Af Peter Plantener 29. januar 2014 Versionsnummer 00.08 OSS: Ofte stillede spørgsmål OSS: Nyt Telefonsystem
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Generelt... 3 1.1 Hvad er det nye telefonsystem, kommer det til at berøre mig, hvad består det af, og hvornår starter det?... 3 1.2 Hvorfor har TEC & ESN valgt at nedlægge al traditionel fastnet telefoni og i stedet skifte til en kombination af mobiltelefoni og unified communications?... 3 1.3 Hvem har truffet beslutningen om den nye telefoni-løsning?... 3 1.4 Hvad er Lync og hvor finder jeg mere info?... 4 1.5 Hvad er Unified Communications?... 4 1.6 Hvorfor sker omlægningen af telefoni i uge 7 & 8?... 4 1.7 Hvad er en søgeplan for noget?... 5 1.8 Hvem tilbydes trådløse headset?... 5 1.9 Hvor finder jeg politikken for telefoni?... 5 2 Særligt til ledere:... 6 2.1 Hvilken økonomi er der i projektet for min afdeling?... 6 2.2 Hvem betaler for anskaffelsen af ekstraudstyr?... 6 2.3 Hvordan bestilles ekstraudstyr... 6 2.4 På faktura fra Telenor står der statusplan, hvad er det?... 6 3 PC programmerne LYNC og LYNC PLUS... 7 3.1 Hvad er Lync?... 7 3.2 Hvordan opretter jeg forbindelse til Lync?... 7 3.3 Hvordan finder jeg kontakter fra min organisation?... 8 3.4 Hvordan tilføjer jeg interne kontakter?... 8 3.5 Hvordan tilføjer jeg eksterne kontakter?... 8 3.6 Hvordan blokerer jeg kontakter fra at kontakte mig via Lync?... 9 3.7 Hvordan får jeg kun vist de af mine kontakter, der er online?... 9 3.8 Hvordan sletter jeg kontakter fra listen over kontakter?... 9 3.9 Hvordan organiserer jeg mine kontakter efter placering, afdeling eller andre kriterier?... 9 3.10 Hvordan opretter jeg en gruppe?... 9 3.11 Hvor mange kontakter kan jeg have?... 9 3.12 Hvordan kan jeg se eller ændre, hvor mange oplysninger en kontakt kan se om mig?... 10 3.13 Hvorfor indeholder fanen Relationer for min liste over kontakter nogle personer, som jeg aldrig har føjet til listen, og hvordan fjerner jeg dem?... 10 3.14 Hvad betyder den røde stjerne ud for en kontakts status?... 10 3.15 Hvordan etablere jeg et videoopkald intern/ekstern?... 10 3.16 Hvordan bruger jeg telefon funktionen i Lync?... 11 3.17 Kan jeg foretage et telefonopkald uden at føje personen til listen Kontakter?... 11 3.18 Hvordan viderestiller jeg opkald fra Lync til min mobiltelefon?... 11 3.19 Hvor finder jeg historikken over alle mine tidligere samtaler/opkald i Lync?... 12 3.20 Hvordan sender man en chatbesked i Lync?... 12 Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 1
3.21 Hvordan undgår jeg at blive forstyrret af Lync?... 13 3.22 Hvordan skifter jeg fortrolighedsforhold på en af mine kontakter i Lync?... 13 3.23 Hvordan planlægger jeg et Lync møde i Outlook?... 14 Bilag A Informationsmail... 15 Bilag B Dokumenthistorik... 17 Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 2
1 GENERELT 1.1 Hvad er det nye telefonsystem, kommer det til at berøre mig, hvad består det af, og hvornår starter det? Det nye telefonsystem kommer til at berøre alle ansatte. I stedet for mange forskellige og til dels forældede og dyre telefoniløsninger, indføres pr. februar 2014 et nyt system, der bygger på: mobiltelefoni og såkaldt unified communication, nemlig LYNC systemet fra Microsoft. Hvordan det kommer til at berøre dig som bruger, kan du se i den informationsmail, der blev udsendt til alle ansatte d. 23 januar 2014, se bilag til denne OSS. 1.2 Hvorfor har TEC & ESN valgt at nedlægge al traditionel fastnet telefoni og i stedet skifte til en kombination af mobiltelefoni og unified communications? Den gammeldags telefoni, baseret på faste telefoner og et specialiseret omstillingsbord, er efterhånden blevet overhalet af mere moderne teknologier, som giver organisationen og brugerne nogle store fordele. Mobiltelefonien er kendt af alle, og kan konkurrere prismæssigt med den traditionelle