REFERAT AF BESTYRELSESMØDE Tirsdag, den 1. december 2015 kl. 16:30. I fjernvarmens mødelokale, Præstevænget 11. Deltagere: Bestyrelsen Driftsleder Henning Mikkonen Administrativ medarbejder Holger Skott (referent) Referatet er fremsendt til ingeniør Viktor Jensen, DFP samt statsaut. revisor Bjarne Ulrik Pedersen og statsaut. revisor Ole Jespersen-Skree fra Partner Revision.
1. Godkendelse og underskrift af referatet fra det ordinære møde den 1. september 2015 samt det konstituerende møde den 24. september 2015. Beslutningen under punkt 3 d Fremadrettet anmodes DFP om et groft overslag over anlægsudgifterne inden der foretages licitation. Licitations- Resultatet sammenlignes så med DFP s overslag. Anlægsregnskabet sammenlignes med licitationsresultatet. Ovennævnte ændres således: at driftslederen udarbejdet et kvalificeret overslag over projekter inden de sættes ind i anlægskartoteket til afskrivning, normalt en gang årlig når der laves budget sammen med revisor. At overslaget opdeles i nogle kategorier f.eks. rør, svejsearbejde, gravearbejde, asfalt, rådgivning m.v. At formålet med opdelingen er efterfølgende at sammenholde licitationsresultatet med overslagets opdeling. At DFP som tidligere udarbejder licitationsresultatet Referaterne blev herefter godkendt og underskrevet. 2. Godkendelse af dagsordenen, herunder stillingtagen til lukkede punkter. Dagsordenen blev godkendt.
3. Orienteringspunkter. a. Økonomi og aktivitetsoversigt. Oversigten er ajourført til og med oktober måned for varmesæsonen juni 2015 maj 2016. Opgørelsen viser: Salg af el Varmeproduktion Køb af naturgas Køb af flis Produktion på gaskedler, motorer og flisværket Vandtab CO2 udledning i tons Graddage Opgørelsen er fremsendt pr. mail til bestyrelsens medlemmer b. Undersøgelse for jordforurening Præstevænget 11. Region Midtjylland har meddelt at adressen Præstevænget 11 vil blive medtaget på listen over ejendomme som påtænkes undersøgt for jordforurening. c. Skel/hegn ind mod ejendommen Præstevænget 7. Der er en relativ stor niveauforskel mellem ejendommen Præstevænget 11 og ejendommen Præstevænget 7 som ejes af Marianne og Arne Andersen. Det medfører at regnvand ødelægger skrænten inde hos familien Andersen. Der vil blive etableret en afskærmning som gør at regnvandet ledes ud via kloaksystemet på ejendommen Præstevænget 11. d. Konvertering af CO 2 kvoter. På bestyrelsesmødet den 16. februar 2010 punkt 6 blev besluttet at sælge (konvertere) 15.827 EUA kvoter til CER kreditter og samtidig modtage kr. 425.000 fra daværende Nordjysk Elhandel.
Disse CER kreditter står på en EU-konto og saldoen er 12.017, men kan ikke videreføres i Danmark, de kan enten sælges eller omsættes til grønne certifikater. Det er undersøgt hos Energistyrelsen hvad prisen er ved salg, og det blev oplyst at CER kreditterne ikke har nogen værdi, derfor er de omsat til grønne certifikater. Efter ovennævnte er der en saldo på 21.277 EUA kvoter (rigtige kvoter) som skal anvendes til vores CO 2 udledning. Udledningen andrager ca. 1.700 kvoter årligt og vi får årligt tildelt ca. 1.200 1.400 kvoter. EUA kvoterne sælges p.t. til ca. 63,00 Dkr. pr. stk. D.v.s. sælges 10.000 EUA kvoter vil det medføre en indtægt på ca. kr. 630.000. e. Betaling for myndighedsbehandling hos Energistyrelsen. Taksterne for myndighedsbehandling er ændret således at der årligt skal betales efter mængden af udledt CO2. Det betyder at Brande Fjernvarme skal betale den mindste sats som andrager kr. 28.041 årligt. f. Udbud af renovering Fuglevænget. Det anbefales at ovennævnte strækning renoveres og først på året 2016 udbydes i licitation hos samme entreprenører som gav bud på Renovering af Præstelunden Skolestien. D.v.s. Rahbek Brande, Østergaard Entreprise, Danjord og H. J. Christensen. Rørleverensen kan evt. indgås som en rammeaftale over 2-3 år. ----------------------------------------------------------------------------------- Sagsbehandler: Henning Mikkonen/Holger Skott Ad a, b, c, e og f. Orienteringen blev taget til efterretning. Ad d. Orienteringen blev taget til efterretning, der foretages p.t. ikke salg af kvoter.
