BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGS- BESKRIVELSE
VEJLEDNING Bilaget skal udfyldes af tilbudsgiver. Der skal udarbejdes separate løsningsbeskrivelser for hhv. og økonomi- og lønsystemet. Løsningsbeskrivelserne skal udarbejdes på baggrund af kundens kravspecifikation og skal detaljeret beskrive, hvorledes samtlige krav vil blive opfyldt. Bilaget kommer i sin endelige form til at omfatte følgende for hvert system: En overordnet løsningsbeskrivelse af funktionaliteten, der udarbejdes i forbindelse med tilbudsgivningen. En endelig løsningsbeskrivelse, der udarbejdes efter kontraktens underskrivelse, og som uddyber og supplerer den overordnede løsningsbeskrivelse. Den overordnede løsningsbeskrivelse skal vedrøre funktionaliteten og være egnet til at give kunden mulighed for en indledende vurdering af løsningen. Den endelige løsningsbeskrivelse skal for hvert system som minimum indeholde en beskrivelse af systemets funktioner, datagrundlag og model, tekniske løsninger, udviklingsværktøjer og metoder, kvalitetssikringsmetoder, testmetoder og organisatoriske forhold. Løsningsbeskrivelsen skal desuden indeholde en beskrivelse af systemet. Eventuelle licensbetingelser skal vedlægges. Tilbudsgiver skal desuden redegøre for integrationer og snitflader, dels til de i bilag 1 angivne systemer, dels til eventuelle andre systemer, der forudsættes snitflader til som følge af den tilbudte løsning. Tilbudsgiver skal endelig besvare bilag 1 ved at udfylde kravskemaerne i underbilag 1, 2 og 3. Ved besvarelsen af mindstekrav skal det alene angives, om kravet er opfyldt eller ikke.
INDHOLD 1. Løsningsbeskrivelse - Fælles 1 1.1 Xx 1 1.2 Xx 1 2. Løsningsbeskrivelse Lønsystem 2 2.1 Xx 2 2.2 Xx 2 3. Løsningsbeskrivelse - Økonomisystem 3 3.1 Xx 3 3.2 Xx 3 4. Underbilag: Bilag 1 opfyldelse af krav/tilbud (Fælles) 4 4.1 Afsnit 2 - Kunden 4 4.2 Afsnit 3 Generelle krav til løsningen 4 4.3 Afsnit 4 - Leverandørens bistand til realisering af effektiviseringspotentiale 5 5. Underbilag: Bilag 2 opfyldelse af krav/tilbud (løn) 6 5.1 Afsnit 2 - Kunden 6 5.2 Afsnit 3 Udbuddets omfang 6 5.3 Afsnit 4.1 Basis krav 6 5.4 Afsnit 4.2 Hovedtidsplan 6 5.5 Afsnit 4.3 Projektledelse 7 5.6 Afsnit 4.4 Opsætning og konfigurering 7 5.7 Afsnit 4.5 Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) 7 5.8 Afsnit 4.6 Implementeringsbistand 8 5.9 Afsnit 4.7 Test 8 5.10 Afsnit 4.8 Uddannelse 8 5.11 Afsnit 4.8 Dokumentation 11 5.12 Afsnit 4.10 Brugersupport 11 5.13 Afsnit 4.11 Udviklingsplaner 11 5.14 Afsnit 4.12 Projektmodel 12 5.15 Afsnit 4.13 Bemanding 12 5.16 Afsnit 4.14 Involvering af kundens medarbejdere 12 5.17 Afsnit 4.15 Kundens udviklingsprojekter 12 5.18 Afsnit 4.16 - Samarbejde om optimering af brugen af systemet 12 5.19 Afsnit 4.17 Regnskabsafslutning og læseadgang historiske data (option) 13 5.20 Afsnit 5.2 Lovmæssige krav 13 