SOLRØD KOMMUNE TEKNIK OG MILJØ NOTAT Emne: Til: Administrationens bemærkninger til høringssvar til politisk beslutningsoplæg for udbudsbetingelser, kontraktudkast og kontraktbilag for udbud af driften på vej og park området Økonomi-, teknik- og miljøudvalget Dato: 4. marts 2013 Sagsbeh.: Sagsnr.: Administrationen har gennemgået høringssvar fra lokal-med-udvalget (bemærk, at svaret er B-sidens), Hoved-MED samt 3F Køge Bugt. Der er ikke modtaget høringssvar Dansk Metal. Gennemgangen har resulteret i nedenstående hovedpunkter, som administrationen har bemærkninger til. Derudover skal administrationen bemærke, at det lokale MED-udvalg anerkender, at udvalget gennem deltagelse i den nedsatte følgegruppe, har haft mulighed for at indgå i udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Administrationen kan ikke genkende Hoved-MED s bemærkning om, at der ikke har været involvering, jf. MED-aftalen. I den forbindelse kan det anføres at den samlede styregruppe deltog i mødet i Hoved-MED med henblik på afklaring af eventuelle spørgsmål fra udvalget. Yderligere skal det bemærkes, at det er korrekt, som det anføres i det lokale MED-udvalgs høringssvar, at enkelte tekstafsnit ikke har været behandlet i følgegruppen. Styregruppen har foretaget nødvendige justeringer og ændringer i forbindelse med den sidste gennemgang af materialet inden udsendelse til høring. Der er primært tale om juridiske justeringer i forhold til evaluering på prisen vedrørende vinter og bodsbestemmelser vedr. vinter. 1. Bemærkninger vedr. udbudsbetingelser Lokal-MED-udvalget spørger til konsekvenserne for prisloftet, hvis leverandøren ikke vælger at leje Materielgården. Hertil skal der bemærkes følgende: Beregningen af omkostninger til løsning af de udbudte vej- og parkopgaver indeholder omkostninger til drift af en materielgård uanset, hvor den ligger. Såfremt leverandøren vælger ikke at leje Solrød Kommunes materielgård, vil prisloftet derfor ikke blive ændret, da leverandøren har omkostninger til drift af en materielgård på en anden adresse. I tilfælde af, at leverandøren ikke lejer materielgården, kan kommunen vælge at sælge materielgården. Denne eventuelle indtægt er ikke relevant i forbindelse med kontrolberegningen og prisloft. Lokal-MED-udvalget bemærker, at følgegruppen ikke har deltaget i ændringen vedr. evalueringsmetoden for tildelingskriteriet pris. Styregruppen valgte i forbindelse med den sidste gennemgang at foretage en justering vedr. evalueringen af leverandørens pristilbud på vinteropgaven. Baggrunden for dette var, at priser vedr. brug af leverandørens materiel også skulle indgå i evalueringen, da det ikke er muligt at forudse, i hvilket omfang dette vil blive relevant. Lokal-MED-udvalgets bemærkning har givet anledning til, at teksten vedrørende evalueringen er blevet gennemgået igen med henblik på at sikre, at den er tilstrækkelig klar og forståelig. Der ændres ikke på den anførte evalueringsmetode. 1
Den nye tekst bliver herefter: Vintertjenesten er opdelt i 25 entrepriser fordelt på 9 tilbudslister i kontraktbilag 11. Tilbudsgiver skal i hver af de 9 tilbudslister angive de efterspurgte enhedspriser (pris pr. rute / pris pr. time). Det er forventningen, at Solrød Kommunes materiel vil blive benyttet til hovedparten af entrepriserne. Dog er der visse entrepriser, hvor det er forventningen, at det er tilbudsgivers materiel, der anvendes, idet Solrød Kommune ikke selv besidder tilstrækkeligt materiel til at dække alle entrepriser. Af denne grund skal tilbudsgiver angive to forskellige enhedspriser for hver entreprise, én for kørsel med Solrød Kommunes materiel og en anden for