Østre Landsret Præsidenten Den 2/3-2012 J.nr. 42A-ØL-1-11 Handlingsplan for Østre Landsret 2012 Denne handlingsplan indeholder en beskrivelse af de væsentligste initiativer, som Østre Landsret vil iværksætte og følge op på i løbet af 2012. Handlingsplanen skal ses i sammenhæng med landsrettens mål for sagsbehandlingstider og de enkelte sektioners planer, som udmønter den overordnede handlingsplan på sektionsniveau. I denne handlingsplan er således alene beskrevet, hvilke større initiativer på tværs af landsretten som agtes iværksat i 2012. I landsrettens embedsregnskab for det enkelte år er det beskrevet, i hvilket omfang det er lykkedes at gennemføre de initiativer, der er nævnt i handlingsplanen for det pågældende år. Landsrettens embedsregnskaber kan ses på landsrettens hjemmeside www.domstol.dk/oestrelandsret Handlingsplanen er i overensstemmelse med Domstolsstyrelsens bestyrelses beslutning på bestyrelsesmøde den 13. september 2011 udarbejdet med særlig fokus på Konkrete forbedringer af kvalitet, service og effektivitet i rettens ydelser Bidrage aktivt til projektet Danmarks Domstole værdier og mål Forberede og gennemføre implementeringen af JFS version 0.6 og 0.8 Danmarks Domstole har en række overordnede mål, som er fælles for alle retter. Østre Landsret har i tilknytning til disse mål og med baggrund i et ønske om at beskrive landsrettens rolle efter Domstolsreformen fastsat følgende overordnede mål for landsretten i de næste år: Bredgade 59, 1260 København K. Tlf. 33 97 02 00 (Fax 33 14 58 22) Hjemmeside: www.oestrelandsret.dk
- 2 - Østre Landsret skal være 1. et retligt pejlemærke 2. en moderne og serviceorienteret domstol 3. en attraktiv arbejdsplads med et udfordrende og professionelt miljø og et højt trivselsniveau Der er i november 2010 og i oktober 2011 gennemført henholdsvis trivselsundersøgelse og ledelsesevaluering ved Danmarks Domstole og således også ved Østre Landsret. Ifølge undersøgelserne ligger landsretten over gennemsnittet for Danmarks Domstole på stort set alle parametre, ligesom begge undersøgelser viser en klar fremgang for landsretten set i forhold til undersøgelser gennemført i henholdsvis 2008 og 2009. Dette meget tilfredsstillende resultat giver et godt afsæt for det kontinuerlige arbejde med trivsel, ledelse og lederudvikling i landsretten. Visse af initiativerne vil blive beskrevet nedenfor. I december 2009 blev der gennemført en brugerundersøgelse i landsretten. Resultaterne viste, at brugerne generelt er tilfredse med landsrettens brugerbetjening og sagsbehandling, men også at der er udviklingspunkter. Blandt andet på baggrund heraf har landsretten i 2010 og 2011 haft særligt fokus på brugerbetjening, sagsbehandlingstid og sagsforberedelse, retsledelse og bygningsindretning, særligt i relation til forbedring af de sikkerhedsmæssige forhold i rettens lokaler. Landsretten vil fortsat i 2012, på såvel overordnet niveau som i de enkelte sektioner i forbindelse med disses udarbejdelse og gennemførelse af handlingsplaner, have fokus herpå, jf. de beskrevne tiltag nedenfor. Et retligt pejlemærke Kvalitet Landsrettens rolle efter domstolsreformen som den endelige instans for et stort antal sager og som 1. instans i principielle civile sager gør det vigtigere end nogensinde, at landsrettens sagsbehandling og afgørelser er af højeste kvalitet.
