Vejledning til Jobcenter Planner Indkaldelser Version 1.4 Oprettet den 28. oktober 2016 Vejledningen tager udgangspunkt i Jobcenter Planner version 2016-3 Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53
Vejledning til Jobcenter Planner Indkaldelser Indholdsfortegnelse Indhold Indledning... 1 Tekniske forudsætninger... 1 Brug af indkaldelser... 2 Trin 1 Definer samtale... 3 Brug af indkaldelsesskabelon... 3 Samtaledetaljer... 4 Ressourcer... 5 Varighed... 5 Fordeling i kalender... 6 Ombooking... 7 Tilføj besked... 7 Trin 2 Udvælg borgere... 8 Opret borgerliste... 8 Importer/kopier data fra Microsoft Excel... 9 Indtast borgeren enkeltvis... 11 Udsøgning af borgere i det kommunale sagssystem... 11 Falddato og frist for afholdelse... 11 Bilag... 12 Trin 3 Opret indkaldelse... 13 Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53
Indledning I forbindelse med reformen af kontanthjælpssystemet og aftalen om sygedagpengereform, skal alle ledige fremover have adgang til at booke samtaler med jobcentret via Jobnet. Formålet med dette er: at borgeren får mulighed for at betjene sig selv på nettet i forhold til jobcentret og dermed i højere grad selv tager ansvar for kontakten med jobcentret. at lette den administrative proces i indkaldelsen af borgere, og dermed mindske den tid, der anvendes på administration i jobcentret. at understøtte den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi gennem øget selvbetjening. I Jobcenter Planner er det muligt for jobcentrene at oprette mødetilbud, som vises til borgere via Jobnet. Borgeren kan herefter selv vælge et af de viste møder samt det tidspunkt, som passer dem bedst. Jobcenter Planner viser ledige tider på samme måde som ved indkaldelser, dvs. at Jobcenter Planner finder ledige tider i vejledernes kalendere. De viste mødetidspunkter vises kun for de borgere, der opfylder de kriterier/søgeregler, som jobcenteret sætter op for det specifikke møde. Tekniske forudsætninger Jobcenter Planner understøtter de fleste browsere. Du opnår den bedste brugeroplevelse ved at benytte Google Chrome eller Internet Explorer 9.0, 10.0 eller 11.0, med en skærmopløsning på minimum 1280 x 1024 (4:3 format) eller 1366 x 768 (bredformat). Der er 3 forskellige vejledninger til Jobcenter Planner, der hver især behandler et af de vigtigste funktionsområder i systemet: Vejledning til Jobcenter Planner Administration: der omhandler administrationsdelen og registreringen af grundlæggende oplysninger som fx teams, vejledere og mødelokaler, som skal være til stede, før der kan foretages indkaldelser eller oprettes Online Tilbud. Vejledning til Jobcenter Planner Online Tilbud og Selvbooking: som beskriver, hvordan man opretter og redigerer online tilbud, der anvendes til Selvbooking. Vejledning til Jobcenter Planner Indkaldelse: som beskriver registrering af indkaldelser, håndtering af afventerlisten etc. (denne vejledning). Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 1
Brug af indkaldelser Det er muligt at starte indkaldelsesflowet på flere forskellige måder. Det kan ske ved at: klikke på fanen Indkald borgere i Jobcenter Planner. højre-klikke på et ledigt tidspunkt i Planner-kalenderen på den vejleder, der skal afholde samtalen. udsøge borgere i det kommunale sagssystem (KSS) og derfra aktivere Jobcenter Planner sammen med oplysningerne fra udsøgningen (pt. kun KMD Opera). I alle tilfælde bliver du ført igennem 3 trin i Jobcenter Planner for at gennemføre indkaldelsen: Trin Aktivitet Beskrivelse 1 Definer samtale Alle de praktisk forhold omkring samtalen. 2 Udvælg borgere Udvælgelse af borgere ved hjælp af CPR-nr. 3 Opret indkaldelse Godkendelse af udsøgningslisten og endelig indkaldelse. Trinene vises øverst i billedet som pile der markeres alt efter hvilket trin du er kommet til. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 2
