København, den 4. april 2014 Til kommunens ydelses-/borgerservicechef (eller tilsvarende) Kommunernes Sygedagpengesystem: Introduktion til organisatoriske konsekvenser Dette notat giver kommunens ydelses-/borgerservicechef (eller tilsvarende) en introduktion til de organisatoriske konsekvenser af den kommende sygedagpengeløsning, Kommunernes Sygedagpengesystem. Sammen med nærværende notat har KL udarbejdet et notat om det forventede effektiviseringspotentiale i forbindelse med det nye system. Indholdet i de to notater kan tilsammen danne baggrund for ydelses- /borgerservicechefens dialog og italesættelse af det nye system internt i kommunen. Notatet suppleres af en præsentation. Kommunaldirektøren og kommunens direktør med ansvar for ydelsesområdet er orienteret særskilt af KOMBIT i april 2014. Der vil på et senere tidspunkt blive udsendt et tilsvarende dokument for Kommunernes Ydelsessystem. 1. Baggrund og mål Formålet med Kommunernes Sygedagpengesystem er at etablere en fælleskommunal løsning, der kan understøtte den kommunale sagsbehandling på sygedagpengeområdet. I dag bliver sagsbehandlingen varetaget i KMD Dagpenge og KMD edagpenge, der skal konkurrenceudsættes. Etableringen af Kommunernes Sygedagpengesystem er en del af udbudsplanen for monopolområdet, der frigør kommunerne fra KMD s monopol på it-løsninger på kontanthjælp, sygedagpenge og sagsoverblik/partskontakt. Planen vil også skabe konkurrence på de tværgående støttesystemer, der skaber itsammenhæng, i form af den fælleskommunale rammearkitektur. Information om kommunernes forberedelser i forbindelse med det samlede monopolbrud kan findes i Kommunernes drejebog for monopolbruddet på www.kombit.dk/drejebogen. Efter aftale mellem KL og regeringen er det indskrevet i økonomiaftalen for 2013, at disse systemer bedst udvikles som landsdækkende løsninger, hvor alle kommuner står bag udbuddene og aftager løsningerne. Således afløftes udbudspligten samlet for alle landets kommuner. Samtlige kommuner har tilsluttet sig de kommende løsninger. Kommunernes Sygedagpengesystem bliver et moderne sagsbehandlings- og beregningssystem, der vil understøtte den kommunale sagsbehandling på sygedagpengeområdet. Systemet bliver i specificeret og indkøbt at kommunernes it-fællesskab, KOMBIT. En række kommunale repræsentanter følger udviklingen tæt og bidrager med sparring og relevante input i en kommunenær kontekst, frem til systemet er klar til udrulning i de første kommuner i 2016. 1
Udbudsplanen forventes at sikre kommunerne 25 % lavere gennemsnitlige it-udgifter på de berørte områder. Kommunernes Sygedagpengesystem vil sikre en effektiv understøttelse af arbejdsgangene på sygedagpengeområdet, herunder en bedre it-mæssig sammenhæng til tilgrænsende kommunale opgaver. 2. Gevinster Det forventes, at fordelene ved det nye system bl.a. vil være: Hurtigere sagsbehandling for både sagsbehandlere og borgere, herunder mulighed for straksafgørelser af simple sager. Øget retssikkerhed og støtte til borgere og virksomhederne gennem forbedret udveksling og udstilling af data med NemRefusion, Jobnet.dk og Borger.dk. Større understøttelse og kvalitetssikring af sagsbehandlingen gennem strukturerede valg, vejledninger og genbrug af data. Bedre ledelsesmæssigt overblik over sagsbehandling og ydelser gennem adgang til lokal ledelsesinformation, og mulighed for højere grad af prioritering. Udvidede kommunale tilpasningsmuligheder i it-understøttelsen gennem tilpasning af standardbreve, advis er og procesunderstøttelse. Fuld lovmedholdelighed gennem fælleskommunal kontrol med leverandørens implementering