Kvikguide til NetBlanket NetBlanket er meget nemt at anvende og kræver ikke særlig undervisning. Der findes en udførlig vejledning til NetBlanket, hvor alle funktioner er beskrevet. Men til dig, der gerne vil hurtigt i gang, har vi lavet en lille kvikguide, hvor du hurtigt får et overblik over de mest basale funktioner i NetBlanket. Du behøver ikke at læse hele guiden, du kan bare gå i gang og eventuelt bruge guiden som opslagsværk. Du finder kvikguiden i venstremenuen under Brugervejledninger, hvorfra du har mulighed for at printe den samt under fanebladet Kvikguide. Skulle du have behov for hjælp udover denne kvikguide og brugervejledningen kan du altid kontakte support ved at klikke på fanen Support. God fornøjelse.
Fanebladsfunktioner Fanebladsfunktionerne, der forklares i dette afsnit, finder du øverst i den blå bjælke. Søg/Favoritter Når du skal finde en blanket, skal du klikke på fanebladet Søg/Favoritter. Herefter åbnes et nyt vindue, der ser således ud. Blanketgrupper vises med blå baggrund. Under hver blanketgruppe vises de blanketter, som indgår i blanketgruppen. Her kan du vælge, om du vil søge i de enkelte blanketter eller i blanketgrupper. Derefter indtaster du dit søgekriterium. Søger du i blanketter, kan du søge på titler og numre. Søger du i blanketgrupper, kan du søge på gruppens navn. Du skal minimum angive tre tegn før søgningen begynder. Søgningen starter automatisk med det samme, du skal ikke klikke på noget. Når du har fundet den relevante blanket, kan du åbne den ved at klikke på titlen. Blanketten åbnes nu i hovedvinduet, og du kan begynde at udfylde blanketten. Du har også mulighed for at tilføje blanketter eller blanketgrupper til dine Favoritter. Det kan du læse mere om i næste afsnit. Du lukker søgevinduet ved at klikke på Ok. 2
Vælg blanketter til dine Favoritter I NetBlanket har du mulighed for at vælge blanketter og blanketgrupper til dine Favoritter. Favoritter er blanketter eller blanketgrupper, som du ofte bruger. I stedet for at skulle fremsøge en blanket(ter), hver gang du skal bruge den, kan du lave den til en favoritblanket/-gruppe. Det betyder, at du fremover vil kunne åbne den direkte fra venstrevinduet, når du åbner NetBlanket det sparer tid. For at gøre en blanket/-gruppe til en favorit, gør du følgende. Du skal først fremsøge blanketten/-gruppen. Ud for blanketterne og blanketgrupperne har du et felt, som du kan afkrydse ved et klik med musen. Når du har afkrydset blanketten eller blanketgruppen, klikker du på Ok, og blanketten/-gruppen er nu tilføjet til Favoritter i venstremenuen. 3
Indstillinger Under fanebladet Indstillinger har du mulighed for at indstille forskellige visningsmuligheder i NetBlanket. Du kan vælge, at når du åbner en blanket, bliver den åbnet i et nyt vindue. Derudover kan du vælge, at det nye vindue bliver åbnet i fuld skærm. Du skal blot klikke med musen i felterne ud for valgmulighederne. En anden valgmulighed er at åbne alle favoritgrupper, når du starter NetBlanket. Det betyder, at du kan se alle de blanketter, der ligger i de forskellige favoritgrupper. Hvis du har valgt mange favoritgrupper, kan det ikke anbefales at benytte denne funktion, da det meget hurtigt bliver uoverskueligt. Valgmuligheden Fremhæv blanketfelter giver alle blankettens indtastningsfelter en baggrundsfarve, så du bedre kan se hvilke felter der kan udfyldes. Valgmulighederne Skjul Acrobat værktøjslinje og Skjul "lilla advarselsbar" i Acrobat, skjuler Acrobats værktøjslinjer. Genoptag Under fanebladet Genoptag finder du blanketter, som du har Gemt til genoptag eller som andre har delt med dig. Hvis din brugergruppe er indstillet til at I deler gemte blanketter i gruppen, kan du også se blanketter gemt af andre personer i din gruppe. For at åbne en blanket og fortsætte udfyldningen af den, skal du blot klikke på den understregede beskrivelse til venstre. Herefter åbnes blanketten, og du kan arbejde videre med den. 4
