THE FUTURE OF MEETINGS MARCH VENUE: LOREM IPSUM

20. marts 2013 / the future of meetings 1 / 44 20. marts 2013 the future of meetings THE FUTURE OF MEETINGS MARCH 20 2013 VENUE: LOREM IPSUM

AGENDA 6 Trends i Mødebranchen /Lars Blicher-Hansen... 3 Præsentation Nedskæring Fokus på faglighed ROMI Nye mødeformer Teknologi Tilpasning Analyse 2013 / Roger Kellermann... 15 Præsentation Q&A Session Mødebarometeret / Lars Blicher-Hansen... 24 the Future of meetings / Trine steffensen...27 trendmåling / Ole HØGH... 31 Trendmåling Q&A Session Evaluering / Ole HØGH...40

lars blicher-hansen 6 trends i mødebranchen

lars blicher-hansen / 6 trends i mødebranchen 4 / 44 lars blicher-hansen 6 trends i mødebranchen

lars blicher-hansen 6 trends i mødebranchen 6 trends i Mødebranchen Nedskæring Hvilke nedskæringer har I oplevet på jeres møder? lars blicher-hansen / 6 trends i mødebranchen 9 / 44 varighed frokost/middage sænkning af niveau alle de nævnte er blevet en del af dagligdagen shuttleservice til kongresdeltagere skaeres bort teambuilding er skaaret fra fravalg af bureauer internater ikke alle får lov at overnatte især kortere møder uden overnatning sværere at opretholde deltagerantal Kortere møder, ingen ekstra forplejning stramt program, mindre sjov og ballade, mindre tid, færre mennesker, mindre luksus bliver hjemme i egne lokaler vi slutter dagskurser uden middag og vin ingen samme aktivitet nu som før svært at få prisstigninger nedskæring i overnatninger og deltagerantal flere dagsmøder, uden overnatninger elementer af luksus er skåret væk mindre budgetter og større krav til indhold for pengene alt, der kan undværes, skæres fra svært at tiltrække sponsorer Det som lige er beskrevet og så bliver der skåret ned på brug af av tekniker Der forventes mere for færre penge øget fokus på økonomi og værdi fra 5 til 4 stjerner, ikke så ekstravagante events alle punkterne mindre forplejning ingen ekstra tilkøb til deltagerne, fx room gifts, opbringning af bagage flere møder in house og over kortere tid sene cancellationer alt "flødeskum" er skåret væk fra 5 til 3 stjerner vi skal levere mere for mindre Der forventes mere for færre penge øget fokus på økonomi og værdi stremt program, kort tid

lars blicher-hansen 6 trends i mødebranchen 6 trends i Mødebranchen Fokus på faglighed I jagten på omkostnings effektivisering og faglighed, mister vi da "Meetovation-tankegangen"? lars blicher-hansen / 6 trends i mødebranchen 10 / 44 absolut. nej, tværtimod. tværtimod. nej. Vi bliver udfordret yderligere til at vise vores værdi. fokus på mødets budskab i stedet for Meetovation. nej, så absolut ikke. nej tværtom, den bliver udfordret især på kreativiteten for billige penge. nej, den skal tænkes ind. meetovation ikke lig med teambuilding og sjov blot en alternativ måde til indlæring. tvært imod. Jeg oplever en større fokus på involvens. vi ender med klasseundervisning, hvis vi ikke passer på. nej, folk bliver mere kreative og vil ha mere ROI, altså noget ud af mødet. Meetovation er ikke lig med teambuilding og sjov blot en alternativ måde til indlæring både og der er knapt så mange kendte speakers, og flere facilitatorer. når der kun er tid til det faglige, mister vi muligheden for at netværke?! Måske er det, der mærkes på gangene ind i mellem? nej, mange flere små og hurtige aktiviteter, der bryder dagen men stadigvæk med fagligheden i fokus. ikke nødvendigvis. til dels, møderne bliver ens og ikke nytænkende. nej, det bliver tænkt på nye måder. Fokus på bruge det enkle. Tilbage til naturen. sundt at udfordre formen - det er måske ikke altid, at Meetovation er løsningen. jo måske, men det går jo så i sidste ende ud over fagligheden. Hvis ellers man tror på, at interaktion og kreativitet fremmer faglighed, forståelse og udbytte. nej. jeg syntes, der er øget fokus på meetovation. Nærmest som en slags erstatning. Kunderne har det, dog må det koste mindre. Måske har personalet lidt salgs motivation

