoteket holdes ajour via Portalen. Landskontoret vil da opgøre antallet af medlemmer pr. 1. januar og basere kontingentopkrævning samt tipstilskud på 13

situationen pr. 1. januar. Lederaftale og børneattest skal som hidtil altid sendes til Landskontoret. Ressourcepersoner i området Denne liste kan bruges til at samle kontaktoplysninger på personer uden for foreningen, som man fx tidligere har haft glæde af at samarbejde med eller som på en anden måde er nyttige at have in mente i forbindelse med kommende projekter. Mappen kan naturligvis slettes eller omdøbes til noget, der er mere relevant i jeres sammenhæng. Foreningens billeder Dette er et billedkartotek, som kan bruges til at samle foreningens billeder. Hvis man i forvejen har et sådant kartotek på hjemmesiden, skal det naturligvis overvejes, om man med fordel blot skal fortsætte med at bruge dette i stedet. (Det er dog også muligt at få billeder fra Portalens billedarkiv vist på hjemmesiden i diasvisning). Billeder kan overføres med funktionen "Send" eller ved at benytte Stifinder, hvormed billederne kan kopieres/trækkes over (klik "Handlinger" > "Åbn i Windows Stifinder"). Rettelse Kolonnerne med Postnummer, Telefon og Mobiltelefon er ved en fejl oprettet som "Tal". De skal ændres til "Enkelt tekstlinje" (for at undgå, at der sættes punktum efter hvert 3. ciffer). Klik "Indstillinger for liste" og dernæst klik ind på Postnr. (og de to andre) og flyt markeringen væk fra "Tal". Andre funktioner Ved klik på "Handlinger" vises en række muligheder. Se illustration til højre. Der er bl.a. følgende muligheder: REDIGER Du kan redigere billederne i et billedbehandlingsprogram. Bemærk, at du skal have markeret et eller flere billeder først, inden du klikker "Rediger". HENT Du kan downloade de billeder, du har markeret i foreningens fotoalbum, til din egen computer. Vælg om de skal downloades i fuld størrelse eller i et af de andre forudindstillede formater. 14 SEND TIL

Du kan på en meget enkel måde få indsat billederne i fx et Worddokument, du har åben. Debat om foreningen Her er der mulighed for at diskutere aktuelle emner bestyrelse og ledere imellem. Der kan oprettes lige så mange emner, som man ønsker. Når man besvarer et debatindlæg, bliver ens navn (og billede) vist sammen med den tekst, man har skrevet. Beskeder Her kan skrives beskeder, til de andre brugere på foreningens Portalside. Det er muligt at vedhæfte en fil. De nyeste beskeder vises automatisk øverst på forsiden. Hvis alle bestyrelsesmedlemmer (og ledere) har indstillet "Giv mig besked" (se side 23), kan man skrive beskeder her og være sikker på, at alle ser dem. Det vil dermed være et godt alternativ til den traditionelle e-mail-kommunikation. Måske endda et bedre alternativ, da man ikke skal holde styr på e-mailadresser og bekymre sig, om man får sendt sin e-mail til de rette e- mailadresser. Desuden vil der automatisk Kun for bestyrelsen Som udgangspunkt kan beskederne i denne liste ses af både bestyrelse og ledere. Hvis bestyrelsen ønsker at bruge listen til sin interne kommunikation, kan indstillingerne imidlertid ændres, så listen kun ses af bestyrelsesmedlemmerne. Kontakt Landskontoret hvis dette ønskes. opbygges et arkiv over al kommunikation i foreningen, som man kan gå tilbage og kikke i. Da besked-listen i virkeligheden er oprettet som en debatliste, kan alle brugerne kommentere på indlæggene og alle vil kunne se, hvad de andre har svaret. B Forsiden på foreningens Portalside Det nyeste indhold Forsiden viser automatisk det nyeste indhold på en del af de lister, der er beskrevet ovenfor. Forsiden består af såkaldte "webdele". De kan betragtes som små "fjernsyn", der viser indholdet af den liste, de er tilknyttet. Webdelen "Dokumenter" er fx sat op til at vise de fem nyeste dokumenter, uanset hvilken mappe i dokumentbiblioteket de er placeret i. Oprettelse af nyt indhold Fra forsiden kan du flere steder oprette nye dokumenter/opgaver/beskeder. Bemærk, at det mht. dokumenter er bedst at gøre det til en vane ikke at oprette dokumenter fra forsiden. Dokumenterne vil nemlig blive placeret i 15

