Kommunikation, der engagerer - Indsatsplaner Kommunikationspolitik 2016
Vision Skanderborg Kommune er på én og samme tid myndighed, servicevirksomhed og fællesskab med 60.000 borgere. Det er ledere og medarbejdere bevidste om, og det afspejler sig konkret i den måde, vi kommunikerer på. Den enkelte ansatte i Skanderborg Kommune opfatter kommunikation som en naturlig del af sine arbejdsopgaver og tager ansvar for at kommunikere så godt som muligt. Vi målretter vores budskaber til modtageren og bruger de kommunikationskanaler, der er relevante i forhold til opgaven. Vores kommunikation er ikke bare åben, venlig og tydelig vi lægger også vægt på at engagere og invitere til samskabelse. Borgere, virksomheder og foreninger skal opleve sig som en del af fællesskabet og være medskabere af kommunikationen om Skanderborg Kommune. Vores seks strategispor: 1. Klar og konstruktiv kommunikation gør mødet med borgerne positivt Fordi den måde vi møder borgerne på i skrift og tale er afgørende for et godt resultat for begge parter. 2. Involvering af borgere, foreninger og virksomheder er med til at styrke fællesskabet Fordi involverende kommunikation gennem sociale medier o.lign. giver os nye muligheder for at gøre borgere, foreninger og virksomheder til medskabere af kommunikationen og styrke fællesskabet. 3. Et stærkt og forenklet skanderborg.dk opfylder brugernes behov målrettet og effektivt Fordi offentlig service i høj grad er blevet digital service, og flere og flere brugere betjener sig selv via hjemmesiden. 4. Åbent og aktivt samarbejde med pressen skaber synlighed og engagement Fordi aviser, tv, radio og webmedier er vigtige kanaler, når vi skal nå forskellige målgrupper med vores budskaber. Og fordi gode historier er med til at styrke fællesskabet og lysten til samskabelse. 5. Visuel kommunikation skaber sammenhæng og viser, hvem vi er Fordi bevidst visuel kommunikation kommunikerer effektivt og understøtter vores identitet og er med til at sikre, at vi opfattes som en samlet organisation. 6. God intern kommunikation styrker fundamentet for den samskabende kultur Fordi god intern kommunikation kan øge arbejdsglæden, effektiviteten og skabe retning for hele organisationen og samtidig er den en forudsætning for god ekstern kommunikation.
1. Klar og konstruktiv kommunikation gør mødet med borgerne positivt Fordi den måde vi møder borgerne på i skrift og tale er afgørende for et godt resultat for begge parter. Det sprog vi bruger i vores breve, mails, foldere og pjecer betyder meget for den måde som borgere, brugere og samarbejdspartnere opfatter os på - og for den måde vi forstår hinanden på. Derfor skal vi være meget bevidste omkring den måde, vi formulerer os. Det er altid vores ansvar, at modtageren forstår det, vi skriver. Vores sprog skal afspejle, at vi ønsker at behandle modtageren med respekt og ligeværdighed. - Lave nye fælles vejledninger omkring ensartet godt sprog, der passer til modtageren situation og til det konkrete medie. - Tilbyde kompetenceudvikling gennem rådgivning, kurser og skriveværksteder på relevante fagområder. - Sætte fokus på det gode sprog ved at uddele årets sprogpris internt til den medarbejder eller afdeling, som har arbejdet ekstraordinært med sproget til aktive borgere. - Understøtte principperne i Styrket borgerkontakt. - Udvikle nye formater til intern videndeling eksempelvis web-tv, speed-oplæg og fysiske mødeaktiviteter.
