Kontortid 9. Eventuelt REVIDERET DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE CVR 59645013 Telefon 8938 2000 Frydenlunds Allé 8 8210 Aarnus V AlmenBo Aarhus wwwalrnenboaarhus.dk Boligorgarilsationen LmenBo fælleslokalet Holme Møllevej 3032 Hermed fremsendes revideret dagsorden med tilhørende bilag til ordinært afdelingsmøde i 2. Godkendelse af forretningsorden. 3. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsernes beretning. Dagsorden: 4. Godkendelse af afdelingernes budget 2013 samt forelæggelse af afdelingernes regnskab 2011. 1. Valg af dirigent og referent. 6. Valg af formand for afdelingsbestyrelsen: 5. Behandling af indkomne forslag: ingen indkommet. 7. Valg af medlem til afdelingsbestyrelsen: 8. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen Med venlig hilsen På valg er: Allan S. Lyhne På valg er: Claus Halvorsen Mandag den 17. september2012, kl. 19.00 Mandagonsdag 101209 1315 Torsdag 1012 og 1317 post@almenboaarhus.dk 10. september2012 Til beboerne i afdeling 8 Postboks 1243 Fredag lukket
ri[menbo AARHUS Forretningsorden for afdelingsmøder 1. Forretningsordenen udsendes sammen med indkaldelse og dagsorden til afdelings mødet. 2. Afdelingsformanden eller dennes ligestillede leder valget af en dirigent. Dirigenten skal ikke nødvendigvis være bosat i afdelingen. 3. Den valgte dirigent nedsætter et stemmeudvalg. 4. Dirigenten sætter forretningsordenen, indkaldelsen og dagsordenen til afstemning. 5. Dirigenten sætter dagsordenens punkter under debat i den rækkefølge de er opført, og kan ikke fravige denne uden de stemmeberettigedes samtykke. Efter punkternes behandling skal de til afstemning. 6. Dirigenten kan stille forslag om debattens afslutning enten straks eller med de indteg nede taler, ligesom dirigenten kan stille forslag om begrænset taletid. Forslag om dette kan også stilles fra stern meberettigede deltagere. Når dette er vedtaget kan debatten ikke optages igen. Forslagsstiller og formand eller dennes ligestillede kan få ordet for afsluttende bemærkninger 7. Forslag om at standse behandlingen at en sag (motiveret dagsordenstorslag) kan stilles af enhver stemmeberettiget. Fremsættes der forslag om at standse en sag skal det sættes under afstemning og afstemningens resultat bestemmer det videre forløb. 8. Dirigenten skal give talerne ordet i den rækkefølge begæringen herom er indleveret, I særlige tilfælde kan dirigenten fravige denne regel, men kun for korte bemærkninger. 9. Dirigenten har, med de stemmeberettigedes tilladelse, ret til at indtegne sig som taler, men skal respektere den tillid, der er givet. Ved længere indlæg fra dirigenten overtager formanden eller dennes ligestillede din gentfunktionen. 10. Såfremt der udtrykkes mistillid til dirigenten, skal dette straks sættes under afstemning. Kravet om at dirigenten skal vige sit sæde skal vedtages med simpelt flertal. Formanden eller dennes ligestillede overtager ledelsen af afstemningen. 11. Adgang til afdelingsmødet har alle lejere, disses ægtefæller og dermed side stillede per soner. Adgang har tillige men uden stemmeret foreningens bestyrelse og repræsen tanter for denne. Endvidere kan afdelingsmødet beslutte, at andre deltager i mødet, li geledes uden stemmeret. Foreningens bestyrelse kan beslutte, at andre deltager i mø det med taleret. 12. Afdelingsmødet vælger en sekretær, der refererer de trufne beslutninger og det nøjagti ge resultat at afstemninger samt udfærdiger et kort sammendrag at forhandlingerne. Referatet underskrives foruden af sekretæren tillige at dirigenten og afdelingsforrnan den. Referatet indføres i afdelingens forhandlingsprotokol og kopi sendes til foreningens ad ministration. Side I af 2
