Område: Human Resources Afdeling: Overenskomst og Løn Journal nr.: Dato: 07-01-2015 Udarbejdet af: Vibeke Syshøj E-mail: Vibeke.Syshoj@regionsyddanmark.dk Telefon: 76631468 Beskrivelse af arbejdsgange ved rekrutteringer i Regionshuset og satellitter Vejledende rekrutteringsproces Opgave 1. Stillings- og personprofil analyse/input til stillingsannonce Ansvarlige Stillingsindhold Opgaver, rammer, succeskriterier etc. Profil for den ideelle kandidat Faglige kvalifikationer og erfaringer Personlige kompetencer Rekrutteringsgrundlag Hvor findes de ideelle kandidater strategi for annoncering 2. Nedsættelse af bedømmelsesudvalg Hvem skal deltage? Husk at deltagere i bedømmelsesudvalget også bør have kompetence og evt. træning for at kunne deltage professionelt og etisk forsvarligt i ansættelsesforløbet 3. Udarbejdelse af stillingsopslag 4. Kontakt til forhandlergruppen i Overenskomst & Løn for rådgivning med hensyn til løn og ansættelsesvilkår Lønniveau Overenskomstvilkår Afklaring af eventuelle regler Der ansættes efter gældende overenskomst, hvilket skal præciseres i annoncen 5. Udfærdigelse af tidsplan for ansættelsesprocessen Dato for ansøgningsfrist, samtaler etc. fastsættes så lønforhandlingen kan nås inden opsigelse af
nuværende job (se principper om forhandling i slutningen af dokumentet). BEMÆRK - ansøgningsfrist medio eller sidst på måneden kan forsinke ansættelsen med én måned. 6. Publicering på nettet via online e-rekrutteringssystem 7. Publicering i trykte medier Afgøres i forhold til den konkrete stilling Rekrutteringskonsulent i samarbejde med Grafisk afdeling, der sætter annoncen op 8. Ansøgninger modtages og besvares Kvitteringsbrev udsendes automatisk gennem e-rekrutteringssystem 9. Bedømmelsesudvalget udvælger kandidater til samtalen 10. Udsende "Afslag efter udvælgelse" til ansøgere, der ikke udvælges til samtale 11. Indkaldelse til ansættelsessamtalen via online e- rekrutteringssystem 12. Der kan tages kontakt til forhandlergruppen i Overenskomst og Løn for orientering omkring lønforhold for stillingen, hvis der er brug for rådgivning 13. Forberedelse af Ansættelsessamtalen Bedømmelsesudvalget skal udarbejde rammer og struktur for samtalerne (tid pr. samtale, ordstyrer, vært etc.) Der kan evt. udarbejdes en spørgeramme ud fra stillingsprofilen, der kan sikre ensartethed i samtalerne Husk det praktiske omkring lokaler, mad/drikke osv. 14. Bedømmelsesudvalget afholder samtalen VIGTIGT - husk at få udfyldt samtykkeerklæring Spørge ind til kandidaternes lønforventning Husk at spørge til referencer, hvis der kun er én samtalerunde 15. Evt. afholdelse af test + tilbagemelding til kandidater Rekrutteringskonsulent 16. Evt. 2. samtalerunde Side 2 af 5
Uddybende samtale med få kandidater for bedre beslutningsgrundlag Evt. anvendelse af case 17. Beslutning om ansættelse Bedømmelsesudvalget udvælger i fællesskab den bedste ansøger Mundtligt afslag til øvrige kandidater, der har været til samtale 18. Udsende "Information om lønforhandling" til den kandidat, der skal ansættes 19. Indstilling til ansættelse sendes til Bente Bach for oprettelse af p-sag Følgende dokumenter vedhæftes: Stillingsopslag Kandidatens ansøgning og CV Forslag til løn med begrundelse for løntillæg Underskrevet samtykkeerklæring Evt. grafiske testresultater fra personprofil/intelligenstest 20. Oplysning om p-sagsnr. på udvalgt kandidat sendes til forhandlerne 21. Udfærdige og fremsende løntilbud til TR/forhandler organisation samt evt. efterfølgende forhandling Se Principper for forhandling I helt ekstraordinære situationer, kan der inden forhandling fremsendes en mail med tilkendegivelse om ansættelse med forbehold for lønforhandling. 22. Ansættelsesbrev og registrering i lønsystemet Bente Bach Forhandlergruppen i Overenskomst og Løn i samarbejde med Annelise Dahl Udfærdigelse og fremsendelse til ny medarbejder Kopi af ansættelsesbrevet til og TR/forhandlingsberettiget organisation Oprettelse i lønsystemet 23. Registrering i relevante systemer Side 3 af 5
It-systemer Telefon Adgangskoder og kort 24. Udsende afslag via e-rekrutteringssystem til ansøgere, der ikke har været til samtale 25. Introduktion af ny medarbejder Udarbejde plan for modtagelse og introduktion Side 4 af 5
Vejledning om inddragelse og sammensætning af ansættelsesudvalget. Bedømmelsesudvalget har medindflydelse på ansættelsesforløbet, herunder stillingsopslag, udvælgelse af deltagere til samtale og ansættelse. Sammensætning af bedømmelsesudvalget: Der deltager som minimum én, dog gerne to, menige medarbejdere i bedømmelsesudvalget. Hvis der er en medarbejder med specifik viden og erfaring på området, og vedkommende ikke vælges af medarbejderne, kan ledelsen udpege vedkommende og dermed udvide antallet af medlemmer i bedømmelsesudvalget. Rekrutteringskonsulenten kan deltage efter konkret aftale. Principper for forhandling Ledelsen bør inden en ansættelsessamtale overveje hvilket lønniveau, der er mulighed for at honorere, således at der er en sammenhæng mellem ansøgerens kvalifikationer, stillingsindhold og midler til honorering. Når den rette kandidat er fundet, udarbejder ledelsen (den der har ansættelseskompetencen) en indstilling om aflønning. Indstillingen skal indeholde oplysninger om hvilke funktioner/kvalifikationer, der ønskes honoreret samt størrelsen (max. beløb). Indstillingen sendes til Bente Bach sammen med: Stillingsopslag Kandidatens ansøgning og CV Forslag til løn med begrundelse for løntillæg Underskrevet samtykkeerklæring Evt. grafiske testresultater fra personprofil/intelligenstest Ansøgeren skal under samtalen orienteres om, hvem det forventes er den forhandlingsberettigede tillidsrepræsentant/organisation, samt at der skal underskrives en samtykkeerklæring (ligger på HR-portalen), inden ansøgning med CV må videregives til den faglige organisation/ tillidsrepræsentanten. Forhandlerne/den faglige organisation/ tillidsrepræsentanten har min. 8 dage før udgangen af måneden til forhandlingsprocessen. 1 Der skal altså i planlægningen regnes med min. 8 dage, fra man har besluttet, hvem man vil ansætte, til lønforhandling kan forventes at være afsluttet. Herefter sendes der ansættelsesbrev til den nye medarbejder. 1 Såfremt der skal forhandles med ekstern organisation, kan det ikke garanteres, at forhandlingsprocessen er afsluttet indenfor de 8 dage. Side 5 af 5