kørsel med tilbudsgivers eget materiel. Derudover skal angives et beredskabshonorar pr. entreprise. Hvad dette beredskabshonorar dækker over, fremgår af kontraktbilag 2, pkt. 2.8. Den samlede pris for hver entreprise findes ved - ud over beredskabshonoraret - at gange tilbudsgivers enhedspris med det antal ruter og timer pr. entreprise, der blev anvendt i vinteren 2011, og som også er angivet i kontraktbilag 11. De samlede priser for hver entreprise overføres til henholdsvis en tilbudssum 1 og en tilbudssum 2 i kontraktbilag 11. Tilbudssum 1 består hovedsageligt af de samlede priser for hver entreprise med anvendelse af Solrød Kommunes materiel, på nær entreprise 5, 6, 7, 8, 9, 10 og 12, hvor det er den samlede pris pr. entreprise med anvendelse af tilbudsgivers materiel, der overføres til tilbudssummen. Tilbudssum 1 afspejler fordelingen af kørsel med og uden Solrød Kommunes materiel i vinteren 2011 / 2012. Tilbudssum 2 består af de samlede priser for hver entreprise med anvendelse af tilbudsgivers materiel. Tilbudssum 1 vægter 80 %, idet det er Solrød Kommunes forventning, at tilbudssum 1 i store træk afspejler den prissætning, som vil finde sted fremadrettet. Tilbudssum 2 vægter 20 %. Baggrunden for, at Solrød Kommune generelt ønsker at vægte priser med anvendelse af tilbudsgivers materiel er, at slid og nedbrud i Solrød Kommunes materiel fremadrettet kan medføre, at det er priserne med anvendelse af tilbudsgivers materiel, der skal finde anvendelse. 2. Kontraktudkast Lokal-MED-udvalget har bemærkninger til brugen af underleverandører, og vurderer, at to punkter i kontraktudkastet strider mod hinanden. Hertil skal administrationen bemærke: Kontraktudkastets punkt 8.10 og 8.11 beskriver hovedreglen for brug af underleverandører, hvoraf det fremgår, at Solrød Kommune skal godkende leverandørens brug af underleverandører, og at leverandøren har ansvaret for den leverance, som underleverandørerne leverer. Sidste sætning i punkt 4.13 (vedrørende underleverandører) er en undtagelse til punkt 8.10 og beskriver alene brugen af underleverandører i akutte situationer. Som følge af Lokal-MED-udvalgets bemærkning suppleres punkt 8.10 med en henvisning til punkt 4.13. Lokal-MED-udvalget bemærker, at der bør være bod i forbindelse med brug af ikkeoverenskomstansat personale. Administrationen skal bemærke, at hvis punkt 8.5 og 8.6 vedr. løn- og arbejdsvilkår ikke overholdes, vil der være tale om væsentlig misligholdelse af kontrakten. Som følge af Lokal-MED-udvalgets bemærkning er punkt 21 ændret, således at det tydeliggøres, at der er tale om væsentlig misligholdelse, såfremt leverandøren ikke overholder løn- og ansættelsesvilkårene, som de er beskrevet i kontraktudkast punkt 8.5 og 8.6. 2
Vedr. bod i forbindelse med vinteren anfører Lokal-MED-udvalget, at de vurderer, at tiderne er urealistiske. Det er helt centralt og meget vigtigt for kommunen, at vinteropgaven løses præcis i overensstemmelse med de beslutninger, som vintervagten tager. Hvis dette ikke er tilfældet, kan der være risiko for alvorlige færdselsuheld og store menneskelige konsekvenser. Derfor er det nødvendigt, at bodsdelen i forhold til vinteropgaven er mere omfattende end på den øvrige del. Som følge af bemærkningerne fra Lokal-MED-udvalget er responstiden for udkald til saltning ændret fra 45 min. til 60 min. Således vil responstiden være 60 min. for både saltning og snerydning / kombikørsel. I henhold til punkt 23.5.6 kan Solrød Kommune beslutte at undlade at kræve bod, såfremt leverandøren kan dokumentere, at forsinkelsen skyldes usædvanlige udefrakommende forhold og leverandøren har meddelt dette til vintervagten. 