Fakturaguide til danske leverandører Elektroniske formater: OIOXML og OIOUBL
Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING... 1 2 FORUDSÆTNINGER... 1 2.3.1 Specielle faktura referencer... 2 2.3.2 Fakturadato... 2 2.3.3 Leverandørens fakturanummer... 2 3 KONTAKT... 3 4 PRAKTISKE EKSEMPLER... 4 TILMELDINGSBLANKET... 5
1 Indledning Dette dokument beskriver Danske Banks krav til indholdet af elektroniske fakturaer (e-fakturaer). 2 Forudsætninger VANS modtager Danske Bank har indgået samarbejde med Basware A/S (Herefter omtalt som Basware) som modtager af indkommende e-fakturaer på det danske VANS netværk for Danske Bank. Det betyder, at Danske Bank ikke modtager e-fakturaer direkte. Selskaber som modtager e-fakturaer Følgende selskaber i Danske Bank har mulighed for at modtage e-fakturaer i dansk format (OIOXML og OIOUBL). Basware vil senere omformatere disse til Peppol BIS format og levere til Danske Bank: Firmanavn GLN/EAN Danske Bank Danmark* 5790002042270 Realkredit Danmark* 5790002042287 Danske Bank Norge 5790001704490 Danske Bank Sverige 5790001897390 Danske Bank Finland 5790001705435 Danske Bank Helsinki Branch 5790001897406 Danske Bank Irland 5790002046780 Danske Bank Nordirland 5790002046797 Danske Bank London 5790002129049 Danske Bank Polen 5790002129100 Danske Bank Estland 5790002129117 Danske Bank Letland 5790002129063 Danske Bank Litauen 5790002129056 Danske Bank Rusland 5790002129070 Danske Bank Hamborg 5790002129032 Danske Bank New York 5790002129087 Danske Bank Luxembourg 5790002129094 Listen vil løbende blive udvidet, efterhånden som der bliver etableret adgang for e-faktura modtagelse til koncernens selskaber. *Fakturaer med specifikationer til de danske selskaber: Bemærk, at Danske Bank ikke kan modtage elektroniske fakturaer med specifikationer i formatet OIOXML FSV. Brug i stedet formatet OIOUBL UTS. Se yderligere information på Danske Bank s leverandørsite. E-fak krav DK Leverandører 1.0 dansk 1.0 Side 1 af 5
Krav til den elektroniske faktura De elektroniske fakturaer indgår i en automatiseret proces, hvorfor der er en række referencer, som skal være til stede på fakturaen. Hvis en faktura ikke opfylder kravene til fakturaindhold, bliver der sendt en mail til leverandøren med information om, hvilke krav der ikke er opfyldt, så vi kan få den rigtige information tilsendt i fremtiden. Fakturaen vil blive betalt manuelt ud fra de oplysninger, vi har. 2.3.1 Specielle faktura referencer For at sikre en hurtig og effektiv behandling, skal fakturaer indeholde de referencer, der er oplyst af Danske Bank, når ordren afgives. Det betyder, at mindst en af følgende referencer skal fremgå af fakturaen, hvoraf punkt 1 er minimumskrav: 1. Betalende registrerings nummer (angives som f.eks.: 3568) 2. Danske Bank ordrenummer (angives som f.eks.: PO654321) 3. Danske Bank projektnummer (angives som f.eks.: P141104-43LC) 4. Danske Bank kontraktreference (angives som f.eks.: 1234_DBDK_01) 2.3.2 Fakturadato Danske Bank skal modtage den elektroniske faktura senest fem bankdage efter fakturadatoen for at sikre rettidig betaling. 2.3.3 Leverandørens fakturanummer Fakturanummeret må max bestå af 20 karakterer. Placering af specielle fakturareferencer For at behandle fakturaerne korrekt er det vigtigt, at ovennævnte information bliver placeret i det elektroniske format som beskrevet nedenfor. Ved fremsendelse i OIOXML format Contents OIOXML fields Danske Bank ordrenummer Invoice-ReferencedOrder- BuyersOrderID Danske Bank projektnummer Invoice-BuyerParty- AccountCode Danske Bank kontraktreference Invoice-BuyerParty- AccountCode Betalende registreringsnummer Invoice-BuyerParty- AccountCode Danske Bank-kontaktperson Invoice-BuyerParty-BuyerContact-ID Accounting Cost