5.21 Afsnit 5.3 Overenskomster 14 5.22 Afsnit 5.4 Åbne standarder 14 5.23 Afsnit 5.5 Brugervenlighed og fleksibilitet 14 5.24 Afsnit 5.6 - Forhold vedr. it-arkitektur, integration m.v. 15 5.25 Afsnit 5.7- Data til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) 16 5.26 Afsnit 5.8 - Data til KRL 16 5.27 Afsnit 5.9 - Data til ledelsesinformation 16 5.28 Afsnit 5.10- Dataudtræk 17 5.29 Afsnit 5.11 - Metadata og søgbarhed 17 5.30 Afsnit 5.12 - Krav til driftsplaner 17
5.31 Afsnit 5.13 - Svartider, oppetider mv. 18 5.32 Afsnit 6.1 - Lønadministration 18 5.33 Afsnit 6.2 - Personaleadministration, herunder lønsimulering 18 5.34 Afsnit 6.3 Tjenestemandsområdet - Aktive tjenestemænd og Tjenestemandspension 18 5.35 Afsnit 6.4 - Økonomiforhold og lønbudgettering 19 5.36 Afsnit 6.5 - Vagtplanlægning 19 5.37 Afsnit 6.6 - Arbejdsskadessystem 19 6. Underbilag: Bilag 3 opfyldelse af krav/tilbud (Økonomi) 21 6.1 Afsnit 2 - Kunden 21 6.2 Afsnit 3 Udbuddets omfang 21 6.3 Afsnit 4.1 Basis krav 21 6.4 Afsnit 4.2 Hovedtidsplan 22 6.5 Afsnit 4.3 Projektledelse 22 6.6 Afsnit 4.4 Opsætning og konfigurering 23 6.7 Afsnit 4.5 Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) 23 6.8 Afsnit 4.6 Implementeringsbistand 23 6.9 Afsnit 4.7 Test 23 6.10 Afsnit 4.8 Uddannelse 23 6.11 Afsnit 4.8 Dokumentation 26 6.12 Afsnit 4.10 Brugersupport 27 6.13 Afsnit 4.11 Udviklingsplaner 27 6.14 Afsnit 4.12 Projektmodel 27 6.15 Afsnit 4.13 Bemanding 27 6.16 Afsnit 4.14 Involvering af kundens medarbejdere 28 6.17 Afsnit 4.15 Kundens udviklingsprojekter 28 6.18 Afsnit 4.16 - Samarbejde om optimering af brugen af systemet 28 6.19 Afsnit 4.17 Regnskabsafslutning og læseadgang historiske data (option) 28 6.20 Afsnit 5.2 Lovmæssige krav 29 6.21 Afsnit 5.3 Åbne standarder 29 6.22 Afsnit 5.4 Brugervenlighed og fleksibilitet 29 6.23 Afsnit 5.5 - Forhold vedr. it-arkitektur, integration m.v. 30 6.24 Afsnit 5.6- Data til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) 31 6.25 Afsnit 5.7 - Data til ledelsesinformation 32 6.26 Afsnit 5.8- Data til indkøbsanalyser (option) 32 6.27 Afsnit 5.9- Dataudtræk 32 6.28 Afsnit 5.10 - Metadata og søgbarhed 32 6.29 Afsnit 5.11 - Programmering af batchjobs 33 6.30 Afsnit 5.12 - Krav til driftsplaner 33 6.31 Afsnit 5.13 - Svartider, oppetider mv. 33 6.32 Afsnit 6.1 Kontoplan 34 6.33 Afsnit 6.2 Økonomi og budget 34 6.34 Afsnit 6.3 Debitor 34 6.35 Afsnit 6.4 Ressourcestyring 34 6.36 Afsnit 6.5 Indkøb og e-handel (option) 35 6.37 Afsnit 6.6 Anlægsstyring og anlægsregnskab 35 6.38 Afsnit 6.7 Betaling (bank, kasse og e-faktura) og kreditor 35 6.39 Afsnit 6.8 Rapportering og analyse 36 6.40 Afsnit 6.9 Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab, omkostningsregnskab 36 6.41 Afsnit 6.10 Likviditetsstyring 36 6.42 Afsnit 6.11 Beboerbetaling og huslejebetaling (option) 37 FEJL! HENVISNINGSKILDE IKKE FUNDET.
