KATALOGSØGNING OG BOOKING I BIBLIOTEKSSYSTEMET ALEPH Center for Undervisningsmidler Københavns Kommune 2000
Adgang til CU s katalog på Internettet kan man få via CU s hjemmeside: www.cu.dk eller følgende adresse: http://195.181.144.37:4505/aleph - bemærk de store bogstaver!!! Følgende menupunkter er aktive: Sætsamlingen - TV-Programmer - CU-basen (kun til søgning i Informationssamlingen) Når man har valgt Sætsamlingen eller TV Programmer ser man følgende skærmbillede: Find: For at finde poster med ordsøgning. Hjælp: For at få information om brugen Søgehistorie: Til genbrug af tidligere søgesæt Booking: Her kan skolebibliotekaren se status (kræver kode) Bladre: For at bladre i alfabetiske registre over forfattere, titler, emner Til start: For at skifte til en af de andre arbejdsbaser 2
Find Når man vælger Find ses et nyt skærmbillede. Menupunkterne foroven vil hele tiden være synlige. I venstre side af skærmbilledet ser man en liste over de søgemuligheder der kan vælges. Udvidet ordsøgning er valgt som standard. Denne søgning giver mulighed for at anvende operatorerne Og, Eller, Ikke. Find er en fritekstsøgning i de felter der er valgt. Bemærk at søgefeltet ikke er automatisk højretrunkeret. Derfor bør man meget ofte trunkere sin søgning. Det sker med? (spørgsmålstegn) Eksempel: Prøv at lave to søgninger og sammenlign resultaterne. Søgning 1: Christian Søgning 2: Christian? Hvis man er på jagt efter Christian den Fjerde, er det ikke ligegyldigt hvilken søgning man anvender. Trunkeret søgning giver den bredeste søgning. En ikke trunkeret søgning kan dog også i visse tilfælde være anvendelig. Eksempel: Hvad har CU af skønlitteratur? Søg i Alle felter: sk Hvad har CU for 7. klassetrin? Søg i Alle felter: 7 klasse ikke år (bemærk: ikke punktum efter 7) Når man har foretaget en søgning er det ofte således, at man ønsker at lægge endnu et kriterium over søgningen for at snævre den ind. 3
Dette gøres med funktionen Rediger i venstre side af skærmbilledet: Når man har klikket på Rediger ser man ovenstående skærmbillede, som gør det muligt at bruge operatorerne Og, Eller, Ikke på det fundne søgesæt. Eksempel: Lav en søgning i søgefelt: Forfattere: Haller Klik på Rediger, søg i Alle felter: Lydbog For at bruge systemet er det vigtigt at bemærke terminologien, som kan forekomme lidt speciel. Eksempel: marker Ikke i operatorer og skriv ordet papirform som søgeord hvis man ønsker at udelukke bøger. Prøv at lave et par søgninger ved at veksle mellem Find og Rediger. En anden mulighed for at indsnævre søgningen ligger i at kombinere flere søgninger. Når man har lavet en søgning gemmes denne som en Søgehistorie. Hvis man klikker på dette menupunkt, vil man kunne se, hvilke søgninger man har foretaget, og ved at klikke på Kombiner søgesæt i venstre side af skærmbilledet, kan man herefter hakke de enkelte søgesæt af og kombinere disse. Eksempel: Lav en søgning på ordet hvaler i søgefelt Alle felter. Lav en ny søgning på Haller i søgefelt Alle felter og klik på Søgehistorie. 4
Så får man nedenstående skærmbillede: Klik på Kombiner søgesæt i venstre side af skærmbilledet, og så ser det således ud: 5
Sæt hak i de hvide felter ud for de ønskede søgesæt og klik på knappen Kombiner. Søgningen vil præsentere sig som vist herunder med et antal poster: Hvis man vil se, hvad der står om de enkelte materialer, skal man klikke på de understregede tal ved de enkelte poster, og posten vises i fuldtekstformat: Hvis man vil vende tilbage til den oprindelige liste klikker man på Vis liste i venstre side af skærmbilledet. 6
Bladre. Bladre er en anden måde at foretage en søgning på. Hvis man anvender denne indgang fås nedenstående skærmbillede: Denne søgeform giver mulighed for at lave en søgning i registrene Forfattere, Titler, Emner og Klassemærker. Indtastningen her kan være et enkelt bogstav, et ord eller et dec.nr. (DK5) Prøv søgningen: Emner: Udviklingsromaner 7
Søgningen vil give et antal poster, men bemærk at det emneord der blev søgt på vil stå næstøverst i listen. Klikkes der på et af de understregede ord i listen, kommer man over i den tidligere form for liste, som giver mulighed for at se fuldtekst og lagerprofiler. Denne Bladre-funktion kan være nyttig ved flere former for søgning. Prøv f.eks. nogle af følgende søgninger: Pubertet 89.3 Anderledes Kammerater Alkohol Narko Varmer Prøv også en søgning efter sagn blot ved at skrive et s. Vær opmærksom på, at man ikke behøver at trunkere en søgning i Bladre. Nu skal søgningen viderebehandles. Kombinationssøgningen af hvaler og Haller gav 2 poster: Man kan udvælge den/de post/er man er interesseret i ved at sætte et hak i det hvide felt udfor den enkelte post. 8
