Budget og Kontoskema Brugervejledning AdvoForum A/S Advokatløsning Budget og Kontoskema Indholdsfortegnelse
Budgetter og Kontoskemaer...4 Kontoskema...5 Kontoskema i store træk...5 Knappen Skema...8 Knappen Funktion...9 Kontoskema udskrift...13 Kontoskema / Budget...14 Finansbudgetter...15 Sådan oprettes budgetter...15 Budgetvinduet...16 Fanebladet Generelt...16 Fanebladet Filtre...17 Fanebladet Indstillinger...18 Tidsinddeling...19 Budgettering på drift og balance...20 Knappen Funktion...21 Byt om på linier og kolonner...21 Kopiér budget...21 Slet Budget...23 Udlæs budget til Excel...23 Indtast for konto...25 Hvordan anvendes fordelingsnøgler?...26 Budget rapporter...27 Budget udskrift...28 Balance / Budget...29 Balance / Budget / Sidste år...30 Budget 12 perioder...31 Balance / Budget / Afdeling...32 Konsolideret Balance / Budget...33 Tidskontoskema...34 Tidskontoskema i store træk...34 Knappen Skema...37 Knappen Funktion...38 Kontoskema udskrift...43 Tidsbudgetter...44 Sådan oprettes budgetter...44 Advokatløsning Budget og Kontoskema Indholdsfortegnelse
Budgetvinduet...45 Fanebladet Indstillinger...45 Tidsinddeling...46 Udlæs budget til Excel...48 Advokatløsning Budget og Kontoskema Indholdsfortegnelse
Budgetter og Kontoskemaer Denne håndbog er en del af den samlede hjælp til Advo+ udviklet i Navision. Manualen beskriver, hvordan man anvender modulerne Budgetter og Kontoskema. Den er beregnet til at slå op i, når du har brug for at vide noget om, hvordan en konkret arbejdsopgave løses med Navision. Du behøver ikke at være regnskabsekspert for at få udbytte af bogen, men på den anden side forudsætter den noget kendskab til edb og til regnskab i almindelighed. Manualen er emneorienteret. Formålet med beskrivelsen er at vise, hvordan Navision kan eller skal bruges til at løse bestemte opgaver. Det betyder, at gennemgangen af programmet ikke er systematisk og fuldstændigt i denne bog. Du kan tillige bruge skærmhjælpen på en stor del af de felter, tabeller, vinduer, menuer, rapporter og kørsler der er tilgængelige i Finansmodulet. Feltbeskrivelser I alle feltbeskrivelser gennem hele manualen er anvendt 3 symboler udfor de afsnit, som beskriver de enkelte felter. I et felt med dette symbol kan der ikke indtastes i feltet Feltet kan udfyldes efter behov, når dette symbol vises Feltet skal altid udfyldes. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 4
Kontoskema Kontoskema analyser Kontoskema er en funktion, som du kan bruge til at lave analyser af finanskonti og til at sammenligne finansposter med finansbudgetposter. For eksempel kan du få vist finansposter som en procent af budgetposterne. Hvis du anvender brugerdefinerede rækker og kolonner, kan du vælge præcis, hvilke tal du vil sammenligne og hvordan. Det betyder, at du kan oprette så mange brugerdefinerede regnskabsanalyser, du vil uden at bruge rapportdesigneren. Du kan også vælge et allerede defineret kolonneformat til dit kontoskema. Det vil for eksempel være en fordel, hvis du skal lave mange rapporter. Du kan også kopiere fra kontoskemaoversigten og sætte dit regnskab ind i et regnearksprogram og så bruge det program til at præsentere oplysningerne på forskellige måder (som tabeller, grafer, osv.). Nedenfor kan du læse hvordan rækker og kolonner defineres. Kontoskema i store træk Hent fra kontoplan Når du opretter et kontoskema, skal du først vælge hvilke finanskonti, du vil analysere. Du kan kopiere konti til dit kontoskema via knappen Funktion, eller du kan definere rækkerne i dit kontoskema manuelt. Når du har bestemt hvilke finanskonti, du vil analysere, skal du vælge, hvordan oplysningerne skal vises. Det gør du enten ved at vælge et af 2 allerede definerede kolonneformater eller ved selv at definere et kolonneformat. Et kolonneformat er en slags skabelon, som definerer, hvordan kolonnen skal se ud. Udskriv kontoskema Når du har valgt, hvordan du vil have dine oplysninger vist, skal du vælge en tidsperiode for rapporten. Det gør du ved at definere et datofilter for finansposterne og et budgetfilter for finansbudgetposterne (hvis du vil have finansbudgetposterne med i din rapport). Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 5
Når du har gjort som beskrevet ovenfor, er du klar til at vælge, om du vil udskrive kontoskemaet, eller om du vil have en udskrift vist på skærmen. Den udskrift, som vises på skærmen, gengiver præcis, hvordan rækkerne og kolonnerne i din rapport kommer til at se ud, når du endelig udskriver rapporten. Opret kontoskema Vælg Økonomistyring/ Finans/ Analyse og rapportering Her finder du punktet Kontoskema. Placér markøren i feltet Navn og tryk [F6] I vinduet Kontoskemanavne klikker du på en tom linie og skriver navnet på det nye Kontoskema, du vil lave. Indtast en beskrivelse i feltet Beskrivelse, og klik på OK. Eksempel Nedenfor ser du et eksempel på et kontoskema, som viser salærindtægter fordelt på afdelinger / jurister. Rubriknr Du kan her indtaste en kode i tal og/eller bogstaver, der kan bruges til at identificere linien. Rubriknummeret kan derefter bruges i andre sammentællinger. Du kan vælge den samme kode til flere linier og på den måde gruppere linierne. Beskrivelse Indtast beskrivelse af det linien viser. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 6
Sammentællingstype I dette felt skal du vælge Sammentællingstypen for skemalinien. Typen er afgørende for, hvilke konti inden for det valgte sammentællingsinterval i feltet Sammentælling der bliver sammentalt. Placér markøren i feltet og tryk [F6] så kan du se de typer, der findes: Kontosum Når man vælger Kontosum, skal den sammentælling, man definerer i feltet Sammentælling, bestå af konti (med kontotypen Konto) fra kontoplanen. Sumsum Når man vælger Sumsum, skal den sammentælling, man definerer i feltet Sammentælling, bestå af konti med kontotypen=sum eller til-sum fra kontoplanen, som bliver talt sammen. Formel En kode eller et interval af koder, som er defineret i feltet Rubriknr. Sammentælling Her angiver du, hvilke konti der skal sammentælles på denne linie. Det afhænger af indholdet i feltet Sammentællingstype. Hvis du tildeler kontoskemalinien typen Rubriksum, kan du referere til de linier, der har rubriknumre i kontoskemaet. Hvis sammentællingstypen er Kontosum eller Sumsum, skal du indtaste et kontonummer (eller sammentællingsinterval) fra kontoskemaet. Når du bruger et sammentællingsinterval, sammetælles alle konti inden for det område, som du har defineret, f.eks. 1900..2100, inkl. Du kan bruge en formel ved beregning på andre linier. Andre linier angives via deres rubriknumre. Man kan bruge følgende tegn i regneudtrykket: + (addition) - (subtraktion) * (multiplikation) / (division) ^ (exponentiation) () (parenteser) Bemærk: Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 7
