Referat Følgegruppemøde AB Syd Albertslund Syd, gårdhusene Dato: 13. januar 2016 Tid: kl. 16:00 18:10 Sted: Bestyrelseslokalet, Stjernens Kvarter 2B Deltagere: Bestyrelse Annette Arvin Dennis Kragh Eigil Boel Flemming Holm Frank Kunz Jennie Stubtoft Karl Neumann Lone Jønsson Majbritt Brander Åge Schultz Carsten Ahlehuus Elisabeth Holm Afbud Administrationen: Berit Djarling (beboerkoordinator) Anja Kirkeby Repstock (Førstemand) Jesper Rasmussen (byggeudviklingschef) Peter Føhrby Nybom (projektleder) John Hald (ejendomsleder AB Syd) Giv Andersen (Boliggruppen) Diana Fjeldsted Løvenholdt (Boliggruppen) Tekniske rådgivere: Fie Hermansen (Wissenberg) Lars Bendix Christensen (Wissenberg) Anne Rosentoft (Wissenberg) referent Søren Nielsen (Vandkunsten) Tanja Nors Tardrup (Vandkunsten) 1
Referat Punkt 1 Valg af ordstyrer Majbritt Brander vælges til ordstyrer. Punkt 2 Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendes med følgende bemærkning: Punkt 6 Evaluering af proces rykkes til næste møde. Punkt 3 Bemærkninger til seneste referat og møde Referat af sidste møde godkendes uden bemærkninger. Punkt 4 Projektmæssige forhold Besparelser gennemgang af revideret oplæg NCC har i forbindelse med gennemgang af projektet fremkommet med en række forslag til besparelser. Forslag som ikke medfører ændringer ved projektets indhold/udformning f.eks. beslagfabrikater gennemgår rådgiver med NCC. AB Syd skal tage stilling til, om de ønsker at ændre ventilationsanlæg ved at fjerne forvarmeflade. Uden forvarmeflade vil ventilationsanlæg automatisk stoppe ved udetemperaturer under -2 o. Det er besluttet, ikke at spare forvarmefladen væk. Skure i haver og x-bokse ved hoveddør - tilvalg Skematisk oversigt over økonomien for tilvalg herunder huslejekonsekvens er fremsendt sammen med dagsorden. Peter undersøger begrundelsen for den valgte rentesats. John gjorde opmærksom på, at driftsudgiften skal være indregnet i tilvalgspriser, så det er den endelige huslejekonsekvens beboerne forholder sig til. Huslejestigningens fordeling mellem drift og afdrag, skal også fremgå. Der er pga. prisen endnu ikke truffet beslutning, om skure i haver og x- bokse ved hoveddør skal være en tilvalgsmulighed. -boks er den lille boks ved hoveddør. Der er to varianter. 2
Entreprenør har oplyst, at skure i haver kun kan blive billigere, hvis de tegnes om. Vandkunsten fraråder dette. Det er besluttet, at skure ikke tegnes om. Bestyrelsen beslutter på næste afdelingsbestyrelsesmøde, om beboerne skal have mulighed for tilvalg af skur i haven og x-bokse ved hoveddør, set i forhold til prisen. Udvendig placering af teknik - tilvalg Der er fundet en løsning, som kan tilbydes alle beboere uanset pladsforhold foran hoveddøren. Udvendigt øges bredden på teknikskabe, mens dybden er uforandret. Noget af teknikken er flyttet til rum/grubbe under gulv indvendig. Det medfører en lem i gulv. Der er to løsninger for lem: - Lem i gulv laves under nyt skab i entre. Skab er nødvendig for at sikre teknikgrubbe mod f.eks. nedsivende vand fra støvler mv. - Lem i gulv udføres i gulv i tilstødende værelse til entre. Beboere skal være opmærksomme på, at man ikke kan benytte vandseng ved denne løsning. Lem vil ikke kunne åbnes manualt. Løsning med skab er billigst grundet materialeomkostninger og udførelseskrav til lem. NCC er bedt om at oplyse pris. Der er bedt om en stykpris samt en pris for udførelse for alle boliger samlet. John gjorde opmærksom på, at prisen skal indeholde driften af løsningerne Fie udarbejder notat med en kort beskrivelse af løsninger og priser til afdelingsbestyrelsen. Huslejekonsekvens og drift indregnes ligeledes. Herefter kan afdelingsbestyrelsen tage stilling til, om det skal være et muligt beboertilvalg. Orientering om status på beregning af huslejekonsekvens for tilvalg, samt forslag til lånenes løbetid 3