telefoni, når man kigger på de totale omkostninger. Med Unified Communications (som vi kommer til at kende gennem produktet LYNC ), smelter brugen af telefoni og computeren sammen, hvilket giver helt nye muligheder, som gør det lettere og mere effektivt at kommunikere med andre på skrift, med samtale eller via video. Langt de fleste medarbejdere får en mobiltelefon udleveret som erstatning for deres fastnettelefon. De bliver hermed i stand til at gå omkring under deres samtaler, og kan kontakte og kontaktes af andre, uanset om de er ved skrivebordet eller ej. Et begrænset antal ansatte får installeret En såkaldt Softphone applikation på deres computer, og får herudover et headset. Der er således store anvendelsesmæssige fordele og hertil kommer økonomiske fordele ved den nye telefoniløsning, som vi forventer har tjent sig selv hjem indenfor få år. 1.3 Hvem har truffet beslutningen om den nye telefoni-løsning? Udformningen af den nye telefoniløsning er sket efter en række workshops i løbet af 2013 med forskellige grupper fra ESN og TEC. På baggrund af de behov og ønsker, der Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 3
kom frem, er der lavet en Business case, som er forelagt og besluttet af Den fælles it styregruppe, som Eniga s partnere har nedsat. Det konkrete løsningsvalg er foretaget af en styregruppe for telefoniprojektet: It-chef Kaare Rubak, Eniga it-service Vicedirektør Vibeke T. Johnsen, ESN Direktionssekretær Christina Sørensen, TEC Uddannelseschef Johnny Olsen, TEC Projektet gennemføres af Eniga it-service som i denne sammenhæng refererer til projektets styregruppe. 1.4 Hvad er Lync og hvor finder jeg mere info? LYNC (udtales LINK ) er en applikation (et stykke software) fra Microsoft, der installeres på alle administrative PC er, der ejes af Eniga s partnere. I den lille udgave, som alle får installeret, fungerer LYNC på samme måde, som mange kender et chat -program som Microsoft Live Messenger eller Yahoo messenger Den store udgave, er en såkaldt Softphone Microsoft kalder denne version LYNC PLUS, kan herudover fungere som en telefon dvs. modtage indkommende telefonopkald fra telefonnettet og bruges til udgående opkald. Man har i denne situation et headset (høretelefon med mikrofon), og har begge hænder frie til f.eks. at arbejde med computeren, mens man taler. Mere information om LYNC kan findes sidst i denne vejledning, som suppleres med gåhjem møder i starten af februar. 1.5 Hvad er Unified Communications? Unified communications (UC) er betegnelsen for den sammensmeltning af telefoni, videokonference, skriftlig chat og andre samarbejdsformer, der er blevet mulig de senere år, og som LYNC er et godt eksempel på. UC gør det nemmere og hurtigere at kontakte og kommunikere med andre kolleger og kontakter uden for vores egen organisation. 1.6 Hvorfor sker omlægningen af telefoni i uge 7 & 8? Omlægningen til ny telefoni sker for ESN i uge 7/2014 og for TEC i uge 8/2014. Tidspunkterne er valgt, fordi det er en kompliceret omlægning, hvor der er risiko for større eller mindre ulemper for brugerne de første dage, indtil alt er oppe og køre i god gænge. Uge 7 og 8 er de normale vinterferie-uger, hvor de fleste afdelinger har lidt mindre travlt, og derfor er lidt mindre følsomme for eventuelle begyndervanskeligheder, der måtte opstå. Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 4