1. LØSNINGSBESKRIVELSE - FÆLLES 1.1 Xx [Udfyldes af tilbudsgiver] 1.2 Xx BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 1
2. LØSNINGSBESKRIVELSE LØNSYSTEM 2.1 Xx [Udfyldes af tilbudsgiver] 2.2 Xx BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 2
3. LØSNINGSBESKRIVELSE - ØKONOMISYSTEM 3.1 Xx [Udfyldes af tilbudsgiver] 3.2 Xx BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 3
4. UNDERBILAG: BILAG 1 OPFYLDELSE AF KRAV/TILBUD (FÆLLES) 4.1 Afsnit 2 - Kunden Krav 1. Der er et krav til løsningen, at løsningen ikke er bundet op på kundens nuværende organisering (mindstekrav). Opfyldt (Ja/Nej): Krav 2. Det er et krav, at systemerne skal kunne anvendes fleksibelt i forhold til den organisatoriske udvikling af kundens organisation. Løsningen skal kunne udbredes til flere brugere og til andre enheder (mindstekrav). Opfyldt (Ja/Nej): 4.2 Afsnit 3 Generelle krav til løsningen Tilbud 1. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 specifikt redegøre for løsningens krav til infrastrukturen, så Kunden får en tilfredsstillende løsning. Tilbud 2. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 specifikt redegøre for om den tilbudte løsning kræver 3. parts produkter for at kunne afvikle det nye system; f.eks. en 3270 emulator. Tilbud 3. Leverandøren skal udfylde appendiks 1 og vedlægge det udfyldte appendiks til underbilag til bilag 2. Tilbud 4. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvorledes det den tilbudte løsning lever op til kundens målsætning. Tilbud 5. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvorledes det sikres, at de to systemer fremstår som ét samlet system. Tilbud 6. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for løn-, personale- samt vagtplanssystemets dataintegration til økonomisystemet. BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 4
Tilbud 7. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for økonomisystemets dataintegration til løn-, personale- og vagtplansystemet. 4.3 Afsnit 4 - Leverandørens bistand til realisering af effektiviseringspotentiale Tilbud 8. Leverandøren skal i bilag 2 beskrive, ved hvilke af de beskrevne processer, der forventes at kunne realisere et effektiviseringspotentiale. Leverandøren skal angive det forventede effektiviseringspotentiale for hver enkelt proces, der foreslås effektiviseret. Det forventede effektiviseringspotentiale skal alene medtage de omkostninger, som vil kunne realiseres i kommunens budget. Effekten angives for det første hele år efter implementeringen af effektiviseringsforslagene. Effekten skal tillige angives i forhold til om effekten kan realiseres centralt, i afdelinger/forvaltninger eller decentrale institutioner. Leverandøren skal beskrive hvilken metode der vil blive anvendt til identifikation af effektiviseringspotentialet. Leverandøren skal beskrive hvorledes effektiviseringspotentialet kan realiseres og hvorledes effektiviseringspotentialet kan dokumenteres. Tilbud 9. Leverandøren skal som option i bilag 13 medtage bistand til realisering af effektiviseringspotentiale. Prisen angives pr. proces, som leverandøren foreslår effektiviseret. Prisen for bistanden skal fastsættes ud fra det princip, at betalingen er afhængig af, om det beskrevne potentiale opnås, således at betalingen reduceres forholdsmæssigt med en eventuel manglende indfrielse. Opnås kun 80 % af det anslåede potentiale, udbetales kun 80 % af honoraret. BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 5
