Projektledelse i det offentlige

Transkript

1 Projektledelse i det offentlige Kristian B. Lauritsen, mindbiz

2 Program Kort præsentation Indledende om landskabet og hvorfor og hvordan Mennesker og processer Lidt mere om projektfaglige emner: 1. Projekt eller ej? 2. Innovationsprojekter 3. Porteføljestyring 4. Agil projektledelse Øvelser/opgaver undervejs - og spørgsmål/erfaringer/indspil er velkomne!

3 Kort om mindbiz og KBL Fem partnere; lang erfaring med ledelse og projektledelse Dannet i 2007 KBL: Ingeniør(K), industri og rådgivning, 300 projekter i 14 lande, proceskonsulent med interesse for kaosteori Nogle af kunderne på projekter/projektledelse:

4 Det fagopdelte, hierarkiske bureaukrati... Magt- og bevillingslinjer Big bosses Small bosses No bosses Nobodies

5 De 7 plager Samtaler på forskelligt grundlag Uklarhed om opgaven Ubevidst modvilje mod at afgøre en sag Ledere der støtter i detaljen Modvilje mod specialister Substansløse journalister Politikere der behandler sager

6 Hvor svært kan det være?

7 Projekter er en del af svaret Forudsat at projektlederen får ansvar og beføjelser der er en enkel projektmodel begreber er klare og vi anvender dem konsekvent projektledere og linjeledere får uddannelse resultater belønnes (penge eller påskønnelse)

8 Et eksempel: Projektmodel, Herning Kommune Planlægnings -fase Afklaringsfase Gennemførelsesfase Afslutningsfase Projektejer el. indstiller Projektleder Projektet afl. og i drift Derudover: 12 siders projekthåndbog Værktøjer og skemaer efter behov PL-uddannelse og møder med linjelederne

9 Et andet eksempel: Organisering, Silkeborg Kommune 19/09/12 HTH Camp oplæg 9

10 Et tredje eksempel: Fra leverancer til tidsplan, Fjernvarme Fyn Leverancer kan nu deles op i aktiviteter, vi placerer dem tidsmæssigt, finder afhængigheder og milepæle etc. Kort sagt:

11 Første opgave Fortæl de andre om et vildt godt projekt eller om et, der gik helt i ged (kun et projekt/deltager) Opsaml derpå i lyset af gruppens historier: Mindst 2 betingelser for et succesfuldt projekt Tid: 20 minutter derpå fremlæggelse fra hver gruppe

12 Og det handler om mennesker, hvis nogen skulle være i tvivl Udvikling af projektledelse inklusive håndtering af usikkerhed og interessent- og konflikthåndtering. Hvad betyder opgaven, ressourcerne og tiden i praksis og til hverdag

13 1. Er der dømt projekt eller ej? I. Business Case/udbyttevurdering er et must men det skal stå mål med projektets volumen! II. Afklaringsfase/opstart skal derudover starte på målnedbrydning men ikke nødvendigvis gøre den endelig III. Indkredsning af roller og organisering. IV. Styregruppen, der ikke må blive et repræsentantskab Opgave: Del erfaringer og succeser!

14 2. Porteføljeledelse, overblik og handlekraft Porteføljer på flere niveauer Porteføljeledelse vedr. kapacitet og fremdrift Præcisering af porteføljeledelsens opgave Udfaldsrum: skru op, skru ned, tidsforskyd, luk! Træning i porteføljemøder

15 Porteføljeledelse vedr. kapacitet 19/09/12 HTH Camp oplæg 15

16 Porteføljeledelse vedr. fremdrift 10,0 9,0 Risiko, fra planlægning Indførsel af (foreløbigt) 7 e- blanketter Implementering af edoc 8,0 Udvikling med KMD Pilotptojekt, inddragelse af civilsamfundet 7,0 6,0 Disponering i SAP Digitale rapporter Strategi og metode til samarbejde med eksterne partnere FrontDesk fase 2 Fælles vision for NoM 2015, VP, årshjul 5,0 Samarbejde med Aarhus Vand Model for Digital naturformidling kompetencestyring i NoM Ledelsesinformation vers. Udfasning af farlige stoffer 1.0 4,0 Energigennemgang af Reduktion af el-forbrug ved kapeller Valdemarsgade 3,0 Samarbejde med AU Større datasikkerhed (vand) Energibesparelser ved Job i Naturen 2,0 Kursus: Smart med SAP Tidsstyring model 1.0 Opgavestyring i Outlook Boldens størrelse = projektets økonomiske volumen Rød/grøn = off/ on track Kvalitetsledelse i GO Vigtighed, scoret 0,0 20,0 40,0 60,0 80,0 100,0 120,0

17 Porteføljeledelse, proces A. Input fra projektledere og fremstilling af oversigt(er) og stikord B. Tavlemøder om oversigt og beslutninger om projekter (men ikke om implementeringen!) C. Besked retur til projektledere evt. opgaver i forbindelse med implementering af beslutningerne Opgave: Hvem har gavn af porteføljeledelsen og hvorfor?

18 3. Innovation som projekt A. Vær bevidst om innovationsfokus B. Domæne ( boksen, rammerne) C. Vogtere (spilleregler, fokus, anerkendelse) D. Individer (forskellighed, deltagelse, samtale)

19 Værdiinnovation Omkostninger Værdi-innovation Værdi for borgerne Opgave: Hvordan får vi formidlet vilkår og muligheder?

20 4. Agil projektledelse Et overordnet mål, budget og plan Tids bokse med detailplaner og delleverancer af kortere varighed (1 3 måneder). Opdeling i nødvendige leverancer, nyttige leverancer og behagelige leverancer. Ændring og revurdering af projektet hvis omverden og vilkår ændrer sig Det kører ret fint i forståelsen: fasemodel gentaget hyppigt!!

21 Iterativ projektmodel Projekt Etablering Fundering Udvikling Afslutning Iteration Dag 1 Iterationsplanlægning Dag 2-27 Arbejde 4 ugers iterationer (Nogle laver kortere/længere) Dag 28 Iterationsevaluering Dag 28+3 Iterationsdemo