1.7 Hvad er en søgeplan for noget? Nogle afdelinger og teams har megen indgående telefoni, og arbejder sammen om telefonbetjeningen. Til disse afdelinger og teams, kan der, efter aftale med lederen, som et hjælpemiddel oprettes søgeplaner. En søgeplan er et fælles telefonnr. for en afdeling/funktion, hvori der indgår mobiltelefonnumre på de teamdeltagere, der indgår i telefonbetjeningen. Hvis en deltager er optaget eller der ikke besvares, vil det indgående opkald gå til den næste deltager automatisk. Man kan selv melde sig ud og ind af søgeplanen f.eks. ved frokost eller ferie, og lederen eller en superbruger i teamet lærer og får adgang til at oprette nye deltagere, til at styre, hvordan søgeplanen skal opføre sig mv. Søgeplaner kan laves for både de, der har mobiltelefoner og de, der har en Softphone på deres computer som telefon, - der er dog lidt forskel på hvordan søgeplanerne oprettes og fungerer. Der kan ikke laves søgeplaner, som blander mobiltelefoner og softphones. 1.8 Hvem tilbydes trådløse headset? For de, der får en Softphone (dvs. LYNC PLUS applikationen på deres PC), udleveres samtidig et trådløst headset. For de, der har/får en mobiltelefon og som sidder med administrative opgaver, hvor det er vurderet at de taler meget i telefon, får også et headset. Andre der har et behov kan gå til nærmeste leder og spørge om afdelingen vil anskaffe et headset. Med headsettet følger en docking station, hvor headsettet placeres til opladning, når det ikke bruges. Et Mobiltelefon headset kan ikke benyttes som computerforbundet (Softphone-) headset, eller omvendt, fordi de anvender forskellige trådløse teknologier. 1.9 Hvor finder jeg politikken for telefoni? På TEC kan man finde politikken i dokumentcenteret: http://intranet/everest/showdoc.asp?id=101021134034 Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 5
2 SÆRLIGT TIL LEDERE: 2.1 Hvilken økonomi er der i projektet for min afdeling? Etableringsomkostninger i forbindelse med overgangen til nyt system betales af det centrale projektbudget. Mobilregninger betales på ESN centralt, som hidtil, hvorefter de konteres ud. Mobilregninger på TEC betales lokalt, som hidtil. 2.2 Hvem betaler for anskaffelsen af ekstraudstyr? Headsets til de, der kommer til at anvende Softphone n (LYNC PLUS) anskaffes via projektets budget. Der bliver tale om et basalt, trådløst headset. Der vil være mulighed for, for afdelingens eget budget, at købe en anden form for bærebøjle, eller en anden type headset. For enkelte grupper af mobiltelefon brugere, der anvender telefonen intensivt gennem det meste af arbejdsdagen, vil der også blive leveret et trådløst headset. 2.3 Hvordan bestilles ekstraudstyr Der vil blive lagerført et begrænset standardsortiment i Rekvisitten. 2.4 På faktura fra Telenor står der statusplan, hvad er det? Med Statusplan kan omstillingen se hvilke mobiler der er ledige, optagede eller slukkede. Det er besluttet at tegne denne tillægsservice for alle mobiltelefoner og smartphones, for at omstillingen kan yde en bedre omstillingsservice ift. mobile enheder. Teknisk får vi fra Telenor leveret positionsinformation (ikke GPS, men ud fra mobilmaster). Vi har af privacy årsager valgt ikke at implementere disse data ind i system, dvs. ingen hverken ser eller bruger disse data. Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 6
3 PC PROGRAMMERNE LYNC OG LYNC PLUS 3.1 Hvad er Lync? - Microsoft har udviklet applikationen Lync i flere versioner: o Lync Enterprise, der giver mulighed for: presence (dvs. ledig/optaget/ ), chat, 1-til-1 audio og video, Skype forbindelse o Lync Plus, der herudover giver mulighed for avancerede voice faciliteter - Lync er en virtuel forbindelse mellem dig og de personer, du arbejder med den giver jer mulighed for at kommunikere, dele dit skrivebord og dine programmer og arbejde sammen i realtid lige fra computeren. se videoen - Lync er muligvis allerede installeret. Det kan du kontrollere ved at klikke på Start >Alle programmer > Microsoft Office 2013. Hvis Lync 2013 står på listen, skal du klikke på det og logge på. Hvis det (eller Microsoft Office 2013) ikke står på listen, skal du kontakt IT-adelingen eller oprette en helpdesk sag på installation at Lync. 3.2 Hvordan opretter jeg forbindelse til Lync? Start Lync 2013 ved at klikke på Start >Alle programmer > Microsoft Office 2013 > Lync 2013 Indtast dine initialer efterfuldt med @adm.net.local nede i Logonadresse og tryk Log på. Se billedet til højre. - Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 7