Når en blanket er færdigbehandlet, kan du slette den under Genoptag. Du skal klikke på feltet Slet ud for den relevante blanket. Hvis en anden person arbejder med en blanket, vil personens initialer fremgå af feltet Låst af. Du kan åbne blanketten ved at klikke på Lås op. Du har også mulighed for at dele blanketter med en kollega. Det kan være nyttigt, hvis du har brug for, at en af dine kolleger overtager behandlingen af en blanket, eller hvis du har brug for at en kollega udfylder et eller flere felter i en blanket. For at dele en blanket skal du gøre følgende: Under Del blanket klikker du på Udpeg ud for den relevante blanket. Herefter åbnes dette vindue: Her finder du en liste over dine kolleger. Du klikker på Vælg ud for den kollega, du ønsker at dele blanketten med. Nu kan du se, at din kollegas initialer er indsat under Delt med. Det betyder, at din kollega nu kan åbne blanketten via Genoptag og arbejde videre med den. Det er muligt at dele blanketter inden for en brugergruppe, sådan at alle personer i brugergruppen automatisk kan genoptage blanketter gemt af andre i gruppen. Indstillingen foretages på brugergruppe-niveau og administreres af din NetBlanket administrator. Du kan se hvem der er NetBlanket administrator under Administration/Vis administratorer. 5
Blanketfunktioner (de fire knapper over blanketten) Når du skriver i en blanket, vises der altid 4 knapper over blanketten. Knapperne er synlige, lige meget hvor i blanketten du arbejder. - Funktioner - Print - Omstart - "Blankethoveder" - Knapperne indeholder én eller flere funktioner, der er beskrevet nedenfor. Funktioner Knappen Funktioner indeholder flg. funktioner: - Gem til fil - Gem til genoptag - Send som e-mail - Skrift - Skabelon Funktionerne er beskrevet i det efterfølgende. Gem til fil Funktionen Gem til fil anvendes til at gemme en blanket på din pc. Du skal angive, hvor på din pc blanketten skal gemmes. Blanketten gemmes med den tekst, du evt. har skrevet. Den gemte blanket er en almindelig pdf-fil, som er låst for videre redigering. Blanketten er således ikke længere tilgængelig i NetBlanket. 6
Gem til genoptag Funktionen Gem til genoptag benyttes, hvis du vil skrive videre på en aktuel blanket på et senere tidspunkt, eller hvis du ønsker at dele en blanket med en kollega. Tryk på knappen Gem til genoptag og indtast en aktuel beskrivelse. Blanketten er nu gemt og kan hentes frem igen ved at trykke på fanebladsfunktionen Genoptag. Tidspunktet, hvor blanketten er blevet gemt, angives øverst på blanketten. Det er muligt at arbejde videre med en blanket, der er gemt til genoptag, og efterfølgende gemme oveni den allerede gemte blanket, således at den tidligere version af blanketten overskrives. Funktionen kan også med fordel anvendes til at gemme blanketter med meget skrevet tekst midlertidigt, for at undgå tab af den skrevne tekst ved nedbrud, strømsvigt, o.lign. Vær opmærksom på funktionen Skabelon, som er beskrevet senere. Send som e-mail Funktionen Send som e-mail anvendes til at sende en blanket med e-mail. Når du vælger funktionen Send som e-mail, skal du angive en eller flere modtagere. Vælg modtagerne fra listen, eller skriv modtagerens