tekets rod, dvs. uden for mapperne. Gå i stedet ind i selve dokumentbiblioteket (ved at klikke på "Dokumenter" på forsiden eller "Foreningens dokumenter" i venstre-menuen) og gå dernæst ind i den rette mappe før du tilføjer et dokument. Tilpasse forsiden Udskiftning af billede Billedet på forsiden kan udskiftes. 1) Start med at vælge det billede du ønsker (sørg for, at det har den rette størrelse - fx 335 pixels i bredden, som det nuværende billede). 2) Læg billedet i foreningens billedbibliotek. 3) Klik "Webstedshandlinger" > "Rediger side". 4) Oven over billedet klikkes "Rediger" > "Rediger delt webdel". 5) Klik "RTF-editor". 6) I editoren markeres billedet og det fjernes ved at klikke på delete-knappen på tastaturet. 7) Et nyt billede sættes ind ved at klikke på billede-ikonet 8) Klik "Gennemse". 9) Indsæt adressen på forenings billedbibliotek i feltet "Placering (URL-adresse)". Undlad den sidste del af adressen. a. Fx: http://portalen.kfum-kfuk.dk/foreninger/silkeborg/foreningens billeder/ 10) Marker det ønskede billede og klik "Ok". 11) Klik "Ok" på den følgende side (skriv evt. nederst på skærmen hvor stort billedet skal være dog kun hvis du ikke fra starten har ændret billedet til den rette størrelse). 12) Er du tilfreds, afslutter du med at klikke "Ok" nederst i højre spalte. 13) Klik "Afslut redigeringstilstand". Ændre webdele Ved at klikke "Webstedshandlinger" > "Rediger side" kan du ændre alle forsidens webdele. Det gør du ved at klikke på "Rediger" ud for den pågældende webdel og vælge "Rediger delt webdel". I højre side af skærmen får du vist alle muligheder. Har du fx valgt at ændre indstillingerne for webdelen "Dokumenter", vil du nu kunne klikke "Rediger den aktuelle visning" og dér ændre hvor mange dokumenter, der skal vises, om de skal sorteres efter tidspunktet for oprettelse eller fx alfabetisk, hvilke oplysninger (kolonner) der skal med i visningen på forsiden, hvilken rækkefølge de skal stå i, osv 16

Tilføje nye webdele Ved at klikke "Webstedshandlinger" > "Rediger side" kan du også tilføje ekstra webdele. To steder på forsiden er der mulighed for at klikke "Tilføj en webdel". Herefter markerer du den webdel, du ønsker at tilføje, og klikker "Ok". Webdelens visning kan dernæst tilpasses som beskrevet ovenfor. Bemærk, at hvis du ønsker at indsætte en helt ny webdel på forsiden, skal du først have oprettet den som en liste/bibliotek i venstre-menuen (som beskrevet nederst side 9). Først derefter vil den kunne vælges som webdel. Det skyldes, at webdele som tidligere nævnt blot er "fjernsyn"/visninger af en listes indhold. Flytte webdele Webdele kan flyttes rundt på forsiden, som man ønsker. Det gør du ved efter at have valgt "Webstedshandlinger" > "Rediger side" ganske enkelt at klikke på dem (hold museknappen nede) og trække dem til den ønskede placering. Slette webdele Vil du slette webdele klikker du "Webstedshandlinger" > "Rediger side" og dernæst "Rediger" ud for den ønskede webdel og vælger "Slet". Det er også muligt at "lukke" webdele uden at være i "redigeringstilstand", men så vil webdelen ikke blive slettet ordentligt og derfor stadig optage ressourcer på din Portalside. Sørg i stedet for at slette den rigtigt som beskrevet ovenfor. Indstillinger for webstedet Ved at klikke "Webstedshandlinger" > "Indstilling for websted" får du adgang til en lang række generelle indstillinger for hele foreningens Portalside. Her skal du være sikker på, hvad du gør, før du foretager ændringer. Det anbefales ikke at ændre Masterside eller Webstedstema. Derimod kan det godt være nødvendigt ind i mellem at ændre på "Navigationen", hvormed rækkefølgen i venstre-menuen kan redigeres, og nye sider, man ikke ønsker at have stående i menuen, kan skjules. 17

C Søgefelt og brugerfunktioner På Portalen vil det øverste højre hjørne altid følge dig, uanset om du er på Portalens forside eller på din forenings/udvalgs egen Portalside. Dette felt rummer, udover mulighed for søgning, adgang til din egen personlige side og andre personlige indstillinger, du kan foretage. Søgning I søgefeltet kan du søge på Portalen. Du kan vælge, om du vil søge på hele Portalen eller kun i den liste, du "står på". Du kan også søge blandt personer. Dermed vil du fx kunne finde e-mailadresser på andre medlemmer af KFUM og KFUK. Har medlemmerne udfyldt flere oplysninger om dem selv på "Mit websted" (se side 19), vil du også kunne se disse oplysninger. Avanceret søgning Søgetjenesten søger automatisk på variationer af det søgeord, du har skrevet. Der søges fx også på flertalsformer. En søgning efter ordet "side" returnerer f.eks. også resultater for "sider". Du kan ikke bruge jokertegn som f.eks. stjerne (*). Du kan medtage eller udelade nøgleord ved at indsætte et plustegn (+) eller minustegn (-) foran nøgleordet. Søgningen "møde +teenklub" returnerer f.eks. kun møder i relation til Teenklubben. Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver i søgetjenesten. Under "Avanceret søgning" kan du definere din søgning endnu mere præcist. 18