5. UNDERBILAG: BILAG 2 OPFYLDELSE AF KRAV/TILBUD (LØN) 5.1 Afsnit 2 - Kunden Krav 1. Leverandøren skal afgive tilbud med udgangspunkt i det nuværende antal brugere. 5.2 Afsnit 3 Udbuddets omfang Krav 2. Udgangspunktet for nærværende udbud er alene at forbedre systemunderstøttelsen inden for de områder, der i dag systemunderstøttes. Det er derfor ikke hensigten at udvide systemunderstøttelsen til at dække nye områder, udover hvad der afspejles af kravspecifikationens procescases. 5.3 Afsnit 4.1 Basis krav Krav 3. Det er et krav, at leverandøren skal levere et løn- og personalesystem samt et vagtplanssystem baseret på et standardsystem. Krav 4. Det er et krav, at løsningen i så høj grad som muligt anvender systemets standardfunktionalitet, og at der kun i begrænset omfang foretages tilretninger og specialudvikling. Krav 5. Det er et krav, at løsningen er integreret datamæssigt, således at ændringer og inddateringer slår øjeblikkeligt igennem i hele systemet. Tilbud 1. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 med udgangspunkt i den i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) beskrivelse af de nuværende systemer og deres indbyrdes sammenhæng angive, hvilke systemer kunden fortsat skal gøre brug af. 5.4 Afsnit 4.2 Hovedtidsplan Krav 6. Det er et krav, at løsningen skal være klar til drift i hele kundens organisation den 1. januar 2015, idet det skal være muligt at håndtere forudlønnede samt muligt at oprette vagtplaner fra senest den 1. december 2014 (mindstekrav). BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 6
Opfyldt (Ja/Nej): Tilbud 2. Leverandøren skal med udgangspunkt i ovenstående angive en hovedtidsplan med relevante aktiviteter til gennemførelse af projektet. Hovedtidsplanen angives i bilag 5 Tilbud 3. Leverandøren skal i bilag 3 angive og beskrive de relevante aktiviteter til gennemførelse af projektets analyse- og designfase. Tilbud 4. Leverandøren skal i bilag 3 redegøre for projektforløbet som helhed, herunder for relevante aktiviteter til implementering af løsningen. Følgende aktiviteter skal som minimum beskrives: Projektledelse Opsætning og konfigurering Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) Implementeringsbistand Testplanlægning og afprøvning Uddannelse (option) 5.5 Afsnit 4.3 Projektledelse Krav 7. Det er et krav, at tilbuddet medtager samtlige den til gennemførelsen af projektet nødvendige projektledelse fra leverandørens side (mindstekrav). Opfyldt (Ja/Nej): 5.6 Afsnit 4.4 Opsætning og konfigurering Krav 8. Det er et krav, at leverancen skal omfatte den til gennemførelse af projektet nødvendige bistand fra leverandørens side til opsætning og konfigurering af løsningen (mindstekrav). Opfyldt (Ja/Nej): 5.7 Afsnit 4.5 Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) Krav 9. Det er et krav, at leverandøren i tilbuddet medtager forslag til tilgængeliggørelse af eksisterende data. I det omfang tilgængeliggørelsen forudsætter involvering af tredjepart, skal dette angives (mindstekrav). Opfyldt (Ja/Nej): BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 7
Tilbud 5. Leverandøren skal i bilag 13 medtage tilgængeliggørelse af eksisterende data som option, og den endelige tilgængeliggørelse af eksisterende data fastlægges som en del af analyse- og designfasen. Omkostninger til tredjepart medtages ikke. 5.8 Afsnit 4.6 Implementeringsbistand Krav 10. Det er et krav, at tilbuddet medtager samtlige den til gennemførelsen af projektet nødvendige implementeringsbistand fra leverandørens side (mindstekrav). Opfyldt (Ja/Nej): 5.9 Afsnit 4.7 Test Krav 11. Det er et krav, at leverancen omfatter alle ydelser fra leverandørens side, der er nødvendige for realisering af testplanen, herunder også deltagelse i samtlige kontraktmæssigt fastsatte afprøvninger af systemet (mindstekrav) Opfyldt (Ja/Nej): 5.10 Afsnit 4.8 Uddannelse Krav 12. Uddannelse skal være indeholdt i tilbuddet. Uddannelse af brugere medtages som option, og det konkrete uddannelsesforløb aftales som en del af analyse- og designfasen (mindstekrav). Opfyldt (Ja/Nej): Tilbud 6. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 anføre, om undervisningen forudsætter lokaler eller bør foregå i lokaler med adgang til flere pc er. Krav 13. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af følgende lønmedarbejdere: Administratorer (ca. 5 lønadministratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 11 lønkonsulenter og lønadministratorer i alt): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være superbruger af systemet. BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 8