4. Kasse- og regnskabsregulativ. Der er foretaget en opdatering af det nuværende Kasse- og regnskabsregulativ, idet Der er ansat en administrativ medarbejder Der er ikke længere valg af en kritisk revisor Selve bogføringen er overdraget til DFF-EDB Andre småjusteringer Udkastet har været til udtalelse hos Partner Revision, som ikke har bemærkninger til udkastet. Bilag: Udkast til nyt Kasse- og regnskabsregulativ. Sagsbehandler: Holger Skott Udkastet blev godkendt, således at den kritiske revision udføres af alle bestyrelsesmedlemmer ved at hvert medlem gennemgår en bilagsmappe og skriftlig rapporterer evt. spørgsmål til formanden. Regulativet evalueres om et år. 5. Generalforsamlingen. Referatet fra generalforsamlingen er godkendt af dirigenten og lagt ud på hjemmesiden. Årsrapporten er ligeledes at finde på hjemmesiden. Umiddelbart efter generalforsamlingen konstituerede bestyrelsen sig med formand, næstformand og sekretær, i henhold til vedtægterne. Det fremgår ikke af vedtægterne at der skal vælges en kasserer, men i Kasse- og regnskabsregulativet er forudsat at der er blandt bestyrelsens medlemmer er valgt en kasserer til varetagelse af de opgaver som er nævnt i Kasse- og regnskabsregulativet.
Det anbefales at der vælges en kasserer og at vedtægterne ved lejlighed ændres, således at der også vælges en kasserer når bestyrelsen årligt konstituerer sig. Sagsbehandler: Holger Skott Godkendt som anbefalet. Carsten Kvist er valgt til kasserer 6. Forlængelse af ansættelse af administrativ medarbejder. På bestyrelsesmødet den 3. september 2013 punkt 11, blev besluttet at forlænge ansættelsen af Holger Skott til udgangen af september måned 2015. Der vil være at tage stilling til om stillingen skal forlænges. Bilag: Ajourført stillings- og funktionsbeskrivelse er fremlagt på værkets kontor. Formanden gennemgår stillings- og funktionsbeskrivelsen med Holger Skott. Efterprotokol: Efter selve mødet er det aftalt at timetallet fastsættes til 7 timer ugentlig.
7. Projekt Brande Energicentral. Advokat Carlo Siebert har indkaldt til et fællesmøde Torsdag, den 3. december 2015 kl. 16.00 18.30 på Hotel Dalgas. Der er indkaldt repræsentanter fra DONG, DFP, AKM, Biomar, Ikast- Brande Kommune, bestyrelserne og driftslederne fra Nørre Snede, Ejstrupholm og Give Fjernvarmeværker m.fl. Der vil på mødet blive lejlighed til at stille spørgsmål, samt en vurdering af om der er et fælles grundlag at arbejde videre på. Jf. i øvrigt tidligere mail som er sendt til bestyrelsens medlemmer, den 22. november 2015. Sagsbehandler: Henrik Kraglund/Henning Mikkonen Formanden gav en kort orientering. Alle bestyrelsesmedlemmer og driftslederen deltager i mødet. 8. Vedligeholdelseskontrakt på motorerne. Bergen Engines Denmark AS har opsagt vores nuværende vedligeholdelseskontrakt på de to motorer, idet Sikkerhedsstyrelsen har fundet for mange fejl ved deres sikkerhedssyn i 2014. Det har medført en skærpelse af kravene til de årlige sikkerhedseftersyn og Bergen har udarbejdet et forslag til ny kontrakt med en pris på kr. 37.500 for den første motor og kr. 27.500 for de efterfølgende, d.v.s. en samlet pris 65.000 plus moms. Den tidligere kontrakt beløb til samlet kr. 10.000 plus moms. Priserne er ikke direkte sammenlignelige. Sagsbehandler: Henning Mikkonen Beslutning Der tegnes ny kontrakt
9. Mødeplan 2016. a. Bestyrelsesmøder: Tirsdag, den 9. februar 2016 kl. 16.30 Tirsdag, den 5. april 2016 kl. 16.30 Tirsdag, den 7. juni 2016 kl. 16.30 Tirsdag, den 6. september 2016 kl. 16.30 Tirsdag, den 6. december 2016 kl. 16.30 b. Generalforsamling Torsdag, den 29. september 2016 kl. 19.30 c. Landsmøde DFF Torsdag, den 27. og fredag, den 28. oktober 2016 i København Sagsbehandler: Holger Skott Mødeplanen blev godkendt.
10. Pressemeddelelser. Stillingtagen til pressemeddelelser. Sagsbehandler: Henrik Kraglund Ingen. 11. Eventuelt. A. Der er den 25. november 2015 modtaget en skrivelse fra Energitilsynet vedr. overdækningen pr. 31. maj 2015. Energitilsynet påpeger at overdækningen er steget fra kr. 2,9 mio. i 2011/12 til kr. 9,7 mio. i 2014/15 og beløbet skal tilbagebetales forbrugerne. Statsaut. revisor Ole Jespersen-Skree udarbejder et udkast til svarskrivelse. B. Ikast-Brande Kommune anmodes om tilladelse til fjernvarmeforsyning af Siemens nye administrationsbygning på Herningvej. 12. Mødet hævet. Mødet blev hævet kl.: 19.00 Henrik Kraglund Eivin Joensen Jette Harrild Formand Næstformand Sekretær Freddy Pedersen Carsten Kvist / Henning Mikkonen