Hvis du bruge et nummer i formlen, må dette nummer ikke blive brugt som et rubriknummer i kontoskemaet. Vis Skal linien vises i den færdige rapport? Tryk evt F6 for at se mulighederne Ja Nej Hvis kolonne ikke nul Sideskrift Sæt flueben her hvis du ønsker sideskift efter denne linie. Afdelingsafgrænsning Indtast evt. Afdelingskode. I det viste eksempel, filtreres med afdelingskode i de enkelte linier, men på tværs af en gruppe finanskonti, her salærindtægter. Projektafgrænsning Indtast evt. Projektkode. Budgetafgrænsning Indtast evt. det Budgetnavn du ønsker sammenlignet med. Skemanavn I dette felt udfyldes automatisk det aktuelle kontoskemas navn. Knappen Skema Kontoskemaoversigt Når du har valgt dine finanskonti og evt. sammentællinger kan du iagttage resultatet på oversigten. Vælg knappen Skema og Oversigt Billedet nedenfor viser et kolonneformat med navnet Standard, og tallene dækker hele år 2000, som ses i datofilteret. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 8
Dette er et eksempel på en finansieringsanalyse, men du kan når som helst ændre både Kontoskemanavn og Kolonneformatnavn. Kopiere til regneark Du kan kopiere din oversigt og sætte den ind i et regneark. Klik i øverste venstre hjørne af tabellen i vinduet Kontoskemaoversigt. Tryk på ctrl C for at kopiere oplysningerne til Udklipsholder, så de kan indsættes i et regneark med ctrl V. Knappen Funktion På knappen Funktion får du adgang til at kopiere fra kontoplanen. Du skal blot markere linierne og dernæst tryk OK. Opsæt kolonneformat Du kan enten definere dine kolonner manuelt eller bruge et allerede defineret kolonneformat i kontoskemaet. Hvis du ikke definerer kolonner, kan programmet ikke vise nogen oplysninger. Når man skal definere kolonner manuelt, er det vigtigt at være opmærksom på, at kolonnerne er defineret i rækker i programmet. De vil dog vises som kolonner i den færdige rapport. Den første række i det følgende billede vil for eksempel definere kolonne A i et kontoskema. Kolonnens hoved vil hedde Bevægelse, og det vil være en bevægelseskolonne. Tallene i kolonnen vil blive hentet i finans. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 9
Det er også vigtigt at huske, at man kun bruger vinduet Kontoskemakolonneformat til at definere kolonner manuelt. Allerede oprettede kolonneformater vælger du i vinduet Udvidet kontoskema dvs når du anfordrer udskriften. Kolonnenr I dette felt kan du indtaste et nummer for kontoskemakolonnen. Du kan indtaste op til 10 tegn, både tal og bogstaver. Kolonnenumrene er valgfrie. De har ingen forbindelse til andre nummerserier i programmet. Det samme kolonnenummer kan bruges på flere linier. Kolonnerne betragtes herefter som en gruppe. Hvis du f.eks. bruger et kolonnenummer i en formel, vil dette nummer repræsentere summen af alle linier med dette kolonnenummer. Kolonnehoved Her kan du angive et hoved til kolonnen. Du kan indsætte op til 30 tegn, både tal og bogstaver. Hovedet udskrives på rapporter, der indeholder denne kolonne. Man skal derfor indtaste beskrivelsen, som den skal stå på udskrifterne. Kolonnetype Her vælger du kolonnetypen til kontoskemakolonnen. Typen er afgørende for, hvordan beløbene i kolonnen beregnes. Ved at klikke på AssistButton til højre i feltet kan du se de typer, der findes: Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 10
Beløb beregnes for perioden, der er defineret i feltet Datofilter på rapporten eller i vinduet, sådan: Formel Kolonnen viser beløb, der er beregnet ud fra beløb i andre kolonner i kontoskemaet. Formlen indtastes i feltet Formel. Bevægelse Kolonnen viser bevægelsen i saldi i løbet af perioden. Saldo til dato Kolonnen viser saldi pr.sidste dag i perioden. Startsaldo Kolonnen viser saldi pr. første dag i perioden. År-til-dato Kolonnen viser bevægelsen i saldi fra skatteårets start til perioden afslutning. Rest. Skatteår Kolonnen viser bevægelsen i saldi fra perioden afslutning frem til den del af skatteåret, der slutter inden for perioden. Hele skatteåret Kolonnen viser bevægelsen i saldi for hele den del af skatteåret, der falder før periodens afslutning. Posttype Her skal du vælge de posttyper, der skal indgå i beløbene i kontoskemakolonnen. Ved at klikke på AssistButton til højre i feltet kan du se de typer, der findes: Finansposter Summen beregnes på grundlag af finansposterne. Finansbudgetposter Summen beregnes på grundlag af finansbudgetposter. Posttype Her skal du vælge de posttyper, der skal indgå i beløbene i kontoskemakolonnen. Ved at klikke på AssistButton til højre i feltet kan du se de typer, der findes: Tidsposter Summen beregnes på grundlag af tidsposterne i tabellen Dagsrapportlinier Tidsbudgetposter Summen beregnes på grundlag af tidsbudgetposter. Beløbstype Her skal du vælge den posttype, der skal indgå i beløbene i kontoskemakolonnen. Ved at klikke på AssistButton til højre i feltet kan du se de typer, der fin- Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 11
