Overvejelser ved valg af IT system Teknologisk Institut v/: Tanya Sørensen, faglig leder
Agenda Implementeringsproces og kravspecifikation Case Hvordan kommer vi videre?
Implementeringsproces og kravspecifikation Hvad bør vi som virksomhed overveje, før vi vælger IT systemer?
Overordnet forløb Implementering af et ERP system og/eller MES er en strategisk beslutning, der kan være tidskrævende og dyr, hvorved det er vigtigt, at implementeringen laves korrekt. Følgende proces er en vejledning, som kan anvendes i små og mellemstore virksomheder: Har jeres virksomhed en digital strategi? Opdel gerne på delmål Hvad er formålet med implementering af et ERP system / MES modul? Hvad er scope for tid, kvalitet og omkostninger Udarbejd en kravsspecifikation til det nye system (ERP eller MES) Rammebudget Cost/benefits og ROI Fortsættes..
Overordnet forløb Udpeg en projektorganisation: Gennemgående projektleder, der fx ugentligt følger op på projektet inkl. tidsplan og budget en INTERN person ikke en leverandør Styregruppe, som godkender alle ændringer med økonomisk eller strategisk betydning Undersøg forskellige IT systemer og leverandører: Prioriter kravene i kravspecifikationen og vurder leverandører og systemer op mod disse Sikre jer, at leverandøren har forstået jeres processer og virksomhed Har leverandøren de nødvendige kompetencer indenfor jeres område / branche? Og de nødvendige ressourcer? Har leverandøren implementeret lignende systemer hos virksomheder, I kan sammenlignes med? Er systemet gennemtestet eller nyudviklet? Besøg gerne virksomheder, der anvender de påtænkte systemer gerne uden systemleverandøren Undersøg leverandørens økonomi (egenkapital, overskudsgrad) Mød gerne alle samarbejdspartnere for den valgte leverandør for at tjekke kemien mellem projektmedlemmerne Fortsættes...
Overordnet forløb Udarbejd en projektplan gerne sammen med valgte leverandør(er) Definer milepæle med konkrete målbare mål Hav en realistisk indgangsvinkel til egne ressourcer og kunnen Udarbejd et detaljeret budget for projektet Udpeg superbrugere / projektteam Personer, der kender de involverede processer Ressourcepersoner, der har fået afsat tid til projektet Installation af software / adgang via Cloudløsning Kick-off møde for projektet - afholdes af projektlederen Medtag gerne leverandør(er) Superbrugere og hovedinteressenter bør deltage Opsætning af system samt uddannelse Opsætning af system (fx stamdata for ERP systemer) Uddannelse og træning af superbrugere Fortsættes
Overordnet forløb Test og tilpasninger Udarbejd allerede ved projektstart en procedure for tilretninger fx at alle tilretninger med kvalitetsmæssig, strategisk eller økonomisk påvirkning skal godkendes i styregruppen, en god måde at holde fokus og budget på Opsætning af dash boardes, rapporter, brugeradgange etc. til alle relevante niveauer Godkendelse til implementering Projektlederen bør afholde et møde med styregruppen, før implementeringen laves inkl. gennemgang af implementeringsplan Implementering Implementeringsplan Anbefales at lave implementering stepvis og ikke Big Bang NB løbende kommunikation VIGTIGT Til ALLE involverede samt slutbrugere Gør implementeringen lettere
Kravspecifikation Kravspecifikationen er dokumentet, der indeholder de krav, som I som virksomhed sætter til jeres nye system (ERP eller MES) Kravspecifikationen er vigtig, men man skal også være bevidst om, at den ikke skal tage år at udarbejde, og at den ikke kan dække alle detaljer Kravspecifikationen skal indeholde de kritiske og overordnede krav samt beslutninger, samt gerne give mulighed for en agil tilgang Det følgende indeholder overvejelser, der kan drøftes i forbindelse med udarbejdelsen af en kravspecifikation. Afhængig af system og omfang af implementeringen, vil spørgsmålene være mere eller mindre relevante, desuden vil de fleste virksomheder have branchespecifikke krav, som ikke er medtaget her Der kan med fordel laves en prioriteringsmatrix i relation til disse krav, da det ikke er forventeligt, at et system kan opfylde alle krav, og at alle krav er lige relevante at få opfyldt fx økonomisk fokus på de kritiske krav