Log af mv. Ved at klikke på "Velkommen [Dit Navn]" får du følgende valgmuligheder: Du kan redigere dine brugeroplysninger (se nedenfor), anmode og yderligere rettigheder til et websted, logge af og tilpasse siden (hvis du har rettigheder til det). Bemærk, at hvis du tilpasser siden her, ændrer du den ikke kun for dig selv, men for alle, der ser siden. Så vær varsom med det. Mit websted Mit websted er dit personlige område på Portalen. Her har du mulighed for at opbevare personlige dokumenter og billeder. Du kan afgøre om disse filer kun skal kunne ses af dig selv, eller om du vil dele dem med andre brugere af Portalen. På Mit websted har du også mulighed for at udfylde diverse kontaktoplysninger om dig selv og indsætte et billede. Dette billede vil da blive vist sammen med dit navn, når du kommenterer på indlæg mv. Billedets størrelse tilpasses automatisk, men sørg for at det ikke fylder alt for mange Kb, da dette ikke automatisk reduceres. Et tip Det er desværre ikke så let at komme retur til Portalen fra Mit websted. Du kan benytte browserens tilbageknap eller skrive adressen igen i browserens adresselinje. Under "Webstedshandlinger" kan du evt. oprette dine egne arbejdsområder, lister mv. 19

Oprettelse af nye sider/klubber Det er muligt at oprette underliggende sider på foreningens Portalside (jf. illustrationen side 6). Hvis foreningen fx har en teenklub og en børneklub, kan der oprettes separate sider til disse klubber, som klubbernes ledere kan anvende til deres interne samarbejde omkring klubberne. De sider, der oprettes, vil som udgangspunkt stort set ligne foreningens Portalside. De vil få deres eget dokumentbibliotek, beskedliste, diskussionsforum mv. Siderne kan naturligvis tilpasses fuldstændig som klubben ønsker det. Procedure for oprettelse af Portalside til en klub 1. Klik "Webstedshandlinger" > "Opret". 2. Klik "Websteder og arbejdsområder". 3. Skriv klubbens navn i Titel-feltet samt i feltet med URL-adresse. 4. Vælg en skabelon: Klik "Brugerdefineret" > "Klub skabelon". 5. Klik "Opret". 6. På den følgende side skal du angive, hvem der skal have adgang til siden. Vi arbejder på at gøre dette lidt enklere. Men foreløbig skal du gøre følgende: Klik på bog-ikonet udfor "Ejere af webstedet" og søg efter foreningens nummer (dette nummer kan du finde ved at kikke i "Medlemskartoteket"). Er foreningens nummer fx 141400 (= Roskilde) skriver du det og trykker enter på tastaturet/klikker på forstørrelsesglasset. Der kommer nu 2-3 resultater. VIGTIGT: Du skal KUN vælge de resultater, der har en tekst efter nummeret. Vælg IKKE den, hvor der blot står "PORTAL/141400". Marker de to resultater for bestyrelse og ledere (hold CTRL-knappen på tastaturet nede for at markere mere end én) og klik "Tilføj" > "OK". 7. Nu er klubbens side oprettet og klar til tilpasning. 8. Du kan starte med at ændre klubbens navn. Klik "Webstedshandlinger" > "Rediger side". 9. Klik "Rediger" > "Rediger delt webdel" ud for webdelen med klubbens navn. 10. Klik "RTF-editor" i højre-menuen. 11. Rediger teksten og klik "OK". 12. Klik "OK" i højre-menuen. 13. Klik "Afslut redigeringstilstand" i øverste højre hjørne. 14. Navnet på den person, der er ansvarlig for siden (hvilket ses nederst til højre) kan ændres ved at klikke på den lille sorte pil på bjælken og vælge "Rediger delt webdel". 15. Når der lægges nye billeder i klubbens billedalbum, ændres billedet på forsiden automatisk. 20