Her er post nr. 1 markeret: Nu skal materialerne bestilles. Dette foregår i Booking-delen, og det er den del af systemet, hvortil der kræves adgangskode. OBS! Hovedposten i flerbindsværker kan ikke bestilles. Klik nu på Booking nederst i skærmbilledet og man får indgangsbilledet til Booking-delen: 9
I det øverste felt skrives skolens/institutionens Brugernavn og i det nederste felt Adgangskoden, som man har fået udleveret af skolebibliotekaren/institutionslederen.. Herefter klikkes på knappen Login og man får følgende skærmbillede: Bemærk at systemet selv udfylder rubrikkerne Inst. nr., Institution og Bestillingsnr. For at få at vide hvornår det valgte materiale er ledigt skal man klikke på knappen Vis Lagerprofil i bunden af skærmbilledet. Bemærk at der er en ekspeditionstid på en uge, dvs. at materialet også skal være ledigt en uge på hver side af den ønskede lånetid: 10
Udfor feltet Bestillingsnr.: klikkes på (ikke MULTI). Herefter kommer en Værdiliste frem: Klik på titlen (den blå understregede) og felterne i bookingbilledet udfyldes automatisk: Indtast Antal res.: <TAB> Indtast Startdato: (ÅÅÅÅUU) <TAB> - vent et øjeblik systemet genererer Antal dage: (varierer for de forskellige materialetyper). Dette tal kan overskrives med et mindre antal dage. <TAB> systemet genererer en Slutdato. Indtast Init: (fornavn, efternavn) <TAB> OBS! Undlad indtil videre at bruge feltet: Sidste interessedato. 11
Klik på knappen Reserver og man får Reservationsbilledet: Sæt hak i det hvide felt under Vælg og klik på knappen Accepter. Systemet fortæller nu om bestillingen lykkedes: Den her viste procedure kan man også anvende, hvis man kender bestillingsnummeret eller en eksakt titel og kun skal foretage en enkeltbestilling. TV-programmer med en beholdning på 0, skal foreløbig bestilles hos CU-booking på tlf. 32 68 74 50 12
Hvis man i en Find-søgning har hakket flere poster af, skal man klikke på knappen Booking. Når Booking er åbnet kan man se lagerprofil og bestille de afmærkede poster. Man skal indtaste alle posterne ved hjælp af funktionen - > - inden man klikker på knappen Reserver. Men ellers er proceduren den samme som tidligere omtalt ved enkeltbestilling: Bemærk at der i feltet Status står om bestillingen er mulig eller ej. De poster man ønsker at bestille hakkes af i de hvide felter under Vælg og herefter klikkes på knappen Accepter. Systemet fortæller nu om bestillingen lykkedes: I Booking-delen er det muligt at bruge funktionerne Se status og Mankoliste. Klik på Booking øverst i skærmbilledet: 13
Her kan skolebibliotekaren/institutionslederen indtaste sit brugernavn og adgangskode: I venstre side af skærmbilledet kan man se hvilke funktioner man kan bruge. Med funktionerne Se Status og Mankoliste kan skolebibliotekaren/institutionslederen få et overblik over hvad skolen/institutionen pt. har lånt hos CU og hvor mange mankoeksemplarer man hæfter for, samt til hvem de er bestilt. De to andre funktioner Booking og Lagerprofil skal ikke bruges her. Klik på Se status: 14
Bemærk at det kun er Institution- og Tilbage- funktionerne der er aktive. Klik på Institution: Indtast Inst. nr.: - udfyld feltet Initialer og klik på knappen Søg, og man får status for en enkelt låner. Som man kan se i rulleskakten kan Se status sortere på: 15
Status Initialer Titel Startdato. Indtast Inst. nr.: og aktiver et af punkterne i rulleskakten, klik på knappen Søg og man får hele skolens/institutionens lånesituation sorteret efter det kriterium man har valgt. Denne liste kan udskrives, men der er forskel på opsætning af printeren afhængig af om man bruger Netscape Communicator eller Internet Explorer som browser. I Netscape Communicator skal man først åbne Fil, klikke på Sideopsætning og sætte hak ud for Sort tekst (Black text). Herefter skal man klikke i Status billedet (rammen), åbne Filer og klikke på Udskriv ramme. Klik på printerens knap for Egenskaber og indstil printeren til at udskrive liggende. I Internet Explorer skal man klikke i Status-billedet (rammen), åbne Filer og klikke på Udskriv Sørg for at der er afmærket udfor Kun de markerede rammer. Klik på printerens knap for Egenskaber og indstil printeren til at udskrive liggende. OBS!! Afbestilling/annullering og forlængelse af lån kan kun ske hos CU-booking på tlf.nr. 32 68 74 50. Erik Stenaa, Center for Undervisningsmidler, Københavns Kommune. 16