Basisbrugen af OHRMS Step 1: Få adgang til systemet, OHRMS side 2 Step 2: Opret en projektmappe til indsamling af ansøgere side 3 Step 3: Opret en stillingsannonce til projektmappen side 6 Step 4: 1. sortering af nye ansøgere side 10 Step 5: Indkaldelse til samtaler side 13 Step 6: Indtastning af jobsamtalereferat, notater m.m. side 15 Step 7: Fremsendelse af afslag og afslut projektmappe side 17
Step 1: Få adgang til OHRMS OHRMS kan administreres fra næsten alle computere med internetadgang, det eneste der behøves er en internetbrowser, et brugernavn og så din adgangskode. Åben din internetbrowser, eksempelvis Internet Explorer fra Microsoft etc. Indtast internetadressen www.ohrms.com Indtast dit brugernavn som oftest din e-mail adresse Indtast din adgangskode, som du har fået udleveret.
Step 2: Opret en projektmappe til indsamling af ansøgere Når du er logget på systemet vil du straks få en oversigt med de nuværende rekrutteringsprojekter. Du kommer nu bedst i gang ved at oprette et nyt projekt, det gøres ved at klikke på den anviste knap. Ved oprettelsen af nyt rekrutteringsprojekt indtastes først følgende: Relevant navn til projektet. Deadline hvor personen skal være ansat. Brug kalender ikonet for valg af dato. Projektets prioritet ift. ansættelsen Dine egne eller lederens notater og ønsker etc. omkring selve projektet Du bør vælge hvilket svar ansøgerne skal modtage automatisk ved deres ansøgning.
Step 2: Opret en projektmappe til indsamling af ansøgere Dernæst vælges afdelingen som projektet tilhører. OBS! Hvis du ønsker selv at kunne følge projektet senere er det vigtigt du er tilknyttet afdelingen. Vælg ejeren af projektet. Ejeren bør være den som er sat til at besvare eventuelle henvendelser. Du kan også vælge en som KUN har adgang til at se egne projekter, mens du måske kan se hele afdelingens projekter. OBS! Hvis du ønsker selv at kunne følge projektet senere er det vigtigt du selv er ejer eller har ret til at se andres projekter i afdelingen.
Step 2: Opret en projektmappe til indsamling af ansøgere Projektmappen er hermed oprettet. Projektmappen fungerer fremover i din aktuelle rekruttering, som dit centrale rekrutteringscockpit, hvor du har de vigtigste oplysninger for at bevare overblikket ift. til dine ansøgere.
Step 2: Opret en stillingsannonce til projektmappen I projektmappen har du dit rekrutteringscockpit med de vigtigste informationer. For at kunne indsamle ansøgere skal du nu i gang med at oprettet en stillingsannonce. Klik på den anviste knap. Du kan have flere annonceringsmuligheder. Klik på den annonceringstype du ønsker.
Step 2: Opret en stillingsannonce til projektmappen Ved oprettelsen af ny stillingsannonce indtastes: Stillingsbetegnelse/Overskrift til annoncen Den e-mail adresse ansøgere kan ansøge på eller du ønsker at modtage e-mails fra systemet på. Ansøgningsfrist for annoncen Brug kalender ikonet for valg af dato. Tidspunkt annoncen ønskes publiceret Brug kalender ikonet for valg af dato. Tidspunktet annoncen ønskes nedtaget Brug kalender ikonet for valg af dato. OBS! Aldrig efter ansøgningsfristen. Ønsker du at modtage en e-mail når en ansøger registreres i systemet? Vælg om firmaets adresse skal vises. Indtast postnummer for arbejdsstedet. Vælg den titel folk vil blive ansat med. (Arbejdsstedets postnr. og ansættelsestitel er tilkøbsmoduler) Du kan nu indtaste en appetitvækker til annoncen. Den må gerne sælge jobbet til de jobsøgende. Vælg hvilke geografisk områder annoncen skal annonceres på de forskellige online jobportaler. Vælg hvilke relevante kategorier annoncen skal indplaceres i på de forskellige online jobportaler. Vælg hvilken afdeling annoncen hører under og skal annonceres til. Vælg hvilke online medier annoncen skal sendes videre til Vælg hvilke trykte medier annoncen bør indrykkes i.
Step 2: Opret en stillingsannonce til projektmappen Du skal nu vælge hvilket design annoncen skal sættes op med. Vælg den relevante skabelon. Klik på den anviste knap. Du skal nu have selve annonceteksten tastet ind i systemet. Du kan vælge at skrive annonceteksten direkte i tekstfeltet. Du kan også vælge at kopiere teksten direkte fra Word, hvilket gøres via den anviste knap. OBS! Skriften fra word overføres til annoncen. Så vær opmærksom på skrifttype og -størrelse! Du bør undervejs gemme dine indrykninger. Du har mulighed for at se din annonce efter du har gemt dine ændringer. Når annoncen er klar kan du indrykke den via den anviste knap.
Step 2: Opret en stillingsannonce til projektmappen Din annonce er hermed oprettet og publiceret, så du er nu klar til at modtage ansøgere; med mindre annoncen bliver sendt til central godkendelse først. I det tilfælde skal annoncen godkendes før den bliver publiceret. Spørg evt. din administrator om hvorvidt din organisation bruger central godkendelse af annoncer.
Step 4: 1. sortering af nye ansøgere Projektet vælges fra rekrutteringsoversigten Ansøgere på dine annoncer bliver listet her Afkrydsningsfelt kan benyttes til at kontakte flere ansøgere på en gang. Ønsker du at læse selve ansøgningen etc. skal du klikke på ansøgerens navn.
Step 4: 1. sortering af nye ansøgere Ansøgerens stamoplysninger samt eventuelle vedhæftede filer. Ansøgerens øvrige ansøgningsoplysninger Sektion til håndtering og behandling af den enkelte ansøger. Vælg og gem kandidaten i Potentiel eller Ubehandlet. OBS! Husk at klikke GEM efter valg
Step 4: 1. sortering af nye ansøgere Du vil på denne måde få opbygget to puljer: en med potentielle ansøgere og en med ikke potentielle ansøgere.
Step 5: Indkaldelse til samtaler Vælg hvilken ansøger du vil kontakte. Klik Kontakt valgte kandidater
Step 5: Indkaldelse til samtaler Vælg indkaldelse til 1. jobsamtale Klik fortsæt Du har nu mulighed for at ændre i standardteksten. OBS! Husk at anføre relevant dato etc. for jobsamtalen. Klik send brev
Step 6: Indtastning af jobsamtalereferat og noter om ansøger m.m. Ansøgeren er automatisk blevet flyttet og gemt under kategoriseringen 1. samtale Du har løbende mulighed for at skrive noter til dig selv og andre vedrørende ansøgeren Klik Skriv noter. Du har her mulighed for at skrive dine notater omkring kandidaten eller referat fra eventuelle samtaler m.m. Klik Gem for at gemme notat.
Step 6: Indtastning af jobsamtalereferat og noter om ansøger m.m. Notater gemmes i en oversigt anført dato og hvem der har skrevet, hvilke noter.
Step 7: Fremsendelse af afslag til ikke ansatte ansøgere Vælg hvilke ansøgere du vil sende afslag til. Klik Kontakt valgte kandidater Vælg hvilket afslag du vil sende. Klik Fortsæt
Step 7: Fremsendelse af afslag til ikke ansatte ansøgere Du har nu mulighed for at ændre i standardafslaget. Klik send brev Når du er færdig med rekrutteringsprojektet er du klar til at afslutte det. Klik Afslut