- 3 - Den gode ankedom Da landsretten efter domstolsreformens ikrafttræden i væsentligt omfang er endelig ankeinstans, vil ikke mindst den civile ankedom være en dominerende afgørelsesform i landsretten. Der kan derfor være særlig grund til at sikre, at kvaliteten såvel sprogligt som indholdsmæssigt af de civile ankedomme er meget høj. Landsrettens Kvalitetsarbejdsgruppe har i samarbejde med Vestre Landsret udarbejdet en vejledning om udformning af den gode ankedom. Vejledningen, der er vedtaget i landsretterne i december 2010, forventes at være retningsgivende for landsretternes udformning af ankedomme i civile sager. Med udgangspunkt i denne vejledning har Landsrettens Kvalitetsarbejdsgruppe i 2011 udarbejdet en praktisk vejledning rettet navnlig mod konstituerede landsdommere. I 2012 vil arbejdet med implementering af vejledningerne fortsætte. Vejledning i behandlingen af straffesager I samarbejde med Vestre Landsret har landsrettens Fagudvalg for Straffesager udarbejdet en vejledning i behandlingen af straffesager. Vejledningen er blevet drøftet med repræsentanter for anklagemyndigheden og gruppen af forsvarsadvokater. Vejledningen er endelig vedtaget i december 2010. Der vil i 2012 være fortsat fokus på implementering af vejledningen. Faglige dage, gå hjem-møder og lignende Der afholdes også i 2012 faglige dage, gå hjem-møder og lignende for dommere, øvrige jurister og kontormedarbejdere, hvor aktuelle faglige emner drøftes. Retsenhed, videndeling og kommunikation Det er en særlig udfordring for landsretterne at sikre retsenhed landsretterne imellem og blandt landsretternes enkelte afdelinger. Det store antal sager og ønsket om at kunne virke som retligt pejlemærke i forhold til såvel borgere som byretter gør det bydende nødvendigt internt i landsretten og de to landsretter imellem at sikre kendskab til landsretternes verserende og afgjorte sager, hvis disse har principiel betydning eller i øvrigt kan være retningsgivende. Det er endvidere af væsentlig betydning, at såvel borgere som byretter løbende orienteres om nye principielle eller retningsgivende afgørelser fra landsretten. For at fremme fagligheden og kommunikationen både internt og eksternt er der i 2011 etableret et internt nyhedsbrev med information om udvalgte indkomne sager og afgørelser truffet i landsretten. Landsrettens journal bidrager med information om indkomne sager og de afdelinger i
- 4 - landsretten, der afgør de omtalte sager, bidrager med information herom. I 2012 vil det blive overvejet, i hvilken form og i hvilket omfang oplysningerne i nyhedsbrevet kan deles med Vestre Landsret og byretterne. Endvidere vil der i 2012 fortsat blive publiceret pressemeddelelser om sager af almindelig interesse på landsrettens hjemmeside. Den database der i 2010 blev etableret over alle landsrettens afgørelser i gældssaneringskæremål fra 1. juni 2007 og frem, vil i 2012 løbende blive opdateret. Det EU-dommernetværk der, ved betydeligt engagement fra dommere i Østre Landsret, blev etableret i 2011, vil i 2012 fortsætte aktiviteter, der skal medvirke til at sikre kvaliteten i retternes arbejde med EU-retlige spørgsmål. Medlemmer af netværket er dommere fra byretterne, Sø- og Handelsretten og landsretterne. En moderne og serviceorienteret domstol Samfundsudviklingen Domstolenes rolle som den tredje statsmagt og specifikt landsretternes rolle som den endelige ankeinstans i det store flertal af sager gør det nødvendigt, at borgerne til stadighed har tillid til landsrettens behandling af de indbragte sager. Dette kræver blandt andet, at landsretten til stadighed følger samfundsudviklingen og således i værdige og funktionelle rammer og på en tillidsvækkende måde behandler og afgør sagerne. Bygningsmæssige rammer Landsrettens hovedtingsted er lokaliseret i 4 smukke, fredede bygninger: Hovedbygningen, Havebygningen, Staldbygningen og Det Bernstorffske Palæ i Bredgade/Frederiksgade. Bygningernes alder, indretning og afstanden fra Hovedbygningen til Det Bernstorffske Palæ skaber dog i stigende omfang en række udfordringer i hverdagen, hvor landsretten på forskellig vis må søge at kompensere for, at bygningerne ligger adskilt og ikke er skabt til domstolsformål. Det kræver en løbende ekstraordinær indsats fra de ansattes side med hensyn til at modtage parter, vidner, advokater, anklagere, domsmænd m.fl. og vejlede disse, og det forudsætter en ekstra indsats for så vidt angår intern post, information, fælles arbejdspladskultur og lignende. Bygnin-