e-mail adresse i feltet under. Det er valgfrit, om du vil udfylde feltet Emne, og om du vil skrive en besked. Blanketten vedhæftes automatisk mailen. Den vedhæftede blanket er en almindelig pdf-fil, som er låst for videre redigering. Blanketten er således ikke længere tilgængelig i NetBlanket. Udover at fremsende blanketten, kan du også vedhæfte et bilag, hvis du har behov for det. Du klikker på Gennemse, finder den ønskede fil og vedhæfter den. Tryk på knappen Send for at sende mailen. Vær opmærksom på, at du ikke må sende blanketter, der indeholder personfølsomme oplysninger til eksterne modtagere med e-post de må kun sendes internt i kommunen. Skrift Funktionen Skrift anvendes til at ændre skriftstørrelsen i indtastningsfelterne. Du kan vælge mellem skriftstørrelserne 8, 9, 10, 11 eller 12 punkt. Vælges Auto tilpasses skriftstørrelsen feltets størrelse og omfanget af den skrevne tekst. Skabelon Med funktionen Skabelon kan du oprette din egen personlige skabelon af en ønsket blanket, således at du ikke skal skrive den samme tekst igen og igen. Udfyld blanketten med den tekst, som din skabelon skal indeholde, og opret skabelonen ved at indtaste en beskrivelse og klikke ok. 7
Blanketten ligger nu i venstrevinduet under blanketområdet Skabeloner (Egne). Du åbner en skabelon ved at klikke på skabelonens navn. Det er muligt at redigere i de oplysninger, skabelonen er forudfyldt med. Print I NetBlanket kan du printe blanketter på din lokale printer, eller du kan vælge at sende blanketten til borgerens/virksomhedens digitale postkasse eller til KMD print. Hvis kommunen abonnerer på doc2archive, kan du også fremsende blanketten hertil. Du skal klikke på Print og vælge om blanketten skal udskrives som 1- eller 2-sidet print til din lokale printer, eller vælg Send via fjernprint for at sende blanketten til en digital postkasse, KMD print eller doc2archive. Print til lokal printer (1- og 2-sidet print) Valg af 1-sidet print eller 2-sidet print til din lokale printer åbner Acrobats printdialog, hvor du kan vælge printerindstillinger. Hvis du vælger 2-sidet print skal du vælge at udskrive til en printer, som kan printe 2- sidet (duplex) og du skal vælge 2-sidet print under printerindstillinger. Hvis du vælger 1-sidet print skal du vælge 1-sidet print under printerindstillinger. Hvis du eller en NetBlanket Administrator har angivet printopsætning på blanketten, vil printopsætningen slå igennem når blanketten udskrives. Læs mere om printopsætning i afsnit 2.5.2. 8
Send via fjernprint Valg af Send via fjernprint åbner et nyt vindue hvor du har følgende valgmuligheder: Forsendelsesmåde Forsøg først Digital Post ellers KMD print Hvis en borger eller en virksomhed har en aktiv digital postkasse og har tilmeldt sig post fra kommunen, sendes blanketten direkte til borgerens eller virksomhedens digitale postkasse. Hvis borgeren/virksomheden ikke har en aktiv digital postkasse, afleveres blanketten til udskrivning, kuvertering og forsendelse hos KMD. Digital Post Hvis en borger eller en virksomhed har en aktiv digital postkasse og har tilmeldt sig post fra kommunen, sendes blanketten direkte til borgerens eller virksomhedens digitale postkasse. Hvis borgeren/virksomheden ikke har en aktiv digital postkasse, returneres til Fjernprint vinduet. KMD print Hvis du vælger KMD print afleveres blanketten til udskrivning, kuvertering og forsendelse hos KMD. Doc2archive Hvis du vælger doc2archive, leveres blanketten til KMD s elektroniske dokumentarkiv doc2archive. Bemærk, at hvis din kommune ikke abonnerer på doc2archive, vil du ikke få vist denne valgmulighed. Hvis du vælger doc2archive skal Sagsident. og fagområde angives. 9
