Rapport for tilpasset tilsyn med Trindvold Fredag d. 5. oktober 2007 Udarbejdet af planlægger Jesper Dan Jensen, Socialpædagogisk konsulent Sofie Lodahl Bai og socialpædagogisk konsulent Lone Christensen med fokus på pædagogisk koncept og metoder, handleplaner, magtanvendelse og medicinhåndtering. Besøget er anmeldt, og der er lavet interview med 2 pårørende, 2 medarbejdere og ledelsen. Sammenfattende vurdering Tilsynet vurderer, at Trindvold er en veldrevet organisation på trods af de store udfordringer, der har været i 2007 - ny forstander, 2 nye afdelingsledere og 3 afdelinger skal 12. november 2007 flytte til Hedensted, Region Midtjylland. De resterende afdelinger overgår til et nybygget botilbud beliggende i Kolding Kommune senest i 2009. De store ændringer har skabt nogen usikkerhed i personalegruppen. Der har været stor udskiftning blandt medarbejderne, hvorfor mange ressourcer er brugt på indkøring af nyt personale. Medarbejderne oplever, at der er stor lydhørhed hos ledelsen, og at de har en arbejdsplads, der er i bevægelse og udvikling. De vil, som ledelsen, gerne være kendte for ekspertise og omsorg. Der er naturlige frustrationer blandt medarbejderne, hvilket også de, klart tillægger de store omvæltninger i 2007 og de forestående flytninger. Det på trods, fornemmer man tydeligt et stort engagement og en tro på, at fremtiden også skaber nye muligheder. Ledelsen er meget opmærksomme på, hvordan forholdene kan spille ind på det psykiske arbejdsmiljø. Den daglige ledelse er bevidst intensiveret ved at afdelingslederne er trukket ud af det daglige pædagogiske arbejde for bedre at kunne fastholde overblikket og give den nødvendige faglige sparring til personalet. Tilsynet vurderer ligeledes, at ledelsen er tilstedeværende, støttende og synlig og arbejder i overensstemmelse med Trindvolds værdi om at det er bedre at lade noget end nogen vente. Der er ambitioner og ønsker om udvikling og nye tiltag, når der falder lidt mere ro på hverdagen. Handleplanerne opleves af personalet som anvendelige og konstruktive redskaber i det daglige pædagogiske arbejde. Kvaliteten i handleplanerne kunne yderligere kvalificeres ved at arbejde med metoder til at konkretisere mål og succeskriterier. Personalet giver udtryk for, at det på trods af at der bruges mange ressourcer, kan være usikkert, hvorvidt alle arbejder med samme mål. Blandt forældre og pårørende er der stor tilfredshed med det tilbud, der gives på Trindvold. De oplever personalet som yderst omsorgsfulde og med stor opmærksomhed på, at den enkelt får et individuelt tilbud. Samtlige interviewede pårørende føler sig hørt og inddraget i relevante beslutninger. 1
De oplever ligeledes, at der er en god og respektfyldt omgangstone og er i det hele taget glade for at komme på Trindvold. På trods af de forældede fysiske rammer fremstår de enkelte afdelinger med stor hygge og varme, og det er tydeligt at opmærksomheden er rettet på at give den enkelte et individuelt tilbud. Generelt om stedet Trindvold er et 108 botilbud til ældre voksne med vidtgående fysiske og eller psykiske handicaps. Til organisationen er knyttet 4 huse, 3 normeret til 16 beboere og et hus normeret til 14 beboere. Herunder har Trindvold to specialenheder; henholdsvis til beboere med demens samt blinde og svagtseende. Pt. er der 4 ledige pladser. Trindvold har en normering på 97 stillinger. Taksten er 1755 kr. Hvert hus har tilknyttet en afdelingsleder. Forstanderen på Trindvold er de kommende 2 år konstitueret forstander på Strandvænget, hvorfor der er midlertidige omrokeringer i ledelsen. Det betyder at den nuværende konstitution også fortsætter de næstkommende 2 år. Der har været store omvæltninger i organisationen det forgangne år. Dels har forstanderen orlov, og stedfortræderen er konstitueret i forstanderstillingen, og dels skal institutionen deles. Det høres blandt de interviewede medarbejdere, at det har skabt utryghed i personalegruppen og stor udskiftning, men de oplever også, at der er forståelse, og at der bliver draget omsorg fra ledelsens side. Trindvold bliver midt i november opsplittet. 