Administrative effektiviseringer 2016-18 Hovedudvalget har med mail af 15. januar 2015 fremsendt materiale om de administrative effektiviseringer 2016-18 med anmodning om eventuelle bemærkninger. Børne- og Ungeområdets MED-udvalg har drøftet materialet på et ekstraordinært møde den 22. januar 2015 og besluttede at fremsende uddrag af referat fra mødet som høringssvar. Med venlig hilsen 25. januar 2015 Dok.nr.: 2014/0032466-6 Børne- og ungeområdet Børne- og Ungestaben Rådhuset 2000 Frederiksberg www.frederiksberg.dk Telefon: +45 38 21 00 83 borneogungeomradet@frederiksberg.dk Kim Røssell Sekretær for Område-MED./. Uddrag af referat fra Område-MED møde den 22. januar 2015
Referat Den 25-01-2015 Sagsbeh: KIR Sagsnr.: 2014/0032466 Dok.nr.: 2014/0032466-5 Dato 22. januar 2015 Tidspunkt 13.00 14.30 Børne- og Ungestaben Tlf.: +45 38 21 00 83 Sted Værelse 4.054 Tilstede Formandskab Inger Andersen (Formand) Cinna Vollmond (Næstformand) Ledelsesrepræsentanter Anne-Mette Brandt, Dagtilbudschef Gorm Bagger Andersen, skolechef Tea Fogh-Mortensen, Leder på Gravhunden Medarbejderrepræsentanter Alice Bergstein, BUPL Lisbeth Jessen, Frederiksberg Kommunalforening Kristine Falgaard, Frederiksberg Lærerforening Lars Ammondsen, Landsforeningen for Socialpædagoger Hans Peter Aggebo, AC Arbejdsmiljørepræsentanter Peter Lollesgaard, Arbejdsmiljøleder Jens O. Eriksen, Bryghuset, Arbejdsmiljøleder Ib Hummelgaard Nielsen, Skolen på Nordens Plads Afbud Jens Hammer, Skoleleder Rosana Maria Petrera, Sundhedskartellet Svend Troelsen, Socialpædagogernes Landsforbund Referent Kim Røssell, Børne- og Ungestaben Referat fra Børne og ungeområdets MED-udvalg 22. januar 2015 Side 1 af 7
Cinna Vollmond noterede sig, at der ved siden af de to nævnte prioriteringer også lå inklusion som fylder meget lokalt. Cinna Vollmond og Ib Hummelgaard peger på at arbejdsmiljøet er belastet, dels af de mange nye opgaver der skal udvikles og prioriteres, dels af de logistiske udfordringer. Tea Fogh Mortensen erindrede om resultaterne af Malene Friis Andersens forskning i stress i det moderne arbejdsliv hos Videns- og relationsmedarbejdere som hun præsenterede på halvårsmødet for arbejdsmiljøgrupperne sammenfattet i begrebet Kognitiv kapitalismes æra. Se plancherne HER Alice Bergstein supplerede, at hun personlig oplever det som meget stressende, at man skal være et ny sted, samtidig med at en ens igangværende aktivitet slutter, fordi der ikke skemalægges med pauser. Det forstærker følelsen af hele tiden at være et skridt bagefter. Gorm Bagger Andersen oplyste, spørgsmålet om gennemsnitslønninger i ressourcefordelingsmodellen har været drøftet. Modellen arbejder med et gennemsnitligt timetal for en lærer og en gennemsnitsløn. For skoleåret 2014/15 er det gennemsnitlige timetal på 748 undervisningstimer/år. Lærernes faktiske undervisningstimetal på den enkelte skole beror blandt andet på lokale prioriteringer. Derfor kan den reelle gennemsnitsløn pr. undervisningstime godt være højere end det gennemsnitlige (hvis læreren er skemalagt med mindre end 748 timer/år), men det beror på lokale prioriteringer. 6. Administrative effektiviseringer på Børne- og Ungeområdet Inger Andersen oplyste, at Område-MED havde modtaget materialet den 15. januar 2015 med anmodning om eventuelle bemærkninger fremsendes til HU senest den 23. januar 2015. Materialet er same dag offentliggjort på InSite og tilgængeligt for alle medarbejdere. Foreslog at høringen besvares med en kopi af det formandskabet godkendte referat. Der var tilslutning hertil. Konkret rummer direktionens udspil forslag til handlemuligheder på 8 mill. kr. i 2016 stigende til 11,01 mill. i 2018, med stillingsnedlæggelser på 11,9 årsværk i 2016 stigende til 17,3 årsværk i 2018. Effekten er akkumuleret altså i alt 17,9 årsværk. Generelt Tea Fogh Mortensen opfordrede til, at der skabes samtidighed mellem effekt af forslagene og udmøntningen, med mulighed for at tilpasse udmøntningen, hvis det viste sig at forslaget ikke havde den ønskede effekt. Gav som eksempel den besparelse der var udmøntet ved at FGV i budget 2014 bogfører direkte på institutionens konto. Det betyder i praksis at lederen skal ind og lave en række omplaceringer, fordi FGV kun anvender én konto til postering. Herved forsvinder den forventende besparelse, fordi en postering bare bliver til en ompostering. Effektivisering af uddannelsesadministration Jens O. Eriksen anmodede om en uddybning af forslaget. Inger Andersen oplyste af forslaget udmøntes i HR-afdelingen og ikke berører mulighederne for diplomuddannelser. Referat fra Børne og ungeområdets MED-udvalg 22. januar 2015 Side 4 af 7