- 3.3 Hvordan finder jeg kontakter fra min organisation? - Skriv navn, initialer, mailadresse eller telefonnummer på den person, du leder efter, i søgefeltet i visningen Kontakter i hovedvinduet i Lync. 3.4 Hvordan tilføjer jeg interne kontakter? - I hovedvinduet i Lync skal du gå til Tilføj en kontakt > Tilføj en kontakt fra min organisation. - Skriv personens navn eller mailadresse i søgefeltet. Mens du skriver, vises personer, der passer på dine søgeord. - Rul igennem søgeresultaterne, indtil du kommer til den person, du vil føje til listen over kontakter. Højreklik på vedkommende, og klik derefter på Føj til listen Kontakter. - Vælg en gruppe på listen, du vil føje din nye kontakt til. 3.5 Hvordan tilføjer jeg eksterne kontakter? - Eksterne kontakter understøttes, hvis kontakten uden for din organisation enten bruger Lync, og deres organisation også er konfigureret til eksterne kontakter, ELLER Skype, og de er logget på med deres Microsoft-konto (tidligere Windows Live-id). - I hovedvinduet i Lync skal du gå til Tilføj en kontakt > Tilføj en kontakt uden for min organisation. - Klik på Lync til Skype-kontakter skal du klikke på Andre. Kontakter, der benytter andre chatudbydere, understøttes ikke. - Skriv kontaktens mailadresse i Chatadresse i Tilføj chatkontakt. - Vælg en gruppe og et fortrolighedsforhold til din nye kontakt, og klik derefter på OK. Vigtigt! Hvis den kontakt, du har tilføjet, viser "Tilstedeværelse ukendt", skal du vente 24 timer og derefter kontakte Helpdesk. Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 8
3.6 Hvordan blokerer jeg kontakter fra at kontakte mig via Lync? Hvis du blokerer en kontakt, vises dit navn og din mailadresse for dem, men de kan ikke kontakte dig via Lync. Sådan blokeres en kontakt i Lync: Højreklik på den kontakt på listen Kontakter, du vil blokere, klik på Skift fortrolighedsforhold, og klik derefter på Blokerede kontakter. 3.7 Hvordan får jeg kun vist de af mine kontakter, der er online? Selvom du ikke kan fjerne offline kontakter fra din liste over Kontakter, kan du gruppere dem, så de ikke gør din liste over Kontakter uoverskuelig. Klik på Indstillinger > Liste over kontakter, og under Vis disse oplysninger skal du derefter markere afkrydsningsfeltet Vis kontakter med statussen Ikke til stede, Offline eller Tilstedeværelse ukendt i en separat gruppe. Kontakter, der ikke er tilgængelige, vil blive vist nederst på din liste over kontakter i en gruppe kaldet Kontakter, der ikke er til stede eller er offline. 3.8 Hvordan sletter jeg kontakter fra listen over kontakter? Højreklik på kontakten, og klik på Fjern fra liste over kontakter. 3.9 Hvordan organiserer jeg mine kontakter efter placering, afdeling eller andre kriterier? Opret en ny gruppe ud fra den kategori, du har brug for. Du kan f.eks. oprette gruppen "Kolleger på hovedkontoret" og føje kontakter til denne gruppe. Du kan se mere om at oprette en gruppe i det næste spørgsmål. 3.10 Hvordan opretter jeg en gruppe? Højreklik på et vilkårligt gruppenavn (f.eks. Andre kontakter) på listen over kontakter i hovedvinduet i Lync, og klik derefter på Opret ny gruppe. Du kan også klikke på knappen Tilføj en kontakt og derefter klikke på Opret en ny gruppe. Overskriv teksten Ny gruppe i det område, der nu åbnes i bunden af vinduet, for at give gruppen et sigende navn. 3.11 Hvor mange kontakter kan jeg have? 1000 er det antal kontakter, der som standard maksimalt kan tilføjes. Det faktiske antal for din organisation er angivet af den tekniske support på din arbejdsplads, så kontakt dem, hvis antallet ikke er gjort tilgængeligt for dig. Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 9