Kravspecifikation Generelt: Hvilke områder er inkluderet? Hele virksomheden? Enkelte afdelinger? Enkelte maskiner / udstyr? Er vi villige til at tilpasse processer til standardsystemer? Eller ønsker vi tilretninger? Specialløsninger? Hvilke andre IT systemer skal systemet interagere med? Hvilke behov ses på kort og længere sigt? Som systemet skal kunne supportere System: Ønskes et system til at dække alle behov, eller kan forskellige standardsystemer kobles sammen for at dække behov? Ønskes mobile løsninger? Adgang på tables, smart phones? Ønskes systemadgang for leverandører og kunder? Hvis ja, hvilken form? View adgang? Indlæse data? Datasikkerhed specielt i relation til Cloudløsninger Datastruktur fx databaseopbygning, kan ofte ikke ændres senere Interfaces mellem systemer, adgang / rettigheder strømlign med nuværende systemer
Kravspecifikation Funktioner: Hvilke nuværende funktioner (hvis nogen) skal bevares eller løses af det nye system? Hvilke nye funktioner ønskes fx: Dækningsbidrag per ordre, produkt, gruppe? Antal producerede enheder per tid eller mandetime OEE målinger, spildtyper? FPY, RTY, DPO? SPC på udvalgte parametre? Mandsskabsberegninger? Belægning af anlæg planlægning? Anvendes stregkoder, FID tags, QR koder? Registrering af sporbarhed? Adgang til produktionsdokumentation, tegninger? Hvilke signaler kan allerede opsamles fra maskiner / udstyr, eller skal dette inkluderes i løsningen? Skal der være mulighed for manuelle indtastninger fra operatører Detaljeringsgrad af informationer ned på maskine, skift, operatør? Ønskes alarmsystemer fx SMS til vedligehold direkte fra maskinen, når den har brug for hjælp
Kravspecifikation Økonomi: Omkostninger i forbindelse med implementering: Software - licenser Konsulentsupport Interne timer Hardware Omkostninger under løbende drift: Software - licenser Løbende konsulentsupport Opdateringer Udarbejd en business case med løbende opfølgning Anvendelse af data: Hvilket dataformat skal kunne trækkes ud? Hvor mange detaljer skal der kunne analyseres på? Hvilke dash boardes og rapporter ønskes? Hvilke KPI? Hvor ofte skal data være opdateret? Skal data udveksles direkte fra operatør til topledelsen? Mellemledere? Hvem skal/må se hvilke informationer? Skal der tilkoble et BI system? (business Intelligence)
Kravspecifikation Drift: Forventet oppetid på systemet? Backup? Hvilke krav til support under drift forventes? 24/7? Hvor meget skal kunne løses internt? Hvor meget af leverandører?
Hyppige udfordringer IT fejl og mangler Budget kan ikke holdes (afhængig af kontraktform) Projektplan kan ikke holdes Manglende fokus fra topledelsen Ressourcemangel i projektet Projektplan kan ikke holdes Diffus specificering af formål og krav Projektplan kan ikke holdes Budget kan ikke holdes Manglende involvering af brugere Implementeret løsning er ikke optimal Kritiske mangler for at kunne løse standardopgaver Utilstrækkelig implementering herunder træning af medarbejdere Udbyttet af systemet mindskes Medarbejdere modarbejder systemet
Case
Videre forløb Hvordan kommer vi som virksomhed videre?
Digitaliseringsskala - hjemmeopgave Første punkt i den videre digitalisering er løsningen på hjemmeopgaven fra sidste modul: Hvilke niveauer ligger din virksomhed på internt? Udveksles digitale data med: Leverandører? Kunder? (IoT) Myndigheder? Er det et bevidst valgt? Hvor ønsker I at være? Hvad er realistisk? Hvordan kan I flytte jer? Interne kompetencer? Hvad skal hentes eksternt?
Det videre forløb Hvor skal vi starte? Hvilke dele er flaskehalse i jeres virksomhed? Start med at digitalisere og optimere flaskehalse Maskiner Kvalitet Administration Etc. Hvis der ikke er tid og ressourcer til at løse flaskehalse, er det slet ikke tid og ressourcer til at digitalisere hele virksomheden Vejen til forbedringer: Hvis vi kan definere det, kan vi måle det Hvis vi kan måle det, kan vi analysere det Hvis vi kan analysere det, kan vi kontrollere det Hvis vi kan kontrollere det, kan vi forbedre det Sæt mål og styr dem - vi får det, vi måler på
Det videre forløb - barrierer Barrierer Ledelse Specialist Operatør Ressourcer: Organisering og tid X Ny kultur skal opbygges, tålmodighed X X Manglende viden og forståelse X (mellemledere) X Manglende fokus og målopfølgning X X Modstand, mere arbejde! X X