SOCIALFORVALTNINGEN AARHUS Sagen om forældrebetaling EVALUERING OG ANBEFALINGER
Formålet med en evaluering er: Formål og fokus Refleksion over forløbet, styrkelse af forvaltningens kommunikation, samt at give rum til at drøfte nye muligheder for håndtering af lignende sager på tværs af medarbejdere og ledere, faglige grupper og organisatoriske placeringer og ikke mindst med borgere og politikere som væsentlige aktører. Formålet er ikke at placere ansvar Fokus vil være på læring!! Vi anser i høj grad evalueringen som et udviklingsværktøj! Vi bruger således evaluering til at skabe professionelle rum for refleksion, vidensdeling og analyse af udvidede handlemuligheder vi kalder det lærende evaluering. Dette betyder, at vi arbejder med evaluering i et fremadrettet perspektiv med anvisninger til opnåelige og konkrete mål, der er tilpasset jeres organisatoriske og politiske forhold. Vores mål er at give inspiration til forskellige indsatsmuligheder, og vi præsenterer derfor vores anvisninger overskueligt, så det er nemt at finde inspiration, konkrete forslag og værktøjer.
Metode/læringsrum Evalueringen er designet efter det formål at skabe læring og udvikling i organisationen med udgangspunkt i, hvad der fungerer og ikke fungerer i forhold til den konkrete praksis i organisationen, således at mulige fremtidige udviklingsområder kan blive synliggjort. En forudsætning for et godt evalueringsforløb er refleksioner over praksis gennemført i praksis af deltagerne selv. Refleksionerne spiller således en helt central rolle i udviklingen af det samlede evalueringssystem.
Fokusgruppeinterviews Fokus er på, at arbejde læringsorienteret og fremadrettet i fokusgruppeinterviewene. Udgangspunktet for fokusgruppeinterviewene er at evaluere og skabe læring inden for følgende temaer: Samarbejde: Hvad er de gode samarbejdsprocesser? Hvordan spiller I hinanden gode? Kommunikation og borgerkontakt: Skriftlig og mundtlig kommunikation, ledelseskommunikation og møde Kommunikation og medierne: Hvordan inddrages de i de politiske sager? Lovgivning: Hvordan spiller udmøntningen af loven sammen med forvaltningens borgersyn? Økonomi og faglighed: Hvordan spiller de sammen i forvaltningen? Den politiske forståelse: Samspil mellem politik og administration. Den politiske inddragelse: Hvordan tages der notits af det politiske niveau? Og hvordan formidles sagerne mest hensigtsmæssigt? I løbet af processen blev ovenstående temaer suppleret med et der handlede om tillid og ansvar. Det overordnede mål med fokusgruppeinterviewene er at afdække den aktuelle praksis, som den opleves af interessenterne, for dermed at give et mere nuanceret og fyldestgørende billede af den organisatoriske virkelighed og udviklingsmuligheder. Der laves fokusgruppeinterviews med følgende: Socialudvalget Rådmand Borgere der har været berørt af forløbet Medarbejdere med relation til forløbet Chefer/ledere
Anbefalinger(Før) 1. Inddrag rettidigt og skab åben dialog. Eksternt anbefales det at inddrage forældre, foreninger og behandlere rettidigt ved at invitere til dialog omkring indgribende forslag, inden den endelige beslutning er truffet. Inviter både til individuelle samtaler og gruppedialog. Også Internt bør der etableres en mere åben dialog: Et rum, hvor der kan stilles spørgsmål. Det gælder mellem politikere og administration og mellem de forskellige faglige perspektiver: Jura, økonomi og socialfaglighed. Denne evaluering kan danne udgangspunkt for en læringscase i forhold til justering af samarbejdet mellem de involverede parter. Det vil ligeledes være oplagt at afholde en løbende læringsdialog mellem socialudvalg, rådmand og ledelse. 2. Tal sammen på tværs i organisationen. Digital og skriftlig kommunikation er ikke en optimal dialogform, når komplekse problemstillinger er i spil. Det handler om ledelse: Den decentrale beslutningsstruktur skal suppleres med, at ledelsen viser og kommunikerer en tydelig fælles retning. Hvad handler det om? Hvorfor gør vi det? Hvem gør hvad? Hvad er rækkefølgen? Hvad skal vi være opmærksomme på? Etabler sense of urgency og sørg for, at kommunikationen når helt ud i organisationen. Samtidig er det vigtigt, at ledelsen signalerer, at den er tilgængelig og afstemt. 3