des: Nettobeløb I beløbet indgår både kredit- og debetposter. Debetbeløb I beløbet indgår kun debetposter. Kreditbeløb I beløbet indgår kun kreditposter. Formel Her kan du indtaste en formel. Resultatet af formlen vises i kolonnen, når kontoskemaet udskrives. Feltet kan bruges til at udføre beregning på andre kolonner. Andre kolonner angives via deres kolonnenumre. Man kan bruge følgende tegn i regneudtrykket: + (addition) - (subtraktion) * (multiplikation) / (division) ^ (exponentiation) () (parenteser) Du kan bruge op til 80 tegn, både tal og bogstaver. Vis modsat tegn Sæt et hak i dette felt, hvis debetposter skal vises i rapporten som negative beløb (altså med et minus-tegn) og kreditposter som positive beløb. Sammenligningsperiodeformel Her kan du indtaste en formel, der fortæller programmet, hvilken periode der skal bruges ved beregning af beløb i denne kolonne. F. eks. hvis der skal indgå tal fra diverse perioder i samme rapport. Formlen beregner sammenligningsperioden i forhold til perioden, der er repræsenteret af datofiltret i rapporten. Formlen kan indeholde op til 10 tegn, både tal og bogstaver, som programmet anerkender som forkortelser for tidsangivelser. Som f.eks.: -1Å Samme periode 1 år tidligere Vis Der kan vises op til 5 kolonner i et kontoskemaformat. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 12
Her kan du vælge, hvornår beløbene i kolonnen skal vises i rapporter. Ved at klikke på AssistButton til højre i feltet kan du se de typer, der findes: Altid Beløbene i kolonnen vises altid. Aldrig Kolonnen vises aldrig i rapporterne. Bruges kun til beregning. Hvis positiv Der vises kun positive beløb i kolonnen. (Dvs. beløb, der er positive, før der angives Vis modsat fortegn). Hvis negativ Der vises kun negative beløb i kolonnen. (Dvs. beløb, der er negative, før der angives Vis modsat fortegn). Afrundingsfaktor Her kan du vælge afrundingsfaktor til beløbene i kolonnen. Beløbene i rapporterne afrundes. Hvis du f.eks. vælger 1000, vises alle beløb i tusinder. Beløb i kontoskemaoversigten afrundes ikke. Tryk evt. F6 for at se mulighederne. Kontoskema udskrift Udskriften viser kontoskemaets linier med tal for den valgte periode. Anfordring Husk at angive Kontoskemanavn, Datofilter og Kolonneformatnavn. Udskriftseksempel Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 13
Kontoskema / Budget Udskriften viser kontoskemaets linier med tal for den valgte periode og År-til-dato, samt afvigelse i kroner og procent. Anfordring Husk at angive Kontoskemanavn og Datofilter og Budgetfilter. Udskriftseksempel Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 14
Finansbudgetter Budgetfaciliteterne i Navision Financials giver mulighed for, at man kan indlægge et eller flere budgetter, herunder alternative budgetter og delbudgetter. Budgettal kan registreres med valgfri tidsinddeling på enkeltkonti og/eller på samlekonti. Kapitlet indeholder omtale af følgende: Sådan oprettes et finansbudget Alternative budgetter Delbudgetter Kopiering af budgetter Budgetopfølgning / rapporter Sådan oprettes budgetter I dette afsnit gennemgås de grundlæggende rutiner i forbindelse med oprettelse af et finansbudget. Når et budget er udarbejdet og godkendt, skal tallene registreres på de relevante finanskonti i Navision Financials. Det gøres i vinduet Finansbudget pr. periode. Vælg Økonomistyring/ Finans/ Budget for at få budgetvinduet på skærmen. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 15
Bemærk Før du indtaster budgettallene, er det vigtigt, at du kender budgetvinduet og de indstillinger, der er i det, godt. Indstillingerne påvirker for det første den måde, beløb vises på, men de påvirker også den måde beløbene registreres på, når du indtaster dem i budgetvinduet. Budgetvinduet Budgetvinduet indeholder følgende Budgethovedet, der indeholder felter, hvor man kan sætte filtre og indstillinger og vælge indstillinger for at bestemme, hvordan beløb skal indtastes og vises. Kolonnerne til venstre, der indeholder en oversigt over finanskonti. Kolonnerne til højre, der indeholder budgetterede beløb for de perioder, der er valgt. Knapper til Tidsinddeling og knapperne Bevægelse og Saldo til dato. Menuknapper og hjælpeknapper. Kolonnerne til venstre er adskilt fra kolonner til højre med en tyk, lodret linie, og de 2 grupper af kolonner har 2 forskellige typer rullepaneler. Fanebladet Generelt Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 16
Budgetnavn Tryk [F6] i feltet Budgetnavn, og vælg navnet på det budget, du skal indtaste noget i. Budgetfilter Vis som linier Tryk [F6] i feltet Vis som linier, og vælg mellem nedenstående til visning som linier i vinduet Finanskonto Periode Dimensionskoder Vis som kolonner Tryk [F6] i feltet Vis som kolonner, og vælg mellem nedenstående til visning som kolonner i vinduet Finanskonto Periode Dimensionskoder Fanebladet Filtre Datofilter I feltet kan du begrænse den periode der ses i budgetvinduet nedenfor. Finanskontofilter I feltet kan du begrænse til de finanskonti der skal budgetteres på, f.eks. Dimensionsfiltre Afhængig af de dimensioner man har valgt at benytte kan man afgrænse på dimensionsværdier på de respektive dimensioner. F.eks. kan du i afdelingsfilter angive juristinitialer, hvorefter du enten vil Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 17
se det der i forvejen er budgettet på vedkommende, eller du kan begynde indtastning af det nye budget. Fanebladet Indstillinger Afrundingsfaktor Vælg i feltet Afrundingsfaktor, hvordan beløb skal indtastes og vises: Ingen betyder at tal vises med 2 decimaler 1 betyder at der vises hele tal uden decimaler 1000 betyder at tal er afrundede til hele tusinder 1000000 betyder at tal er afrundede til hele millioner Afrundingsfaktor ved indtastning Vær opmærksom på, at den indstilling, du vælger her, har betydning for, hvordan de beløb, du indtaster, bliver registreret. Hvis du f.eks. vil indtaste beløbet 127.378,00, og du har valgt indstillingen 1000, skal du skrive 127. Hvis du nu vælger indstillingen Ingen, vil beløbet blive vist som 127.000,00. Hvis du omvendt starter med at vælge indstillingen Ingen, indtaster 127.378,00 og derefter vælger indstillingen 1000, så vil beløbet blive vist som 127. Vis kolonne Sæt et flueben i dette felt hvis du ønsker kolonneoverskrifter f.eks. skal vise månedsnavn i stedet for datoer. Højre del af vinduet Budgetbeløbene indtastes og vises i kolonnerne til højre. Hvad du ser i kolonnerne afhænger af hvad du har valgt på faneblad Generelt. For at vise et budgetbeløb i et felt til højre i vinduet beregner programmet en sum ud fra budgetposterne på den konto, der er tale om. I beregningen medtages kun poster med koder, der svarer til koderne i filtrene på Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 18