Giv flere ledere adgang til Portalen Adgangen til Portalen er styret meget præcist af hvilke "funktionskoder" et medlem har i Medlemskartoteket. Når du går ind i Medlemskartoteket vil du nederst på siden se en oversigt over de medlemmer i foreningen, der har særlige funktioner. Bemærk, at oversigten sandsynligvis er fordelt over to sider, så der skal bladres for at se alle. Det kan fx se ud som på illustrationen til højre. Formand, næstformand, kasserer, bestyrelsesmedlem og medlemsplejer har adgang. Desuden har alle klubledere adgang. Det er ikke alle klubledere, der er registreret men det kan nemt ændres ved at medlemmer der er ledere får tildelt en funktionskode. Der vil da blive sendt brugernavn og adgangskode af sted til dette medlem. (Ændringen fra almindeligt medlem til leder skal dog først godkendes af en medarbejder på Landskontoret, så der kan gå et par dage inden lederen modtager sin adgangskode). OBS: Det er et krav, at alle ledere skal have indgået lederaftale og udfyldt børneattest. Procedure for oprettelse af ledere: 1. Gå ind i Medlemskartoteket (klik "Medlemsoplysninger" i venstre-menuen og igen Medlemsoplysninger på næste side). I bunden kan du nu se, hvem der p.t. er registreret som leder. 2. Find det medlem, der skal tilføjes som leder. Det kan du gøre ved enten at bladre dig frem eller ved at søge på navnet (vælg Navn i søgefeltet til venstre). 3. Når du har fundet det rette medlem, klikker du "Vælg" for at markere medlemmet. 4. Klik dernæst "Redigér medlem". 5. Klik "Funktionskoder", der står nederst under medlemmets data og klik "Tilføj". 6. Skift fra Kode til Betegnelse, skriv leder i feltet og klik på Søg. 7. Nu vises alle lederkoder (skift til side 2 for at se dem, der ikke vises på side 1) 8. Klik OK ud for den passende betegnelse. Én leder i klubben skal være Lederkontakt (denne person modtager fysisk post) og resten skal være almindelig leder. 9. Funktionskoden er nu tilføjet (du ser den øverst på siden). 10. Du kan tilføje flere funktionskoder eller afslutte ved at klikke "Luk". 11. Klik "OK" under medlemmets data. 12. Den nye funktionskode skal først godkendes af en medarbejder på Landskontoret. Derefter vil medlemmet modtage en mail med brugernavn og adgangskode. Andre funktionskoder Læs nærmere om medlemskartoteket og de andre funktionskoder, der kan anvendes, i "Guide til medlemskartoteket" 21

At gemme og redigere dokumenter i dokumentbiblioteket. At gemme dokumenter i dokumentbiblioteket på flere måder 1) Du kan overføre dokumenter til dokumentbiblioteket, når du står inde i dokumentbiblioteket og klikker på "Send". 2) Du kan oprette dokumenter direkte i dokumentbiblioteket, når du står inde i dokumentbiblioteket og klikker på "Ny". Word åbnes derefter, og når du gemmer dokumentet, gemmes det automatisk i dokumentbiblioteket på Portalen (og slet ikke på din egen computer). Problemløsning På nogle computere er det ikke muligt at oprette dokumenter direkte i Portalen. Der kommer en fejlmeddelelse. Vi arbejder på at finde en løsning på dette. Bemærk, at du kan vælge mellem at oprette et almindeligt Word-dokument eller et Word-dokument baseret på KFUM og KFUKs grafiske linje (vælg "KFUM og KFUK notatpapir"). 3) Du kan flytte eller kopiere dokumenter til dokumentbiblioteket, når du står inde i dokumentbiblioteket og vælger "Handlinger" > "Åbn i Windows Stfinder". Dermed åbnes Stifinder (det kan tage lidt tid) og du kan nu markere og kopiere dokumenter fra en mappe på din egen computer og indsætte dem i Stifinderen, der er åbnet. Du kan også benytte "træk og slip". 4) Du kan gemme dokumenter direkte i dokumentbiblioteket i stedet for din egen computer, når du har skrevet et dokument og vælger "Gem som". I feltet "Filnavn" indsætter du adressen på dokumentbiblioteket og klikker "Gem". På næste skærmbillede kan du vælge den rette mappe, skrive det korrekte filnavn og klikke "Gem" igen. Bemærk, at du ikke skal indsætte hele den adresse på dokumentbiblioteket, der står i din browsers adresselinje, men fjerne den sidste del: Hvis der står http://portalen.kfumkfuk.dk/foreninger/silkeborg/delte%20dokumenter/forms/allitems.aspx skal du fjerne "Forms/AllItems.aspx", så du kun indsætter http://portalen.kfum-kfuk.dk/foreninger/silkeborg/delte%20dokumenter/ At redigere dokumenter Ønsker du at redigere et dokument, holder du musen over dokuments navn og vælger "Rediger i Microsoft Word". Derved åbner dokumentet i Word du kan nu redigere dokumentet og til slut gemme det som 22