Krav 14. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af følgende vagtplansmedarbejdere/ tidsadministrationsmedarbejdere: Administratorer (ca. 3 vagtplansadministratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 3): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være superbruger af systemet. Brugere: (ca. 85 brugere) Uddannelsen skal være på et tilstrækkeligt niveau, der sikrer, at de kan anvende systemet i daglig brug. Der ønskes en målrettet uddannelse efter forskellige roller eller kompetenceprofiler, og forslag til roller/profiler ønskes omfattet af optionen. Krav 15. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af følgende arbejdsskadesmedarbejdere: Administratorer (ca.5 arbejdsskadesadministratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 5 ): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være superbruger af systemet. Brugere: (ca. 75 brugere) Uddannelsen skal være på et tilstrækkeligt niveau, der sikrer, at de kan anvende systemet i daglig brug. Der ønskes en målrettet uddannelse efter forskellige roller eller kompetenceprofiler, og forslag til roller/profiler ønskes omfattet af optionen. Krav 16. Uddannelsen af superbrugere skal være af ensartet kvalitet, og skal derfor forestås af leverandøren. Leverandøren kan i undervisningen suppleres af en specialist fra kunden til at sikre den bedst mulige kobling mellem kundens opgaveløsning og lønog personalesystemets muligheder, eller superbrugere kan efter undervisningen fra leverandøren - varetage den efterfølgende træning af brugerne i den daglige opgaveløsning. Krav 17. Uddannelsen af superbrugere og brugere skal foregå hos kunden, der stiller lokaler og udstyr til rådighed. Krav 18. Uddannelsen af superbrugere og brugere skal tilrettelægges, så kundens særlige forhold, konfiguration og arbejdsprocesser indgår. BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 9
Krav 19. Uddannelsen af brugere koordineres tidsmæssigt med implementeringsforløbet, således at uddannelse i brugen af løn- og personalesystemets moduler er koordineret med implementeringen af disse, så medarbejderne er parate til at løse opgaverne i den nye løsning på tidspunktet for dennes driftsstart. Tilbud 7. Leverandøren skal i bilag 3 afgive 2 alternative tilbud på uddannelsesaktiviteterne af brugerne. Leverandøren skal ved hvert tilbud beskrive hvilke undervisningsformer (fx hand-on-holdundervisning, stormøder og e-learning) der vil blive benyttet til undervisning af de enkelte profiler (Administratorer, superbrugere og brugere) - Det minimale uddannelsesforløb - Den anbefalede uddannelsesforløb. Krav 20. Leverandøren skal stille et uddannelsesmiljø til rådighed for kunden. Adgangen til uddannelsesmiljøet skal være uhindret og ubegrænset i tidsrummet alle arbejdsdage kl. 8.00 17.00. Krav 21. Leverandøren skal i samarbejde med kunden sætte uddannelsesmiljøet op, så det afspejler kundens forhold, herunder at det indeholder et autentisk datagrundlag. Den nærmere konfigurering af uddannelsesmiljøet fastlægges i analyse- og designfasen. Krav 22. Uddannelsesmiljøet skal kunne nulstilles efter endt undervisning, så undervisningen af nye kursister tager afsæt i det oprindelige datagrundlag. Krav 23. Det skal være muligt for kunden selv at kunne redigere i uddannelsesmiljøets datagrundlag. Tilbud 8. Leverandørens skal i underbilag til bilag 2 redegør for det uddannelsesmiljø, som leverandøren kan stille til rådighed. Tilbud 9. Leverandørens skal i bilag 13 medtage etablering, drift og vedligeholdelse af samt BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 10