fanebladet Filtre, og med dato inden for den periode, der er valgt på fanebladet Generelt. Tidsinddeling Ved hjælp af knapperne til tidsinddeling (de 6 første knapper nederst i vinduet) kan man bestemme længden af perioderne til højre i vinduet: Klik på knappen for den tidsinddeling, du ønsker Regnskabsperiode År Kvartal Måned Uge Dag Detaljeringsgrad Før man indtaster budgetbeløb, skal man have valgt en tidsinddeling. Når man vælger tidsinddeling, er det vigtigt, at man vælger den højeste detaljeringsgrad, man får brug for i budgettet. Hvis man for eksempel vælger 31 (måned), og derefter skifter til 12 (år), så vil alle månedlige tal blive lagt sammen, så man får et årligt tal. Men man kan ikke gå den modsatte vej. Hvis man for eksempel indtaster et beløb og har tidsinddelingen År, og man skifter tidsinddeling til Måned, så vil hele beløbet blive placeret under januar. Hvis man har behov for en præcis registrering af tallene, er det en god idé at vælge tidsinddelingen 1 (dag), inden man indtaster oplysninger. Det gælder generelt, at alle budgetbeløb bliver registreret pr. startdatoen i den periode, der er valgt. Med knapperne Bevægelse og Saldo til dato kan man bestemme, hvordan beløbene for hver periode skal beregnes. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 19
Saldo til dato Tryk på denne knap, hvis budgetbeløbene skal beregnes på basis af poster til og med den sidste dato i den periode, der er valgt. Perioden juni 2002 omfatter f.eks. poster i perioden.. 30-06-02, dvs. alle poster før og på den 30-06-02. Bevægelse Tryk på denne knap, hvis budgetbeløbene skal beregnes på basis af poster inden for den periode, der er valgt. Perioden juni 2002 omfatter f.eks. poster inden for perioden 01-06-02.. 30-06-02. Bemærk Du kan kun indtaste budgetter når knappen Bevægelse er trykket ind. Summarisk eller pr. konto Man kan godt kombinere summariske og specifikke beløb. Hvis man f.eks. har budgetteret et samlet beløb for 10 omkostningskonti, men kun har detailbudgetteret 2 af disse konti, kan de 2 beløb indlægges på de 2 konti, og restbeløbet for de 8 konti kan indlægges på en konto med typen fra-sum. Budgettering på drift og balance Der er betydelig forskel på den måde, man skal registrere budgetbeløb på resultatopgørelses- og på balancekonti. Det skyldes, at resultatopgørelsen pr. definition dækker en periode, mens balancen er udtryk for en saldo pr. en bestemt dato (dvs. summen af alle beløb indtil denne dato). Registreringen af de 2 beløbstyper indtastes på samme måde, men man skal være opmærksom på, at alle poster i Navision Financials (også finansbudgetposter) betragtes som bevægelser på en konto, og en saldo på en konto udregnes som summen af alle poster. Budget på balance Første gang der skal registreres en budgetteret balance, skal man indtaste primotal (dvs. ultimotallene for sidste år eller periode). Når der derefter skal indlægges balancetal, er det forskelsbeløb, man skal indtaste. Dvs. ændringer imellem primobalance og forventet ultimobalance. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 20
Knappen Funktion Under knappen Funktion på budgetvinduet finder du flere funktioner, som kan være særdeles nyttige, f.eks. kopiering af budgetter, mulighed for budgetfordeling og ud-/indlæsning fra Excel. Byt om på linier og kolonner Valg af denne funktion bytter om på indholdet af linier og kolonner. Dette er en genvejstast, idet du kan gøre det samme ved hjælp af valg på fanebladet Generelt. Kopiér budget Når man har registreret budgetposter, kan de bruges som grundlag for kopiering. På den måde kan man f.eks. kopiere 12 månedsbudgetter fra indeværende regnskabsår til 12 månedsbudgetter for det kommende regnskabsår. Dermed er man sikker på, at budgetbeløbene er placeret på de rigtige konti og med de rigtige tidsangivelser. Skal der ændres i tallene, går man ind i budgetvinduet og skriver nye tal oveni. Før man går i gang med at kopiere budgetposter, skal man tage stilling til: om der skal sættes filter på de poster, der skal danne grundlag for kopiering; dvs. om alle eller kun udvalgte budgetposter skal kopieres. hvilke oplysninger de nye budgetposter skal indeholde i forhold til de gamle; dvs. om der skal være forskel i f.eks. dato, afdelingskode eller budgetnavn. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 21
Fanebladet Indstillinger Kopier fra Kilde Vælg mellem kopiering fra Finanspost Finansbudgetpost Budgetnavn Indtast et budgetnavn fra vinduet Budgetnavne. Tryk [F6] for at slå op i tabellen. Finanskontonr Indtast et kontonummer, hvis du ønsker kopiering fra finanskonti. Dato Indtast dato eller datointerval, der ønskes kopieret fra. Ultimoposter Vælg mellem kopiering af Medtag ultimoposter Udelad ultimoposter Dimensioner Vælg her ved hjælp af [F6] hvorvidt du ønsker dimensioner fra finanskontiene kopieret med over i budgettet. Kopier til Budgetnavn Indtast et budgetnavn fra vinduet Budgetnavne. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 22
Tryk [F6] for at slå op i tabellen. Finanskontonr Indtast et kontonummer, hvis der ønskes indlagt budget på udvalgte konti. Anvend Ganges med Indtast et tal, hvis budgettet skal ganges med en faktor. Afrundingsmetode Vælg evt. en afrundingsmetode. Se beskrivelse ovenfor. Flyt datoer med Indtast en datoformel, f.eks. 1M eller 1Å for at angive, hvordan datoerne på de poster, der kopieres fra, skal ændres. Ved kopieringen vil programmet sætte datoer på de nye poster ud fra datoen på de gamle poster og Datoformlen. F.eks. vil en post med datoen 17-11-00 og datoformel 1Å få datoen 17-11-01. Slet Budget Punktet giver mulighed for at slette det budget man aktuelt peger på. Udlæs budget til Excel Kørslen bruges til at udlæse et budget fra Navision til en Excelprojektmappe. Du kan oprette visuelt materiale i Excel. Du kan også oprette nye budgetter, baseret på budgettal eller på aktuelle tal fra en tidligere periode. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 23