- 5 - gernes indretning giver videre en række betydelige sikkerhedsmæssige udfordringer, som blandt andet skyldes, at der ikke er mulighed for at opdele bygningerne i publikums- og personalezoner, at tilbyde separate ventelokaler til vidner etc. Landsretten gennemførte derfor i 2011 i samarbejde med Domstolsstyrelsen og Bygningsstyrelsen en forundersøgelse af, om de nuværende bygninger ved hovedtingstedet på en tidssvarende, funktionel og sikkerhedsmæssig forsvarlig måde helt eller delvis vil kunne ud- og ombygges og danne rammen om landsretten i de kommende årtier, eller om et sådant mål forudsætter, at landsretten på sigt skal virke i et nyt domicil. På baggrund af forundersøgelsen har landsretten i december 2011 over for Domstolsstyrelsen anbefalet, at der arbejdes for en løsning, hvor der opføres en tilbygning til landsretten på den nabogrund, hvor politiet i dag har til huse (Store Kongensgade 100 og 106). Tilbygningen skal herefter i tidssvarende, funktionelle og sikkerhedsmæssigt forsvarlige rammer rumme retssale til behandling af landsrettens mange straffesager. Den bygningsmæssige opdeling af retssale til civile sager og straffesager indebærer, at Hovedbygningen, Havebygningen og Staldbygningen som led i projektet må gennemgå en lang række bygningsmæssige ændringer og forbedringer. Endelig indebærer løsningsforslaget, at landsretten kan afstå de meget smukke, men også meget utidssvarende, lidet funktionelle og sikkerhedsmæssigt problematiske lokaler i Det Bernstorffske Palæ. Landsretten vil i 2012 arbejde målrettet for at fremme en afklaring af den anbefalede løsning hos alle relevante beslutningstagere, idet den nuværende lokalesituation er problematisk. Selv om de nuværende bygningsmæssige rammer således sætter betydelige grænser for en modernisering, og fordi en ændring af disse vil tage tid, bestræber landsretten sig for løbende at iværksætte tiltag, som kan bidrage til en god modtagelse af rettens brugere. Landsretten har i december 2011 gennemført en arbejdspladsvurdering. Landsretten vil i 2012 følge systematisk op på de bemærkninger, som er modtaget om arbejdspladsindretning og bygningsmæssige forhold. Landsretten vil endvidere i 2012 fortsat arbejde for, at Bygningsstyrelsen renoverer gården ved Fredericiagade 24, således at cykelparkeringsfaciliteterne forbedres væsentligt, og således at rettens brugere ikke mødes af synet af affaldscontainere.
- 6 - Endelig afventer landsretten i 2012, at Bygningsstyrelsen afslutter det omfattende energieffektiviseringsprojekt, som blev aftalt i sommeren 2010 i overensstemmelse med Energistyrelsens cirkulære af 1/10-2009 om energieffektiviseringer i staten, hvor en udskiftning af landsrettens varmecentral fra 1970 erne udestår. God service En god servicering af landsrettens brugere vil bidrage til at sikre brugerne en positiv oplevelse af mødet med landsretten og dennes ansatte. Landsretten vil i 2012 udskifte rettens forældede telefonsystem med et moderne IPtelefonisystem, som vil åbne nye muligheder for god telefonisk betjening. Landsretten vil endvidere forudsat de bevillingsmæssige muligheder viser sig at være til stede ansætte yderligere en vagtmedarbejder, så vagtpersonalets tilstedeværelse i publikumsarealerne bliver mere markant. Retsmøderne På baggrund af landsrettens Kvalitetsarbejdsgruppes rapport fra juni 2008 om formel retsledelse, og herunder hvilke egenskaber, der kendetegner den gode retsledelse, gennemfører landsdommerne løbende evaluering af retsledelse som led i det fremadrettede arbejde med kvalitetsudvikling. Således vil der også i 2012 blive gennemført evalueringer. Gennemløbstider i 2012 Sagstilgangen er øget i løbet af 2011 en udvikling der må forventes at fortsætte i 2012. Samtidig er der i 2011 sket en vis reduktion af personalet. Der er blandt andet som følge af disse forhold i 2011 sket en stigning i antallet af verserende sager. Disse forhold vil sætte landsrettens gennemløbstider under øget pres. Landsretten vil fortsætte dialogen med Domstolsstyrelsen om initiativer til at begrænse sagstilgangen og/eller tilføre landsretten yderligere dommer- og personaleressourcer samt fortsætte initiativerne til en endnu bedre organisering af arbejdet, jf. nedenfor, for derigennem at nedbringe sagsbehandlingstiden. Sagsbehandlingstiden beror dog i høj grad også på parterne og navnlig på disses advokater. Landsretten vil derfor konkret og på et overordnet niveau fortsat forsøge at formå parterne og som anført navnlig disses advokater til at