Invoice-BuyerParty- AccountCode Ved fremsendelse i OIOUBL format Contents OIOUBL fields Danske Bank ordrenummer Invoice/OrderReference/ID Danske Bank projektnummer Invoice/AdditionalDocumentReference/ID with DocumentType= Project Danske Bank kontraktreference Invoice/AdditionalDocumentReference/ID with DocumentType= Contract Betalende registreringsnummer Invoice/AdditionalDocumentReference/ID with DocumentType= RegNo Danske Bank kontaktperson Invoice/AccountingCustomerParty/Party/Contact/Name Accounting Cost Invoice/InvoiceLine/AccountingCost NB! Se endvidere afsnit 4 vedr. praktiske eksempler på placering af fakturareferencer i OIOUBL. E-fak krav DK Leverandører 1.0 dansk 1.0 Side 2 af 5
Supplerende informationer Såfremt et af koncernens forretningsområder har behov for supplerende oplysninger, skal det præcise format og indhold aftales med forretningsområdet. Informationerne må kun placeres i Fritekstfeltet. 3 Kontakt Leverandørhenvendelser: Navn E-mail Fakturastatus & betalinger* (Faktura indhold, praktisk information m.m.) Danske Bank, Accounts Payable Support einv-pdf@danskebank.dk Teknisk karakter For teknisk support bedes du venligst kontakte din e-faktura service udbyder. *Bemærk at henvendelsen skal være på engelsk Typiske henvendelser fra Danske Banks leverandører: Hjælp til at spore et dokument, som Danske Bank ikke har modtaget Problem med at forstå fejlmeddelelse fra Basware Minimum informationer som bedes oplyst til Basware ServiceDesk: Leverandør Firmanavn Leverandør Kontaktnavn Leverandør Telefonnummer Leverandør e-mail Leverandør sender ID (kan være: GLN/EAN eller CVR) Danske Bank modtager ID (Danske Banks GLN nummer) Dokument ID (faktura-/kreditnotanummer) Dato/tid for dokumentafsendelsen (dd.mm.yy / hh.mm) En kort beskrivelse om din henvendelse E-fak krav DK Leverandører 1.0 dansk 1.0 Side 3 af 5
4 Praktiske eksempler OIOUBL Eksempel Ordrenummer <cac: OrderReference > <cbc:id>po654321</cbc:id> </cac:orderreference> Projektnummer Kontraktreference Registreringsnummer <cac:additionaldocumentreference> <cbc:id>p141104-43lc</cbc:id> <cbc:documenttypecode listagencyid="320" listid="urn:oioubl:codelist:responsedocumenttypecode-1.1">zzz</cbc:documenttypecode> <cbc:documenttype>project</cbc:documenttype> </cac:additionaldocumentreference> <cac:additionaldocumentreference> <cbc:id>1234_dbdk_01</cbc:id> <cbc:documenttypecode listagencyid="320" listid="urn:oioubl:codelist:responsedocumenttypecode-1.1">zzz</cbc:documenttypecode> <cbc:documenttype>contract</cbc:documenttype> </cac:additionaldocumentreference> <cac:additionaldocumentreference> <cbc:id>3568</cbc:id> <cbc:documenttypecode listagencyid="320" listid="urn:oioubl:codelist:responsedocumenttypecode-1.1">zzz</cbc:documenttypecode> <cbc:documenttype>regno</cbc:documenttype> </cac:additionaldocumentreference> OIOXML Ordrenummer Projektnummer Kontraktreference Registreringsnummer Kontaktperson Eksempel <com:referencedorder> <com:buyersorderid> PO654321</com:BuyersOrderID> </com:referencedorder> <com:accountcode> P141104-43LC </com:accountcode> +<com:buyercontact> <com:accountcode> 1234_DBDK_01</com:AccountCode> +<com:buyercontact> <com:accountcode> 3568</com:AccountCode> +<com:buyercontact> <com:buyercontact> DENNNE SLETTES <com:id>anders Andersen</com:ID> </com:buyercontact> E-fak krav DK Leverandører 1.0 dansk 1.0 Side 4 af 5
Tilmeldingsblanket Firmanavn: CVR Nummer: Kontaktpersoner Debitorbogholderi: Telefon: E-mail: Teknik: Telefon: E-mail: E-mail til afviste fakturaer: Ovennævnte firma ønsker at fremsende elektroniske fakturaer til Danske Bank som beskrevet i Elektronisk fakturaguide til Danske Bank. Blanket sendes til: einv-pdf@danskebank.dk Sendt den: Navn: E-fak krav DK Leverandører 1.0 dansk 1.0 Side 5 af 5