Undersøgelse af kommunalbestyrelsens samarbejde med administrationen Februar 2016 Sekretariatet 1
Indhold Resumé... 3 Metode... 4 Introduktion til resultaterne... 5 Administrativ betjening... 6 Samarbejdet med direktionen... 6 Samarbejdet med udvalgssekretærerne... 7 Dagsordener og referater... 8 Bilag og analyser... 9 Samarbejdet med centrene... 10 Børn og Familie... 11 Ejendomme og Drift... 12 Erhverv, Uddannelse og Beskæftigelse... 13 Psykiatri og Handicap... 14 Sekretariatet... 15 Skole, Kultur og Fritid... 16 Sundhed... 17 Teknik og Miljø... 18 Ældre... 19 Økonomi og Personale... 20 Forskelle de politiske udvalg imellem?... 21 Spørgeramme til kommunalbestyrelsen... 22 2
Resumé Bornholms Regionskommune gennemførte i december 2015 en undersøgelse af, hvordan de bornholmske kommunalpolitikere oplever samarbejdet med den administrative organisation i kommunen. Undersøgelsen er bestilt af kommunens HovedMED-udvalg som led i evaluering af den ændrede organisation i BRK pr. 1. marts 2014. Administrativ betjening Resultaterne af undersøgelsen viser, at kommunalbestyrelsen samlet set er godt tilfreds med den administrative betjening i forhold til de primære samarbejdspartnere i regionskommunens administration nemlig direktion og udvalgssekretærer. Kommunalbestyrelsen er meget tilfreds med samarbejdet med direktionen. 91 % svarer, at de er enige i, at kommunalbestyrelsen har et godt samarbejde med direktionen. Ligeledes er 91 % enige i, at de får en god kvalitet i den administrative betjening fra direktionen. Kommunalbestyrelsen er også meget tilfreds med samarbejdet med sekretærerne for de faglige udvalg. 83 % svarer, at de er enige i, at kommunalbestyrelsen har et godt samarbejde med udvalgssekretærerne, og hele 74 % er helt enige. 91 % er enige i, at kommunalbestyrelsen får en god kvalitet i den administrative betjening fra udvalgssekretærerne. 70 % af kommunalbestyrelsesmedlemmerne er enige i, at dagsordener og sagsfremstillinger er præcise og forståelige og at beslutningsreferaterne er forståelige og retningsgivende. Der er dog plads til forbedring, idet rundt regnet hvert fjerde medlem af kommunalbestyrelsen ikke er tilfreds. Der efterlyses et mere klart, præcist og enkelt sprog. 78 % er overvejende enige i, at bilagsmaterialet til kommunalbestyrelsesmøderne er af passende omfang og type. 60 % er enige i, at arbejdet i kommunalbestyrelsen sker ud fra hensigtsmæssige og tilstrækkelige analyser. Otte kommunalbestyrelsesmedlemmer er uenige i, at analysematerialet er hensigtsmæssigt og tilstrækkeligt. Syv ud af otte af disse medlemmer sidder i enten Økonomi- og Planudvalget eller Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget. Samarbejdet med centrene Også i forhold til centrene har kommunalbestyrelsen overvejende evalueret samarbejdet med kommunens administration positivt, da svarmulighederne helt enig og mest enig er langt mere anvendte end de negative svarmuligheder. Ved evaluering af samarbejde og snitflader i forhold til regionskommens 10 centre er det meget tydeligt, at en række forhold påvirker kommunalbestyrelsesmedlemmernes muligheder for at tage stilling til spørgsmålene. De politiske udvalg har forskellig størrelse. Der er varierende grad af praktisk samarbejde med de enkelte centre. Endelig varierer graden af politisk såvel som generel offentlig involvering og opmærksomhed i forhold til de områder, centrene arbejder med. En overordnet overvejelse i forlængelse af udvalgs-center-sammenhængen kan være, om kommunalbestyrelsen med fordel kunne arbejde mere sammen på tværs. Undersøgelsen er et øjebliksbillede af situationen anno 2015. En gentagelse af undersøgelsen vil især give bedre mulighed for at arbejde med besvarelserne vedrørende kommunens centre, da det så bliver muligt at følge udvikling og tendenser. 3