3.12 Hvordan kan jeg se eller ændre, hvor mange oplysninger en kontakt kan se om mig? Alle dine kontakter har et fortrolighedsforhold til dig. Dette forhold bestemmer personens adgang til dine oplysninger om tilstedeværelse, dine telefonnumre og mødesteder, og om personen kan kontakte dig, når din status er indstillet til Vil ikke forstyrres. Du kan få mere at vide under: Kontrollere adgang til dine oplysninger om tilstedeværelse i Lync. Hvis du vil se, hvilken relation du har til en kontakt, skal du klikke på fanen Relationer på listen over kontakter. Her vises dine kontakter efter fortrolighedsforhold. 3.13 Hvorfor indeholder fanen Relationer for min liste over kontakter nogle personer, som jeg aldrig har føjet til listen, og hvordan fjerner jeg dem? Hver af de kontakter, du kommunikerer med via Office uanset om kontakter er en Lync-kontakt bliver tildelt en standardrelation i forhold til dig. Disse personer, som ikke vises på din liste over kontakter, vises ikke under fanerne Grupper eller Status på listen over kontakter. Under fanen Relationer kan du imidlertid se alle dine Lynckontakter plus de øvrige kontakter, som ikke findes på listen over kontakter. Hvis du vil fjerne en af de kontakter, der ikke findes på din liste over kontakter, skal du højreklikke på kontakten, klikke på Skift fortrolighedsforhold og vælge Tildel relation automatisk. 3.14 Hvad betyder den røde stjerne ud for en kontakts status? Den røde stjerne ud for en kontakts status angiver, at vedkommende har aktiveret svar med Fraværsmeddelelse i Outlook. 3.15 Hvordan etablere jeg et videoopkald intern/ekstern? Hvis dit firma har aktiveret videoopkald og møder, kan du foretage videoopkald ansigt til ansigt med dine kontakter. Det eneste, du skal bruge, er et kamera og computerens højttalere og mikrofon. Du kan også bruge et headset, hvis computeren ikke har indbyggede lydenheder. Du kan få mere at vide under: Foretage, modtage og håndtere et videoopkald i Lync Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 10
3.16 Hvordan bruger jeg telefon funktionen i Lync? Du kan bruge Lync til opkald på to forskellige måder: - Lync-opkald - Brug af Numerisk tastatur til at ringe til et telefonnummer Et Lync-opkald foretages fra din computer til en andens computer, hvor Lync også er installeret (computerlyd). - Et Lync-opkald til en kontakt ringer på alle personens enheder, der er aktiveret til Lync, f.eks. bærbare og stationære computere. - Du kan også foretage Lync-opkald til de kontakter, der er medlem af organisationsnetværket. En organisationsnetværksrelation med andre virksomheder er blot en virtuel alliance, som gør det muligt at føje brugere fra andre virksomheder til din liste over kontakter, chatte med dem, foretage lyd-, video- og telefonmøder og udveksle oplysninger om tilstedeværelse. Du kan også bruge Lync til at ringe til en almindelig fastnettelefon. - Brug af det numeriske tastatur til at ringe til et telefonnummer - Hold markøren over en kontakts billede, og brug menuen for telefonikonet til at vælge et nummer, du vil ringe til. Du kan få mere at vide under: Foretage, modtage og håndtere et lydopkald i Lync 3.17 Kan jeg foretage et telefonopkald uden at føje personen til listen Kontakter? Ja. Skriv et telefonnummer i søgefeltet under fanen Kontakter eller Telefon. Dobbeltklik derefter på det nummer, du vil ringe til, i søgeresultaterne. Du kan også ringe til nummeret ved at bruge det numeriske tastatur under fanen Telefon og klikke på Opkald. Hvis du søger efter en person, skal du skrive personens navn i søgefeltet. Hold derefter markøren på personens billede. Klik på rullemenuen ud for telefonknappen, og vælg en opkaldsindstilling. 3.18 Hvordan viderestiller jeg opkald fra Lync til min mobiltelefon? Med Microsoft Lync 2013 er det nemt at omstille og viderestille opkald til andre Du kan få mere at vide under: Omstille og viderestille opkald Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 11