lars blicher-hansen 6 trends i mødebranchen 6 trends i Mødebranchen ROMI Hvor mange har klart defineret formålet med mødet og måler I på om mødet er nået? lars blicher-hansen / 6 trends i mødebranchen 11 / 44 Det har jeg. By i Rusland. Ja, altid. Vi har et mål, men vi måler ikke på det. Vi rådgiver omkring det til vores kunder. 0. Nææææh :) Never desværre! Ja, men måler ikke på alle niveauer i pyramiden. 5% Måling ved start og slut, og ja vi gør en forskel. Desværre nej, når man presser på for at få et mål, løber mødeafholder sin vej. I tvivl om alle måler, om mødet er nået. En million. Spørgeskema måler på tilfredshed. Nogle brancher fx medicinalbranchen er bedre til det end andre. Vi udfordrer altid kunden på mål. Men mange har fortsat meget vage mål. Eller ligegyldige ift. værdiskabelse. Definition ja måling nej. Ja, vi har formål på alle møder. Der findes ikke ordentlige måleredskaber til vores branche. Desværre nej, når man presser på for at få et mål, løber mødeafholder sin vej

lars blicher-hansen 6 trends i mødebranchen 6 trends i Mødebranchen Nye mødeformer Hvilke nye elementer har I taget i brug? lars blicher-hansen / 6 trends i mødebranchen 12 / 44 Indretning af lokale. ALDRIG stolerækker. Det lærende møde. Runde borde. Deltager aktivering. Tænke i helheder. Teknik. Involvering. Brainbox rum på Radisson Blu! Mødelokaleindretning. Ingen? Måske fordi effekten netop ikke kan påvises? Udfordre kunden på, hvorfor og hvad de vil have ud af mødet, før vi tænker løsning. Naturlig indragelse i møderne. Coaching i stedet for reel undervisning. Morgenmadsmøder. Deltager indvoldvering, energizers. Walk and talk, meget gruppearbejde, korte sessions. Kreativ fysisk setup. Små kreative input. Meeting design, Comwell care (mad der giver energi), design rådgivning. Helhedsskolen indtænkt i mødestrukturen. Integration af teknologi. Online møder. Udfordre kunden på, hvorfor og hvad de vil have ud af mødet. Før vi tænker løsning Skabe kreative rammer. Korte indlæg, stående rapid rounds, ipads, runde borde, forventningsafstemning ved mødestart. Storytelling. ipads aktivering. Krav til større lokaler, så der er plads til aktiviteter. Ny teknik, anden forplejning, andet brug af lokaler indretning. Det er meget til kunderne. MPI skal vel være i front her?

lars blicher-hansen 6 trends i mødebranchen 6 trends i Mødebranchen Teknologi Hvordan drager i nytte af teknologien? lars blicher-hansen / 6 trends i mødebranchen 13 / 44 smartboards. involverings tools. ipads. vi er på videomøder hele tiden. fantastisk til stort set alt. optimerer planlægning og kommunikation. hurtig og effektiv videndeling. interaktiv projektor/skærm/board. afstemningsværktøj. når den kan være med til at forbedre oplevelsen. markedsføring. via internet, trådløst netværk, film mm. skype conf. calls med kolleger i udlandet/leverandører. online tilmeldingssystem. udenlandske kollegaer deltager i møder via videokonference. inddrager tilhørerne i næsten alt. til at udvide værdien før, under og efter. app til program og chat. involvering og vidensdeling. brug af sociale medier til konferencer. Øget interaction afstemninger på mødet, til at skabe deltagerinvolvering, networking ibutler, Social Media Lounge, Facebook, Twitter & LinkedIn. afstemningssystemer til aktivering. afstemningssystemer. Ibutler, Social Media Lounge, Facebook, Twitter & LinkedIn...