24 beboere flytter til nybyggede boliger i Hedensted under Region Midt, herunder hus 4B for blinde og svagtseende og hus 6 A og 6 B. De resterende 32 beboere overgår til et nybygget botilbud beliggende i Kolding Kommune, og der skal afgives 6 ledige pladser til Spurvetoften. Konstitueret forstander for Trindvold fortæller, at bl.a. opsplitningen af Trindvold har medvirket til at der siden april er fratrådt 35 medarbejdere. Der har i den forbindelse også været et stort fravær, hvilket ledelsen arbejder bevidst på at håndtere konsekvenserne af. I hus 6 er ledelsen udskiftet. Der har været problematikker i forhold til det psykiske arbejdsmiljø, hvilket har bevirket at ledelsen også her er intensiveret. I husene fornemmes en hjemlig og omsorgsfuld atmosfære. Trods forældede fysiske rammer formår husene at skabe et behageligt og trygt bomiljø. Det er på rundvisningen tydeligt, at der er opmærksomhed på at give et individuelt tilbud en beboer spiser på eget værelse en anden spiser i en lille niche en lille gruppe spiser i fællesrummet. Der hænger en fælles dagstavle på gangarealet. Personalet vurderer, at den skal deles op, så hver enkelt har sit eget dagsprogram på eget værelse. Trindvolds personalepolitik er velskrevet, informativ og kendt af personalet. Den beskriver, at Trindvold tager afsæt i den systemiske referenceramme, og at der arbejdes udfra de 3 domæner i forhold til kommunikation og forståelsen af at kunne skille det faglige og det private. Der er opstillet fine kriterier og handlingsstrategier. Disse kunne yderligere underbygges ved at formulere en overordnet vision og nogle relaterede målsætninger. Ledelsen ser frem til at komme i gang med nye udviklingstiltag: Udbygge den målrettede kommunikation, da mange beboere ikke har verbalt sprog 2
Teamledelse Tilsynet anbefaler: En fortsat og tæt opfølgning af det psykiske arbejdsmiljø så stress- og frustrationsniveau holdes på et minimum. At der udarbejdes en overordnet vision, som er understøttes af de 4 leveregler/kriterier Handleplaner I forbindelse med tilsynet blev handleplaner på tre beboere udleveret. Under tilsynet blev arbejdet med handleplanerne mere generelt spurgt ind til. Ud fra interview med medarbejdere får man generelt det indtryk, at der arbejdes ud fra målene i handleplanerne. Det er også i den forbindelse tydeligt, at medarbejderne er bekendt med, at handleplanerne i det daglige arbejde indgår i de udarbejdede tre-punktskemaer (zig-zag skemaer). Målene i handleplanerne virker fornuftige og opnåelige. Dog er succeskriterier og konkrete metoder mere utydelige. Det formuleres, at det kan være svært at opstille de rette formuleringer, så planen bliver ambitiøs og realistisk. Det viser sig også ved, at medarbejdere til tider kan betvivle, hvorvidt alle arbejder med samme mål, og om ressourcerne på udarbejdelsen af handleplanerne kunne bruges bedre på andre områder. Handleplanen udarbejdes hvert eller hvert andet år alt efter borgerens behov. Er en borger ustabil bliver der i forhold til den pågældende arbejdet med handleplanen årligt. Indsatsen intensiveres efter behov. Personalet oplever et mangelfuldt samarbejde med beboernes dagtilbud omkring mål og handleplaner. Det bevirker en usikkerhed på, hvorvidt der arbejdes på samme mål. Tilsynet anbefaler: At arbejde med metoder til at fastsætte konkrete mål og succeskriterier. Herunder sikre hvor og hvornår målene evalueres og justeres At sikre en koordineret indsats botilbud/dagtilbud imellem omkring målarbejdet med beboerne Pædagogisk koncept og metoder Pædagogikken tager udgangspunkt i systematisk pædagogik og individuelt udarbejdede handleplaner. Omsorg og tryghed er nøglebegreber. Trindvold deltager med 2 projekter i et pædagogisk samarbejdes og udviklingsforum, plan 98 sammen med andre institutioner. I de sammenhænge arbejdes med videooptagelser af pædagogiske udviklingsforløb, og der arbejdes med præcisering og justering af mål og indsats. Flere af beboerne på Trindvold har ikke et verbalt sprog og er derfor ikke i stand til selv at udtrykke behov og tilkendegive meninger. Det er derfor vigtigt for personalet, at de har en grundig 3