Udfyldelse af øvrige felter for de 3 valgmuligheder Afhængig af hvilken Forsendelsesmåde du har valgt, vises øvrige felter til udfyldelse. Sidevalg I feltet Sidevalg angives, hvilke sider der skal sendes. Fx: 1,2,4 = Side 1,2 og 4 sendes; 1-3=Side 1, 2 og 3 sendes; 1,3-5=Side 1, 3,4 og 5 sendes. Klik på Vis for at få vist hvilke sider, der er valgt. Sidevalg er anvendelig for blanketter, der fx har forskellige modtagere. Følgeskrivelse Når du vælger at sende en blanket via fjernprint, har du mulighed for at tilføje en følgeskrivelse. På følgeskrivelsen kan du krydse af i standardfelter og/eller skrive bemærkninger. Følgeskrivelsen anvendes også, når du sender en blanket fx en vejledning, som ikke har et adresseringsfelt til Digital Post eller KMD print. I disse tilfælde er følgeskrivelsen påkræver det sikrer, at blanketten bliver leveret til rette modtager. Når du vælger Følgeskrivelse eller har valgt en blanket, som har en påkrævet Følgeskrivelse, bliver fanen Følgeskrivelse aktiv. 10
I modtager feltet ses Navn og adresse fra fanebladet Forsendelsesmåde. 11
Udskrivning Udskrivning er kun aktuel når du sender en blanket til KMD print. Under Udskrivning kan du vælge om en blanket skal udskrives på én side, eller begge sider, af papiret. Prioritet Prioritet er kun aktuel når du sender en blanket til KMD print. Under Prioritet kan du vælge om blanketten skal sendes som A-post eller B-post. 12
Modtager I feltet CPR/CVR nr. skrives eller vælges blanketmodtagerens personnummer/cvrnummer. Modtagerens navn og adresse vises herefter i feltet Navn & adresse. Hvis du i blanketten allerede har angivet et personnummer/cvr-nr. i et opslagsfelt, vil dette nummer blive vist. Hvis du i blanketten har angivet flere person/cvr-numre, kan du trykke på pilen og vælge fra listen. Du har mulighed for at ændre modtagerens Navn og adresse. Tekst til Digital Post I feltet Tekst til Digital Post vises blankettens nummer og titel. Du kan evt. vælge at ændre teksten til digital post. doc2archive For doc2archive skal Sagsident. og fagområde angives. 13
Fanebladet Vedhæft blanket Når du vælger at sende en blanket via fjernprint, har du mulighed for at vedhæfte en eller flere blanketter. I forsendelsen indsættes vedhæftede blanketter efter den udfyldte blanket. Bemærk, at det kun er muligt at vedhæfte hele blanketter funktionen Sidevalg har ingen indflydelse på de blanketter du vedhæfter. Ved klik på fanebladet Vedhæft blanket, kan du vælge blanketter eller få vist de blanketter du har valgt. Under Vælg blanketter vises de blanketter du har valgt til Favoritter, fordelt på områder. Du vælger blanketter ved at sætte hak ud for de blanketter du vil vedhæfte. Du kan få vist de valgte blanketter under Vis valgte. Klik på fanebladet Forsendelsesmåde for at sende din blanket. De valgte blanketter vedhæftes i forsendelsen. 14
Omstart Når du klikker på knappen Omstart bliver al indtastet tekst fjernet. Blankethoveder Her kan du vælge hvilket blankethoved (kommunenavn, adresse, eventuelt afdeling og byvåben), du vil have indsat i blanketten. Vær opmærksom på, at ændringen huskes. Det betyder, at det nyvalgte blankethoved fremover vil blive indsat i alle blanketter. Hvis ændringen derfor kun er for én blanket, skal du huske at ændre blankethovedet tilbage til det oprindelige. Hvis en blanket ikke får indsat et blankethoved, skyldes det, at blanketten er designet således, at der ikke er plads til et blankethoved. 15