2. Involvering af borgere, foreninger og virksomheder er med til at styrke fællesskabet Fordi involverende kommunikation gennem fysiske aktiviteter, sociale medier osv. giver os nye muligheder for at gøre borgere, foreninger og virksomheder til medskabere af kommunikationen og styrke fællesskabet. I Skanderborg Kommune lægger vi vægt på at engagere og invitere til samskabelse. Borgere, virksomheder og foreninger skal opleve sig som en del af fællesskabet og være medskabere af kommunikationen om Skanderborg Kommune. Det afspejler sig i den måde vi afvikler fysiske aktiviteter, som borgermøder eller lignende. Skanderborg Kommune udnytter de sociale mediers potentiale til at understøtte og styrke relationerne til udvalgte målgrupper - det kan være borgere, virksomheder, jobsøgende og samarbejdspartnere osv.. Vi er synlige på de sociale medier for at skabe opmærksomhed, knytte netværk, gå i dialog, lytte og udvise åbenhed. Men vi bruger også de sociale medier til at giver borgere, virksomheder og foreningerne mulighed for at være medskabere af kommunikation. - Give borgere, virksomheder og foreninger mulighed for at være medskabere af kommunikationen på vores sociale medier, via hjemmesiden og fysisk aktiviteter. - Sørge for at vores tilstedeværelse på de sociale medier spiller sammen med Skanderborg Kommunes øvrige kommunikation. - Vælge indhold og bruge de sociale medier aktivt til at fortælle historier på en måde, som egner sig til mediet, udnytter dets fordele til at styrke fællesskaber, engagement og relationerne til aktive borger. - Arbejde på at få flere følgere på de respektive sociale medier - og på at skabe endnu mere aktivitet blandt de følgere, vi allerede har. - Styrke kompetencerne indenfor sociale medier, så fagmedarbejderne selv er i stand spotte godt stof, lave opslag og interagere med brugerne. - Udbygge vores reaktive beredskab, så vi kan svare på spørgsmål, straksafklaringer og eventulle kritiske indlæg samme dag. - Udnytte sociale mediers potentiale generelt, så omtalen af Skanderborg Kommune også øges på andre sociale platforme end vores egne. - Lancere Fællesskabsvognen en fysisk udstillingscontainer, som kan bruges til profilering af eksempelvis ledige grunde og som kan lånes ud til foreninger, borgere og virksomheder.
3. Et stærkt og forenklet skanderborg.dk, der opfylder brugernes behov målrettet og effektivt Fordi offentlig service i høj grad er blevet digital service, og flere og flere brugere betjener sig selv via hjemmesiden. For rigtig mange borgere og virksomheder er skanderborg.dk det første møde med Skanderborg Kommune. Hjemmesiden har hver måned op mod 40.000 besøgende. Hertil kommer besøg fra kommunens egne medarbejdere. Lang de fleste brugere efterspørger borgerinformation og besøger siden for at få løst en konkret opgave. De skal skrive et barn op til dagtilbud, anmelde rotter i carporten eller noget helt tredje. Hjemmesiden skal først og fremmest tilgodese de behov. Udover at løse borgeres og virksomheders behov for information og selvbetjening effektivt skal skanderborg.dk understøtte billedet af Skanderborg Kommune som et unikt og aktivt fællesskab, hvor det er attraktivt at bosætte sig eller drive virksomhed. - Relancere www.skanderborg.dk i 2016, så hjemmesiden forenkles og fungerer optimalt på mobile platforme og tablets. - Give mulighed for videostreaming af byrådsmøder. - Tilpasse indholdet på baggrund af brugermålinger og data, så vi sikrer, at det indhold, som efterspørges mest, prioriteres højest i informationsarkitekturen. - Sikre at hjemmesiden lever op til de gængse offentlige standarder omkring handicaptilgængelighed og brugervenlighed. - Højne kvalitet af indholdet ved at styrke weborganisationen. Vi vil afklare roller og ansvar tydeligere - og styrke den enkelte webredaktørs formidlingskompetencer. - Øge fokuseringen på den digitale selvbetjening, så hjemmesiden giver borgere og brugere optimal adgang at betjene sig selv. Herunder arbejde for at hjemmesiden understøtter kommunens overordnede kanalstrategi. - Sikre at hjemmesiden også er med til at styrke fællesskabet Skanderborg Kommunes ved at integrere sociale medier og styrke universet Oplev Skanderborg, så hjemmesiden også fortæller mere om det, der foregår i Skanderborg Kommune.