Kommentarer til udleveret skema: - Vinge med topplade er vedtaget at være gratis tilvalg. Skal ændres i skema. - Pergola: den korteste er dyrest (vest). Tanja undersøger hvorfor. Peter oplyste, at låneperioder er valgt ud fra levetidsbetragtning på de forskellige bygningsdele fordelt på to lånemuligheder: 15- og 30-årige lån. Huslejekonsekvensen må ikke overstige 750,- kr. pr. måned uanset, hvilket lån, der indgår i beboernes tilvalg. Den fremsendte liste blev godkendt med ovenstående to ændringer: Vinge med topplade samt nærmere undersøgelse af pergola-priser. Nye vinduer i tunge facader bliver af økonomiske årsager ikke en gratis tilvalgsmulighed, da det vil kunne belaste byggesagens økonomi. Majbritt gjorde opmærksom på, at standardboliger endnu ikke er fastlagt. Afdelingsbestyrelsen skal huske, at dette skal gøres. Majbritt foreslog et særskilt møde herom. Peter følger op. Det skal tydeligt fremgå af priserne i det endelige tilvalgskatalog til beboerne, hvor meget af betalingen der er lån og hvor meget, der er drift. Afdelingsbestyrelsen skal på næste bestyrelsesmøde beslutte, hvor høj mindste månedlig betaling skal være, når beboerne benytter tilvalgsmulighederne. I rækkehusene betalte beboerne min. 100,- kr. pr. måned for køb under 10.500 kr. Det kan overvejes at have mindstebeløbet til eksempelvis 200,- kr. Bestyrelsen ønsker at se beregningsforslag før der tages endelig stilling. BO-VEST udarbejder notat og beregningseksempler, der beskriver mulighederne for hel eller delvis kontant betaling af tilvalgsmuligheder. Kontant betaling vil blive afskrevet og restbeløbet udbetales ved fraflytning. 4
Peter udarbejder materiale for godkendelse af ramme for råderet til afdelingsmøde den 9. april 2016 samt efterfølgende til organisations- og kommunalbestyrelses godkendelse. Orientering om genudbud af ledningsentreprise Der er udbudt med tildelingskriteriet økonomiske mest fordelagtige bud. Det vil sige, at der både er konkurreret på pris og kvalitative kriterier. Licitation er afholdt i dag. NCC er billigst men med meget lille margen til nærmeste konkurrent Wicotec Kirkebjerg. Nu skal de kvalitative kriterier gennemgås. Dette gøres af BO-VEST og Wissenberg samt af Cowi. Der afholdes fælles vurderingsmøde sidst i januar for indstilling om endelig tildeling af ledningsentreprise. Udførelse - Opstartsboliger NCC ønsker at begynde renovering med 3 boliger for at kunne få 1:1 forhåndskendskab til bygningerne. Lærken 2 A, B og C er valgt til dette. Boliger er i tomgang. Der planlægges opstart for disse tre boliger allerede i marts 2016. Dette er godkendt forudsat der er styr på de kommende beboeres tilvalg. Mulighed for kun en flytning Beboerne skal have redegørelse, der beskriver muligheden for kun at flytte en gang. Det vil sige, at man bliver tilbudt at flytte direkte over i en renoveret bolig, frem for først at skulle genhuses for herefter at flytte tilbage i egen bolig. I princippet bliver Lærkens pt. 17 tomgangsboliger udlejet og tilsvarende boliger frigivet til genhusning i andre kvarterer. Giv tilføjede, at der på nuværende tidspunkt står 20 aktivt søgende på den interne venteliste, hvoraf syv er rækkehusbeboere. Det er ikke muligt kun at tilbyde de nyrenoverede gårdhuse til gårdhusbeboere, da gårdhuse og rækkehuse er én afdeling i AB Syd. Dermed er der risiko for, at vi på sigt mister genhusningsboliger, hvis en rækkehusbeboer tager imod tilbuddet. Der må derfor holdes øje med udviklingen. John tilføjede, at man kunne overveje at benytte rækkehuse som genhusningsboliger, hvis det blev et problem senere hen. Det er en forudsætning for denne mulighed, at man er aktiv på ventelisten. Ancienniteten på ventelisten beregnes ud fra opskrivningstidspunkt. Peter 5
