Undervisning Planner. 23. oktober 2015 Star

Transkript

1 Undervisning Planner 23. oktober 2015 Star 1

2 Forventninger til i dag Formålet er, at I kan bruge Planner I jeres jobcenter i morgen dvs. I skal i dag have praksiserfaring Selve funktionaliten i Planner er ikke svær det handler om hvordan I kan bruge det i den dagligdag I arbejder i. 2

3 Program for dagen Program og forventninger til dagen Administrationsmodulet Gennemgang af selvbook-modulet Pause Fortsat gennemgang af selvbook-modulet Frokost Praktiske øvelser selvbook Pause Gennemgang af indkaldemodulet Praktiske øvelser indkalde borgere Opsamling, Planner-site og tak for i dag 3

4 Kort om planner 4

5 Visionen for Planner - Selvbooking Selvbooking er en del af borgerne i centrum Skal give ledige mulighed for at tage ansvar for tilrettelæggelsen af kontaktforløbet Øget indflydelse på egen indsats skal føre til øget ejerskab til indsatsen og dermed bedre effekter Selvbetjening skal gøre det nemmere for ledige (borgerne) og jobcentrene 5

6 Visionen for Planner - Selvbooking En del af kontanthjælpsreformen og SDP-reformen Er udbygget for dagpengemodtagere med beskæftigelsesreformen Selvbooking kan bruges på dagpengemodtagere, jobparate kontanthjælpsmodtagere, uddannelseshjælpsmodtagere og sygedagpengemodtagere Fra Juli 2015 skal jobcentre vise ledige tider til dagpengemodtagere til selvbooking Fra Januar 2016 skal dagpengemodtagere selv booke deres samtaler via selvbooking 6

7 Sagt af borgerne om selvbooking Det er dejligt fleksibelt Det er rigtig godt man selv kan booke Det er en super god ide, der skaber lidt mere frirum for planlægning Jeg synes det gik som smurt Jeg synes det er super godt. Så slipper man for at skulle til at aflyse/flytte den ellers fastsatte tid Det giver folk en bedre selvfølelse at man selv har mulighed for at vælge. It is good as it gives people a little more sense of control and dignity. Thank-you. 7

8 Indkald borgere Definitioner Online tilbud (selvbook) DFDG = Det Fælles DataGrundlag KSS = Kommunale SagsSystem RID = Erhvervs CPR-nr. 8

9 Planner - administrationen 9

10 Planner - forside 10

11 Administrationen første side 11

12 Følgende 4 trin gennemgås som led i opsætning af Planner 1. Oprettelse af team 2. Oprettelse af vejledere 3. Oprettelse af mødelokale 12

13 Trin 1 oprettelse af team 13

14 Indtastning af information om teamet 14

15 Rediger, opret eller slet team 15

16 Trin 2: Oprettelse af vejledere 16

17 Indtastning af information om vejleder 17

18 Tilknyt vejleder til team 18

19 Vejleders arbejdstid 19

20 Vejleders pauser 20

21 Vejleders pauser forskellige muligheder 21

22 Planner kalenderen for en vejleder I de hvide/grå tider står vejleder til rådighed for samtale Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Frokost Frokost Frokost Frokost

23 Planner kalenderen for en vejleder I de hvide/grå tider står vejleder til rådighed for samtale Winnie- Louise Ketager Lotte Jensen 23

24 Redigere/slette en vejleder 24

25 Meld vejleder fraværende I Winnie- Louise Ketager Lotte Jensen 25

26 Meld vejleder fraværende II 26

27 Flytning af en aftale 27

28 Vejleder er meldt fraværende 28

29 Trin 3: Mødelokaler 29

30 Oprettelse af mødelokale 30

31 Tilknyt mødelokale til et team 31

32 Nu skal I arbejde selv med opsætning af Jeres Planner I skal i administrationsmodulet oprette: Ét team (eller flere teams) i jeres jobcenter, der gennemfører samtaler med dagpengemodtager To tre vejledere, der gennemfører samtaler med dagpengemodtagere og er tilknyttet dét team, der håndterer dagpengemodtagere Evt. ét eller flere mødelokaler, som anvendes til informationsmøder og samtale med dagpengemodtagere. 32