Tea Fogh Mortensen og Ib Hummelgaard henviste til erfaringer med bedre priser på diplomuddannelsesmoduler, hvis man gik sammen med andre kommuner om indkøb af en pulje af moduler. Varig decentral SSP indsats i klubberne og ændret funktionsindhold hos klub souschefer Alice Bergstein anmodede om en uddybning af forslaget. Inger Andersen oplyste, at souscheffunktionen i klubben opretholdes, men at den tilføres yderligere funktioner og opgaver i forhold til det SSP-arbejdet uden at der følger ressourcer med. Samtidig nedsættes SPP-puljen svarende til de flyttede opgaver. Lønniveau Tea Fogh Mortensen spurgte om forslaget alene berørte centrale funktioner eller også tidligere ledere på dagtilbudsområdet, som i dag er overgået til andre funktioner men som i nogle tilfælde har bevaret løndele som gør dem dyrere. Inger Andersen oplyste at forslaget ikke berører stillinger i Børne- og Ungeområdet og forslaget omfatter konkrete fratrædelser, hvor områdets lønsum reduceres med forskellen mellem den hidtil oppebårne løn og den gennemsnitlige løn i funktionen. Digitalisering af blanketter mv. på løn- og personaleområdet Lisbet Jessen undrede sig over forslaget. Konklusionen i den KL-analyse der refereres til var, at der kunne realiseres besparelser på området under den klare forudsætning at arbejdsgangene blev digitalt understøttet, hvilket de ikke er i dag. Fandt det ikke realistisk at realisere en besparelse allerede i 2016 uden at tage besparelsen før arbejdsgange eventuelt er digitaliseret. Mere strøm på bogføringen Tea Fogh Mortensen tilkendegav at budgetomplaceringer ville være en ny omgave for de decentrale enheder der vil kræve oplæring. Gorm Bagger Andersen fandt, at opgaven i dag bestod af et brev med en beskrivelse og begrundelse af ønsket fra institutionen til forvaltningen, som udarbejdede et budgetomplaceringsskema, der underskrives af fagchefen og sende til Økonomiafdelingen, der taster skemaet. Fremadrettet sparer institutionen et brev med beskrivelse og begrundelse og kan bogføre direkte. Jens O. Eriksen ønskede besparelsen på 1,6 årsværk ved direkte bogføring af indkøbsfakturaer kan gennemføres. Oplevede at institutionerne i dag har en del arbejde med at sammenholde faktura, følgeseddel, varer i restordre o.s.v. Inger Andersen oplyste, at alle der bogfører, vil skulle medvirke ved udmøntningen. Havde ikke yderligere konkretisering på nuværende tidspunkt. Referat fra Børne og ungeområdets MED-udvalg 22. januar 2015 Side 5 af 7
Samordning af adm. Opgaver mellem dagtilbudsafdelingen, skoleafdelingen, familieafdelingen og Børne- og Ungestaben Lisbet Jessen anmodede om en uddybning af forslaget. Inger Andersen oplyste, at forslaget indebærer nedlæggelse af to stillinger. Det realiseres ved at flytte opgaver og organisere arbejdet på en anden måde, så dagtilbuds- og skoleafdelingen fremover skal indgå i løsningen af tværgående administrative funktioner som f.eks. bogføring, telefonbetjening m.v. En uddybende beskrivelse vil blive færdiggjort og præsenteret på Lokal-MED møde den 28. januar 2015. Tea Fogh Mortensen oplyste, at det administrative team der bistår daginstitutionerne med administrative funktioner er en helt afgørende faktor for institutionernes budgetoverholdelse og opfordrede meget stærkt til at bevare funktionen. Inger Andersen oplyste at forslaget ikke lægger op til ændringer i det administrative teams funktion i forhold til de decentrale institutioner. Realisering af effekter i forbindelse med lønadministration Visma Alice Bergstein spurgte, om effektiviseringen skal opnås gennem udbud. Inger Andersen bekræftede, at lønadministrationen løbende genudbydes og forslaget indebærer at der skal opnås en besparelse, enten i udbuddet eller ved hjemtagelse af opgaven. Personalepolitisk konference Cinna Vollmond beklagede, at konferencen, der er det eneste arrangement af den type, der går på tværs af områderne omlægges. Fandt at den havde en vigtig funktion som et forum, hvor der skabes netværk og etableres samarbejdsflader. Inger Andersen oplyste, at alle andre fora incl. Kommunalbestyrelsen, ikke holder arrangementer med overnatning. Derfor er det vurderingen at arrangementets funktion som forum for netværk og samarbejdsflader kan fastholdes i den nye model, men til en væsentlig lavere pris. Tea Fogh Morten fandt at der var tale om en klog besparelse hvor de tværgående aspekter kunne tilgodeses i programlægningen af dagen. 7. Næste møde Næste møde, som er et temamøde, er flyttet til torsdag den 19. marts 2015 klokken 12.30 til 14.30. HR-afdelingen bistår med tilrettelæggelsen. Formandskabet holder planlægningsmøde den 19. februar 2015. Referat fra Børne og ungeområdets MED-udvalg 22. januar 2015 Side 6 af 7