Metode Undersøgelsen er gennemført som en elektronisk spørgeskemaundersøgelse. Alle 27 medlemmer af kommunalbestyrelsen pr. 20. november 2015 er inviteret til at deltage. 23 kommunalbestyrelsesmedlemmer har besvaret undersøgelsen svarende til en svarprocent på 85 %. Procenterne i rapporten er, hvor intet andet er nævnt, angivet som procent af antal besvarelser, dvs. de 23 respondenter. Der er alene anvendt procentangivelser i evalueringen af den administrative betjening, hvor størstedelen af respondenterne har valgt at besvare spørgsmålene. I afsnittet vedrørende samarbejdet med centrene, er svarene angivet i absolutte tal, da det giver en mere retvisende gengivelse af de tendenser og mønstre, det er muligt at udlede på baggrund af svarene. Som det beskrives i det pågældende afsnit, er med stor varsomhed, der kan konkluderes på data vedrørende centrene. Det er så vidt vides første gang en undersøgelse af samarbejdet mellem kommunalbestyrelsen og administrationen i BRK gennemføres. Derfor er der tale om et øjebliksbillede af situationen anno 2015. Kommunalpolitikerne er ikke direkte blevet spurgt om at sammenligne det nuværende samarbejde med tidligere. Kommunalbestyrelsen tæller både erfarne såvel som nyvalgte medlemmer, og de vil derfor have meget forskellige forudsætninger for at kunne give en tilbagemelding på samarbejdet i et historisk perspektiv. Undersøgelsen er anonym for at sikre størst mulig åbenhjertighed i besvarelserne og dermed et så fyldestgørende materiale som muligt. For at sikre deltagernes anonymitet er der ikke spurgt til, hvilke partier deltagerne i undersøgelsen repræsenterer, men alene hvilket/hvilke politiske udvalg de sidder i. Citater er kun gengivet på en måde, så enkeltpersoner ikke kan genkendes. Der er alene anvendt citater med det formål at understøtte de centrale pointer, som graferne i rapporten illustrerer. Et led i evalueringen af BRKs nye organisation Undersøgelsen af de bornholmske kommunalpolitikeres oplevelse af samarbejdet med den administrative organisation i kommunen, er bestilt af Bornholms Regionskommunes HovedMEDudvalg som led i evaluering af den ændrede organisation i BRK pr. 1. marts 2014. Evalueringens formål har været at undersøge, om ambitionerne med den nye organisation er blevet indfriet. Endvidere belyse om der er behov for mindre justeringer for at sikre en velfungerende kommunal organisation på Bornholm. Der er først gennemført en midtvejsevaluering blandt medarbejdere og ledere i januar-februar 2015. Dernæst valgte chefgruppen at nedsætte fire tværgående arbejdsgrupper som opfølgning på de anbefalinger, midtvejsevalueringen pegede på. Temaerne var ledelsesspænd og dobbeltroller, arbejdsgange og ressourcefordeling, ledelsesniveauer samt intern kommunikation. På den baggrund træder nogle mindre justeringer af organisationen i kraft d. 1. marts 2016. Sidste skridt i evalueringsprocessen er en ekstern evaluering. Oplægget fra HovedMED har været at skabe et sammenligningsgrundlag for analyse af borgere og virksomheders opfattelse af BRK som organisation i centermodellen i forhold til virksomhedsmodellen. Der er dels gennemført en bornholmerpanelundersøgelse under overskriften Service og Samarbejde. Og som et selvstændigt element i evalueringen af den nye organisation, har kommunalpolitikerne med denne undersøgelse specifikt fået mulighed for at komme med deres input. Der har været nedsat en styregruppe fra HovedMED bestående af Laila Kildesgaard og Christian Thøgersen. Evalueringsopgaven er udført af Anne Kirstine Waage Beck, Kristian Pihl og Anja Bach- Jensen fra Sekretariatet. 4
Introduktion til resultaterne Resultaterne er grupperet i overordnede temaer, som alle omhandler de bornholmske kommunalpolitikeres oplevelse af samarbejdet med den administrative organisation i Bornholms Regionskommune. Grafer og konklusioner for de enkelte delspørgsmål er opstillet ensartet og enkelt, så det ved hjælp af rapportens indholdsfortegnelse er nemt at finde frem til emner, som har ens særlige interesse. Herunder gives en kort introduktion til de resultater, undersøgelsen indeholder: Administrativ betjening Omhandler kommunalbestyrelsens primære samarbejdspartnere og snitflader i den administrative organisation. Kommunalpolitikerne er blevet bedt om at tage stilling til en række udsagn relateret til: Samarbejdet med direktionen Samarbejdet med udvalgssekretærerne Kvalitet og omfang af dagsordener, referater Kvalitet og omfang af bilag og analyser Samarbejdet med centrene For alle 