adgang til uddannelsesmiljø som en option. Leverandøren skal prissætte ydelsen så det tydeligt fremgår, hvis prisen for adgang til uddannelsesmiljøet er afhængig af antallet af samtidige kursister. 5.11 Afsnit 4.8 Dokumentation Krav 24. Resultatet af analyse- og designfasen skal dokumenteres i en løsningsbeskrivelse, som vil indgå i kontraktens bilag 2 (mindstekrav) Opfyldt (Ja/Nej): Krav 25. Al dokumentation både brugerrettet og anden dokumentation - skal foreligge på dansk. Krav 26. Tilbuddet skal indeholde tilstrækkeligt dokumentation til at understøtte brug af systemet. Krav 27. Dokumentation skal leveres samtidigt med programmellet og godkendes som en del af overtagelsesprøven. Tilbud 10. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive den dokumentation, som følger med løsningen. 5.12 Afsnit 4.10 Brugersupport Tilbud 11. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive omfanget og karakteren af den tilbudte brugersupport, samt beskrive eventuelle valgmuligheder for serviceniveau i forhold til brugersupport. 5.13 Afsnit 4.11 Udviklingsplaner Tilbud 12. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive igangværende eller planlagte udviklingsplaner for det pågældende produkt, herunder aktuelle planer om nye versioner, moduler mv. BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 11
Tilbud 13. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive leverandørens arbejdsgange i forhold til opsamling af viden fra kunden og prioriteringer til udviklingsplaner og fremtidige initiativer, samt hvorledes kunden vil blive inddraget i dette arbejde 5.14 Afsnit 4.12 Projektmodel Tilbud 14. Leverandøren skal i bilag 3 beskrive den projektmodel, der tænkes anvendt i forbindelse med designfase og implementering af løsningen. Projektmodellen skal indeholde kundens roller og forventninger til disse, samt beskrivelse af kontaktsnitflader mellem kunde og leverandør. 5.15 Afsnit 4.13 Bemanding Tilbud 15. Leverandøren skal i bilag 11 beskrive, hvilken bemanding leverandøren vil allokere til hhv. analyse- og designfasen og til resten af projektet i form af navngivne konsulenter med tilhørende cv er. Leverandøren skal redegøre for hvorledes kontinuitet og kvalitet i leverancen fastholdes ved medarbejderafgang i projekt- og kontraktperioden 5.16 Afsnit 4.14 Involvering af kundens medarbejdere Tilbud 16. Leverandøren skal i bilag 6 beskrive, hvordan kundens medarbejdere bliver involveret i analyse- og designfasen, hvilke profiler, der efterspørges, og hvilket omfang involveringen har. Endelig skal leverandøren beskrive omfanget af de ressourcer kunden skal anvende for at drifte løsningen 5.17 Afsnit 4.15 Kundens udviklingsprojekter Tilbud 17. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvorledes leverandøren stiller sig i forhold til løbende at indgå i kundens udviklingsprojekter og mod vederlag at stille ressourcer og kompetencer til rådighed herfor. 5.18 Afsnit 4.16 - Samarbejde om optimering af brugen af systemet BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 12
Tilbud 18. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive hvorledes leverandøren ønsker at støtte op om kundens tilgang en mere optimal brug af den tilbudte løsning. Tilbud 19. Det beskrevne samarbejde skal være indregnet i prisen i bilag 13. 5.19 Afsnit 4.17 Regnskabsafslutning og læseadgang historiske data (option) Tilbud 20. Leverandøren skal som option i bilag 13 angive prisen pr. måned for at opretholde spørgeadgangen til data i 5 år, samt fuld adgang til systemet i de første 4 måneder efter denne kontrakts udløb. Der angives en pris pr. måned for 1. år inkl. fuld adgang til systemet i de første 4 måneder, samt én pris pr. måned for spørgeadgang i de næste 4 år. Det forventes, at læseadgangen i år 1 skal omfatte ca. 80 licenser, samt et antal brugere med fuld adgang til systemet (11). Læseadgangen i de resterende år skal omfatte ca. 11 licenser. Priserne angives som en %-sats af det ved kontraktudløb gældende faste månedlige vederlag for brugsret, drift og vedligeholdelse. 