Indlæs budget fra Excel Kørslen bruges til at indlæse et budget fra Excel til Navision. Du kan altså indlæse budgetter, der oprindelig er udlæst fra Navision, og indlæse budgetter, der er oprettet i Excel. Bemærk! Du skal lukke Excel, før du indlæser budgettet. Du kan med fordel indlæse et budget til Navision fra Excel på denne måde: Du kan oprette et nyt budget, eller du kan tilføje budgetposter fra Excel til budgetposter med samme navn, der allerede findes i Navision Attain. Det er en fordel, hvis du vil oprette et enkelt, samlet budget i Navision Attain, der består af et antal individuelle budgetter, der er indlæst fra Excel. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 24
Knappen Funktion Under knappen Funktion på budgetvinduet finder du også mulighed for budgetfordeling. Indtast for konto I dette vindue bliver du præsenteret for et antal perioder. Periodelængden afhænger af hvilken Tidsinddeling du har valgt. Du kan vælge at indtaste de enkelte beløb her eller få beløb fordelt. Beløb til fordeling I dette felt indtaster du det beløb, du ønsker fordelt. Tillæg Indsæt et flueben i dette felt, hvis du ønsker Beløb til fordeling skal adderes til de beløb, der i forvejen står i perioderne. Antal perioder Angiv det antal perioder, du ønsker Beløb til fordeling skal fordeles over. Hvor mange perioder du ønsker, er typisk afhængig af hvad der valgt i tidsinddeling. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 25
Evt. navn fordelingsnøgle Evt. konto fordelingsnøgle Forrige Angiv her Budgetnavn hvor din konto med fordelingsnøgle befinder sig. Angiv her den Konto hvorpå du har indtastet din fordelingsnøgle. Med denne knap kan du skifte til forrige finanskonto. Næste Med denne knap kan du skifte til næste finanskonto. Fordel Ønsker du at fordele et beløb mellem et antal periode, slut af med at klikke på denne knap. Hvordan anvendes fordelingsnøgler? Opret f.eks. et Budgetnavn med navnet Fordeling. I dette budget opretter du på nogle udvalgte finanskonti en fordelingsnøgle. (F.eks. én for indtægtskonti, én for udgiftskonti med jævn fordeling, én for udgiftskonti med ujævn fordeling osv.) Hvis hovedparten af alle indtægtskonti bevæger sig efter et bestemt mønster, oprettes én konto, hvor du f.eks. på månedsniveau indtaster en procentfordeling. Dvs du indtaster en fordeling på månederne i alt feltet må maximum give 100. (Dette er ikke noget krav, men lettest at regne med.) Du vender tilbage til det rigtige budget, i feltet Evt. navn fordelingsnøgle indtaster du Fordeling og i feltet Evt. konto fordelingsnøgle indtaster du kontonr på den konto hvor du har angivet procentfordeling. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 26
Budget rapporter Der findes i alt 7 rapporter i systemet, som involverer budgetter. Disse er følgende: 8 Budget 9 Balance / budget 6002571 Balance / Budget / Sidste år 6002632 Kontoskema / Budget (beskrevet i afsnittet Kontoskema) 6002633 Budget 12 perioder 6002636 Balance / Budget / Afdeling 6002759 Konsolideret balance / Budget Rapporterne er enkeltvis beskrevet nedenfor. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 27
Budget udskrift Denne rapport har ID nr 8 Rapporten viser 6 perioder med valgfri startdato og periodelængde. Anfordring Vær opmærksom på altid at vælge Budgetfilter og husk fanebladet indstillinger, hvor du angiver startdato og periodelængde. Udskriftseksempel Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 28
Balance / Budget Denne rapport har ID nr 9 Rapporten viser for en valgt periode og År-til-dato realiserede tal og budgettal og derforuden afvigelse i kroner og i %. Anfordring Vær opmærksom på altid at udfylde Datofilter og vælge Budgetfilter. Udskriftseksempel Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 29
Balance / Budget / Sidste år Denne rapport har ID nr 6002571 Rapporten viser for en valgt periode og År-til-dato realiserede tal og budgettal, afvigelse i kroner og i %. Desuden vises sidste års realiserede tal i perioden og År-til-dato. Anfordring Vær opmærksom på altid at udfylde Datofilter og vælge Budgetfilter. Udskriftseksempel Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 30
Budget 12 perioder Denne rapport har ID nr 6002633 Rapporten viser 12 perioder med valgfri startdato og periodelængde. Anfordring Vær opmærksom på altid at vælge Budgetfilter og husk fanebladet indstillinger, hvor du angiver startdato og periodelængde. Udskriftseksempel Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 31
Balance / Budget / Afdeling Anfordring Denne rapport har ID nr 6002636 Vær opmærksom på altid at udfylde Datofilter og vælge Budgetfilter og husk at angive Afdelingskode på fanebladet Afdeling. Udskriftseksempel Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 32
Konsolideret Balance / Budget Denne rapport har ID nr 6002759 Rapporten er kun anvendelig såfremt der anvendes konsoliderede regnskaber. Rapporten viser for en valgt periode og År-til-dato realiserede tal og budgettal, afvigelse i kroner og i %. Anfordring Vær opmærksom på altid at udfylde Datofilter og husk fanebladet indstillinger. Udskriftseksempel Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 33