lars blicher-hansen 6 trends i mødebranchen 6 trends i Mødebranchen Tilpasning Hvordan kunne i tænke jer at plannerne/mødestederne bedre kunne tilpasse sig hinandens behov? lars blicher-hansen / 6 trends i mødebranchen 14 / 44 sluk. Dialog. mere detaljerede rfp'er. Kommunikation omkring fordele. Det handler om kommunikation og at skabe win/win. tale sammen istedet for mail. stor fleksibilitet. Kommunikation og sikre samme forståelse af slutprodukt. starte med at tage en dialog og ville dialogen. Kvalitet koster det skal kommunikeres. hvis man nu forestiller sig, at både planlægger og udbyder er i MPI, så er de ikke noget problem. afholdelse af møder om forventningsafstemning win/win. fleksibilitet overfor kundernes behov/ideer. fleksibilitet skræddersyede mødepakker. samtale. mødestederne skal lytte til vores behov. F.eks. at vi vil have store mødelokaler, selv om vi kun er 12! stil mange og uddybende spørgsmål, inden tilbud sendes. indpas og god til at lytte efter sted og kundens behov, hvad kan de tilbyde. interaktiv process. Der skal forventningsafstemmes mellem parterne. enig med ovenstående at kvalitet koster. Mindre budget kan skabe åbning for større kreativitet. Nød lærer nøgen kvinde at spinde. mindre budget kan skabe åbning for større kreativitet. Nød lærer nøgen kvinde at spinde. fleksibilitet og forventningsafstemning. Krav om sundere mad. Der laves rigtig mange koncepter, som der er ikke efterspørgsel efter f.eks økologisk mad, der er kamp om koncepter/lanceringer frem for at do the basic right... afstemning. Det er vigtigt, at mødestederne sætter sig ind i mødet og vigtigt, at plannerne kommunikerer klart.

roger Kellermann analyse 2o13

roger kellermann / analyse 2o13 16 / 44 roger kellermann ANALYSE 2013

ROGER KELLERMAN / analyse 2o13 21 / 44 ROGER KELLERMAN ANALYSE 2013

ROGER KELLERMAN / analyse 2o13 22 / 44 ROGER KELLERMAN Q&A session ANALYSE 2013 mange leverandører kommer med nye koncepter som f.eks. anderledes møderum mm. Hvad skal der for at få mødebookerne til at bruge disse mere? Mødebookerne booker dog alligevel langt de fleste møder som standardmøder... hvad er den største udfordring for den danske mødeindustri? hvis du siger, at der stort set ikke er sket ændringer i 30 år, hvad skal der så til, for at vi får flyttet os i mødeindustrien? jeg har indtryk af, at MPI opererer på en anden måde i Sverige end i Danmark. Her fokuserer vi på læring og netværk i forbindelse med vores månedlige medlemsmøder, der primært finder sted i Kbh. Hvordan griber I det an i Sverige? Hvordan stopper vi at mødeindustrien taler format og rammer, istedet for fokus på værdi og resultater tror du, at vi kan skabe nye muligheder, som kan drive os ud af krisen? hvordan stopper vi, at mødeindustrien taler format og rammer, istedet for fokus på værdi og resultater?