3.19 Hvor finder jeg historikken over alle mine tidligere samtaler/opkald i Lync? Hvis du bruger Microsoft Outlook, gemmer Lync som standard en liste over alle indgående og udgående samtaler i Outlook-mappen Samtaleoversigt, så du kan gennemse tidligere samtaler. Sådan får du vist en liste med den seneste interaktion i Lync, som er føjet til denne mappe: - Klik på fanen Samtaler over søgeområdet i hovedvinduet i Lync. Sådan får du vist hele mappen: - Klik på linket Vis mere i Outlook nederst i vinduet. Bemærk! Hvis dine samtaler ikke gemmes i dette Outlook-arkiv, og du vil oprette et arkiv til fremtidige samtaler, skal du gøre følgende: - Kontrollér, at du bruger Microsoft Outlook 2010 eller Outlook 2013. - Klik på knappen Indstillinger hovedvinduet i Lync, og klik derefter på Personlig. - Klik på knappen Gem chatsamtaler i mappen Samtaleoversigt, og klik derefter på OK. 3.20 Hvordan sender man en chatbesked i Lync? Du kan gøre din chatbesked mere udtryksfuld ved at ændre skrifttypedetaljerne (type, farve, fremhævelse, størrelse), angive din meddelelse som vigtig og tilføje humørikoner. Du kan også føje flere personer til en samtale, starte en samtale med flere personer eller sende billeder og filer. I dette emne forklares det, hvordan du gør alt dette, samt hvordan du besvarer eller ignorerer en indgående chatbesked. Dobbeltklik på navnet på en person, som er online, på listen Kontaktpersoner. Du kan få mere at vide under: Klik her for at læse mere om chatbeskeder, gruppesamtaler og fildeling Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 12
3.21 Hvordan undgår jeg at blive forstyrret af Lync? Hvis du ikke vil forstyrres af andre LYNC-brugere, kan du ændre din status til optaget eller Vil ikke forstyrres eller eventuelt logge helt ud af LYNC Ændre status til optaget eller Vil ikke forstyrres: - Klik på knappen Indstillinger i hovedvinduet i Lync, og klik derefter på Filer > Status > Optaget (eller Vil ikke forstyrres) Logge af: - Klik på knappen Indstillinger i hovedvinduet i Lync, og klik derefter på Filer > Log af. Husk at logge på igen eller at ændre status tilbage, når du igen kan kontaktes 3.22 Hvordan skifter jeg fortrolighedsforhold på en af mine kontakter i Lync? I Lync styrer fortrolighedsforhold, hvor mange af oplysningerne om din tilstedeværelse, som andre kan se. Hver af dine kontakter har ét ud af fem fortrolighedsforhold til dig, og hver af disse giver adgang til forskellige mængder oplysninger. Det kan f.eks. være oplysninger om dig, hvor du er, hvornår du er ledig, og hvordan du kan kontaktes. Eksempelvis har Kollegaer adgang til flere af disse oplysninger end Eksterne kontakter, men til færre oplysninger end Arbejdsgruppe. Venner og familie kan se flere af disse oplysninger end alle andre. Den eneste undtagelse er, at de kontakter, som har relationen Arbejdsgruppe, er de eneste, som kan se, hvor du er til møde, og de kan få fat i dig via Lync selv hvis din status er sat til Vil ikke forstyrres. Du kan også bruge fortrolighedsforhold for at undgå afbrydelser. Hvis du f.eks. ikke ønsker at blive forstyrret midt i undervisning eller et møde, kan du angive din status til Vil ikke forstyrres og derefter give bestemte personer tilladelse til at afbryde dig ved at føje dem til din arbejdsgruppe. Du kan få mere at vide under: Hvilke niveauer af fortrolighed giver adgang til hvilke oplysninger? Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 13
