Kolding Kommune Spørgsmål og svar vedr. udbud på vægterkørsel - Spørgsmål nr. 1 og svar dertil offentliggjort d. 11/07-2016 - Spørgsmål nr. 2-33 og svar dertil offentliggjort d. 28/07-2016 Nr. Spørgsmål Svar 1. Er det muligt at afgive tilbud hvis man ikke har en sikkerhedsgodkendelse fra forsvarets efterretningstjeneste? 2. Udbudsmateriale s. 15: Tilbudsgiver anmoder om, at en alarm kan annulleres inden for 3 min. fremfor 5 min., da de 5 min. står for næsten 1/3 del af reaktionstiden og tilbudsgiver derfor allerede har brugt ret meget tid på kørslen uden at få betaling for dette. 3. Udbudsmateriale s. 18: Tilbudsgiver anmoder om, at ordregiver fastsætter et max. antal minutter pr. tilsyn for så vidt angår de 30 valgfrie tilsyn. Tilbudsgiver kan kun sætte en pris, såfremt vi kender det antal minutter, der ønskes vagt i. 4. Prislisten: Tilbudsgiver anmoder om, at ordregiver fastsætter et antal minutter for et razziatilsyn, således at alle tilbudsgivere byder på samme antal minutter, og dermed på samme vilkår. 5. Generelt: Er det korrekt forstået at hvis leverandørens vagter til alle opgaver er omfattet af Brancheoverenskomst for vagtselskaber, som er indgået mellem DI Overenskomst II og Serviceforbundet for Vagt- og Sikkerhedsfunktionærernes Landssammenslutning, så lever leverandøren op til Ordregivers arbejdsklausuler i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten, jf. bilag 3. 6. Er det relevant for kommunen at leverandøren er ISO certificeret for sikring af høj kvalitet i udførelsen af arbejdet? Ja det er det. Kravet om sikkerhedsgodkendelse fra forsvarets efterretningstjeneste bortfalder. - Se rettelse i materialet Kravet fastholdes Et tilsyn beregnes pr. 1 time Et razziatilsyn beregnes pr. 1 time Det er korrekt Det er ikke relevant for Kolding Kommune
7. Vil kommunen venligst oplyse om den udbudte ydelse er identisk med den der leveres i dag? Og hvis dette ikke er tilfældet, hvordan adskiller den sig så? 8. Vil kommunen venligst oplyse de seneste 2 års omsætningsværdi af kontrakten? 9. Til Del 1: Udbudsmateriale: Til punkt 7 Krav til tilbudsgivers forhold og formåen: Er kommunen sikker på at kravet til serviceattest skal indgå? Dette er ikke normal procedure for et vagtudbud. 10. Til Del 2: kravspecifikation: Til punkt 2 Generelle forhold: Er det korrekt forstået, at reaktionstid tæller fra alarmpatruljebilen modtager alarmopgaven og til vægteren tager nøglerøret? 11. Til punkt 2 Generelle forhold: Vil kommunen overveje at målsætningen for reaktionstid ikke sættes mere ambitiøst end Forsikring & Pensions højeste krav til udrykningstid, for bl.a. banker og guldsmede, men i stedet til en udrykningstid på 30 minutter i postnr. 6000 og 35 minutter for øvrige postnumre, hvilket er typisk for offentlige institutioner. Denne justering vil give en markant prisoptimering og kunne eventuelt kombineres med en fastholdelse af reaktionstid til tyverialarmer i Ordregivers IT-afdeling, Sct. Jørgens Gade. 12. Til punkt 2 Generelle forhold: Modtager leverandøren en komplet liste over kontaktpersoner og andre oplysninger nødvendige for fakturering på samtlige lokationer inden ydelsens opstart? 13. Til punkt 2 Generelle forhold: Er det korrekt forstået at den første time faktureres kommunen, og derefter faktureres lokaliteten? 14. Til punkt 2 Generelle forhold: Er det korrekt forstået at vægteren højest må være på lokaliteten i én time? Hvordan skal vi forholde os til gensikring, hvis hærværk har påvirket muligheden for tilkobling? 