SKANDERBORG KOMMUNE FORSIKRINGS- OG SIKRINGSPOLITIK

SKANDERBORG KOMMUNE FORSIKRINGS- OG SIKRINGSPOLITIK

Version 3-2012 HR/Personale & Løn Forsikring & Arbejdsmiljø 2

Indholdsfortegnelse Forord...4 Bilagsoversigt...4 Formål...5 Metoder til opfyldelse af formålet...5 Krav til forsikringsaftaler...6 Krav til skadeforebyggelse og sikring...6 Ansvar og administration...7 Økonomiudvalget...7 HR/Personale & Løn Forsikring og Arbejdsmiljø...7 Forsikringsteamet...8 Kontrakt- og aftalestyrede enheder...8 Økonomi...8 Godkendelse...9 3

Forord Forsikrings- og sikringspolitikken beskriver Skanderborg Kommunes generelle holdning til forsikring, skadeforebyggelse og sikring. Administrativt vil der foreligge uddybende beskrivelser af arbejdet med skadeforebyggelse og sikring, herunder risikostyring, sikringskrav, sikringsplan og handleplan samt tilhørende forsikringsoversigt. Desuden findes på intranettet vejledninger/procedurer for anmeldelse af skader m.m. Forsikrings- og sikringspolitikken skal danne en sammenhæng mellem skadeforebyggelse, sikring og kommunens forsikringsprogram. Der skal løbende være fokus på de risici, der kan ramme kommunen samt på skadeforebyggelse og sikring. Den hidtidige skadeforebyggelse og sikring skal vedligeholdes og udbygges. Således er skadeforebyggelse og sikring ikke kendetegnet ved enkeltstående projekter, men ved en fortløbende proces. Bilagsoversigt Bilag 1: Forsikringsplan for Skanderborg Kommune Bilag 2: Forsikringsoversigt for Skanderborg Kommune Bilag 3: Sikringsplan for Skanderborg Kommune Bilag 4: Forsikring & Pensions sikringsniveauer Bilag 5: Risikostyring i Skanderborg Kommune 4

Formål Skanderborg Kommunes overordnede målsætning for arbejdet med forsikring, skadeforebyggelse og sikring er, at: Skanderborg Kommune skal forebygge skader og sikre kommunens ansatte, borgere, aktiver, værdier og drift frem for at forsikre sig. Skanderborg Kommune skal altså kun forsikre sig, når det ikke er muligt eller økonomisk hensigtsmæssigt at forebygge skader eller indføre sikring. Formålet med forsikrings- og sikringspolitikken er mere konkret: at nedbringe antallet af skader og den enkelte skades størrelse, herunder at sikre kommunen mod uundgåelige tab og driftsforstyrrelser som følge af skader på løsøre, bygninger, anlæg, biler m.v. at højne medarbejdernes og ledernes forståelse for vigtigheden af skadeforebyggelse og sikring at sikre en ensartet politik og et ensartet sikringsniveau inden for sammenlignelige kontrakt- og aftalestyrede områder at opnå nedsættelse af forsikringspræmierne at opnå en god skadestatistik/organisering af risikostyringsarbejdet, således Skanderborg Kommune i fremtidige forsikringsudbud står stærkt Metoder til opfyldelse af formålet 1. Skanderborg Kommune er selvforsikret på de områder, hvor det er muligt og hvor der kan opnås økonomiske besparelser og har tegnet forsikring, hvor det er økonomisk hensigtsmæssigt 2. Forsikringsordningen er udformet, så den giver incitamenter til at undgå skader 3. Skanderborg Kommune skal have kendskab til, hvilke risici der vil have så store økonomiske konsekvenser for kommunen, at det er nødvendigt at forsikre sig herimod 4. Al administration af forsikringer er placeret i HR/Personale & Løn. Herved opnås: overblik over præmieudgifter overblik over antal skader og skadesårsager ensartede procedurer for anmeldelse af skader, opfølgning af skader m.m. ensartede løsninger for forebyggelse og sikring for alle Skanderborg Kommunes kontrakt- og aftalestyrede enheder, dog tilpasset det enkelte sted forbedret data og beslutningsgrundlag så kommunen kan vurdere hvor fremtidige forebyggelses- og sikringsindsatser bør finde sted mulighed for at måle effekten af forebyggende tiltag 5