4. Åbent og aktivt samarbejde med pressen skal sikre stor synlighed Fordi aviser, tv, radio og webmedier er vigtige kanaler, når vi skal nå forskellige målgrupper med vores budskaber. Og fordi gode historier er med til at styrke fællesskabet og lysten til samskabelse. Den løbende medieomtale betyder meget for den måde, Skanderborg Kommune opfattes på. Samtidig er det gennem pressen, at vi når rigtig mange af vores aktive borgere, brugere og virksomheder med vores budskaber. Derfor er pressen en vigtig samarbejdspartner for Skanderborg Kommune. Det gælder først og fremmest den lokale og den regionale presse, men vi prioriterer også den landsdækkende presse og fagmedierne, når det er relevant. - Være aktive og opsøgende i forhold til pressen. Vi venter ikke på, at journalisten får øje på vores historie, eller at vi har truffet væsentlige beslutninger. Vi bringer selv informationen frem til medierne. - Være imødekommende og åbne, når vi bliver kontaktet af et medie og så vidt muligt respektere journalistens deadline og arbejdsbetingelser. Det gælder også, når historien kan have en kritisk vinkel i forhold til Skanderborg Kommune. - Sætte yderligere fokus på de gode og relevante historier. Det sker blandt andet ved at styrke de journalistiske kompetencer og redskaber på de enkelte fagområder gennem kurser og rådgivning, så fagmedarbejderne er i stand til selv at tage kontakten til pressen med relevante historier. - Prioritere de historier, som understøtter Skanderborg Kommunes strategiske mål eksempelvis omkring fællesskab og sundhed. - Arbejde for at styrke beredskabet, så Skanderborg Kommune optræder effektivt, åbent, tilgængeligt og professionelt i tilfælde af særlige krisesituationer eller kritiske historier i medierne. - Respektere vores tavshedspligt af hensyn til borgerne, når der er tale om personsager, og samtidig understøtte at den enkelte medarbejder har ytringsfrihed på linje med alle andre borgere.
5. Visuel kommunikation skaber sammenhæng og viser, hvem vi er Fordi bevidst visuel kommunikation kommunikerer effektivt og understøtter vores identitet og er med til at sikre, at vi opfattes som en samlet organisation. Verden er visuel. Billeder, video, illustrationer og ikoner gør vores kommunikation mere effektiv og levende. Derfor skal vi arbejde for at gøre vores budskaber mere visuelle. Logo og konsekvent design er en vigtig del af vores kommunikation, fordi det er med til at understøtte oplevelsen af Skanderborg Kommune som et aktivt fællesskab og en samlet organisation. - Styrke den visuelle kommunikation i trykte og elektroniske materialer. Herunder øge brugen af grafiske elementer på skanderborg.dk - Arbejde for at udbrede brugen af visuelle og levende virkemidler og begrænse unødigt skiftsprog. - Udfolde den nye fælles visuelle identitet, så den er med til at understøtte billedet af Skanderborg Kommune som et fællesskab. Herunder give medarbejdere skabeloner og værktøjer til at arbejde med designet.
6. God intern kommunikation styrker fundamentet for den samskabende kultur Fordi god intern kommunikation kan øge arbejdsglæden, effektiviteten og skabe retning for hele organisationen og samtidig er den en forudsætning for god ekstern kommunikation. I Skanderborg Kommune er målet en samskabende kultur. Vi er bevidste om at vores opgaver løses allerbedst, hvis vi også er sammen om at finde løsningerne på tværs af afdelinger og fagligheder. Det kræver en effektiv infrastruktur for intern kommunikation, og det er vigtigt, at intern kommunikation prioriteres i hverdagen på alle niveauer i organisationen. - Videreudvikle medarbejderportalen som vores primære fælles interne kommunikationskanal med fokus på nyheder, videndeling, netværk, dialog og samarbejde - og selvbetjening. - Arbejde for at gøre medarbejderportalen let tilgængelig for alle medarbejdere i kommunen. - Sætte mere fokus på at understøtte den strategiske information. Herunder arbejde for at vigtige beslutninger bliver synlige for alle relevante medarbejdere. - Arbejde for at skabe en bedre mailkultur.