Trin 1 Definer samtale På det første skærmbillede er indtastningsfelterne grupperet i 6 områder: 1. Samtaledetaljer 2. Ressourcer 3. Varighed 4. Fordeling i kalender 5. Ombooking 6. Tilføj besked Brug af indkaldelsesskabelon Hvis du vælger en indkaldelsesskabelon i første felt, vil de fleste af de efterfølgende felter blive udfyldt med de værdier, der er tastet ind i indkaldelsesskabelonen. Alle oplysninger der bliver flettet ind, kan efterfølgende redigeres. Det er Planner administratoren, som opretter og vedligeholder indkaldelsesskabelonerne. Hvis du ofte indkalder med de samme oplysninger, kan det være en god ide, at få oprettet en indkaldelsesskabelon til netop dine indkaldelser. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 3
Samtaledetaljer Felt Samtaletype Samtaletypevariant Mødeform Afholdelsesform Beskrivelse Vælg en af de 12 samtaletyper. Vælg en af samtaletypevarianterne, hvis de er oprettet i forvejen. Individuelt møde eller fællesmøde. Vælges Individuelt møde bookes én af de valgte vejleder til hver samtale der oprettes. Vælges Fællesmøde tilknyttes alle valgte vejledere til hver enkelt samtale. Vælg mellem Fællesmøde eller Individuelt møde. Hvis du vælger fællesmøde tilføjes flere valgmuligheder, hvoraf 1 skal vælges: Antal borgere pr. samtale bestemmes af mødelokalets størrelse Kræver at mødelokalerne er oprettet af Planner-administratoren med et antal deltagere. Hvis ikke deltagerantal er tastet ind, er der plads til uendeligt antal deltagere Angiv antal indkaldelser pr. fællesmøde Her kan angives hvor mange personer, der kan indkaldes til møder i mødelokalet. o Angiv antal pladser til ombooking Markerer du denne boks og har du fastsat en maksimal kapacitet, skal du angive, hvor mange personer, der kan overbookes med. Det vil sige, at mødelokalet har en maksimal kapacitet, men det er muligt at sætte X antal ekstra stole ind i lokalet. Alle borgere skal indkaldelse til én samtale Her angives ikke noget antal og alle der indkaldes kommer på samme møde Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 4
Ressourcer Felt Team Mødelokale Vejledere Beskrivelse Vælg et af de teams, der er oprettet i Jobcenter Planner. Vælg et af de mødelokaler der er tilknyttet det team du har valgt. Hvis du har valgt fællesmøde og der er noteret hvor mange deltagere, der kan være i mødelokale, vil dette bestemme mængden af indkaldelser, der sendes. Hvis du ikke vælger et mødelokale, opfatter Jobcenter Planner det, som om der er plads til uendeligt mange. Vælg en eller flere blandt de vejledere, der er tilknyttet det team du har valgt. De(n) valgte vejleder(e) bliver vist under valglisten. Hvis du har valgt Individuelt møde, fordeles de valgte vejledere til de enkelte møder. Hvis du har valgt Fællesmøde og valgt flere vejledere, skal du vælge hvem der er ansvarlig vejleder. I valglisten der fremkommer, kan du vælge den ansvarlige vejleder. Ansvarlig vejleder er den vejleder, der overføres til DFDG. Billede 1: Eksempel på fællesmøde og ansvarlig vejleder Varighed Felt Varighed Afrapportering Beskrivelse Angivelse af samtalens varighed. Du kan vælge mellem faste tider eller selv indtaste en værdi (max 1440 minutter = 24 timer). Angivelse af hvor lang tid der skal bruges til efterbehandling af samtalen. Du kan vælge mellem faste tider eller selv indtaste en værdi. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 5
Fordeling i kalender Planner giver dig to muligheder for at indkalde til samtaler: Automatisk fordeling eller hvor du bestemmer tidspunktet. Felt Fordel samtaler automatisk Beskrivelse Planner fordeler automatisk samtaletidspunkter til de borgere, der skal indkaldes. De borgere, der har førstkommende frist for afholdelse, vil blive tildelt de tidligst mulige samtaletidspunkter. Planner vil altid forsøge at placere i de tidligste ledige tidspunkter. Derfor skal du angive tidligste dato for samtale, så borgerne får tilstrækkelig tid til at reagere på indkaldelsen Angiv fast tidspunkt Angiv en dato og et tidspunkt for samtalen. Når du har valgt en dato vises kun de tidspunkter, hvor de tilknyttede vejledere og mødelokaler har ledig tid i kalenderen. Hvis der ikke vises nogen tidspunkter i rullemenuen, skal du vælge en anden dag, eller forsøge med andre vejledere/mødelokaler. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 6