- 7 - fremskynde forberedelsen mest muligt under skyldig hensyntagen til ønsket om at sikre en høj kvalitet også i sagsforberedelsen. Landsretten har følgende mål for gennemløbstiderne i 2012: Civile sager Straffesager 1. Instans sager Nævningeankesager Henvist efter reformen - andel under 12 mdr. 50% - andel under 6 mdr. 75% - andel under 18 mdr. 75% Øvrige straffe ankesager - andel under 4 mdr. 70% Almindelige ankesager - andel under 6 mdr. 90% - andel under 9 mdr. 60% Fængslingskæremål - andel under 12 mdr. 80% - andel under 1 dag 85% Familieretssager - andel under 1 uge 98% - andel under 4 mdr. 70% Andre Straffekæremål - andel under 6 mdr. 90% Civile kæremål - andel under 6 uger 75% - andel under 1 uge 45% - andel under 3 mdr. 90% - andel under 2 uger 65% Digitale domstole Domstolsstyrelsen vil efter Domstolsstyrelsens tidsplan i efteråret/vinteren 2012 implementere det første modul af de nye Juridiske FagSystemer (JFS), som domstolene fremover skal anvende. Landsretten forventer, at der med systemets ibrugtagen åbnes for sikker digital kommunikation til og fra domstolene. Landsretten har videre erklæret sig indforstået med at tage et nyt berammelsesmodul under JFS-systemerne i pilotdrift i 4. kvartal 2012. For at sikre en hensigtsmæssig implementeringen af JFS vil landsretten i 2012, når indhold og funktionalitet i de nye systemer kendes, gennemføre analyser med henblik på afdækning af de mest hensigtsmæssige arbejdsgange forud for ibrugtagen af hvert modul. Ligeledes vil landsretten søge at sikre, at der gennemføres en målrettet og rettidig kompetenceudvikling af landsrettens medarbejdere i anvendelse af systemerne. Landsretten vil i 2012 fortsat afsøge mulighederne for øget digital kommunikation med rettens brugere og deltager i den forbindelse i Domstolsstyrelsens analysearbejde herom. Der vil blive søgt indført mulighed for at indkalde nævninge og domsmænd ved brug af e-mail og afsendelse
- 8 - af erindringer om fremmøde til samme ved hjælp af SMS. Endvidere vil landsretten øge brugen af digital kommunikation ved berammelse af retsmøder med advokater og ved kommunikation med de øvrige retter. Synliggørelse af landsretten Landsretten har gennem flere år deltaget i Kulturnat, hvor landsretten har gennemført rundvisninger og fortalt om rettens arbejde og bygningernes historie. I 2011 havde landsretten ca. 1.800 besøgende. De mange besøgende giver landsretten en god mulighed for at synliggøre retten, ligesom arrangementet åbner mulighed for en direkte dialog med borgerne. Landsretten vil derfor også i 2012 deltage i Kulturnat. Landsretten tilbyder skoleklasser mv. at besøge landsretten, overvære sager og have samtaler med dommere. Landsrettens Informationsudvalg har i 2011 udarbejdet oplæg, som landsdommerne kan benytte under besøg, ligesom der på landsrettens hjemmeside er informeret detaljeret om indhold af besøg, så det er blevet lettere for skoler mv. at vurdere værdien af sådanne besøg og hvorledes disse kan indgå i undervisningen. Landsretten vil således også i 2012 tilbyde skoleklasser mv. at besøge retten. Landsretten vil i 2012 endvidere som nærmere beskrevet ovenfor styrke den eksterne kommunikation om rettens virksomhed via blandt andet rettens hjemmeside. Danmarks Domstole Værdier og mål Landsretten har nedsat en gruppe bestående af dommere og kontormedarbejdere, der skal være med til at drive projektet internt i landsretten. Gruppens medlemmer deltager på Domstolenes Dag den 31. januar 2012 og skal være med til at arrangere landsrettens temadag, der gennemføres den 16. marts 2012. Gruppen vil endvidere blive inddraget i udmøntningen af projektet i landsretten i efteråret/vinteren 2012. Beslutninger om konkrete handlinger på baggrund af projektet vil navnlig ske i forbindelse med handlingsplan for 2013, herunder sektionshandlingsplaner for dette år. En attraktiv arbejdsplads med et udfordrende og professionelt miljø og et højt trivselsniveau