10 centre i Bornholms Regionskommune er kommunalbestyrelsen blevet bedt om at tage stilling til deres opfattelse af dialog og samarbejde med centrene, den faglige understøttelse af det politiske arbejde samt endelig centrenes evne til at realisere de politiske målsætninger, kommunalbestyrelse og udvalg beslutter. De 10 centre i Bornholms Regionskommune er: Børn og Familie Ejendomme og Drift Erhverv, Uddannelse og Beskæftigelse Psykiatri og Handicap Sekretariatet Skole, Kultur og Fritid Sundhed Teknik og Miljø Ældre Økonomi og Personale Forskelle de politiske udvalg imellem? Deltagerne er blevet spurgt til, hvilket/hvilke politiske udvalg de repræsenterer for at give mulighed for sige noget om, hvorvidt der er særlige forhold, som gør sig gældende for enkelte politiske udvalg. Bornholms Kommunalbestyrelse har følgende politiske udvalg: Økonomi- og Planudvalget Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget Teknik- og Miljøudvalget Social- og Sundhedsudvalget Børne- og Skoleudvalget Fritids- og Kulturudvalget 5
Administrativ betjening Kommunalpolitikerne er blevet bedt om at tage stilling til, hvor enige/uenige de er i en række udsagn relateret til deres primære samarbejdspartnere og snitflader i den administrative organisation i BRK direktionen og sekretærerne for de faglige udvalg. Samarbejdet med direktionen Figur 1 Vi har i kommunalbestyrelsen et godt samarbejde med direktionen Figur 2 Vi får i kommunalbestyrelsen en god kvalitet i betjeningen fra direktionen Bornholms Kommunalbestyrelse er meget tilfredse med samarbejdet med direktionen. 91 % svarende til 21 kommunalbestyrelsesmedlemmer er enige i, at kommunalbestyrelsen har et godt samarbejde med direktionen. Heraf angiver 52 %, at de er helt enige. Ligeledes 91 % er enige i, at kommunalbestyrelsen får en god kvalitet i den administrative betjening fra direktionen. To medlemmer er uenige i, at samarbejdet med direktionen er godt, og der er også to medlemmer, som er utilfredse med kvaliteten i betjeningen. Citater: Jeg oplever en meget hurtig og effektiv betjening, hvor der ofte også suppleres med mere oplysning til et emne. Kun ros. Fremfører jeg den mindste problemstilling, bliver den, nærmest uopfordret, undersøgt og belyst. Jeg ønsker en klarere praksis om rådgivning til en vis grænse, og så forståelsen af at træde et halvt skridt tilbage, mens den politiske proces kører. 6
Samarbejdet med udvalgssekretærerne Figur 3 Vi har i kommunalbestyrelsen et godt samarbejde med udvalgssekretærerne Figur 4 Vi får i kommunalbestyrelsen en god kvalitet i betjeningen fra udvalgssekretærerne Bornholms Kommunalbestyrelse er også meget tilfredse med samarbejdet med sekretærerne for de faglige udvalg. 83 % svarer at de er enige i, at kommunalbestyrelsen har et godt samarbejde med udvalgssekretærerne. Hele 74 % er helt enige. 91 % er enige i, at kommunalbestyrelsen får en god kvalitet i den administrative betjening fra udvalgssekretærerne. Tre kommunalbestyrelsesmedlemmer er uenige i, at samarbejdet med udvalgssekretærerne er godt. Citater: Kun positivt. Jeg vil meget gerne takke for en meget flot betjening på alle niveauer. Den administrative betjening er god. 7
Dagsordener og referater Figur 5 Arbejdet i KB sker ud fra præcise og forståelige dagsordener og sagsfremstillinger Figur 6 Arbejdet i KB sker ud fra forståelige og retningsgivende beslutningsreferater Kommunalbestyrelsesmedlemmerne er blevet bedt om tage stilling til det skriftlige materiale, administrationen leverer som udgangspunkt for kommunalbestyrelsens arbejde. 70 % svarer, at de er enige i, at dagsordener og sagsfremstillinger er præcise og forståelige. 69 % er enige i, at beslutningsreferaterne er forståelige og retningsgivende. Der er lidt større tilfredshed med referaterne end med dagsordener og sagsfremstillinger, idet andelen af helt enig er større. Skønt det generelle billede er overvejende positivt, er der dog plads til forbedring. 7 medlemmer, svarende til rundt regnet hvert fjerde kommunalbestyrelsesmedlem, er ikke helt tilfredse med dagsordener, sagsfremstillinger og referater. Sproget er alt for kringlet, ikke klart og af og til uforståeligt lyder én af kommentarerne, mens en anden efterlyser sagsfremstillinger på så almindeligt dansk som muligt. 8