15. Til punkt 3 Antal lokaliteter med alarmanlæg: Er det korrekt forstået at udrykninger til ABA og Vand- og/eller fjernvarmeanlæg Det henvises til tilbudslisten samt materiale med kravsspecifikation, som beskriver det nye udbud. I perioden fra juli 2014, og frem til juli 2016 har omsætningsværdien på aftalen været kr. 885.000,- Ja. Kravet til serviceattest fastholdes Nej dette er en fejl. Reaktionstiden tæller fra alarmpatruljebilen modtager alarmopgaven og til vægter er fremme. Kravet fastholdes Der ligger en EAN-nr. liste på kolding.dk. Den første time, hører med i udkaldet, og er derfor en del af udbuddet. Den efterfølgende time faktureres til lokaliteten, som beskrevet under punkt 2. Det henvises til pkt. 2, hvor der bl.a. står: Det er Ordregivers vagtcentral, der bestemmer, om vægteren skal blive på installations-adressen ud over 1 time. Afregning over 1 time, sendes direkte til lokaliteten. Det er ikke korrekt. Der vil blive udarbejdet nye instrukser (bilag A, B og C) da der er forkerte beskrivelser i disse.
er udrykninger på AIA anlæg på disse lokationer, jf. bilag B og bilag C, og at vægterens opgaver derfor er i henhold til AIA anlægget? Hvis dette ikke er tilfældet, uddyb da venligst? 16. Til punkt 7 Evalueringsmøder: Hvad er det forventede tidsmæssige omfang af evalueringsmøder? 17. Til punkt 9 Tilbudsgivers personale: Vil kommunen oplyse hvilken type AIA, ADK, ABA, samt Vand- og/eller fjernvarmeanlæg vagterne skal oplæres til? Derudover hvilket forventet brugerniveau der forventes for hver type anlæg? De nye instrukser vil ikke blive lagt op på kolding.dk, men sendes til vindende tilbudsgiver. Der kan ikke sættes et tidsforbrug på disse møder. Da møderne er beregnet til at samle op på forholdene i aftalen, kan tiden variere, alt efter de punkter som sættes på dagsordenen. AIA: Ca. 12 forskellige anlæg Forventet niveau: Ekspert ADK: Ca. 5 forskellige anlæg Forventet niveau: Ekspert ABA: Ca. 12 forskellige anlæg Forventet niveau: Bruger Vand- og/eller Fjernvarme: - Type 1: sender alarm over CTS en - Type 2: sender alarm på SMS Forventet niveau: Bruger Generelt gælder for ovennævnte anlæg, at sammensætningen er tilsvarende andre virksomheder i Danmark. 18. Til punkt 9 Tilbudsgivers personale: Vil fremtidig leverandør få udleveret samtlige instrukser fra nuværende leverendør? 19. Til punkt 11 Servicevagt: Der gøres opmærksom på at vi i henhold til vores vagtautorisation ikke må yde vagtopgaver i civil. 20. Til punkt 12 Tilkøb øvrige tilsyn: Vil kommunen venligst oplyse hvilket tidsmæssigt omfang prisen per udvendigt tilsyn skal beregnes ud fra? 21. Til punkt 12 Tilkøb øvrige tilsyn: Vil kommunen venligst oplyse varsel på tilsyn? 22. Til kontrakten: Til punkt 5 Samarbejde: Vil kommunen oplyse hvorfor der refereres til punkt 14 Force majeure? Vi kan ikke udlevere instrukser fra nuværende leverandør, da disse må betegnes som interne. Som udgangspunkt, bærer vagterne altid uniform. Dog er der enkelte tilfælde, hvor vi ønsker at vagten kan være i civil, for ikke at optrappe en i forvejen vanskelig situation. Dette kan være tilfældet, hvor der ønskes en bisidder i et tilstødende rum, ved vanskelige samtaler, hvor opgaven mere har karakter af personbeskyttelse end vagt. Prisen skal beregnes ud fra 1 time Der er lavet en rettelse på Tilbudslisten, der angiver dette. Dette er en fejl og vil være rettet i den endelige kontrakt. Der skulle være refereret til pkt. 13.