- 9 - Landsretten som arbejdsplads Landsretten lægger betydelig vægt på, at personalet trives, idet god trivsel utvivlsomt medvirker til, at landsrettens ydelser i almindelighed bliver bedre, og at vi kan fastholde erfarne, dygtige medarbejdere og i fornødent omfang kan tiltrække nye dygtige medarbejdere. Landsretten gennemførte i 2. halvår 2011 en ledelsesevaluering. Den samlede evaluering af landsrettens ledere gav et meget tilfredsstillende resultat, som på alle parametre lå ikke ubetydeligt over benchmark for Danmarks Domstole. Landsretten har på baggrund af evalueringen besluttet i 2012 at arbejde målrettet med: at styrke feed-backkulturen, at målrette kompetenceudvikling at følge op på medarbejderudviklingssamtaler På baggrund af Domstolsstyrelsens visionsarbejde for kontorpersonalet (2011) nedsatte landsretten i 2011 sin egen visionsarbejdsgruppe, som på den ene side skal drøfte og klarlægge kontorpersonalets fremtidige arbejdsopgaver set i relation til brugerønsker, ændringer i teknologianvendelse, nye opgaver etc. og på den anden side vurdere konsekvenserne af det forventede arbejdskraftudbud i de kommende år for arbejdsfordelingen. Landsretten vil i foråret 2012 færdiggøre arbejdsgruppens rapport og fastlægge en implementeringsstrategi. Landsretten vil i relation til kompetenceudvikling i 2012 styrke fokus på landsretssekretærernes faglige kompetenceudvikling i form af målrettet udvikling i jobbet og målrettede interne oplæg for landsrettens kontorpersonale om udvalgte fagemner. Organisering af arbejdet For at imødekomme vores brugeres og samfundets forventninger til hurtigt, korrekt og effektiv sagsbehandling og for at kunne sikre landsretten som en attraktiv arbejdsplads med et udfordrende og professionelt miljø og et højt trivselsniveau er det vigtigt at sikre, at landsrettens organisering af arbejdet, herunder de enkelte arbejdsgange, er bedst mulig.
- 10 - På den baggrund er der er i efteråret 2011 i samarbejde med domstolenes bedste-praksis konsulenter påbegyndt 2 nye leanprojekter, hvor landsrettens arbejdsgange i forbindelse med efterbehandling af civile sager samt arbejdsgangene i forbindelse med kæremål i straffesager vurderes. Arbejdsgrupperne afgiver i februar måned 2012 deres forslag til landsrettens ledelse, hvor forslagene i lighed med tidligere vil blive behandlet med henblik på systematisk implementering. Særligt om konstituerede dommere i landsretten Det er ifølge retsplejeloven i almindelighed en forudsætning for at blive udnævnt til dommer, at den pågældendes kvalifikationer er blevet vurderet under en 9/10 måneders konstitution som dommer i en af de to landsretter. Østre Landsret lægger afgørende vægt på, at bedømmelsen af de konstituerede sker under omstændigheder, som giver de konstituerede de bedste muligheder for at dokumentere deres personlige og faglige færdigheder. Landsretten har allerede taget en række initiativer for at imødekomme ønsker fra de konstitueredes side. På baggrund af anbefalinger i en rapport afgivet af en af Domstolsstyrelsen nedsat arbejdsgruppe om landsretskonstitutioner og advokatkonstitutioner i maj 2008 har landsretten siden 2009 afholdt informationsmøder for personer, som overvejer at søge konstitution. Også i 2012 vil der blive afholdt et sådant møde. Møderne skal navnlig medvirke til at sikre dialog med potentielle ansøgere og almindelig oplysning om et konstitutionsforløb, herunder hvilke krav der stilles til en konstitueret dommer, og på hvilken baggrund den efterfølgende udtalelse afgives. Den iværksatte forsøgsordning, hvor de konstituerede landsdommere gives mulighed for at varetage retsledelsen i udvalgte sager, er i 2011 gjort permanent og fortsætter således i 2012. I efteråret/vinteren 2011/2012 er der gennemført seminar for landsdommere om læring og evaluering i forbindelse med konstitutioner. Seminarerne, der har haft fokus på blandt andet kommunikationen med de konstituerede i forbindelse med læring og evaluering, er blevet gennemført i samarbejde med Vestre Landsret. I 2012 vil udbyttet af seminarerne blive evalueret og det vil blive besluttet, om der skal iværksættes yderligere initiativer.