Bilag og analyser Figur 7 Arbejdet i KB sker ud fra bilagsmateriale af passende omfang og type Figur 8 Arbejdet i KB sker ud fra hensigtsmæssige og tilstrækkelige analyser 78 % er overvejende enige i, at arbejdet i kommunalbestyrelsen sker ud fra bilagsmateriale af passende omfang og type, mens i alt fem kommunalbestyrelsesmedlemmer ikke mener det er tilfældet. En lidt mindre andel nemlig 60 % er enige i, at arbejdet i kommunalbestyrelsen sker ud fra hensigtsmæssige og tilstrækkelige analyser. 8 kommunalbestyrelsesmedlemmer er ikke helt tilfredse med det analysemateriale, arbejdet i kommunalbestyrelsen baseres på. 7 ud af 8 respondenter, som har svaret mest uenig i forhold til, om analysematerialet er hensigtsmæssigt og tilstrækkeligt, sidder i enten Økonomi- og Planudvalget eller Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget. 9
Samarbejdet med centrene De følgende afsnit beskriver samarbejdet mellem kommunalbestyrelsen og centrene. Det er tydeligt i besvarelserne, at en stor del af politikerne holder sig til at besvare spørgsmål om centre, der ligger inden for deres egne udvalgsområder. Sagt på en anden måde vil det alene af den grund ikke være muligt at sammenligne vurderingen af centrene på tværs. I forlængelse af dette er der forskel på antallet af medlemmer af de enkelte udvalg, hvilket vanskeliggør sammenligningen yderligere. En overordnet overvejelse i forlængelse af udvalgs-center-sammenhængen kan være, om kommunalbestyrelsen med fordel kunne arbejde mere sammen på tværs, således at flere vil kunne finde det relevant at svare på spørgsmål om centre, som de ikke umiddelbart har inden for deres udvalgsområde. 10
Børn og Familie Figur 9 Vi har en god dialog og et godt samarbejde Figur 10 Vi får god faglig support Figur 11 Er gode til at realisere de politiske målsætninger 11 kommunalbestyrelsesmedlemmer er enige og 2 medlemmer er uenige i, at kommunalbestyrelsen har en god dialog og et godt samarbejde med Børn og Familie. 10 personer har undladt at tage stilling til dialog og samarbejde. 13 kommunalbestyrelsesmedlemmer er enige i, at centret giver god faglig support, men det er også det mest kritiske forhold, da fire kommunalbestyrelsesmedlemmer er uenige. Hele 16 medlemmer er enige i, at Børn og Familie er gode til at realisere de politiske målsætninger. 11
Ejendomme og Drift Figur 12 Vi har en god dialog og et godt samarbejde Figur 13 Vi får god faglig support Figur 14 Er gode til at realisere de politiske målsætninger 17 kommunalbestyrelsesmedlemmer er enige i, at kommunalbestyrelsen har en god dialog og et godt samarbejde med Ejendomme og Drift. De, som ikke er enige, har undladt at tage stilling, så der er ingen kritiske røster i forhold til dialog og samarbejde. 18 medlemmer er enige i, at centret giver god faglig support, mens tre er uenige. Hele 16 medlemmer er enige i, at Ejendomme og Drift er gode til at realisere de politiske målsætninger. 12
Erhverv, Uddannelse og Beskæftigelse Figur 15 Vi har en god dialog og et godt samarbejde Figur 16 Vi får god faglig support Figur 17 Er gode til at realisere de politiske målsætninger 11 kommunalbestyrelsesmedlemmer er enige i, at kommunalbestyrelsen har en god dialog og et godt samarbejde med Erhverv, Uddannelse og Beskæftigelse, mens 11 andre har undladt at tage stilling. 13 er enige i, at centret giver god faglig support. 11 kommunalbestyrelsesmedlemmer er enige i, at Erhverv, Uddannelse og Beskæftigelse er gode til at realisere de politiske målsætninger, mens 4 respondenter er uenige. 13
Psykiatri og Handicap Figur 18 Vi har en god dialog og et godt samarbejde Figur 19 Vi får god faglig support Figur 20 Er gode til at realisere de politiske målsætninger 11 er enige i, at kommunalbestyrelsen har en god dialog og et godt samarbejde med Psykiatri og Handicap. Der er ingen kritiske røster i forhold til samarbejdet, men hele 12 kommunalbestyrelsesmedlemmer har undladt at tage stilling. 13 er enige i, at centret giver god faglig support. 15 er enige i, at Psykiatri og Handicap er gode til at realisere de politiske målsætninger, mens 3 respondenter er uenige i det. 14