overlevering af informationer og viden omkring beboerne. Personalet skal være dygtige til at aflæse signaler og tilbyde alternativ kommunikation som f. eks tegn til tale og billedkommunikation. Der arbejdes ikke med målrettet indflydelse gennem egentlige beboermøder, men ved at prøve at forstå den enkeltes kommunikation og dermed blive dygtig til at tolke og aflæse. På Trindvold har man den holdning, at man altid kan og skal udvikle sin forståelse af beboerne man er aldrig færdig med at arbejde med brugerindflydelse. For at skabe forudsigelighed for den enkelte er der som understøttelse af handleplaner udarbejdet et 3 punktskema (zig-zag skema), som nøje angiver: Hvad gør personalet hvad gør beboerne. Ud over opmærksomhed på brugerindflydelse er omsorg og nærhed centrale elementer i det daglige arbejde med beboerne. Det daglige arbejde er organiseret i omsorgsgrupper, der varetager de daglige opgaver omkring den enkelte beboer. Der arbejdes på tværs af grupperne i det omfang, at der kan være brug for det f. eks ved akut sygdom. 24 beboere skal senest 1. januar flytte til Hedensted og bo i egen lejlighed. Det er en stor begivenhed, som også har affødt en del pædagogiske projekter i forbindelse med forberedelse til at bo selv og for første gang have eget bad og køkken. Personalet udtrykker samstemmende, at de får opfyldt deres faglige ambitioner. Der er tydelighed omkring fordelingen af kursusmidler. På Trindvold har man valgt at bruge en del af kursusbudgettet på at være med i plan 98 samarbejde. Samtaler med de pårørende understøtter, at personalet opleves som meget faglig kompetente og dygtige til at udøve omsorg, og tage hånd om de behov beboerne har. Pårørende oplever også, at der er et godt informationsniveau, og at de altid kan kontakte bostedet, hvis der er forhold, de ønsker at drøfte. Det er rart at komme i de enkelte huse, og der er stor åbenhed overfor også at invitere og inddrage pårørende. Magtanvendelse Oplysningerne omkring magtanvendelse er indhentet gennem interviews med medarbejdere på Trindvold. Der er generelt meget opmærksomhed på arbejdet med magtanvendelse og magtindberetninger, og personalet oplever, at der er tydelighed om regler for håndtering af magt og magtindberetninger. Dette betyder bl.a., at indberetningsskemaerne er med i introduktionsforløbet for nye medarbejdere, og ligeledes at magtanvendelse er på som et punkt på personalemødet. Skemaerne betragtes som et redskab, der øger sikkerheden for medarbejderne. Samtidig kan magtindberetninger bidrage til at tydeliggøre behov for ekstra ressourcer. Der bruges meget tid på at udfylde magtindberetninger, og der er ofte 2 medarbejdere til at udfylde et skema, så man optimerer muligheden for en præcis beskrivelse af selve episoden, samt hvad der evt. gik forud for episoden. 4
Magtindberetninger anvendes derfor både til læring og dokumentation på Trindvold. Medicinhåndtering Der er beskrevet og nedskrevet regler for medicinhåndtering, og disse er ude på alle afdelinger, og fungerer. Medicinen opbevares i et aflåst skab, som kun de, der har gennemført medicinhåndteringskursus, har nøgle til. PN-medicin opbevares i et aflåst skab, som alle medarbejdere har nøgle til. Trindvold har desuden en god ordning og et godt samarbejde med Skansebakkens sygepleje omkring bl.a. medicinhåndtering. Der er en tydelig instruks ved fejlmedicinering, hvilket personalet udtaler, at der ikke er meget af i forvejen. På Trindvold har man valgt at benytte ordningen med at apoteket tæller medicin op, for på den måde at mindske muligheden for fejlmedicinering yderlig. 5