5. Skadeforebyggelse sker gennem holdnings- og adfærdsbearbejdning. Dette skal føre til en egentlig forståelse af, hvordan man forebygger skader ved brug af simple metoder og midler 6. En økonomisk gevinst ved en central styring af indkøb af sikrings- og vagtydelser, f.eks. ved gennemførelse af udbud Krav til forsikringsaftaler Skanderborg Kommunes forsikringsprogram består af: bygningsforsikring entrepriseforsikring løsøreforsikring motorkøretøjsforsikring ansvarsforsikring arbejdsskadeforsikring kollektiv ulykkesforsikring for brandmænd kriminalitetsforsikring rejseforsikring I forsikringsprogrammet indgår ikke: insektskadeforsikring svampeskadeforsikring glasskadeforsikring udvidet rørskadeforsikring En mere uddybende forsikringsoversigt fremgår af bilag 2: Forsikringsoversigt for Skanderborg Kommune. Forsikringsaftalerne på bygninger, løsøre og motorkøretøjer samt skader hvor kommunen har pådraget sig erstatningsansvar overfor tredje mand indeholder alle en høj selvrisiko/selvforsikring, for at tilskynde skadeforebyggelse og sikring. Specifikation af krav til forsikring fremgår af bilag 1: Forsikringsplan for Skanderborg Kommune. Krav til skadeforebyggelse og sikring Det er Byrådets forventning/krav at: alle arbejdspladser har en arbejdspladsvurdering alle ansatte skal kende og anvende de relevante forebyggelsesmetoder samt hjælpemidler, der er på arbejdspladsen 6

både arbejdsplads og arbejdet er tilrettelagt hensigtsmæssigt og sundhedsmæssigt forsvarligt der til stadighed lægges vægt på arbejdsmiljøindsatsen i den kontrakt- og aftalestyrede enhed Byrådet forventer at kommunens ejendom og løsøre sikres bedst muligt mod skader af enhver art, f.eks. indbrud, brand og vandskader. Derfor skal den grundlæggende sikring være i orden, f.eks. regler/aftaler om fyraftenseftersyn og for brug af kaffemaskiner og levende lys m.v. Det bør klart være defineret, hvem der har ansvaret for, at aftaler og regler om sikkerhed overholdes. Specifikation af sikringskrav vil fremgå af bilag 3 Sikringsplan for Skanderborg Kommune. Ansvar og administration Økonomiudvalget Økonomiudvalget har det overordnede politiske ansvar for fastlæggelse af kommunes forsikrings- og sikringspolitik, jf. bestemmelserne i styrelsesvedtægterne 13. Ændringer i politikken skal godkendes af Økonomiudvalget. HR/Personale & Løn udarbejder en årsrapport vedrørende kommunens forsikrings- og sikringsforhold samt skadeforebyggende tiltag. Årsrapporten forelægges Direktionen og Økonomiudvalget til orientering. HR/Personale & Løn Forsikring og Arbejdsmiljø HR/Personale & Løn har det overordnede administrative ansvar for gennemførelsen af forsikrings- og sikringspolitikken. Afdelingen har den endelig beslutningskompetence på områder af økonomisk eller personalemæssig betydning som for eksempel beslutning om gennemførsel af konkrete forebyggelses- og sikringstiltag. Som støtte for det forebyggende arbejde i organisationen har HovedMEDudvalget nedsat en gruppe, der skal arbejde for udmøntning af en økonomisk pulje, der er afsat til forebyggende projekter i organisationen inden for rammerne af Forsikrings- og sikringspolitikken. HovedMEDudvalget forebyggelsesgruppe består af Personalechef (formand), 2 kontrakt- eller aftaleholdere, 2 tillidsrepræsentanter, 2 arbejdsmiljørepræsentanter, 1 afdelingsleder, 1 risikorådgiver samt 1 sekretær. Gruppen skal arbejde ud fra Hoved MEDudvalgets udmeldte indsatsområder i hele organisationen. Det er MEDudvalgene der kan ansøge om projektmidler. 7