23. Til punkt 8.2 Prisregulering: Vil kommunen overveje at lade vederlaget prisreguleres med dokumenterbare meromkostninger, da den nuværende overenskomst udløber i år 2017? Alternativt at lade leverandøren oplyse låste priser per individuelt år i kontraktperioden? 24. Til punkt 13 Leverandørens misligholdelse: Vil kommunen uddybe fornyet skriftlig reklamation? Hvad er tidsrammen for at en eventuel reklamation kan blive fornyet? Er der tale om væsentlig misligholdelse af kontrakten ved en fornyet skriftlig reklamation per individuel lokalitet? Dette er nødvendigt at vide for at kunne økonomisere vores risiko. 25. Til punkt 13 Leverandørens misligholdelse: Vil kommunen overveje at fjerne bullet 4 enhver forsinkelse, da dette punkt allerede indgår i vederlags- og bodsstruktur? 26. Til punkt 13 Leverandørens misligholdelse: Vil kommunen til bullet 8 indtræden af andre omstændigheder.. uddybe hvilken type omstændigheder der er tale om? Den åbne formulering gør det umuligt at økonomisere vores risiko. 27. Til punkt 13 Leverandørens misligholdelse: Vil kommunen til bullet 9 Bestemmelser om leverancer og kvalitet.. oplyse hvorfor der refereres til punkt 6 Virksomhedsoverdragelse? 28. Til punkt 13 Leverandørens misligholdelse: Vil Kommunen overveje at indføre denne linje: Leverandøren hæfter i intet tilfælde for driftstab, tidstab, avancetab eller andet indirekte tab? Indføres denne linje, så vil det være muligt at prisoptimere tilbuddet. 29. Til Tilbudslisten: Hvor kan vi oplyse engangsomkostninger (fx udarbejdelse af skriftlig instruks) til opstart? 30. Er det korrekt forstået at enhedspris = timepris? 31. Er det korrekt forstået at punkt 3 i prisarket ikke indgår i tildelingsevalueringen? 32. Kan kommunen acceptere at service- og andre fastvagtopgaver af hensyn til overenskomstbestemmelser altid bestilles af minimum 3 timers varighed? 33. Til øvrige bilag: Er det korrekt forstået at bilag A, bilag B og Bilag C er vagtcentralens instruks? Nej. Kommunen vil i stedet acceptere at der kan blive prisreguleret. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks. Dette vil være rettet i den endelige kontrakt. Fornyet skriftlig reklamation kan ske i hele kontraktperioden inkl. evt. optioner. Der forekommer således ikke nulstilling. Pkt. 13 vedrøre leverandørens misligholdelse af aftalen med Kolding Kommune. Det er således ikke misligholdelse i forhold til den enkelte lokalitet. Bullet 4 fjernes ikke, da denne dækker i situationer som ligger uden for vederlags- og bodsstrukturen. Det beror på en konkret vurdering og kan derfor ikke beskrives. Dette er en fejl og vil være rettet i den endelige kontrakt. Der skulle være refereret til pkt. 7. Nej Det vil være en naturlig del af udbuddet, at leverandøren udarbejder disse ting uden omkostninger for Kolding Kommune. Det er korrekt. Pkt. 3 i tilbudslisten indgår i tildelingsevalueringen. Der evalueres på den samlede pris. Kommunen vil acceptere 2 timer. Det er korrekt. Se desuden svar på spørgsmål 15
34. Tilbudsgiver vil gerne bede om at få tilsendt dokumentet "Udbudsmateriale_vægterkørsel" i Word format, så de påkrævede bilag kan udfyldes. Bilag vil blive lagt op på kolding.dk i Word format.