udarbejder en redegørelse. Redegørelse sendes til Giv, som sender videre til godkendelse hos Majbritt. John sørger for tryk og uddeling. Punkt 5 Tidsplan Fie har modtaget oplæg til udførelsestidsplan fra NCC. Varigheden mellem start- og sluttidspunkt er fastholdt i forhold til den udbudte tidsplan. Det understreges, at planen er foreløbig. Det forventes at NCC vil arbejde på at afkorte den samlede udførelsestid, da det er en økonomisk fordel. Tidsplan hænges op hos John (driften) og i beboerhus. Boliggruppen udarbejder deres egen procesplan med udgangspunkt i tidsplanen. Revideres hver fredag. Punkt 6 Evaluering af proces Udsat til næste møde. Punkt 7 Øvrige emner Status på genhusning og varsling Giv oplyste, at hele Lærkens kvarter er varslet. I forbindelse med genhusning, gennemgår Driften boligerne før nøgler udleveres til Boliggruppen. Det kan ikke oplyses, hvornår beboere får nøgler til genhusningsboliger, da det varierer for de forskellige boliger. Etapemøde for Lærkens Kvarter Peter uddelte udkast til indkaldelse til møde. Sluttidspunkt skal ændres til Ca. 19.30. MasterplanSyd-brevpapir ændres til ABs standard. Indkaldelse godkendes. Etapemøde afholdes i Hjortens Kvarter 10. Der holdes formøde til etapemødet en time før. Dvs. vi mødes 16:30. Det forslås, at individuelle spørgsmål besvares ved mindre borde (rundbordsamtale). 6
Referater for møder med afdelingsbestyrelsen om helhedsplanen på www. Masterplansyd.dk? Det er besluttet, at Fie uploader tidligere referater på www.masterplansyd.dk. Referater uploades først efter referatet er godkendt. Niveau for orientering af bestyrelsen Peter udarbejder udkast til samarbejds- og kommunikationsmodel, herunder mødefora og kommunikationsplan. Punkt 8 Eventuelt Forslag om opstartsworkshop med NCC Bestyrelsen beslutter på næste bestyrelsesmøde, om man ønsker at deltage i en opstartsworkshop med NCC. Deltagere som indkaldes er afdelingsbestyrelsen (eller udvalgte interesserede medlemmer), BO-VEST, Driften og rådgivere. Varighed ½-1 dag. Og udenfor normal arbejdstid, hvis der er behov for det. Formålet er: At forstå hinandens arbejdsopgaver og ansvar i de kommende arbejder. Få indsigt i hinandens arbejdsmetodikker Få sat ansigt på og lære hinanden at kende Arbejdsklausuler Majbritt vil gerne have oplyst hvem, hvordan og hvornår der laves kontrol på flytte- og hovedentreprisens overholdelse af arbejdsklausuler. Peter oplyste, at der er møde med NCC, 3x34 og et uddannelsescenter den 29. januar 2016 vedrørende praktikpladser. Peter oplyste at både NCC og 3x34 er bedt om at optælle deres årsværk på sagen, så det kan udregnes, hvor mange lærlinge de skal have. Punkt 9 Næste møde/møderække Næste aftalte møder: 7
Mandag den 22. februar 2016 kl. 16.00 til 18.00. Emner: Status genhusning. Status etapemøde for Lærkens Kvarter. Onsdag den 16. marts 2016 kl. 16-18, emner: Status på flytninger. Diverse opsamling. Onsdag den 27. april 2016 kl. 16-18, emner: Status udførelse Mandag den 30. maj 2016 kl. 16-18, emner: Status udførelse Onsdag den 22. juni 2016 kl. 16-18, emner: Status udførelse 15.01.2016 Anne Rosentoft/Wissenberg 8