af lovændringer m.v. 3. Ændringer i sagsbehandlingsopgaven Systemet er pt. under specificering. Der tegner sig allerede nu et billede af, at den sagsbehandlingsopgave, der i dag bliver løst i ydelses-/borgerservicecentret, kommer til at ændre sig: Ligesom i dag vil sygefraværssagen blive oprettet automatisk på baggrund af virksomhedens inddateringer i NemRefusion. Der bliver automatisk oprettet en sygefraværssag i systemet og sendt besked til den sygemeldte om, at han via en selvbetjeningsløsning skal give supplerende oplysninger til sin sygefraværssag. Den sygemeldte skal indtaste de supplerende oplysninger via en selvbetjeningsløsning, og oplysningerne bliver overført direkte til sygedagpengesystemet. Via selvbetjening kan den sygemeldte også få overblik over sin egen sag. Flere og flere sager vil fremover kunne behandles fuldautomatisk. Men når en sag er mere kompleks, fx ved en partshøring, skal sagen håndteres manuelt af en sagsbehandler. Med en højere grad af automatisering og straksafgørelser af simple sager skal sagsbehandleren i højere grad fokusere på de komplicerede sager. Der bliver færre manuelle indtastninger end tidligere og større mulighed for at gå i dybden. 2
4. Økonomi I forbindelse med ibrugtagningen af Kommunernes Sygedagpengesystem vil der dels være en besparelse på de eksisterende it-udgifter, og dels et effektiviseringspotentiale i forbindelse med fuldautomatisering og ændrede arbejdsgange, jf. ovenstående. KL og KOMBIT har estimeret, at effektiviseringspotentialet udgør minimum 40 % af den effektive arbejdstid på sygedagpengeområdet. På netværksmøderne for ydelseschefer i maj 2014 vil der blive givet en uddybende orientering om effektiviseringspotentialet ved idriftsættelsen af Kommunernes Sygedagpengesystem.KL og KOMBIT vurderer, at de administrative gevinster gradvist vil kunne realiseres over 1-2 år. Effektiviseringspotentialet kan ikke udregnes entydigt for alle kommuner, men er afhængigt at den gevinstrealiseringsstrategi og business case, som den enkelte kommune vælger. Hertil kommer, at det forventes, at omfanget af automatisering i det nye system vil kunne øges over en årrække som følge af forbedret datakvalitet. Kommuner, der vælger en offensiv gevinstrealiseringsstrategi, vil hurtigere og med større udbytte kunne realisere effektiviseringspotentialet. Det er op til kommunens ledelse at beslutte, hvordan effektiviseringspotentialet skal realiseres i den enkelte kommune. Realisering af potentialet afhænger af en aktiv indsats fra kommunens ledelse, jf. nedenfor. Se endvidere nærmere i særskilt notat fra KL ( Effektiviseringspotentiale i forbindelse med Kommunernes Sygedagpengesystem ). Af hensyn til kommunens budgetlægningsproces for 2015 stiller KOMBIT i marts 2014 en kommunespecifik business case-skabelon til rådighed for kommunerne. De primære udgifter og gevinster forbundet med Kommunernes Sygedagpengesystem kommer først i 2016, og gevinstrealiseringen fremadrettet derefter. Der skal således først afsættes større midler til implementering i forbindelse med kommunens budgetlægning for 2016. Dette bør ske i forlængelse af den kommunale gevinstrealiseringsstrategi og business case. KOMBIT og KL vil løbende informere herom frem til lanceringen i 2016. 5. Anbefalinger For at sikre en succesfuld implementering af Kommunernes Sygedagpengesystem, skal kommunen allerede nu, og løbende frem mod implementering, forberede organisationen og træffe en række beslutninger vedr. økonomi og ressourcer. Her er det vigtigt, at kommunens direktion og ydelses-/borgerservicechef har dialog om følgende opmærksomhedspunkter: Forberedelse af organisationen Kommunen skal afsætte ressourcer til implementering. Når KOMBIT i foråret 2014 udsender business caseskabelonen til kommunaldirektører, bør hver kommune begynde at danne sig overblik over kommunens gevinstpotentiale og overveje de lokale succeskriterier. Kommunens ydelses-/borgerservicechef er frem mod implementeringen af det nye system den primære kontaktperson vedr. forberedelse af organisationen og den ændrede sagsbehandlingsopgave i kommunen. 3