33 SELVBOOKING 33

34 Online tilbud - oversigt 34

35 Oprettelse af et online tilbud detaljerne omkring tilbuddet 35

36 Oprettelse af et online tilbud 36

37 Regler/filtre til udsøgning af målgruppe I 37

38 Regler/filtre til udsøgning af målgruppe II 38

39 Persongruppemarkering Kontrolmodellen 39

40 Kvittering ved oprettelse af online tilbud 40

41 Eksempel på regler 41

42 Informationer om det enkelte tilbud 42

43 Redigering af det enkelte tilbud 43

44 Tillidsmodellen Eksempler på de forskellige modeller: Det er muligt at borgerne booker hos anden vejleder end deres faste Kontrolmodellen Det kræver løbende vedligeholdelse af persongruppemarkeringerne Teammodellen Ingen udfordring, men det er en forudsætning at vejlederne ikke har faste sagsstammer 44

45 Tillidsmodellen vælg din faste sagsbehandler 45

46 Kontrolmodellen: Borgerne kan kun vælge deres faste sagsbehandler 46

47 Persongruppemarkering Kontrolmodellen 47

48 Teammodel: Borgerne skal vælge efter, hvornår de senest skal have afholdt en samtale 48

49 Teammodel: Borgerne skal vælge tilbud efter deres ledighedsperiode 49

50 Konkret beskrivelse af tilbud, hvor borgere vælger efter deres ledighedsperiode 50

51 Hvordan kan det styres, så borger kun booker tider fx kl. 10, 11? Jobnet er sat op til default at vise tider pr. kvarter: kl , 10.15, mv. Det betyder, at borger kan booke en samtale fx kl og dermed blokere flere samtaletider. Der er to muligheder for at sikre, at dette ikke sker: A. Ændre opsætningen i Jobnet Opsætningen af tilbuddet indstilles til tider med start i minuttal 00 eller 30 Bemærk, dette gælder kun for det aktuelle online tilbud B. Indsætte pauser efter hver samtaletid (anbefales ikke) Det er muligt at indsætte op til 4 pauser dagligt (vælg: administrationsmodulet i planner - rediger vejleder faneblad: pauser) Efter hver fx 45 minutters samtale indsættes en pause på 15 minutter. Det vil sikre, at der kun udstilles tider til samtale på Jobnet hver time 51

52 Nu skal I arbejde med at oprette tilbud til selvbook 52

53 Nu skal I arbejde med at oprette tilbud til selvbook Praktisk øvelse udstille møder til selvbook Opret et online tilbud til en på forhånd defineret målgruppe fx dagpengemodtagere over 30 år Hvis tilbuddet ikke skal bruges, fordi der er oprettet tilbud nok i forvejen, så undlad at gemme tilbuddet. Alternativt så deaktiver tilbuddet lige så snart I har gemt Bemærk at man ikke kan slette et online-tilbud kun deaktivere det og evt. redigere det om til noget andet. (Vi har længe ønsket mulighed for at slette/arkivere et brugt online-tilbud kommer i en senere version af Planner) 53

54 Indkalde borgere til samtale 54

55 Indkalde borgere til samtale 55

56 Indkalde borgere til samtale Tre veje til at indkalde borgere: Fra fanebladet Indkald borgere Fra vejlederens Planner-kalender enten via vejleders kalender eller via det lokale, der skal indgå i indkaldelsen Udsøg borgere i KSS og overføre listen til Planner Uanset hvilken måde, du starter indkaldelsen på, skal du igennem følgende tre trin: Trin 1, hvor du definerer rammerne for samtalen/mødet, Trin 2, hvor du udvælger de borgere, der skal indkaldes til samtale/møde, Trin 3, hvor du foretager den faktiske indkaldelse. 56