3. Kontraktbilag 1 Delaftale 1, Hovedleverancen Lokal-MED-udvalget skriver, at følgegruppen ikke har set skemaet, og at oplysningerne i afsnit 1.12 er forkerte. Hertil skal det bemærkes: Afsnit 1.12 i kontraktbilag 1 vedrører oplysninger om entrepriseruterne for vinteropgaven. Afsnittet flyttes til kontraktbilag 2 vedr. vinteren, da det retteligt hører til der. Rutelængder mv. er udtræk fra kommunens kortmateriale. Da entrepriseruterne er ved at blive indtegnet og først er færdige tæt på den 2. april -, er oplysningerne endnu ikke helt korrekte. Medarbejderne i Vej & Park bidrager med oplysninger om ruterne i forbindelse med indtegning af ruterne. Oplysningerne opdateres med udtræk fra kommunens kortsystem, inden udbudsmaterialet udsendes. 4. Kontraktbilag 3 Delaftale 3 og 4, Optioner I Rammer og præmisser for udbud af driften på vej og parkområdet fremgår det, at Solrød Kommune bevarer vintervagtsfunktionen / vinterudkaldsfunktionen i kommunen. Det bevirker, at to medarbejdere fra Vej & Park, som i dag er beskæftiget med denne funktion, ikke virksomhedsoverdrages. For at sikre helårsbeskæftigelse for disse to personer, skal de pågældende løse opgaver vedr. kommunens ejendomme. Det betyder, at omfanget af opgaven, der skal løses af en ekstern leverandør, vil være mindre end omfanget af de opgaver, som Vej & Park løser for Ejendomscenteret i dag. Ejendomscenteret har på den baggrund vurderet, hvilke opgaver der forventes indkøbt eksternt. Det er disse opgaver, herunder timeomfanget, som er beskrevet i udbudsmaterialet. I enkelte situationer er der angivet et timeantal på 1 time. Dette skyldes, at Ejendomscenteret ønsker at kende timeprisen i tilfælde af, at der bliver behov for at indkøbe den pågældende ydelse. P.g.a den ændrede tilgang har det ikke været nødvendigt at inddrage konst. Driftsleder Johnny Rosendal til at kvalitetssikre omfanget af timer og opgaver. Lokal-MED-udvalget foreslår, at de overførte medarbejdere også kan løse akutopgaver på vej- og parkområdet. Det er forudsat i udbudsmaterialet, at leverandøren skal løse akutopgaver på hverdage og i dagtimerne. Det er vurderet, at bevarelsen af vintervagten i kommunen forudsætter, at vagten har 1 bil til rådighed bl.a. til brug for vurdering af vejrsituationen og til brug for tilsyn. Ejendomscenteret vil have rådighed over bilen i de perioder, hvor den ikke skal bruges af vintervagten. 5. Kontraktbilag 4, Offentlig privat samarbejde 3F skriver, at samarbejdet mellem kommune og en privat leverandør kan være meget omkostningstungt. Administrationen skal hertil bemærke, at beskrivelsen af samarbejdet i 3
kontraktbilag 4 blandt andet baserer sig på kommunens hidtidige erfaringer med offentlig - privat samarbejde. Desuden er der valgt, at kommunen har opstillet rammerne for det ønskede samarbejde, således at disse er kendt for leverandøren på forhånd. Rammerne skal sikre, at kommunen kan begrænse sit ressourceforbrug til f.eks. opfølgning mest muligt. Det sker ved, at kommunen på forhånd har valgt, at leverandøren skal dokumentere sin opgaveløsning digitalt. Dette forventes at reducere behovet for tilsyn med leverandørens opgaveløsning. De beskrevne rammer for samarbejdet, de meget detaljerede oplysninger om, hvor mange timer der hidtil har været anvendt på løsning af opgaverne, opgavelister og tilstandskrav på kvalitet er med til at sikre, at der ikke sker kvalitetsforringelser og kommer ekstraregninger. Hoved-MED undrer sig over, at der ikke specifikt er nævnt, at der skal være en medarbejderrepræsentant i samarbejdsgruppen. Hertil skal administrationen bemærke, at samarbejdsgruppen skal varetage driftssamarbejdet mellem kommune og leverandør på ledelsesniveau. 