Ombooking Her kan du angive, om borgerne skal have mulighed for at ombooke samtalen/mødet via Jobnet. Når 'Ja' er markeret, skal du også angive, hvor mange dage før samtaledatoen, borgeren kan ombooke til et andet møde. Hvis du giver mulighed for at ombooke til et fællesmøde, skal du sørge for at der er et andet tilsvarende møde (med ledige pladser) sat op med samme team, samtaletype og samtaletypevariant. Ellers kan Planner ikke med sikkerhed vide, hvilket fællesmøde borgeren må ombooke til. Tilføj besked Til slut i første trin skal du udfylde titel og beskrivelse på indkaldelsen og du har samtidig mulighed for at give besked til vejlederen og til borgeren via brev (kun for jobcentre med brevløsning). Felt Titel Beskrivelse Besked til vejledere Beskrivelse til brev Beskrivelse Her kan du skrive en sigende titel til borgeren om mødets indhold. Titlen vises for borgeren på jobnet.dk. Titlen kan højst være på 100 tegn. Beskrivelsen giver mulighed for at uddybe mødets indhold og andre praktiske oplysninger. Vises for borgeren på jobnet.dk. Beskrivelsen kan højst være på 500 tegn. I feltet kan du tilføje en besked til de vejledere, der tilknyttes indkaldelsen. Vejlederen vil kunne aflæse beskeden i sin egen kalender. Her kan du skrive en besked, som flettes ind i indkaldelsesbrevet, der sendes til borgerne. Beskrivelsen kan højst være på 1500 tegn. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 7
Trin 2 Udvælg borgere I det næste trin skal en eller flere borgere udvælges. Til dette findes der 3 metoder, som gennemgås i dette afsnit. Indtastningsfelterne er grupperet i 3 områder: Opret borgerliste Falddato og frist for afholdelse Bilag Opret borgerliste Du har 3 metoder til at oprette en borgerliste: Importer/kopier data fra Microsoft Excel Indtast borgeren enkeltvis (en eller flere) Udsøgning af borgere i det kommunale sagssystem og herfra overføres listen til Planner. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 8
Importer/kopier data fra Microsoft Excel Hvis oplysninger om borgere der skal samtale, opsamles i et excel ark, er det muligt, at kopiere data fra Excel ind i Planner. Du skal markere alle relevante felter inklusiv overskrifterne på de enkelte kolonner og kopiere markeringen til din udklipsholder (Ctrl + C). Billede 2: Der er markeret 10 af 11 borgere til kopiering Du kan vælge et vilkårligt antal kolonner og rækker, men reelt er det nok kun at vælge kolonnen med CPRnr. Du skal dog huske, at kopiere kolonnetitlen med over i Planner, for at kunne generere en liste. Husk at navngive personnummer-kolonnen Personnr., da Planner ellers ikke kan indlæse din liste. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 9
For at importere listen til Planner, skal du placere markøren i feltet Indsæt data og indsætte indholdet fra udklipsholderen (Ctrl + V). Ved klik på [Generer tabel] oprettes listen med de borgere, der skal indkaldes. Billede 3: Eksempel på at en liste er importeret ind på indkaldelsen Herefter er det muligt at redigere i sin liste over borgere, man ønsker at indkalde til samtale. Hvis du vælger, at Planner skal foretage en automatisk indkaldelse, har du angivet en dato for hvilken dato der tidligst kan indkaldes til. Denne dato vises i kolonnen Tidligste dato for indkaldelse. I kolonnen ved siden af listes de fraværsforhold, der er registreret på borgeren op. Du har dermed mulighed for at tage hensyn til eksempelvis en ferie. Hvis den slutter senere end tidligste dato for indkaldelse, kan denne dato ændres til efter feriens slutdato. Dette vil Planner tage hensyn til i indkaldelsen. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 10
Indtast borgeren enkeltvis Ønsker du at indkalde én borger til en samtale, eller vil du tilføje en borger til en genereret liste, kan du tilføje borgere enkeltvis ved at indtaste et CPR-nummer i feltet Tilføj enkeltvis. Ved klik på knappen [Tilføj borger] tilføjes borgeren til listen. Udsøgning af borgere i det kommunale sagssystem Hvis du har startet indkaldelsen med at overføre en søgeliste fra det kommunale sagsbehandlingssystem, kommer du automatisk til Trin 1, hvor du registrerer rammerne for samtalen/mødet. Når du herefter klikker på [Videre til trin 2] kommer du til ovenstående side, men hvor siden indeholder din søgeliste med de data, du har valgt, der skal importeres. Da de kommunale sagsbehandlingssystemer starter overførslen forskelligt fra system til system, kan vi ikke gengive det i denne vejledning, men