3.23 Hvordan planlægger jeg et Lync møde i Outlook? - Åbn Outlook, og gå til din kalender. - Klik på Nyt Lync-møde på båndet i Outlook. Du kan også vælge at åbne et almindeligt møde først og derefter klikke på Lync Møde på båndet. - Konfigurer mødet, som du normalt ville gøre, dvs.: - Skriv mailadresserne på de inviterede i feltet Til. - Skriv et Emne, og vælg tidspunktet for Start og Slut. - Skriv dagsordenen i mødeområdet, men sørg for ikke at ændre nogen af Lyncmødeoplysningerne. - (Valgfrit) Det er også en god ide at kontrollere planlægningsassistenten for at sikre, at mødet afholdes på det bedst mulige tidspunkt. - Du er næsten færdig. Du skal blot dobbeltklikke på oplysningerne og vælge Send. Tip! Du kan køre Lync Møde i et mødelokale, hvis du både har fysiske deltagere og onlinedeltagere. Klik på Rumfinder i Outlook for at søge efter og tilføje et mødelokale i den ønskede bygning. Du kan også reservere lokalet separat og tilføje oplysninger om lokalet i feltet Placering. Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 14
BILAG A INFORMATIONSMAIL Email til samtlige ansatte Nyt telefonisystem Nyt telefonsystem I løbet af uge 7 (ESN) og uge 8 (TEC) vil det nye telefonsystem blive taget i brug. Afhængigt af hvordan du bruger din arbejdstelefon i dag, kan det betyde ingen eller nogen ændringer når vi skifter. For dig, der har en smartphone udleveret Du vil beholde din smartphone. Hvis du også har en fastnet telefon vil fastnet telefonen blive nedlagt. Folk der ringer til dit gamle fastnet nummer vil blive omstillet til receptionen. For dig, der har en mobiltelefon udleveret Har du en mobiltelefon i dag, og er det den eneste telefon du bruger, kommer det nye telefonsystem ikke til at påvirke dig. Hvis du også har en fastnet telefon vil fastnet telefonen blive nedlagt. Folk der ringer til dit gamle fastnet nummer vil blive omstillet til receptionen. For dig der kun bruger en fastnettelefon Bruger du i dag en fastnettelefon, vil du som udgangspunkt få en erstatning i form af en mobiltelefon, men enkelte administrative afdelinger vil i stedet få en såkaldt Softphone, der kort fortalt er en fastnettelefon, der fungerer gennem din computer. Nye muligheder med Lync for alle Med det nye telefonsystem følger et program, alle vil få installeret på deres computer. Programmet, der hedder Lync, åbner for nogle nye måder at kommunikere med dine kollegaer på. Gå-hjem-møder for alle I uge 6 vil alle blive tilbudt at deltage i et gå-hjem-møde, hvor det bliver forklaret hvad der kommer til at ske i løbet af uge 7 og 8, og de nye muligheder for at kommunikere med hinanden gennem Lync demonstreres. Introduktion til dig der bruger fastnettelefon Indgår du i en gruppe, hvor I er fælles om at svare telefonen, vil I fremover enten skulle benytte jer af mobiltelefoner i en søgeplan, eller I vil skulle bruge Softphone. Der vil blive afholdt et introduktionsmøde for ESN tirsdag 4. februar på Milnersvej i Hillerød, og et for TEC onsdag 5. februar på Stæhr Johansens Vej på Frederiksberg. Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 15
Mødet er obligatorisk medmindre andet aftales med nærmeste leder. Er fastnettelefonen i dag et supplement til din mobiltelefon, vil du skulle bruge din mobiltelefon fremover. Uddannelse af receptionister Receptionister der bruger telefonsystemet intensivt, vil få egentlig uddannelse i brugen af det nye system fredag d. 7. februar. Spørgsmål? Har du spørgsmål til overgangen til det nye telefonsystem, kan du fra uge 6 søge hjælp via Helpdesk eller på www.eniga.dk/lync Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 16
BILAG B DOKUMENTHISTORIK Versionsnr. Dato Forfatter Beskrivelse 00.01 dd.mm.yyyy KR Første udkast til generelle spørgsmål 00.02 PP Første udkast til svar 00.03 PP Udbygget med mere detailinfo om LYNC 00.04 28.01.2014 MED Udvidet med LYNC funktioner og skærmbilleder 00.05 29.01.2014 KR, PP, BM Review 00.06 30.01.2014 PP Review kommentarer indarbejdet 00.07 02.02.2014 PP Flere Review kommentarer indarbejdet Nyt TelefonisystemOSS: Nyt Telefonsystem 17
C/O TEC Nordre Fasanvej 27 2000 Frederiksberg Telefon 3817 7000 www.eniga.dk