Det er vigtigt at prioritere, at I som ydelses-/borgerservicechefer deltager i arbejdet med forberedelsen af det nye system, herunder deltagelse på KOMBITs løbende netværksmøder for ydelses-/borgerservicechefer. Herudover kan ydelses-/borgerservicechefen også allerede nu tage initiativ til at drøfte det nye system med it-chefen for at sikre opmærksomhed på tværs i kommunen. Blandt nogle medarbejdere er der stor usikkerhed om fremtiden, bl.a. som følge af risikoen for overflytning af sygedagpengeområdet til Udbetaling Danmark. Opstår der drøftelser om det nye system, fx i kommunens MED-udvalg, så anvend informationerne i dette notat. KOMBIT stiller løbende materiale til rådighed for kommunernes lokale forberedelse. Ressourcer Med fuldautomatiseringen af en del af kommunens sagsbehandling følger en ændring af den daglige sagsbehandlingsopgave i ydelses-/borgerservicecentret. Det betyder, at medarbejdernes kompetencer på sigt skal være anderledes, end de er i dag. KOMBIT anbefaler, at denne ændring medtages i kommunens overvejelser om fremtidig organisering og kompetenceudvikling på området. Den ændrede sagsbehandlingsopgave kan forventes at skabe utryghed i organisationen. KOMBIT anbefaler åbenhed i dialogen med medarbejderne omkring dette, herunder i hvilket omfang der kan forventes personalerokeringer og/eller -reduktioner. Implementering KOMBIT arbejder allerede nu på at forberede implementeringen af Kommunernes Sygedagpengesystem. Pt forhandler KOMBIT, KL og ATP med KMD om konvertering. I forbindelse med ibrugtagningen af systemet vil der komme opgaver omkring oprydning i kommunens sager mv, som kommunens medarbejdere kender fra andre systemudskiftninger, fx Strukturreformen. Kommunen får et stort ansvar for implementeringen af den nye løsning, som der skal afsættes ressourcer til, og som kommunen skal varetage og følge til dørs. Oplæringen i det nye system kommer til at foregå via et træn-træneren-princip, og der må i implementeringsperioden forventes et produktivitetstab, der i en periode vil belaste organisationen. Tilsvarende må der i indkøringsperioden forventes flere systemfejl end normalt, hvilket tilsvarende vil belaste organisationen. KOMBIT vil informere ydelses-/borgerservicecheferne om mulig forberedelse af egen organisation fra ultimo 2014. I den forbindelse anbefales det, at den enkelte kommune tager ejerskab for gevinstrealiseringen og bl.a. definerer succeskriterier for det nye systems ibrugtagning i kommunen. 4
6. Tidsplan KOMBIT vil løbende støtte op om kommunernes forberedelse og implementering af Kommunernes Sygedagpengesystem baseret på nedenstående omtrentlige oversigt over kommunale opgaver frem til, og efter, ibrugtagningen af systemet: 2013 2014 2015 2016 2017 Omtrentlig tidsplan for kommunens forberedelse 7. Yderligere information Yderligere information kan hentes på KOMBITs hjemmeside, www.kombit.dk/ksd eller ved henvendelse til: Projektleder Ulrik Røhl, KOMBIT (ulr@kombit.dk / tlf. 3334 9415) eller Chefkonsulent Camilla Treldal Jørgensen, Arbejdsmarked og Erhverv, KL (ctj@kl.dk / tlf. 3370 3829) 5