5.20 Afsnit 5.2 Lovmæssige krav Krav 28. Den tilbudte løsning skal i hele kontraktperioden opfylde og overholde og understøtte administrationen af al relevant lovgivning m.v., herunder: A. Serviceloven B. Ferieloven / Ferieaftalen C. Aftale vedr. fravær af familiemæssige årsager D. Tjenestemandsregulativet E. Dagpengeloven F. Pensionsregulativet G. Offentlighedsloven H. Den kommunale styrelseslov I. Forvaltningsloven J. Lov om behandling af personoplysninger K. Datalovgivningen L. Indenrigs- og Sundhedsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen mv. M. Lov om behandling af personoplysninger (persondataloven) N. Arkiverings- og kassationsbestemmelser O. Retssikkerhedsloven P. Dansk alm. retspraksis Q. Funktionærloven Krav 29. Systemet skal på alle områder løbende være ajour med hensyn til gældende lov og regler (mindstekrav). BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 13
Opfyldt (Ja/Nej): 5.21 Afsnit 5.3 Overenskomster Krav 30. Systemet skal på alle områder løbende være ajour med hensyn til gældende overenskomster (mindstekrav). Opfyldt (Ja/Nej): Tilbud 21. Det er et krav til tilbuddet, at den tilbudte vedligeholdelse angivet i bilag 10, indbefatter leverandørens indhentede tolkning af gældende overenskomster og tilhørende vedligeholdelse af systemets overenskomster mv. i overensstemmelse hermed samt leverandørens rådgivning af kunden i brugen af systemet og systemets virke iht. overenskomsterne Tilbud 22. Leverandøren skal i bilag 10 detaljeret redegøre for løsningens egnethed i forhold til at håndtere aktuelle, relevante overenskomstmæssige forhold. Leverandøren forventes i kontraktperioden at holde den/de tilbudte løsning(er) funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold. 5.22 Afsnit 5.4 Åbne standarder Tilbud 23. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for systemets opfyldelse for hver af nedenstående standarder, herunder skal leverandøren i fald en eller flere standarder helt eller delvist ikke opfyldes, for disse standarder beskrive baggrunden for leverandørens fravalg af at anvende standarden i leverandørens system. Standarder for dataudveksling mellem offentlige myndigheder (OIOXML) Standarder til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (FESD) Standarder til elektroniske indkøb i det offentlige (OIOUBL) Standarder for digital signatur (OCES) Standarder for dokumentudveksling (ODF/OOXML) 5.23 Afsnit 5.5 Brugervenlighed og fleksibilitet Krav 31. Det er et krav, at systemet skal være brugervenligt og fleksibelt i forhold til kundens fremtidige behov for justeringer og tilpasninger. BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 14
5.24 Afsnit 5.6 - Forhold vedr. it-arkitektur, integration m.v. Tilbud 24. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens opbygning og modularitet, herunder den datamæssige integration og afhængigheder mellem eventuelle delmoduler og databaser. Tilbud 25. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for hvilke eksterne grænseflader løsningen tilbyder. Tilbud 26. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke delfunktionaliteter der umiddelbart kan gøres tilgængelige via webbrowser og/eller app på smartphone og tablet, og hvilke krav dette stiller til slutbrugerens hardware og software. Tilbud 27. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan løsningen understøtter effektive arbejdsgange for decentralt placerede brugere med behov for adgang til relevante informationer med relation til arbejdet med de løn- og personaleadministrative forhold, herunder såvel inddateringsfunktionen som udtræk og forespørgsler. Tilbud 28. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for hvordan brugeradgang til løsningen fremstår for brugeren og hvordan den administreres. Det skal beskrives hvilke muligheder kunden har for frit at tildele brugernavne i løsningen, samt hvilke muligheder for dokumentation ifm. brugeradministration som løsningen tilbyder. Tilbud 29. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for i hvilken udstrækning løsningens brugeradministration kan integreres med Microsoft AD og hvilke krav løsningen evt. stiller i denne sammenhæng. Tilbud 30. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de for løsningen nødvendige snitflader hos 3. part for dataoverførsel til kundens øvrige systemer. Kunden forestår selv købet af snitfladerne. Krav 32. Det er et krav, at tilbuddet omfatter prisen på samtlige nødvendige interne snitflader i leverandørens egen løsning (både etablering og løbende drift) i den tilbudte løsning. BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 15