LmenBo AARHUS 13. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål 2 stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 14. Bortset fra valg og de spørgsmål der i vedtægterne er fastlagt præcise stemmeandele for, afgør afdelingsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflertal blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 15. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning vedrørende an dre spørgsmål afgøres ved almindelig stemmeflertal. Herudover afgør dirigenten af stern ningsformen. 16. Ved valg af formand på afdelingsmødet gælder, at såfremt kun en kandidat foreslås, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. 17. Såfremt 2 kandidater foreslås til formandsvalget, vælges den der ved skriftlig afstem ning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lod trækning. 18. Såfremt flere end 2 kandidater foreslås til formandsvalget, og ingen kandidater ved før ste skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 19. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til foreningens repræsen tantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal væl ges. I modsat fald erstemmesedlen ugyldig. 20. Afdelingsmødet kan ikke fravige foreningens vedtægter. Godkendt på hovedbestyrelsesmøde den 21. marts 2002. Side2af2
Almen Bo Aarhus AFD. 8, HOLME MØLLEVEJ 26 56 Ejendommens beligenhed: HOLME MØLLEVEJ 26 56 8260 VibyJ. Budgettet er udarbejdet i samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og administrationen Budgettet viser en stigning på kr. 21.698 svarende til 0,90 % Administrationsbidrag udgør kr. 4.060,00 pr. lejemålsenhed Dispositionsfondsbidrag udgør kr. 231,00 pr. lejemålsenhed Arbejdskapital udgør kr. 0,00 pr. lejemålsenhed Gennemsnitlig leje pr. m2 pr. 622,39 Stigning pr m2 5,58 Ny gennemsnitlig leje pr. m2 pr. 01.01.2013 627,97 Her kan du se, hvorledes 100 huslejekroner anvendes: 3% 1R 28% DRenter og afdrag kreditforeningslån Offentlige og andre faste udgifter Variable udgifter Henlæggelser DEkstraordinære udgifter
Budget for året 2013 Regnskab Budget Budget Afvigelse 2011 2012 2013 Udgifter 105 Prioritetsydelser 90.696 90.699 90.698 1 106 Ejendomsskatter 109.007 111.188 119.380 8.192 107 Vandafgift 139.897 154.959 148.933 6.026 109 Renovation 82.842 88.256 81.275 6.981 110 Forsikringer 29.741 30.002 32.875 2.873 111 Afdelingens energiforbrug 39.154 44.131 44.711 580 112 Bidrag til boligorganisationen 155.748 245.166 248.878 3.712 113 Bidrag Byggefonden: A+ G indskud 231.052 238.086 246.395 8.309 114 Renholdelse 305.062 289.943 309.308 19.365 115 Almindelig vedligeholdelse 103.722 153.096 156.464 3.368 116 Planlagt vedligeholdelse 323.445 655.987 188.213 467.774 116 dækkes af henlæggelser 323.445 655.987 188.213 467.774 117 Istandsættelse ved fraflytning 0 0 0 0 118 Særlige aktiviteter 62.828 82.050 84.400 2.350 119 Diverse udgifter 14.809 23.129 23.144 15 120 Henlæggelse: Planlagt vedligeh. 536.497 484.473 507.756 23.283 121 Henlæggelse: Istandsæt v/fraflytning A 132.158 132.158 132.158 0 122 Henlæggelse: lstandsæt v/fraflytning B 0 0 0 0 123 Henlæggelse: Tab ved fraflytning. 7.000 7.000 7.000 0 124 Andre henlæggelser 0 0 0 0 125 Ydelse lån forbedringsarbejder 793.563 837.356 859.162 21.806 126 Afskrivning forbedringsarbejder 0 0 0 0 127 Ydelser lån bygningsskader 0 0 0 0 128 Ydelser lån ombygning 0 0 0 0 129 Tab ved lejeledighed 0 0 0 0 130 Tab ved fraflytning 0 0 0 0 131 Andre renter 0 0 0 0 132 Ydelser vedr. driftsstette 0 0 0 0 133 Afvikling opsamlet underskud 0 0 0 0 134 Korrektion vedr, tidligere år 2.502 0 0 0 135 Godtgørelse til fraflyttede lejere 0 0 0 0 136 Beboerrådgivere 0 0 0 0 140 Årets overskud 84.556 0 0 0 Samlede udgifter 2.920.834 3.011.692 3.092.537 80.845 Indtægter 201 Almene familieboliger 2.320.680 2.418.591 2.418.591 0 Almene ungdomsboliger/værelser 0 0 0 0 Almene ældreboliger 0 0 0 0 Erhvervslejemål 0 0 0 0 Institutioner 0 0 0 0 Kældre/pulterum 0 0 0 0 Garager/carporte/parkeringspladser 31.680 31.680 31.680 0 Særlig lejeforhøjelse forbedringsarb. 