Anbefalinger(Før) 3. Foren fagsprog for jura og socialfaglighed. Der bør skabes et sprog, der muliggør kloge beslutninger på tværs af fagligheder. Et sprog som man forstår både internt i organisationen, på tværs af afdelinger og fagligheder, og eksternt så også borgere, medier og andre aktører ikke er i tvivl. Samtidigt skal skråsikkerhed erstattes af undersøgende spørgsmål, som øger opmærksomheden på at identificere eventuelle komplikationer og potentiel modstand. 4. Arbejd med helheden. I samarbejdet mellem forvaltning og borger bør barnets behandlere også indgå, for derved at sikre, at man kommer hele vejen rundt om barnet, og arbejder med helheden. Dette vil betyde bedre kvalificerede og nuancerede vurderinger, og man vil imødekomme borgernes ønske om større kontakt. Med borgeren i centrum bør man styrke en tæt og åben samarbejdsrelation mellem sagsbehandler, behandler/behandlerinstitution og borgeren/familien. Dette betyder, at sagsbehandleren skal mere ud i felten.
Anbefalinger(under) 1. Professionaliser det emotionelle felt. Det store pres på Socialforvaltningen har fremkaldt en dem-mod-os -dynamik, som er uhensigtsmæssig for både samarbejde, tillid og intern trivsel. En professionel organisation interesserer sig for at forstå de andres perspektiver også når de er båret at emotioner og kan virke uretfærdige. Det er vigtigt at kunne rumme frustrationer og stærke følelser forbundet med tunge beslutninger, og der bør tales og arbejdes mere struktureret med emotionaliteten i krisesituationer. Det er nødvendigt at skabe dialogfora, så man undgår alliancer mellem foreninger, fagpersoner og presse som opposition til forvaltningen. Sagsbehandling bør derfor også omhandle håndteringen af de følelsesmæssige reaktioner og altså ikke kun være en afgørelsesformidling. 2. Lad sagsbehandleren blive rådgiver. Sørg for at etablere den gode kontakt mellem forvaltning og borger den starter i felten. Forældrebetalingssagen viser nødvendigheden af at sagsbehandleren kan integrere både myndigheds- og rådgiverrollen med blik for lovgivning og den enkelte borgers unikke situation. Borgeren har brug for rådgivning og dialog med kommunen. Denne kontakt skal skabes gennem mere og forbedret kontakt i et fælles sprog, hvor gensidig tillid og forståelse skal danne grobund for bedre samarbejde.
Anbefalinger(under) 3. Fortsæt metoden med task-force. Task-force er en indsats, der både opleves som et effektivt og meningsfuldt instrument. Dette instrument kan forfines gennem fokus på hurtig etablering og nøje udvælgelse af de rigtige kompetencer. Desuden er det et opmærksomhedspunkt for task-forcen at stille hinanden kritiske spørgsmål og derved gøre den faglige kultur mere konstruktivt udfordrende. 4. Kommuniker internt mere end I tror. Det er vigtigt, at ledelsen er opmærksom på internt at kommunikere kontinuerligt, og at der åbent tales om de vanskeligheder, man møder både centralt og decentralt. Særligt i disse kritiske situationer er det yderst centralt, at ledelsesstrengen mellem det centrale og decentrale niveau er knyttet tæt sammen.
Anbefalinger(efter) 1. Debrief. I sager som denne er det vigtigt at få sat et punktum, at afrunde og lære. Det betyder meget for medarbejdere og borgere, at en manglende forløsning og afklaring ikke manifesterer sig. Afrundende samtaler/møder bør derfor være en del af afslutningen på sager som denne. I netop dette tilfælde er det en forventning fra de involverede parter, at de bliver inviteret til en dialog med ledelsen med baggrund i læringspunkter fra denne evaluering. Ligeledes vil det være vores anbefaling, at alle berørte forældre bliver kontaktet med henblik på status og afrunding.
Spørgsmål??