6. Kontraktbilag 7, Virksomhedsoverdragelse Såvel Lokal-MED-udvalget som 3F udtrykker bekymring for overholdelse af persondataloven. Det kan oplyses, at der ikke vedlægges materiale med personnummer eller andre oplysninger, som kan identificere den enkelte medarbejder. Den enkelte medarbejder vil i oversigten være anonymiseret. Vedr. de overdragne medarbejderes løn og ansættelsesforhold har Byrådet i forbindelse med beslutningen om Rammer og præmisser for udbud af driften på vej og park området taget stilling til dette den 26. november 2012. 7. Kontraktbilag 8, Maskiner og materiel Maskiner og materiel er vurderet af en vurderingsmand fra Dansk Maskinbørs A/S / Herning Maskinauktion A/S ultimo januar 2013. Vurderingen er sket efter et skøn med afsæt i, hvad den enkelte maskine kan indbringe ved en auktion. Den pågældende vurderingsmand gennemfører ca. 40 auktioner om året i hele landet, hvor entreprenørvirksomheder afhændes gennem en auktion. Det er erfaringen, at forhåndsvurderingen og resultatet af auktionen ligger inden for +/- 5 %. I Rammer og præmisser for udbud af driften på vej og parkområdet fremgår det, at Solrød Kommune har valgt ikke at stille krav om, at leverandøren skal overtage maskiner og materiel. Det er derfor administrationens udgangspunkt, at vurderingen skal ske ud fra, at maskiner og materiel skal sælges enkeltvis på en auktion. Såfremt leverandøren ikke vælger at overtage maskiner og materiel, vil Solrød Kommune have omkostninger til gennemførelse af auktion og oprydning. Lokal-MED-udvalget foreslår, at der indhentes en yderligere vurdering. Administrationen vurderer, at der ikke er behov for dette. Lokal-MED-udvalget undrer sig over, at der ikke er overført maskiner og materiel til Ejendomscenteret. Administrationen er enig med udvalget i, at dette bør vurderes. Der er derfor igangsat en proces, hvor Idræt og Ejendomscenteret får mulighed for at købe relevante maskiner og maskinel til den anførte vurderingspris. 4
8. Generelle bemærkninger Lokal-MED-udvalget bemærker, at Personaleafdelingen i sit følgebrev (14. februar 2013) til høringsprocessen har nævnt, at der løbende frem til udsendelsestidspunktet den 2. april 2013 vil blive foretaget justering og opdateringer i kommunens digitale kortmateriale. Der er tale om kvalitetssikring, samt indtegning af entrepriseruterne vedrørende vinteren. Medarbejderne fra Vej & Park er løbende involveret og bidrager eksempelvis med information om køreruterne vedr. vinteren. Administrationen vurderer ikke, at dette er et anliggende for følgegruppen. 3F undrer sig over formuleringerne omkring sociale klausuler. Det bemærkes, at Byrådet i forbindelse med beslutningen om Rammer og præmisser for udbud af driften på vej og park området har taget stilling til dette den 26. november 2012. Formuleringerne, som fremgår af Rammer og præmisser.., er indarbejdet i udbudsbetingelserne og i kontraktudkastet punkt 8.15 og 8.16. Udlicitering på det grønne område bliver desuden ofte fulgt op af afskedigelser / vinterhjemsendelser skriver 3F. Hertil skal administrationen bemærke, at udbuddet omfatter opgaver, som ikke kun er sommeropgaver. Det drejer sig eksempelvis om renhold, beskæring og vinterudførelse, som løses i perioden november til april. Sammensætningen af opgaverne har hidtil givet helårsansættelse for kommunens medarbejdere. Solrød Kommune har omvendt været i den situation, at man har foretaget midlertidige ansættelser i sommerperioden. Uanset dette kan administrationen ikke forudsige, hvorledes leverandøren vælger at personaledisponere over året. 5