Tidskontoskema Tidskontoskema analyser Kontoskema er en funktion, som du kan bruge til at lave analyser af medarbejderes tidsposter og til at sammenligne tidsposter med tidsbudgetposter. For eksempel kan du få vist tidsposter som en procent af tidsbudgetposterne. Hvis du anvender brugerdefinerede rækker og kolonner, kan du vælge præcis, hvilke tal du vil sammenligne og hvordan. Det betyder, at du kan oprette så mange brugerdefinerede regnskabsanalyser, du vil uden at bruge rapportdesigneren. Nedenfor kan du læse hvordan rækker og kolonner defineres. Tidskontoskema i store træk Hent fra medarbejdertabel Når du opretter et tidskontoskema, skal du først vælge hvilke medarbejdere, du vil analysere. Når du har bestemt hvilke medarbejdere, du vil analysere, skal du vælge, hvordan oplysningerne skal vises. Det gør du ved at definere et kolonneformat. Et kolonneformat er en slags skabelon, som definerer, hvordan kolonnen skal se ud. Udskriv kontoskema Når du har valgt, hvordan du vil have dine oplysninger vist, skal du vælge en tidsperiode for rapporten. Det gør du ved at definere et datofilter for tidsposterne og et budgetfilter for tidsbudgetposterne (hvis du vil have tidsbudgetposterne med i din rapport). Når du har gjort som beskrevet ovenfor, er du klar til at vælge, om du vil udskrive tidskontoskemaet, eller om du vil have en udskrift vist på skærmen. Den udskrift, som vises på skærmen, gengiver præcis, hvordan rækkerne og kolonnerne i din rapport kommer til at se ud, når du endelig udskriver rapporten. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 34
Opret tidskontoskema Vælg punktet Tidskontoskema. Placér markøren i feltet Navn og tryk [F6] I vinduet Kontoskemanavne klikker du på en tom linie og skriver navnet på det nye Kontoskema, du vil lave. Indtast en beskrivelse i feltet Beskrivelse, og klik på OK. NB Vær opmærksom på at du på denne oversigt, også vil se de kontoskemaer du benytter i Finansregnskabet. Eksempel Nedenfor ser du et eksempel på et tidskontoskema, som viser registreret klienthenførbar tid på arbejdsarten Sagsbehandling fordelt på medarbejder. Rubriknr Du kan her indtaste en kode i tal og/eller bogstaver, der kan bruges til at identificere linien. Rubriknummeret kan derefter bruges i andre sammentællinger. Du kan vælge den samme kode til flere linier og på den måde gruppere linierne. Beskrivelse Indtast beskrivelse af det linien viser. Sammentællingstype I dette felt skal du vælge Sammentællingstypen for skemalinien. Typen er afgørende for, hvad du kan indtaste i kolonnen Sammentælling. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 35
Placér markøren i feltet og tryk [F6] så kan du se de typer, der findes: Kontosum Når man vælger Kontosum, skal den sammentælling, man definerer i feltet Sammentælling, bestå af medarbejderinitialer. Formel En kode eller et interval af koder, som er defineret i feltet Rubriknr. Sammentælling Hvis du bruger typen Kontosum kan du angive hvilke medarbejdere der skal vises på denne linie. Hvis du bruger typen Formel kan du regne på de andre linier. Andre linier angives via deres rubriknumre. Man kan bruge følgende tegn i regneudtrykket: + (addition) - (subtraktion) * (multiplikation) / (division) ^ (exponentiation) () (parenteser) Bemærk: Hvis du bruger et tal i formlen, må dette tal ikke blive brugt som et rubriknummer i tidskontoskemaet. Vis Skal linien vises i den færdige rapport? Tryk evt F6 for at se mulighederne Ja Nej Hvis kolonne ikke nul Sideskrift Sæt flueben her hvis du ønsker sideskift efter denne linie. Typeafgrænsning Tryk evt F6 for at se mulighederne 0 Klienthenførbar debiterbar tid 1 Klienthenførbar ikke debiterbar tid 2 Ikke klienthenførbar tid 3 Forbrug Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 36
Artsafgrænsning Indtast evt. en arbejdsart. Tryk F6 for at se oversigten Afregnet-afgrænsning Tryk evt F6 for at se mulighederne 0 Nej ( Uafregnet tid ) 1 Ja ( Afregnet tid ) Budgetafgrænsning Indtast evt. en Budgetnavn. Tryk F6 for at se Budgetoversigten. Sagsafgrænsning Indtast evt. et sagsnummer. Tryk F6 for at se Sagsoversigten. Klientafgrænsning Indtast evt. et klientnummer. Tryk F6 for at se Kientoversigten. Knappen Skema Kontoskemaoversigt Når du har valgt dine medarbejdere og evt. sammentællinger kan du iagttage resultatet på oversigten. Vælg knappen Skema og Oversigt Billedet nedenfor viser et kolonneformat med navnet Tid, og tallene dækker hele år 2005, som ses i datofilteret. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 37
Dette er et eksempel på en analyse, der viser hvor meget tid der er på lager, men du kan når som helst ændre både Kontoskemanavn og Kolonneformatnavn. Kopiere til Excel På Tidskontoskemaoversigten finder du en knap med navnet Funktion. Her er det muligt at udlæse dit kontoskema til Excel. Knappen Funktion På knappen Funktion fra Tidskontoskema får du adgang til at kopiere fra Medarbejderoversigten. Du skal blot markere linierne og dernæst tryk OK. Opsæt kolonneformat Du kan enten definere dine kolonner manuelt eller bruge et allerede defineret kolonneformat i kontoskemaet. Hvis du ikke definerer kolonner, kan programmet ikke vise nogen oplysninger. Når man skal definere kolonner manuelt, er det vigtigt at være opmærksom på, at kolonnerne er defineret i rækker i programmet. De vil dog vises som kolonner i den færdige rapport. Den første række i det følgende billede vil for eksempel definere kolonne 1 i et kontoskema. Kolonnens hoved vil hedde Budgetteret, og det vil være en saldo til dato kolonne. Tallene i kolonnen vil blive hentet i Tidsbudgettet. Det er også vigtigt at huske, at man kun bruger vinduet Kontoskemakolonneformat til at definere kolonner manuelt. Allerede oprettede kolonneformater vælger du i vinduet Udvidet kontoskema dvs når du anfordrer udskriften. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 38
Kolonnenr I dette felt kan du indtaste et nummer for kontoskemakolonnen. Du kan indtaste op til 10 tegn, både tal og bogstaver. Kolonnenumrene er valgfrie. De har ingen forbindelse til andre nummerserier i programmet. Det samme kolonnenummer kan bruges på flere linier. Kolonnerne betragtes herefter som en gruppe. Hvis du f.eks. bruger et kolonnenummer i en formel, vil dette nummer repræsentere summen af alle linier med dette kolonnenummer. Kolonnehoved Her kan du angive et hoved til kolonnen. Du kan indsætte op til 30 tegn, både tal og bogstaver. Hovedet udskrives på rapporter, der indeholder denne kolonne. Man skal derfor indtaste beskrivelsen, som den skal stå på udskrifterne. Kolonnetype Her vælger du kolonnetypen til kontoskemakolonnen. Typen er afgørende for, hvordan beløbene i kolonnen beregnes. Ved at klikke på AssistButton til højre i feltet kan du se de typer, der findes: Beløb beregnes for perioden, der er defineret i feltet Datofilter på rapporten eller i vinduet, sådan: Formel Kolonnen viser beløb, der er beregnet ud fra beløb i andre kolonner i kontoskemaet. Formlen indtastes i feltet Formel. Bevægelse Kolonnen viser bevægelsen i saldi i løbet af perioden. Saldo til dato Kolonnen viser saldi pr.sidste dag i perioden. Startsaldo Kolonnen viser saldi pr. første dag i perioden. År-til-dato Kolonnen viser bevægelsen i saldi fra skatteårets start til perioden afslutning. Rest. Skatteår Kolonnen viser bevægelsen i saldi fra perioden afslutning frem til den del af skatteåret, der slutter inden for perioden. Hele skatteåret Kolonnen viser bevægelsen i saldi for hele den del af skatteåret, der falder før periodens afslutning. Når der tales om Saldo menes her sum af tidsposter. I tid eller kroner. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 39