ROGER KELLERMAN / analyse 2o13 23 / 44 ROGER KELLERMAN Q&A session ANALYSE 2013 Der kommer folk til møder, som kommer fra den digitale verden, og ikke er vant til fysisk interaktion på møderne, og som mere er vant til selviscenesættelse på nettet. Det bliver en udfordring at få dem aktiveret under fysiske møder og til at networke med ældre generationer. Globaliseringen kommer til at betyde flere møder i antal mest fordi flere lever i i-lande og får behov for møder. Folk kommer til færre møder, men flere kommer til at deltage i møder. Er ipads en dille, der forsvinder igen? Spørgsmål og kommentarer er for korte og bliver ikke diskuteret i plenum, og hvad er pointen så? Der forventes mere for færre penge øget fokus på økonomi og værdi Største udfordring er, at få arragøren til at tænke nyt/anderledes og turde gå nye veje.

LARS BLICHER-HANSEN mødebarometeret

Lars blicher-hansen / mødebarometeret 25 / 42 Lars blicher-hansen mødebarometeret

Lars blicher-hansen / mødebarometeret 26 / 42 Lars blicher-hansen mødebarometeret

trine steffensen the future of meetings

trine steffensen / the future of meetings 28 / 44 trine steffensen the future of meetings

OLE HØGH trendmåling

OLE HØGH question 1/6 Hvor vigtigt er det for jer, at mødestedet er grønt og ansvarligt? OLE HØGH / trendmåling 32 / 44 32 % Det regner vi med er på plads 23 % Vi forlanger dokumentation for grøn og ansvarlig drift, f.eks. Grøn nøgle certifikat 41 % Det er i nogen grad vigtigt 5 % Det tager vi ikke i betragtning Group Avg: 1.71 Voters: 28 Standard Deviation: 1.24

OLE HØGH question 2/6 Anvender I Videoconferencing, Webinars eller Hybrid Meetings? OLE HØGH / trendmåling 33 / 44 86 % Ja 14 % Nej Group Avg: 0.89 Voters: 28 Standard Deviation: 0.57

OLE HØGH question 3/6 Hvordan anvender I Videoconferencing, Webinars eller Hybrid Meetings? OLE HØGH / trendmåling 34 / 44 75 % Som supplement til fysiske møder 14 % Som erstatning til fysiske møder Group Avg: 0.89 Voters: 28 Standard Deviation: 0.69

OLE HØGH question 4/6 Hvor langt er I kommet med deltagerinvolvering på møderne i jeres virksomhed? OLE HØGH / trendmåling 35 / 44 19 % Vi er ikke startet 10 % 43 % 27 % Meget langt Group Avg: 2.86 Voters: 28 Standard Deviation: 1.92

OLE HØGH Q&A session Hvad er efter din mening de 3 vigtigeste trends, vi har diskuteret idag? OLE HØGH / trendmåling 36 / 44 Flere generationer deltager i møder ROMI Se mulighederne ved sport/andre event i byen ud af boksen. Kunden ser et udbytte. Mødedesign. Mødere har intet at gøre med turisme! Empowerment, involvering af deltagere. Teknologiens indtog måden at bruge det på. Security. Fornyelse og nytænkning, deltagerinvolvering og ROI. Involvering, ROMI, personlige relationer. Brugen af sociale medier, teknologiske redskaber og interaktivitet i forbindelse med møder. Flere generationer til samme møder. Sikkerhed. Fortrolighed. ROI. Brugen af Sociale medier, teknologiske redskaber og interaktivitet i forbindelse med møder Møderne bliver kortere. Pris ligger som nummer 1! Teknologien er med til at forme, hvordan et møde skal forløbe. Det naturlige fokus. Den menneskelige deltagelse/fokus. MPI giver virksomhederne indsigt i mødemulighederne. At arrangører skal forholde sig til deling af fotos og information direkte fra arrangementer på de sociale medier sikkerhed! Tilpasning, pris versus kvalitet, ROI... A: Uddannelse kræver intelligent service af uddannede mødeplanlæggere mm. B: Brug af teknologi hvis den har en funktion. C: Benytte forskellige former for input og kommunikation for aktiv involvering De næste 3 år: anvendelse af nye mødeformer. ROMI. Udgifter skal retfærdiggøres. Deltagerinvolvering. Stadig prisen, involvering og interaktivitet. Hvordan øges indlæringen, og hvordan huskes mødet og det faglige? A: Øget fokus på individuelt tilpassede mødeoplevelser ift. flere generationer. B: øget viden om den enkelte deltager. Det vigtigste er friere former til møder. Fx i lobby. Møder for videndeling.