480.900 482.400 507.600 25.200 Merleje 0 0 0 0 202 Renteindtægter 41.829 34.831 40.592 5.761 203 Andre ordinære indtægter 41.753 44.190 72.376 28.186 204 Driftssikring og anden særlig driftsst. 0 0 0 0 206 Korrektion vedr, tidligere år 3.991 0 0 0 208 Ekstraordinære indtægter 0 0 0 0 210 Årets underskud 0 0 0 0 Huslejeforhøjelse 21.698 Samlede indtægter 2.920.834 3.011.692 3.092.537 80.845
106 Ejendomsskat 109.007 103.711 107 Vandafgift 139.897 154.731 112 Administrationsbidrag 155.748 155.748 111 Elafgift og udarbejdelse af varmeregnskaber 39.154 42.361 Udgifter 101105 Renter og afdrag på kreditforeningslån 90.696 90.699 2011 2011 109 Renovation 82.842 90.461 110 Forsikring 29.741 28.751 Resultatopgørelse Regnskab Budget henvendelse til foreningens administration. Såfremt afdelingens udvidede regnskab med noter ønskes udleveret, kan dette fås ved godkendt regnskabet i foråret 2012. Regnskabet er revideret i henhold til gældende lovgivning. Endvidere har afdelingsbestyrelsen Passiver i alt 12.269.550 11.129.297 408416 Langfristet gæld 9.865.128 9.114.485 418426 Kortfristet gæld i alt 247.540 265.103 Passiver 401407 Henlæggelser i alt 2.156.881 1.749.709 Aktiver i alt 12.269.550 11.129.297 305309 Omsætningsaktiver 1.714.438 193.496 Aktiver 301304 Anlægsaktiver i alt 10.555.111 10.935.801 Balance pr. 31.12.2011 Samlede indtægter 2.920.834 2.877.987 202 Renteindtægter 41.829 17.692 210 Årets underskud 0 0 203207 Andre indtægter 45.744 40.000 Indtægter 201 Huslejeindtægter 2.833.260 2.820.295 Samlede udgifter 2.920.834 2.877.987 121122 Henlæggelse: Istandsæt v/fraflytning 132.158 132.158 125127 Renter og afdrag på forbedringslån 793.563 777.059 128136 Andre ekstraordinære udgifter 2.502 0 dækkes af henlæggelser 323.445 714.404 116 Planlagt vedligeholdelse 323.445 714.404 119 Diverse udgifter 14.809 22.942 113 Bidrag til Byggefonden: A og G indskud 231.052 233.627 114 Renholdelse 305.062 274.539 115 Almindelig vedligeholdelse 103.722 149.178 118 Særlige aktiviteter 62.828 78.525 120 Henlæggelse: Planlagt vedligeholdelse 536.497 536.497 123 Henlæggelse: Tab v/lejeledighed og fraflytning 7.000 7.000 124 Andre henlæggelser 0 0 140 Årets overskud 84.556 0 Regnskab for 2011 AFD. 8, HOLME MØLLEVEJ 26 56
10 årig vedligeholdelsespian 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Ydervægge fuges/vedih. Udvendige trapper, sokler Efterisolering tag Vinduer/døre rep. Udv. fuger vinduer/døre Cylinderlåse vedlh./udskiftes Sålbænke udskiftning/repr. Tagrender og nedløb rep. Justering/smøring vinduer/døre(hver 5. år) Ovenlysvinduer vedl./udsk. Dørpumper opgangsdøre Altaner 4.248 2.832 2.832 2.832 2.832 48. 144 2.832 2.832 2.832 2.832 2.832 2.832 48.144 112.603 300.192 16.992 24.072 65.136 2.832 45.312 28.320 16.992 50.976 16.992 50.551 247.800 84.960 55.268 Betonbinder kældergulve Maling pudsede facader Renovering overflader altangange Indgangsdøre/opgange males Lejlighedsdøre maling/lakering Kælder maling Udv. kælderdøre males Tagpap vedligehold Maling vasken Garager males Vedi. selskabsiokale mv. Revideret 16.05.2012/SM HOLME MØLLEVEJ 116.2 PRIMÆRE BYGNINGSDELE Tagkonstruktioner Kældertrappe renovering Langtidsbudget for hen læggelser og planlagt vedligeholdelse og fornyelser 116.2 IALT 0 14.160 0 438.960 0 14.160 28.320 14.160 0 14.160 0 116.3 KOMPLETTERENDE BYGNINGSDELE 116.3 IALT 116.4 OVERFLADEBEKLÆDNINGER Afdeling 8 28.320 14.160 14.160 14.160 14.160 14.160 424.800 14.160 14.160 14.160 14.160 14.160 297.360 21.240 28.320 21.240 50.551 15.576 55.082 2.549 9.912 2.549 2.549 2.549 2.549 2.549 2.549 2.549 2.549 2.549 53.808 53.808 53.808 116.4 IALT 0 63.012 2.549 111.439 2.549 71.933 2.549 441.128 2.549 2.549 56.357