Sekretariatet Figur 21 Vi har en god dialog og et godt samarbejde Figur 22 Vi får god faglig support Figur 23 Er gode til at realisere de politiske målsætninger 20 respondenter er enige i, at kommunalbestyrelsen har en god dialog og et godt samarbejde med Sekretariatet. De få, som ikke er enige, har undladt at tage stilling, så der er ingen kritiske røster i forhold til dialog og samarbejde. 16 er enige i, at centret giver god faglig support, mens 17 er enige i, at Sekretariatet er gode til at realisere de politiske målsætninger. 15
Skole, Kultur og Fritid Figur 24 Vi har en god dialog og et godt samarbejde Figur 25 Vi får god faglig support Figur 26 Er gode til at realisere de politiske målsætninger 12 kommunalbestyrelsesmedlemmer er enige i, at kommunalbestyrelsen har en god dialog og et godt samarbejde med Skole, Kultur og Fritid, mens 7 har undladt at tage stilling.. 16 er enige i, at centret giver god faglig support. Det tegner sig et broget billede af Skole, Kultur og Fritids evner til at realisere de politiske målsætninger, idet besvarelserne fordeler sig ligeligt mellem helt enig, mest enig og mest uenig (7 i hver svarkategori). Kun to kommunalbestyrelsesmedlemmer har undladt at tage stilling til centrets evne til at realisere politiske målsætninger. 16
Sundhed Figur 27 Vi har en god dialog og et godt samarbejde Figur 28 Vi får god faglig support Figur 29 Er gode til at realisere de politiske målsætninger 11 respondenter er enige i, at kommunalbestyrelsen har en god dialog og et godt samarbejde med Sundhed. Der er ingen kritiske røster i forhold til samarbejdet, men hele 12 kommunalbestyrelsesmedlemmer har undladt at tage stilling. 10 er enige i, at centret giver god faglig support, men også her har 12 personer undladt at tage stilling. 12 er enige i, at Sundhed er gode til at realisere de politiske målsætninger, og også her har en stor andel på ni respondenter undladt at tage stilling. 17
Teknik og Miljø Figur 30 Vi har en god dialog og et godt samarbejde Figur 31 Vi får god faglig support Figur 32 Er gode til at realisere de politiske målsætninger 16 kommunalbestyrelsesmedlemmer er enige i, at kommunalbestyrelsen har en god dialog og et godt samarbejde med Teknik og Miljø. Der er ingen kritiske røster i forhold til samarbejdet, men 7 har undladt at tage stilling. 17 er enige i, at centret giver god faglig support, mens hele 18 er enige i, at Teknik og Miljø er gode til at realisere de politiske målsætninger. 18
Ældre Figur 33 Vi har en god dialog og et godt samarbejde Figur 34 Vi får god faglig support Figur 35 Er gode til at realisere de politiske målsætninger 9 respondenter er enige i, at de har en god dialog og et godt samarbejde med Ældre. Hele 13 har valgt ikke at besvare spørgsmålet, heraf 9, fordi de ikke finder det relevant og 4 ved ikke. 11 er enige i, at de får en god faglig support, men en stor andel på 11 har igen valgt ikke at svare. Hele 15 kommunalbestyrelsesmedlemmer enige i, at Ældre er gode til at realisere de politiske målsætninger, mens 7 ikke har svaret. 19
Økonomi og Personale Figur 36 Vi har en god dialog og et godt samarbejde Figur 37 Vi får god faglig support Figur 38 Er gode til at realisere de politiske målsætninger 15 kommunalbestyrelsesmedlemmer er enige i, at samarbejdet med Økonomi og Personale er godt. En ret stor andel på 7, har valgt ikke at besvare spørgsmålet. 16 er enige i, at de får god faglig support fra Økonomi og Personale, mens 3 er uenige. Langt de fleste respondenter, nemlig 16, mener, at centret er gode til at realisere de politiske målsætninger. 2 er uenige, mens 5 har valgt ikke at svare. 20
Forskelle de politiske udvalg imellem? Figur 39 Hvilket eller hvilke politisk(e) udvalg sidder du i? Som figuren viser, sidder størstedelen af respondenterne enten i Økonomi- og Planudvalget (7) eller i Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget (7). 4 sidder i Teknik- og Miljøudvalget, 3 i Social- og Sundhedsudvalget, mens 4 sidder i Børn- og Skoleudvalget. 5 har en plads i Fritids- og Kulturudvalget. 21
Spørgeramme til kommunalbestyrelsen 22
23
24
25