Posttype Her skal du vælge de posttyper, der skal indgå i beløbene i kontoskemakolonnen. Ved at klikke på AssistButton til højre i feltet kan du se de typer, der findes: Tidsposter Summen beregnes på grundlag af tidsposterne i tabellen Dagsrapportlinier Tidsbudgetposter Summen beregnes på grundlag af tidsbudgetposter. Beløbstype Her skal du vælge den posttype, der skal indgå i beløbene i kontoskemakolonnen. Ved at klikke på AssistButton til højre i feltet kan du se de typer, der findes: Afregnet beløb Beløb Beløb til afregning Minutter Timer Formel Her kan du indtaste en formel. Resultatet af formlen vises i kolonnen, når kontoskemaet udskrives. Feltet kan bruges til at udføre beregning på andre kolonner. Andre kolonner angives via deres kolonnenumre. Man kan bruge følgende tegn i regneudtrykket: + (addition) - (subtraktion) * (multiplikation) / (division) ^ (exponentiation) () (parenteser) Du kan bruge op til 80 tegn, både tal og bogstaver. Vis modsat tegn Sæt et hak i dette felt, hvis debetposter skal vises i rapporten som nega- Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 40
tive beløb (altså med et minus-tegn) og kreditposter som positive beløb. Sammenligningsperiodeformel Her kan du indtaste en formel, der fortæller programmet, hvilken periode der skal bruges ved beregning af beløb i denne kolonne. F. eks. hvis der skal indgå tal fra diverse perioder i samme rapport. Formlen beregner sammenligningsperioden i forhold til perioden, der er repræsenteret af datofiltret i rapporten. Formlen kan indeholde op til 10 tegn, både tal og bogstaver, som programmet anerkender som forkortelser for tidsangivelser. Som f.eks.: -1Å Samme periode 1 år tidligere Vis Der kan vises op til 5 kolonner i et kontoskemaformat. Her kan du vælge, hvornår beløbene i kolonnen skal vises i rapporter. Ved at klikke på AssistButton til højre i feltet kan du se de typer, der findes: Altid Beløbene i kolonnen vises altid. Aldrig Kolonnen vises aldrig i rapporterne. Bruges kun til beregning. Hvis positiv Der vises kun positive beløb i kolonnen. (Dvs. beløb, der er positive, før der angives Vis modsat fortegn). Hvis negativ Der vises kun negative beløb i kolonnen. (Dvs. beløb, der er negative, før der angives Vis modsat fortegn). Afrundingsfaktor Her kan du vælge afrundingsfaktor til beløbene i kolonnen. Beløbene i rapporterne afrundes. Hvis du f.eks. vælger 1000, vises alle beløb i tusinder. Beløb i kontoskemaoversigten afrundes ikke. Tryk evt. F6 for at se mulighederne. Typeafgrænsning Tryk evt F6 for at se mulighederne 0 Klienthenførbar debiterbar tid 1 Klienthenførbar ikke debiterbar tid 2 Ikke klienthenførbar tid Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 41
3 Forbrug Artsafgrænsning Indtast evt. en arbejdsart. Tryk F6 for at se oversigten Afregnet-afgrænsning Tryk evt F6 for at se mulighederne 0 Nej ( Uafregnet tid ) 1 Ja ( Afregnet tid ) Medarbejderafgrænsning Indtast evt. en Medarbejder. Tryk F6 for at se Medarbejderoversigten. Budgetafgrænsning Indtast evt. en Budgetnavn. Tryk F6 for at se Budgetoversigten. Sagsafgrænsning Indtast evt. et sagsnummer. Tryk F6 for at se Sagsoversigten. Klientafgrænsning Indtast evt. et klientnummer. Tryk F6 for at se Kientoversigten. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 42
Kontoskema udskrift Udskriften viser kontoskemaets linier med tal for den valgte periode. Anfordring Husk at angive Kontoskemanavn, Datofilter og Kolonneformatnavn. Udskriftseksempel Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 43
Tidsbudgetter Budgetfaciliteterne i Navision giver mulighed for, at man kan indlægge et eller flere budgetter, herunder alternative budgetter og delbudgetter. Budgettal kan registreres med valgfri tidsinddeling på enkeltkonti og/eller på samlekonti. Kapitlet indeholder omtale af følgende: Sådan oprettes et tidsbudget Alternative budgetter Delbudgetter Kopiering af budgetter Budgetopfølgning / rapporter Sådan oprettes budgetter I dette afsnit gennemgås de grundlæggende rutiner i forbindelse med oprettelse af et tidsbudget. Når et budget er udarbejdet og godkendt, skal tallene registreres på de relevante Sager/Medarbejdere i Navision. Det gøres i vinduet Tidsbudget medarb. periode. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 44
Bemærk Før du indtaster budgettallene, er det vigtigt, at du kender budgetvinduet og de indstillinger, der er i det, godt. Indstillingerne påvirker for det første den måde, tal vises på, men de påvirker også den måde tallene registreres på, når du indtaster dem i budgetvinduet. Budgetvinduet Budgetvinduet indeholder følgende Budgethovedet, der indeholder felter, hvor man kan sætte filtre og indstillinger og vælge indstillinger for at bestemme, hvordan beløb skal indtastes og vises. Kolonnerne til venstre, der indeholder en oversigt over medarbejderne. Kolonnerne til højre, der indeholder budgetterede tid for de perioder, der er valgt. Knapper til Tidsinddeling og knapperne Bevægelse og Saldo til dato. Menuknapper og hjælpeknapper. Kolonnerne til venstre er adskilt fra kolonner til højre med en tyk, lodret linie, og de 2 grupper af kolonner har 2 forskellige typer rullepaneler. Fanebladet Indstillinger Budgetfilter Tryk [F6] i feltet og vælg navnet på det budget, du skal indtaste i eller opret et nyt bugetnavn. Artsfilter Tryk [F6] i feltet og vælg evt. den arbejdsart, budgettet skal gælde for. Typefilter Tryk [F6] i feltet og vælg evt. den type, budgettet skal gælde for. Du kan vælge mellem Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 45