Tilbud 31. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan systemet og driftsmiljøet er sikret mod uautoriseret adgang fra tredjemand samt for, hvordan kunden sikres mod diverse vira o.l., når løn- og personalesystemet i øvrigt anvendes. Tilbud 32. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens logningsfunktionalitet, herunder overholdelse af krav til revisionsspor. Krav 33. Leverandøren skal, som en del af den elektroniske aflevering af data, levere den tekniske dokumentation af systemet, der afleveres ved afleveringsforhandling. Den tekniske dokumentation bør indeholde en tabeloversigt og et struktur-diagram. Der skal fra leverandørens side foreligge et tilbud, der indeholder arkivering og fremstilling af en arkiveringsversion. 5.25 Afsnit 5.7- Data til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) Tilbud 33. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvordan og i hvilket omfang løsningen vil aflevere data til FLIS. Krav 34. Den beskrevne funktionalitet skal være indregnet i prisen i bilag 13 5.26 Afsnit 5.8 - Data til KRL Tilbud 34. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvordan og i hvilket omfang løsningen vil aflevere data til KRL. Krav 35. Leverandøren skal levere data til KRL efter de af KRL og kunden opstillede krav 5.27 Afsnit 5.9 - Data til ledelsesinformation Tilbud 35. Leverandøren skal i bilag 13 som option specifik angive det månedlige faste vederlag BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 16
for systemadgang til data i datawarehouse. Den oplyste pris vil samtidig udgøre vederlagsreduktionen ved eventuelt bortfald af denne opgave. 5.28 Afsnit 5.10- Dataudtræk Tilbud 36. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til dataudtræk på de beskrevne niveauer, samt den tilbudte validitet og aktualitet af tilgængelige data inden for hvert af de 3 trin. 5.29 Afsnit 5.11 - Metadata og søgbarhed Tilbud 37. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold hertil, herunder hvilke typer af poster, der evt. ikke kan tilknyttes kommentarer og vedhæftes filer. Tilbud 38. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 endvidere redegøre for den tilbudte løsnings søgefunktionalitet, herunder søgefunktionalitetens brugerinterface og resultatpræsentation, samt muligheder for at tilpasse søgeresultater gennem applikation af filtre, sorteringer etc. 5.30 Afsnit 5.12 - Krav til driftsplaner Krav 36. Leverandøren skal i henhold til kontrakten udarbejde egentlige driftsplaner på baggrund af ydelsesbeskrivelserne i bilag 1 og leverandørens løsningsbeskrivelse i bilag 2. Det er et krav til indholdet, at driftsplanerne beskriver rutiner, og er egnede som styringsværktøj for den daglige drift. Driftsplanerne kan udgøre en detaljering af leverandørens løsningsbeskrivelse. Driftsplanerne skal sikre, at der sker en vidensoverførelse og forventningsafklaring parterne imellem, og at der identificeres præcise målepunkter og opfølgningsinstrumenter for de enkelte opgaver. Endelig skal driftsplanerne indeholde en beskrivelse af procedurer, kontaktnumre mv. i forbindelse med den daglige opgavevaretagelse. Indholdet af driftsplanerne drøftes og fastlægges endeligt efter kontraktindgåelse Tilbud 39. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 udarbejde udkast til driftsplaner. BILAG 2 LEVERANDØRENS LØSNINGSBESKRIVELSE SIDE 17