OLE HØGH Q&A session Hvilke trends mangler vi at komme ind på? OLE HØGH / trendmåling 37 / 44 Cases og eksempler. Kulturelle forskelle, etiske værdier, generationernes forskellige værdier. CSR events, der gør en velgørende aktiv forskel. Egentlige trends istedet for gentagelser fra forrige trendforslag. Kvalitet af forplejning. Vidensdeling i fælles fora. Lovgivning, brug af sociale mediaer, demografi. Globalisreing og tilpasning til forskellige kultures behov. Fremtidens forplejning maden er stadigt det, mødedeltagerne husker. Er det sunde gået over gevind. Jeg vil bare have lov at spise en kage... Uddannelse. Og integration af uddannede/akademikere i mødebranchen. Alternative fysiske mødesetups og brugen af Apps.. Skræddersy møder i fællesskab med booker. Møder i udlandet vs. møder i DK. Åben for nye tendenser der kan fremme et møde. Tilpasse mødet til generationerne, teknologiens påvirkning på indlæringen. Professionelle indkøbere overtager forhandlingerne. Powershift fra buyer til user. At folk mærker på egen krop, det de undervises i. Teknologiens rolle i planlægning og afvikling, de forskellige generationer deltagere. Tilpasse mødet til generationerne, teknologiens påvirkning på indlæringen Nærværende møder uden teknologi... Rawfood... Rawmeetings!! Kulturelle "udfordringer" Præsentationsteknik. Det fortsat manglende fokus på mødets resultater. Nærværende møder MED teknologi...

OLE HØGH question 5/6 Hvor stor betydning har pris for jeres valg? OLE HØGH / trendmåling 38 / 44 18 % Afgørende betydning 47 % Stor betydning 35 % Nogen betydning 0 % Ringe betydning 0 % Ingen betydning Group Avg: 1.23 Voters: 30 Standard Deviation: 1.22

OLE HØGH question 6/6 Hvor stor betydning har rådgivning før og under mødet? OLE HØGH / trendmåling 39 / 44 7 % Afgørende betydning 21,5 % Stor betydning 14 % Nogen betydning 36 % Ringe betydning 21,5 % Ingen betydning Group Avg: 2.29 Voters: 21 Standard Deviation: 1.95

OLE HØGH EVALUERING

ole HØGH evaluering Har du fået mere indsigt i fremtidens trends? ole HØGH / EVALUERING 41 / 44 0 % Mindre godt 4 % 29 % Neutral 46 % 21 % Meget godt Group Avg: 3.83 Voters: 24 Standard Deviation: 0.82

ole HØGH evaluering Føler du dig bedre klædt på til fremtidens udfordringer efter i dag? ole HØGH / EVALUERING 42 / 44 0 % Mindre godt 8 % 63 % Neutral 21 % 8 % Meget godt Group Avg: 3.29 Voters: 24 Standard Deviation: 0.75

ole HØGH evaluering Hvordan fungerede det interaktive format med ipads? ole HØGH / EVALUERING 43 / 44 0 % Mindre godt 8 % 13 % Neutral 33 % 46 % Meget godt Group Avg: 4.17 Voters: 24 Standard Deviation: 0.96

denne konference blev faciliteret af CONSENSUSONLINE Bredgade 20, 3. DK-1260 Copenhagen K +45 7025 0001 mail@consensusonline.dk www.consensusonline.dk denne rapport er designet af Christine Meike JEnsen / Freelance Grafisk Designer +45 2081 5958 / cmj@grafisk.dk www.christinemeike.dk