Forsikringsteamet Forsikringsteamet har det praktiske ansvar for, at den daglige forsikringsadministration sker i overensstemmelse med bilagene forsikringsplan, risikostyring og sikringsplan som er den administrative udmøntning af forsikrings- og sikringspolitikken. Forsikringsteamet er rådgivere for de kontrakt- og aftalestyrede enheder i forbindelse med forsikring, skadeforebyggende tiltag og sikring. Kontrakt- og aftalestyrede enheder De enkelte kontrakt- og aftalestyrede enheder skal være bevidste om deres risici og løbende vurdere dem i forhold til behov for nye skadeforebyggende tiltag og sikring, særligt i forbindelse med ny og ombygningsprojekter eller indretningsmæssige ændringer. Ansvaret for den daglige drift i relation til skadeforebyggelse og sikring, påhviler lederen af det enkelte sted og skal indarbejdes som en naturlig del af driften samt behandles på MED-møder, personalemøder m.v. Lederen er ansvarlig for, at der budgetmæssigt tages højde for etablering af sikring. Lederen skal foranledige, at der minimum 1 gang årligt foretages en gennemgang af bygningernes sikringsmæssige status. Lederen er ansvarlig for, at relevante medarbejdere er bekendt med pligter, procedurer (for eksempel fyraftenseftersyn) og forskrifter i forhold til sikring eller f.eks. udførelse af varmt arbejde. Lederen har ansvaret for straks at indberette ændringer i forhold til: bygningsmassen (nyopførelser, tilbygning samt nedrivning) løsøre (kun i forbindelse med nyopførelse af bygning) motorkøretøjer (køb og salg) Indberetningen skal ske til Forsikringsteamet. Lederen har ligeledes ansvaret for straks at indberette alle skader via en elektronisk skadeanmeldelse. Når der skal ske sikring af bygninger og løsøre, skal den enkelte kontrakt- eller aftalestyret enhed rådføre sig med Forsikringsteamet, således at kravene i sikringsplanen overholdes. Økonomi Skanderborg Kommune har etableret en fælles intern forsikringsordning, som finansieres af en årlig intern præmiebetaling fra kommunens kontrakt- eller aftalestyrede enheder. Indtægten skal finansiere udgifter til bl.a. forsikringspræmier, skader, hensættelser og tilskud til skadeforebyggelse og sikring. 8

Omkostninger til gennemførelse af skadeforebyggelse og sikring samt drift heraf betales af den enkelte kontrakt- eller aftalestyret enhed. Enkelte større projekter kan være finansieret fra central side. Der kan, såfremt omstændighederne taler herfor, gives tilskud til skadeforbyggende tiltag og anlægsudgifter til sikring via den interne forsikringsordning. Ikke forbrugte midler overføres til næste budgetår. Ved enhver skade på bygning, løsøre og motorkøretøjer vil den kontrakt- og aftalestyrede enhed, hvor skaden er sket, blive pålagt en selvrisiko. Selvrisikoen skal virke som motivation til at foretage forebyggende foranstaltninger ude i den enkelte kontrakt- og aftalestyrede enhed, så fremtidige skader af samme slags undgås. En forebyggende foranstaltning kunne være en ændring af eksisterende procedure eller fysiske ændringer på stedet som f.eks. belysning, beplantning eller lignende. Forsikringsteamet står til rådighed for de kontrakt- og aftalestyrede enheder i forbindelse med forebyggende foranstaltninger, men det er vigtigt at det enkelte sted selv er villig til at yde en aktiv indsats, så skadesbilledet ændres. Selvrisikoen er afhængig af hvilken type skade der er tale om. En bygnings- og løsøreskade har en selvrisiko på max. kr. 5.000,- pr. skade i forhold til ovenstående forsikringer. En motorkøretøjsskade har følgende selvrisikoforløb for et kontrakt- eller aftalestyret område: skade 1 25: skade 26 og derover: kr. 5.000,- pr. skade kr. 10.000,- pr. skade Skaderne opgøres pr. år. Ved årsskifte startes der igen forfra. Som udgangspunkt opkræves den interne selvrisiko, når samtlige udgifter ved skaden er opgjort. Hvis en kontrakt- eller aftalestyret enhed, efter gentagne opfordringer fra forsikringsteamet, undlader at foretage de nødvendige forebyggende foranstaltninger, kan forsikringsteamet ændre selvrisikobeløbet. Ved grov uagtsomhed fra den kontrakt- og aftalestyrede enheds side, vil skaden ikke være dækningsberettiget. Der opkræves ikke selvrisiko på andre skader. Vedrørende entrepriseskader er der en selvrisiko på kr. 25.000,- pr. skade. Denne bliver som oftest pålagt den skadevoldende entreprenør, hvis der er tale om en ekstern entreprenør. Godkendelse Forsikrings- og Sikringspolitikken er godkendt af Byrådet den 31. oktober 2012. 9