henviser til vejledningerne for de enkelte sagsbehandlingssystemer. Falddato og frist for afholdelse Bemærk at dette afsnit ikke handler om de frister, der gælder for borgeren i forbindelse med indførelsen af obligatorisk selvbooking. Det handler alene om de frister, der gælder for jobcentrene. Feltområdet Falddato og frist for afholdelse handler om, at du i indkaldelsesprocessen kan styre: at borgeren indkaldes senest en bestemt dato (under forudsætning af, at der er ledige tider i kalenderen) at borgeren ved ombooking ikke kan ombooke til en samtale/møde efter en bestemt dato. Du kan enten vælge at tage udgangspunkt i borgerens falduge (fredag i faldugen) eller selv angive en dato. Hvis du vælger, at faldugen skal være udgangspunktet, skal du være opmærksom på, at der kan være flere falduger at vælge imellem afhængig af de borgere, der skal indkaldes. Hvis du vælger at udgangspunktet skal være en falduge, skal du i drop-down-listen ud for Vælg falddato kolonne vælge den falduge, du ønsker at arbejde videre med. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 11
Herefter kan du vælge, hvordan frist for afholdelse skal fastsættes i forhold til denne falduge/-dato. Du kan vælge: Om frist for afholdelse skal være lig med falddatoen, dvs. fredagen i faldugen. Om frist for afholdelse skal sættes til at være X antal dage tidligere end falddatoen. Hvis jobcentret fx indkalder borgere i god tid, kan datoen sættes til 14 dage før falddatoen. Det vil give jobcentret mulighed for at nå at genindkalde borgeren inden for faldugefristen, hvis denne udebliver fra samtalen/mødet. Det er også muligt at vælge en bestemt dato som frist for indkaldelse. Dette er relevant, hvis jobcentret fx har målgrupper, der skal indkaldes oftere end det, som er angivet via faldugerne, eller indkaldelserne foretages så hurtigt efter tilmelding, at der endnu ikke er beregnet en falduge. Når du vælger, hvordan frist for afholdelse skal fastsættes i forhold til den valgte falddatokolonne, bliver kolonnen Frist for afholdelse i borgerlisten opdateret. Du kan efterfølgende redigere i datofeltet for borgerne enkeltvis. Da din liste over borgere kan være en blanding af overførte borgere og enkeltvis oprettede borgere, skal du ved fastsættelse af Frist for afholdelse være opmærksom på følgende: Vælger du at benytte en falduge som udgangspunkt til beregning af fristen for afholdelse, gælder det kun for de borgere, hvor Jobcenter Planner kender en falduge, og de øvrige skal dermed påføres en dato manuelt i tekstfeltet i kolonnen Frist for afholdelse. Hvis du påfører en frist for afholdelse i sidste felt under Falddato og frist for afholdelse påføres denne på alle personerne og overskriver dermed dit første valg, som var ud fra faldugen. Bilag Bilag hører til det oprindelige brevsystem, som er udfaset. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 12
Trin 3 Opret indkaldelse I det sidste trin får du vist et resume over hvilke samtaler der skal afholdes. Du har stadig mulighed for at ændre i dine indkaldelser på dette trin, inden du indkalder. Pilen længst til venstre markerer, at du kan åbne rækken op og dermed se oplysninger om borgerens CPRnr. og navn. Der er 3 kolonner, hvor du kan ændre på listen: Kolonne Vælg/fravælg alle Åbn Slet Beskrivelse I overskriftsbjælken har du mulighed for at ændre markeringen for alle i listen. Vil du i stedet ændre det for enkelte af listens borgere, skal du ændre markeringen udfor den enkelte borger. Hvis du fjerner en markering ud for en borger og indkalder de andre på listen, vil den ene borgers samtale ikke blive slettet, men blive gemt som en kladde. Du kan genkende disse kladder ved at de er orange i kalenderen. Du finder en samlet liste over kladderne under fanen Afventerliste. Ved at klikke på linket kommer du ind på samtalekortet, hvor du kan se alle samtaledetaljer, evt. ændre i dem og indkalde borgeren. Her fjerner du borgeren fra listen og der bliver ikke gemt nogen informationer om indkaldelsen Når du er tilfreds med listen, klikker på knappen Indkald valgte og Planner sender indkaldelserne videre til Jobnet via DFDG. Spørgsmål eller ønsker til Jobcenter Planner kan rettes til Planner supporten på 44 37 15 53 Side 13