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 116.5 WS ANLÆG Udskiftning af varmtvandsfordelingsmålere Varmeanlæg renoveres 141.600 Varmefordelingsmåler udskift. 6.372 6372 6.372 6.372 6.372 Brugsvandinst. udskiftning Strengreguleringsventiler m.m udsk. Radiator udskiftning (løbende) 42.480 42.480 42.480 42.480 42.480 Faldstammer renovering Toilet, håndvask, bl.batteri mm. 11.328 11.328 116.5 IALT 60.180 0 48.852 11.328 48.852 0 60.180 0 60.180 141.600 35.400 35.400 35.400 35.400 35.400 35.400 35.400 35.400 35.400 116.7 INVENTAR 46.020 46.020 46.020 46.02046.020 46.020 46.020 46.020 46.020 Køkkener renovering/udskiftning Vaskemaskiner 108.324 Betalingssystem i Opvaskemaskine Komfur + microovn selskabsl. Emhætte selskabsl. vasken 40.370 28.320 8.496 1.912 133.588 116.6ELANLÆG Porttelefon Ledningsnet renovering 35.400 116.6 IALT 17.809 35.400 35.400 35.400 186.912 35.400 35.400 35.400 35.400 35.400 35.400 Komfur udskiftning Emhætter 46.020 udskiftning udskiftning Tørretumbier udskiftning Strygerulle udskiftning 60.180 øvrigt vaskerianlæg udskiftning 20.390 151.512 selskabsl. 116.7 Ialt 19.057 66.410 106.200 46.020 46.020 46.020 86.390 84.748 46.020 46.020 154.344 11.328 11.328
116.8 ØVRIGE DELE OG ANLÆG Traktor, fejemaskine, værktøj 4.248 4.248 4.248 4.248 4.248 116.8 IALT 40.389 120.289 20.376 77.809 83.813 214.368 145.777 79.565 20.376 77.809 109.853 Renovering grønne områder 40.724 54.884 54.884 54.884. 6.797 63.437 6.797 63.437 6.797 63.437 3.823 3.823 3.823 3.823 3.823 3.823 3.823 3.823 3.823 Postkasser 26.040 Parklamper Ib. vedih. 2.832 2.832 2.832 2.832 2.832 2.832 2.832 2.832 2.832 2.832 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 11 stk. garageporte/renovering 169.920 63.437 63.720 Belægning pplads Legeplads, gård, haveareal Snerydning (3 kr. pr. m2) 11.880 11.880 11.880 11.880 11.880 11.880 11.880 11.880 11.880 11.880 3.823 Guldager service (Vandbehandling) 116.9 SERVICEAFTALER O.A 116.9 IALT. 120. Budgetteret henlæggelse 536.497484.473 507.756 507.756 507.756 507.756 507.756 507.756 507.756 507.756 507.756 116.9 Planlagt vedligehold ialt 327.942 666.340 188.213 789.249 402.454 440.261 350.444 750.197 128.033 293.790 521.242 6.696 6.696 6.696 6.696 6.696 6.696 6.696 6.696 6.696 6.696 LIKVIDITETSBUDGET FOR HENLAGTE MIDLER TIL PLANLAGT VEDLIGEHOLDELSE OG FORNYELSE Anden kapitalanskaffetse 4.496 Årets overskud + ovf fra konto 406 Afgang/tilgang netto 401. Henlæggelser PRIMO 1.446.735 1.655.290 1.473.423 1.792.966 1.511.473 1.616.775 1.684.270 1.841.581 1.599.141 1.978.863 2.192.829 401. Henlæggelser ULTIMO 1.446.735 1.655.290 1.473.423 1.792.966 1.511.473 1.616.7751.684.2701.841.581 1.599.141 1.978.863 2.192.829 2.179.343 181.867 319.543 281.493 105.302 67.495157.312 242.441 379.723 213.966 13.486 208.555 Henlæg. Ultimo <= årets heni. Byggeindeks 1998 100% Byggeindeks 2012 141,6% Byggeindeks 20111 procent 139,4% Procentstigning iflg. budgetgrundlag 2,2% Reguleringsfaktor i procent 141,6% x = udføres dette år Servicearbejde på legepladsudstyr 1.953 1.953 1.953 1.953 1.953 1.953 1.953 1.953 1.953 1.953 Service opvaskemaskine 920 920 920 920 920 920 920 920 920 920 Beplantning Ib. 1.416 1.416 1.416 1.416 1.416 1.416 1.416 1.416 1.416 1.416 Stibelægning opretning 28.320