57 Indkaldelse af borgere trin 1 57

58 Indkaldelse af borgere 58

59 Indkaldelse af borgere - samtaledetaljer Fx: Cv samtale Jobsamtale Informationsmøde Sygeopfølgningssamtale 59

60 Indkaldelse af borgere - samtaledetaljer 60

61 Indkaldelse af borgere - ressourcer 61

62 Indkaldelse af borgere varighed på mødet 62

63 Indkaldelse af borgere Fordeling i kalender 63

64 Indkaldelse af borgere Fordeling i kalender 64

65 Indkaldelse af borgere - ombookning 65

66 Indkaldelse af borgere tilføj besked 66

67 Trin 2: Udvælg borgere Tre muligheder 1. Overføre fra KSS 2. Tilføje borger enkeltvis 3. Importer Excel fil 67

68 Overført liste fra KSS 68

69 Tilføj borgere til samtale 69

70 Indsæt liste af borgere fra excel 70

71 Indsæt liste af borgere fra excel 71

72 Falddato og frist for afholdelse 72

73 Falddato og frist for afholdelse II 73

74 Filtrer og udvælg borgere 74

75 Opret indkaldelse 75

76 Hvordan Planner fordeler samtaletidspunkterne i kalenderen Planner foretager sortering efter fristen for indkaldelse dvs. de borgere, hvis frist for indkaldelse ligger tættest på, bliver indkaldt først Hvis det er individuelle møder: Planner søger som udgangspunkt at give en borger en samtale hos den vejleder, borgeren sidst var til samtale hos Hvis det er ny borger, fordeles der til vejlederne efter alfabetisk rækkefølge 76

77 Indkalde borgere enkeltvis 77

78 Indkalde borgere enkeltvis tilbage til trin 1 78

79 Afventerlisten 79

80 Opfølgningslisten 80

81 Opfølgningslisten II 81

82 Indkaldelsesdetaljer 82

83 Tilbage til administrationsmodulet.. 83

84 Indkaldelsesskabeloner i administrationsmodulet 84

85 Trin 5: Samtaletypevariant Samtaletypevarianten bruges til at sikre, at to målgrupper ikke ombooker til hinandens møder. Hvem der kan ombooke til hvilke møder afhænger af kombinationen af følgende tre elementer: Team Samtaletype Samtaletypevariant 85

86 Trin 5: Samtaletypevariant 86

87 Trin 5: Samtaletypevariant 87

88 Opmærksomhedspunkter ifbm. at indkalde til samtaler i Planner Borgere kan selv ombooke deres samtale Hvis man indkalder til fællesmøder eller til teams sparer det tid pga. Planner selv angiver samtaletider Hvis man indkalder til faste sagsstammer kan effektiviseringsgevinsten hentes ved min. at indkalde 2 borgere ad gangen OG lade planner selv bestemme samtaletidspunktet Manglende link til Opera (og workbase?) samtaleindkaldelsen ligger i vejledernes kalender med de 6 første CPR-cifre, men uden link til Opera Hvis man indkalder til samtaler via KSS lægger samtalerne sig også i Planner og omvendt (pga. integration mellem KSS og planner) Men vær OBS på, at der hvor bookingen er foregået, skal bookingen også ændres! Vær opmærksom på, at man ikke (i udgangspunktet) kan reservere ex 2 dage på en uge til indkaldte samtaler og 2 dage til selvbook. Planner tager alle ledige tider i vejleder(es) kalender og udstiller til selvbook 88

89 Planner kalenderen for en vejleder I de hvide tider står vejleder til rådighed for samtale Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Frokost Frokost Frokost Frokost

90 Er det muligt at styre Planner, så der kun kan selvbookes fx tirsdag og torsdag når man også indkalder i Planner? Ja, men det kræver benarbejde! Først skal der foretages de nødvendige indkaldelser. Når de laves skal de to dage hvor der skal selvbookes på (tirsdag og torsdag) blokeres som fravær. Dernæst fjernes fravær for tirsdag og torsdag Forudsætning for næste skridt er dog, at der ikke er ledige tider ellers skal de blokeres med fravær Dernæst udstilles selvbooktider de to dage i det relevante tidsrum (hvor der er foretaget indkaldelser) 90

91 Praktisk øvelse indkalde borgere I skal nu indkalde de borgere I har medbragt Cpr-nr. på til samtale. 1. Indkald borgere til de samtaler, de står foran at skulle indkaldes til NB: Stop ved trin 3 gennemfør IKKE indkaldelsen. Prøv i stedet at gennemgå de andre funktionaliteter i indkaldelsen, Fx: Indkald til individuelt møde, hvis den rigtige indkaldelse er fællesmøde og omvendt Opret borgere enkeltvis/tilføj borgere til allerede oprettet indkaldeliste Tag forskelligt udgangspunkt, når borgere skal indkaldes (skift mellem vejleders kalender og excelark) 2. Opret en indkaldelsesskabelon via administrationsmodulet 91

92 Spørgsmål? 92

93 På Planner-sitet kan du blive opdateret med: - nyheder - fejl - FAQ - temaer - vejledninger - planlagte ændringer Herfra indrapporterer du også fejl vha. fejlrapport 93

94 Tak for i dag 94