Obligatorisk selvbetjening i Aftale for kommunernes økonomi for 2013
Målsætning bag aftalen Det er kommunernes målsætning, at 80 % af alle ansøgninger/anmeldelser fra borger til kommuner sker digitalt i 2015 på serviceområder som omfattes af lovkrav om obligatorisk selvbetjening. Sker dette, vurderes det til at være et potentiale på op til 650mio kr./år. fra 2015
Forudsætning for målsætning At det bliver obligatorisk for borgerne at anvende de digitale løsninger via lovkrav herom. At kommunerne stiller brugervenlige og effektive løsninger til rådighed for borgerne, der sikrer effektivisering, digitalisering og automatisering af de administrative processer - hjulpet af lovændringer. At kommunen fokuserer på kompetenceudvikling blandt ledere og medarbejdere, og fokus på dokumentation, gevinstrealisering og strategier for, hvordan borgerne flyttes til de mest effektive kommunikationskanaler.
Ideen bag aftalen om obligatorisk selvbetjening
Pointer i aftaletekst selvbetjening (1) Der er lavet aftale om bølge 1(6 områder) og bølge 2 (13 områder) for obligatorisk digital selvbetjening. Potentialerne er anslået til hhv. 41 og 255 mio. kr. i 2013 og 2014. Gevinsterne er for såvel informationshenvendelser (generel råd og vejledning og information om eksisterende sag) og transaktionshenvendelser (ansøgninger/anmeldelser), og er fratrukket omkostninger til at få lavet løsninger og andet kanalstrategisk arbejde. (nærmere uddybning følger). Dvs. i alt 334 mio. kr. ved fuld implementering af områderne i bølge 1 og 2. Dertil er det vurderet, at der er et yderligere potentiale på op mod 300 mio. kr. for de opgaver, som ikke er omfattet af 1. og 2. bølge, og aftalt at disse skal analyseres yderligere sammen med potentialet ved yderligere automatisering, regelforenkling, bedre dataadgang og systemunderstøttelse. Alle gevinster bliver i kommunerne, men regeringen forventer, at KL kan vise, at gevinsterne realiseres og flyttes til andre områder.
Pointer i aftaletekst selvbetjening (2) Fokus på implementering af løsninger Det er ligeledes aftalt, at kommunerne skal stille gode og effektive selvbetjeningsløsninger til rådighed for borgerne og som betingelse for at de også kan gøres tilgængelige på borger.dk. Definitionen af gode løsninger bliver i henhold til den udviklingsvejledning, som udarbejdes i fællesoffentligt. Det er ligeledes aftalt, at KL/KOMBIT-programmet Effektiv digital selvbetjening har stor rolle i at sikre brugervenlige løsninger på det kommunale marked. KL og staten er forpligtet til følge udviklingen i kommunernes løsninger og heri også sikre, at der samarbejdes om sammenhæng mellem kommunale og fællesoffentlige løsninger.
PLAN FOR OVERGANG TIL OBLIGATORISK DIGITAL SELVBETJENING Kommunale serviceområder Bølge 1 December 2012 Bølge 2 December 2013 Bølge 3 Ultimo 2014 Bølge 4 Ultimo 2015 STATUS Aftalt og lovgivet Aftalt Under afklaring Under afklaring OMRÅDER I FOKUS SERVICEOMRÅDER Borgerservice, dagtilbud Flytning Sundhedskort EU-sygesikringskort Optagelse i dagtilbud Optagelse i fritidshjem Optagelse i SFO Skoleindskrivning Borgerservice Begravelseshjælp Friplads til dagtilbud Hjælpemidler Udrejse Kørekort (i Borgerservice) Navne- og adressebeskyttelse Pas (i Borgerservice) Skadedyrsbekæmpelse (rotter) Lån til betaling af ejendomsskat Sygedagpenge (kun oplysningsskema) Udlån/udleje af lokaler og ejendomme Valg af læge Vielse/partnerskab Social, beskæftigelse, teknik- og miljø Anmeldelse om byggearbejde Byggetilladelse Opkrævning Social, beskæftigelse, teknik- og miljø Beboerindskud Enkeltydelser, herunder ansøgning om enkeltydelser, ansøgning om flyttehjælp og erklæring om oplysningspligt. Hjælp til forsørgelse Personligt tillæg Udkast, yderligere områder analyseres i 2012/2013 og aftales medio 2013
Netto-potentiale for de 2 bølger i 2013 og 2014 Det vedvarende nettopotentiale er på 334 mio. kr.
Potentialer for de enkelte områder
Lovtilpasninger til obligatorisk selvbetjening på bølge 2 områderne forventes fremsat i Folketinget i foråret 2013. To-be-analyser og lovproces vil præcisere områder og gevinster I efteråret 2012 vil KL, KOMBIT og kommunerne sammen gå i dybden med hvert enkelte serviceområder for nærmere at analyse præcis hvilke processer inden for et givent område, der skal omfattes af obligatorisk selvbetjening. Og dermed også hvilke processer der skal sikres en effektiv og brugervenlig løsning til. I samme proces ses på behov for lovændringer, der kan sikre effektive kommunale arbejdsgange i samarbejde med Digitaliseringsstyrelsen og relevante ministerier. Sideløbende forbereder ressortministerier lov-tilpasninger og er heri i dialog med KL for at sikre overensstemmelse med resultaterne af to-beanalyserne. Såfremt der er områder eller del-processer, som enten KL, ministeriet, regeringen eller Folketinget vurderer uegnet til obligatorisk selvbetjening, kan disse områder undtages, og besparelsespotentialet for området genforhandles i forbindelse med Aftale for kommunernes økonomi for 2014.