Klienthenførbar debiterbar tid Klienthenførbar ikke debiterbar tid Ikke klienthenførbar tid Forbrug Sagsfilter Tryk [F6] i feltet og vælg evt. den sag, budgettet skal gælde for. Klientfilter Tryk [F6] i feltet og vælg evt den klient, budgettet skal gælde for. Afrundingsfaktor Vælg i feltet Afrundingsfaktor, hvordan beløb skal indtastes og vises: Ingen betyder at tal vises med 2 decimaler 1 betyder at der vises hele tal uden decimaler 1000 betyder at tal er afrundede til hele tusinder 1000000 betyder at tal er afrundede til hele millioner Enhed Tryk evt. F6 for at se mulighederne Minutter Timer Beløb Højre del af vinduet Budgetbeløbene indtastes og vises i kolonnerne til højre. Hvad du ser i kolonnerne afhænger af hvad du har valgt på faneblad Generelt. For at vise et budgetbeløb i et felt til højre i vinduet beregner programmet en sum ud fra budgetposterne på den konto, der er tale om. I beregningen medtages kun poster med koder, der svarer til koderne i filtrene på fanebladet Filtre, og med dato inden for den periode, der er valgt på fanebladet Generelt. Tidsinddeling Ved hjælp af knapperne til tidsinddeling (de 6 første knapper nederst i vinduet) kan man bestemme længden af perioderne til højre i vinduet: Klik på knappen for den tidsinddeling, du ønsker Regnskabsperiode År Kvartal Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 46
Måned Uge Dag Detaljeringsgrad Før man indtaster budgetbeløb, skal man have valgt en tidsinddeling. Når man vælger tidsinddeling, er det vigtigt, at man vælger den højeste detaljeringsgrad, man får brug for i budgettet. Hvis man for eksempel vælger 31 (måned), og derefter skifter til 12 (år), så vil alle månedlige tal blive lagt sammen, så man får et årligt tal. Men man kan ikke gå den modsatte vej. Hvis man for eksempel indtaster et beløb og har tidsinddelingen År, og man skifter tidsinddeling til Måned, så vil hele beløbet blive placeret under januar. Hvis man har behov for en præcis registrering af tallene, er det en god idé at vælge tidsinddelingen 1 (dag), inden man indtaster oplysninger. Det gælder generelt, at alle budgetbeløb bliver registreret pr. startdatoen i den periode, der er valgt. Med knapperne Bevægelse og Saldo til dato kan man bestemme, hvordan beløbene for hver periode skal beregnes. Saldo til dato Tryk på denne knap, hvis budgetbeløbene skal beregnes på basis af poster til og med den sidste dato i den periode, der er valgt. Perioden juni 2002 omfatter f.eks. poster i perioden.. 30-06-02, dvs. alle poster før og på den 30-06-02. Bevægelse Tryk på denne knap, hvis budgetbeløbene skal beregnes på basis af poster inden for den periode, der er valgt. Perioden juni 2002 omfatter f.eks. poster inden for perioden 01-06-02.. 30-06-02. Knappen Funktion Under knappen Funktion på budgetvinduet finder du flere funktioner, Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 47
som kan være særdeles nyttige. Indlæsning og udlæsning til Excel Opret tidsbudget efter normtid Udlæs budget til Excel Kørslen bruges til at udlæse et budget fra Navision til en Excelprojektmappe. Du kan oprette visuelt materiale i Excel. Du kan også oprette nye budgetter, baseret på budgettal eller på aktuelle tal fra en tidligere periode. Indlæs budget fra Excel Kørslen bruges til at indlæse et budget fra Excel til Navision. Du kan altså indlæse budgetter, der oprindelig er udlæst fra Navision, og indlæse budgetter, der er oprettet i Excel. Bemærk! Du skal lukke Excel, før du indlæser budgettet. Du kan med fordel indlæse et budget til Navision fra Excel på denne måde: Du kan oprette et nyt budget, eller du kan tilføje budgetposter fra Excel til budgetposter med samme navn, der allerede findes i Navision. Det er en fordel, hvis du vil oprette et enkelt, samlet budget i Navision, der består af et antal individuelle budgetter, der er indlæst fra Excel. Opret tidsbudget efter normtid Et tidskontoskema kan bl.a. bruges til at sammenholde hvor meget tid der er budgetteret, med hvor meget der rent faktisk er tidsregistreret. Hvis ikke man ønsker at budgettere på klienter, sager eller arbejdsarter kan man lave en automatisk budgettering på medarbejderen alene. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 48
For automatisk at kunne oprette et tidsbudget, er det nødvendigt først at oprette en tabel over normtider. Normtid Tryk F6 i feltet Normtid på anfordringsbilledet til Opret tidsbudget.. Nedenfor ses 3 koder i tabellen Normtid. F.eks. er oprettet en normal uge med 7,5 timer fra mandag til torsdag og fredag på 7,0 timer. Findes der medarbejdere på halv tid, oprettes en kode, der angiver de forskellige antal timer pr dag. Tidsbudget Nedenfor ses hvordan vinduet kan udfyldes Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 49
Vælg en start dato og indtast i hvor mange dage / måneder / år der ønskes budgetteret fremad og den vil selv udregne slut dato. Advokatløsning Budget og Kontoskema Side 50
Afdeling...27;32 Afdelingskode...8;32 Afrundingsmetode...23 Antal...25 Balance...27;29;30;32;33 Beløb...10;13;25;39;40;41;46 Beskrivelse...6;35 Bevægelse...9;10;16;19;20;38;39;45;47 bevægelser...20 Budget...1;14;15;20;23;27;28;29;30;31;32;33 Dato...22 Dimensioner...22 Filtre...17;18;46 Finanskonto...17 Formel...6;10;12;35;36;39;40 ID...28;29;30;31;32;33 Indstillinger...18;22;45 Knapper...16;45 Kontoskema... 1;4;5;6;13;14;27;34;35;43 Medarbejdere... 44 Navn... 6;35 Opret... 6;26;35;48;49 Oversigt... 8;37 Periode... 17 Projektkode... 8 Regnskabsperiode... 19;46 Sager... 44 Saldo... 10;16;19;20;39;45;47 Sidste... 27;30 skabelon... 5;34 Slet... 23 Tidsinddeling... 16;19;25;45;46 Tidsposter... 11;40 Uafregnet tid... 37;42 Udskriv... 5;34 Advokatløsning Budget og Kontoskema Stikordsregister
Budgetfilter Tryk [F6] i feltet Budgetfilter, og vælg navnet på det budget, du skal indtaste noget i.