Beslutningsgrundlag for aftalen Serviceområderne er udvalg ud fra bl.a.: - Henvendelsesvolumen - Borgernes it-parathed - Kanalpriser for serviceområder - Nuværende it-understøttelse - Vurdering af omkostninger til fremtidig it-understøttelse i kommuner uden løsninger
Vurderingsgrundlag for det enkelte serviceområde i bølgeplan (egnethed og potentiale)
Beregningsmodel for obligatorisk selvbetjening
Nye detaljerede kanalpriser som udgangspunkt for beregninger (transaktionshenvendelser) Kanalpriserne bygger videre på KL/Devoteam og dermed til priser for indledende sagsbehandling(kontrol af oplysninger og indtastning), samt faste omkostninger til fx telefonsystemer
Detaljerede kanalpriser som udgangspunkt for beregninger (informationshenvendelser)
Nye kanalpriser Kanalpriserne er udregnet via tidsstudier. Tiden er omregnet til kroner ud fra følgende antagelser: 1200 timer/år, 407-420.000kr i løn inkl. pension, og 120.000kr i overhead.
Forudsætninger for potentialer på serviceområder i 1. bølge Serviceområde Nuværende andel selvbetjening Målsætning Kanalprissegment Vedvarende nettopotentiale (dvs. efter evt. engangsinvesteringer) EU-sygesikringskort 61% 80% Lav 5,0 mio. kr. Flytning 39% 90% Mellem 54, 7 mio. kr. Optagelse i dagtilbud 53% 95% Lav 20,,0 mio. kr. Optagelse i fritidshjem Ikke beregnet, da de udgår Optagelse i SFO 8% 95% 8,0 mio. kr0 Skoleindskrivning 57% 95% Mellem 14,6 mio. kr. Sundhedskort 69% 90% Lav 31,1 mio. kr.
Forudsætninger, 2. bølge Serviceområde Nuværende andel selvbetjening Målsætning Kanalpris -segment Vedvarende nettopotentiale (dvs. efter evt. engangsinvesteringer) Ansøg om begravelseshjælp 3% 70% Mellem 6,0 mio. kr. Friplads til dagtilbud 4% 95% Lav 17,0 mio. kr. Hjælpemidler 2% 70% Mellem 50,3 mio. kr. Udrejse (ikke indrejse) 4% 90% Mellem 4,0 mio. kr. Kørekort (ved selvbetjening i kioskløsning i Borgerservice) - 80% Lav 29,0 mio. kr.* Navne- og adressebeskyttelse 8% 90% Lav 0,0 mio. kr. Pas (ved selvbetjening i kioskløsning i Borgerservice) - 80% Mellem 17,0 mio. kr.* Skadedyrsbekæmpelse 56% 80% Lav 5,0 mio. kr. Lån til betaling af ejendomsskat 3% 70% Mellem 12,0 mio. kr. Sygedagpenge (kun oplysningsskema) 36% 80% Mellem 29 mio. kr. Udlån/udleje af lokaler og ejendomme 80% 95% Mellem 11 mio. kr. Valg af læge 26% 80% Mellem 13,0 mio. kr. Vielse/partnerskab 11% 90% Mellem 6,0 mio. kr. * Forudsætter yderligere lovjustering, mere effektive arbejdsgange og systemunderstøttelse i samarbejde t med Rigspolitiet
Hvad skal din kommunerne gøre på baggrund af Økonomiaftalen? Udregn hvad det betyder for din kommune beregn det via jeres andel af det samlede kommunale budget. Har du allerede en business case, kan du med fordel revurdere den i forhold til de forudsætninger, som er lagt ind i den fællesoffentlige business case den er lavet med input fra leverandører, kommuner, KL, KOMBIT og Digitaliseringsstyrelsen. Nedbryd den samlede BC for kommunen ud på jeres organisatoriske enheder. Planlæg de investeringer I skal foretage som følge af aftalen. Ønsker du yderligere information og inspiration til arbejdet omkring lovgivning, sikring af effektive løsninger mv. kan du læse mere her: www.kl.dk/obligatoriskselvbetjening
Yderligere spørgsmål? I kan løbende følge med i projektet her på kl.dk eller kontakte os Anne Kathrine Fjord-Marschall akf@kl.dk 3370 3797 Astrid Marie Starck ams@kl.dk 3370 3583
Bilag: Kilder til beslutningsgrundlag Digitaliseringsstyrelsen, kommuner, KL og Boston Consulting Group har samarbejdet om analysen i foråret 2012. KLs kommunale styregruppe for Obligatorisk digital borgerbetjening har fulgt arbejdet. Analyser af henvendelser på de enkelte serviceområder via data fra KOMHEN 2.0 er udgangspunkt for potentialeberegning sammen med kanalpriser og vurdering af omkostninger til etablering af løsninger fremadrettet. Analyse af nuværende it-understøttelse af serviceområderne via inddragelse af leverandører og 18 kommuner. Vurdering af målgruppens parathed via den nuværende anvendelse af løsninger, og vurderinger fra18 kommuner, KL og Digitaliseringsstryrelsen. Vurdering af lovgivningsbarrierer fra relevante fagministerier. Vurderinger af omkostninger for at sikre brugervenlige og effektive selvbetjeningsløsninger på alle områder via inddragelse af KL og KOMBIT. Analyse af priser for håndtering af henvendelser på forskellige kommunikationskanaler via tidstagninger i 4 kommuner analysen bygger videre fra KL/Devoteam-analysen fra foråret 2011, og inddrager yderligere arbejdsgange og faste omkostninger.